1. به نام خدا

2. فرآیند برنامه ریزی نیروی انسانی
مدیریت منابع انسانی
فصل چهارم
فرآیند برنامه ریزی نیروی انسانی
تهیه و تنظیم :
علی محمد مصلحی
زهرا بیدگلی
بهار 1394

3. فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی

4. تعریف کلی
فرایندی است که از طریق آن ورود افراد به سازمان ، حرکت وگردش آنها در سازمان و خروج آنها از سازمان ، پیش بینی و به گونه ای طراحی میشود که هرگاه در سازمان پستی خالی شود مسولان سازمان غافلگیر نشوند

5. مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی
تعیین موجودی نیروی انسانی در سازمان .
مطالعه و بررسی اهداف آتی سازمان .
برآورد نیاز سازمان به نیروی انسانی ( تقاضا برای نیروبا توجه به اهداف آتی سازمان . )
برآورد عرضه نیروی انسانی ( از منابع داخلی یا خارجی ) .
مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تعیین سیاستهای پرسنلی سازمان بر اساس آن .

6. تعیین موجودی نیروی انسانی سازمان
اهداف آتی سازمان
برآورد نیاز سازمان
برآورد عرضه سازمان
مقایسه عرضه و تقاضا

7. مرحله اول : تعیین موجودی نیروی انسانی
روشهایی که در این مرحله استفاده می شوند عبارتند از :
الف : تهیه فهرست موجودی مهارتها .
ب : سیستم اطلاعاتی منابع انسانی .
ج : طرح جانشینی .

8. الف : تهیه فهرست موجودی مهارتها
برای این منظور می توان از فرمهای مختلفی که کارکنان در
هنگام استخدام و یا بعد از آن پرکرده اند ، استفاده کرد و پس از
استخراج اطلاعات برای تایید درستی به نظر سرپرستان مستقیم و
کارشناسان اداره امور پرسنل رساند.

9. اطلاعات شامل : خصوصیات فردی ، مدارج تحصیلی ، دوره های آموزشی ، سوابق و
تجربه های کاری ، سمت فعلی ، نتایج ارزیابی های عملکرد ، سطح
حقوق ، تواناییها ومهارتهای خاص فرد می باشد .

10. ب : سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (HIRS)
Human Resource Information System
منظور از سیستم اطلاعاتی منابع انسانی ، استفاده از روشی
منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیری
عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکانپذیر سازد .این
اطلاعات باید به روز ، صحیح و دقیق ، کوتاه و مختصر، مربوط
ومناسب ، کامل و بهنگام باشد .

11. طراحی سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
مطالعه و شناخت سیستم فعلی .
تعیین اولویتهای اطلاعاتی .
طراحی سیستم اطلاعاتی جدید .
انتخاب و نصب کامپیوتر ( در صورت لزوم ) .
حفظ کیفیت سیستم اطلاع رسانی .

12. مطالعه و شناخت سیستم فعلی
هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ دادن به سوالاتی از این قبیل است :
حجم اطلاعاتی که سیستم فعلی می تواند آن را پردازش نماید چقدر است ؟
از این اطلاعات چگونه استفاده می شود ؟
کیفیت اطلاعات در چه حدی است ؟
چه نوع اطلاعاتی مورد نیاز است ؟
اطلاعات از کجا ( از چه منابعی ) به دست می آید ؟

13. تعیین اولویتهای اطلاعاتی
طبقه بندی اطلاعات بر حسب درجه اهمیت آنها

14. طراحی سیستم اطلاعاتی جدید
سیستم اطلاعاتی جدید باید به گونه ای طراحی شود که جوابگوی تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درباره منابع انسانی باشد. انواع اطلاعات خام از منابع و مراکز مختلف از طریق ورودیهای متعدد به سیستم وارد و بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندی شده در اختیار مدیران قرار می گیرد .

15. انتخاب و نصب کامپیوتر (در صورت لزوم)

16. حفظ کیفیت سیستم اطلاع رسانی
تمام واحدها و حوزه ها باید با ارسال اطلاعات مفید و فرستادن
گزارشها ی صحیح ، دقیق و به موقع کیفیت سیستم اطلاعاتی منابع
انسانی را بهبود بخشند .

