Modul 3 Zoltan Geler zoltang@ff.uns.ac.rs Obrada teksta 3 Modul 3 Zoltan Geler zoltang@ff.uns.ac.rs

Formatiranje dokumenta - Stilovi - Stil predstavlja imenovan skup osobina formatiranja (vrsta, veličina, boja fonta, poravnanje pasusa, itd.). Spisak stilova nalazimo u grupi Styles kartice Home, ili u pomoćnom prozoru te grupe. Razlikujemo tri vrste stilova: Stilovi znakova (a) – mogu se primeniti na deo teksta Stilovi pasusa (¶) – mogu se primeniti na cele pasuse Povezani stilovi (¶a) – mogu se primeniti i na deo teksta ali i na cele pasuse.

Formatiranje dokumenta - Primena stilova - U zavisnosti od vrste stila: označimo deo teksta, ili postavimo kursor bilo gde unutar pasusa i kliknemo na ime stila. Primeno stila možemo poništiti klikom na ikonu Clear Formatting u grupi Font kartice Home ili na stavku Clear All unutar prozora sa listom stilova. Često korišćeni stilovi: Normal – automatski se primenjuje na pasuse Heading 1 – stil za naslove Heading 2 – stil za podnaslove

Rad sa tabelama - Pravljenje tabele - Tabelu u dokument možemo umetnuti na dva načina: Koristeći ikonu Table na kartici Insert označimo potreban broj kolona i redova. Pomoću naredbe Insert Table... padajućeg menija ikone Table. Opcije dijaloga Insert Table: Number of columns – broj kolona Number of rows – broj redova Fixed column width – svaka kolona je iste širine AutoFit to contents – svaka kolono se širi automatski u zavisnosti od sadržaja AutoFit to window – širina tabele se automatski prilagođava širini prozora

Rad sa tabelama - Izbor delova tabele - 1 Rad sa tabelama - Izbor delova tabele - 2 Ćelija – postavimo pokazivač miša u donji levi ugao ćelije i kliknemo kada se pojavi crna strelica (1). Red – postavimo pokazivač miša ispred reda i kliknemo kada se pojavi nagnuta bela strelica (2). Kolona – postavimo pokazivač miša iznad kolone i kliknemo kada se pojavi crna strelica (3). Tabela – kliknemo na kvadratić sa znakom + u levom uglu tabele (4). Različite delove tabele možemo označiti i pomoću ikone Select grupe Table kartice Layout klase alata Table Tools. 3 4

Rad sa tabelama - Menjanje širine i visine - Širinu kolone možemo menjati na dva načina: Pomeranjem granične linije između kolona, Pomoću polja Width grupe Cell Size kartice Layout. Visinu reda možemo menjati na dva načina: Pomeranjem granične linije između redova, Pomoću polja Height grupe Cell Size kartice Layout. Ako prilikom menjanja širine kolone ili visine reda pomeranjem granične linije držimo Alt pritisnuto, na lenjiru će biti prikazane tačne širine kolona, odnosno tačne visine redova.

Rad sa tabelama - Dodavanje i brisanje redova i kolona - Grupa Rows & Columns kartice Layout. Red dodajemo pomoću sledećih ikona: Insert Above – iznad izabranog reda Insert Below – ispod izabranog reda Kolonu dodajemo pomoću sledećih ikona: Insert Left – levo od izabrane kolone Insert Right – desno od izabrane kolone Brisanje: Delete Cells... – izabranih ćelija Delete Columns – izabranih kolona Delete Rows – izrabranih redova Delete Table – cele tabele

Rad sa tabelama - Formatiranje tabele - Grupa Table Styles kartice Design. Table Styles – primena unapred definisanih stilova. Shading – senčenje izabranih ćelija. Borders – formatiranje okvira izabranih ćelija.

Rad sa tabelama - Formatiranje okvira tabele - Borders -> Borders and Shading Setting – šabloni Kako obojiti svaku liniju okvira na poseban način: Biramo Custom šablon, Biramo stil – Style, Biramo boju – Color, Biramo debljinu – Width, Bojimo linije klikom na odgovarajuće ikone (ili linije) u grupi Preview.

Zaglavlje i podnožje - Dodavanje i brisanje - Grupa Header & Footer kartice Insert. Zaglavlje – tekst koji se pojavljuje na vrhu (unutar gornje margine) svake stranice. Dodavanje i brisanje radimo pomoću padajućeg menija ikone Header: Edit Header – dodavanje i izmena Remove Header – brisanje Podnožje – tekst koji se pojavljuje na dnu (unutar donje margine) svake stranice. Dodavanje i brisanje radimo pomoću padajućeg menija ikone Footer: Edit Footer – dodavanje i izmena Remove Footer - brisanje

Zaglavlje i podnožje - Dodavanje polja 1 - Grupa Insert kartice Design klase alata Header & Footer Tools. Date & Time – datum: Language – jezik Available formats – formati datuma Update Automatically – automatsko ažiriranje pri svakom otvaranju dokumenta.

Zaglavlje i podnožje - Dodavanje polja 2 - Grupa Insert kartice Design klase alata Header & Footer Tools. Quick Parts -> Field... – polja: Page – broj stranice NumPage – ukupan broj stranica FileName – ime datoteke

Zaglavlje i podnožje - Automatsko numerisanje stranica - Ikona Page Number grupe Header & Footer kartice Insert. Automatsko numerisanje možemo dodati: Top of Page – na vrh stranice (umesto zaglavlja) Bottom of Page – na dnu stranice (umesto podnožja) Page Margins – unutar leve ili desne margine.

