1. MALAYSIAN GOVERNMENT PROCUREMENT
Government Procurement Division,
Ministry of Finance, Malaysia

2. PROCUREMENT OBJECTIVES

3. THE PROCUREMENT PRINCIPLES
1) Public Accountability;
Transparency;
Best Value For Money ;
Open and Fair Competition; and
Fair Dealing
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 3

4. GP REGIME

5. FINANCIAL AUTHORITIES
1) Federal Finance
Financial authority for federal government is vested with the Minister of Finance
2) State Finance
Financial authority for state government is vested with the Chief Ministers
“The establishment of financial and accounting procedures concerning public monies and Federal & State Assets are under the jurisdiction of Federal Government. However, State Governments may execute/establish their own financial procedures as long as the procedures do not contravene with the procedures set by the Federal Treasury”
Contractor driven
Perlu sediakan laporan status projek/syarikat
Input perlu diperolehi daripada Agensi pelaksana
Memerlukan masa dan tenaga kerja untuk menyediakan laporan status
Bukan projek yang diberi keutamaan oleh agensi
Projek tiada siling
Pindah siling peruntukan menyebabkan projek lain yang lebih utama tidak dapat dilaksanakan
Agensi tidak bersetuju keputusan rundingan terus yang diputuskan oleh Kementerian Kewangan
Permohonan agensi
Agensi berpakat dan menyokong syarikat
Tiada perancangan perolehan
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 5

6. LAWS & REGULATIONS GOVERNING GOVERNMENT PROCUREMENT
1) Financial Procedure Act 1957;
Treasury Instructions;
Treasury Circular Letters;
Government Contracts Act 1949; and
Federal Central Contract Circulars
Contractor driven
Perlu sediakan laporan status projek/syarikat
Input perlu diperolehi daripada Agensi pelaksana
Memerlukan masa dan tenaga kerja untuk menyediakan laporan status
Bukan projek yang diberi keutamaan oleh agensi
Projek tiada siling
Pindah siling peruntukan menyebabkan projek lain yang lebih utama tidak dapat dilaksanakan
Agensi tidak bersetuju keputusan rundingan terus yang diputuskan oleh Kementerian Kewangan
Permohonan agensi
Agensi berpakat dan menyokong syarikat
Tiada perancangan perolehan
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 6

7. CATEGORIES OF MALAYSIAN GOVERNMENT PROCUREMENT
1) Works;
Supplies; and
Services
- Consultancy services
- Non consultancy services
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 7

8. FOREIGN/LOCAL INCORPORATED COMPANY REGISTRATIONS
- Companies Commission of Malaysia (business with Malaysia)
- Ministry of Finance (business with Malaysia & government)

9. REGISTRATION OF FOREIGN COMPANIES INCORPORATED IN MALAYSIA (www. ssm
REGISTRATION OF FOREIGN COMPANIES INCORPORATED IN MALAYSIA (
-Any companies wishing to do business with Malaysia , must register with the Companies Commission of Malaysia (CCM) under the Companies Act 1965.
-Foreign company desiring to conduct business or establish a place for one in Malaysia must register with the CCM. An application must be submitted on Form 13A to the CCM in Kuala Lumpur or any of its branch offices in Malaysia, with a payment of RM30. If the intended name of the foreign company is available, the application will be approved and the name reserved for three months.
-Upon approval, applicants must lodge the following documents with CCM:
A certified copy of its Certificate of Incorporation (or a document of similar effect) from the country of origin
A certified copy of its Charter, Statute or Memorandum and Articles of Association or other instrument constituting or defining its constitution
A list of its directors and certain statutory particulars regarding them (Form 79)
Where there are local directors, a memorandum stating the powers of those directors
A memorandum of appointment or power of attorney authorizing one or more persons resident in Malaysia to accept on behalf of the company, service of process and any notices required to be served on the company
A statutory declaration in the prescribed form made by the agent of the company (Form 80)
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 9

10. Supplies – Ministry of Finance; and Services – Ministry of Finance
REGISTRATION OF LOCAL COMPANIES/FOREIGN COMPANIES INCORPORATED IN MALAYSIA WITH FEDERAL TREASURY (BASIC REQUIREMENT ONLY)
Any companies wishing to do business with the government needs to be registered first with Ministry of Finance as follows:
1)Works – Contractors Services Center (CSC) & Construction Industry Development Board (CIDB)
Supplies – Ministry of Finance; and
Services – Ministry of Finance
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF
Application forms and steps of registration are available on the electronic procurement website, 10

