1. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 簡報人 : 代理組長田月玲 National Chung Hsing University

2. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 簡報大綱  壹、使命  貳、遠景  叁、文化形塑  肆、人員及主要業務內容  伍、 93 年工作成果  陸、 94 年工作成果及目標  柒、建議及努力事項 National Chung Hsing University

3. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 壹、使命 使全校公文及信件 正確且及時地收、 發及管理。 National Chung Hsing University

4. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 貳、遠景 讓全校公文及各種 文書處理正常化、 無紙化。 National Chung Hsing University

5. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 叁、文化形塑 服務的文書組 快樂的文書組 專業的文書組 National Chung Hsing University

6. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 肆、人員及主要業務內容 主要業務 --  總收、發文。  檔案管理 ( 歸檔及銷 毀 ) 。  信件分類處理。  校對及其他。 人員 --  代理組長一人。  職員四人。  技工、工友及勤務 員九人。  工讀生二人。 National Chung Hsing University

7. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 肆、（一）組織及業務概況 總收發文 梁秋月、鄭文秀、 鄭金蘭 檔案管理 ( 歸檔及銷毀 ) 楊惠如、韋俊芬、 呂玉英、黃銘玉 信件分類處理 盧麗蓉、石金英、 黃宏達、工讀生 校對及其他 糠政芳、林萬山、 林巧 National Chung Hsing University 代理組長 田月玲 綜理全組業務

8. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 肆、（二）業務內容簡介 - 總收發文  梁秋月 — 總收文作業、零用金  鄭文秀 — 總發文作業、公文系統管理、 財產管理  鄭金蘭 — 電子發文及協助收發文 National Chung Hsing University

9. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 肆、（三）業務內容簡介 - 檔案管理  楊惠如 — 檔案分類編號及調案  韋俊芬 — 檔案建檔、掃描、燒錄作業  呂玉英 — 檔案編目、裝訂、上架作業  黃銘玉 — 公文銷毀作業 (94.03.02 開始 ) National Chung Hsing University

10. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 肆、（四）業務內容簡介 - 信件分類 處理  盧麗蓉 — 外來郵件分類處理及其他  石金英 — 外來郵件、外文郵件分類處理  黃宏達 — 外來郵件分類處理及行政大樓 各單位遞送  工讀生 — 協助外來郵件分類處理 National Chung Hsing University

11. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 肆、（五）業務內容簡介 - 校對 及其他  糠政芳 — 校對及對外郵件郵資處理  林萬山 — 公文影印及一級單位公文遞送  林 巧 — 協助檔案編目、裝訂及收發文 National Chung Hsing University

12. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 伍、 93 年工作成果 收文件數發文件數＊寄信件數＊收信件數歸檔件數回溯件數 一月份 1,0264232,4104,8948897,272 二月份 9274313,6296,1291,409 三月份 8776123,4746,6221,924 四月份 1,1705662,8066,4918756,443 五月份 9705182,6696,3451,584 六月份 1,0865942,1696,4071,804 七月份 1,4795612,8495,5111,02219,351 八月份 1,2094843,2427,0841,466 九月份 1,3215412,7376,8581,645 十月份 1,2505765,2756,8231,23512,892 十一月份 1,4066174,6669,3951,512 十二月份 1,3667347,4676,7291,540 合 計 14,0876,65743,39379,28816,90445,958 ＊寄信 : 普通信件未登錄. ＊收信 : 一般平信每日約二千至二千五百件 National Chung Hsing University

13. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 陸、（一） 94 年工作成果 收文件數發文件數寄信件數＊收信件數歸檔件數銷毀件數 一月份 1,1305543,8917,2861,738 二月份 7283694,4814,8511,219 三月份 1,0705474,1966,2041,526408 四月份 五月份 六月份 七月份 八月份 九月份 十月份 十一月份 十二月份 合 計 ＊收信 : 一般平信每日約二千至二千五百件 National Chung Hsing University

14. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 陸、（二） 94 年工作成果及改進事項  寄信次數及態度的改進 — 寄信次數由下午 一次，改為上下午各一次。不管是否量大 或緊急皆由文書組寄送。  月報表的執行 — 所有作業皆為量化，權責 分明。  寄信郵資統計表 — 設計 EXCEL 郵資統計表， 以利核銷借支。 National Chung Hsing University

15. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 陸、（三） 94 年工作成果及改進事項  新成立系所信件櫃製作 — 方便分信及作業。  英文姓名查詢系統改為下拉式 — 只要鍵入系 所名稱，即可顯示全系教師姓名。  公文銷毀工作開始執行 — 全國各大學雖僅少 數執行，但有開始即有進步。 National Chung Hsing University

16. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 陸、（四） 94 年工作目標  一級單位公文佈告欄的建置 — 所有一級單位 轉知公文，上傳佈告欄毋須影印，可節省人 力、時間、資源。  落實公文系統工作 — 協調各一級單位落實公 文系統，可管控公文流程及時程，查詢公文 毋須打電話。  歸檔掃描系統改善 — 目前公文網路條碼給號， 掃描系統無法辨識， 已尋求改善， 希望提 升為網路版。 National Chung Hsing University

17. 文書組業務概況簡報 2005/03/29 柒、建議及努力事項  同仁及學生英文姓名的建置 — 同仁及學生 英文姓名缺漏，新進人員及新生英文姓名 建置過慢，造成分信作業困難。  新成立單位的通知 — 新單位成立，未有標 準通知作業流程，造成公文及分信困難。  一級單位收送公文人力整合 — 一級單位公 文交換制度的建置，可節省人力又可改善 公文遺失的問題。 National Chung Hsing University

18. 文書組業務概況簡報 2005/03/29