1. TAKLIMAT PENYEDIAAN DOKUMENTASI PPSM
TARIKH : 13 MAC 2017 (ISNIN)
MASA : 3.45 PETANG
TEMPAT: BILIK MESY.UTAMA, CICT
(SIDANG VIDEO : BILIK MESY.CICT UTMKL)

2. (RUANG TUNGGU SEDIA BERTEMPAT DI BILIK MESYUARAT EKSEKUTIF, CICT)
MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA PERINGKAT UNIVERSITI BIL.1/2017
TARIKH : 30 MAC & 2 APRIL 2017 (KHAMIS & AHAD)
TEMPAT : BILIK MESYUARAT UTAMA, CICT
(SIDANG VIDEO BILIK MESYUARAT CANSELERI, TINGKAT 17, MENARA RAZAK, UTM KL)
MASA : (RUJUK JADUAL PEMBENTANGAN)
(RUANG TUNGGU SEDIA BERTEMPAT DI BILIK MESYUARAT EKSEKUTIF, CICT)

3. SEMUA PSM PTJ / URUS SETIA PPSM
JADUAL TINDAKAN
PPSM UNIVERSITI BIL. 1/2017
BIL
PERKARA
TARIKH
TINDAKAN 1
TAKLIMAT DOKUMENTASI PPSM KEPADA PSM PTJ
13 MAC 2017
SEMUA PSM PTJ 2
PELAKSANAAN MESY. PPSM PERINGKAT PTJ
19 MAC – 24 MAC 2017 3
TARIKH AKHIR PENGHANTARAN DOKUMEN PPSM UNTUK PEMBENTANGAN MARKAH DAN PERAKUAN APC
26 MAC 2017 4
MESYUARAT PPSM PERINGKAT UNIVERSITI BIL.1/2017
30 MAC & 2 APRIL 2017
SEMUA PSM PTJ / URUS SETIA PPSM 5
SEMAKAN / PENYEDIAAN KERTAS KERJA / SERAHAN PENCALONAN KEPADA URUS SETIA CITRA KARISMA
9 APRIL- 20 APRIL 2017
URUS SETIA PPSM 6
TARIKH TUTUP ROC
11 APRIL 2017 7
MAJLIS CITRA KARISMA
16 MEI 2017

4. JADUAL PEMBENTANGAN PTJ
30 MAC 2017 (KHAMIS)
Bil.
Fakulti/Jabatan
Masa 1
UTM Razak School
9:30 pagi – 9:50 pagi 2
Advanced Informatics School (UTM AIS)
9:50 pagi – 10:10 pagi 3
International Business School (IBS)
10:10 pagi – 10: 30 pagi 4
UTM Perdana School
10:30 pagi – 10:50 pagi 5
Malaysia-Japan International Institute of Technology (MJIIT)
10:50 pagi – 11:10 pagi 6
Pejabat Canseleri
11:10 pagi – 11:30 pagi 7
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
11:30 pagi – 11:50 pagi 8
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
11:50 pagi – tghari 9
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
12:10 pagi – 12:30 tghri 10
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)
12.30: tghri – 12:50 tghri
REHAT
12:50 tghari – 2.15 ptg 11
Fakulti Kejuruteraan Mekanikal
2.15 ptg– 2.35 ptg 12
Fakulti Kejuruteraan Elektrik
2.35 ptg – 2.55 ptg 13
Fakulti Kejuruteraan Awam
2.55 ptg – 3:15 ptg 14
Fakulti Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Tenaga
3:15 ptg– 3:35 ptg 15
Fakulti Sains
3:35 ptg– 3:55 ptg 16
Fakulti Alam Bina
3:55 ptg – 4:15 ptg 17
Fakulti Geoinformasi dan Harta Tanah
4:15 ptg – 4:55 ptg