Priprema dokumenta - Provera pravopisa 1 - Ikona Spelling & Grammar (F7) grupe Proofing kartice Review. Možemo proveriti pravopis samo na onim jezicima za koje su instalirani rečnici i korektorski alati. Provera pravopisa počinje od tekuće pozicije kursora u dokumentu. Kada program nađe nepoznatu ili pogrešno napisanu reč, pojaviće se prozor Spelling and Grammar.

Priprema dokumenta - Provera pravopisa 2 - Pogrešno napisanu reč možemo: Ignore Once – jednom zanemariti Ignore All – zanemariti u celom dokumentu Add to Dictionary – dodati u rečnik Change – zameniti sa izabranom reči liste Suggestions Change All – zameniti u celom dokumentu sa izabranom reči liste Suggestions AutoCorrect – dodaje pogrešnu reč i izabranu zamenu u listu automatskog ispravljanja.

Cirkularna pisma - Osnovni pojmovi - Cirkularno pismo (Mail Merge) je šablonsko pismo koje omogućava slanje istog pisma ili dokumenta većem broju osoba. Za izradu cirkularnog pisma potrebno je pripremiti dva dokumenta: Šablonsko pismo – glavni dokument koji sadrži tekst pisma sa poljima (nazivima kolona) koje ćemo zameniti podacima iz izvora podataka Izvor podataka – dokument koji sadrži tabelu podataka: Prvi red tabele treba da sadrži nazive kolona koje ćemo kasnije povezati (umetnuti) sa poljima u šablonskom pismu. Kada završimo izradu cirkularnog pisma, program će ta polja zameniti odgovarajućim podacima iz ostalih redova tabele. Za svaki red tabele pravi se jedna kopija šablonskog pisma.

Cirkularna pisma - Primer glavnog dokumenta - Šablonsko pismo.docx NAZIVI KOLONA: IME PREZIME TELEFON EMAIL TEKST KOJI SE NE MENJA.

Cirkularna pisma - Primer izvora podataka - Podaci.docx NAZIVI KOLONA U PRVOM REDU TABELE: IME PREZIME TELEFON EMAIL PODACI U OSTALIM REDOVIMA TABELE

Cirkularna pisma - Spajanje izvora podataka sa šablonom - Spajanje izvora podataka sa šablonskim pismom (glavnim dokumentom) zahteva više koraka. Za spajanje i pravljenje novog izlaznog dokumenta koristimo ikonu Start Mail Merge grupe Start Mail Merge kartice Mailings. Nakon spajanja dobićemo novi dokument koji će sadržati onoliko kopija šablonskog pisma koliko ima redova u tabeli izvora podataka. Svaka kopija će na mestu naziva kolona sadržati podatke iz jednog reda tabele izvora podataka. 1

Cirkularna pisma - Postupak spajanja 1 - Otvorimo glavni dokument (Šablonsko pismo.docx) i biramo naredbu Step by Step Mail Merge Wizard... Unutar prozora Mail Merge ispod stavke Select document type biramo opciju Letters. Na dnu prozora Mail Merge kliknemo na stavku Next: Starting document. 2 3

Cirkularna pisma - Postupak spajanja 2 - Ispod stavke Select starting document biramo opciju Use the current document. Na dnu prozora Mail Merge kliknemo na stavku Next: Select recepients. Ispod stavke Select recepients biramo opciju Use an existing list. Ispod stavke Use an existing list kliknemo na stavku Browse... 4 6 7 5

Cirkularna pisma - Postupak spajanja 3 - Pojaviće se prozor za izbor datoteke koja sadrži podatke u tabeli. Nakon izbora datoteke Podaci.docx, otvoriće se prozor Mail Merge Recipients sa pročitanim podacima. Ako su podaci ispravno pročitani, kliknemo na dugme OK. 8

Cirkularna pisma - Postupak spajanja 4 - Povezujemo nazive kolona glavnog dokumenta sa odgovarajućim kolonama tabele sa podacima: Markiramo naziv kolone u glavnom dokumentu (npr. IME) Kliknemo na ikonu Insert Merge Field grupe Write & Insert Fields i iz padajućeg menija biramo odgovarajući naziv kolone izvora (IME). Ponovimo ovaj postupak za svaku kolonu. Program će nazive kolona u glavnom dokumentu povezati sa kolonama izvorne tabele. 9 10

Cirkularna pisma - Postupak spajanja 5 - 11 15 Cirkularna pisma - Postupak spajanja 5 - Na dnu prozora Mail Merge kliknemo na stavku Next: Write your letter. Na dnu prozora Mail Merge kliknemo na stavku Next: Preview your letters. Program će pokazati kako će izgledati pismo nakon spajanja. Klikom na strelice ispod stavke Preview your letters možemo pregledati kako će izgledati pismo svake osobe iz izvorne tabele. Na dnu prozra Mail Merge kliknemo na stavku Next: Complete the merge. 12 13 14

Cirkularna pisma - Spojeni dokument i štampanje - Na kraju postupka spajanja ispod stavke Merge možemo birati između dve opcije: Print... – spojeni dokument možemo odmah štampati Edit individual letters... – spojeni dokument možemo otvoriti, pregledati, editovati i sačuvati