Revisionssichere Archivierung und Records Management

Revisionssichere Archivierung und Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung München, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Agenda Grundlagen Rechtsgrundlagen Standardisierung Architektur
Funktionale Mindestanforderungen Herausforderungen an heutige Produkte Migration Verfahrensdokumentation Produkte am Markt und deren Einordnung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Das elektronische Dokument Definitionen
Grundlagen Das elektronische Dokument Definitionen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Die frühen Anfänge Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den
Dokumentenbegriff nicht © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Imaging Optical Filing Scanning Die frühen 80er Jahre PROJECT CONSULT
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Die späten 80er Jahre Imaging Optical Filing Scanning
Elektronische Archivierung Workflow Dokumenten-Management im engeren Sinn COLD © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Die frühen 90er Jahre Imaging Optical Filing Scanning
Elektronische Archivierung Workflow Dokumenten-Management im engeren Sinn COLD Records Management Groupware EDM Electronic Document -Management MultiMedia-Datenbanken Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Die späten 90er Jahre Imaging Optical Filing Scanning
Elektronische Archivierung Workflow Dokumenten-Management im engeren Sinn COLD Records Management Groupware EDM Electronic Document -Management MultiMedia-Datenbanken E-Business BPM Business Process Management Capture Knowledge Automation Dokumenten-Management im weiteren Sinn Intranet Repository Document Warehouses EAI Enterprise Application Integration Collaborative Commerce EDM Engineering Document Management Portale ASP / DMCO Content Management Asset Management Web Content Management ECM Enterprise Content Management Knowledge Management Digital Rights Management Digital Signature Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Die Hybris der Analysten
Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Umetikettierung überwiegt der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Konvergenz der Technologien
Die Branche verliert ihr eigenständiges Profil Aufweichen der Abgrenzung zu anderen Gebieten der Informationstechnologie Verschwinden der Alleinstellungsmerkmale Immer mehr Funktionen für wen? Das Marktwachstum verteilt sich auf zu viele Anbieter und wird zunehmend von angrenzenden IT-Segmenten vereinnahmt © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Der neue Dokumenten-Begriff
Ein Dokument kann heute alles sein gescannte Faksimiles s mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Das elektronische Dokument
Elementar Komplex Container Einseitiges FAX Textdatei mit eingebunden Vorgang Information 1 Bild / Grafik Textdatei mit Bild / Grafik Textdatei Audio Tabelle Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Information 2 Einseitiges FAX Information 3 Tabelle © PROJECT CONSULT 2002

Das elektronische Dokument im Content - Management
Struktur und Layout Meta-Daten und Attribute © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Inhalt © PROJECT CONSULT 2002

Dokumenten-Management in unterschiedlichen Ausprägungen
Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Elektronische Archivierung Begriffe
Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronisches Records Management
Verwaltung von Aufzeichnungen Nicht nur für elektronische Archive, sondern auch als Referenzsystem für andere Medien Elektronische Aktenpläne, Thesauri und Nomenklaturen Wichtiges Merkmal: Langfristig stabile Metadaten Verwaltung von archivwürdigen Objekten mit Berücksichtigung der Aussonderung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

„Abgrenzungen“ Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)
Elektronische Archivierung, COLD Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management Workflow, Groupware Capture, Scannen Knowledge Management 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. Enterprise Content Management Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Was ist der Unterschied? Document Management (DM)

Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM)

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM)

Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

DMS Workflow Knowledge Management
Document Life Cycle Nutzung ERP DMS Workflow Knowledge Management Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Frühes Archivieren Spätes Archivieren Zeit Nutzung der archivierten Infor- mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung © PROJECT CONSULT 2002

Das elektronische Dokument
Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: gescannte Seiten digitales Fax Farbbilder -Dateien Screen-Dumps Output-Dateien MultiMedia-Objekte Sprachdateien digitales Video Office Dokumente ... Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Gleichstellung von Dokumenten
Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronisch signierte Dokumente
Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Was ist DRT ? Document Related Technologies
Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

DRT Document Related Technologies
Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Dabei ist es ganz einfach:
Dokumenten-Technologien sind Infrastruktur-Komponenten Dokumenten-Technologien als Dienste stehen jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung Dokumenten-Technologien bilden das universelle, übergreifend nutzbare Unternehmensarchiv Dokumenten-Technologien erlauben Austausch und Nutzung von unstrukturierten Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikations-gemeinschaften Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Rechtsgrundlagen Gesetze und Bestimmungen in Deutschland
Abnahme und Prüfung Europäische Gesetzgebung Rechtsumfeld USA und Auswirkungen auf Produkte Codes of Best Practice Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Gesetzliches Umfeld in Deutschland
BGB - Bürgerliches Gesetzbuch § 126 BGB Schriftform Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 geändert 2000 Steuergesetzgebung Steuersenkungsgesetz von 2000 SGB - Sozialgesetzbuch Elektronische Signatur beim Scannen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

ZPO - Zivilprozessordnung keine Urkundenqualität Objekt des Augenscheins BDSG - Bundesdatenschutzgesetz Datenschutz Recht auf Löschung personenbezogener Daten IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz Daten- und Dokumentenaustausch Elektronische Signatur (siehe SigG) Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz Unterweisungsrecht Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

SigG – Signaturgesetz Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen 3 (+ 1) Qualitäten der elektronischen Signatur EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz Herkunftslandprinzip Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen VwVfG – Verwaltungsverfahrensgesetz 3. Änderungsgesetz mit Verankerung der elektronischen Signatur in zahlreichen Bereichen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verordnungen und Umsetzungsrichtlinien
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen SiGV Signaturverordnung SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung u.a. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Letzte Änderung § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Signatur Bildliche Wiedergabe § 36 (2) Aufbewahrung von Daten Ursprünglicher Inhalt unveränderbar Maschinell verwendbare Datenträger § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Gesetzliches Umfeld in Deutschland Gesetzesänderungen
Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung / Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts (Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente nicht in elektronischer Form akzeptiert werden / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein-Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form wird in einem § eingefügt. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. / Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Rechtsfragen Archivierung von Dokumenten
In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: Was kann weggeworfen werden? Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung HGB / AO
Einführungsgesetz zu Abgabenordnung 1977 Geändert am EGAO §19b: §146 Abs. 5. §147 Abs. 2, 5 und 5 sowie §200 Abs. 1 der Abgabenordnung ... sind ab dem anzuwenden Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Bürgerliches Gesetzbuch BGB
§126 Schriftform Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung Änderung von Schriftform in elektronische Form und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Ausnahmen von der elektronischen Form: Verbraucherschutz Kündigung, Beendigung, Befristung eines Arbeitsverhältnisses Zeugnis Bürgschaftserklärung Schuldversprechen Schuldanerkenntnis Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

„Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom Die Textform soll die eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person in bestimmten Fällen entbehrlich machen (§126 a) Die elektronische Form kann die Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift ersetzen, wenn das elektronische Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist (§126 b) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG
In Kraft seit Herkunftslandprinzip Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz) Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“ Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz TDG & TDDSG
Teledienstegesetz (TDG) Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer Homepage Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider und Access Provider Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG) Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch elektronisch einsehen zu können Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Bundesdatenschutzgesetz BDSG
Löschung und Sperrung von Daten Recht auf Löschung personengebundener Daten In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Signaturgesetz SigG Modellgesetz von 1997
Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung Mindestdeckungsvorsorge von €. Haftung für Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Signaturverordnung SigV
Seit Oktober 2001 Qualifizierte Signaturen Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Zivilprozessordnung ZPO
§ 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Zivilprozessordnung ZPO
Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Betriebsverfassungsgesetz BetrVerfG
§81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers (1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten. §91 Mitbestimmungsrecht Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS
Bundessteuerblatt Teil 1 vom Auch bei Dokumenten-Management und elektronischen Archivsystemen anzuwenden Verfahrensdokumentation Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Letzte Änderung § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Signatur Bildliche Wiedergabe § 36 (2) Aufbewahrung von Daten Ursprünglicher Inhalt unveränderbar Maschinell verwendbare Datenträger § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

GDPdU Problemfelder Neue Rechtsbegriffe
Wahrung der Verhältnismäßigkeit Komprimierte Informationen Zumutbare Mitwirkung Haftung bei Systemabstürzen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