5. JADUAL PEMBENTANGAN PTJ
2 APRIL 2017 (AHAD)
Bil.
Fakulti/Jabatan
Masa 18
Fakulti Pendidikan
9:00 pagi – 9:20 pagi 19
Fakulti Biosains dan Kejuruteraan Perubatan
9:20 pagi – 9:40 pagi 20
Fakulti Tamadun Islam
9:40 pagi – 10: 00 pagi 21
Fakulti Pengurusan
10:00 pagi – 10:20 pagi 22
Fakulti Komputeran
10:20 pagi – 10:40 pagi 23
Akademi Bahasa
10:40 pagi – 11:00 pagi 24
Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi
11:00 pagi – 11:20 pagi 25
Pejabat Bendahari
11:20 pagi – tghari 26
Perpustakaan
11:40 pagi – 12:00 tghri 27
Pejabat Harta Bina
12.00: tghri – 12:20 tghri 28
UTMLead
12.20: tghri – 12:40 tghri 29
Pejabat Pendaftar
12:40 tghari – 1.00 ptg
Masa sebenar adalah tertakluk kepada sesi pembentangan setiap PTJ.
Mohon bersedia sekiranya terdapat perubahan masa sesi pembentangan
Jamuan tidak disediakan

6. AGENDA PPSM UNIVERSITI
Aluan Pengerusi
Meluluskan Minit Mesyuarat PPSM Universiti
Laporan Perkara Berbangkit
Taklimat Urus setia
4.1 Kriteria dan Kuota
Pembentangan PPSM PTJ (Mulai jam 9.30 pagi)
5.1 Pembentangan Kuota dan Perakuan Penerima APC/PPC –Lampiran A & B
5.2 Perakuan Markah Staf Bagi Penilaian Prestasi
(termasuk Laporan Perkembangan Cuti Belajar, Sabatikal, Post-Doctoral dan lain-lain yang berkaitan)
Staf Yang Berprestasi Rendah (Markah kurang daripada 60%) dan Dicadangkan untuk Menjalani Proses di bawah Dasar Pemisah (Exit Policy) –Lampiran C
Staf Yang Tidak Diperakukan Kenaikan Gaji Tahunan (KGT) (Markah Kurang daripada 50%)
Tindakan Terhadap Staf Berprestasi Sederhana (Markah Kurang 80%)
Senarai PYD/PPP/PPK Yang Tidak Melengkapkan Penilaian Prestasi
Rayuan Pindaan Markah (jika ada)-Lampiran F
Hal-Hal Lain
a) Rayuan PYD
Penangguhan Mesyuarat

7. TINDAKAN PSM PTJ

8. MAKLUMAT YANG PERLU DIHANTAR
BIL
DOKUMEN
Hardcopy
Softcopy
CATATAN 1
Minit Mesyuarat PPSM PTJ yang telah DISAHKAN oleh Dekan/Ketua PTJ /
Rujuk format di Lampiran
Minit mesti lengkap! 2
Lampiran A
Jadual Kuota APC/PPC
Lampiran 3
Lampiran B
Senarai Pencalonan/Perakuan APC/PPC :
Senarai Staf Yang Diperakukan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) / Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun XXXX
Submit Pencalonan melalui sistem
Hardcopy yang disahkan
Sediakan calon simpanan mengikut format pencalonan
Jika ada pindaan dari senarai ini, sediakan lampiran tambahan (Contoh: Jika ada staf yang berpindah) 4
Lampiran C
Senarai Staf Yang Mendapat Markah Kurang 60%
Senarai staf yang mendapat markah kurang 60% dan dicadangkan untuk Dasar Pemisah
Semua hardcopy disediakan 3 salinan sahaja

9. MAKLUMAT YANG PERLU DIHANTAR
BIL
DOKUMEN
Hardcopy
Softcopy
CATATAN 5
Lampiran D
Senarai Markah 3 Tahun Staf
Senarai Markah Laporan Penilaian Prestasi 3 Tahun terakhir beserta Anugerah Yang Pernah Diperolehi /
Lampiran C yang dicetak dari sistem dan disahkan
Markah mengikut turutan tinggi ke rendah
Jika ada pindaan dari Lampiran C sediakan lampiran tambahan (Contoh: Jika ada staf yang berpindah) 6
Lampiran E
Lampiran Senarai Staf Yang Tidak Mengisi Penilaian Prestasi Beserta Alasan termasuk :-
PYD yang tidak menilai dalam tempoh penilaian
PPP yang tidak menilai dalam tempoh penilaian
PPK yang tidak menilai dalam tempoh penilaian
Rujuk format yang telah diemel sebelum ini dan perlu nyatakan alasan 7
Lampiran F
Borang Pindaan Markah
Hanya staf yang dicalonkan untuk APC (yang mana eLPPT ada masalah teknikal sahaja yang akan dibincangkan semasa PPSM Bil 1/2017).
Semua hardcopy disediakan 3 salinan sahaja

