1. محاضرات عن الجودة في الادارة المدرسية
محاضرات عن الجودة في الادارة المدرسية
د/ عبد الله بن احمد الزهراني

2. أسباب مشكلات العمل..؟
أداء العمل الغير صحيح بطريقة سليمة..؟
أداء العمل السليم بصورة غير صحيحة ..؟

3. بدأت مشكلة الإدارة تظهر بوضوح وبشكل حاد مع تعقد التنظيم وتعظيم الأهداف من جهة وتطور ونمو المنظمات من جهة أخرى ، لذا ازدادت معه أهمية دراسة الإدارة بطريقة علمية لمواجهة مشاكل التخطيط والرقابة بالاضافة الى المشاكل الأخرى المرتبطة بها والتي حالت دون مواكبة تطور المنظمات ونموها .

4. التغيرات العالمية في مفهوم الادارة
اعادة تصميم البناء التنظيمي
مفهوم الجودة
الهندرة
المنظمات المتعلمة / ثقافة المنظمة
الادارة بالمشاركة
صوت العميل
ادارة الجودة الشاملة
التفويض
القياس المقارن للاداء

5. مفهوم الادارة الادارة عملية مستمرة تستند الى مفاهيم و اساليب عملية تهدف الى تحقيق نتائج محددة باستخدام الموارد المتاحة للمنشأة بأعلي درجة من الكفاءة والفعالية .

6. الكفاءة : إن الكفاءة هي العمل بطريقة معنية بحيث يتم استغلال الموارد المتاحة بالكامل دون إسراف أو ضياع .   الفعالية: إن الفعالية تعني عمل الأشياء الصحيحة في الزمن المناسب وبالطريقة الملائمة .

7. (نحتاج الى وظائف الادارة)
الادارة نشاط انساني يهدف الى تحقيق نتائج محددة باستثمار الموارد المتاحة و العمل على تنمية الموارد الجديدة .
(نحتاج الى وظائف الادارة)

8. المنظمة كنظام متكامل بالرغم من صعوبة تحديد تعريف موحد لمفهوم النظام ، إلا أن معظم التعاريف كانت تحمل في دلالاتها بأن النظام هو : عبارة عن مجموعة من الأجزاء المتكاملة أو مجموعة من الأجزاء ذات خصائص مشتركة ، أو مجموعة من العلاقات تؤدي إلى هدف مشترك .

9. أهم الخصائص التي يشير إليها أي تعريف للنظام هي : 1
أهم الخصائص التي يشير إليها أي تعريف للنظام هي : 1. يتكون النظام من عدة أجزاء يجب أن ينظر إليها ككل وليس كوحدات مجزأة . 2. يتصف النظام بانفتاحه على المحيط الذي يعمل في إطاره 3. يشكل كل جزء من أجزاء النظام الكلي نظاماً بحد ذاته ولكنه يصب في إطار النظام الكلي .

10. المدخلات والعمليات والمخرجات
4. إن مكونات النظام الكلي هي ثلاث :
المدخلات والعمليات والمخرجات
5. إن العلاقة بين النظام والمحيط الذي يعمل في إطاره هي علاقة ذات تأثير متبادل ، وقد تكون نتائج هذه العلاقة سلباً أم إيجاباً ، ويمكن استخلاص هذه النتائج عن طريق المعلومات المرتدة .

12. المفاهيم الخاطئة والشائعة فيما يتعلق بوظائف الإدارة: v تنحصر ممارسة هذه الوظائف فقط في مستويات الإدارة العليا في منظمات الأعمال والدولة دون غيرها من المستويات ، ويقتصر عمل المستويات الأخرى على وظيفة التوجيه والرقابة . v إن أهمية هذه الوظائف تتساوى في الممارسة على كافة المستويات الإدارية . v إن وظائف الإدارة هي وظائف منفصلة عن بعضها البعض ، ويمكن الاستغناء عن بعضها في الممارسة العملية.

13. عملية الإدارة لمنظمات الأعمال مجموعة من الركائز تشكل في تناسقها وتفاعلها المسار الحقيقي لها ، فإما الانكماش المؤقت ومن ثم التصفية وإما الديناميكية والتطور ، وهذه الركائز هي : 01     الوظائف الإدارية . 02    العمليات الإدارية . 3. اتخاذ القرارات وحل المشكلات .

14. 1- الوظائف الإدارية : وهي وظائف التخطيط ، التنظيم ، التوجيه والرقابة بحيث يتم ممارستها من قبل كافة أعضاء التنظيم .

15. 2- العمليات الإدارية :
هي مجموعة الأنشطة الرئيسية والفرعية اللازمة لتحويل عناصر الإنتاج الى سلعة
أو خدمة .

16. 3- اتخاذ القرارات وحل المشكلات :
وهي العملية التي بموجبها يتم مواجهة كافة المواقف التي تستدعي حلولاً لها لتحقيق أهداف المنظمة .

17. مبادئ الادارة التخطيط تغيير البيئة اتخاذ القرار القياس التنظيم التحسين
المستمر

18. الاتجاهات الحديثة فى فكر الادارة المدرسية
النظريات الادارية الحديثة في مجال الادارة التربوية
القيادة التربوية
استراتيجيات ومهارات الادارة المدرسية
الادارة الصفية
مهارات الاتصال الاداري
حلقات الجودة في الادارة المدرسية
ادارة الجودة ونظم الجودة العالمية الآيزو9000
بطاقة الاداء المتوازن لتقويم الاداء التعليمي

19. وظيفة الادارة المدرسية
تطور الفكر الادارى والفلسفي والتربوي
التحول من الدورالاشرافي الي التنمية التعليمية والتغيير والتجديد
التحول نحو العمليات الانسانية
تحقيق مبدأ الكفاية الانتاجية
التحفيز والتشجيع

20. الادارة المدرسية :
عنصر مهم من عناصر العملية التربوية حيث تعمل على تحفيز جميع عناصر العملية التربوية المادية منها والبشرية من خلال تنشيطها في كافة الانشطة التربوية.

