Download presentation
Presentation is loading. Please wait.
1
محاضرة رقم (14) 19/10/2009
2
Organization & Its Types
Chapter 6 Organization & Its Types
3
هي التمييز بين أنواع التنظيم تعريف التنظيم الإداري وعناصره
الأهداف التعليميةLearning Objectives تعريف التنظيم الإداري وعناصره هي إدراك فوائد التنظيم معرفة خصائص التنظيم الفعال التمييز بين أنواع التنظيم
4
مفهوم التنظيم إذا وضعنا الخطة- وحدد الهدف
مقدمة:- إذا وضعنا الخطة- وحدد الهدف من يقوم بتحقيق الهدف هل شخص واحد؟ إذا وجد شخص واحد لا نحتاج إلى التنظيم يقوم بتحقيق الهدف مجموعة من الأشخاص يوجد عدد كبير منهم في المنظمات بتخصصات مختلفة ولأداء أعمال مختلفة من اجل تحقيق الهدف النهائي إذا نحتاج إلى توزيع الأعمال بينهم لماذا ؟ من اجل توحيد الجهود وتنسيقها- كيف؟ من خلال التنظيم
5
مبررات التنـظـيـم والحاجة له
التنظيم سنتناول في هذا الفصل ما يلي: محور التنـظـيـم بماذا يرتبط التنظيم؟ عناصره تعريف التنـظـيـم مبررات التنـظـيـم والحاجة له فوائدة؟ خصائص التنظيم الجيد أنواع التنـظـيـم
6
بماذا يرتبط التنظيم؟ يقوم به شخصان أو أكثر لتحقيق هدف مشترك
يرتبط التنظيم بالجهد الجماعي، فأي نشاط جماعي يقوم به شخصان أو أكثر لتحقيق هدف مشترك ، لا بد أن يتوفر له شرط أساسي وهو أن تعمل الجماعة كوحدة واحدة أي كفرد واحد، و لن يأتي هذا إلا عن طريق التنظيم الذي يقوم بتوزيع الأعمال بما يؤدي توحيد تلك الجهود الجماعية بما يوصل إلى تحقيق الهدف.
7
أن يقوم المدير المسئول بتوزيع العمل
محور التنظيم أن يقوم المدير المسئول بتوزيع العمل بينه و بين مساعديه ، و يبين علاقاتهم ببعضهم البعض ، و يحدد السلطات و المسؤوليات لكل منهم ، بشكل يساعد على أداء العمل بأعلى قدر من الكفاية ، و هذا هو محور التنظيم .
8
التنظيم هو الخطوة الثانيه
9
تعريف التنظيم " الشكل الذي تتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف " .
تعددت التعاريف الخاصة بالتنظيم منها : عرفه البعض: " الشكل الذي تتعاون فيه جهود جماعية لتحقيق هدف " . كما عرفه البعض على أنه: " عملية ترتيب و توزيع الموظفين بطريقة تؤدي إلى سرعة تحقيق الهدف و ذلك عن طريق توزيع السلطات و المهام و المسؤوليات ".
10
تعريف شمولي الإطار الذي يتم بموجبه ترتيب جهود جماعه من الإفراد وتنسيقها في سبيل تحقيق أهداف محددة, وهذا يتطلب:- تحيد الأنشطة( الوظائف) تحديد الإفراد تحديد الإمكانات والموارد المستخدمة تحديد العلاقات الإدارية تحديد السلطة والمسؤولية
11
الامكانات والموارد المتاحة العلاقات وخطوط الاتصال
عناصر التنظيم الإداري الإعمال والأنشطة الأفراد العاملون الامكانات والموارد المتاحة النظم والإجراءات العلاقات وخطوط الاتصال تحديد السلطات 8
12
مبررات التنظيم أن العمل أكبر من أن يؤدية شخص واحد .
توزيع العمل على أعضاء الجماعة، مما يستلزم تقسيمه إلى أجزاء . الرغبة في الحصول على مزايا التخصص وتقسيم العمل . تحديد مسؤولية أداء العمل.
13
هدف التنظيم هل التنظيم هدف أم وسيلة ؟
التنظيم ليس هدفا في حد ذاته لكنه وسيلة لتحقيق الهدف بكفاءة. هدف التنظيم هو مساعدة جميع العاملين في المنظمة للعمل بكفاءة و في انسجام و تنسيق تام .
14
فوائد الوظيفة التنظيمية
( 1 ) التوزيع العلمي للأعمال. ( 2 ) القضاء على الازدواجية في العمل. ( 3 ) تحديد العلاقات ما بين الأفراد بوضوح. ( 4 ) تحيد السلطة الممنوحة للفرد. ( 5 ) الاستجابة للتغيرات التي تحدث للمنظمة. ( 6 ) نقل القرارات إلى جميع أجزاء المنظمة.
