1. مستندسازی و بهبود فرآیندها
معرفي پروژه
مستندسازی و بهبود فرآیندها
معاونت پشتيباني و امور مجلس
دفتر بودجه، تشكيلات و روشها
گروه مهندسي روش

2. تعريف فرآيند
مجموعه‌اي از فعاليت‌هاي متعامل يا مرتبط به هم كه با استفاده از منابع، ورودی ها را به خروجی ها تبديل مي‌كند.
فرآيند
ورودي
(شامل منابع مي‌باشد)
محصول
خروجي
Inputs
Process
Outputs

3. INPUT Customer who has a need Customer who has a need met
شناسائي فرآيندها
فرآيند، مجموعه اي از وظايف مرتبط به هم مي باشد كه در كل، نتيجه با ارزشي  براي مشتري به ارمغان مي آورد.
فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است.
فرآيند، زنجيره‌اي از فعاليتهاست كه بين اين دو نقطه تعريف شده اند.
INPUT Customer who has a need
OUTPUT
Customer who has a need met
STEP
STEP
STEP
STEP n

4. چند نمونه از فرآيندهاي حوزه هاي مختلف
حوزه رياست: بازرسي موردي واحد ها
حوزه پژوهش: برنامه ريزي و اولويت بندي طرح هاي پژوهشي – پروژه يابي امور پژوهشي
حوزه فرهنگي: پروژه يابي – برگزاري همايش و سمينارهاي تخصصي
حوزه آموزش: استاندارد سازي مراكز آموزشي – اخذ مجوز برگزاري دوره هاي آموزشي
حوزه پشتيباني: مديريت ساختار و تشكيلات – تنظيم حسابها – صدور احكام
حوزه هماهنگي: رسيدگي به شكايات واحدها – تاسيس يا انحلال واحدها

5. ساختار سازماني هرمي

6. حركت فرآيندها در يك سازمان
آموزش
اداری
فرهنگی
Order fulfillment

7. رويكرد فرآيندي در مقابل رويكرد وظيفه اي
تمركز بر سازمان
تمركز بر فرآيند
كاركنان، منشاء مشكلات هستند
اندازه گيري عملكرد كاركنان
تغيير كاركنان
هميشه مي توان يك فرد بهتر يافت
كنترل كاركنان
اصلاح خطاها
فرآيند، منشاء مشكل است
اندازه گيري عملكرد فرآيند
تغيير فرآيند
هميشه مي توان فرآيند را بهبود داد
توسعه كاركنان
پيشگيري از خطاها

8. معايب رويكرد وظيفه اي سطوح سازماني ← در دسترس نبودن مديران
سطوح سازماني ← در دسترس نبودن مديران
تصميم گيرندگان محدود ← تأخير در تصميم گيري
سنگيني در حركت ← تأخير در نوآوري
وظيفه محوري ← دور شدن از اهداف سازماني
ثبات در ساختار ← عدم توانايي پاسخگويي به تغييرات
رشد نامناسب ← افزايش هزينه هاي سربار و عدم توانايي رقابت

9. مهمترين مزاياي حاصل از بكارگيري رويكرد فرآيندي
كاهش مستمر هزينه‌ها و كوتاهتر شدن زمان چرخه‌هاي كاري به دليل استفاده مؤثر از منابع
بهبود نتايج عمليات و ايجاد سازگاري و قابليت پيش بيني در آنها
امكان پرداختن به فرصت‌هاي متمركز و اولويت بندي شده براي انجام عمليات بهبود
تعريف نظام مند فعاليت هاي لازم براي حصول يك نتيجه مطلوب
تعريف دقيق مسئوليتها و پاسخگويي براي اداره فعاليتهاي كليدي و مهم

