Download presentation
Presentation is loading. Please wait.
1
PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI
zailan hp 4/9/2017
2
OBJEKTIF Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan peserta mengenai
kaedah-kaedah menulis surat, memo dan yang berkualiti; zailan hp 4/9/2017
3
Pengenalan Kepada Konsep Penulisan
8.30 – pagi 10.30 – pagi 11.00 – 1.00 tgh 1.00 – 2.00 ptg 2.00 – 4.30 ptg Pengenalan Kepada Konsep Penulisan Surat , Memo dan R E H A T Prinsip-prinsip dan penggunaan bahasa dalam penulisan Teknik Penulisan Surat, Memo dan Rasmi zailan hp 4/9/2017
4
PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISAN
SURAT, MEMO DAN zailan hp 4/9/2017
5
SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA SATU SAMA LAIN zailan hp 4/9/2017
6
ALAT KOMUNIKASI BERTULIS BAHAN RUJUKAN
DUTA PERIBADI, JABATAN ATAU NEGARA. IMEJ BAHAN BUKTI YANG NYATA zailan hp 4/9/2017
7
ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA
FUNGSI SURAT RASMI ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI DUTA MEDIA YANG MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI. zailan hp 4/9/2017
8
E-Mel Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi Format penulisan berbeza dari surat dan memo zailan hp 4/9/2017
9
JENIS SURAT SURAT RASMI SURAT TIDAK RASMI MEMO E-MEL 4/9/2017
zailan hp 4/9/2017
10
JENIS-JENIS SURAT RASMI
SURAT-SURAT PERSENDIRIAN SURAT-SURAT FORMAL/RASMI SURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONAN SURAT RAYUAN SURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMAN zailan hp 4/9/2017
11
JENIS-JENIS SURAT RASMI
SURAT ARAHAN SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN SURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTAN SURAT CADANGAN SURAT PEKELILING SURAT IRINGAN zailan hp 4/9/2017
12
SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING
FORMAT YANG DIGUNAKAN SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN PEKELILING zailan hp 4/9/2017
13
MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi zailan hp 4/9/2017
14
1.0 Pengenalan Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” (catatan atau peringatan). Memo juga merupakan sejenis surat. zailan hp 4/9/2017
15
Ada tanggapan negatif tentang memo.
Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan. zailan hp 4/9/2017
16
Hebahan atau panggilan mesyuarat
Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat zailan hp 4/9/2017
17
2.0 Bentuk Memo Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat zailan hp 4/9/2017
18
Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu:
Bentuk borang; dan Bentuk terbuka zailan hp 4/9/2017
19
2.1 Memo Bentuk Borang Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan zailan hp 4/9/2017
20
2.2 Memo Bentuk Terbuka Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri. zailan hp 4/9/2017
21
PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT
RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN ‘SUARA’ BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU SURAT zailan hp 4/9/2017
22
PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT
EJAAN TANDA BACAAN REAKSI PENERIMA KESEDERHANAAN ALAMAT SAMPUL DENGAN BETUL zailan hp 4/9/2017
23
PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT
zailan hp 4/9/2017
24
PRINSIP PENULISAN SURAT
4C+P Correct (betul) Clear (jelas) Comprehensive (lengkap) Concise (ringkas) Polite (bersopan) zailan hp 4/9/2017
25
1. CORRECT (BETUL) FORMAT EJAAN KANDUNGAN = TUJUAN TATABAHASA
LARAS BAHASA(penggunaan ganti nama dan gelaran) zailan hp 4/9/2017
26
2. CLEAR (JELAS) PENGENALAN ISI KANDUNGAN SASARAN TUJUAN STRUKTUR
BAHASA MESEJ zailan hp 4/9/2017
27
2.1 Pengenalan PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT & PERHUBUNGAN)
RUJUKAN FAIL DAN TARIKH PENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN POSKOD) RUJUKAN HORMAT zailan hp 4/9/2017
28
2.2 Isi Surat TAJUK KESELARASAN/KONSISTEN RUJUKAN HORMAT PENGENALAN
ISI UTAMA/ISI SOKONGAN HARAPAN (ANTISIPASI) zailan hp 4/9/2017
29
2.3 Akhir surat PENGAKUAN KESETIAAN TANDATANGAN SLOGAN
SALINAN KEPADA (S.K.:) INITIAL zailan hp 4/9/2017
30
3. COMPREHENSIVE (LENGKAP)
SASARAN ALAMAT DATA FAKTA MAKLUMAT LENGKAP zailan hp 4/9/2017
31
4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT)
KISS SURAT RASMI PERLU DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA zailan hp 4/9/2017
32
Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi zailan hp 4/9/2017
33
PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI
zailan hp 4/9/2017
34
LARAS BAHASA PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA. PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA zailan hp 4/9/2017
35
2. Penggunaan kata pemeri
ialah dan adalah Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat zailan hp 4/9/2017
36
Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat
Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat Contoh: Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat zailan hp 4/9/2017
37
Hadiah itu adalah untuk adiknya
2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan sendi nama Contoh: Hadiah itu adalah untuk adiknya zailan hp 4/9/2017
38
Kenyataannya adalah tidak benar
2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir di hadapan kata nafi dan kata adjektif secara serentak Contoh: Kenyataannya adalah tidak benar zailan hp 4/9/2017
39
2.3 Kata pemeri adalah tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata kerja Contoh: 1. Adalah dimaklumkan….(salah) Tuan adalah dimaklumkan…. (betul) 2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?) zailan hp 4/9/2017
40
Adalah saya dengan hormatnya….(X) Saya dengan hormatnya…..(/)
2.4 Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat Contoh: Adalah saya dengan hormatnya….(X) Saya dengan hormatnya…..(/) zailan hp 4/9/2017
41
Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi?