21. تعريفات أخري في الادارة المدرسية
هي مجموعة من العمليات يقوم بها أكثر من فرد بطريقة المشاركة والتعاون والفهم المتبادل .
هي جهاز يتألف من مدير المدرسة ومن نائبيه(الوكلاء)والاساتذة والموجهين والاداريين وكل من يعمل في النواحي الفنية والادارية.

22. تعريفات أخري في الادارة المدرسية
هي مجموعة العمليات التي يتم بمقتضاها تعبئة القوي البشرية وتوجيهها توجيها كافيا لتحقيق أهداف الجهاز الذى توجد فيه.
الخلاصة من التعريفات
الادارة المدرسية مجموعة من العمليات تعمل على تحقيق أهداف المؤسسة التعليمية
ماهي تلك العمليات؟
كيف تؤدي؟

23. أهمية الادارة المدرسية
ضرورة لكل مدرسة
تنفيذ الأعمال بواسطة الآخرين من خلال وظائف الادارة
الاستخدام الامثل للموارد البشرية والمادية
تحقيق الرغبات والحاجات الانسانية

24. المفهوم الهرمي للحاجات الإنسانية
تحقيق الذات
الحاجة إلى التقدير
الحاجة إلى الانتماء
الحاجة إلى الأمن والسلامة
الحاجات الفسيولوجية

25. أهداف الادارة المدرسية
الاتجاهات الجديدة فى الادارة المدرسية
التركيز على العملية التربوية
التواكب مع المتغيرات الاجتماعية

26. أنماط الادارة المدرسية
المنهج الاوتقراطي (عملية اصدار القرارات والتعليمات)
المنهج الديمقراطي (الاسلوب الاستشاري)
الادارة من خلال الآخرين(الاسلوب التفاعلي)
الادارة المتوازنة والهادفة والمخططة

27. مظاهر مشكلات الادارة القصور في العمل التقصير في تحديد مسؤولية الفرد
التأخير في انجاز العمل
الأعمال الخاطئة
نقص جودة الجهد المبذول للانجاز العمل

28. العملية الادارية المدرسية
التخطيط
التنظيم
الاشراف التربوي
التقويم

29. برامج الجودة
والتطوير
ماهو مطبق فعلا
من نظام العمل
لوائح
اجراءات عمل
نظام العمل

30. الجودة تعني ... تحقيق متطلبات ورغبات العملاء .
الجودة تعني ...
تحقيق متطلبات ورغبات العملاء .
مطابقة المنتج أو الخدمة للمواصفات المحددة قبل وأثناء وبعد الانتهاء.
العمل صحيحا من أول مرة
السبق في التعرف علي توقعات العملاء وتطلعاتهم .

31. مراحل تحكم الجودة الاحصائي SQC
لايوجد تحكم
انخفاض
الاختلافات
انخفاض
التكرار
مرحلة تحكم

32. ثلاثية الجودة
الجودة
الالتزام
الكفاءة
الاتصالات

33. نموذج التوجه لجودة الرؤية المشتركة
الشاملة
الاتصال
شكل ونوع
الأغراض
المنهجية
الأهداف
السياسات
الرسالة
القيم
أعمل أصح الاشياء (ماذا أعمل)
أعمل الشيء الصحيح(كيف أعمل)

34. تعريفات مختلفة للجودة ف . كروسبى crosby ج . جوران juran
مطابقة المتطلبات .
Conformance to requirement .
ج . جوران juran
ملائمة الاستخدام .
Fitness for use .
أ . فيجينباوم feigenbaum
ملاقاة وتحقيق توقعات العملاء .
Meeting customer expectations.
أ . ديمنج Deming
تخفيض الاختلافات .
Reduction in variation

35. لماذا يجب أن نحدد الأهداف نحو تحقيق الجودة فيما يقدم؟

36. الاحتياجات الاربعة الرئيسة لتوجيه الاهداف نحو الجودة … :
1- تخفيض العيوب والانحرافات
الاقلال من الاخطاء و رفع الوعي نحو العمل الصحيح من أول مرة .
2- تحسين الانتاجية
تقديم مخرجات أفضل بنفس مستوي التكاليف .
3- تحسين خدمة العميل
العمل عللى ارضاء الزبون
4- الابداع و الابتكار innovate
المنافسة نحو تقديم الجديد والأفضل مواصفات وأداء بصورة مبتكرة ولابد من المواكبة للتغيرات في كل الاتجاهات .

37. عجلة ديمنج لجودة التحسين المستمر
4-تحرك
ACT
1-خطط
PLAN
3-راجع / أدرس
CHECK OR
STUDY
2-أعمل DO

38. هدف ومعايير الجودة
معايير الجودة تعتمد على سياسات وأهداف التعليم ككل .. وهي :
بيان مهمة
هدف العام الذى تسعي الى تحقيقية
تحديد المهام والمسئوليات الحالية والمستقبلية
مسئولية الافراد نحو تحقيق الهدف
المشاركة في الانجاز
ولابد من فهم جميع المستويات تلك الاهداف والغايات .

39. أسئلة مدي وضوح الهدف نحو الجودة..؟
أسئلة عامة …
هل أهداف العمل مكتوبة وواضحة؟
هل يعرفها جميع العاملين ؟
هل يدرك العاملين أهمية الجودة لتحقيق الهدف؟
في أي مستوي تقيم الوعي بالجودة في عملك ؟
ضعيف متوسط لايوجد
هل تتفق أهداف الجودة مع واقع العمل والتغيرات ؟
هل تعتقد بفائدة تحقيق الجودة ؟
هل يتوافر تدريب وتعليم للتعريف بكيفية تحسين العمل ؟
متي آخر مرة سمعت عن أهمية الجودة أو قرأتها ؟
هل شاركت في وضعها أو تحديثها ؟
هل تناقش رئيسك في العمل عنها؟

40. هيكل المنظمة وواقع العمليات
هيكل العمليات

41. ماذا نعني بالعملية ؟ what is process ?
خطوات متتابعة لتحويل المخلات الى مخرجات .
مصطلح أخر للعملية هو :
نظام system
طريقة method
اجراءات procedure
مدخلات أو مخرجات ممكن أن تكون
منتج أو خدمة
معلومات
المدخلات تأتي من مورد واحد أو أكثر ، والمخرجات تذهب الى عميل واحد أو أكثر .