GDPdU Handlungsbedarf für Unternehmen
Was sind steuerlich relevante Informationen? Auf welchen Datenträgern werden diese vorgehalten? Welche Medien sind langfristig geeignet? Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer? Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten werden? Planung von Migrationen Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer Prüfen von Auswertungs-, Filter- und Sortiermodulen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Wichtige Aussagen der GDPdU
Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Prüfungssoftware IDEA Allgemeines (1)
Analysetool für Betriebsprüfungen Vor über 17 Jahren vom Kanadischen Rechnungshof entwickelt BMF hat Lizenzen erworben Deutscher Vertrieb über die Firma Audicon (hat den neuen XML-basierten Beschreibungsstandard entwickelt) Datenbestände des zu prüfenden Unternehmens werden auf Datenträger kopiert Der Prüfer kann somit direkt vom (lokalen) Datenträger aus arbeiten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Prüfungssoftware IDEA Allgemeines (2)
Nach wie vor lässt die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs-und Archivierungssysteme keine Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard-und Software mit den „GDPdU“ und den „GoBS“ zu. Vor dem Hintergrund der vom Softwarehersteller frei wählbaren Beschreibung der Datenstrukturen gilt dies gleichermaßen für eine nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung konzipierte „GDPdU“-Schnittstelle. Über die Firma Audicon ( kann der aktuelle „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“angefordert werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Prüfungssoftware IDEA Zugelassene Formate
Sofern die zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell verwertbarer Form vorliegen, können mit IDEA prinzipiell folgende Formate verarbeitet werden: ASCII feste Länge und ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte) EBCDIC feste Länge und EBCDIC Dateien mit variabler Länge Excel und Access (auch ältere Versionen) dBASE Lotus 123 Druckdateien Dateien von SAP/AIS Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen Dateien im IDEA-Format (mit XML-Beschreibung) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Prüfungssoftware IDEA Zugelassene DV-Systeme
Die Installation der Prüfsoftware erfolgt ausschließlich auf den Laptops der Außenprüfer und Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung Auf DV-Systemen des Steuerpflichtigen, eines beauftragten Dritten oder seines steuerlichen Beraters darf IDEA durch die Prüfer des BMF aus lizenzrechtlichen Gründen keinesfalls installiert werden Der Prüfer hat keine Möglichkeit, sich mit Hilfe seiner Prüfsoftware ohne Kenntnis und Möglichkeit der Einflussnahme durch den Steuerpflichtigen Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu verschaffen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Codes of Best Practice ( oder besser Codes of Common Practice ? )

Die Rolle von „Codes of Best Practice“
Unverbindliche Richtlinien mit halboffiziellem Charakter Europa: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer DLM (Document Lifecycle Management) MoReq (Model Requirements) England: BSI (British Standards Institution) Deutschland: VOI (Verband Organisation und Information) Schweiz, Norwegen etc. Diverse eigenständige Codes Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Grundsätze der elektronischen Archivierung in Deutschland
Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

„Code of Practice“ in Deutschland Zehn Merksätze (1)
1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein 4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können 6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

„Code of Practice“ in Deutschland Zehn Merksätze (2)
7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Standardisierung Standards für Architekturen und Schnittstellen
Standards für Metadaten, Dokumente, Speicher Bewertung und Zukunft von Standards und Normen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Standards Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt: veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ... ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ... Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an: alt: TIFF, JPEG, HTML neu: XML, JPEG2000, PDF Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie: ISO/IETF/OASIS: , WebDAV, XML Dialekte, Metadatenstandards elektronische Signatur ... branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ... Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Internet Standards Protokoll-Ebene Schnittstellen-Ebene Format-Ebene
TCP/IP HTTP, SHTTP Schnittstellen-Ebene WebDAV für Workflow und Dokumentenmanagement XML © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Format-Ebene HTML, derzeit Version 4, Ausbau als XHTML XML, einschließlich spezialisierter Ausprägungen Dokumentformate aus dem klassischen Umfeld (PDF, JPEG2000) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

World Wide Web Distributed Authoring und Versioning (WebDAV)
Oktober 1998 von IETF (Internet Engineering Task Force) in Leben gerufen Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten-Management-Systems über das Internet Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Der reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um den schreibende Zugriffe erweitert Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Records Management ISO15489
ISO Records Management Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

ISO 82045 Teil 1: Generelle Beschreibung der Konzepte, Methoden, Verfahren und Prozesse Teil 2: Sammlung der definierten Metadaten im Sinne eines Data Dictionarys Teile 4,5 (Noch in der Entwurfsphase): spezifische Applikationsstandards, z.B. für die Archivierung, Bauindustrie Keine Standardisierung von Formaten sondern: ein generischer Ansatz, um auf die Ebene der beschreibenden Daten zu gelangen die Vereinfachung von Schnittstellen Datenelemente sollen mit einer verbindlichen Semantik und einer standardisierten Ausprägung zur Verfügung gestellt werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Model Requirements MoReq
MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records Veröffentlicht von der Europäischen Kommission MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management- und Archivsystemen Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Proprietäre Standards

Department of Defense DoD 5015.2
DoD : Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)
Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren 1. Version vom Dezember 1997 Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund (aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene) Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger) Zertifizierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen: Schriftgutverwaltungssystem Verwaltung von Metadaten Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte Dokumente Elektronische Aktenablage Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte (Fax, , elektronische Dokumente, Scannen) Vorgangsbearbeitungssystem Erweiterung der elektronischen Aktenablage um Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Quelle: © PROJECT CONSULT 2002

Unterstützungsstufen nach DOMEA-Konzept
Elektronische Vorgangsbearbeitung IT-gestützte Bearbeitung und digitaler Nachweis des Geschäftsgangs in elektr. Vorgängen und Akten E-Verfügungen und GG-Vermerke Laufwegsteuerung, Standardlaufwege Recherche in Meta- und Primärinformationen Volltextrecherche Elektronische Aktenablage digitaler Nachweis elektronischer Akten Scannen (OCR) vor und nach der Bear- beitung Übernahme von Fax, , E-Dokumente in die vollständige elektronische Akte Elektronische Schriftgutverwaltung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 digitaler Nachweis analoger Akten durch Metainformationen Recherche in

Das Verfahren zur Aussonderung elektronischer Akten
Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

DOMEA Hinweise Zertifizierung Der endgültige Zeitpunkt der Zertifizierung ist noch unbestimmt, so dass in aktuellen Auswahlverfahren nur inhaltliche Komponenten berücksichtigt werden können DOMEA beinhaltet keine Aussagen zur elektronischen Unterschrift, die im öffentlichen Verwaltungsbereich jedoch von erheblicher Bedeutung sind DOMEA enthält keine evaluierbaren technischen sondern funktionale Spezifikationen, so dass Inkompatibilitäten möglich sind DOMEA-Zertifizierungen gibt es für Suchmaschinen, Archiv und Workflow, so dass Komplettanbieter auf ihre spezifische Zertifizierung geprüft werden müssen Das Angebot an zertifizierten Produkten weitet sich aus, mehrere Anbieter streben die Zertifizierung an Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen
Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 entwickeltes Dokument, dass Standards und Architekturen vorschreibt und bewertet, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen. SAGA ist ein ganzheitlicher Ansatz und umfasst alle Standards und Architekturen, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen. Schwerpunktbereiche in denen die Dienstleistungen eingesetzt werden sollen sind: Government to Citizens Government to Business Government to Government Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Dokumenten-Standards

eXtensible Markup Language XML (1)
Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten Echte Untermenge von SGML (SGML light) kein Binärformat sondern Textformat XML-Dokumente bestehen aus den Teilen Definition (DTD) und Instanz DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen: RDF Resource Description Framework Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben Metasprache für Metadaten Kern der Umsetzung bildet XML DTD Document Type Definition Sprache zur Definition von XML-Vokabularen Schemata Nachfolger der bekannten Document Type Definition (DTD) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

DTD, Schema Inhalt XSL Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 XML © PROJECT CONSULT 2002

<?xml version=“1.0“?> <!DOCTYPE [ <!ELEMENT (TO,FROM,CC,SUBJECT,BODY)> <!ELEMENT TO (#PCDATA)> <!ELEMENT FROM (#PCDATA)> <!ELEMENT CC (#PCDATA)> <!ELEMENT SUBJECT (#PCDATA)> <!ELEMENT BODY (#PCDATA)>]> < > <SUBJECT>Erste DTD</SUBJECT> <BODY>PROJECT CONSULT in Hamburg</BODY> </ > Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Joint Photographic Expert Group JPEG 2000
JPEG2000 ist seit dem offizieller Standard der ISO Neuer weltweiter Kompressionsstandard für statische Bilder Standard basiert auf einer Wavelet-Kompression, Weiteres Speicherformat mit der Endung ".j2k„ für die Einsatzgebiete elektronische Speicherung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer elektronische Archivierung Langzeitarchivierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Tagged Image File Format TIFF
Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird nicht unterstützt Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Portable Document Format PDF
Von der Firma Adobe entwickelt Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von Textverarbeitungsprogramm und/oder Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer originalgetreu zu nutzen Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und Schriftinformationen des Originals unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften Für steuerliche Unterlagen ist das PDF Format nicht zugelassen, da es die geforderte Unveränderlichkeit, Reproduzierbarkeit und langfristige Verfügbarkeit der GoBS nicht erfüllt PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps) Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen PDF-Viewern gelesen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

PDF als ISO-Norm PDF ist als Standard in der ISO Norm als PDF/X-3 definiert Es bestand die Notwendigkeit für einen Standard, der internationale Anerkennung und Verwendung genießt, die sichere Aufbewahrung von Informationen garantiert, systemunabhängig ist, auch in einigen Jahrzehnten die archivierten Informationen problemlos zur Verfügung stellt. Also PDF? Vorteile: Aus fast allen Systemen können PDF-Dateien generiert werden Systemunabhängig Nachteil: Mangelnde Unveränderbarkeit Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Metadaten-Standards PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Metadaten-Standards Dublin Core
1. Titel 2. Verfasser oder Urheber 3. Thema und Stichwörter 4. Inhaltliche Beschreibung 5. Verleger bzw. Herausgeber 6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften 7. Datum 8. Ressourcenart 9. Format 10. Ressourcen-Identifikation 11. Quelle 12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben 15. Rechtliche Bedingungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Metadaten-Standards MoReq (1)
Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa Identifier Name Descriptive keywords Description Date opened Date closed Person or post responsible for maintenance Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Metadaten-Standards MoReq (2)
User group access rights User access rights Security category Rule(s) for closing volumes User-defined metadata elements Deletion date Deleted by Retention schedule Classification history Reason for re-classification Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Metadaten-Standards XML-Umfeld
RDF Resource Description Framework XMI XML Metadata Interchange Etc. Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Speichermedien-Standards