10. سيستم مديريت كيفيت يا
ISO 9001

11. مراحل اجراي پروژه :
مستند سازي
بهبود فرآيندها

12. برخي از اهداف كوتاه مدت و بلند مدت پروژه
هماهنگي فرآيندهاي اصلي و كليدي جهاددانشگاهي با ماموريت‌ها و اهداف بلند مدت و كوتاه ‌مدت
ايجاد بستر و فرهنگ مناسب در استفاده از فرآيندهاي كليدي و اصلي در بين كاركنان
كاهش هزينه‌ها از طريق حذف فعاليت‌ها يا ضوابط زائد و غيركارآمد و تسهيل و تسريع امور (كاهش زمان‌هاي انتظار ، كاهش دوباره‌كاري‌ها ، كاهش اتلافات ، حذف فعاليت‌هاي موازي و حذف فعاليت‌هاي غيرضروري )
طراحي روش‌هاي جديد جهت انجام بهتر و سريع‌تر امور
افزايش بهره‌وري از طريق افزايش اثربخشي و كارايي فعاليت‌ها و فرآيندها
افزايش رضايت و خشنودي ذينفعان
ايجاد زمينه‌اي براي دستيابي به اطلاعات باارزش براي تصميم‌گيري در بخش‌هاي مختلف سازمان
بهبود كيفيت و ارتقاي ارائه خدمات
ارتقا، رشد و توسعه منابع انساني جهاددانشگاهي
به وجودآمدن نگرش فرآيندي، مشتري‌گرايي و كلان‌نگري در لايه‌هاي مختلف سازمان
ايجاد فرهنگ، روحيه و تجربه كار تيمي و تصميم‌گيري گروهي
آماده‌كردن شرايط براي فرآيندمحوري‌شدن دانشگاه
فرآيند‌سازي و ايجاد بستر لازم براي سنجش عملكرد افراد ، گروه‌ها ، بخش‌ها ، و واحدهاي سازمان
فرآهم‌شدن زمينه براي پياده ‌سازي نظام پاداش و عملكرد
فراهم‌شدن زمينه براي شايسته ‌سالاري
زمينه‌سازي لازم و مناسب براي شناخت وضع موجود ساير پروژه‌هاي موردنظر براي اجرا نظير برنامه‌ريزي استراتژيك ، بهبودبهره‌وري ، سيستم مديريت كيفيت ، شش سيگما ، [1]TQM و EFQM[2]
ايجاد پايه و بستري مناسب براي مكانيزه‌كردن سيستم‌هاي اطلاعاتي و عملياتي دانشگاه

14. نگرش انجام وظيفه ها در هر واحد سازمان
نگرش وظيفه مداري
نگرش انجام وظيفه ها در هر واحد سازمان
sfghdfjfgjhfghjfghhfjfgh
dfgdfghggf
cfjhfgjhfghjfhfjhfhjfhjfhj
dfghdfguyruyryryturty
rdtyetertyert
واحد سازماني يك
واحد سازماني دو
واحد سازماني سه

15. نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان
ديدگاه فرآيند گرا
نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان
.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg,sbdf,nbg,sbdfbg,
.jkwaehlfkjhlrkjhlskjfdbg
.jkwaehlfkjhl
فرآيند دو
فرآيند يك

16. نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان
ديدگاه فرآيند گرا
نگرش انجام فرآيندها در واحدهاي سازمان
فرآيند دو
فرآيند يك
سازمان

17. توسعه مدل‌سازي فرآيندها
ساختار سلسله مراتبي
نگرش فرآيندي

18. تصوير فرآيند نتیجه دامنه فرآيند 1 2 4 2 3 1 ديدگاه فرآيند گرا
بازخور
برونداد ها
درونداد ها 1 2 4 2 3 1
نتیجه
دامنه فرآيند

19. سیستم و نگرش سیستمي تعريف سيستم (System) ورودی خروجی فرآیند تبدیل
مجموعه ای است از اجزای به هم پیوسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌کند و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند.
ورودی
خروجی
فرآیند تبدیل
بازخورد ( Feed Back )

20. سیستم و نگرش سیستمي تعريف نگرش سيستمي(System Approach)
بينشی كلي نگر بوده بدین معني که كل عناصر سیستم در کنار یکدیگر مورد تحلیل قرار گیرند. ديدگاهي كلي به عناصر يك سيستم كه فعاليتهايي را انجام مي‌دهند باعث ايجاد نگرشي تازه حتي نسبت به فعاليتهاي آنان مي شود.

21. اجزاء فرآيند Process ( فرآيند ) Activity ( فعاليت ) Task ( وظيفه )
يك سري از فعاليتها كه به ترتيب تعريف شده اجرا مي شوند. مانند فرآيند ارتباط با مشتري
Activity ( فعاليت )
توسط يك فرد يا برنامه نرم افزاري اجرا شده و ممكن است متشكل از تعدادي وظيفه باشد. مانند فعاليت دريافت اطلاعات اوليه
Task ( وظيفه )
يك مرحله كاري مقدماتي مي باشد. مانند درج آدرس مشتري

22. مسئوليت هاي اصلي در فرآيند
حامي فرآيند (Process Sponsor)
مالك فرآيند (Process Owner): فردي با مسئوليت اطمينان از اينكه فرآيند اهداف و نتايج قابل قبول را بدست مي آورد. او همچنين مسئول راهبري هرگونه بهبود در فعاليتهاي يك فرآيند مي باشد.
مدير فرآيند (Process Manager)
كاركنان فرآيند (Process Workers)