42. مفهوم المهام ذات القيمة المضافة أو ذات القيمة غيرالمضافة للعمليات
مفهوم المهام ذات القيمة المضافة أو ذات القيمة غيرالمضافة للعمليات

43. حلقات الجودة : هو أسلوب من أساليب الادارة بالمشاركة، تقوم على فلسفة الادارة من الاسفل الى الأعلى.

44. حلقة الجودة هي مجموعة متطوعة من العاملين يلتقون ويجتمعون بشكل دوري لتحديد مشكلات العمل ووضع الحلول وخاصة تلك التي لها علاقة بجودة المنتج .
لقد ازداد استخدام حلقات الجودة علي مستوي العالم في كافة القطاعات المختلفة كمدخل لحل مشكلات العمل من خلال المشاركة ويطلق علها كذلك ( فرق العمل ) .

45. قصة أربعة أفراد يكونون فريق عمــل
هذه قصة أربعة أفراد وهم: كل فرد ، فرد ما ، أي فرد ، ولا أحد .
كان هناك عمل هام يجب القيام به وكان كل فرد على يقين أن فردا ما سيؤدى ...العمل.
أي فرد كان يستطيع القيام به ولكن لاأحد فعل، فردما استشاط غضبا لأن هذا كان عمل كل فرد.كل فرد اعتقد أن أي فرد يستطيع القيام بالعمل،ولكن لاأحد كان يعلم أن كل فرد لن يعمل شيئا .
انتهت القصة بأن كل فرد ألقى اللوم علي فرد ما لأن لا أحد فعل ما كان يستطيع أي فرد أن يفعل .

46. مفاهيم مختلفة لحلقات الجودة
ايجاد ثقافة جديدة للمنظمة تهدف الى احداث تغيرات أساسية في أسلوب وطريقة العمل بشكل أفضل .
مجموعة من المبادئ الارشادية لتطوير العمل وضمان التحسين المستمر .
التحول الى ثقافة متحدة متميزة في الاداء تتواءم بشكل فعال مع المتغيرات الخارجية و المستويات الداخلية من خلال رضاء العميل الداخلي و الخارجي.
شكل تعاوني للأداء الاعمال بالتركيز علي مواهب وقدرات العاملين لتحسين الانتاجية والجودة بشكل مستمر مستخدما فرق العمل المشتركة .

47. تختلف الآراء حول جدوى الحلقات باعتبارها أسلوباً من أساليب عملية اتخاذ القرارات وأحد أدوات إدارة العميل، فالبعض يراها أسلوباً غير فعال وبعض آخر يراها غير ضرورية أو غير مرغوب فيها إذ يمكن للمنظمة أن تستمر في أداء عملها دون اجتماعات بينما يرى فريق ثالث أنها من مضيعات الوقت ومن مهدرات الموارد.

48. غير أن الوقائع يثبت بأنها ما زالت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية فهي أحد أفضل وسائل الإتصال – إذا ما أديرت بنجاح – وعن طريقها يتم تبادل وجهات النظر والإفادة من خبرات الآخرين ومن ثم يدور عرضنا في الصفحات التالية حول التعرف على هذا الأسلوب من أساليب الإدارة وكيف نجعل منه أسلوباً أو وسيلة فعالة.

49. وتعرف الحلقات أيضاً بأنها واحدة من وسائل الإتصال والتي تتيح الفرصة للأعضاء المشتركين فيها للتفاعل والحوار وتبادل الرأي.
وبصفة عامة تستخدم كلمة حلقة للإشارة إلى التقاء عدد معين من الأفراد في مكان ما لمناقشة موضوع معين بغرض التوصل إلى هدف معين بغرض التوصل إلى هدف معين، إذن الحلقة وسيلة وليست هدفاً في ذاتها.

50. مفهوم حلقات الجودة المقومات الأساسية هي :- ادارة تشاركيه
التحسين المستمر للعمليات
استخدام فرق العمل لحل المشكلات والتطوير
بناء ثقافة للتطوير و الابداع
مراعاة الفروق الفردية وتنميتها
التشجيع في تقديم الآراء و المقترحات

51. دوافع استخدام حلقات الجوده:
1-     تساعد الحلقات المشاركين فيها على التعرف على وجهات النظر المختلفة مما يساعد على معالجة موضوع بشكل جيد والوصل إلى أفضل القرارات الممكن.

52. 2- من خلال الممارسات العملية في المنظمات تبين أن عملية التنسيق بين مختلف النشاطات في المنظمة لا يمكن أن تنتهي إلى تحقيق الأهداف المقررة، سواء على نطاق الأقسام والإدارة الرئيسة أو على نطاق المنظمة ككل ، دون أن توجه الجهود وتنسق قيادات تلك الإدارات والأقسام أو أي فرد أو مجموعة أفراد ممثلة لهما فيما بينهما. وسيلة لتحقيق التنسيق والتكامل.

53. 3-  يستخدم المدير أو القائد الحلقة كوسيلة تساعده في ابراز دوره القيادي والتوجيهي، استعداده للاستماع والتشجيع، الحماس الشخصي للهدف ونقل هذا الحماس للآخرين، وكوسيلة تساعده أيضاً في الخروج بأفكار جديدة ووضع اليد على نقاط العف والقوة في الحاضرين مما يكون له تأثير على المنظمة في المستقبل.
    4- تمكن الحلقات المشتركين فيها من التعبير عن رأيهم بصراحة تامة حسب استعدادهم وقدراتهم والمامهم بالموضوع محل البحث.

