Kansainvälinen tietämyksenhallinta (engl. Global knowledge management) Johdanto 24.5.2012

Tekijänoikeudet Alkuperäinen esitys/kurssin sisältö (englanniksi): Jan Pawlowski (jan.pawlowski@jyu.fi), Jyväskylän yliopisto Suomennokset: Tiia Stén (tiia.sten@jyu.fi) Risto Koponen (risto.i.koponen@student.jyu.fi) Esityksen rakenteen muokkaus: 24.5.2012

Kurssin sisältö Johdanto Lähtökohdat tietämyksenhallinnalle Käsitteistö Teoriakehys Käytännön puitteet Kansainvälinen tietämyksenhallinta Vaikuttavat tekijät Kulttuuriset haasteet Ratkaisut Strategiat Prosessit Työkalut 24.5.2012

Johdanto Esittely Osaamistavoitteet Käytännön järjestelyt Aiheen pohjustusta Mitä on tietämyksenhallinta (globaalissa kontekstissa)? Yhteenveto Lähteet (ja luettavat) Ryhmätyö: Tapaustutkimus (case study) Yhteystiedot 24.5.2012

Global Information Systems -tutkimus Jyväskylän yliopistossa 1. Esittely Global Information Systems -tutkimus Jyväskylän yliopistossa Tutkimuksen painopisteet Global Information Systems (GLIS) Knowledge Management & E-Learning Internationalization / Globalization; support of globally distributed groups Cultural aspects for learning and knowledge management Support through Information and Communication Technologies Standardization, Quality Management and Assurance for E-Learning Adaptive Systems Projektit OpenScout: Management education in Europe and North Africa as application field for open content COSMOS / Open Science Resources: Exchange of Scientific Content ASPECT: Open Content and standards for schools iCOPER: New standards for educational technologies Nordlet: Nordic - Baltic community of Open Educational Resources Exchange LaProf: Language Learning Open Educational Resources for Agriculture 24.5.2012

2. Osaamistavoitteet Osaamistavoitteet Käsitteiden erojen ymmärtäminen: tietämys, tietämyksenhallinta ja tietämyksen jakaminen Kulttuuritekijöiden vaikutuksen analysointi tietämyksenhallintaan Valmiudet suunnitella ja kehittää järjestelmiä, prosesseja ja välineitä tietämyksenhallintaan Määrittää ja optimoida tietämyksenhallinnan järjestelmiä 24.5.2012

Kurssiaikataulu 28.10.2012 Johdanto 01.11.2012 Käsitteistö 3. Käytännön järjestelyt Kurssiaikataulu 28.10.2012 Johdanto 01.11.2012 Käsitteistö Tietämyksenhallinnan taustat ja lähtökohdat 01.11.2012 Tapaustutkimuksen esittely 08.11.2012 ... 15.11.2012 … 22.11.2012 ... 29.11.2012 ... 06.12.2012 ... 13.12.2012 Esitykset 24.5.2012

Työskentelymenetelmät ja arvostelu 3. Käytännön järjestelyt Työskentelymenetelmät ja arvostelu Työskentelymenetelmät Luennot Keskustelut Ryhmätyö Tapaustutkimus & esittely Rekisteröidy ryhmään Korpissa Tentti Arvostelu Tentti 50%, tapaustutkimus 50% Poista rekisteröitymisesi Korpista 10.11.2012 mennessä jos et aio suorittaa kurssia. 24.5.2012

Aiheen pohjustusta... 24.5.2012

Odotukset? Miksi valitsit tämän kurssin? 4. Aiheen pohjustusta Odotukset? Miksi valitsit tämän kurssin? Mitä aikaisempia kokemuksia sinulla on aiheesta? Mistä haluaisit erityisesti keskuteltavan? 24.5.2012

Mitä on yleinen tietämys? 4. Aiheen pohjustusta Mitä on yleinen tietämys? 24.5.2012

Sauna: saksalaiset ohjeet 4. Aiheen pohjustusta Sauna: saksalaiset ohjeet 24.5.2012

