1. Izrada tehničkih specifikacija
i analize tržišta

2. Sadržaj Uvod Uloga i važnost Tko što radi?
Utjecaj na druge dokumente i procese
Tehničke specifikacije
Općenito
Tehnički zahtjevi
Dodatne usluge
Podaci o dostavi
Analiza tržišta
Nadležna institucija i osoba, opravdanost i svrha nabave
Potencijalni dobavljači
Proizvodi
Porijeklo robe
Cijene
Usluge
Tehničke specifikacije i analiza tržišta – najčešće greške 2

3. Tehničke specifikacije i analiza tržišta – uloga i važnost
Ključni dokumenti kod natječaja za nabavu roba
Tehničke specifikacije
odraz stvarnih potreba korisnika za određenom opremom
definiraju potrebne karakteristike proizvoda te dodatne usluge
moraju biti u skladu sa svrhom ugovora
Analiza tržišta
dokaz da se oprema s traženim karakteristikama može nabaviti na tržištu unutar zadanog cjenovnog okvira
pokazuje koliko su zahtjevi za opremom realni u odnosu na stanje na tržištu
Temeljita priprema tehničkih specifikacija i analize tržišta su vrlo važni za konačan uspjeh projekta 3

4. Tehničke specifikacije i analiza tržišta – Tko što radi?
Korisnik izrađuje tehničke specifikacije te provodi analizu tržišta
Za izradu tehničkih specifikacija ponekad potrebno angažirati vanjske stručnjake
Voditelj projekta unutar SAFU kontrolira i komentira dokumentaciju
Nakon zaprimanja finalnih verzija - izrada natječajne dokumentacije
Analizu tržišta je ponekad potrebno ažurirati u fazi pripreme natječajne dokumentacije

5. Tehničke specifikacije i analiza tržišta – utjecaj na druge dokumente i procese
Izravan utjecaj na natječajnu dokumentaciju, tehničku i financijsku ponudu, odabir ponuda te na sam ugovor i njegovu provedbu
Tehničke specifikacije su dio natječajne dokumentacije i postat će aneks ugovora koji će eventualno biti dodijeljen kao rezultat natječaja
Na temelju tehničkih specifikacija i analize tržišta se definiraju svi najvažniji podaci u natječajnoj dokumentaciji: predmet ugovora, nazivi opreme, količine, dodatne usluge, iznosi garancija, rokovi, kriteriji odabira itd. 5

6. Tehničke specifikacije i analiza tržišta – utjecaj na druge dokumente i procese
Natjecatelji pripremaju svoju tehničku i financijsku ponudu na temelju zahtjeva postavljenih u tehničkim specifikacijama
Analiza tržišta definira maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti za pojedini ugovor/lot – izravni utjecaj na odabir ponuda
Što su tehničke specifikacije jasnije to će biti manje pitanja i potreba za klarifikacijama tijekom natječaja, odnosno procesa odabira ponuda
Loše tehničke specifikacije mogu prouzročiti brojne probleme tijekom provedbe ugovora 6

7. Tehničke specifikacije – općenito
Moraju biti jasne, sažete, neutralne i osigurati jednak pristup svim ponuditeljima
Zabranjeno spominjati ili opisivati proizvod određene marke i time favorizirati ili isključivati određene proizvode
U iznimnim slučajevima (npr. OS) moguće koristiti izraz “or equivalent”, ili tražiti odobrenje za odstupanje od pravila ne korištenja “brand name-a”
Zahtjev za dozvolu odstupanja od pravila mora sadržavati detaljno obrazloženje od strane korisnika te suglasnost tijela za ugovaranje 7

8. Tehničke specifikacije – općenito
Mogućnost grupiranja u lotove:
Ukoliko se unutar jednog natječaja nabavljaju različiti tipovi opreme
Podjela mora biti logična i u skladu sa stanjem na tržištu
U analizi tržišta mora biti vidljivo da postoje dobavljači koji mogu isporučiti opremu za cijeli lot
Tehničke specifikacije sadrže minimalne zahtjeve koje ponuđena oprema mora zadovoljiti ukoliko nije drugačije naznačeno u specifikacijama
Riječi kao što su “minimum”, “at least”, “or higher” nije potrebno stavljati u specifikacije 8