54. ماهو المطلوب عملة للنهوض بمستوي جودة الأداء ؟
- الجودة مفتاح نجاحها لا يكمن فقط في حل المشكلات وقت حدوثها ومعالجتها بل كيفية أن نمنع تكرار حدوث الاخطاء..
منع وقوع الحريق منذ البداية
مكافحة الحريق وحل المشكلات

55. أسباب فشل برنامج حلقات الجودة
عدم اقتناع الادارة بجدوى التغيير
الادارة لا تهتم بالعاملين
الاعتقاد ان الشعارات تحقق نتائج الجودة
فقد الثقة في البرنامج بعد 5 أشهر من بدأ التنفيذ.
وجود حلقة مفقودة نحو الهدف بين الادارة والعاملين حول ما ذا يراد تحقيقه وضرورة وضع معايير لقياس مدي التقدم والانجاز
قلة جهود التوثيق وتسجيل الاجراءات والنتائج
البحث عن أعذار …..:
وضعنا مختلف .
مشكلتنا مختلفة .
مضيعة وقت العمل
جرب ونجح في مواقع محددة مــــــــن العالم
ليس في الامكان أحسن مما كان …..
المنهجية يابانية أو امريكية ..

56. يمكن أن نجمل أنواع حلقات الجودة في خمسة:
توصيل المعلومات
الحصول على المعلومات
حل المشكلات
التوجيه أو الإرشاد

57. مفهوم الالتزام بالجودة
الالتزام عنصرا رئيسيا ،فالالتزام يجب أن يكون موجودا في كل المستويات .
والالتزام ليس فقط نحو التخطيط ، والمبادئ و ممارسات العمل واجراءاته بل هو تعبير شخصي وتعهد بالتنفيذ و دعم تحقيق النتائج لتؤيد منهجية الجودة .
الالتزام هو :-
أن تفعل ما تقول بأنك سوف تفعله .
التأكيد علي المشاركة ليس بالاقوال بل الأفعال .
أنها الالتزام بالأداء والتحديث المستمر .
أداء العمل الصحيح وبطريقة صحيحة من أول مرة .
السلوكيات تعكس أقوال وشعارات الجودة .
القيادة و اعطاء المثل والقدوة .

58. آثار عدم الالتزام ايجاد عشرات الأعذار بدون عمل شىء السخرية والتشاؤم
الفشل في البحث عن المشاركة و رفض المسئولية والتهرب منها .
توجيه اللوم الى الآخرين .
افتراض أن الآخرين يجب أن يعملوا أولا .
الفشل في الوفاء بالتعهد و الاتفاق .
الفشل في ادراك أهمية عمل الفريق و انجازاته
التركيز علي حل المشكلات بصورة مؤقتة وليست جذرية .

59. تقييم التقدم تنفيذ الخطة تهيئة الفريق
مفهوم الفريق
الفريق هي مجموعة تسعي الي الوصول الي هدف وغاية مشتركة يعملون علي تحقيقها .
ولدي الفريق خصائص وهي :
الاتحاد حول الهدف
يشتركون مع بعضهم لتحقيق الهدف
يصممون طريقة عملهم معا
يتشاركون في تحمل مسئولية المهام
تقييم التقدم تنفيذ الخطة تهيئة الفريق

60. ان ثقافة الالتزام لكى تتحقق تتطلب تعميق الشعور بالمشاركة من خلال تفعيل عمل فرق الجودة .
كما ان بناء فريق العمل الفعال يضمن للمنظمة النمو المستمر من خلال خلق شعور و رضاء بين العاملين واحساس بالانتماء و تشجيع القدرة الابداعية و الابتكار .
الفريق هو مجموعة من الافراد يشتركون في أداء عمل موحد ويتحمل كل فرد
منهم مسئوليات ومهام جزئية معينة في هذا العمل من خلال مناخ
يسوده الانتماء و الرغبة للتغير الى الأفضل .

61. حلقة الجودة
مجموعة من العاملين من تخصص أو قسم واحد أومتنوعين من وظائف وتخصصات مختلفة و هم خبراء في عملياتهم بالمنظمة ، ويعملون علي تحسين عمليات العمل من خلال البحث وجمع البيانات و تحليل العمليات مستخدمين في ذلك أساليب وادوات الجودة .
الهدف هو : تحسين جودة أداء العمل
جودة العملية
ادارية
تعليمية

62. بناء فريق الجودة الديناميكي
ان بناء الفريق الجودة الديناميكي يعتمد علي التالي :-
1-النجاح من خلال تكامل فريق العمل
2- استخدام وسائل تحليل الموضوعات والمشاركة في اتخاذ قرار الفريق
3- قياس اداء الفريق وانجازاته
4- اجتماعات الفرق نحو انجاز عمل ونتائج
5- التدريب علي المعلومات المرتدة من مهام الفريق بفعالية علي قرار الحل .

63. أسس فريق الجودة وضوح تام لرسالة الفريق و أهدافه الابتكار في العمل
وضوح تام لرسالة الفريق و أهدافه
الابتكار في العمل
التركيز علي تحقيق النتائج
وضوح للأدوار و المسئوليات
التنظيم المتميز في العمل
بناء على المهارات لدي كل فرد مشارك
الدعم المشترك لقيادة الفريق و جميع الاعضاء معا
تنمية مناخ الفريق
حل مشكلات الاختلاف
الاتصالات المفتوحة
اتخاذ قرارات موضوعية تحقق الهدف
تقييم مستمر لكفاءة العمل

64. 1- وضوح تام للأهداف الحلقة
يتطلب من الفريق وضوح الغرض و الهدف من العمل وليس فقط فهم ما يجب عملة حاليا ولكن فهم كامل وشامل من خلال وضع تصور مركز لما سوف يحققه الفريق .
بناء الاهداف المشتركة والواقعية تحقق الاقتناع و الالتزام بضرورة الانجاز.
علي قائد الفريق التأكد من أن كل فرد شارك في تعريف الهدف ورسم الانجاز المستقبلي .