Sauna: amerikkalaiset ohjeet 4. Aiheen pohjustusta Sauna: amerikkalaiset ohjeet 24.5.2012

Sauna: suomalaiset ohjeet 4. Aiheen pohjustusta Sauna: suomalaiset ohjeet 24.5.2012

Miksi tietämys on globaali menestystekijä? 4. Aiheen pohjustusta Miksi tietämys on globaali menestystekijä? 24.5.2012

Vain yksinkertainen tuote? 4. Aiheen pohjustusta Vain yksinkertainen tuote? 24.5.2012

Prosessien hallinta verkottoituneessa liiketoiminnassa 4. Aiheen pohjustusta Management R&D Processing A Marketing R&D Sales Marketing Marketing Processing B Production Sales IT Services Sales IT Services Marketing Material Flow Knowledge/ Information / Data Flow 24.5.2012

Pohdittava… Päätöksenteon kysymyksiä Toiminnan kysymyksiä 4. Aiheen pohjustusta Pohdittava… Päätöksenteon kysymyksiä Missä tuotetaan? Kuinka rakentaa kumppanuuksia (yhteistyöhankkeet, alihankkijat ym.) Mitä järjestelmiä käytetään tietämyksen vaihtoon? Toiminnan kysymyksiä Kuinka puu jalostetaan? Koska seuraava tavarantoimitus saapuu? Kuinka markkinoida tuotetta Japanissa? Kuinka tuoda parhaiten esille suomalaisen saunan edut? Kuinka paikallistaa asiakkaiden ongelmat? Turvallisuusmääritykset? 24.5.2012

Mitä tämä tarkoittaa? Tietämys on avain kansainväliseen menestykseen. 4. Aiheen pohjustusta Mitä tämä tarkoittaa? Tietämys on avain kansainväliseen menestykseen. Tietämyksen hallinnosta vastaavien tulee ymmärtää: Arvoketjun ja tietämyksen vaatimukset Tietämyksen prosessit ja kulttuuri Tietämyksen hallinta on keskeisessä roolissa tuotanto- ja palveluyrityksissä sujuvan toiminnan takaamiseksi 24.5.2012

Mitä on tietämyksenhallinta? 24.5.2012

Tietämyksen tyypit ja luokat 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Tietämyksen tyypit ja luokat Knowledge Information Data Characters character set syntax context interpretation/ cross-Linking “1“, “6“, “8“ and “,“ 81,60 stock price: 81,60 € “high flyer” 24.5.2012

+applying to new settings 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Tiedon muuttuminen tietämykseksi ja siitä edelleen taidoksi (mukaillen: North, 1998) Competitiveness + uniqueness Competence Skill +applying to new settings +use Knowledge +context Information +meaning Data +syntax Symbol 24.5.2012

Uskomuksia tietämyksenhallinnasta 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Uskomuksia tietämyksenhallinnasta Myytti 1: Tietämyksenhallinnan teknologiat pystyvät toimittamaan oikeaa informaatiota oikealle henkilölle oikeaan aikaan. Myytti 2: Tietämyksenhallinnan teknologiat voivat ”säilöä” ihmisten tietoa, älykkyyttä tai kokemusta. Myytti 3: Tietämyksenhallinnan teknologiat voivat jakaa tai moninkertaistaa ihmisten älykkyyttä. Myytti 4: Organisaatiot eivät kykene oppimaan, ainoastaan yksilöt oppivat. 24.5.2012

5. Mitä on tietämyksenhallinta? Ford Learning Network Video 24.5.2012

Pohdittava… Kuinka organisoida kehitysprosessi? 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Pohdittava… Kuinka organisoida kehitysprosessi? Miten löytää muutosta tarvitsevat osat? Kuinka kehittää eri versioita? Kuinka päteviä kehityskumppanit ovat? Heidän kieli- ja viestintätaitonsa? Ymmärtävätkö he sinun sääntösi? Miten pitää kirjaa muutoksista ja versionhallinnasta? Kuinka muuttaa kehitysympäristöä (esim. uusi julkaisu) koordinoidusti? Kuinka selvittää maa- ja markkinakohtaiset tarpeet? Kuinka koordinoida prototyyppien validointi? Mitkä ovat viestinnän säännöt? Miten ongelmista kommunikoidaan? Miten kehitysprosessi dokumentoidaan? 24.5.2012