15
الحاجة إلى التنظيم ماذا يترتب على عدم وجود تنظيم إداري للمنظمة؟
الفوضى والارتباك والصراع المبالغة في دور الوحدات الإدارية سوء توزيع الموارد البشرية التضارب والازدواجية والتداخل
16
المركزية الزائدة عن الحد
الحاجة إلى التنظيم انخفاض الحالة المعنوية لأفراد التنظيم تفشي ظاهرة اللامبالاة والسلبية . التضارب في القرارات ، والتأخر في اتخاذ القرارات الزيادة الهائلة في الأعمال المكتبية المركزية الزائدة عن الحد
17
خصائص التنظيم الجيد: 1ـ الاستفادة من التخصص 4- الرقابة التلقائية
3- الاهتمام بالأنشطة المهمة 2- التنسيق بين أعمال المنظمة 1ـ الاستفادة من التخصص 7- مراعاة الظروف البيئية المحيطة 6- التعاون بين العاملين 5- عدم الاسراف
18
محاضرة رقم (14) 19/10/2009
19
محاضرة رقم (15) 21/10/2009 Organization Types
20
المختلفة في المنظمة،أي
أنواع التنظيم يمثل عناصر السلوك المختلفة في المنظمة،أي ما يريده الأفراد. التنظيم غير الرسمي يحدد عناصر السلوك المطلوبة.أي النشاطات والعلاقات المطلوبة، أي ما تريده المنظمة. التنظيم الرسمي
21
التنظيم الرسمي Formal Organization
وهو التنظيم الذي يهتم بالهيكل التنظيمي وتحديد العلاقات والمستويات وتقسيم الأعمال والتخصصات ويتحقق بوجود هدف مشترك الترحيب بالأوامر إمكانية الاتصال
22
الخريطة التنظيمية مجلس الإدارة مستشار المدير العام للشئون القانونية
مستشار الإنتاج للبحوث والتطوير مدير إدارة التمويل مدير إدارة الأفراد مدير إدارة التسويق مدير إدارة الإنتاج مدير الأجور مدير التوظيف مدير المشتريات والمخازن مديرالعمليات الصناعية مدير تخطيط ومراقبة الإنتاج مدير الخدمات مدير المخازن مدير المشتريات مدير الوطنين مدير المتعاقدين المواد الجاهزة المواد الخام
23
التنظيم غير الرسمي Informal Organization
: وهو التنظيم الذي ينشأ بطريقة عفوية غير مقصودة نتيجة للتفاعل الطبيعي بين الأفراد العاملين وهو يصور مجموعة العلاقات الطبيعية التي تنشأ بين جماعة العاملين أثناء العمل
24
ما هو السبب في ظهور التنظيمات غير الرسمية؟
التنظيم الرسمي هو السبب في ظهور التنظيم غير الرسمي، فحين تختار وتعين الإدارة الأفراد وتوزعهم على إدارتها وأقسامها المختلفة قد لا تجمعهم في البداية أيه رابطة غير رابطة العمل، ولكنهم فيما بعد سرعان ما يبدأون في معرفة بعضهم البعض، ومن ثم تكوين الصداقات والشلل والمجموعات التي تساعد بعضهم ويتبادلوا الحديث في أوقات الراحة أو حتى تتبادل معها بعض الوجبات بصورة غير رسمية.وهكذا تتكون التنظيمات غير الرسمية بصورة تلقائية.
25
التنظيم غير الرسمي التنظيم الرسمي
ينتج من تجمع الأفراد داخل المنظمة ينتج من الأهداف والمهام الرسمية الأهداف تحقق إشباع الفرد أهداف التنظيم الرسمي تحقق بكفاءة عالية هدف الفرد إشباع حاجة ماديه ومعنوية هدف الفرد تأدية العمل طبيعة العلاقة اجتماعيه طبيعة العلاقة رسميه إدارية الاتصالات تتم وفق تأثير النفوذ الاتصالات تتم وفق شكل هرمي
26
فوائد التنظيم غير الرسمي
يساعد على تحقيق الأهداف المحددة للمنظمة إذا كان هناك توافق. يعوض أفراد المجموعة عن القيود التي يفرضها التنظيم الرسمي. زيارة قاعدة الأشراف. تزويد التنظيم الرسمي بالمعلومات الخفية بطريقة غير مباشرة عن طريق ما يسمى بالهمس الخفي أو الإشاعات. يقدم التنظيم لأعضائه الوسائل الكافية لإشباع حاجاتهم الاجتماعية.
27
مساوئ التنظيم غير الرسمي
قد يؤدي ذلك إلى قيام المجموعات بالضغط على أفرادها بالقيام بأعمال ضد المصلحة العامة للمنظمة في حالة عدم الوفاق. نتيجة للتقارب بين أفراد المجموعة و الالتقاء و الحديث خلال العمل أو تبادل الزيارات، فإن ذلك يكون على حساب وقت المنظمة. قد يؤدي خروج بعض الأعضاء أو دخول أعضاء جدد إلى المجموعات غير الرسمية إلى تخفيض كفاءة العمل لدى الأفراد. عدم قدرة المنظمة على التنبؤ بالسلوك الإنساني داخل المنظمة.
28
خصائص التنظيم غير الرسمي
الأهداف القيادة التعدد خصائص التنظيم غير الرسمي صغر الحجم البناء التنظيمي الشعارات و المبادئ التماسك
29
صغر الحجم المجموعات غير الرسمية صغيرة الحجم
مقارنة بالتنظيمات الرسمية، ويتراوح هذا العدد من 5-7 أفراد، مما يتيح فرصة للمناقشة الموسعة بين أعضاءها.