65. عناصر فريق جودة
القائد
يقود لقاءات الفريق وفق أجنده / برنامج العمل المحدد
جدولة اللقاءات و مراجعة عمليات تقدم الفريق
منسق بين موضوعات وقرارات فريق جودة العمليات و جهاز الجودة.
توزيع الادوار والمهام علي الاعضاء ومتابعة الانجاز وفق الخطة والوقت المحدد لكل مرحلة من التنفيذ .
حث الهمم و تشجيع الفريق للعمل الفعال
رفع تقرير ملخص مستمر عن سير عمل الفريق و النتائج المحققة .

66. ما بين قيادة وادارة فريق الجودة
القيادة
رؤية
دعم التغيير
التمكين
مدرب
الرعاية
ابتكار وابداع
تحسين نظام العمل
الادارة
تخطيط
تنظيم
توجيه
رقابة
الحصول على نتائج

67. مواصفات القيادي الفعال
ايجاد مزيد من القادة
يركز على المستفيد من عمل الفريق
يعرف متي يكون مدربا ومتى قاضيا
يزيل الحواجز ويحول العمل لمتعة جماعية
يتفهم الاختلافات في جميع الموضوعات
يعمل لتحسين و تطوير نظم العمل
بناء الثقة
ينسي الاخطاء
يحسن الاستماع
يشجع العملين على التدريب والتعليم

68. القيادة و تكوين الفريق 2 1 4 3

69. المقرر
مقرر الفريق يلعب دورا هاما في قيادة اجتماع عمل الفريق وذلك من خلال الاستفادة من خبرات و مواقع الاعضاء العلمية والعملية
يجعل الاجتماع أكثر تركيزا من خلال متابعته وتوجيه نحو اجنده العمل
تركيز الفريق علي تحسين العمليات ومساعدتهم في استخدام ادوات الجودة الشاملة
متابعة عمل الفريق و التأكد من توافق العمل نحو الهدف المحدد
متابعة توزيع المهام والتأكد بأنها ضمن اطار الهدف
مساعدة الفريق نحو خلق مناخ فعال للنقاش والتحليل .

70. أعضاء الفريق يعتمد دور اعضاء الفريق علي العناصر التالية :
حضور اجتماعات الفريق ومحاولة عدم التغيب
المشاركة بالخبرات والآراء الواقعية من خلال العمل
جمع وتحليل بيانات العملية لتحديد جذور أثر وسبب المشكلة .
التعرف علي ادوات الجودة وطرق استخدامها لتحليل و تشخيص مشكلة الدراسة ومناقشتها و تكوين قاعدة من الافكار المختلفة من خلال المشاركة .
تقديم اقتراحات وحلول تقود لتحسين العمليات

71. 2- الابتكار في العمل
ان التجربة و الابداع هما أهم عناصر بناء فريق الجودة الديناميكي .
محاول تقديم حلول مختلفة ومتعددة لحل المشكلة أو تطوير اداء العمل و اجراته .
الخوف ليس من الاخفاق في تحقيق الهدف والنتيجة المطلوبة بل البحث عن مواقع الخلل والفرص المتاحة لتغيير العمليات نحو الافضل.
المرونة في الابداع من خلال تحليل المشكلة و اتخاذ القرار .

72. 3- التركيز علي تحقيق النتائج
القدرة علي التعرف ما هو المطلوب انجازه ؟
ومتي هو مطلوب ؟
وهل هناك اختبار للتأكد من تلك المتطلبات ؟
يعمل الفريق لتحقيق النتائج ليس فقط علي الحدس والتخمين بل علي واقع العمل وامكانيات التغيير .
لقاء الفريق بصفة مستمرة و الالتزام لتحقيق افضل انتاجية من خلال التركيز علي ما يراد تغييرة .
في الوقت
المناسب
في ضوء
الأمكانيات
جودة عالية
النتيجة ة

73. 4- وضوح للأدوار و المسئوليات
الابد من تحديد الأدوار و المسئوليات الموزعة علي أعضاء الفريق.
كل فرد من الاعضاء يعلم ماذا يتوقع منه وماهي ادوار باقي الاعضاء .
تحديث دائم لتلك الادوار والمسئوليات حتي تتفق مع المتغيرات في اجرات العمل والاهداف .

74. لائحة عمل فريق الجودة
لائحة (Charter) عمل فريق العمليات هي عبارة عن وثيقة تقدم معلومات للفريق عن :
تحديد مسئوليات الفريق موزعة ولكل فرد اختصاصه وينطلق مثلا من الوظيفة وخبرة عمل.
تحديد اهداف عمل فريق الجودة لتحسين اداء العمليات من خلال رسم الاهداف العامة والفرعية في كل اختصاص للفريق وتقديم الحلول للتطوير .
انشاء وربط الفريق من خلال تقديم جدول يوضح اسماء الاعضاء و طريقة الاتصال (هاتف/فاكس ،بريد الكتروني )
معلومات عامة عن منهجية العمل ومراحله الاساسية .

75. 5- التنظيم المتميز في العمل
فريق الجودة لابد أن يحدد من البداية الهدف كما أشرنا وماهي خطة العمل و الاجراءات المطلوبة للتنفيذ ونوع المشاركة .
لابد من وجود بناء واضح للفريق من خلال توزيع المهام وفهمها لكل عضو .

76. 6- بناء على المهارات في كل فرد مشارك
قائد الفريق لابد أن يكون علي دراية كاملة عن مواقع القوة والضعف لدي كل فرد في الفريق وما هو المتوقع منة .
العمل كمدرب وموجه لتلك المهارات المكتشفة و الاستفادة منها في تحقيق الاهداف لكل عضو .

