Međunarodni razvoj uloge funkcije riznice Zajednica prakse za riznicu Kišinjev, Republika Moldova od. 1. do 3. lipnja 2016.

Obuhvat prezentacije Tradicionalna uloga riznice Trendovi u upravljanju riznicom Upravljanje rizicima Analiza slučaja - Razvoj upravljanja riznicom u Australiji Koje su osnovne funkcije riznice?

Tipične funkcije riznice Riznicom je obuhvaćena podskupina funkcija javnih financija koja uključuje: pripremu računa („knjigovodstvo“), postavljanje računovodstvenih standarda i politika, primjenu unutarnjih kontrola i obradu plaćanja u ime države, izradu projekcija i upravljanje potrebama države za novčanim sredstvima, pripremu godišnjih financijskih izvještaja, provjera bankovnih računa države i upravljanje državnom imovinom, obvezama i jamstvima Izvor: The Evolving Functions and Organization of Finance Ministries, IMF Working Paper (Razvoj funkcija i ustroj ministarstava financija; Radni dokument MMF-a)

Čimbenici koji određuju ulogu riznice Veličina zemlje, njezina upravna kultura i institucionalni dogovori, kontrolni okvir, stupanj centralizacije i decentralizacije, to što je ustrojena kao uprava ili odjel ministarstva financija ili kao neovisna agencija koja je opreativno ne ovisi o ministarstvu financija (ali koja često podliježe provjeri i nadzoru ministarstva) Izvor: The Evolving Functions and Organization of Finance Ministries, IMF Working Paper (Razvoj funkcija i ustroj ministarstava financija; Radni dokument MMF-a)

Različiti modeli funkcije riznice Britanski/irski/skandinavski sustav — funkcije platnog prometa i kontrole decentralizirane su na resorna ministarstva, ali se središnje funkcije za politiku i provjeru nalaze ili u ministarstvu financija ili neovisnoj agenciji Frankofoni sustav— funkcije platnog prometa i kontrole iznimno su centralizirane u ministarstvu financija čija se kontrola proteže i do lokalne razine vlasti i državnih poduzeća. Mnoge funkcije za obradu premještene su u resorna ministarstva na temelju modernizirajućeg zakona LOLF iz 2001. te je ustrojena posebna agencija za isplatu plaća u javnoj službi. Belgijski sustav - varijanta je francuskog modela u kojem središnja banka igra važnu ulogu, posebno u pogledu platnog prometa. Kina također ima sličan sustav, ali se služi poslovnom bankom. Španjolski/portugalski sustav koji uključuje Meksiko - sličan je frankofonom modelu, ali nije toliko centraliziran. U slučaju Španjolske, neovisna agencija za riznicu je odgovorna za obradu plaćanja i upravljanje jedinstvenim računom riznice Tranzicijske ekonomije (PEMPAL) - snažno centralizirana agencija za riznicu koja je ponekad dio ministarstva financija, a ponekad neovisna. Postoje i decentraliziranije inačice ovog modela (npr. Bugarska) Izvor: The Evolving Functions and Organization of Finance Ministries, IMF Working Paper (Razvoj funkcija i ustroj ministarstava financija; Radni dokument MMF-a)

Međunarodni primjeri strukture riznice Izvor: The Evolving Functions and Organization of Finance Ministries, IMF Working Paper (Razvoj funkcija i ustroj ministarstava financija; Radni dokument MMF-a)

Pozadinska logika tradicionalnog modela centralizirane kontrole Izvršavanje proračuna je najbitnije – često je bilo usredotočeno na planiranje proračuna po retku/stavi – čime se jamčilo da je svaki cent izdvojen i potrošen prema namjeni Informacijska tehnologija je u ranim fazama razvoja– neprestana ovisnost o ručnoj razmjeni podataka u papirnatom obliku Može postojati središnji računovodstveni sustav, ali bez rasprostranjenog pristupa Zakonodavni okvir može biti zastarjeli i pun pravila usredotočen na detalje umjesto na načela, ograničenja pažnja na odgovornost rukovoditelja za upravljanje Prema zakonu, riznica čak može biti odgovorna za odluke o plaćanju, ili je barem nejasno tko je odgovoran Unutarnje kontrole u ministarstvima, odjelima i agencijama i funkcija unutarnje kontrole još su u razvoju - riznica obavlja funkciju ex-ante kontrole kako bi osigurala da je sve točno. Međutim, koliko učinkovite mogu biti centralizirane kontrole? Tko jamči da je odluka o rashodima bila dobro iskorišten javni novac? Bez jake decentralizirane odgovornosti ljudi pronalaze načine kako zaobići kontrole