23. سيستم مديريت كيفيت استاندارد ISO 9001:2008
اين استاندارد بين المللي نيازمنديهاي نظام مديريت كيفيت را در مواردي مشخص مي كند كه يك سازمان :
نيازمند اثبات توانايي پايدار خود در تامين محصولي مطابق با نيازمنديهاي مشتري و الزامات قانوني است.
قصد دارد از طريق بكارگيري مداوم آن و تضمين برآوردن الزامات قانوني و نيازمنديهاي مشتري ، رضاي مشتريان را ارتقا بخشد.
( متن استاندارد زير بند 1-1-كليات )

24. استقرار سيستم مديريت كيفيت
توسعه سیستمهای کیفیت و استقرار مدیریت کیفیت باعث
بررسي مجدد فعاليت هاي سازمان بر اساس اهداف، سازمان و رفع كاستي ها
شفافيت فرآيندها و شاخص ها در سازمان.
ایجاد نگرش نظام مند به فعالیت های جاری ،
بهبود عملکرد سازمان ،
افزایش اطمینان مشتری به سازمان ،
کاهش فعالیت های غیر ضروری و دوباره کاری ها به واسطه تعريف فعاليت هاي برنامه ريزي شده و سيستماتيك،
كاهش هزينه ها ،
و امکان ایجاد رقابت در بازارهای داخلی ، منطقه ای و جهانی می شود.

25. تعريف فرآيند
يك فرآيند دربرگيرنده مراحل انجام كار و جريان يافتن فعاليت‌ها در يك سازمان يا واحد خاص مي‌باشد.
يك فرآيند ممكن است:
تعداد زيادي از ورودي‌ها را به يك خروجي واحد تبديل كند؛ مانند مونتاژ يك اتومبيل
يك ورودي واحد را به چندين خروجي متفاوت تبديل كند؛ مانند تبديل نفت خام به تعدادي از فرآورده‌هاي مختلف
فرآيندها در سازمان عمومأ برنامه‌ريزي مي‌شوند و تحت شرايط كنترل شده به اجرا در‌مي‌آيند تا ارزش‌افزوده ايجاد شود.

26. طبقه‌بندي فرآيندها فرآيندهاي اصلي ( بنيادي – كليدي ) :
فرآيندها مي توانند در يكي از طبق‌هاي ذيل قرار گيرند:
فرآيندهاي اصلي ( بنيادي – كليدي ) :
فرآيندهايي كه در خدمت به وجود آوردن ارزش افزوده قرار مي‌گيرند مانند فروش، خريد، توليد، مونتاژ، خدمات پس از فروش
فرآيندهاي مديريتي :
فرآيندهايي كه در خدمت اهداف مديريتي قرار مي‌گيرند مانند آموزش، مميزي داخلي، بهبود مستمر، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه، پايش و اندازه‌گيري فرآيندها، بازنگري مديريت

27. طبقه‌بندي فرآيندها (ادامه)
فرآيندهاي پشتيباني ( جانبي ) :
فرآيندهايي كه در خدمت تحقق فرآيندهاي اصلي قرار مي‌گيرند مانند كنترل مدارك، كنترل سوابق، ارزيابي تأمين كنندگان، كاليبراسيون، نگهداري و تعميرات

28. رويكرد فرآيندي بر مبناي 9001:2000ISO
به كارگيري سيستمي از فرآيند‌هاي درون سازمان، همراه با شناسايي و تعيين ارتباط متقابل اين فرآيندها و همچنين مديريت آنها مي‌تواند به عنوان ديدگاه فرآيندگرا ناميده شود.
اين ديدگاه تأكيد بر موارد زير دارد:
الف- درك و برآورده‌سازي الزامات،
ب- نياز به درنظرگيري فرآيندها بر حسب ارزش افزوده،
ج- حصول نتايج عملكرد و اثربخشي فرآيند،
د- بهبود مستمر فرآيندها بر پايه اندازه‌گيري‌هاي موضوعي.

29. INPUT Customer who has a need Customer who has a need met
شناسائي فرآيندها
فرآيند زنجيره‌اي از فعاليتهاي با ارزش افزوده است‌ كه محصول و يا خدماتي را تحويل مشتري فرآيند(بيروني و يا دروني) مي‌دهد.
فرآيند با يك نقطة شروع و يك نقطة پايان تعريف شده است.
INPUT Customer who has a need
OUTPUT
Customer who has a need met