77. 7-الدعم المشترك لقيادة الفريق و جميع الاعضاء معا
الفريق مشاركين في أدوار الروح القيادية والحماسية للعمل والنمو.
دعم وتعاون بين أعضاء الفريق للقائد و للأعضاء الآخرين للعمل معا .

78. 8- تنمية مناخ الفريق
كفاءة اداء الفريق العالية تعتمد علي المشاركة الفعالة في العمل بين كل اعضاء الفريق وذلك يتمثل في طاقة تفوق عدد الفريق .
التشجيع والدعم لكافة الاعضاء من خلال بناء روح الثقة و المشاركة .

79. 9- حل مشكلات الاختلاف
مبدأ الاختلاف و تضارب الآراء وارد وطبيعي جدا في عمل الفرق وذلك لتباين وجهات النظر حول موضوع معين .
الاختلاف والتضارب ليس شيء بالضرورة يسئ الى نشاط عمل الفريق ، بل احينا يقدم حلول ووجهات نظر قد تكون جديرة بالملاحظة .
ان فريق الجودة الفعال هو الذي يستثمر الاختلاف للمناقشة الجادة و الموضوعية و الهادفة نحو تقدم العمل و ليس تأخيره .

80. 10- الاتصالات المفتوحة
اعضاء حلقة الجودة الديناميكي هم الذين يتحدثون معا مباشرة و باخلاص للانجاح العمل .
كل فرد يقدم اقتراحات تأخذ موضع الاعتبار فيما قدم و تبني علي تكملة افكار الآخرين .
الاتفاق علي طريقة الاتصال السريعة والمباشرة بين الاعضاء وقائد الفريق للمتابعة و العمل بكفاءة .
الاتصالات
المفتوحة والفعالة

81. 11- اتخاذ قرارات موضوعية تحقق الهدف
فريق الجودة الديناميكي هو الذي يحدد له منهجية فعالة كمدخل لحل المشكلات و اتخاذ القرارات .
القرارات لابد ان ينبع من مشاركة ومعايشة للمشكلة لكل من اطراف الفريق و الاقتناع بالقرار ودعمه من الجميع .
الاعضاء لهم الحرية في مناقشة القرار موضع المشكلة و الاستماع و النقاش قبل القرار .
التأكيد علي الفهم الكامل لموضوع النقاش و اسباب اتخاذ هذا القرار وماهي عوائق التنفيذ .
وجود خطة بديلة لحل المشكلة في حالة تعثر القرار السابق .

82. اتخاذ القرار
من يتخذ القرار في الفريق هو من لدية التحكم علي الفريق . فقائد الفريق حين يتخذ قرار مركزي يتحول قوة القرار له وتسلب من الفريق وهو الطريقة البيروقراطية التنظيمية القديمة و التقليدية
كما أن القرار المركزي يؤثر علي فعالية و التزام الفريق نحو تحقيق أهدافه و ضعف نتائجه وقلة المشاركة والشعور الغير الايجابي و المعتمد علي شخص واحد .
وهناك بعد قادة الفرق يتخذ القرار بعد استشارة جميع اعضاء الفريق ، وبهذه الطريقة يكون القرار أفضل و ترتفع درجة الالتزام به الي حد معين و لكن الانتاجية المرتفعة نادرا ما تحقق .

83. خواص القرار الجيد القرار الجيد له صفتان وهما :- 1- الجودة
قرار الجودة هو قرار عقلاني منطقي ومعقول الصياغة وواقعي و نسأل :
هل هناك عنونة الافكار جميعها والتي تطرح في موضوع ما ؟
مدي مشاركة اعضاء الفريق في ابداء الرأي و المشورة ؟
هل نحتاج الاتصال مع أطراف خارج الفريق لمعلومات أكثر أو نصح؟
2- الالتزام
هو القرار الذي شارك فيه جميع اعضاء الفريق ، ويمكن تحقيقه من خلال:
هل وافق جميع اعضاء الفريق علي القرار ؟
هل يفهم جميع اعضاء الفريق تبعات هذا القرار؟
ما مدي الحماسية لدي الاعضاء في استمرار القرار و تحقيق أفضل النتائج ؟

84. 12- تقييم مستمر لكفاءة العمل
ان فلسفة حلقة الجودة تقوم علي عنصرين بالغين الاهمية وهما :
استمرارية التحسين
المبادرة والسبق
وعلي الفريق ان يختبر نفسه دائما كيف يمضي قدما في العمل و تحقيق انجازات فعالة معتمدة علي العنصرين السابقين .
حل مشكلات العمل وتحسين اجراءاته قبل أن يستفحل حجم المشكلة .

85. خطوات عمل حلقة الجودة الفعالة
1- القيادة
2-المجاهدة
3-التقدم

86. المرحلة الأولي : القيادة
المرحلة الأولي : القيادة
في مرحلة القيادة وهي أول مرحلة لتركيز الفريق علي أهدافه و ماذا سوف ينجز في رحلة عملة .
وتعتبر هذه المرحلة بمثابة قواعد اساسية علي الطريق .