Devolucija odlučivanja Velik trend u mnogim zemljama OECD-a u osamdesetima i dalje Integrirani informacijski sustavi za financijsko upravljanje glavni su pokretač Prijenos odlučivanja i odgovornosti sa središnjice na proračunske subjekte - uravnoteženost ovlasti i odgovornosti Potreban je čvrst zakonodavni okvir temeljen na načelima koji uključuje koncept javne unutarnje financijske kontrole Posebni zakonski zahtjevi financijskih dionika i njihova uloga u postupku izvršenja proračuna (PIFC/COSO) Snažna unutarnja revizija je važna, kao što je važan i snažan vanjski pregled uz parlamentarnu podršku i temeljit nadzor Usredotočenost na bolje odlučivanje - potom prijelaz samo s ulaznih informacija na rezultate Osigurati da je proces ispravno planiran, da je odobrenje dano unaprijed i da se kontrolira unutar informacijskog sustava financijskog upravljanja - svaki se korak, stoga, može provjeriti Opći trend je tako bio osim devolucije ovlasti i devolucija odgovornosti za kontrole pri čemu su ex post revizije zamijenjene ex-ante kontrolama!

Poboljšanje odgovornosti i potreba za uravnoteženjem ovlasti i odgovornosti za učinkovitu decentralizaciju Dijagram izradio Mark (Odgovornost) (Vlast) (Odgovornost)

Što je upravljanje rizicima? „upravljanje rizicima je proces-...osmišljen radi utvrđivanja događaja koji bi mogli utjecati na subjekt i upravljanja rizikom na način da bude u skladu sa spremnošću na preuzimanje rizika, u svrhu razumnog jamstva radi postizanja ciljeva subjekta ” (COSO www.COSO.org) Ključ je upravljanje rizicima i njihovo ublažavanje Nekoliko primjera strategija upravljanja rizicima Smanjene provjere transakcija manje vrijednosti - Pragovi smanjenih ili povećanih provjera - Dominika Certificiranje provjera plaćanja temeljenih na sustavu Provjerama temeljenima na sustavu smanjuje se potreba za ručnim provjerama (npr. nabava povezana s plaćanjem i računovodstvom) Ex ante provjere temeljene na centraliziranom sustavu - Meksiko Ex post revizije - PIFC i unutarnja revizija/vanjska revizija Transparentnost - Gruzija Odluke o upravljanju rizicima izravno će utjecati na ulogu riznice u izvršenju proračuna

Razvoj računovodstvenog sustava u australskoj saveznoj vladi - prva generacija - financijski sustav glavne knjige (FLS) Računovodstvo na gotovinskom načelu - svakodnevno Središnji jedinstveni kontni plan Glavno računalo u središnjici te 8 područnih ureda - Podružnica za računovodstvene poslove Središnji obračun plaća i plaćanja - obračun plaća i neke isplate koje se ponavljaju dostavljale su se bankama na magnetskoj vrpci - ostala plaćanja čekom Ručni unos obrazaca - obrada podataka objedinjenih u središnjoj bazi - preko 50 % osoblja u sastavu od 300+ bavilo se ovom aktivnošću Preostalo osoblje bilo je usmjereno na osiguranje obračuna plaća te obrade podataka krajem mjeseca Rudimentarne provjere obrazaca - npr. ispravan potpis Sustav provjerava „središnja uređenja“ - koja odbacuju jednostavne pogreške kao što su neispravni kodovi, neispravni ukupni kontrolni iznosi

Izvršenje proračuna Postupak unutar FLS-a Faza 1 Odluka o nabavi - prethodno rezerviranje sredstava Faza traženja - vjerojatno će uključivati postupke nabave na temelju vrijednosti robe i usluga koje se nabavljaju Faza 2 Narudžbenica (zakonska obveza) Kontrola sredstava/rezerviranih proračunskih sredstava - odvajanje sredstava kako se ne novac ne bi trošio u druge svrhe Faza 3 Isporučena roba i usluge Priznata obveza - (financijska obveza) Obračun - dospjele obveze - račun se podudara s narudžbenicom/rezerviranim sredstvima Faza 4 Primljen ispravno sastavljen račun Plaćanje izvršeno na datum dospijeća prema obračunskom i gotovinskom načelu Faza 5 Plaćanje na čekanju u računovodstvenom sustavu na temelju datuma dospijeća Faza 6 Plaćanje izvršeno (na datum dospijeća) Da Faza 7 Dospjele nepodmirene obveze proračuna Zakašnjela plaćanja Ne