10. ISU BERBANGKIT 1. Minit Mesyuarat Tidak Lengkap. Cth:
Tiada Senarai Staf Yang Tidak Melengkapkan Penilaian Prestasi,
Tidak Memperakukan Markah,
Tidak Menyenaraikan Staf Yang Tidak Diperakukan Kgt
2. Tiada Calon Simpanan
3. Dokumen Tidak Mengikut Format
4. Dokumen Tiada Pengesahan Dekan/Ketua Ptj
5. Salinan Dokumen Tidak Mencukupi
6. Tidak Mematuhi Tempoh Penghantaran
7. Calon Tidak Melepasi Syarat.
Staf Tidak Mencapai Markah 85%
Calon Mendapat Kenaikan Pangkat (Hakiki, Tbbk), Opsyen Dsb

11. ISU BERBANGKIT Dokumen Tidak Dimasukkan Di Dalam Sampul Bercop Sulit
9. Staf kontrak lantikan tabung akan dipertimbangkan APC mulai penilaian prestasi 2017 kerana kriteria dan surat pelantikan daripada BSM.

12. FORMAT MINIT

13. JADUAL KUOTA APC & PPC

14. SENARAI PENCALONAN/PERAKUAN APC & PPC ONLINE
Klik Penilaian Prestasi>>PSM Fakulti/Jabatan>>Pencalonan APC PTJ

15. SENARAI PENCALONAN/PERAKUAN APC & PPC ONLINE
CETAK DARI SISTEM DAN SAHKAN

16. CETAK DARI SISTEM DAN SAHKAN
SENARAI MARKAH 3 TAHUN
CETAK DARI SISTEM DAN SAHKAN

17. HANTAR 3 SALINAN SEBELUM ATAU PADA 26 MAC 2017
TARIKH PENTING
HANTAR 3 SALINAN
SEBELUM ATAU PADA
26 MAC 2017
Dokumen boleh dicapai melalui laman web
PEJABAT PENDAFTAR > BSM > Anugerah

18. TAKLIMAT URUS SETIA
APC
P.P.C
TOR / PERANAN PPSM
SENARAI SEMAK

19. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC)

20. KRITERIA PEMILIHAN
Tertakluk kepada kuota 8% dan memperolehi markah e-LPPT/e-LNPT 360°/e-LNPT sebanyak 85% ke atas;
Perkhidmatan cemerlang adalah perkhidmatan yang diberikan oleh seseorang staf yang mutu atau penghasilannya melebihi daripada keperluan tanggungjawab biasa bagi jawatannya. Perkhidmatan yang diberikan itu boleh dijadikan contoh dan ikutan, serta memberi pengaruh yang menggerakkan kecergasan bekerja dan daya usaha staf yang lain;
Staf semua kumpulan, gred dan kategori sama ada dilantik secara tetap, sementara atau kontrak di bawah skim JKK, SSB dan SSM;
Telah berkhidmat bagi tempoh genap setahun penuh pada hari terakhir tahun penilaian;

21. KRITERIA PEMILIHAN
Pemilihan juga berasaskan kepada penilaian PPSM ke atas sumbangan staf berkenaan kepada organisasi, Perkhidmatan Awam, komuniti, daerah, negeri, negara dan peringkat antarabangsa;
Pemilihan hendaklah dibuat mengikut taburan lokasi tempat bekerja, kategori jawatan dan lain-lain yang berkaitan;
Keutamaan kepada staf yang dapat membina nilai-nilai bekerjasama dan berpasukan serta dapat mewujudkan perhubungan yang baik di semua peringkat;