87. تحديد أهداف الحلقة
أول خطوة لبناء الحلقة الفعالة مشاركة جميع الاعضاء في وضع اهداف الحلقة و العمل .
وان تكون موجهة نحو مهمة العمل الاساسية المطلوب تحقيقها والتي وجد الفريق من أجلها .
وفي هذه المرحلة تنقسم الى ثلاث وهي:
أولا - وضع تصور شامل لعمل الحلقة
ثانيا - رسم اهداف الحلقة و أولوياتها
ثالثا - تسجيل قواعد واساسيات العمل

88. أولا: وضع تصور شامل للاهداف لعمل الحلقة
الاتفاق حول هدف الحلقة خطوة هامة للتقدم نحو الغاية .
ان اتفاق جميع الاعضاء علي الغرض من العمل ووضع الافكار له سوف يعمل علي الالتزام بالتنفيذ وتحقيق الهدف كما يمثل أيضا حافزا للعاملين على تحقيقه .
وهنا نسأل :-
لماذا وجد هذ1 الفريق ؟
وهل هناك هدف للبداية و مراحل العمل وتوقعات للنهاية ؟

89. ثانيا : رسم اهداف وأولويات الحلقة
لابد مشاركة الفريق في وضع الاهداف أولا كما أشرنا سابقا ثم ترتيب أولويتها الاهم ثم الاقل اهمية وهكذا..
ويحتاج الامر الي حوار ومناقشة كل هدف للحلقة ومدي توافقه مع المهمة الموكلة لها وخطة العمل .

90. رسم أولويات الحلقة تبدأ مرحلة الاولويات و تعتمد على الآتي :-
1-أى الاهداف يجب انجازه أولا ؟
2-ما هي الاعتبارات المتداخلة للوصول لهذا الاهداف ؟
3-متي يستطيع الفريق الوصول لهم ؟
ومن هنا ننطلق الي مرحلة رسم قواعد العمل وتسجيلها .
جدول عمل زمني

91. ثالثا : تسجيل قواعد العمل
ان الفريق الديناميكي والفعال هو من يعمل في هذه المرحلة علي وضع خطوط وقواعد ارشادية للعمل بمعني الكيفية والاسلوب .
بمعني كيف نعمل سويا كفريق ؟ حتى نحقق الانتاجية و بيئة العمل الفعالة للفريق ؟
مثال :
الدقة الزمنية عند بداية ونهاية الاجتماع
حل مشكلات الخلاف قبل نهاية الاجتماع
احترام الرأى و الاستماع للجميع و القناعة بالقرار .

92. المرحلة الثانية: المجاهدة نحو فريق فعال
بعد اتمام المرحلة الاولي اصبح الجميع يعلم أين سوف يتجه وماهي الخطوات اللازم اتمامها لهذا الهدف .
وفي هذه المرحلة يحتاج الفريق تحديد التالي :
1- توضيح أدوار الفريق و مسئولياته
2- التعرف علي المعوقات

93. 1-توضيح أدوار الفريق ومسئولياته
الفريق الديناميكي الذي يعرف كيف يطرق الاهداف بفعالية شمولية ولست فردية .
حتي يتحقق ما سبق يجب تعريف الأدوار و المسئوليات :
من المسئول عن قيادة الفريق ؟
هل نحتاج تعريف مسئوليات أعضاء الفريق حينما يتواصلون مع الادارات الاخرى .؟
أي مهام هي مسئولية من ؟ من أعضاء الفريق ؟
ومن خلال تحديد / وتوضيح الأدوار والمسئوليات لكل فرد يصبح الفريق جاهزا للنجاح المطلوب تحقيقية وبالتالي تقليص الفجوة في معرفة مسئولية من وكيفية العمل و مدة التنفيذ .

94. هناك نوعان من الادوار المطلوبة والهامة في الفريق :
1-الاشتراك في مهمة معينة
2-الاشتراك في عمليات عمل الفريق(مثال: وظائف اعضاء الفريق اثناء الاجتماع)
مثال : يمكن طلب متطوعين كل اجتماع للقيام بدور مسجل الجلسة أو ضابط الوقت .
أو وضع حل مشكلات الفريق لدي واحد فرد وهو ( مقرر ) الجلسة كل ماسبق يعتمد علي حجم الفريق في تحديد مهام العمل.

95. عناوين الأعمال و المهام
العنوان
العنوان
العنوان
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي
العنوان
الفرعي

96. أ- مشاركة كافة أعضاء الحلقة
أ- مشاركة كافة أعضاء الحلقة
الفريق الفعال يعمل من خلال المشاركة في العمل وليس من خلال اصدار الاوامر حول ماذا يفعلون
ولا يتوقع نتائج ديناميكية من الفريق اذا ما لم تحددت المسئوليات .
ولكن اذا ترك الاعضاء لتقرير مسئولياتهم و الاقتناع بها سوف يقود الي رفع مستوي التزام.

97. ب - التعبير عن التوقعات
تختلف رؤية الافراد حول مسئوليات العمل ولكن نحتاج أن نعبر عن تلك التوقعات والتطلعات في كل مهمة قبل البدأ فيها .
ولابد من اختبار ماذا علينا أن نختبر ماذا نحتاج للاتمام المهمة ونجاحها وبالتالي هناك عنصرا هامين هما:
ما ذا نتوقع أن ننجز ؟
الي أى حد نحتاج عنونة احتياجات تحقيق الهدف ؟

98. جـ - تحديد مواصفات أو تفاصيل معينة
جـ - تحديد مواصفات أو تفاصيل معينة
بعد ان تعرف الفريق علي توقعاته وتطلعاته لنجاح المهمة ننتقل الى مرحلة التفصيل بمعني ماهي المهام التي يجب ان تنجز و ومن مسئول عن انجاز كل مهمة .
وبالتالي يمكن معرفة ماهي المهام التي توصلنا للهدف و من سوف يساعد علي تحقيقه .
المهام
التعريف
الهدف
المسئوليات

99. د: عنونة المسئوليات
بعد تحديد المسئوليات يراقب قائد الفريق عمل الافراد ومدي مشاركتهم في تحقيق نجاح الفريق بصفة عامة.
لابد لكل فرد أن يلتزم بمهمة واهداف الفريق بصورة عامة وبصفة خاصة الالتزام بما حدد له من مسئوليات وهام فردية .
مثال :
كتابة المسئوليات المحددة لكل فرد فيما يسمي بالعقد سوف يساعد علي محاسبة كل فرد علي ما تم انجازه .

