Download presentation
Presentation is loading. Please wait.
Published byStephanie Phelps Modified over 6 years ago
1
إلى ورشة العمل To the workshop إدارة الوقت TIME MANAGEMENT
مرحباً Welcome إلى ورشة العمل To the workshop إدارة الوقت TIME MANAGEMENT Trainer shows slide before class begins about 15 minutes.
2
قواعد عامة Regulations
Trainer shows each line to explain. Require learners: To be on time; To turn off mobile phones or change to vibration system; Not to smoke in class; To have coffee or beverages at break (it depends); To have lunch with groups or by yourselves (it depends). Inform learners about: Schedule; Break time; Toilets; Emergency exit. Exit
3
أساليب التعلّم Learning methods
Introduce learning methods Explanation Discussion Questions-Answers Role-play Case study Games Presentation Practice
4
أهداف ورشة العمل Objectives of the workshop
بعد الانتهاء من ورشة العمل، سيتمكن المتدرب من: وضع استراتيجيات لتقليل عوائق الوقت في العمل استخدام خطوات إدارة الوقت للقيام بتخطيط العمل وضع استراتيجيات للإدارة الشخصية في المكتب وضع خطط لمشروعات صغيرة (دورة تعليمية ليومان) After the workshop, trainer will be able to : Make strategies to reduce the time barriers in your work Use steps of time management to make work planning Set up personal management strategies at your office Make plan for a small project (two-day learning course) Notice: The last objective is for Two-day course
5
المحتوى Content إدارة الوقت 2. إدارة أماكن العمل 3. إدارة المشروعات
ما هي إدارة الوقت؟ سارقي الوقت عملية إدارة الوقت إدارة أماكن العمل إدارة الأوراق إدارة المكالمات الهاتفية إدارة الإجتماعات إدارة المكاتب 3. إدارة المشروعات Time Management What is time management? Time stealers Process of time management Management of working place Paper management Phone management Meeting management Desk management Project Management Just introduce preliminarily.
6
ما هو الوقت؟ What is time?
الوقت مصدر Time is a resource وقت محدود خفي غير قابل للتغيّر لا قيمة له Time limited invisible unchangeable invaluable Characteristics of time Limited: we have only 24 hours a day, including 8 or 10 hours – a fixed short time – at work. Unchangeable: obviously we cannot lengthen or shorten time. Invaluable: it seems that there is no price of time. Every person has his own time’s price, for example, a superior manager’s time has a different price from that of a direct manager and of an office. With such characteristics, is time can managed?
7
ما هي إدارة الوقت؟ What is time management?
إدارة الوقت هي تحديد الوقت الذي تستطيع التحكم به. Time management is to identify the time you can control. عندما تدير الوقت، تستخدمه في التفكير ووضع الخطط قبل أن تقوم بالعمل الفعلي. When you manage time you use time to think and make plan before you actually do the work. Time management Time management does not mean that we can control time. Time management is defining the time you can control, distribute the time suitably in order to gain your objective.
8
سرقة الوقت Time stealing
المقاطعة Interruption العمل الورقي Papers work المكالمات التليفونية Phone calls الزائرين Visitors الاجتماعات Meetings Time stealers Interruption: colleagues, officers come to ask for information, help, sudden work Paper work: letters, dispatches, minutes, newspapers, etc. take your time to read and reply Phone calls: to and fro Visitors: appointed and sudden Meetings: one of the greatest time stealers. It will be discussed further more later.
9
سرقة الوقت Time stealing لا يوجد هدف واضح No clear objectives
محاولة الوصول للكمال Perfection لا يمكن قول ”لا“ Can not say “No” تحكم صارم Strict control لا يوجد تنظيم No organisation التأجيل Procrastination Time stealers No clear objectives: you do not know where to start and where your job comes. Perfection: you always want everything perfect; therefore, you waste a lot of time for small details and forget your objective. Cannot say “No”: you spend your time in meeting the others’ needs and you do not have enough time for your own job. Strict control: a manager who wants to control everything will waste a lot of time to check everything. No organization: a working area that lacks of organization will take you a lot of time to move, to take things, to look for files, etc. Procrastination: you never accomplish your task, your plan is delayed.
10
الغاية والهدف Goal and objective
الأهداف هي العبارات التي: تعطي إتجاه عام تصف الظروف التي تحدث باستمرار تٌعمم، ولا تحدد الوقت لا ترتبط بإنجازات معينة في فترة معينة من الوقت ترتبط بالمهمة Goal are the statements: Give a general tendency Describe the conditions that continuously happen Make generalization, do not limit time Do not relate to the special achievements in a certain period of time Related to mission Goal “Becoming the top consumer’s goods producer X in Vietnam”
11
الغاية والهدف Goal and objective
الأهداف هي العبارات: Objectives are the statements: تصف تفصيلا: النتائج التي يجب أن تنجز، متى وبمن يمكن إحصائها / ملاحظتها يمكن قياسها نتيجة نهائية ليست أعمال أو استراتيجيات متعلقة بالغاية Describe specifically: result that should be achieved, when and by whom countable/observable measurable final result not actions and strategies relating with goal Trainer gives an illustration example for ‘objective’.
12
غاية وهدف Goal and objective
هدف SMART SMART objective محدد يمكن قياسه يمكن الوصول إليه موجّه نحو النتائج مقيد بالوقت Specific Measurable Attainable Result-oriented Time-bound Trainer gives an illustration example.