9. Tehničke specifikacije – tehnički zahtjevi
Izbjegavati izraze - “high quality”, “high end”, “state of the art”, “excellent”, itd.
Ne smiju sadržavati izraze kao što su “approximately”, “around”, “adequate”, “cca”, itd.
Nijedan zahtjev ne smije biti naveden kao opcionalan. Svaki zahtjev naveden u tehničkim specifikacijama je obavezan
Zahtjevi moraju biti postavljeni na način da se za vrijeme odabira ponuda mogu ocijeniti sa DA ili NE (zadovoljava ili ne zadovoljava) 9

10. Tehničke specifikacije – tehnički zahtjevi
Voditi računa da na tržištu postoji proizvod koji će zadovoljiti sve zahtjeve postavljene u tehničkim specifikacijama (svaki NE znači i eliminaciju ponude)
Tehničke specifikacije ne smiju biti predetaljne
Nije potrebno definirati standardne zahtjeve za koje je jasno da ih svi proizvodi (ili barem velika većina) na tržištu sigurno zadovoljavaju
Moguće u obliku dodatka tehničkim specifikacijama, detaljnije opisati što se od opreme želi i u kakvom okruženju bi trebala funkcionirati, opisati postojeću infrastrukturu itd. 10

11. Tehničke specifikacije – dodatne usluge
Razne usluge koje se traže od ugovaratelja, nužne da bi isporučena oprema mogla funkcionirati za predviđenu svrhu
Dijele se ovisno o vremenu kad ih ugovaratelj treba obaviti
Usluge prije prihvata robe (Provisional Acceptance)
nakon isporuke opreme (može i prije), a preduvjet su za potpisivanje potvrde o privremenom prihvatu robe
instalacija, konfiguracija, integracija, kalibracija, trening, testiranje, dostava dokumentacije itd.
potrebno ih je opisati unutar specifikacija pojedinog proizvoda 11

12. Tehničke specifikacije – dodatne usluge
„After-sales usluge“ – usluge nakon prihvata robe
sve usluge koje se traže od ugovaratelja nakon potpisivanja potvrde o privremenom prihvatu robe (Provisional Acceptance)
produžetak standardne garancije (commercial warranty), održavanje, nadogradnja opreme, vrijeme odaziva i otklanjanja kvarova, dostupnost rezervnih dijelova i održavanja itd.
Potrebno ih opisati u zasebnoj tablici na kraju specifikacija za svaki pojedini lot te troškove istih uračunati u analizu tržišta 12

13. Tehničke specifikacije – podaci o dostavi
Uz tehničke specifikacije potrebno priložiti dostavnu listu
U dostavnoj listi potrebno navesti:
adrese, nazive institucija, imena osoba koje će preuzeti opremu, njihove kontakt podatke i količine koje treba dostaviti na svaku pojedinu adresu
Potrebno definirati rokove isporuke, dodatnih usluga i „after-sales“ usluga (naznačiti u dostavnoj listi ili u analizi tržišta) 13

14. Analiza tržišta – nadležna institucija i osoba, opravdanost i svrha nabave
Nadležna institucija te odgovorna osoba unutar institucije
Opravdanost nabave i svrha opreme mora biti navedena
Nabava mora biti opravdana kvalitativno i kvantitativno te u skladu sa svrhom projekta – kratko opisati ciljeve i svrhu projekta, što se točno želi postići ugovorom, kakvo je sadašnje stanje unutar institucije, koje su potrebe za opremom, u koje svrhe će se oprema koristiti itd.
Predvidjeti mogućnost varijacija - nabave dodatne količine maksimalne vrijednosti do 25% cijene za taj lot/ugovor 14

15. Analiza tržišta – potencijalni dobavljači
Potrebno je:
Prikupiti ponude od minimalno pet potencijalnih dobavljača
Diversificirati što je moguće više porijeklo dobavljača – što više stranih firmi (minimalno dvije)
Kontaktirati dobavljače, a ne proizvođače
Ponude moraju odgovarati minimalno razini zahtjeva traženih u tehničkoj specifikaciji
Upit mora biti temeljen na tehničkim specifikacijama (ali se one u tom obliku i sa svim detaljima ne smiju slati dobavljačima)
Ponude i tehnička dokumentacija moraju biti priloženi uz analizu tržišta (ili linkovi)
Unutar jednog lota svi itemi moraju biti od istih dobavljača 15