100. 2 : التعرف علي المعوقات
ان أعراض ضعف فريق العمل يمكن التعرف عليها من خلال ما تم تحقيقه من انجازات مؤثرة وحيوية .
كما أن معرفة اسباب الاخفاق لضرورة لحل المشكلات وازالة العقبات امام تفاعل الفريق .
ان فريق العمل غير الفعال يمكن أن يهد بسهولة ما بني من قبل وما وضع من المهام واهداف لتحقيقها .
مثال : بعض أعراض الفريق الغير فعال :
ضعف نظام الاتصالات و عدم التشجيع والدعم
الاختلاف و عدم الاتفاق
عدم تبادل المعلومات وتداولها
اجتماعات غير فعالة و اهداف غير مدروسة وواقعية
الاعتماد علي الآخرين وفقد الثقة .

101. أسباب أخري من المعوقات 1- الصلابة وعدم المرونة
2- الحديث الدائم عن الفشل
3- الهروب من الحقيقة
4- النقد الدائم
5- التشكيك في ولاء الفريق
6- التهديد و الشكوى
7-المحسوبية في تقييم وجهات النظر
8- اهمال تقدير من يستحق
9- تجاهل التغذية العكسية للفريق
10- رفض المسئولية و التهرب منها أمام الآخرين

102. المرحلة الثالثة : التقدم و نمو الفريق
ان مرحلة التقدم والعمل الفعلي الجاد والتي تعتمد علي المجهود الجماعي والتشاركي من خلال :
الالتقاء : حتى يتعرفون على بعضهم
الانطلاق:العصف الذهني و معرفة القوة والضعف والاحساس بالآخر .
مشروع العمل: وضع القواعد والاسس للعمل والادوار
الأداء: العمل الفعلي نحو التحسين وتطوير العمل
المتابعة والتقييم: التأكد من أن النتائج حققت الاهداف وخطة المشروع المطلوب تماما .

103. قائد الفريق / المقرر المقرر قواعد عمل الحلقة
توزيع الادوار والمهام من خلال خريطة العمل
جدول العمل(الهدف،النشاط،الخطوة التالية)
قائد الفريق / المقرر
الوصـــــف للوضع الحالى/ خريطة تدفق العمليات
الحضور
الاهداف
الانجازات الحالية
الموضوعات
نقاط النقاش
الاجتماع القادم
الموضوع/الحلول
العمل ( من و ماذا و متى )
خريطة تدفق العمليات / العصف الذهني
المقرر

104. التحسين المستمر للعمليات
مفاتيح حل المشكلات
عجلة ديمنج للتحسين المستمر

105. تعريف وتحديد المشكلة/ الموضوع
ماهي الاعراض التي أوجدت الشعور بهذه المشكلة ؟
ما مدي جدية وأصالة مشكلة الدراسة ؟
ماهو شعور المستفيد من المشكلة موضع الدراسة ؟
كيف عرفت هذه الشكوى او التذمر ؟
هل لدي الفريق تصور وفهم حول ماهو معروض للدراسة ؟

106. نطاق العمل حدود المشكلة والسبب المشكلة السبب المشكلة السبب السبب3
السبب
نطاق العمل
المشكلة
السبب 2 4
السبب
المشكلة 1
المشكلة
السبب
1 و 2 السبب يقع داخل نطاق العمل .
3 و 4 السبب يقع خارج نطاق العمل
1 و 4 المشكلة تقع داخل نطاق العمل .
2 و 3 المشكلة تقع خارج نطاق العمل .

107. مستويات تحليل المشكلة
المستوى الصفري
المستوى الاول
المستوى الثاني

108. تعبئة الاستمارة وتحديد الجهة وتوقع تحديد الاحتياجات المطلوبة
التأكد من الأحتياج
تعبئة الاستمارة وتحديد الجهة
وتوقع
تحديد الاحتياجات المطلوبة
البحث والتأكد من أن الاحتياجات
متوفرة ؟
التحدث مع مدير ادارة المشتريات حولها
قرار اعتذار
أو الاستكمال
يستقبل الطلب المستودعات
مأمور الصرف
اخطار الجهة الطالبة
بما هو موجود
والمطلوب
لتمام اذن الصرف والمحتوي كاملا
وبرسل اخطار للجهة الطالبة
بالاستلام
استكمال استمارة الصرف علي حسب المتوفر
بالكمية المتوفرة..
بصرف النظر عن كمية الطلب.
ترسل الجهة شخص للاستلام
هل المستلم
تتوفر فية
الشروط؟
يبقي الطلب في المستودعات
لحين توفر الشخص المناسب
للاستلام .
استلم الموظف وتمت العملية

109. التهيئة وايجاد الحل
هل تصور الفريق المشكلة من خلال خريطة تدفق العملية ؟
هل قدم الفريق حلول ابداعية واسعة التنوع ؟
(العصف الذهني )
هل فصل الفريق مشكلات العملية عن أعراضها؟ (السبب والاثر)
هل حلول الفريق قائمة علي بيانات فعلية من العملية ؟
هل الحلول المطروحة عملية ؟
هل يمكن تطبيق الحل المقترح بسهولة ؟ كيف ؟
كيف سوف يتابع الفريق تطبيق الحل وضمان نجاحه ؟

110. عجلة التحسين المستمر للعمليات
خطط
تحرك
نفذ
راجع
ادرس

111. مراحل عملية التحسين المستمر لفريق الجودة
تحديد موضوعات التحسين
ترتيب الأولويات حسب الاهمية
توثيق الوضع الراهن
تقديم حلول مقترحة
اختيار افضل الحلول
وضع خطة للتطبيق التجريبي
تقييم نتائج التطبيق التجريبي
تعديل ومعايرة المشروع التجريبي (ان وجد)
وضع مشروع التطبيق
معاينة ومراجعة التطبيق
عمل تعديلات أو معايرة في عناصر التطبيق (ان وجد)
استمرار التحسين في البحث عن موضوع آخر...

112. التحسين المستمر