Tietämyksenhallintaan vaikuttavat tekijät 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Tietämyksenhallintaan vaikuttavat tekijät Yhteiskunnan, organisaation, tuotteiden, palvelujen, työn ja työntekijöiden yhdessä kehittyminen Liiketoiminnan globalisaatio Organisaatioiden hajauttaminen Tiedon sirpaloituminen Nopeuden tarve Organisaatioiden kasvun tarve Monimutkainen organisaatioiden limittäytyminen Nopeutuvaan tahtiin tapahtuvat organisaatioiden rakenteelliset muutokset ja lisääntynyt työvoiman liikkuvuus Liiketoimintaprosessien uudelleenkehittyminen ja hallinnon keventyminen Uudet tieto- ja viestintäteknologiat 24.5.2012

Tietämyksenhallinnassa huomioonotettavia seikkoja 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Tietämyksenhallinnassa huomioonotettavia seikkoja Maantieteellinen hajautuminen Hajautumisen taso Synkronisuus Organisatoriset seikat Osallistuvat tahot Projektityypit Kompleksisuus Yksilökysymykset Havaittu etäisyys Luottamus Menetelmät ja prosessit Järjestelmämenetelmät Menettelytavat ja standardit Kulttuuri Tietämys ja viestintä Koordinointi Viestintä Kulttuuri ja tietoisuus Teknologian tuki Prosessien ryhmittäminen yms. 24.5.2012

Ratkaistava… Ongelmat: 5. Mitä on tietämyksenhallinta? Ratkaistava… Ongelmat: Mitä on yleinen ja välttämätön tietämys eri yhteisöissä? Kuinka järjestää tiedon jakaminen yli maiden rajojen? Mitä teknologioita voidaan käyttää? Mitä ongelmia voidaan odottaa? Mahdollisia ratkaisuja: Teoriat ja viitekehykset Käytännön menetelmät ja työvälineet 24.5.2012

Context Culture Strategies Infrastructures Instruments Human-based instruments Technologies and tools Knowledge Problems Resources Results Performance … Processes Intervention A Intervention B Intervention N Validation, Feedback, Improvement External Processes Business Processes Knowledge Processes Stakeholders Society Organization Individual embedded in Improved by perform runs change use influences Support Measured by enable guide create measures 24.5.2012

Suositukset mahdollisista ratkaisuista Culture Barrier 1: Understanding of Common Knowledge Barrier 2: Lack of understanding of partner organization / country Knowledge / problems Common knowledge on the organization Communication patterns Process knowledge Intervention 1-3 Create Reflection Process Visualize communication paths Create culture wiki / allocate task Results Metric 1: #interrupted communication processes Metric 2: #shared visualizations Metric 3: avg. wiki usage / employee Metric 4: staff satisfaction Viitekehys toimii “työkalupakkina” esteiden tunnistamiselle, interventioiden valitsemiselle, mittareille ja prosessien suunnittelemiselle Suositukset mahdollisista ratkaisuista 24.5.2012

Yhteenveto Tietämys kriittisenä menestystekijänä Tietämyksenhallinta liiketoiminnan tukena Kansainväliset näkökulmat Taustojen ja asiayhteyksien ymmärtäminen Prosessien suunnittelu Järjestelmien ja työkalujen tuki Kulttuuriset tekijät 24.5.2012