Standards von Speichermedien
Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer DVD (Digital Versatile Disk) Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Datensicherheit digitaler optischer Archive - Technische Datensicherheit
wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner Bit Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren etwa 1000 Gigabyte oder ca Stunden ununterbrochener Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und direkter physikalischer Zerstörung erforderlich Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Standards von Speichermedien WORM (Write Once Read Many)
Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering Teure Medien (ca. 40 €) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Standards von Speichermedien CD (Compact Disk)
CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar) CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-RW (ca fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-I (Interaktive Spiele etc.) Photo-CD CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) Lesbarkeit der Daten Jahre Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.) Günstige Medien (ca. 0,25 €) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Standards von Speichermedien DVD (Digital Versatile Disk)
Gleiche Abmessung wie eine CD Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) Verschiedene Formate, weitere zu erwarten Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.) Teurere Medien (ca. 10 €) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

WORM-Tapes Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)
Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Festplattenspeicher Z.B. Centera von EMC Einfaches Management
Sehr schnell Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten Wahrung der Integrität Replikation Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Referenz-Datenbanksysteme Content Management Plattformen
Architektur Referenz-Datenbanksysteme Content Management Plattformen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Architektur von Archivsystemen Zwei Architekturen im Wettbewerb
Host & Legacy Client/ Server versus Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 To understand what is driving today’s IT management, it’s helpful to think back to “the old days,” when: Data, applications and users were all safely contained within the four walls of the enterprise. The introduction of client-server computing, with individual PCs and workstations running software applications locally, created new complexity in managing this increasingly heterogeneous environment. Management focused on the physical systems and the network- desktop PCs and workstations, and managing the network. Even at that time, managing diverse types of information and departmental document silos, was a challenge.

Architektur von Archivsystemen DREI Architekturen im Wettbewerb
Host & Legacy Client/ Server WebServer Portal © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer versus versus Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 To understand what is driving today’s IT management, it’s helpful to think back to “the old days,” when: Data, applications and users were all safely contained within the four walls of the enterprise. The introduction of client-server computing, with individual PCs and workstations running software applications locally, created new complexity in managing this increasingly heterogeneous environment. Management focused on the physical systems and the network- desktop PCs and workstations, and managing the network. Even at that time, managing diverse types of information and departmental document silos, was a challenge.

Architektur von Archivsystemen DMS-Architekturen (1)
Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Modulare C/S-Anwendungen Web-Server Engines Geschlossene "Insel"-Anwendungen Client Applikation DMS Alle benötigten Anwendungen müssen in den Clienten und die DMS-Applikation eingebunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Traditionelle monolithische Anwendungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelle monolithische Anwendungen Web-Server Engines Jukebox Workflow DMS Anwendungen Client Server Dienste DMS- Repositories Benutzeroberfläche Index- DB DMS als Master- Anwendung Modulare C/S-Anwendungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Anwendung Client DMS Workflow DMS Enabling Anwendung Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Anwendung Server Dienste Workflow DMS Engine DB DMS- Repositories Jukebox

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Server Dienste DMS- Repositories Browser Applet Jukebox Service Web- Web-Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Architektur von Archivsystemen Schichten-Architektur (1)
Recherche-Client “Enabling” Oberfläche Anwendung Client Lokales Lokales Viewer- Viewer Dokumen - Dokumen - Anzeige- Anzeige- Zugriff ten - Mana - Zugriff ten - Mana - komponente komponente gement gement Verschiedene Schnittstellen Fax- Group - Autori - Interface ware - Workflow sierung - Ablage- Interface Interface Konverter Unique Lokali - Daten- Versions - Identifier sierer Cache bank Management Ebene ... Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Benutzer- FAX Notes Workflow verwal - tung ... © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Eine Archivsystemschnittstelle Archiv- IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung IRS Speicher-system-verwaltung Ebene

Architektur von Archivsystemen Schichten-Architektur (2)
FAX Viewer Applet SAP Work- flow Scan- nen Recher- che Office- Integration Anwen- dungs- Enabling Single Login Benutzer- verwaltung FAX Dienst Dienst Web- Service SAP Work- flow- Engine dynamisches DMS © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Ablage-Ebene Index-DB Zugriffschutz Sicherheit Zugriffschutz Sicherheit Archiv-Ebene

Portale als Zukunftsplattform
Internet Information Aggregation & Publishing Knowledge Management Retrieval Groupware ERP Dokumenten- Management Business Intelligence Portal PC DOCS Hummingbird Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum Gauss Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Dynamische Ablage und Langzeitarchiv

Architektur von Archivsystemen Ablage-Ebene (1)
Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen Standardschnittstellen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Dienste Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Architektur von Archivsystemen Ablage-Ebene (2)
Schnittstelle BK-Software Schnittstelle Applikation Schnittstelle Vorgangsbearbeitung Schnittstelle Groupware ..... ..... Dienste: Speicherhierarchie Informationsobjektverwaltung Caching Versionsmanagement Konverter Unique Identifier - Generator Lokalisierer u.a. Integrierte oder externe Datenbank HD Festplatte Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Speichermedium Schnittstelle Archiv

Architektur von Archivsystemen Archiv-Ebene (1)
Verwaltung von unveränderbaren, langzeitig zu archivierenden Informationen Digitale optische Speicher © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Architektur von Archivsystemen Archiv-Ebene (2)
Schnittstelle zur Indexdatenbank Schnittstelle zum Ablagesystem IRS Information Retrieval System Verwaltungssoftware für die physikalische Adressierung der Informationsobjekte Pflegesoftware IRS DB Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Online Archiv Offline Archiv Treibersoftware ausgelagerte Offline-Medien Jukebox Laufwerke Jukebox © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Speichermedium

Der Speicher für WORM: die Jukebox
„Online“ Medium befindet sich im Laufwerk „Nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt „Offline“ Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“ Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Empfehlung Nutzen Sie eine möglichst unabhängige Ablage (oder ein dynamisches Dokumentenmanagement-System) zur Entlastung Ihrer operativen Systeme Automatisieren Sie den Übergang von Ablage ins Archiv auf Basis von Regeln und Klassen – möglichst ohne manuelle Interaktion © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Achten Sie darauf, dass der Zugriff auf Ablage und Archiv gemeinsam geschieht Die Ablage ist mehr als nur ein Cache Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Architektur von Archivsystemen Grundsätzlich
Referenz-Datenbank mit separatem Repository BLOB-Datenbank oder integriertes Content Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Pointer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Referenz- Datenbank Jukebox

Nutzung beliebiger Speichersubsysteme
WORM-Medien Magnetische Speicher Jukeboxen Mikrofilm CAR-Systeme Bandlaufwerke und Bandroboter Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Architektur von Archivsystemen BLOB-Datenbank
BLOB (Binary Large Object) Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dokument BLOB-Datenbank

Architekturen Vor- und Nachteile
Traditionelle Referenz-Datenbank BLOB-Datenbank / Integriertes Content Management Vorteile Skalier- und Kaskadierbarkeit on-line,near-line und off-line Verwaltung geeignet für große Mengen Geschwindigkeit Bearbeitung keine separaten speziellen Subsysteme Nachteile Pärformante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware Skalierbarkeit Replikation bei großen Mengen Unveränderbarkeit Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Logisches Löschen „Ungültig setzen“ in der Index-Datenbank Das Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von authorisierten Personen weiterhin gefunden werden „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen Das Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden) Protokollierung von Löschungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Logisches Löschen auf WORM
„Ungültig setzen“ in der Index-Datenbank Das Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von authorisierten Personen weiterhin gefunden werden „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen Das Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden) Protokollierung von Löschungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Physisches Löschen auf WORM
„Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen Das Dokument löschen A) problematisch: Operationen auf dem Medium B) gängig: alle noch gültigen Einträge auf ein neues Medium umkopieren, Daten träger vernichten Protokollierung von Löschungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Empfehlung Referenz-Datenbank-Architekturen machen weiterhin bei großen Daten- und Dokumentenmengen Sinn © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Systeme nach dem „BLOB“-Prinzip haben unter Umständen Skalierungs-, Konsistenz-, Verteilungs- und Performance-Probleme Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content Management PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Definitionen Was ist Content ? (1)
Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definitionen Was ist Content ? (2)
Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definitionen Was ist Content-Management (CM) ?
Content-Management-Systeme (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung) die Verwaltung von Content (CM im engeren Sinn) die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) CM im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.) CM ist die Weiterführung von Dokumenten-Management mit Nutzung von Internet-Technologien Die Begriffe Content-Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definitionen Was ist Web-Content-Management ?
Web-Content-Management (WCM) umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren: Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.) Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen) Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definitionen Was ist Enterprise-Content-Management?
Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definitionen Was ist eBusiness ? (1)
eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen: intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB), im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.) im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definitionen Was ist eBusiness ? (2)
eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Content Syndication, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management Definitionen, Architektur und Standards
Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management Definitionen, Architektur und Standards
Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content Management Content Management Systeme
Content Management Systeme im übergreifenden Sinn unterstützen die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung) die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn) die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.) Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content Management WCM Web Content Management
Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren: Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.) Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen) Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management WCM Skalierung
WCM Editing WCM Editing Lösungen schaffen vor allem den Content und unterstützen den Editionsprozess mit Workflow-Funktionalität. WCM Repository Internes Management von Informationen und Laufzeit-Festlegung WCM Publication Zusätzlich zu „pull“-Mechanismen bieten diese Lösungen „push“-Methoden zur Verteilung spezieller Informationen. WCM eBusiness Die integrierten Systeme stellen mehr als nur Adaption, Management und die Verbreitung des Content bereit. Weitere Funktionen erlauben auch eine direkte Interaktion und eine individuelle Nutzung. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management als reines Redaktionssystem
Firewall Redaktions- Applikation Inhalte Layout Präsentation Publikationsprozess Web Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Content Repository