30
التعدد وهذا يعني إمكانية وجود أكثر من تنظيم
غير رسمي واحد داخل التنظيم الرسمي، فالتنظيمات غير الرسمية تتعدد في المنظمة الواحدة.
31
وبإجماع الأعضاء الذين ينظرون إليه على أنه يمثل مركز خبرة واحترام.
القيادة فبمجرد ظهور التنظيمات غير الرسمية يبرز أحد الأعضاء ليحتل مركز القيادة للمجموعة، وبإجماع الأعضاء الذين ينظرون إليه على أنه يمثل مركز خبرة واحترام.
32
الأهداف هي التي تحدد نشاطات المجموعة وشعاراتها، وتنبع من أسباب ظهورها.
لكل مجموعة غير رسمية: هي التي تحدد نشاطات المجموعة وشعاراتها، وتنبع من أسباب ظهورها. أهداف محددة أهداف عامة تتعلق بصيانة المجموعة والمحافظة على تماسكها وتجنب الاختلافات والصراعات داخلها.
33
البناء التنظيمي التنظيم غير الرسمي التنظيم الرسمي تحدد الإدارة البناء
التنظيمات غير الرسمية أكثر تعقيدا من التنظيم الرسمي من الناحية التنظيمية لأنه في: البناء لا تحكمه أى قواعد أومبادئ للتنظيم، وإنما يعتمد على قوة تأثير الأفراد بعضهم ببعض، وقوة تأثير الفرد تعتمد على قوته ومركزه والصداقة والحب والكراهية التي تربطه بأعضاء التنظيم. التنظيم غير الرسمي التنظيم الرسمي تحدد الإدارة البناء وفق قواعد ومبادئ وإجراءات معينة.
34
الشعارات والمبادئ لكل مجموعة شعارات ومبادئ تكون في
لكل مجموعة شعارات ومبادئ تكون في تأثيرها أقوى من الأوامر والقواعد والإجراءات الرسمية. هذه الشعارات عبارة عن انماط من السلوك تتفق الجماعة عليها في ممارسة نشاطاتها.
35
التماسك تتميز التنظيمات غير الرسمية بقوة تماسك أفرادها، ويتحقق هذا التماسك بسبب العلاقات الودية بين الأطراف المختلفة.
36
ماذا يجب على المدير أن يفعل حيال التنظيمات غير الرسمية؟
حيث أن التنظيمات غير الرسمية تنشأ تتكون بصورة تلقائية داخل التنظيم الرسمي فأنه يصبح لزاما على المدير أن يتعرف بأهمية الدور التي تلعبه التنظيمات غير الرسمية وأن يتعامل معها بحرص وليس بمحاربتها و القضاء عليها وإنما بجذبها بذكاء لتعمل في صف الإدارة و بالشكل الذي يحقق التوافق و الانسجام بين أهداف الطرفين..
37
Organizational Structure Design
Chapter 7 Organizational Structure Design
38
هي الخريطة التنظيمية والدليل التنظيمي تعريف الهيكل التنظيمي
الأهداف التعليميةLearning Objectives تعريف الهيكل التنظيمي هي نماذج الهيكل التنظيمي مراحل تصميم الهيكل التنظيمي الخريطة التنظيمية والدليل التنظيمي
39
تعريف الهيكل التنظيمى إطار يوضح التقسيمات أو الوحدات أو الأقسام الإدارية التي تتكون منها المنظمة مرتبة على شكل مستويات فوق بعضها البعض ، تأخذ شكل هرم يربطها خط سلطة رسمية تنساب من خلاله الأوامر والتعليمات والتوجيهات من المستوى الأعلى ومن خلاله تتضح نقاط اتخاذ القرارات ومراكز السلطة والمسؤولية .
40
تعليق إن الهيكل التنظيمي للمؤسسة أشبه بالهيكل العظمي للإنسان ،فصحة الهيكل التنظيمي للمؤسسة دليل صحة هذه المؤسسة والعكس صحيح
41
التنظيم هو الخطوة الثانيه
42
هل هناك تنظيم أمثل يمكن تطبيقه في جميع المنظمات ؟
لا يوجد تنظيم أمثل بمعنى أنها لا يوجد هيكل أو شكل تنظيمي يمكن أن نعتبره تنظيما مثاليا يصلح للتطبيق في جميع منظمات الأعمال على اختلاف أحجامها في جميع الحالات، حيث أن كل منظمة لها ظروفها و طبيعة أعمالها و حجمها و إمكانياتها و أهدافها الخاصة بالإضافة إلى الضغوط البيئية المختـلفة – داخلية و خارجية – و التي تؤثر في طريقة تصميم الهيكل التنظيمي.