17. ج : طرح جانشینی روش کار به این صورت است که نخست فهرستی از اسامی
مدیران و مسئولیت هایشان تهیه می شود . سپس کلیه پستهای مدیریتی
سازمان بررسی و احتمال خالی شدن این پستها در اثر بازنشستگی ،
ارتقا ، انتقال ، استعفا یا مرگ متصدیان آنها مطالعه می شود . در
مرحله بعد ، این اطلاعات با اطلاعاتی که در صورت برداری از
ویژگیها و مهارتهای مدیران به دست آمده است مقایسه می شود .

18. فرم جانشینی کمتر از نیاز نیرو وجود دارد بیشتر از نیاز نیرو وجود دارد
تقاضا برای نیرو در آینده
متقاضیان شغل
خروج نیروها
نیروهای موجود
عنوان شغل
راه حل
استخدام نیروی جدید از خارج از سازمان
تربیت و باز آموزی نیروهای موجود در سازمان
بازخرید
پایین آوردن سن بازنشستگی
انتقال به سازمانهای دیگر
حذف شغل

19. مرحله دوم : بررسی اهداف آتی سازمان
تعداد افراد و نوع تخصص های مورد نیاز ، بستگی به اهداف و
استراتژیهای کلی سازمان دارد . در مجموع اهداف کلی سازمان و
درآمدهایی که انتظار می رود در اثر دستیابی به این اهداف عاید
سازمان شود ، دو عامل اصلی در تعیین نیاز سازمان به نیروی
انسانی و کم و کیف آن است .

20. مرحله سوم : برآورد نیروی انسانی مورد نیاز ( تقاضا برای نیرو )
برای برآورد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان نخست ، باید
میزان تفاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان برآورد شود . سپس
تعداد نیروهای لازم برای جوابگویی به این تقاضا تعیین شود .

21. مثال میزان تقاضا در هفته 1000 دستگاه
میزان تقاضا در هفته دستگاه
زمان مورد نیاز برای ساخت 1000 دستگاه ساعت
کارکردهر کارگر درهفته ساعت
محاسبه تعداد کارگر مورد نیاز در هفته
125 = 5000/40

22. علاوه بر سطح تقاضا برای تولید یا خدمات سازمان عوامل دیگری
نیز در میزان نیاز سازمان به نیروی انسانی موثرند که مهمترین آنها
عبارتند از :

23. برآورد تعداد نیروهایی که دراثر اخراج ، استعفا ، بازنشستگی ، خاتمه خدمت و غیره سازمان را ترک می کنند .
میزان تطبیق تخصصها و مهارتهای کادر فعلی با تخصصها و مهارتهایی که سازمان در اثر تغییر و تحولات آتی نیازمند آن خواهد بود .
اتخاذ تصمیماتی از قبیل تنوع محصولات ، افزایش کیفیت تولیدات و عرضه خدمات یا ورود به بازارهای جدید .
پیشرفت تکنولوژی و تغییر رویه ها و شیوهای اداری و اجرایی .
افرایش بودجه سازمان با تخصیص منابع مالی بیشتر به آن .

24. روشهای برآورد نیروی انسانی مورد نیاز :
نسبت یابی
روندیابی
رگرسیون
همبستگی
شبیه سازی

25. الف - روش روند یابی :
پیش بینی نیازهای آتی به نیروی انسانی را می توان با مطالعه تعداد افرادی که در چند سال گذشته به استخدام سازمان درآمده اند آغاز کرد.

26. ب – روش نسبت یابی :
تعیین نسبتی است که میان یک عامل معین ( مانند حجم فروش ) وتعداد افراد مورد نیاز وجود دارد .
نکته : فرض بر این است که کارکرد یا راندمان افراد ثابت است

27. مثال
در سال 1393

28. ج – روش همبستگی :
در این روش ارتباط میان میزان یک فعالیت درسازمان و تعدادافراد مورد نیاز بررسی می شود .
بطور مثال یک بیمارستان 500تخت خوابی که قرار است در 5 سال آینده به 1200 تخت خوابی تبدیل شود

29. د – روش رگرسیون :
روشی است که از طریق آن می توان با استفاده از اطلاعاتی که در مورد متغیر مستقل وجود دارد ، متغیرهای وابسته را پیش بینی کرد .

30. ه – روش شبیه سازی :
در این روش فرض میشود که می توان با ساختن مدلهایی که به
صورت مصنوعی ، شرایط واقعی دنیای خارج را منعکس می کند ،
مسائل را مطرح و مطالعه نمود .