Content-Management als Intranet- / Internet-Lösung
Firewall Redaktions- Applikation Nutzungs- Applikation Präsentation Content Management Workflow Engine Intranet Server Application Server (eBusiness) Legacy Systems Web Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Content Repository

Content Management Enterprise Content Management (ECM)
Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management ECM Funktionale Lösungsansätze
ECM Portal Browserbasierte personalisierte Anzeige für den Informationenzugriff von internen und externen Quellen wie auch der Ersatz von alten Host und/oder Client Anzeigen ECM Data/Document Warehouse Applets, Middleware und Metadatenbanken für die Kombination und Zusammenfassung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen des Unternehmens ECM Workflow Prozessgesteuerte Verdichtung von Informationen Überschneidungen mit EAI Enterprise Application Integration ECM Knowledge-Management Adaption von strukturierten und unstrukturierten Informationen inklusive EBT Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management MAM Media-Asset-Management
Variante des Content-Managements mit besonderen Anforderung an eine sichere Archivierung Grosse Bestände / Volumina Spezielle Formate (Video, Sprache, eBooks, etc.) Performanceanforderung (Download, Streaming, etc.) eBilling DRM Digital-Rights-Management (Signaturen, Wasserzeichen, etc.) Kopierschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Rendition-Management Navigation / einfache User-Interfaces Content Syndication Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Content-Management als integriertes ECM-System
Firewall Portal Interface Redaktions- Applikation Capture Fachan- wendung Groupware- Kommuni- kation ERP Application Content enabled Content enabled Präsentation eBusiness- Transaktionen EAI Portal Intranet Server Content Management Classification Knowledge Management DMS Workflow Application Server Groupware Server ERP Web Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Content Repository Legacy Groupware Repository ERP Repository Enterprise Records Management (Archivierung)

Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
E-COMMERCE SALES AUTOMATION CRM SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALS STORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT This diagram helps to illustrate the relationship of document technologies (the ones that drive e-business applications) with both the business applications and an organization’s technology foundation. The technology foundation includes internally mandated or standardized hardware, operating systems (such as Windows NT), networks and databases. The technologies that are the GLUE between the custoner-facing front office applications and and back-office applications space include collaborative tools (such as Lotus Notes), Content Management tools (such as Open Text), Image Management tools (both electronic and film), Data Warehousing/Data Mining tools (or what some people call business intelligence tools such as IBM’s MQ series, Thinking Machines), KM tools (such as Autonomy) and Workflow/Business Process Tools (such as Staffware or Lucent Technologies’ Mosaix). The different points of access are dependent less on the architecture (since many organizations are migrating to web-based access) but more on the audience. Who is knocking on the door, determines what processes will be initiated and what that person or business will see. ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE

E-COMMERCE SALES AUTOMATION CRM SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management als Integrative Middleware Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALS STORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT This diagram helps to illustrate the relationship of document technologies (the ones that drive e-business applications) with both the business applications and an organization’s technology foundation. The technology foundation includes internally mandated or standardized hardware, operating systems (such as Windows NT), networks and databases. The technologies that are the GLUE between the custoner-facing front office applications and and back-office applications space include collaborative tools (such as Lotus Notes), Content Management tools (such as Open Text), Image Management tools (both electronic and film), Data Warehousing/Data Mining tools (or what some people call business intelligence tools such as IBM’s MQ series, Thinking Machines), KM tools (such as Autonomy) and Workflow/Business Process Tools (such as Staffware or Lucent Technologies’ Mosaix). The different points of access are dependent less on the architecture (since many organizations are migrating to web-based access) but more on the audience. Who is knocking on the door, determines what processes will be initiated and what that person or business will see. ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE

E-COMMERCE SALES AUTOMATION CRM SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management als unabhängige Dienste für alle Anwendungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALS STORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT This diagram helps to illustrate the relationship of document technologies (the ones that drive e-business applications) with both the business applications and an organization’s technology foundation. The technology foundation includes internally mandated or standardized hardware, operating systems (such as Windows NT), networks and databases. The technologies that are the GLUE between the custoner-facing front office applications and and back-office applications space include collaborative tools (such as Lotus Notes), Content Management tools (such as Open Text), Image Management tools (both electronic and film), Data Warehousing/Data Mining tools (or what some people call business intelligence tools such as IBM’s MQ series, Thinking Machines), KM tools (such as Autonomy) and Workflow/Business Process Tools (such as Staffware or Lucent Technologies’ Mosaix). The different points of access are dependent less on the architecture (since many organizations are migrating to web-based access) but more on the audience. Who is knocking on the door, determines what processes will be initiated and what that person or business will see. ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE

E-COMMERCE SALES AUTOMATION CRM SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management als ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALS STORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT This diagram helps to illustrate the relationship of document technologies (the ones that drive e-business applications) with both the business applications and an organization’s technology foundation. The technology foundation includes internally mandated or standardized hardware, operating systems (such as Windows NT), networks and databases. The technologies that are the GLUE between the custoner-facing front office applications and and back-office applications space include collaborative tools (such as Lotus Notes), Content Management tools (such as Open Text), Image Management tools (both electronic and film), Data Warehousing/Data Mining tools (or what some people call business intelligence tools such as IBM’s MQ series, Thinking Machines), KM tools (such as Autonomy) and Workflow/Business Process Tools (such as Staffware or Lucent Technologies’ Mosaix). The different points of access are dependent less on the architecture (since many organizations are migrating to web-based access) but more on the audience. Who is knocking on the door, determines what processes will be initiated and what that person or business will see. ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE

Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage Deliver CM Products Capture - -paper -feeds Unternehmen Document bases Office apps Kunde Automatiseirte Prozesse EDM Services Templates & styles Design & devices Personalisierter Content Properties Meta data Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Web apps Regierung Firmen Anwend. Datenbanken Mobil Federated repository Intranet/extranet Infrastruktur Quelle Strategy Partners

Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage Deliver CM Products Eine zukünftige Basis-Technologie XML Capture - -paper -feeds Unternehmen Dokumenten Grundlage Office apps Kunde Automatiseirte Prozesse EDM Services Properties Meta data Vorlagen & Stile Design & devices Personalisierter Content Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Web apps Regierung Firmen Anwend. Datenbanken Mobil Gemeinsamer Speicher Intranet/extranet Infrastruktur Quelle Strategy Partners

Funktionale Mindestanforderungen

Anforderungen an unternehmensweites Dokumenten-Management
Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Recherche-Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Indexdatenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Archive Integration in vorhandene Systeme Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Funktionale Anforderungen
Grundfunktionen Erfassen Erschließen Verwalten Speichern Finden Zugänglich machen Sichern Reproduzieren Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Migrieren Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Funktionale Anforderungen an DMS
Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern) Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Erfassung Arten von Daten und Informationen die erfasst werden
Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Kodierte Informationen (WORD, etc.) Arten der Erfassung von Informationen vollautomatisch (OCR, ICR) teilautomatisch manuell Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Scannen Unterschiede und Problemfelder
Individuelles Schriftgut Eindeutig identifizierbar Schlecht identifizierbar „No-Scans“ Vordrucke Selbst gestaltet Fremdvordrucke Gleichbehandlung Scannen und Fax Internet-Formulare Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Nomenklatur, Ordnung, Indizierung

Indizierung Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet Unterschiedliche Methoden: Volltext Indizierung Manuelle Indizierung Automatsche Klassifikation Automatische Teilindizierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Z.B.: Antrag auf Alters-Rente
Strukturmodell - Regress - - Reha - V-Rente Durch die elektronische Aufbewahrung von mit Zeitstempel u. Signatur versehenen Mehrstücken (Snapshots von Bearbeitungsschritten) kann die Historie dargestellt werden. Vorgang - H-Rente Z.B.: Antrag auf Alters-Rente - Beitrag Dokument(-name) @akte „elektronischer Aktendeckel“ - Versicherungsnummer - Inhaltsverzeichnis (Linkliste) - V angelegt von : V angelegt am : Signatur: - V aufzubewahren bis : - Versicherungsnummer - D angelegt von : (Sign.) - D angelegt am : - Zuordnung zu Register - Art des D Dokument Dokument - Versicherungsnummer - Geburtsdatum - Name - PLZ - GKZ - Dokumententyp - Inhaltsverzeichnis Metadaten Ordnungskriterien Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Aufbewahrungsfristen je Register Schlüsselwörter Signatur .....

Struktur der elektronischen Akte
Vorgang Register @akte Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Objekte besteht aus einer Objekthierarchie mit Akte, Register, Vorgang u. Dokument, wobei die Dokumente durch Links (Verweise) mit dem Vorgang/Register/Akte verbunden sind.