43
العوامل المؤثرة على الهيكل التنظيمي
المركزية واللامركزية العوامل المؤثرة على الهيكل التنظيمي حجم المنظمة دورة حياة المنظمة الموقع الجغرافي درجة التخصص القدرات الإنسانية التكنولوجيا بيئة المنظمة نطاق الإشراف 8
44
اشكال التنظيم الرسمي أولا: التنظيم الرأسي أو التنفيذي Line Organization تتحرك السلطة في هذا النوع من التنظيم رأسيا من أعلى إلى أسفل مميزاته عيوبه البساطة والوضوح والسرعة في اتخاذ القرارات وإرسال الأوامر والتعليمات يغفل التخصص وتقسيم العمل التعسف في استخدام السلطة
45
أشكال التنظيم الرسمي ثانيا: التنظيم الوظيفي Function Organization
وفي هذا النوع تختص كل وحدة إدارية بنشاط محدد المعالم تمارسه مميزاته عيوبه ارتفاع الكفاءة في العمل نتيجة للتخصص تداخل عمل التنفيذيين مع الفنيين الأمر الذي يؤدى إلى تداخل السلطة وعدم تحديد المسؤولية الاعتماد على المتخصصين وبالتالي الاحتياج إلى مصاريف تدريبية
46
منح الوقت للتنفيذيين لتوجيه نشاطهم على الأنشطة المحققة لأهداف
أشكال التنظيم الرسمي ثالثا: التنظيم التنفيذي الاستشاري Line-Staff Organization ظهر هذا النوع نتيجة لكبر حجم المنظمات وزيادة التعقيدات التقنية والمعرفية مما أدى إلى ظهور طبقة الاستشاريين لمعاونة التنفيذيين مميزاته عيوبه منح الوقت للتنفيذيين لتوجيه نشاطهم على الأنشطة المحققة لأهداف المنظمة بشكل مباشر الصراع بين التنفيذيين والاستشاريين
47
رابعا: المصفوفة التنظيمية Matrix Organization
تقسم المنظمة إلى عدة دوائر تعكس الوظائف الإدارية ، وانتشاء إدارات أخرى بعدد المشاريع التي تقوم بتنفيذها المنظمة ويعين لكل مشروع مدير يستعين بالمتخصصين في المنظمة الأصلية ويخضع هؤلاء المتخصيين من المنظمة الأصلية إلى إدارة مدير المشروع ومديره الأصلي في المنظمة
48
الرئيس السلطات الوظيفية سلطة مدير المشروع قسم الماكينات الزراعية
مجموعة خدمات المحاسبة مجموعة الخدمات الهندسية مجموعة خدمات الإنتاج مجموعة الخدمات القانونية مدير مشروع ألفا Alpha مدير مشروع بيتا Beta مدير مشروع جاما Gamma الرئيس قسم الماكينات الزراعية مدير الحسابات مدير الشئون الهندسية مدير الإنتاج مدير الشئون القانونية السلطات الوظيفية سلطة مدير المشروع
49
العيوب المزايا وسيلة فعالة لانجاز المشاريع المعقدة.
وقوع المشكلات بين المدراء الوظيفيين وبين مدراء المشاريع. انخفاض معنوية العاملين بسبب هذا الصراع بين المدراء. وقوع العامل في حيرة لأن لديه رئيسين. وسيلة فعالة لانجاز المشاريع المعقدة. الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة. يصبح لدى العاملين خبرة اكبر بسبب عملهم في أكثر من المشروع. العيوب المزايا 10/03/1440
50
خامسا: التنظيم الشبكيNetwork Organization
ويتألف هذا الهيكل من تنظيم مركزي صغير يعتمد على منظمات أخرى ذات أنشطة مختلفة كالبحوث والإنتاج والتوزيع وأية أعمال رئيسية أخرى وذلك على أساس التعاقد ، وبهذا يقوم المديرين على الإشراف منظماتهم وعلى تنسيق الأعمال مع المنظمات الأخرى المتعاقد معهم .
51
المزايا والعيوب السلبيات ميزات
عدم وجود رقابة مباشرة للعقود والأعمال الخارجية من قبل المتعاقد معهم ، وأيضا هذا النموذج يزيد من المخاطرة للمنظمة حول التزام المتعاقدين بالقيام بالعقود والأعمال المتفق عليها . يتيح استخدام إي موارد خارجية قد تحتاجها المنظمة من مواد خام وعمالة رخيصة تتوافر خارج البلاد ، أو تحسين الإنتاج من خلال خبراء ، أما أهم السلبيات لهذا التنظيم يتمثل
52
تنظيم الفريقTeam Organization
تلجا المنظمات العصرية لإنشاء فرق العمل لتواجه التحديات العصرية والمتغيرات السريعة والمنافسة الشديدة ، ، حيث يتيح هذا الأسلوب للمنظمة الاستفادة من كافة التخصصات الموجودة لديها وأيضا أفكار العاملين في كافة أنشطة المنظمة ، وقد تكون فرق العمل دائمة أو مؤقتة في المنظمة وذلك حسب مهامها .