Lähteet (pakolliset luettavat) Conceptual Foundations: Baskerville, R. & Dulipovici, A. (2006). The theoretical foundations of knowledge management. Knowledge Management Research and Practice 4, 83-105. Frameworks: Pawlowski, J. & Bick, M. (2012). The Global Knowledge Management Framework: Towards a Theory for Knowledge Management in Globally Distributed Settings. Electronic Journal of Knowledge Management, 2012. Context/Barriers and Culture: Leidner, D., Alavi, M. & Kayworth, T. (2006). The role of culture in knowledge management: a case study of two global firms. International Journal of e-Collaboration 2, 17-40. Processes: Remus, U. & Schub, S. (2003). A Blueprint for the Implementation of Process-oriented Knowledge Management. In Journal of Process- and Knowledge Management, 10 (4). Knowledge and Knowledge Representation: Abecker, A. & van Elst, L. (2009). Ontologies for Knowledge Management. In Handbook on Ontologies, 2nd edition, International handbooks on information systems, Heidelberg: Springer, 2009, p. 713-734. Tools and Social Software: Zheng, Y., Li, L. & Zheng, F. (2010). Social Media Support for Knowledge Management. In Proceedings of the International Conference on Management and Service Science. p 1-4, IEEE, Wuhan, China. Assessment of KM: Lehner, F. (2009). Measuring KM Success and KM Service Quality with KnowMetrix–First Experiences from a Case Study in a Software Company. Knowledge Science, Engineering and Management. Springer. Bose, R. (2004). "Knowledge management metrics", Industrial Management & Data Systems, 104(6), 457-68. 24.5.2012

Lähteet (käytännön asioita, hyviä menetelmiä) APQC (1996). Knowledge Management, a Consortium Benchmarking Study Final Report. CEN/ISSS (2004). European Guide to Good Practice in Knowledge Management, Bruxelles 2004. http://www.cenorm.be/cenorm/businessdomains/businessdomains/isss/about_isss/km.asp Eppler, M. J. (2002). Knowledge Management Light. In O. Sukowski & M. J. Eppler (Eds): Knowledge Management Case Studies. Project Experiences, Implementation Insights, Key Questions. NetAcademy Press, St. Gallen. Maier, R. (2002). Knowledge Management Systems. Springer, Stuttgart. 24.5.2012

Lähteet (teoriat ja taustat) Bick, M. (2004). Knowledge Management Support System. University Duisburg-Essen, 2004. http://miless.uni-duisburg-essen.de/servlets/DocumentServlet?id=11663 (in German) Kalkan, V. D. (2008). An overall view of knowledge management challenges for global business, Business Process Management Journal, 14(3), 390-400. Desouza, K. C., Awazu, Y., Baloh, P. (2006). Managing Knowledge in Global Software Development Efforts: Issues and Practices. IEEE Software, 23(5), 30-37. McDermott, R., O’Dell, C. (2001). Overcoming cultural barriers to sharing knowledge. Journal of Knowledge Management, 5(1), 76-85. Bhagat, R. S., Kedia, B. L., Harveston, P. D., Triandis, H. C. (2002). Cultural Variations in the Cross-Border Transfer of Organizational Knowledge: An Integrative Framework. The Academy of Management Review, 27(2), 204-221. Holden, N. J. (2002). Cross-cultural Management: A Knowledge Management Perspective. London: Financial Times/Prentice Hall. 24.5.2012

Lähteet (teoriat ja taustat) Desouza, K., Evaristo, R. (2003). Global Knowledge Management Strategies, European Management Journal, 21(1), 62-67. Richter, T., Pawlowski, J. M. (2007). Adaptation of E-Learning Environments: Determining National Differences through Context Metadata. TRANS-Internet Journal for Cultural Studies, 17. De Long, D. W., Fahey, L. (2000). Diagnosing cultural barriers to knowledge management. Academy of Management Executive, 14(4), 113-128. Pauleen, D. (Ed.) (2006). Cross-cultural perspectives on knowledge management. Westport, Conn.: Libraries Unlimited. Vaidyanathan, G. (2007). Networked Knowledge Management Dimensions in Distributed Projects. In Tan, F.: Global Information Technologies: Concepts, Methodologies, Tools and Applications. Idea Group, 2007. Dawes, S. S., Gharawi, M. & Burke, B. (2011). Knowledge and Information Sharing in Transnational Knowledge Networks: A Contextual Perspective. Proceedings of the 44th Hawaii International Conference on System Sciences, 2011. 24.5.2012

