1. Zagreb, SAFU, Velika dvorana, 26. veljače 2009
Praktični vodič kroz postupke nabave EU u kontekstu zemalja nečlanica –
Practical Guide
to Contract procedures for EC external actions
Zagreb, SAFU, Velika dvorana, 26. veljače 2009

2. Ciljevi prezentacije Upoznati sudionike na prezentaciji sa:
Sadržajem i kontekstom PRAG-a
Upoznavanje sa osnovnim principima nabave kako ih definira PRAG
Upoznavanje sa glavnim vrstama natječaja
Upoznavanje sa glavnim tipovima ugovora
Upoznavanje s obrascima
Što je PRAG, kome je namijenjen, što sadržava, čemu služi
Osnovna pravila nabave koja definiraju tko može sudjelovati i pod kakvim uvjetima
Tipovima procedura i tresholds!!! Za iste
Samo link i kako se snaci

3. Sadržaj i kontekst PRAG-a
Practical Guide (PRAG) - Vodič Europske komisije kroz procedure i pravila za nabavu i ugovaranje, koji se primjenjuju na ugovore u sklopu pomoći EZ trećim zemljama.
Primjenjuje se i na projekte financirane iz pretpristupnih fondova, umjesto pravila o javnoj nabavi zemlje korisnice.
U primjeni od Zadnja verzija prosinac 2008
Namijenjen korisnicima proračuna Europske Komisije (EC general budget) i Europskog razvojnog fonda (European Development Fund)
Određuje koji tip natječaja primijeniti, koje procedure, koje obrasce koristiti za koju vrstu ugovora te na koji način provesti ocjenjivanje i odabir ponuda
u primjeni od 2001, no do sada je bilo nekoliko izmjena i dopuna – zadnja izmjena u prosincu 2008.; 3

4. Sadržaj i kontekst PRAG-a
Sadržava:
Opća pravila nabave (Basic Rules)
Pravila nabave za ugovore o uslugama (Service Contracts)
Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme (Supply Contracts)
Pravila nabave za ugovore o radovima (Works Contracts)
Pravila nabave za ugovore o bespovratnim sredstvima (Grants)
Opća pravila provedbe u slučaju sufinanciranja
Pravne tekstove (Legal Texts)
Odnosno svima koji svoje projekte (ugovore) financiranju putem pomoći koju je osigurala EK odnosno MS
Ne pokriva Twinning ugovore – zaseban vodič radi posebnosti 
Izrađen na temelju svih relevantnih odredbi pravnih tekstova

5. Opća pravila / Basic rules
Modeli upravljanja:
Centralizirano upravljanje
Decentralizirano upravljanje
ex-ante – potrebno prethodno odobrenje Delegacije prije konačnosti odluke tijela zaduženog za postupak
ex-post – tijelo nadležno za provedbu postupka samostalno donosi odluke, EK zadržava pravo nadzora kroz nadzorna tijela – Računski sud EZ-a (Court of Auditors) i OLAF (European Anti-Fraud office) te vanjsku reviziju
PRAG spominje
Joint management (zajedničko upravljanje) – kod kojeg nadležnost nad nekim procesima imaju međunarodne organizacije
i Shared management (dijeljeno upravljanje) – kod kojeg se provedba delegira na zemlje članice (IPA isto može dio procedura obavljati prema odredbama sporazuma) 5

6. Opća pravila /Basic rules (2)
Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria):
Teritorijalni pristup (Nationality)
Temeljem porijekla (Rule of Origin)
Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem ponuditelja (Grounds for exclusion)
Temeljem osnovnih pravila (Conflict of interest; Transparency; Proportionality; Equal treatment; Non-discrimination; No-retroactivity; Use of standard documents; Environmental aspects)
Aneksu 2 Europeaid stranice daje pregled svih odredbi kojima se vodi PRAG

7. Opća pravila / Basic rules (3) VRSTE PROCEDURA
SERVICES
USLUGE
 €200,000
International restricted tender procedure
< €200,000 but >€10,000
1 Framework contracts
2 Competitive negotiated procedure
 €10,000
Single tender
SUPPLIES
OPREMA
 €150,000
International open tender procedure
< €150,000 but  €60,000
Local open tneder
procedure
< €60,000 but > €10,000
Competitive
negotiated procedure
WORKS
RADOVI
 €5,000,000
1 International open tender procedure
2 International restricted tender procedure (exceptional cases).
< €5,000,000 but  €300,000
< €300,000 but > €10,000 7

8. VRSTE PROCEDURA (1) Otvoreni postupak (Open procedure)
Ograničeni postupak (Restricted procedure)
Natjecateljski dijalog (Competitive negotiated procedure)
Okvirni sporazum (Framework Contracts)
Jednostruki natječaj (Single tender)