Mögl. Aufbau und Meta-Daten
- Versicherungsnummer - Geburtsdatum - Name - PLZ - GKZ - Dokumententyp Ordnungskriterien (Metadaten) - Beitrag - V-Rente - H-Rente - Reha - Regress Register (Metadaten) Dabei gibt es jeweils Dokumente u. Vorgänge @akte Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Ansichten - chronologisch innerh. d. Register - chronologisch insgesamt. - nach Autor, Gruppe, Abschnitt - nach WVs - nach Aufbewahrungsfrist Bearbeitungs und Protokollinformationen (Metadaten) Metadaten

Unterschiede Ordnungskriterien, z.B. Ordnerstrukturen
Klassen, z.B. Dokumentenklassen Identifizierende Merkmale, z.B. Versicherungs-nummer Klassifizierende Merkmale, z.B. Schlagworte Status-Merkmale, z.B. zur Verwaltung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Objekt Ordnung - Visualisierung - Ablage
Status-Merkmale - Verwendung - Steuerung Identifizierende Merkmale - Identifikation - Fachbezeichnung Klassen mit Vererbung - Rechte - Schlagworte - Aufbewahrungsfristen - Zuordnung - etc. Objekt Klassifizierende Merkmale - Inhaltlicher Bezug Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Schlagworte - Beschreibende Merkmale - Freitext Unique Identifier - Eineindeutige Systemkennung Inhaltliche Rechte

Anspruch an die Indizierung
Der Datenbank-Index ist das Hauptzugriffskriterium Der Index muss die Identifizierbarkeit, Lokalisierbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente garantieren Ergebnisse müssen immer richtig, vollständig, eindeutig, aktuell sowie den Berechtigungen und Suchkriterien entsprechend sein Über alle Informationen direkt suchen geht nur bei interpretierbaren Daten, Vorstrukturierung und überschaubaren Mengen (nicht in der Jukebox) Aber: Content Management und Media Asset Management Systeme funktionieren anders Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Kontrollierter Wortschatz
Der kontrollierte Wortschatz entspricht einer zentral gepflegten Fachbegriffssystematik Je nach Ausbau vergleichbar mit einem Thesaurus Einheitlich für alle Informationen in einem Unternehmen zu verwenden Durch die Verwendung von Referenzvariablen unabhängig von Veränderungen im Sprachgebrauch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Multilingualität Gut kombinierbar mit regelbasierten Mechanismen der automatischen Klassifikation Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Eindeutige Indizierung
Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung Stabilität Volltext versus strukturierte Erschließung Suchmaschinen „a la Google“ © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Automatische Klassifikation vs. kontrolliertem Wortschatz (1)
Manuelle Indizierung von Dokumenten stellt häufig einen Engpass dar Lediglich im COLD-Umfeld ist die Extraktion von Indexmerkmalen aus dem Output selbst eine übliche Verfahrenstechnik © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Die automatische Klassifikation selbst kann in zwei technologische Gruppen unterschieden werden: Regelbasierter Ansatz Selbstlernender Verfahren Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Automatische Klassifikation vs. Kontrollierter Wortschatz (2)
Regelbasierter Ansatz setzen eine manuelle Definition der zu unterscheidenden Merkmale voraus (transparent) Bei Änderung von Merkmalen müssen auch die Regeln angepasst werden Verwendbar für eine komplette automatische Indizierung Selbstlernender Verfahren erkennen aufgrund der Informationen selbst, welches die relevanten Unterscheidungskriterien sind (nicht transparent) eine gewisse Lernmenge an manuell klassifizierten Informationen muss mitgeteilt werden Der Grad für eine „sichere“ Einsortierung lässt sich durch Festlegung entsprechender Schwellwerte einstellen mit einer überdimensionierten Lernmenge tritt der Effekt des Übertrainierens ein Reine Einsortierung, ersetzt i.d.R. keine komplette Indizierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Automatische Klassifikation vs. Kontrollierter Wortschatz (3)
Nur durch die automatische Klassifikation von Dokumenten ist den Unternehmen allerdings wenig geholfen Wertvoll sind Lösungen, die die relevanten Daten extrahieren und mit Informationen aus operativen Systemen abgleichen Dieser Abgleich kann sowohl mit klassifizierenden Merkmalen (Stammdaten) erfolgen als auch mit klassifizierenden Merkmalen (inhaltlich beschreibend) Zum Abgleich mit klassifizierenden Merkmalen bietet sich ein kontrollierter Wortschatz an Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Dienste PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Speicherung (1) Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek) Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des zentralen Archives) Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter) Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Speicherung (2) Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Speicherung (3) Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Berechtigungssystem (1)
Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Berechtigungen: Benutzer: Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden. Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Berechtigungssystem (2)
Berechtigungen: Dokumentklasse: Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Datenbank Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User) Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv Unterschiedliche Typen: Volltext Datenbank Relationale Datenbank BLOB Datenbank Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Konverter Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht Hinzufügen des Headers bei der Archivierung Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus dem Archiv Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Betrieb und Verfügbarkeit

Betriebsanforderungen Bedingungen
Aufstellung Zugangskontrolle Server und Jukeboxen abschließbar Klimatisierung Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung etc. Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Handhabung von Speichermedien Sicherungskopien Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien Überprüfung und Wartung Routine-Untersuchungen Dokumentation Präventive Wartung und Tests Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Betriebsanforderungen Prozesse
Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Protokollierung und Sicherheit
Journale Berechtigungssystem Restart & Recovery Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Protokollierung Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS
Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“ Protokollierung von: Wartung und Softwareupdates Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten Änderung am Datenmodell Fehlern Verlustbehafteten Konvertierungen etc. Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Journale Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Journale Notwendige Protokollierungen sind im Bereich: Pflege
Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten, Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese auf dem Server hinterlegt sind, Nutzung Protokollsätze mit den Angaben Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Journale Die Sicherheitsmerkmale sind:
die Prüfsumme im Dokumentenheader, die Eindeutigkeit des Unique Identifier, die Unveränderbarkeit des Dokuments und des Protokolls beim Speichern, die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit, das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Journale PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Berechtigungen Beispiele für Fehlerursachen
Unzureichende Berechtigungsprofile Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig Keine Berechtigung auf die erforderlichen Anwendungen oder Informationen Restriktive Zugriffsrechte behindern Informationszugriff Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv Unkontrollierte Übernahme von Dokumenten und Akten aus dem bestehenden Archiv Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen erforderlich Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht gewährleistet Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten Person abhängig Vertretungsregelung nicht eindeutig Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Berechtigungen Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Berechtigungen Neutrale Benutzerberechtigungen
Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden Benutzergruppe Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination Dokumentklasse Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Datenschutz und Datensicherheit
Software- komponenten Benutzer- profile Hardware- komponenten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 organisatorische Planungen Migration datenschutz- rechtliche Vorschriften

Restart - Wiederanlauf
Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Verfahren zum Wiederanlauf
Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Herausforderungen an heutige Produkte
Intelligentes COLD, Transaktionsarchivierung, Elektronisch signierte Dokumente, Frühes, paralleles und spätes Archivieren, Dynamische Dokumente und Container, Automatische Klassifikation versus kontrollierter Wortschatz, Media Asset Management, ASP Archivierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

COLD & Listenarchivierung

Verwaltungs- und Verfahrensrechtliche Vorschriften
„Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften“ vom 27. August 2002 Amtliche Papiere können nun auch elektronisch unterschieben werden Der Bürger hat die Wahl zwischen „Kugelschreiber und elektronischer Signatur“ Notwendigkeit von Anpassungen durch die Landesregierungen Daher haben sich die Länder eine Frist bis zum durch den Bundesrat einräumen lassen Selbst wenn das Gesetz dann in Kraft tritt, werden die technischen Voraussetzungen weiterhin fehlen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

COLD Definition COLD: Ursprünglich für Computer Output on Laserdisk
Heute: Archivierung von strukturierten Daten als Listen (Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung) Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und Layout-Informationen (Druck-Output) Migration mit Übernahme von Daten und Objekten zur Füllung von Datenbanken und Repositories COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-Schnittstelle Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

COLD Prozesse Konverter: Formatumwandlung Indexkomplettierung Archiv:
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Daten Output- Objekte Importfähige Indexeinträge Archivobjekte Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Konverter: Formatumwandlung Indexkomplettierung Archiv: Indizierung Archivobjektbildung Index-DB: Primär-und Sekundär-Index Volltext Speicher: Einzelobjektarchivierung Containerarchivierung © PROJECT CONSULT 2002

Typen von COLD-Verfahren Listen im Daten-Format
Formatdefinitionen Liste im Originalformat neutralen Format Referenz Format Container Objekt © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

COLD Definitionen und Abgrenzungen Typen von COLD-Verfahren
Besondere Formate: AFP, PDF, BETA93 Transaktionsarchivierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Typen von COLD-Verfahren Druckoutput Original
Form Druckoutput Druckoutput im Originalformat Keine Veränderung Abgleich © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Typen von COLD-Verfahren Druckoutput mit Ressourcen-Referenz
Form Druckoutput Druckoutput im Originalformat Objekt Liste von Objekten mit Referenz auf einzelne Ressourcen Originalformat, zusätzlich Hintergrundlayout und Ressourcen für die Gesamtdatei Datenlisten mit zugehörigen Layouts © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Typen von COLD-Verfahren Direct-Output-Management
Auslesen DB Auslesen Formulare COLD/Publish- Anwendung Archivieren Versenden Web-Publishing / Groupware Drucken Webserver / Browser Druckstrasse © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Typen von COLD-Verfahren Listen mit Hintergrund-Layout
Objekt Liste von Objekten mit Referenz auf Ressourcen Liste von Objekten inkl. Layout Einzelobjekte inkl. Layout © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

