1. إلى ورشة العمل To the workshop إدارة الوقت TIME MANAGEMENT
مرحباً
Welcome
إلى ورشة العمل To the workshop إدارة الوقت TIME MANAGEMENT
Trainer shows slide before class begins about 15 minutes.

2. قواعد عامة Regulations
Trainer shows each line to explain.
Require learners:
To be on time;
To turn off mobile phones or change to vibration system;
Not to smoke in class;
To have coffee or beverages at break (it depends);
To have lunch with groups or by yourselves (it depends).
Inform learners about:
Schedule;
Break time;
Toilets;
Emergency exit.
Exit

3. أساليب التعلّم Learning methods
Introduce learning methods
Explanation
Discussion
Questions-Answers
Role-play
Case study
Games
Presentation
Practice

4. أهداف ورشة العمل Objectives of the workshop
بعد الانتهاء من ورشة العمل، سيتمكن المتدرب من:
وضع استراتيجيات لتقليل عوائق الوقت في العمل
استخدام خطوات إدارة الوقت للقيام بتخطيط العمل
وضع استراتيجيات للإدارة الشخصية في المكتب
وضع خطط لمشروعات صغيرة (دورة تعليمية ليومان)
After the workshop, trainer will be able to :
Make strategies to reduce the time barriers in your work
Use steps of time management to make work planning
Set up personal management strategies at your office
Make plan for a small project (two-day learning course)
Notice: The last objective is for Two-day course

5. المحتوى Content إدارة الوقت 2. إدارة أماكن العمل 3. إدارة المشروعات
ما هي إدارة الوقت؟
سارقي الوقت
عملية إدارة الوقت
إدارة أماكن العمل
إدارة الأوراق
إدارة المكالمات الهاتفية
إدارة الإجتماعات
إدارة المكاتب
3. إدارة المشروعات
Time Management
What is time management?
Time stealers
Process of time management
Management of working place
Paper management
Phone management
Meeting management
Desk management
Project Management
Just introduce preliminarily.

6. ما هو الوقت؟ What is time?
الوقت مصدر
Time is a resource
وقت
محدود
خفي
غير قابل للتغيّر
لا قيمة له
Time
limited
invisible
unchangeable
invaluable
Characteristics of time
Limited: we have only 24 hours a day, including 8 or 10 hours – a fixed short time – at work.
Unchangeable: obviously we cannot lengthen or shorten time.
Invaluable: it seems that there is no price of time. Every person has his own time’s price, for example, a superior manager’s time has a different price from that of a direct manager and of an office.
With such characteristics, is time can managed?

7. ما هي إدارة الوقت؟ What is time management?
إدارة الوقت هي تحديد الوقت الذي تستطيع التحكم به.
Time management is to identify the time you can control.
عندما تدير الوقت، تستخدمه في التفكير ووضع الخطط قبل أن تقوم بالعمل الفعلي.
When you manage time you use time to think and make plan before you actually do the work.
Time management
Time management does not mean that we can control time.
Time management is defining the time you can control, distribute the time suitably in order to gain your objective.

8. سرقة الوقت Time stealing
المقاطعة
Interruption
العمل الورقي
Papers work
المكالمات التليفونية
Phone calls
الزائرين
Visitors
الاجتماعات
Meetings
Time stealers
Interruption: colleagues, officers come to ask for information, help, sudden work
Paper work: letters, dispatches, minutes, newspapers, etc. take your time to read and reply
Phone calls: to and fro
Visitors: appointed and sudden
Meetings: one of the greatest time stealers. It will be discussed further more later.

9. سرقة الوقت Time stealing لا يوجد هدف واضح No clear objectives
محاولة الوصول للكمال
Perfection
لا يمكن قول ”لا“
Can not say “No”
تحكم صارم
Strict control
لا يوجد تنظيم
No organisation
التأجيل
Procrastination
Time stealers
No clear objectives: you do not know where to start and where your job comes.
Perfection: you always want everything perfect; therefore, you waste a lot of time for small details and forget your objective.
Cannot say “No”: you spend your time in meeting the others’ needs and you do not have enough time for your own job.
Strict control: a manager who wants to control everything will waste a lot of time to check everything.
No organization: a working area that lacks of organization will take you a lot of time to move, to take things, to look for files, etc.
Procrastination: you never accomplish your task, your plan is delayed.