53
السلبيات مزايا • شعور الإفراد بازدواجية الولاء بين مديريهم وبين فريق العمل • الحاجة لوقت طويل لاجتماعات الفريق والتنسيق بينهم • يحتاج هذا الأسلوب إلى ا للامركزية ، بحيث يوحي لمدراء الوحدات بانتقاص صلاحياتهم . • تخفيف الحواجز التقليدية بين وحدات المنظمة • معرفة الإفراد لمشاكل الوحدات الأخرى • تمكين المنظمة من التكيف مع المتغيرات • يقوي الروح المعنوية للعاملين من خلال مشاركتهم في اتخاذ القرار
54
ماهي خطوات بناء الهيكل التنظيمي؟
55
إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات
تحديد الأهداف للمؤسسة وعدد الوظائف إعداد قوائم تفصيلية بالنشاطات تجميع الأنشطة المتشابهة معاً ووضعها في وحدة إدارية تحديد العلاقات التنظيمية تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية اختيار وتنمية العناصر البشرية إعداد الخريطة التنظيمية إعداد الدليل التنظيمي
56
أشكال تقسيم الهياكل التنظيمية :
عند تقسيم المنظمة لوحداتها الإدارية وإيجاد الأقسام المختلفة وذلك حسب أعمال وأنشطة المنظمة يتم اختيار الهيكل التنظيمي المناسب لتقسيم الوحدات التنظيمية وذلك بناء على الأهداف والأنشطة مستخدمة الشكل المناسب للتقسيم من خلال الأشكال المختلفة وأهمها :
57
التقسيم الوظيفي وهو الأكثر استعمالا في المنظمات حيث يتم تقسيم المنظمة إلى عدد من الوحدات التنظيمية ، بحيث تكون كل وحدة تنظيمية مختصة في أداء مهام وواجبات محددة ،وهذا التقسيم قائم على التخصص في العمل مما يحسن الأداء ، وقد يواجه هذا التقسيم الصعوبات عند تعدد المناطق الجغرافية .
58
المدير العام مـدير الأفـراد مـدير التسويق مـدير الإنتاج المـدير المـالي
59
التقسيم حسب السلعة أو الخدمة :
وهنا يتم تقسيم نشاطات المنظمة حسب السلعة المنتجة أو الخدمة المقدمة ويغلب هذا التنظيم في المؤسسات التي تنظيمها على أساس وظيفي ، واهم ايجابيات هذا الهيكل الاستفادة الكاملة من تقسيم العمل والتخصص في الأداء ، وأيضا التنسيق الجيد في العملية الإنتاجية لكل سلعة أو خدمة على حدة . واهم سلبيات هذا التنظيم صعوبة التنسيق بين الأقسام المختلفة وخاصة الأنشطة المتشابهة وصعوبة إيجاد كفاءات للادارت والوظائف المختلفة
60
المدير العام مدير قسم الثلاجات مدير قسم البوتجازات مدير الأفراد
مدير التسويق مدير الإنتاج مدير مالي مدير الإفراد مدير التسويق مدير الإنتاج مدير مالي
61
التقسيم حسب الموقع الجغرافي
حيث يتم تقسيم أنشطة المنظمة حسب المناطق الجغرافية التي تعمل فيها ، ويتم تخصيص وحدة تنظيمية لكل منطقة جغرافية يشرف عليها مدير . ويميز هذا التقسيم سرعة في اتخاذ القرار وسهولة في التنسيق والانجاز ويساعد على تنمية قدرات المديرين ، ويؤخذ عليه صعوبة التنسيق بين المواقع الجغرافية المختلفة مما يؤدي إلى بعض التضارب في السياسة الكلية للمنظمة .
62
المدير العام مديرالمنطقة الشمالية مديرالمنطقة الغربية
مديرالمنطقة الوسطي مديرالمنطقة الشرقية
63
التقسيم حسب العملاء تعمل المنظمة على تقسيم إعمالها وأنشطتها حسب العملاء المتعاملين معها ، ومن مزاياه إمكانية التنسيق لنوع معين وموحد من العملاء ودعم خدمتهم ، واهم السلبيات تعدد السياسات للعملاء ، عدم الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والمادية خاصة في بعض الظروف غير العادية التي قد تمر على المنظمة .
64
المدير العام مدير البيع بالتقسيط مدير البيع بالقطاعي
مدير البيع للمؤسسات مدير البيع بالقطاعي مدير البيع بالإجمالي
65
التقسيم حسب مراحل العمل :
بحيث يتم تقسيم نشاطات المنظمة حسب تسلسل مراحل العمل في السلعة أو الخدمة ومن مزايا هذا التنظيم الاستفادة من التخصص وسهولة الإشراف والتركيز على عملية معينة ، ويعاب عليه صعوبة التنسيق بين مراحل العمليات المختلفة
66
التقسيم حسب الوقت وهو نظام الورديات - الشيفتات ) بحيث يتم تقسيم إعمال المنظمة حسب الورديات وممكن استخدام هذا التقسيم مع التقسيمات الأخرى حسب الوظائف أو مراحل العمل مثلا . ومن ايجابيات هذا التقسيم استغلال الطاقة الإنتاجية للموارد المتاحة والقدرة على التكيف وتلبية الطلبات وقياس إنتاج كل وردية . واهم السلبيات صعوبة التنسيق بين الورديات المختلفة وارتفاع في تكاليف العمل
67
التقسيم المركب قد تلجا المنظمة إلى استخدام أكثر من طريقة في التقسيم ضمن الهيكل التنظيمي الجيد ، وذلك حسب حسب بعض العوامل الداخلية للمنظمة او البيئة الخارجية من مثل مدى سهولة الإشراف والتنسيق والرقابة توفر الإمكانيات البشرية والمادية للمنظمة • نوع التكنولوجيا المستخدمة • طبيعة المنتجات • الطبيعة الفنية للأنشطة • طبيعة العلاقات الداخلية والخارجية
68
Organization Chart تعريف الخريطة التنظيمية
تعرف الخريطة التنظيمية بأنها شكل من الأشكال البيانية يوضح خطوط السلطة الرسمية للإدارات الرئيسية والفرعية وعلاقتها ببعضها البعض، قنوات الإشراف الإداري، كذلك حدود سلطات الموظفين في إطار الوظائف الإدارية.