COLD – Retrieval Traditionell: Primär-Index
Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Gesamtobjekt aufgrund Objektindex Recherche Objektindex + Inhalt © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Zusätzlich ist die Positionierung auf dem ersten Datensatz aufgrund inhaltlicher Recherchekriterien bei komfortableren Systemen möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

COLD – Retrieval Primärindex + Sekundärindex
Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Liste aller Fundstellen Bereitstellung Listsätze Bereitstellung relevante Einzelobjekte Recherche Objektindex + Inhalt Bereitstellung Gesamtobjekt aufgrund Objektindex © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Halten des Sekundärindex in der Datenbank (bsp. Volltext) führt zu Mengenproblemen © PROJECT CONSULT 2002

COLD – Retrieval Primärindex + Sekundärindex über Profile
Recherche Objektindex + Inhalt (Felder) Aufbereitete, kombinierte oder vereinzelte Sätze, Objekte etc. Bereitstellung kombinierte Liste aller Fundstellen Bereitstellung Informationen aufgrund der Profildefinition (einschließlich Konvertierung für bestimmte Clienten oder veränderte Systemumgebungen) Bereitstellung relevante Einzelobjekte Mischen von Sätzen und Einzelobjekten aus mehreren Gesamtobjekten Suche gesteuert nach Profiltypen Anfrage Gesamtobjekt Bereitstellung Gesamtobjekte aufgrund Objektindex Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Profilsuche ermöglicht format- und objektübergreifend eine inhaltliche Recherche (Bsp. Protokolle und Datensätze) Beispiel: Vorschlag für S-Buchen Versionierung / Historisierung Identifikation über Profile © PROJECT CONSULT 2002

Typen von COLD-Verfahren Migration: Datenbank und Objekte
Konvertierte Archivobjekte Neue Speicherorte Neue Indizes Auslesen alte Datensätze und Dokumente © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

COLD-Archivierung Speicherformate
Plain Text Keine grafischen Formatierung Betriebssystemspezifische Font-Definitionen Layout-Hinterlegung für Anzeige und Druck PDF Farbe, grafische Elemente Kann andere Formate enthalten Layouthinterlegung muss bei der Archivierung erfolgen Zusätzlicher Viewer erforderlich AFP Ressourcen müssen vorgehalten oder mitarchiviert werden BETA93 Proprietäres Format Wird auch für Beta97 verwendet Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

COLD-Archivierung im Umfeld SAP
Ausgehende belege sind: Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Reklamationen, Schriftverkehr, Prozeßmeldungen, etc. Die Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”: nur drucken nur archivieren drucken und archivieren Erzeugte Formate: Bisheriger Standard OTF abgelöst durch PDF (ab 4.0B) (erfordert derzeit Acrobat Reader als Viewer) Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. SAP kann dann kein korrektes PDF erzeugen Formularzuordnung erst ab 4.6C möglich Alternative: Externes Drucksystem 202 Urheberrechte Dr. Ulrich Kam Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Transaktionsarchivierung

Transaktionsarchivierung
Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Transaktionsarchivierung Darstellung
http: https: Application Server / Portal Browser Log-Datei Screen-Dump Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Archiv

Transaktionsarchivierung Probleme
Menge / Relevanz Was sind kaufmännische und vertragsrelevante Daten? Ausschuss / Nutzung MMCRS (Multimedia Clearing Right System) DRMS (Digital Right Management System) Formate User Identifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Empfehlung Wenn Sie Geschäfte über das Internet tätigen oder Angebote und interaktive Geschäftsformulare auf Ihre Website stellen, müssen Sie auch alle geschäftsrelevanten Transaktionen archivieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur

Elektronische Signatur Ziele
Berufsrechtlich: Verschwiegenheitsgrundsatz Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit Verschlüsselung Berufsständisch Herkunftsnachweis (Authentizität) Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität) Rechtsverbindlichkeit Elektronische Signatur Eindeutige Identifizierung Legitimationsprüfung Elektronische Zertifikate Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Rechtssituation
Papierwelt: Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher Gegenstand) Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG Traditionelle national gesetzliche Lösung Elektronische Welt: Textform vs. elektronische Form Willenserklärung in elektronischer Form und qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis) Übergangsphase gesetzlicher Regelungen Harmonisierung europäischer und internationaler Vorgaben Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate
Papierwelt: Personalausweis Reisepass Passfoto Körperliche Merkmale Einwohnermeldeamt Elektronische Welt: SmartCard Zertifizierte Schlüssel Vertrauenswürdige Dritte Trusted Third Party, Trustcenter Zertifizierungsstelle Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Eine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur
Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat. Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen
Europäische Signaturrichtlinie Novelliertes Signaturgesetz , löst Version vom ab Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG Sozialgesetzgebung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikaterstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt AB15Gf Prüfsumme Dokument Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX AB15Gf Signatur privater Schlüssel Prüfsumme Elektr. Versand Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger
AB15Gf Prüfsumme Entschlüsselung der Prüfsumme Vom Trustcenter: Öffentlicher Schlüssel Zertifikat (Authentizität) Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Integrität Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top34 3 3 46t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 AB15Gf Prüfsumme

Elektronische Signatur Schwierigkeiten
Die elektronisch signierte Nachricht bleibt im Klartext in offenen Netzen lesbar Die elektronische Signatur schafft keine Vertraulichkeit Schutz kann nur durch zusätzliche Verschlüsselungsverfahren erreicht werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Teletrust
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Probleme der Archivierung
Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Integration
Zeichnungsvarianten einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur Hierarchische Signatur Gemischte Signatur Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur Integration
Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronisch signieren beim Output?
DFÜ (elektronisch signiert) Datenbank / Anwendung Druckauf- bereitung Brief Fax © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Liste Datensatz oder DFÜ-Kopie oder Signature- Server Archiv- Server Archiv Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Smart Card Wert der Signatur? Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz (SigG)

Elektronisch signieren beim Scannen?
Archiv- Server Scanner PC Archiv oder Signature- Server Smart-Card Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Wert der Signatur? Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht

Elektronische Signatur USA – Elektr. Signatur & Kryptographie
Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Elektronische Signatur SmartCards
In Deutschland steht die Diskussion erst am Anfang Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte Beispiel Finnland: Kombination mit Personalausweis Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Posteingang und automatische Klassifikation

Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht
Fremdbestimmt Eigennutzung Dfü - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Akte - Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck DRT-Lösung Vorgangs- bearbeitung WF DMS Akte Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Eigenbestimmt Fremdnutzung - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Formulare Archiv Dfü Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung Aus- sonderung Historisches Archiv

Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich
Frühes Erfassen Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Basis- index. & Routing Post- eingang Visuelle QS Sach- bearbeitung Scannen Retrieval Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Papier E-Daten/-Dokumente Ablage/ Archiv © PROJECT CONSULT 2002

Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich
Paralleles Erfassen Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich Basis- index. & Routing Post- eingang Sach- bearbeitung Visuelle QS Scannen Retrieval Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Papier E-Daten/-Dokumente Ablage/ Archiv © PROJECT CONSULT 2002

Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich
Spätes Erfassen Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich Sach- bearbeitung Option. Indizie- rung Basis- index. & Routing Post- eingang Scannen (teilautom.) Visuelle QS Retrieval Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Papier E-Daten/-Dokumente Ablage/ Archiv © PROJECT CONSULT 2002

Vor- und Nachteile des frühen, parallelen, und späten Erfassen
Vorteile Nachteile früh Steht sofort zur Bearbeitung elektronisch zur Verfügung Ortsunabhängige Weiterverarbeitung Verteilung Aufendige Erfassung Aussonderung irrelevanter Informationen Indizierung vor Bearbeitung parallel Qualifizierte Erfassung durch sachkundige Mitarbeiter Weitere Bearbeitung elektronisch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Aufwendige Organisation mit Medienbrüchen spät Vorgänge abgeschlossen, keine Veränderung Zusammenhänge der Dokumente gesichert Unnötiges fällt weg Eine Nutzung mehr, daher Gefahr der Unwirtschaftlichkeit Effizienzpotentiale der DRT nicht genutzt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Versicherung Posteingangsverarbeitung

Automatische Posterfassung
Automatische Klassifikation automatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten-Technologien neuronale Netze Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in unkontrollierbare Zustände versetzen Regel-basierte Ansätze Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Was verbirgt sich hinter automatischer Klassifikation?
Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung und Zuordnung von Papier-basierten und eingehendenden elektronischen Dokumenten-Technologien wie s Sichere und Personen-unabhängige Klassifikation Intelligente Unterstützung der Recherche Auswertung von Datenbasen im Sinne von Data-Mining Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Automatische Klassifikation Beim Scanvorgang
Nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert Anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Automatische Klassifikation
Automatische Klassifikation Input Management Verteilung Klasse Speicherort DB Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dokument Index Automatische Klassifikation Speicherung Metadaten zum Informationsobjekt

Automatische Klassifikation Intelligentes Retrieval
Anfrage DB Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Ergebnis Repräsentation Repository Automatische Klassifikation