13
خطوات العمل Action steps
قم بوصف مهمات معينة قم بعمل قائمة الأعمال الضرورية لتصل للهدف ابدأ بفعل عمل يجب أن يكون ليك تاريخ للبدء وللانتهاء Describe specific tasks the list of necessary works to reach the objective Start with a action verb!!! Have the date to start and to end
14
الأولوية Priority العاجل يتطلب الانتباه الفوري Urgency requires the
immediate attention الأهمية لديه تأثير أو عواقب هامة Importance has a significant effect or sequence Urgency An urgent task requires immediate solution, for example, a fire. In an office, an urgent task can be an order for customers, a phone call, a signature for a plan before your superior manager goes on a business. An urgent task needs to be solved “right now/immediately”, if not it will cause bad sequences. Importance has a significant effect or sequence, for example, a plan for a project, without a plan, a project cannot be carried out; or, a list of customers is important for Trading Department in communicating with customers. We can decide priority by basing on the following chart.
15
الأولوية Priority أ 1 2 3 مرتفعة High الأهميةImportance منخفضةLow
ج C الأهميةImportance ب B أ A مرتفعة High 1 2 3 We will have tasks that A: both urgency and importance are high B: both urgency and importance are average C: both urgency and importance are low In fact, there are tasks that are important but their urgency is just average or low, so we can continue to classify them into A1, A2, A3 that depends on their levels of urgency. منخفضةLow مرتفعة High عاجل Urgency
16
الأولوية Priority أ – يتطلب القيام به ب – يجب القيام به
ج – من اللطيف القيام به A – need to do B – should do C – nice to do This method helps you define priority more easily. It is good for one-day work.
17
مربع إدارة الوقت Quadrant of time management
عاجل + + urgency مربع 3 سريع وبسيط Q3 Quick and simple مربع 1 Q1 أولوية قصوى High priority أهمية - - importance أهمية + + importance مربع 2 Q2 التخطيط Planning مربع 4 Q4 هدر Waste This is another method to define priority. عاجل - - urgency
18
وضع جدول Scheduling الأدوات Tools رزنامة العمل: استخدم رزنامة العام
وذلك ليكون لديك فكرة عن أحداث العام شهري وأسبوعي: المشروع الذي تم تنفيذه في شهر أو أسبوع العمل اليومي – قائمة القيم بـ برنامج ميكروسوفت ”outlook“ Working calendar: use year calendar to have a general view about the events of the year Monthly and weekly: the project executed in a month or a week Daily work – to-do list Microsoft Outlook
19
وضع جدول زمني Scheduling
الأسس Principles ضع أهداف واضحة اعرف الأولوية فرّق بين خطط المدى الطويل والمدى البعيد بالإضافة إلى الخطط اليومية ضع خطط للطوارئ Get clear objectives Know the priority Differentiate between the long-term and short-term as well as daily plans Have contingency plans This is another method to define priority.
20
عملية إدارة الوقت Process of time management
Set goal وضع هدف Divide goal into small objectives تقسيم الغاية إلى أهداف صغيرة Define manageable action steps تحديد خطوات عمل ممكنة Prioritise the action steps ترتيب أولوية خطوات العمل Group the similar tasks together تجميع المهام المتشابهه معاً Make schedule ضع جدول زمني Combine all the steps and complete process of time management.
21
إدارة مكان عملك Managing your working place
إدارة الأوراق Managing papers المعايير Criteria متكرر (نشط) Frequent (active) غير متكرر (غير نشط) Non-frequent (inactive) جوهري essential غير جوهري non essential ø Criteria of managing papers Frequent: papers are used frequently and often added. For example, plan for this year’s budget, customers’ information. Non-frequent: papers are not used frequently, but old information is kept for reference. For example, plan for last year’s budget. Essential: papers are not used frequently, but essential information kept for reference. For example, license for trading, contract, etc. Non-essential: papers should not be kept. For example, newspapers, brochures of non-essential topics.
22
إدارة الأوراق Managing your papers
Managing papers ق – قراءة ف – فعل م – ملف إ - إلقاء R – read A – action F – file T – throw ø Base on criteria in order to introduce a method to manage papers effectively.
23
إدارة مكان عملك Managing your working place
إدارة التليفون Managing telephone المكالمات التليفونية – مهمة التخطيط للمكالمات التليفونية غربلة المكالمات Phone calls - a task Plan for phone calls Screen calls Notice You should consider telephone as a tool in your working, so you need to have steps for a phone call to save time. Notice these points: Objectives – What will you phone for? Name and number – Who will you phone? Content – What will you say? Next action – What will you do after the phone call? Phone calls from outside should be selected at the reception in order to avoid unnecessary calls.
24
إدارة مكان عملك Managing your working place
إدارة الاجتماعات Managing meetings ما هو الاجتماع الموفر للوقت؟ What is a saving time meeting?
25
Managing your working place
إدارة مكان عملك Managing your working place تحكم في مكتبك الترتيب غاية في الأهمية سهولة رؤية والحصول على الأدوات امتلاك الأدوات المكتبية الضرورية تنظيف مكتبك يومياً !!! Control your desk Tidiness is crucial Easy to see and get the tools Having necessary stationary Clean up your desk every day!!!
26
تخطيط مشروعك Planning your project
المشروع هوعمل بنقطة بدء وانتهاء محددة A project is a work with a definite starting and ending points of time. قد يكون لدى المشروع أثر كبير أو صغير Project may have small or large scale. Project may not have large scale about time and objective. It can be three-month project (Project for customer survey), one-month project (Conference for customers), or two/three-week project (Tidy working place, A company library). In this course, we only mention 3-month projects and smaller ones.
27
تخطيط المشروع Planning project
عوامل تخطيط مشروع Factors of planning project أهداف المشروع المهمات من كيف وقت البدء والانتهاء مكان المشروع Project objectives Tasks Who How Time to begin and to end Location of the project
Similar presentations
© 2025 SlidePlayer.com Inc.
All rights reserved.