Razvoj računovodstvenog sustava u australskoj saveznoj vladi - druga generacija - financijske informacije o upravljanju resursima (FIRM) Pojava MDA-e, FMIS-a, HRMS-a - Jedinstvena središnja visoka razina kontnog plana Prijelaz na izmijenjeni obračun u MDA-u koji obuhvaća preuzete obveze i dugovanja Središnje isplate i obračun plaća nastavljaju se, ali elektroničkim platnim putem - bankovno usklađivanje skoro pa je uklonilo sve provjere, također i višak Ulazne informacije u FIRM te prijenos obračuna plaća na elektronička sredstva - prvotno diskom, zatim putem elektroničkog sigurnog „dial-up“ pristupa Male agencije služile su se FIRM-om, ali su unosile obrasce izravno u softver treće osobe Smanjenje broja zaposlenih jer ne postoji potreba za obradom podataka Nova uloga osposobljavanja i edukacije osoblja zahvatila je 50 % prekovremenog - djelomičan povrat troškova putem naplata korisniku (50 USD po sudioniku) Regionalni uredi postali su „oči i uši“ Ministarstva financija

Izvršenje proračuna Postupak unutar FMIS-a i FIRM-a u ministarstvima, odjelima i agencijama Faza 1 Odluka o nabavi - prethodno rezerviranje sredstava Faza traženja - vjerojatno će uključivati postupke nabave na temelju vrijednosti robe i usluga koje se nabavljaju Faza 2 Narudžbenica (zakonska obveza) Kontrola sredstava/rezerviranih proračunskih sredstava - odvajanje sredstava kako se ne novac ne bi trošio u druge svrhe Faza 3 Isporučena roba i usluge Priznata obveza - (financijska obveza) Obračun - dospjele obveze - račun se podudara s narudžbenicom/rezerviranim sredstvima Faza 4 Primljen ispravno sastavljen račun Plaćanje izvršeno na datum dospijeća prema obračunskom i gotovinskom načelu Faza 5 Plaćanje na čekanju u računovodstvenom sustavu na temelju datuma dospijeća Faza 6 Plaćanje izvršeno (na datum dospijeća) Da Faza 7 Dospjele nepodmirene obveze proračuna Zakašnjela plaćanja Ne

Razvoj računovodstvenog sustava u australskoj saveznoj vladi - treća generacija - sustav upravljanja obračunskim informacijama (AIMS) Svim je ministarstvima, odjelima i agencijama naređeno da nabave FMIS - Y2K te obračun upravljačkih programa - jedan sustav prevladava među 80 % svih odabira Ministarstva, odjeli i agencije decentraliziraju se iznutra diljem Australije putem internetskih sučelja Ograničeni zahtjevi središnjeg kontnog plana AIMS - centralizirani sustav koji prikuplja dnevne i mjesečne informacije o obračunu za konsolidirani izvještaj - namjenski oblikovan Decentralizirana bankova rješenja (prvotno su uključivala samo održavanje gotovinskih salda) - nema više centraliziranih plaćanja Svako ministarstvo, odjel i agencija proizvodi godišnji izvještaj koji uključuje financijske izvještaje prema obračunskoj metodi Regionalni uredi zatvoreni 1996.!

Izvršenje proračuna Postupak unutar FMIS-a i AIMS-a u ministarstvima, odjelima i agencijama Faza 1 Odluka o nabavi - prethodno rezerviranje sredstava Faza traženja - vjerojatno će uključivati postupke nabave na temelju vrijednosti robe i usluga koje se nabavljaju Faza 2 Narudžbenica (zakonska obveza) Kontrola sredstava/rezerviranih proračunskih sredstava - odvajanje sredstava kako se ne novac ne bi trošio u druge svrhe Faza 3 Isporučena roba i usluge Priznata obveza - (financijska obveza) Obračun - dospjele obveze - račun se podudara s narudžbenicom/rezerviranim sredstvima Faza 4 Primljen ispravno sastavljen račun Plaćanje izvršeno na datum dospijeća prema obračunskom i gotovinskom načelu Faza 5 Plaćanje na čekanju u računovodstvenom sustavu na temelju datuma dospijeća Faza 6 Plaćanje izvršeno (na datum dospijeća) Da Faza 7 Dospjele nepodmirene obveze proračuna Zakašnjela plaćanja Ne

Razvoj računovodstvenog sustava u australskoj saveznoj vladi - četvrta generacija - središnji sustav upravljanja proračunom (CBMS) - najnovija verzija Uvodi se 2017. godine Novi sustav je višenamjenski - centralizirano izvještavanje prema obračunskom načelu za ručno konsolidiranu opću državu te godišnje konsolidirani javni sektor Usmjerenje na zahtjeve novog programskog planiranja proračuna Također podržava upravljanje novčanim sredstvima, uključujući izdavanje novčanih sredstava - CBMS stvara izvedeni izvještaj o novčanom toku za svaki subjekt - subjekti to mogu promijeniti Stvaranje jedinstvenog kontnog plana poboljšanog kako bi se riješila pitanja konsolidacije - integrira GFSM (Australija) i izvještaje Australskog odbora za računovodstvene standarde Centralizirana proizvodnja materijala za osposobljavanje koji je u upotrebi