Nutzungsaspekte Nutzungsszenarien Rechtliche Anforderungen
ASP Archivierung Nutzungsaspekte Nutzungsszenarien Rechtliche Anforderungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP - Application Service Providing
Ursprüngliche Ansätze Bereitstellung von Anwendungen von zentralen Servern, die über das Internet lokal genutzt werden NC-Rechner Network Computing Schwerpunkte Softwareverteilung Schlanke Clienten Nutzung über Browser und Applet Speicherung der Daten aus den Anwendungen (Nebeneffekt) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP: eine Erfindung der Internet-Ära ?
Rezentralisierung von Anwendungen Überwindung Problematik Client/Server Anknüpfen an „Host“-Szenarien Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP ... ist eine Abgrenzung möglich ? Betrieb durch Dritte Nutzung mit Internet-Mitteln Nutzung nur bei Bedarf Ortsunabhängige Nutzung Neue Abrechnungsmodelle Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP: Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld
Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird Schwerpunkte Bereitstellung von Speicherraum Verwaltung von Daten und Dokumenten Nutzung über Browser und Applet Neue Qualität im Outsourcing DMCO Document Management Complete Outsourcing nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP & DMCO
Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit „Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“, „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“ und anderen Abrechnungsmodellen Aber auch „Inhouse-Hosting“ „Mobile Operation“ „Leasing“ Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP-Anwender-Vorteile
unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant beim Provider ausgelegten Systeme keine eigene Hardware kein eigenes Personal keine Software-Integrations- und Update-Problematik keine Migrationsproblematik geringe Einführungskosten Wandlung von Investitionen in laufende Kosten Dienstleistungen aus einer Hand sicher kalkulierbare Kosten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP-Anbieter-Vorteile
Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen Hohe Auslastung von Leitungen durch Dokumentengröße Abrechnung über Telefonrechnung Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung von Inhalten) Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-Geschäft Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing Nutzbarkeit der gleichen Plattform für Eigenanwendungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP & DMCO Probleme
Sicherheit Performance (Bandbreite) Konfigurationsmanagement Mandantenfähigkeit Benutzerverwaltung Anwendungsintegration Administration durch Benutzer Skalierbarkeit Abhängigkeit vom Anbieter Verfügbarkeit Rechtsfragen Abrechnung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Trendthemen
E-Business-Portale Software-Distribution & Softwarevertrieb Provider-Dienstleistungen Internet-Technologie-basierte Produkte Microsoft Terminal-Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Prognosen
ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200% Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider aber auch 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere Unternehmen werden verschwinden das Geschäft werden die Großen mit hoher technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Softwarehersteller
Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden Herkömmliches Software-Design ist überholt Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Technologietrends
Virtuelle Unternehmen und Roaming User Web-basiertes Home-Office Merge von Telekommunikation, TV und Computer E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Anbieterklassifikation
„echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a. Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a. Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a. „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. (DB), Veba, RWE u.a. Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a. sonstige z.B. CISCO, GE, u.a. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter
Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte Produkt verfügbar: AsOne, CEYONIQ, DocMan, EASY, FileNET, iXOS, Accelio, Opentext, onBase, Tower, Staffware, Tibco, u.a. im Produktivbetrieb: AsOne, Accelio, Tibco u.a. Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor, Docustore, IQDOQ, u.a. in Vorbereitung: SRZ u.v.a. Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter
Wettbewerb von „außerhalb“: Software-Produkte (Content Management) IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP ... Wettbewerb von „außerhalb“: ASP-Dienstleistungen Debis, IBM, EDS, Siemens (SBS) ... Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber ... Wettbewerb im Bankenumfeld: Web-Safes IQDOQ, memIQ, NetBerry ... Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP DMCO Angebotstypen
Web Space Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen Web Content Management Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone) Web Archive Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-Datenbank-Architektur und separatem Repository E-Business Store Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender Web Safes Hochsichere Archivspeicher im Banken- und Versicherungsumfeld für deren Kunden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Kommunikationsgrundlagen
Internet über öffentliche Leitungen Sicherheits- und Performance Probleme Nutzung mit Browser Keine direkte Anwendungsintegration Importproblematik VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN Relativ hohe Sicherheit und Verfügbarkeit Nutzung mit Browser und Applet Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten Inhouse Anwendungsintegration ist möglich Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!! Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP Kommunikation: Internet und VPN
ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet! Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP & DMCO Nutzungstypen
View-Only View & Store Shared Repositories Distributed Repositories Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Marktentwicklung ASP View Only
Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser, asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich) ... die einfache Lösung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Daten speichern Einzel- anwender SW Unter- nehmen Provider Aufbereitete, indizierte Doc`s Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD

über Browser Daten abrufen Einzel- anwender SW Unter- nehmen Provider Einzel- anwender Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister über Browser im LAN (opt. Server im Unternehmen)

Projekt & Service SW Unter- nehmen Provider Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Vertrieb und Projektabwicklung über den Provider Dienst- leister

Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Browser Exporter SW Software-Komponenten Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Archiv Server Unter- nehmen Provider Erfassen Indizieren manuell Indizieren automatisch Tools Exporter importer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister

Marktentwicklung ASP View & Store
Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich) ... schon etwas schwieriger, aber noch in 2002 „State-of-the-Art“ Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Daten speichern Einzel- anwender SW Direktes online und nearline Speichern Unter- nehmen Aufbereitete, indizierte Doc`s Provider Einzel- anwender Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister COLD, Papier, zeitversetztes Nearline

Daten abrufen Einzel- anwender SW Unter- nehmen Provider Einzel- anwender Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister

Projekt & Service SW Unter- nehmen Provider Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister Vertrieb und Projektabwicklung über den Provider

Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Browser Applet Benutzerverwaltung Konverter Security Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Archiv Server Software-Komponenten SW Unter- nehmen Provider Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister

Marktentwicklung ASP Shared Repositories
ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server-Diensten) ... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Daten speichern Einzel- anwender SW Unter- nehmen Provider Einzel- anwender Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister

Daten abrufen Einzel- anwender SW Unter- nehmen Provider Einzel- anwender Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister

Projekt & Service SW Unter- nehmen Provider Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister Vertrieb und Projektabwicklung über Provider und/oder SW-Anbieter

Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Business Applikation Archiv Server Software-Komponenten SW Unter- nehmen Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Provider Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister

Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Im Unterschied zu Shared Repository Kombination verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP-Anwendungen ... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Daten speichern Einzel- anwender Infoaustausch zwischen den Beteiligten SW Zahlreiche und verschiedene Wege der Informationsstellung Unter- nehmen Provider Einzel- anwender Filiale Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister Einzel- anwender SCM- Partner Einzel- anwender

Daten abrufen Einzel- anwender SW Unter- nehmen Provider Einzel- anwender Filiale Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister Einzel- anwender SCM- Partner Einzel- anwender

Projekt & Service SW Unter- nehmen Vertrieb und Projektabwicklung über SW-Anbieter Provider Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister SCM- Partner

Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Fallback Versionstool SW-Distributions-Tool Browser Applet Benutzerverwaltung DB-Service Konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Business Applikation Archiv Server Tools Benutzerverwaltung DB-Service konverter Protokollierung Statistik Accounting Security Digital Signatur Service Business Applikation Archiv Server Software-Komponenten SW Unter- nehmen Erfassen Indizieren manuell indizieren automatisch Tools Exporter importer Provider Filiale Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Dienst- leister SCM- Partner

Migration Migrationstypen Weiche versus harte Migration
Integrative Migration und Middleware Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Interessenskonflikt
Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ... Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Migration Geänderte Entscheidung Produktions- Realisierung
betrieb Realisierung Migration Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Geänderte Anforderungen

Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration
Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Ursachen und Notwendigkeit (1)
Migration von Informationen Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien Migration bei technologischer Weiterentwicklung wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden, wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben, wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Ursachen und Notwendigkeit (2)
Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems ist hier von Bedeutung Migration durch Unternehmenszusammenführung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Typen im Archivierungsumfeld (1)
Definitionen: Erst-Migration Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen Migration auf Medien Umkopieren von Festplatten-Caches auf digitale optische Speichermedien im laufenden Betrieb Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Typen im Archivierungsumfeld (2)
Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt Integrative Migration Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Migration Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept
Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
Integrative Lösungsansätze um harte Migrationen zu vermeiden (integrativer Ansatz): temporäre Datenhaltung redundante Datenhaltung ausschließliche Datenhaltung keine Datenhaltung in einer produktunabhängigen Zwischenschicht Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Produktflexible Zwischenschicht mit temporärer Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server Smalltalk- Appl . Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Aktiver Index PZW Archiv- APIs ODBC Konverter DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

Produktflexible Zwischenschicht mit redundanter Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server Master Smalltalk- Appl . Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 - PZW -Schnittstelle Caching Konverter PZW ODBC index Archiv- APIs Replikation DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

Produktflexible Zwischenschicht mit ausschließlicher Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server DB - Smalltalk- Appl . Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Index PZW-Schnittstelle Caching Konverter PZW Archivfunktionalität Archiv- APIs DB- DB- DB- Technische Index Index Index Archive ... IBM FileNet

Produktflexible Zwischenschicht ohne Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server Smalltalk- Appl . Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Index- Schemata PZW PZW-Schnittstelle Archiv- APIs DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