31. مرحله چهارم : برآورد عرضه نیروی انسانی
منظور از عرضه نیروی انسانی ، نیروهایی است که سازمان
برای رفع نیازهای خود به آن دسترسی دارد . سازمان می تواند
نیروهای انسانی مورد نیاز خود در آینده را از میان کارکنان فعلی یا
منابعی که در خارج از سازمان وجود دارد تامین نماید .

32. برآورد عرضه نیرو از منابع داخلی
روشهای اصلی برآورد نیروهای موجود در سازمان :
فهرست موجودی مهارتهای مدیریتی .
جدول جایگزینی .
نظر ( برآورد ) سرپرست .
روش دلفی .

33. الف : فهرست موجودی مهارتهای مدیریتی
در صورتی که فهرست مهارتها تنها شامل مدیران و کسانی شود
که برای تصدی پستهای مدیریتی در نظر گرفته شده اند ، آن فهرست به اصطلاح فهرست موجودی مهارتهای مدیریتی خوانده می شود .

34. ب : جدول جایگزینی
در واقع همان نمودار سازمانی است که در آن ، عنوان شغل ، نام شاغل فعلی آن و همچنین نام افرادی که می توانند جانشین او شوند قید شده است .

35. رقم اول عملکرد 1- ضعیف 2=خوب 3- عالی
معاونت نیروی انسانی
3279
کمالی
2227
جمالی
2361
صمدی
اداره آموزش
2227
جلالی
3332
طبری
3343
امامی
اداره کارمند یابی
2211
وطنی
3313
فرزانه
2212
محمدی
رقم اول عملکرد 1- ضعیف 2=خوب عالی
رقم دوم قابلیت ارتقا 1= دوسال از این تاریخ 2- یکسال از این تاریخ 3-آماده است
رقم سوم تعداد سنوات خدمت در پست فعلی
تعداد افراد تحت سرپرستی

36. ج : نظر سرپرست
سرپرستان به دلیل تجربه و بینشی که درباره ماهیت و ویژگیهای مشاغل تحت سرپرستی خود پیدا کرده اند ، به درستی و به سرعت می توانند تعداد کارکنان مورد نیاز یا تعداد افراد موجود برای کار را برآورد کنند .
معایب:
1- عقیده ونظر شخصی سرپرست است
2- وقت گیر است
3- نیاز به دانش وآگاهی بالا

37. د : روش دلفی در این روش اعضای گروه بدون رویارویی مستقیم از نظرات
یکدیگر با خبر می شوند.
معمولا زمانیست که اعضا از هویت یکدیگر با خبر نباشند
ارسال پرسشنامه بصورت محرمانه
تکمیل پرسشنامه بدون درج مشخصات
یکدست نمودن و ارسال اطلاعات به مصاحبه شوندگان
تکرار مراحل قبل

38. مقایسه روشهای عرضه و تقاضا برای نیرو
برای پیش بینی عرضه و تقاضای نیروی انسانی به طور معمول از
روشهای مقداری ، ( کمی ) یا از روشهای قضاوتی ( کیفی ) استفاده
می شود . روش مقداری را روش « بالا به پایین » نیز می گویند .
روش قضاوتی که آن را روش « پایین به بالا » نیز می نامند ، بار
آماری کمتری دارد .

39. ب : برآورد عرضه نیرو از منابع خارجی
میزان عرضه نیرو در بازار کار به عوامل زیر بستگی دارد :
وضعیت عمومی اقتصادی .
بازارهای محلی کار .
بازارهای تخصصی کار .

40. مرحله پنجم : مقایسه عرضه و تقاضا
تقاضا با عرضه مساوی است .
تقاضا بیشتر از عرضه است : روشهایی که برای تامین کسری نیرو استفاده می شود شامل : کارمندیابی ، انتخاب و استخدام نیروهای جدید ، آموزش کارکنان ، تربیت مدیر ، فراخوان کسانی که سازمان را ترک کرده اند ، استخدام پیمانی یا اضافه کاری می باشد .
تقاضا کمتر از عرضه است : روشهایی که برای کاهش دادن نیروهای مازاد استفاده می شود شامل : برکناری ، بازنشستگی زودرس یا بازخرید ، کاهش ساعت کاری ، حذف شغل و کاریابی می باشد .