11. PARTICIPATION IN LOCAL GOVERNMENT TENDERS (BASIC REQUIREMENT ONLY)
If a local or foreign company wishes to participate in a local government tender must fulfill one of the following requirement:
A Malaysian Incorporated Company must be registered with MOF
A Foreign Based Company must have an agent in Malaysia and be registered with MOF and certified as Original Equipment Manufacturer
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 11

12. THE MALAYSIAN GOVERNMENT E-PROCUREMENT PORTAL

13. A Malaysian Incorporated Company must be registered with MOF
PARTICIPATION IN INTERNATIONAL GOVERNMENT TENDERS (BASIC REQUIREMENT ONLY)
If a local or foreign company wishes to participate in a international government tender must fulfill one of the following requirement:
A Malaysian Incorporated Company must be registered with MOF
A Foreign Based Company must comply to all the other requirements stated in the tender ads except registration with CCM and MOF and place a tender deposits.
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 13

14. MODES OF PROCUREMENT Direct Purchase Quotations Tender
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 14

15. PROCUREMENT OF SUPPLIES/SERVICES)
Direct Purchase
- Up to RM50,000 per item per year – from any
supplier (with or without registration with
Ministry of Finance)
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 15

16. PROCUREMENT OF SUPPLIES/SERVICES
Quotation
above RM50,000 to RM500,000
among any 5 registered companies with Ministry of Finance
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 16

17. PROCUREMENT OF SUPPLIES/SERVICES
Tender
above RM500,000 (among registered companies with Ministry of Finance)
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 17

18. PROCUREMENT OF WORKS Threshold Value
Minor works not involving alterations to original structures :
Schedule of Rates (SOR)
direct appointment/direct purchase for value less than RM20,000
Rotation/balloting for value of RM20,001 up to RM100,000
W/O Schedule of Rates (SOR)
quotation for value of RM20,001 up to RM500,000
With or W/O Schedule of Rates (SOR)
-tender for value above RM500,000
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 18

19. PROCUREMENT OF WORKS Threshold Value
Major works (involves alterations to original structures)
- Regardless of values, Agencies must refer to Technical Department i.e. Public Works Department (PWD) / Department of Irrigation & Drainage (DID)
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 19

20. 1. Confirmation of allocation 2. Preparation of specifications
TENDER PROCESS
1. Confirmation of allocation
2. Preparation of specifications
3. Preparation of tender
4. Advertising tender
5. Sale of tender documents
6. Submission/receipt of tenders
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 20

21. TENDER/QUOTATIONS PROCESS (CONT.)
7. Opening of tenders
8. Evaluation of tenders
9. Preparation of tender brief by Secretariat
10. Issuance of Letter of Acceptance (Binding)
11. Signing of Contract (Binding)
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 21

22. ADVERTISING TENDERS Local Tenders MyGovernment Portal (www.gov.my)
- Published in at lease 1 prominent local Malay daily and websites
of agencies
- Minimum tender submission period: 21 days
- Copy of tender notice to be published in the web-site
MyGovernment Portal (
International Tenders
- Published in at lease two prominent local dailies (both Malay and
English language dailies) and websites of agencies
- Minimum tender submission period: 56 days
- Copy of tender notice to be published in the
web-site MyGovernment Portal (
- For tender of works, apart from publishing it in the MyGovernment website, it also has to be published in the Construction Industry Development Board website.
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 22

23. SALE OF TENDER DOCUMENTS
A copy of tender document needs to be placed at the sales counter to allow buyers scheme through the document to get a clearer picture and understanding.
- All tender documents need to be coded with a unique serial number to increase security and avoid duplication.
- Every tenderer are allowed to buy only 1 tender document.
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF
BACK 23

24. Establish 2 Evaluation Committee : Technical Financial
EVALUATION OF TENDER
Establish 2 Evaluation Committee :
Technical
Financial
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF
BACK 24

25. Thank You
Mesyuarat pemantauan projek RMKe9 30 September 2008 yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN
19 projek di bawah Jabatan Perdana Menteri diluluskan secara rundingan terus sedangkan JPM cadangkan tender.
49 projek di bawah Kementerian Pengajian Tinggi yang dirancang secara tender telah diluluskan secara rundingan terus oleh MOF 25