Verfahrensdokumentation
Sicherer und ordnungsgemäßer Betrieb Bestandteile Bedeutung von Verfahrensdokumentationen Zertifizierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation GoBS
Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation Bedeutung
Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die Steuerlich / kaufmännische Belege speichern Qualitätsdaten managen Sicherheitsinformationen beinhalten Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation Grundlagen
„Code of Practice“ Grundsätze der Verfahrensdokumentation Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999 Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation Grundlagen in Deutschland
HGB / AO: Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme IDW PS 880: Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (Institut der Wirtschaftsprüfer) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation (Fassung vom ) „Code of Practice“: Grundsätze elektronischer Archivierung (Fassung vom September 1997) TüVIT PK-DML: Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation Umfang und Struktur
Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. Wartung 16. Migration Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation Struktur (1)
Organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Verfahrensdokumentation Struktur (2)
© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Verfahrensdokumentation Checklisten über Bestandteile (1)
Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes Einsatzgebiet der Lösung Beschreibung der allgemeinen Organisation Beschreibung der Lösung Beschreibung der sachlogischen Lösung Umsetzung der Anforderungen nach GDPdU Programmtechnischer Ablauf der Lösung Identität der Beschreibungen mit dem eingesetzten Programm © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Systembeschreibung Netzinfrastruktur Spezielle Hardwarekomponenten Standard-Softwarekomponenten Individuelle Programmteile der Lösung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS) Internes Kontrollsystem Datensicherheit Daten- und Zugriffsschutz Datenintegrität Beschreibung der relevanten Prozesse (1) Scannen Erfassung von originär digitalen Dokumenten Transport im System © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Indizierung und Datenbank Archivierung Visualisierung und Reproduktion Protokollierung Sonstige Bestandteile und Anlagen Verzeichnis der gültigen technischen Dokumentationen, Handbücher etc. Betriebsvoraussetzungen Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Beschreibung der relevanten Prozesse (2) Betreiberdokumentationen Anbieterdokumentationen Vertragsrelevante Dokumentationen Arbeitsanweisungen Migration Aktuell eingestellte Parameter, Benutzerberechtigungen und Dokumentenklassen mit Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Test- und Abnahmeprotokolle Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 © PROJECT CONSULT 2002

Produkte am Markt und deren Einordnung
Anwendungsfelder Schnittstellen und Integration Marktausssichten Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Schnittstellen und Integration
Lotus Notes Microsoft Exchange SAP ArchiveLink / HTTP Content Connect Portale Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

DMS und Bürokommunikation
Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Outlook/Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Notes/Domino und Archivierung Flache Integration
DMS Enabling Verwaltung der Dokumente während des Lebenszyklus in Notes Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes Notes- und diverse Attachment-Formate Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich Notes-Client Anwendungs- funktionen DB Notes DB-Verwaltung Dynamisches Dokumenten-Management Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Schnittstelle DB Index Archiv

Notes/Domino und Archivierung Tiefe Integration
DMS Enabling Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes Konvertierung in neutrale Formate Nutzung des Archivs auch außerhalb von Notes Notes-Client Anwendungs- funktionen DB Notes temporäres Caching Interface/Konverter Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 DB Index Ablage Archiv

DMS und Bürokommunikation Microsoft
Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server: Edition Publikation Web-orientierten Object Management Ansätze zur automatischen Klassifikation Personalization Kernstück ist das Web Storage System Workflow Dokumenten-Management Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken Check-In/-Out Versionierung Rollenbasierte Zugriffsrechte Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Portale Quelle: Interwoven PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Quelle: Interwoven

ERP-Integration Ausblick mySAP
Die Dokumentenverwaltung wird durch das SAP-System durchgeführt ArchiveLink klassischer HSM-Ansatz wird weiterhin unterstützt nun HTTP basiert damit weltweiter Dokumentenzugriff ArchiveLink Dokumentenportal neue separate Suchoberfläche Suche über interne und externe Ablagesysteme teilweise Online-Konvertierung von OTF in PDF für Browserzugriff automatische Ablage von Anlagen an s Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

ERP-Integration Ausblick mySAP
SAP Business Connectoren mittels XML können alle mySAP Lösungen, aber auch Applikationen von Drittanbietern angesprochen werden können SAP HTTP Content Server Datenbankbasiertes Speichersystem Eigene SAP Datenbank Bisher genutzt für SAP Knowledge Management oder SAP DMS (Noch) nicht geeignet für die revisionssichere Langzeitarchivierung Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Definition EAI (Enterprise Application Integration)
EAI-Kompetenz-Center bietet keine eigene Definition von EAI an ( 2002) Deutsches EAI-Forum EAI bedeutet: Unabhängigkeit von Zeit und Raum Vom Business zum E-Business E-Business Infrastruktur Ersetzt Telefon! ( 2002) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Jürgen Brauer EAI bedeutet, Softwareanwendungsinseln zu verknüpfen: sie sollen miteinander kommunizieren, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. EAI verspricht, das Problem der Anwendungs- und Datenintegration in Unternehmen konzeptionell und programmiertechnisch in den Griff zu bekommen. EAI ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, auf unterschiedlichen IT-Plattformen realisierte Geschäftsprozesse zusammenzuziehen (wie etwa unternehmensübergreifendes SCM oder CRM) EAI (Enterprise Application Integration) oder Anwendungsintegration wird zur Voraussetzung für effiziente Business-to-Business-Kommunikation (B2B) zwischen den Unternehmen (Quelle: ) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

PROJECT CONSULT „EAI“ kennzeichnet Tools und Komponenten, die Low level – Datenflusssteuerungen unterstützen. Diese werden oftmals auch als Mini-Workflows oder Complex Requests bezeichnet Daten unterschiedlicher Anwendungen mappen. Dies kann sowohl dezentral in Konnektoren und Adaptern als auch zentral im Integration Server erfolgen Daten unterschiedlicher Anwendungen transformieren. Dies kann wie das Mapping ebenfalls zentral oder dezentral erfolgen Anwendungsdaten intern in ein oder mehrere neutrale Formate wandeln (Quelle: PROJECT CONSULT, ) Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Integrationsaspekte Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc. Anwendererwartung: Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen über eine Middleware Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Bedeutung von EAI Was ist EAI?
EAI: Enterprise Application Integration Integration von Legacysystemen in einer heterogenen Systemlandschaft Reduzierung von Schnittstellenproblematiken Vereinfachung von Datentransformationen Schnellere Integration neuer Applikationen Datenflusssteuerung Verbessertes Change-Management EAI kann mit eigenen Mitteln oder mit Fremdprodukten realisiert werden Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Bedeutung von EAI Was ist EAI?
Eigene Mittel sind z.B. generische Datenformate oder Datenbanken mit führenden Formatangaben EAI-Produkte sind Integration Server Mapping (neutrale Formate) Transformation Grafisches Datenflussdesign SDK`s (Software Development Kits) Messagingsysteme Adapter, Konnektoren Standard In Ausnahmefällen auch Workflow-Management-Systeme Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Bedeutung von EAI Der Markt für EAI-Anbieter
Grosse Unternehmen mit einer gewachsenen heterogenen Systemlandschaft Branchen Telekommunikation Versicherungen Banken Marktchancen für Anbieter Messaging Integration Server Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

WMS und EAI (Enterprise Application Integration)
Workflow und Integrationserwartungen der Kunden 80er und frühe 90er Jahre: WMS als Integrationskomponente heterogener System-landschaften Anfang bis Mitte der 90er Jahre: Scheitern großer Workflowprojekte mit komplexen Integrationsanforderungen Seit Mitte der 90er Jahre: Trennung der Themen Workflow und Systemintegration Seit Ende der 90er Jahre Vermarktung der Integrationsthematik unter dem Schlagwort EAI. Andere Anbieter und Produkte rücken in den Mittelpunkt der Betrachtung Heute „Wieder“-Zusammenführung beider Begrifflichkeiten Workflow und EAI unter dem Schlagwort BPM Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

WMS und EAI (Enterprise Application Integration)
Die Trennung der Begriffe ist auf Grund der unterschiedlichen Produkteigenschaften nach wie vor gerechtfertigt und notwendig WMS steuern Geschäftsprozesse bestehen aus den Komponenten Buildtime (Modellierungskomponente) Runtime (Workflowengine) EAI-Systeme steuern Datenflüsse zwischen Applikationen mappen und transformieren Daten bestehen aus Komponenten wie Integration Server Messaging-System Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Die Staffware Process Suite deckt aus dem EAI-Bereich ausschließlich die Datenflusssteuerung ab

ECM (Enterprise Content Management) Technologien
- - - Business Business Business Enterprise Enterprise ERP ERP ERP AP/AR AP/AR AP/AR RM/A RM/A RM/A CRM CRM CRM HRM HRM HRM Applications Applications EAI EAI EAI Integration Integration W O R K F L O W Collaboration Collaboration Enterprise Enterprise Content Content Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Data Warehousing Data Warehousing Web Content Web Content Doc Mgmt Doc Mgmt Management Management Mining Mining Management Management Imaging Imaging File File File Domino Domino Domino Exchange Infrastructure Exchange Infrastructure Exchange RDMS RDMS RDMS System System System Quelle: AIIM 2001 Industry Study

ECM (Enterprise Content Management) Technologien
E A I Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003 Quelle: AIIM 2001 Industry Study

Marktaussichten PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Dr. Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen ... Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2003

Revisionssichere Archivierung und Records Management

Similar presentations

Presentation on theme: "Revisionssichere Archivierung und Records Management"— Presentation transcript:

Similar presentations

About project

Feedback

Log in

Auth with social network:

Revisionssichere Archivierung und Records Management

Similar presentations

Presentation on theme: "Revisionssichere Archivierung und Records Management"— Presentation transcript:

Similar presentations

About project

Feedback