Kansainvälinen tietämyksenhallinta: tapaustutkimus Kehittänyt: Jan M. Pawlowski, Markus Bick & Franz Lehner (28.10.2011) 24.5.2012

Arviointi 50 % lopputentti 25% tapaustutkimuksen esitys 8. Tapaustutkimus Arviointi 50 % lopputentti 25% tapaustutkimuksen esitys 25% loppuraportti ppt/pdf + doc/pdf 10 sivua (Times New Roman 12pt, riviväli 1) Esityksen perusteella tehdyt korjaukset raporttiin Muista liittää kaikkien ryhmän jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet 24.5.2012

Tapaustutkimus: Osa 1 “Kansainvälinen tietämyksenhallinta” Kesto ≈ 60min Muodostakaa 4-5 hengen ryhmiä. Lukekaa tapaustutkimus huolella: The Pragmatic Development And Use Of Know-How: Knowledge Management Light At Securitech LTD Vastatkaa neljään ensimmäiseen kysymykseen (basic questions 1-4), tehkää muistiinpanoja Tämä ryhmätyö toimii pohjana seuraaville tehtäville ja siksi pakollinen suorittaa. 24.5.2012

Knowledge Management Light At Securitech LTD. 8. Tapaustutkimus Tapaustutkimus: Osa 1 Knowledge Management Light At Securitech LTD. 1.) Why do you think it was these five measures Furrer proposed? (Discuss with reference to the details given in the case study.) Please allocate Furrer’s measures to the problems illustrated in the case study wherever possible. 2.) Which measures do you consider to be appropriate solutions to the illustrated problems? Which measures do you view with concern, and why? 3.) What are the central findings (in the sense of success factors) with regard to the process of introducing knowledge management which can be deduced from Furrer’s actions? 4.) Which of Furrer’s ideas did you consider to be the best? Could this idea have emerged and been implemented even without any involvement of knowledge management? 24.5.2012

Tapaustutkimus: Osa 2 “Integroitu tietämyksenhallinta” Kesto ≈ 60min Pysykää samoissa ryhmissä! Lukekaa tutkimus uudestaan: The Pragmatic Development And Use Of Know-How: Knowledge Management Light At Securitech LTD Vastatkaa seuraaviin kysymyksiin (5-8) ja valmistelkaa esitys (ppt, tms.). Tämä tehtävä toimii pohjana ryhmätyön viimeiselle osalle. 24.5.2012

Knowledge Management Light At Securitech LTD. 8. Tapaustutkimus Tapaustutkimus: Osa 2 Knowledge Management Light At Securitech LTD. 5.) Which next steps would you propose to Mr. Furrer for the coming six months? How can he ensure the continued success of the undertaken measures, and achieve the continuation of knowledge management in the approaching business management meeting? 6.) With regard to this mornings session, what do you think about the knowledge cockpit? What about the criteria / indicators? Are these sufficient and tailored to the companies needs? 7.) Discuss the difficulties of measuring Knowledge Management success or impacts in general and more specifically concerning Knowledge Management Light At Securitech LTD. 8.) Which aspects of the given context should Furrer pay more attention to in his next steps? Which factors has he given too little consideration until now? 24.5.2012

Tapaustutkimus: Osa 3 Kesto ≈ 4 viikkoa Keskustelkaa ryhmässä tapaustutkimuksen jatkotoimenpiteistä – mitä muutoksia aikaisempaan tilanteeseen verrattuna on tapahtunut? Vastatkaa kysymyksiin tapaustutkimuksen viimeisestä osasta. Valmistelkaa esitys loppuratkaisustanne 13.12.2011 mennessä. 24.5.2012

Yhteystiedot Prof. Dr. Jan M. Pawlowski Email: jan.pawlowski@jyu.fi Skype: jan_m_pawlowski Office: Room 514.2 (Agora, University of Jyväskylä) Telephone: +358 14 260 2596 Www: http://users.jyu.fi/~japawlow 24.5.2012