zailan hp 4/9/2017
42
1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja pelaku tidak disebut – memudahkan suasana tak peribadian, terutamanya dalam suasana perintah. contoh: Tuan diminta….(pasif) Saya meminta tuan…(aktif) 2. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan. zailan hp 4/9/2017
43
KESILAPAN BAHASA DALAM SURAT MENYURAT
Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa … Dengan hormatnya dimaklukan bahawa .. Sukacita dimaklumkan bahawa … Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa zailan hp 4/9/2017
44
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk*
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk Berhubung perkara di atas, … Berhubung dengan pekara di atas … zailan hp 4/9/2017
45
Sehubungan dengan itu, ….
Sehubungan itu, … Sehubungan dengan itu, …. Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel ext 492. Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel. ext 492 zailan hp 4/9/2017
46
Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:
Senarai nama peserta adalah seperti berikut: Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah, zailan hp 4/9/2017
47
Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.
Saya mohon perhatian tuan terhadap Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali zailan hp 4/9/2017
48
Sila majukan bersama ini satu salinan surat …
Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat … Permohonan ini dipanjangkan …. Permohonan ini dikemukakan … zailan hp 4/9/2017
49
Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan …
Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan … Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih Kesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian. zailan hp 4/9/2017
50
Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.
Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai. zailan hp 4/9/2017
51
RUJUKAN KEHORMAT Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat. zailan hp 4/9/2017
52
SAPAAN Tanpa gelaran Dengan gelaran Rujukan kehormat Tuan/Puan
Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor Tanpa gelaran Dengan gelaran Rujukan kehormat zailan hp 4/9/2017
53
iii) Tuan Yang Terutama (TYT) Yang di-Pertua Negeri Duta Pesuruhjaya Tinggi iv) Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar zailan hp 4/9/2017
54
Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat,
v) Yang Berhomat (YB) Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat, Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan zailan hp 4/9/2017
55
Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk Paduka/Datin
vii) Yang Berbahagia (YBhg.) Tan Sri/Puan Sri Datuk Seri/Datuk/Dato’/Datuk Paduka/Datin viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo ix) Yang Arif (YA) Hakim Mahkamah Agong Hakim Mahkamah Tinggi zailan hp 4/9/2017
56
TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI
zailan hp 4/9/2017
57
ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR.
SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA. zailan hp 4/9/2017
58
SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN. PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT. zailan hp 4/9/2017
59
CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI
Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis ”Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. " Diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi zailan hp 4/9/2017
60
Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis
"Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi zailan hp 4/9/2017
61
Saya yang menurut perintah, ....................... Setiausaha
Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut. Saya yang menurut perintah, Setiausaha Jawatankuasa Tender b.p Jawatan Terkanan di Organisasi zailan hp 4/9/2017
62
STRUKTUR SURAT Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail
Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirim Tandatangan pegawai bertanggungjawab zailan hp 4/9/2017
63
Kaedah Penulisan Memo Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah ‘kun terbalik’ zailan hp 4/9/2017
64
ISI PENTING DATA SOKONGAN HARAPAN
zailan hp 4/9/2017
65
RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P) SEMAK
Langkah Penulisan RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P) SEMAK (sasaran,maklumat, tujuan, harapan penulis / penerima, tujuan,bahasa dan ejaan) zailan hp 4/9/2017
66
Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan
4.2 Tulis : Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan zailan hp 4/9/2017
67
4.3 Semak Maklumatnya adakah tepat dan betul
Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif zailan hp 4/9/2017
Similar presentations