10. الغاية والهدف Goal and objective
الأهداف هي العبارات التي:
تعطي إتجاه عام
تصف الظروف التي تحدث باستمرار
تٌعمم، ولا تحدد الوقت
لا ترتبط بإنجازات معينة في فترة معينة من الوقت
ترتبط بالمهمة
Goal are the statements:
Give a general tendency
Describe the conditions that continuously happen
Make generalization, do not limit time
Do not relate to the special achievements in a certain period of time
Related to mission
Goal
“Becoming the top consumer’s goods producer X in Vietnam”

11. الغاية والهدف Goal and objective
الأهداف هي العبارات:
Objectives are the statements:
تصف تفصيلا:
النتائج التي يجب أن تنجز،
متى وبمن
يمكن إحصائها / ملاحظتها
يمكن قياسها
نتيجة نهائية
ليست أعمال أو استراتيجيات
متعلقة بالغاية
Describe specifically:
result that should be achieved,
when and by whom
countable/observable
measurable
final result
not actions and strategies
relating with goal
Trainer gives an illustration example for ‘objective’.

12. غاية وهدف Goal and objective
هدف SMART
SMART objective
محدد
يمكن قياسه
يمكن الوصول إليه
موجّه نحو النتائج
مقيد بالوقت
Specific
Measurable
Attainable
Result-oriented
Time-bound
Trainer gives an illustration example.

13. خطوات العمل Action steps
قم بوصف مهمات معينة
قم بعمل قائمة الأعمال الضرورية لتصل للهدف
ابدأ بفعل عمل
يجب أن يكون ليك تاريخ للبدء وللانتهاء
Describe specific tasks
the list of necessary works to reach the objective
Start with a action verb!!!
Have the date to start and to end

14. الأولوية Priority العاجل يتطلب الانتباه الفوري Urgency requires the
immediate attention
الأهمية
لديه تأثير أو عواقب هامة
Importance
has a significant effect
or sequence
Urgency
An urgent task requires immediate solution, for example, a fire. In an office, an urgent task can be an order for customers, a phone call, a signature for a plan before your superior manager goes on a business. An urgent task needs to be solved “right now/immediately”, if not it will cause bad sequences.
Importance has a significant effect or sequence, for example, a plan for a project, without a plan, a project cannot be carried out; or, a list of customers is important for Trading Department in communicating with customers.
We can decide priority by basing on the following chart.

15. الأولوية Priority أ 1 2 3 مرتفعة High الأهميةImportance منخفضةLowج C
الأهميةImportance ب B أ A
مرتفعة
High 1 2 3
We will have tasks that
A: both urgency and importance are high
B: both urgency and importance are average
C: both urgency and importance are low
In fact, there are tasks that are important but their urgency is just average or low, so we can continue to classify them into A1, A2, A3 that depends on their levels of urgency.
منخفضةLow
مرتفعة
High
عاجل
Urgency

16. الأولوية Priority أ – يتطلب القيام به ب – يجب القيام به
ج – من اللطيف القيام به
A – need to do
B – should do
C – nice to do
This method helps you define priority more easily. It is good for one-day work.