16. Analiza tržišta – proizvodi
Navesti tražene količine uz naziv proizvoda (mora biti u skladu s TS)
Navesti ponuđeni model proizvoda
Uključiti što više različitih modela – isti modeli ukazuju na to da su tehničke specifikacije “skrojene” prema određenom modelu
Iz priložene tehničke dokumentacije ili linkova mora biti vidljivo da svi proizvodi zadovoljavaju sve tražene karakteristike 16

17. Analiza tržišta – porijeklo robe
Svi proizvodi navedeni u analizi tržišta moraju zadovoljavati pravilo porijekla robe (PRAG, 2.3)
Pod „origin“ navesti zemlju porijekla proizvoda za koji je prikupljena ponuda prilikom istraživanja tržišta (ne navoditi popis prihvatljivih zemalja iz PRAG-a)
Potrebno pravovremeno ukazati na moguće rizike i probleme vezane uz porijeklo robe ili npr. nedostatak potencijalnih dobavljača koji mogu udovoljiti svim zahtjevima (zahtjev za derogaciju) 17

18. Analiza tržišta – cijene
U analizi tržišta moraju biti izražene jedinične cijene proizvoda
Cijene moraju biti prikazane bez poreza
Potrebno definirati referentnu cijenu za svaki proizvod
Referentna cijena:
Ne računati prosječnu cijenu
U slučaju sličnih cijena - uzeti najvišu od svih 5
U slučaju velikih odstupanja – revidirati tehničke, utvrditi koja bi cijena bila realna za proizvod traženih karakteristika, odbaciti ekstreme i uzeti najvišu od preostalih 18

19. Analiza tržišta – cijene
Potrebno je uvijek definirati maksimalnu cijenu koju smo spremni platiti po pojedinom lotu/ugovoru
Maksimalna cijena može biti:
ukupna cijena dobivena istraživanjem tržišta ili
ukupna cijena uvećana i zaokružena na veći iznos (max do 20%) kako bi se predvidjeli dodatni troškovi: rast cijena na tržištu, razlike u specifikacijama, after-sales usluge itd.
Povećanje do 20% potrebno obrazložiti
Maksimalna cijena (ili zbroj maksmalnih cijena u slučaju lotova) mora biti unutar alociranog budžeta
Maksimalna cijena je obvezujuća cijena prilikom odabira ponuda 19

20. Analiza tržišta – usluge
Procjena troškova “after-sales” usluga također mora biti uključena u analizu tržišta:
kao zasebna stavka ili
mora biti jasno naznačeno da su troškovi uračunati u cijenu proizvoda
Troškove usluga prije prihvata robe (instalacija, testiranje, trening…) potrebno je uračunati u cijenu proizvoda
Prilikom kontaktiranja potencijalnih dobavljača potrebno je saznati i stvarno stanje na tržištu što se tiče rokova dostave pojedinih tipova opreme, vrijeme potrebno za instalaciju, trening i druge usluge kako bi se u natječajnoj dokumentaciji što realnije mogli definirati rokovi dostave i implementacije 20

21. Najčešće greške – tehničke specifikacije
Tehničke rađene prema točno određenom proizvodu
Prerestriktivne tehničke specifikacije
Predetaljne tehničke specifikacije
Zastarjele tehničke specifikacije
Nelogična podjela na lotove
Nejasni zahtjevi
Korištenje imena proizvođača/proizvoda
Neusklađenost s analizom tržišta i ostatkom natječajne dokumentacije
Neobavezni zahtjevi
Porijeklo robe / standardno jamstvo 21

22. Najčešće greške – analiza tržišta
Opravdanje i svrha nejasni ili nisu u skladu sa svrhom projekta
Neusklađenost s ostatkom natječajne dokumentacije
Nelogična podjela na lotove
Nedovoljan broj ponuđača
Različiti ponuđači unutar istog lota
Ponuđači iz iste zemlje
Isti ponuđeni modeli
Neusklađenost između analize tržišta i priloženih ponuda 22

23. Najčešće greške – analiza tržišta
Nezadovoljavajuće porijeklo robe
Cijene s obračunatim porezom
Velike razlike u cijenama
Računanje prosječne cijene
Nelogičan odabir referentne cijene
Neuključivanje troškova usluga u analizu
Neodređivanje maksimalne cijene
Neopravdano povećanje maksimalne cijene 23

24. Pitanja 24

25. Kontakt
Tibor Kallay
Savjetnik u Odjelu II, Ured za osiguranje kvalitete dokumenata
Zahvaljujemo na pažnji! 25