69
أنواع الخرائط التنظيمية
الخرائط الرئيسية الخرائط المساعدة تظهر الصورة الشاملة للتنظيم الإداري بالمنظمة بما فيه من أقسام و إدارات ووحدات و شعب و العلاقات بين هذه الأجزاء، و من خلال هذا النوع من الخرائط يستطيع القارئ الإحاطة السريعة بكل محتويات المنظمة من النشاطات و الإدارات دون الدخول في أي تفاصيل . تبين التنظيم الإداري لإحدى الإدارات أو لجزء أساسي فيها، وتظهر طبيعة العلاقات و الواجبات، وحدود السلطة داخل هذه الإدارة أو القسم المختص .
70
الخريطة الرئيسية مجلس الإدارة مستشار المدير العام للشئون القانونية
مستشار الإنتاج للبحوث والتطوير مدير إدارة التمويل مدير إدارة الأفراد مدير إدارة التسويق مدير إدارة الإنتاج مدير الأجور مدير التوظيف مدير المشتريات والمخازن مديرالعمليات الصناعية مدير تخطيط ومراقبة الإنتاج مدير الخدمات مدير المخازن مدير المشتريات مدير الوطنين مدير المتعاقدين المواد الجاهزة المواد الخام
71
الخريطة المساعدة مدير الأجور مدير الخدمات مدير التدريب مدير التوظيف
مدير إدارة الأفراد مدير الأجور مدير الخدمات مدير التدريب مدير التوظيف مدير الوطنين مدير المتعاقدين علاج نوادي اسكان تعيين مقابلات اختبارات تعيين مقابلات اختبارات
72
أشكال الخرائط التنظيمية:
تأخذ الخريطة التنظيمية أحد أشكال ثلاث، فأما أن تأخذ شكلا رأسيا أو شكلا أفقيا أو شكلا دائريا.
73
أ- خريطة التنظيم الرأسية:Vertical Chart
وهى تمثل النوع الشائع من الخرائط وفيه تستخدم خطوط السلطة الرئيسية بما يتفق مع الوضع الطبيعي وهو انسياب السلطة من قمة المنظمة إلى القاعدة (شكل 1) فهذا الشكل من الخرائط له قمة ضيقة وقاعدة عريضة فتظهر الوظائف الرئيسية بالقرب من قمته وتتدرج هبوطا نحو قاعدته كلما قلت أهميتها، وتبين الخطوط التي تربط بين الإدارات والأقسام مسالك السلطة الرسمية بينها.
74
خريطة التنظيم الرأسية
75
ب- خريطة التنظيم الأفقية:Horizontal Chart
قد تأخذ الخريطة التنظيمية شكلا أفقيا يتجه من اليمين إلى اليسار، وتحتل الإدارات مركزا من أقصى اليمين ثم يليها يسارا الأقسام ثم الوحدات وبذلك تأخذ الخريطة التنظيمية السابقة شكلا أفقيا كالمبين بالشكل (2) وهذا الشكل ليس شائع الاستعمال كالشكل الرئيسي ولكنه على أي حال يحقق بعض المزايا أهمها: حجمها صغير ويمكن رسم مكوناتها بسهوله يمكن فهم مسالك السلطة والمسئولية ببساطة تظهر فيها المستويات الإدارية المختلفة بوضوح
76
خريطة التنظيم الأفقية
77
ج- خريطة التنظيم الدائرية:Circular Chart
تتخذ الخريطة التنظيمية شكلا دائريا وهو أكثر الأشكال حداثة وفى هذا الشكل يكون المدير العام فى مركز الدائرة ثم توضع الإدارات والأقسام والوحدات على أبعاد مختلفة من المركز وبذلك تكون الإدارات قريبة من المركز يليها فى البعد عنه الأقسام ثم الوحدات ويلاحظ أن بعد الإدارات عن المركز يكون متساويا للدلالة على تساوى أهميتها النسبية وهكذا بالنسبة للأقسام والوحدات، ثم ترسم خطوط تربطها ببعض حيث تمثل مسالك السلطة بينها وبذلك تأخذ الخريطة التنظيمية شكلا دائريا كالمبين بالشكل (3).
78
وكيلة التدريب والتعليم
ممرضة ممرضة خريطة التنظيم الدائرية رئيسة الوحدة رئيسة الوحدة ممرضة ممرضة مشرفة مشرفة مدير المستشفى رئيسة هيئة التمريض وكيلة التدريب والتعليم ممرضة ممرضة رئيسة الوحدة رئيسة الوحدة ممرضة ممرضة
79
الدليل التنظيمي Organization Manual
الدليل التنظيمي بعكس الخريطة التنظيمية يتميز بالشمول و التفصيل و أهم محتويات الدليل: الوظائف. السلطة و المسؤوليات الخاصة بكل وظيفة. الواجبات المحددة لكل وظيفة والمؤهلات المطلوبة فيمن يشغلها. العلاقات بين الإدارات الرئيسية في المنظمة.
