MIGRATION VERS ATRIUM Présentation Etapes Attentes / Objectifs
ATRIUM Nouvel outil de Gestion Electronique de Documents (GED) de l’IN2P3 Remplace EDMS Nommé en référence à l’atrium de la maison romaine : lieu de partage et d’échanges…. Réunion du jeudi 15/10/152
Accès à ATRIUM Vous retrouvez cet accès via l’icône : page « Outils » de l’intranet Connexion avec votre certificat CNRS Documentation : – express : flyer – avancée dans ATRIUM Support : Claudine et Isabelle (bureau 1.210) Réunion du jeudi 15/10/153
Fonctionnalités d’ATRIUM Interface Web conviviale – Multilingue (Home => préférences) – Tableau de bord personnalisable – Dépôt de document par drag and drop – Recherches avancées dans les documents (indexation sur le contenu des fichiers Xls, Doc…) Réunion du jeudi 15/10/154
Fonctionnalités d’ATRIUM Gestion de tout le cycle de vie du document : – Historique des actions – Comparaison des versions Réunion du jeudi 15/10/155
Fonctionnalités d’ATRIUM Gestion de tout le cycle de vie du document : – Différents workflows de validation – Délégation de droits – Espace de publication (n’est pas un espace de travail) Réunion du jeudi 15/10/156
Visite rapide d’ATRIUM Réunion du jeudi 15/10/157 Pour les administrateurs locaux, pour les utilisateurs venir nous voir
Organisation de l’arborescence Réunion du jeudi 15/10/158
L’arborescence EDMS du LAPP Réunion du jeudi 15/10/159
L’arborescence ATRIUM du LAPP Réunion du jeudi 15/10/1510
Les types de documents Réunion du jeudi 15/10/1511
Les propriétés d’un document Réunion du jeudi 15/10/1512
Documentation utilisateurs Réunion du jeudi 15/10/1513
La migration vers ATRIUM Formation « 1ers pas dans ATRIUM » : – Accompagnement par 2 personnes du CC – le jeudi 19/11/15 – sur inscriptions (1/2 journée matin ou après midi au choix) La migration de toutes les données du LAPP de EDMS vers ATRIUM est prévue pendant la semaine 48 (du 23 au 27/11/15) Réunion du jeudi 15/10/152
Les étapes de la migration Été 2015 : Préparation à la migration : suppression des liens entre répertoires 23 novembre 2015 : – Fermeture d’Atrium aux utilisateurs – Migration des fichiers de EDMS vers ATRIUM Les jours suivants : – Réouverture d’Atrium : arborescence Lapp disponible – Vérifications par les administrateurs locaux (droits etc…) – Vérifications par les utilisateurs leurs espaces 31/12/2015 : fermeture définitive de EDMS Réunion du jeudi 15/10/1515
Après la migration (Nov-Janv) Constitution des groupes de travail pour : – Maintenir totalement, revoir ou refaire l’arborescence (harmonisation) – Revoir la pertinence des modèles de documents et les mettre à jour – Revoir la codification documents – Adapter les droits, les groupes et les circuits de validation Réunion du jeudi 15/10/1516
Attentes / Objectifs Implication de tous dans ATRIUM Utilisation d’un SEUL logiciel de gestion documentaire Rigueur dans l’utilisation de la GED Pérennisation des données et des savoir-faire Continuité de la démarche qualité => SUCCES d’ATRIUM Réunion du jeudi 15/10/1517
Merci de votre attention Questions ???? Réunion du jeudi 15/10/1518