17. مربع إدارة الوقت Quadrant of time management
عاجل +
+ urgency
مربع 3
سريع وبسيط Q3
Quick and simple
مربع 1 Q1
أولوية قصوى
High priority
أهمية -
- importance
أهمية +
+ importance
مربع 2 Q2
التخطيط
Planning
مربع 4 Q4
هدر
Waste
This is another method to define priority.
عاجل -
- urgency

18. وضع جدول Scheduling الأدوات Tools رزنامة العمل: استخدم رزنامة العام
وذلك ليكون لديك فكرة عن أحداث العام
شهري وأسبوعي: المشروع الذي تم تنفيذه في شهر أو أسبوع
العمل اليومي – قائمة القيم بـ
برنامج ميكروسوفت ”outlook“
Working calendar: use year calendar
to have a general view about the events of the year
Monthly and weekly: the project executed in a month or a week
Daily work – to-do list
Microsoft Outlook

19. وضع جدول زمني Scheduling
الأسس
Principles
ضع أهداف واضحة
اعرف الأولوية
فرّق بين خطط المدى الطويل والمدى البعيد بالإضافة إلى الخطط اليومية
ضع خطط للطوارئ
Get clear objectives
Know the priority
Differentiate between the long-term and short-term as well as daily plans
Have contingency plans
This is another method to define priority.

20. عملية إدارة الوقت Process of time management
Set goal
وضع هدف
Divide goal into small objectives
تقسيم الغاية إلى أهداف صغيرة
Define manageable action steps
تحديد خطوات عمل ممكنة
Prioritise the action steps
ترتيب أولوية خطوات العمل
Group the similar tasks together
تجميع المهام المتشابهه معاً
Make schedule
ضع جدول زمني
Combine all the steps and complete process of time management.

21. إدارة مكان عملك Managing your working place
إدارة الأوراق
Managing papers
المعايير
Criteria
متكرر (نشط)
Frequent (active)
غير متكرر (غير نشط)
Non-frequent (inactive)
جوهري
essential
غير جوهري
non essential ø
Criteria of managing papers
Frequent: papers are used frequently and often added. For example, plan for this year’s budget, customers’ information.
Non-frequent: papers are not used frequently, but old information is kept for reference. For example, plan for last year’s budget.
Essential: papers are not used frequently, but essential information kept for reference. For example, license for trading, contract, etc.
Non-essential: papers should not be kept. For example, newspapers, brochures of non-essential topics.

22. إدارة الأوراق Managing your papers
Managing papers
ق – قراءة
ف – فعل
م – ملف
إ - إلقاء
R – read
A – action
F – file
T – throw ø
Base on criteria in order to introduce a method to manage papers effectively.

23. إدارة مكان عملك Managing your working place
إدارة التليفون
Managing telephone
المكالمات التليفونية – مهمة
التخطيط للمكالمات التليفونية
غربلة المكالمات
Phone calls - a task
Plan for phone calls
Screen calls
Notice
You should consider telephone as a tool in your working, so you need to have steps for a phone call to save time. Notice these points:
Objectives – What will you phone for?
Name and number – Who will you phone?
Content – What will you say?
Next action – What will you do after the phone call?
Phone calls from outside should be selected at the reception in order to avoid unnecessary calls.

24. إدارة مكان عملك Managing your working place
إدارة الاجتماعات
Managing meetings
ما هو الاجتماع الموفر للوقت؟
What is a saving time meeting?

25. Managing your working place
إدارة مكان عملك
Managing your working place
تحكم في مكتبك
الترتيب غاية في الأهمية
سهولة رؤية والحصول على الأدوات
امتلاك الأدوات المكتبية الضرورية
تنظيف مكتبك يومياً !!!
Control your desk
Tidiness is crucial Easy to see and get the tools
Having necessary stationary
Clean up your desk every day!!!

26. تخطيط مشروعك Planning your project
المشروع هوعمل بنقطة
بدء وانتهاء محددة
A project is a work with a definite starting and ending points of time.
قد يكون لدى المشروع
أثر كبير أو صغير
Project may have small or large scale.
Project may not have large scale about time and objective. It can be three-month project (Project for customer survey), one-month project (Conference for customers), or two/three-week project (Tidy working place, A company library).
In this course, we only mention 3-month projects and smaller ones.

27. تخطيط المشروع Planning project
عوامل تخطيط مشروع
Factors of planning project
أهداف المشروع
المهمات من
كيف
وقت البدء والانتهاء
مكان المشروع
Project objectives
Tasks
Who
How
Time to begin and to end
Location of the project