80
أسباب تغيير الهيكل التنظيمي للمؤسسة
حدوث تغيير في أهداف المؤسسة. حدوث تغيير في حجم أعمال المؤسسة مثل التوسع والنمو. مواجهة التغييرات في الظروف التي تواجه المؤسسة مثل شكلها القانوني أو التكنولوجيا المستخدمة. قصور العمليات أو نقصها داخل المؤسسة. رغبة الإدارة الجديدة في إدخال أفكار تنظيمية جديدة. لزيادة تفاعل العاملين في المؤسسة عن طريق وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
81
Authority&Responsibility
Chapter 8 Authority&Responsibility
82
هي إدراك مفهوم المسؤولية والمسائلة تعريف السلطة وأنواعها
الأهداف التعليميةLearning Objectives تعريف السلطة وأنواعها هي إدراك تفويض السلطة واهميتة المركزية واللامركزية إدراك مفهوم المسؤولية والمسائلة
83
ركنا التنظيم السلطة المسئولية تعريف المسئولية
الفرق بين المسئولية والمساءلة ماذا يترتب على قبول المرؤوس المسؤولية والسلطة اللازمة لها؟ المسئولية تعريفها، مصدرها تعريف تفويض السلطة أهميته، أشكاله ما يجب مراعاته عند التفويض شروطه الأمور التي لا يجوز التفويض فيها المركزية واللامركزية فيها
84
تعريف السلطة السلطة Authority هي الحق المعطي للشخص بموجب وظيفته و الذي يضع في يده القوة التي تمكنه من اتخاذ القرارات و إصدار الأوامر و التعليمات واجبة الإتباع من قبل مرءوسيه.
85
ما علاقة الإدارة بالسلطة؟
بما أن الإدارة تعني تنفيذ الأشياء عن طريق الآخرين، فإن الإدارة تقوم على مفهوم السلطة أي أنها تقوم على العلاقات التي تربط بين الرئيس و المرءوس. ما علاقة الإدارة بالسلطة؟
86
السلطة التشريعية بموجب حق الملكية
مصدر السلطة هناك اختلافات بين كتاب الإدارة بالنسبة لمصدر السلطة، هذه الاختلافات يمكن حصرها في فلسفتين هي: السلطة التشريعية بموجب حق الملكية قبول المرؤوسين للسلطة ( السلطة الشخصية).
87
السلطة التشريعية بموجب حق الملكية
و تقوم هذه السلطة على أساس أن مصدر السلطة هو"حق الملكية" وهو حق تضمنه الأعراف الاجتماعية و القوانين و التشريعات الحكومية، و في منظمات الأعمال الكبرى يفوض المالكون هذا الحق لمجلس الإدارة و هو بدوره يفوض بعض هذه الصلاحيات للمدير العام و الذي يقوم بدوره بتفويض صلاحيات أخرى للمديرين الرئيسيين في التنظيم الذين يقومون أيضا بتفويض جزء من صلاحياتهم إلى مرؤوسيهم .. و هكذا إلى أن نصل إلى أدنى الهرم التنظيمي .
88
قبول المرؤوسين للسلطة ( السلطة الشخصية)
و يرى أصحاب هذه الفلسفة أن اكتساب السلطة يأتي من خلال اعتراف و قبول المرؤوسين بحق المدير في اتخاذ القرارات و فرض تنفيذها عليهم، و بمعنى آخر فإن المدير هنا لا يكتسب السلطة فعلا إلا بعد موافقة المرؤوسين و التزامهم بها. ويتفرع من هذه السلطة ما يعرف بالسلطة بالكفاءة والمعرفة.
89
السلطة بالكفاءة أو المعرفة
تتولد هذه السلطة لشخص ما نتيجة لما يتمتع به من معرفة و كفاءة شخصيتين و تظهر من خلال "العلاقات غير الرسمية بين الأفراد" و تمثل السلطة التي يسندها إلى الفرد الأشخاص الآخرون و هم يسندون إليه السلطة طواعية وتسليما بمكانته.
90
يقصد به أن يعهد الرئيس ببعض سلطاته إلى
تفويض السلطة يقصد به أن يعهد الرئيس ببعض سلطاته إلى على عدد من مرؤوسيه.
91
ما تأثير التفويض على الرئيس أو المدير؟
تفويض السلطة من أكثر العوامل تأثيرا في زيادة فعالية المدير لأنه بهذا يتخلص من بعض الأعمال التي قد تكون روتينية و يتفرغ بالتالي لوظيفته الأساسية في المنظمة ألا و هي التخطيط الإستراتيجي.
92
هل التفويض يقتصر على المستويات الإدارية العليا؟
تفويض السلطة عملية تتم في مختلف المستويات من القمة حتى مستويات المديرين التنفيذيين.
93
هل تفويض السلطة يعني التخلص و التنازل عن السلطة؟
تفويض السلطة لا يعني التخلي الدائم و التنازل عن السلطة من قبل المدير، و لكنه يعني منح الآخرين الحق في العمل داخل نطاق محدد و بتوجيه و مراقبة دائمتين من قام بعملية التفويض..
94
أهمية التفويض يتفرغ للمسائل الهامة و أهمها التخطيط.
1 يخفف عبء العمل عن عاهله. يتفرغ للمسائل الهامة و أهمها التخطيط. يتيح الفرص لمساعديه للتدرب على القيادة. يحقق السرعة في اتخاذ القرارات و البت في المشاكل
95
أهمية التفويض وسيلة لتنمية المسئولين من خلال تدريبهم على مهام أكبر.