22. KRITERIA PEMILIHAN
Bagi staf yang pernah menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang layak dipertimbangkan dengan menunjukkan prestasi yang amat cemerlang. Di antaranya ialah:-
Mendapat e-LPPT/e-LNPT 360°/e-LNPT sebanyak 90% ke atas;
Mendapat pengiktirafan dari dalam/luar negeri dan sebagainya.
Calon tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib dalam tempoh 3 tahun kebelakangan;
Calon yang pernah dinaikkan pangkat sama ada secara hakiki, Khas Untuk Penyandang (KUP) atau setuju menerima Opsyen dan sebagainya pada tahun yang dinilai tidak boleh dipertimbangkan untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang tahun 2016 kecuali tiada calon lain yang layak di fakulti/jabatan berkenaan.

23. INSENTIF SIJIL PERKHIDMATAN CEMERLANG; DAN
SIJIL SIMPANAN PREMIUM BERNILAI RM1,
DIBERI PELUANG DALAM PENCALONAN UNTUK MENERIMA DARJAH KEBESARAN, BINTANG DAN PINGAT PERSEKUTUAN ATAU NEGERI.
INSENTIF

24. PINGAT PERKHIDMATAN CEMERLANG (P.P.C)
SUMBER PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 13 TAHUN 2012

25. KELAYAKAN Staf tetap yang telah disahkan dalam perkhidmatan;
Bagi pencalonan kali pertama, telah genap 5 tahun berkhidmat dalam perkhidmatan awam pada tahun prestasinya dinilai;
Staf gred 1 sehingga 54 atau setaraf;
Pencapaian cemerlang dalam prestasi kerja dan aktiviti atau sumbangan di luar tugas rasmi dalam tempoh tiga (3) tahun terakhir;
Lulus tapisan keselamatan (jenayah dan keselamatan) polis diraja malaysia (PDRM);
Lulus tapisan keutuhan suruhanjaya pencegahan rasuah malaysia (SPRM);
Lulus tapisan keutuhan jabatan insolvensi malaysia;
Tidak pernah dikenakan tindakan tatatertib; dan
Diperakukan oleh panel pembangunan sumber manusia (PPSM).
Staf layak dipertimbangkan bagi penganugerahan P.P.C. Buat kali kedua jika memenuhi syarat seperti berikut:  
Memenuhi syarat di butiran 3 hingga 9 dan;
Perkhidmatan tidak terputus dalam tempoh 5 tahun dari tarikh penganugerahan kali pertama.

26. ASAS PENILAIAN
Penilaian berdasarkan kepada lima (5) kategori kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi seperti berikut:
Keahlian pertubuhan kemasyarakatan / NGO/ kelab/ persatuan/ pasukan sukarela
Sumbangan inovatif/kreatif/bakat/kemahiran;
Sukan dan permainan;
Penglibatan dalam aktiviti/program; dan
Komitmen kepada tugasan di luar waktu pejabat.

27. KAWALAN REKOD
P.P.C. ini adalah dikawal oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA);
Senarai pegawai yang dicalonkan untuk penganugerahan P.P.C. hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada JPA untuk semakan sebelum penganugerahan dilaksanakan; dan
Senarai penerima P.P.C. untuk tahun tersebut akan disahkan dan diwartakan oleh JPA.

28. PERANAN KETUA JABATAN
Mengemukakan senarai P.P.C. bagi tahun semasa kepada JPA untuk pengesahan dan pewartaan.
Melaksanakan penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC serta penyediaan insentif kepada penerima di kementerian/jabatan.
Menyelenggara rekod penerima P.P.C. dan APC di kementerian/jabatan masing-masing.
Mempamerkan nama dan gambar penerima P.P.C. dan APC di lokasi yang strategik atau yang sering dikunjungi orang ramai di pejabat.