Izvršenje proračuna Postupak unutar FMIS-a i CBMS-a u ministarstvima, odjelima i agencijama Faza 1 Odluka o nabavi - prethodno rezerviranje sredstava Faza traženja - vjerojatno će uključivati postupke nabave na temelju vrijednosti robe i usluga koje se nabavljaju Faza 2 Narudžbenica (zakonska obveza) Kontrola sredstava/rezerviranih proračunskih sredstava - odvajanje sredstava kako se ne novac ne bi trošio u druge svrhe Faza 3 Isporučena roba i usluge Priznata obveza - (financijska obveza) Obračun - dospjele obveze - račun se podudara s narudžbenicom/rezerviranim sredstvima Faza 4 Primljen ispravno sastavljen račun Plaćanje izvršeno na datum dospijeća prema obračunskom i gotovinskom načelu Faza 5 Plaćanje na čekanju u računovodstvenom sustavu na temelju datuma dospijeća Faza 6 Plaćanje izvršeno (na datum dospijeća) Da Faza 7 Dospjele nepodmirene obveze proračuna Zakašnjela plaćanja Ne

Naučene lekcije iz australskog državnog iskustva Reforma računovodstva nije se provodila odvojeno od drugih reformi poput unapređenja odgovornosti. To je bilo važno te je osiguralo bolje sveukupno upravljanje i donošenje odluka od strane države - ali jesu li odnosi i nezavisnost tih elemenata bili posve jasni svima? Jedna veličina ne odgovara svima - Australija ima malen broj velikih agencija te velik broj malih agencija - malim su agencijama potrebni jednaki sustavi kao i velikim agencijama, a također su obvezne podnositi izvještaje kao i velike agencije - ima li to smisla? Ako ne upravljate u smjeru promjena, bit ćete u zaostatku - regionalna mreža riznice zaista je imala ulogu - ali njome se nije učinkovito upravljalo Velike promjene trebaju biti temeljene na pažljivoj analizi isplativosti - decentralizacijom obrade podataka poboljšana je efikasnost, ali su smanjene bankarske usluge, pa se decentraliziranim odabirom IFMIS-a postižu isti rezultati - zapravo su za državu troškovi bili veliki. Jesu li to bile dobre odluke? Peta generacija - nedavni pomak unazad prema zajedničkim službama - npr. centralizirana obrada podataka na temelju pregleda efikasnosti (što je također bio izvorni argument za decentralizaciju) Tehnološki kapacitet znatno utječe na razvoj računovodstvenih sustava - čak i u zemljama OECD-a sustavi ne traju vječno.

za strateškim planiranjem Koji su temeljni, a koji nisu temeljni elementi funkcije moderne riznice? Nadzor nad središnjim računovodstvenim sustavom (glavna knjiga) Izvještavanje o izvršenju proračuna (na dnevnoj, tjednoj, mjesečnoj, tromjesečnoj i godišnjoj osnovi) - poboljšano izvještavanje ključno je kako bi se cijenila funkcija riznice Politika računovodstva, upute i smjernice - trebaju se integrirati i modernizirati, što uključuje i to da im se može pristupiti putem interneta Konsolidirano financijsko izvještavanje (na godišnjoj osnovi, ali ubuduće i češće - postupno proširiti obuhvat kako bi svi subjekti koji su predmet kontrole bili uključeni,; sektor opće države te na kraju i javni sektor Upravljanje novčanim sredstvima i izrada projekcija - to zahtijeva pravilnu upotrebu funkcije glavne knjige, jedinstveni račun riznice, modele kvalitete te dodatne pravovremene informacije od ministarstava, odjela i agencija Upravljanje dugom - snažna povezanost s upravljanjem novčanim sredstvima i njihovim projekcijama (stražnji bi ured mogao biti u riznici čak i ako su prednji i srednji uredi drugdje smješteni) Osposobljavanje i edukacija - trebaju biti snažno povezani s poslovanjem, politikama i postupcima - mogu se obavljati i drugdje Pružanje usluga riznice izvanproračunskim subjektima Pružanje drugih usluga (npr. pohrana podataka, upravljanje katastrofama) - to međutim ne smije nikako odvratiti pozornost od ključnih usluga. Temeljni Potreba za strateškim planiranjem Nisu temeljni Prilike

Pitanja?