2 قدرة الفرد المحدودة ، والمهام المسندة إليه تفوق قدراته. وسيلة لتنمية المسئولين من خلال تدريبهم على مهام أكبر. تكوين أفراد مؤهلين في كل مستوى من مستويات التنظيم يمكن الاعتماد عليهم عندما تخلو بعض المناصب عاجلا أو آجلا.
96
أشكال التفويض السلطة المفوضة قد تكون شاملة و قد تكون محددة
بحيث تقتصر على اتخاذ قرارات في ناحية معينة،كذلك قد تكون مكتوبة أو قد تكون شفوية.
97
ما يجب مراعاته عند التفويض
أن يكون واضحا حتى يعرف الفرد المفوض إليه السلطة حدود واجباته و صلاحياته. أن يكون مكتوب حتى يمكن الرجوع إليه عند حدوث أى اختلاف.
98
1 شروط التفويض حسن اختيار الشخص الذي تفوض إليه السلطة، بحيث يكون قادرا على القيام بالعمل. ثقة صاحب السلطة الأصلية فيمن فوضت إليه السلطة. أن يوجد نظام للرقابة يكفل أن يطمئن الرئيس على نتائج الأعمال أولابأول. أن يتم تدريب الأشخاص الذين سوف تفوض إليهم السلطة قبل أن تفوض إليهم.
99
شروط التفويض أن يكون التفويض في حدود تخصص من ستفوض إليه السلطة.
2 شروط التفويض أن يكون التفويض في حدود تخصص من ستفوض إليه السلطة. أن يكون التفويض في حدود الإمكانيات المتاحة ، و في حدود الواجبات التي يكلف بها من ستفوض إليه السلطة. أن يراعي التفويض مبدأ وحدة الأمر.
100
تعريف المركزية و اللامركزية Centralization and Decentralization
توزيع سلطة اتخاذ القرارات على عدة مستويات, بحيث يكون للمستويات الإدارية الدنيا الحق في اتخاذ قرارات دون الرجوع لمستويات إدارية أعلى،أى تشتيت السلطة و توزيعها على إدارات الهيكل التنظيمي أو على فروع المنظمة. اللامركزية المركزية تعني أن سلطة اتخاذ القرارات مركزة في أعلى المستويات الإدارية أو في المركز الرئيسي إن كان للمنظمة فروع.
101
تعريف المسؤولية على عاتق الشخص للقيام بالمهام المحددة له باعتباره
الالتزام الملقي على عاتق الشخص للقيام بالمهام المحددة له باعتباره عضوا في التنظيم، وعلى ذلك فإن الالتزام هو أساس المسؤولية. تعريف المسؤولية
102
الفرق بين السلطة والمسئولية
بيان السلطة المسئولية التعريف تعني الحق المعطى للشخص للقيام بعمل معين.. الالتزام الملقي على عاتق الشخص للقيام بالمهام المحددة له الاتجاه تنساب وتتدفق من أعلى إلى أسفل. اتجاه المسئولية من أسفل لأعلى. التفويض يمكن تفويضها. لا يمكن تفويضها.
103
ماذا يترتب على قبول المرؤوس المسؤولية و السلطة اللازمة لها؟
عندما يقبل المرؤوس المسؤولية و السلطة اللازمة لها فإنه يرتب على نفسه التزاما بأداء الأعمال المسندة إليه و حسن استخدام السلطة المفوضة إليه، يعرف هذا الالتزام في مجال العمليات التنظيمية بأن الملتزم يخضع للمساءلة. فالمرءوس يخضع للمساءلة أمام رئيسه عن حسن استخدام السلطة وعن أداء الأعمال التي أسندت إليه.
104
التي حققها من قيامه بالمسئوليات وممارسة السلطة المفوضة إليه.
مساءلة الموظف عن النتائج التي حققها من قيامه بالمسئوليات وممارسة السلطة المفوضة إليه. تعريف المساءلة
105
الفرق بين المسؤولية والمساءلة
فهي أمام الرئيس عن مستوى الأداء، فيما إذا كان مرضيا أولا. المساءلة تكون عن أداء الأعمال، أى عن اكتمال الأعمال . المسؤولية
106
النطاق المناسب للأشراف
هو العدد الأمثل من المرؤوسين الذي يستطيع أن يشرف عليه الرئيس بكفاءة، واختلفت الآراء حول النطاق المناسب للأشراف، ويخضع هذا لعدة عوامل.
107
العوامل التي تحدد نطاق الإشراف
الواجبات غير الإدارية : كلما كثرت كلما وجب تضييق نطاق الإشراف الوقت الذي يملكه المدير كفاءة الرئيس والمرؤوس درجة تعقد الأعمال: الأعمال الروتينية تسمح باتساع نطاق الإشراف التخطيط: يساعد على اتساع نطاق الإشراف المعايير الرقابية: كلما كانت فاعلة كلما اتسع نطاق الإشراف تشابه الأنشطة: مع نشابة الأنشطة يتسع نطاق الإشراف التشتت الجغرافي: مع القرب الجغرافي يتسع نطاق الإشراف
Similar presentations