29. Mesti ada dokumen sokongan
PERHATIAN
Pegawai Yang Dinilai (PYD) dan Pegawai Penilai (PP) hendaklah memberi perhatian kepada perkara-perkara berikut semasa membuat penilaian:
PYD hendaklah melengkapkan maklumat di Bahagian I dan II;
PYD hendaklah mengemukakan bukti yang disahkan bagi penglibatan dalam setiap aktiviti yang disenaraikan;
PP hendaklah menyemak kesahihan bukti penglibatan yang dikemukakan sebelum membuat penilaian dan pengesahan;
PP hendaklah memberi markah dengan membulatkan skala pemarkahan di ruangan yang disediakan;
PP hendaklah melengkapkan maklumat dan menurunkan tandatangan di Bahagian III; dan
PYD dan PP hendaklah merujuk kepada Garis Panduan Pengisian Borang Aktiviti dan Sumbangan PPC.
Mesti ada dokumen sokongan

30. PERANAN KETUA JABATAN
a) Mengemukakan senarai P.P.C. bagi tahun semasa kepada JPA untuk pengesahan dan pewartaan. b) Melaksanakan penganugerahan P.P.C. dan pemberian APC serta penyediaan insentif kepada penerima di kementerian/jabatan. c) Menyelenggara rekod penerima P.P.C. dan APC di kementerian/jabatan masing-masing. d) Mempamerkan nama dan gambar penerima P.P.C. dan APC di lokasi yang strategik atau yang sering dikunjungi orang ramai di pejabat.

31. Diuruskan oleh MPPSM Universiti
PERANAN KETUA JABATAN
Diuruskan oleh MPPSM Universiti

32. PERANAN KETUA JABATAN

33. PERANAN KETUA JABATAN

34. TOR/PERANAN PPSM

35. TERMA RUJUKAN PPSM KEAHLIAN Pengerusi
Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
Ahli
Pendaftar
Pengarah QRiM
Pengarah Kaunseling
Pengarah Kanan UTMLead
Timbalan Pendaftar, Seksyen Pembangunan
Dekan/Ketua PTJ (pembentangan secara giliran)
Setiausaha
Timbalan Pendaftar Kanan, BSM
Kekerapan
4 kali setahun
Dokumen Rujukan Utama Pengurusan
PP Bil. 4/2002
PP Bil. 6/2005
PP Bil. 13/2012
SPP Bil. 2/2009
PKPA Bil. 2/2002
Keputusan Mesyuarat PPSM
Urus setia
Timbalan Pendaftar (Perkhidmatan)

36. TERMA RUJUKAN PPSM BIDANG KUASA
MENGESAHKAN MARKAH PENILAIAN PRESTASI SESEORANG PYD. SEKIRANYA TERDAPAT KERAGUAN DAN MEMPUNYAI ASAS YANG KUKUH, PPSM BOLEH MENGUBAHSUAI DAN MENYELARAS MARKAH BERKENAAN.
MEMBERI PERHATIAN YANG LEBIH TELITI DAN PERTIMBANGAN YANG MENDALAM KEPADA PYD YANG MENDAPAT MARKAH PRESTASI YANG RENDAH UNTUK MEMASTIKAN PENILAIAN DIBUAT DENGAN BETUL DAN TERATUR TANPA SEBARANG UNSUR PENGANIAYAAN.
MENGESYOR ATAU MENENTUKAN PENEMPATAN DAN KEMAJUAN KERJAYA SESUAI DENGAN POTENSI, KEBOLEHAN, KESTIMEWAAN, SERTA KEMAJUAN STAF.
MENGESYORKAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING DENGAN TUJUAN MEMPERBAIKI DAN MEMPERTINGKATKAN PRESTASI DAN MOTIVASI STAF.
MENENTUKAN KELAYAKAN ATAU KESESUAIAN UNTUK PERGERAKAN GAJI, PINGAT, BINTANG, KEBESARAN DAN SURAT PENGHARGAAN.
MENGENALPASTI DAN MERANCANG KEPERLUAN LATIHAN STAF.
MENGESAHKAN DAN MELULUSKAN PEMILIHAN ANUGERAH-ANUGERAH KECEMERLANGAN STAF