9. OPEN PROCEDURE
Natječaj otvoren za sve – svi zainteresirani mogu predati ponudu
Osiguran maksimalni publicitet – natječaj objavljen u Official Journal, EuropeAid te u svim odgovarajućim medijima
International Open / Local open – razlika u visini iznosa i području obajve

10. RESTRICTED PROCEDURE
Na natječaj se mogu prijaviti svi zainteresirani no samo oni koji zadovoljavaju kriterije izbora (selection criteria) mogu predati ponudu
Unutar ove procedure imamo dva kruga izbora
Odabir 4 do 8 kandidata (Short list)
Odabir najpovoljnije ponude (Evaluation of Tender)

11. COMPETITIVE NEGOTIATED PROCEDURE
Unutar ove procedure ugovaračko tijelo poziva kandidate prema vlastitom izboru
Pozvani kandidati predaju ponude i bira se najpovoljnija
Ova procedura se koristi jako rijetko i samo u slučaju da procedura ugovaranja okvirnog sporazuma nije uspjela
Potrebno prethodno odobrenje ex-ante tijela (DEK)

12. FRAMEWORK CONTRACT
Svake četiri godine sklapa se novi okvirni sporazum s odabranim kandidatima na razini EK
Odabrani kandidati, koji su obvezani istom vrstom ugovora mogu se dalje ugovarati za pojedine specifične aktivnosti /ugovore
Ova procedura se temelji na pozivanju tri kandidata od ponuđenih unutar jedne “tematske” skupine
- Osnova je odrediti “tematsku” skupinu unutar koje su već određene firme koje rade u tom području – obično ih ima oko 7 – 8 i koristimo rotacijski sustav prilikom pozivanja.. Za sve ove firme vrijede ista ugovorna pravila.. FWC su manji ugovori koji ne traju predugo

13. PRAG određuje osnovna pravila o:
Pravila nabave za ugovore o uslugama / nabavi opreme / radovima / bespovratnim sredstvima
PRAG određuje osnovna pravila o:
Proceduri prijave na natječaj
Natječajnoj dokumentaciji
Sastavu Odbora za ocjenjivanje
Proceduri odabira najboljeg ponuđača

14. Pravila nabave za ugovore o uslugama / SERVICE CONTRACTS
Ugovori o uslugama – studije, konzultantske usluge
Fee-based i global-price
Procedura natječaja:
International restricted – preko €
Framework contract/ Competitive Negotiated – od do €
Single tender – do €
Studije – global price – zanima nas samo ishod, ne i korištenje resursa kao takvih – ne put kojim ćemo do toga doći
Konzultantske usluge – fee based – govorimo o pojedinačnim aktivnostima odnosno o tome kako ćemo dobiti rezultat – nadzor građenja, uspostavljanje novog tijela, osmišljavanje i provođenje treninga, programiranje baze podataka (global also!!)

15. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (2)
Natječajna dokumentacija – International Restricted: Tender Dossier
Instruction to Tenderers (upute natjecateljima)
Draft Contract (Odredbe Ugovora)
TERMS OF REFERENCE (Opis poslova)
Other information (ostale informacije)
Tender submission Form (Obrazac za prijavu na natječaja)
Natječajna dokumentacija – Framework Contract:
Request for services (Osnovne informacije)
Specific TERMS OF REFERENCE (Pojednostavljen Opis poslova)

16. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (3)
Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga –
sastoji se od tri člana sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa)
Nominira se i jedna osoba kao zamjena
Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.
nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom
članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

17. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (4)
Ocjenjivanje (Evaluation) –
Administrativna provjera
Tehnička provjera
Financijska provjera
Odabire se “best value for money” – najbolja i najpovoljnija ponuda
Administrativna provjera – da li su ponude predane na način na koji je to navedeno u natječajnoj dokumentaciji (financijska i tehnička ponuda odvojene); da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi key experts potpisali izjave Statement of Availability i Exclusivity)
Tehnička provjera - u ponudama prvo ocjenjujemo Metodologiju i životopise stručnjaka i dodjeljujemo bodove – financijska ostaje zatvorena – za one ponude koje na ovoj prvoj ponudi pređu prag od 80 bodova (koji se aritmetički izračunava od svih se zbroje bodovi pa podijele s brojem ponuda) otvara se financijska ponuda i traži se najpovoljnija - tako da se najpooljnijoj daje 100 bodova pa se taj iznos dijeli s drugom ponudom i množi sa sto – nakon toga se ide na zbirni total – financijske i tehničke

18. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS
Nabava opreme – nije nužno kupnja – uključuje i instalaciju, testiranje, obuku te održavanje
Procedura natječaja:
International Open Procedure – preko €
Local Open Procedure – od € do €
Competitive Negotiated Procedure – ispod €
Negotiated Procedure
Kupnja, lizing, unajmljivanje
Competitive Negotiated – ponuda prema tri odabrana ponuđača
Negotiated – radi hitnosti, kada nam treba posebna oprema poput nekih strojeva koje proizvodi samo jedan proizvođač, kada je competitive negotiated dva puta bila neuspješna

19. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (2)
Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier
Instruction to Tenderers (upute natjecateljima)
Draft Contract (Odredbe Ugovora), Special Conditions i dodatci (Annexes)
TECHNICAL SPECIFICATIONS (Tehničke specifikacije) + Istraživanje tržišta
Further information (ostale informacije)
Tender Form for a Supply Contract (Obrazac za prijavu na natječaja)

20. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (3)
Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga –
sastoji se od tri člana sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa)
Nominira se i jedna osoba kao zamjena
Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.
nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom
članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

21. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (4)
Ocjenjivanje (Evaluation) –
Otvaranje ponuda – javno
Administrativna provjera
Tehnička provjera
Financijska provjera
Odabire se najpovoljnija ponuda
Tender Opening – održava se u točno određeno i najavljeno vrijeme – podložno ex-ante kontroli
Administrativna provjera – da li su ponude predane na način na koji je to navedeno u natječajnoj dokumentaciji – NE jer se i financijska i tehnička ponuda otvaraju odjednom; da li je dostavljena sva dokumentacija; da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi članovi konzorcija potpisali izjave Tenderers declaration)
Tehnička provjera – ocjenjujemo da li sve ponuđeno zadovoljava minimalne zahtjeve iz TS; da li svi proizvodi koji su ponuđeni zadovoljavaju pravilo o porijeklu – Rule of origin;
Financijska ponuda – gleda se samo koja je ponuda najpovoljnija

22. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS
Radovi – može uključivati samo izvedbu ili i izvedbu i izradu nacrta
Procedura natječaja:
International Open Procedure – preko €
Local Open Procedure – od € do €
Competitive Negotiated Procedure – ispod €
Negotiated Procedure
“Works” – rezultat gradnje ili aktivnosti od građevinara uzetih kao cjelina koja je sposobna ispuniti ekonomsku ili tehničku funkciju

23. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS(2)
Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier
Volume 1: Instruction to Tenderers (upute natjecateljima)
Volume 2: Draft Contract and conditions
Volume 3: Technical Specifications (Tehničke specifikacije) + Istraživanje tržišta
Volume 4: Model financial bid
Volume 5: Design documents and drawings

24. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (3)
Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga –
sastoji se od pet članova sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa)
Nominiraju se i dvije osobe kao zamjena
Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.
nominirani članovi i njihova zamjena nisu međusobno povezani izravnom zapovjednom linijom
članovi Odbora moraju biti na raspolaganju čitavo vrijeme trajanja sastanka Odbora

25. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (4)
Ocjenjivanje (Evaluation) –
Otvaranje ponuda – javno
Administrativna provjera
Tehnička provjera
Financijska provjera
Odabire se najpovoljnija ponuda
Tender Opening – iako je javno, na otvaranju ponuda mogu sudjelovati samo predstavnici firmi koje su se prijavile
Administrativna provjera – da li je dostavljena sva dokumentacija; da li svi ponuđači odgovaraju odredbama (nacionalnosti, ponuda na jeziku natječaja, svi članovi konzorcija potpisali izjave Tenderers declaration)
U našoj praksi razvijene i tzv Sub-grids gdje su navedena pitanja koja olakšavaju evaluatorima – ukazuju na to što treba gledati! – na temelju yes i no – nakon čega se popunjavaju gridovi sa EuropeAida
Tehnička provjera – ocjenjujemo Professional capacity (njihove experte); Technical capacity (ponuđenu opremu i materijal); Technical Specifications (tehničke zahtjeve projekta) - da li sve ponuđeno zadovoljava minimalne zahtjeve iz TS; da li svi proizvodi koji su ponuđeni zadovoljavaju pravilo o porijeklu – Rule of origin;
Financijska ponuda – gleda se samo koja je ponuda najpovoljnija (naravno gledaju se samo one ponude koje su zadovoljile tehničke kriterije)

26. GRANT CONTRACTS (1)
Direktno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg korisnika (npr: udruge, instituti, tijela lokalne samouprave, komore, turističke zajednice, mali i srednji poduzetnici, fakulteti...)
Projekt predložen od strane krajnjeg korisnika spada u njegove regularne aktivnosti
Krajnji korisnici sami razvijaju projektni prijedlog

27. GRANT CONTRACTS (2) Krajnji korisnik gotovo uvijek sufinancira projekt
Promiču određenu politiku iz pravne stečevine EZ i pridonosi općem interesu
Unutar 1 natječaja (grant sheme), zainteresirani mogu dostaviti projektni prijedlog za više projekata, no aplikant može potpisati samo 1 ugovor po shemi

28. GRANT CONTRACTS (3)
neprofitni karakter: nije dozvoljeno stjecanje profita
ne-kumulativnost: za određeni projekt, krajnji korisnik može primiti samo jednu potporu iz EU fondova (jedna potpora iz poziva, zabrana istovremenog duplog financiranja)
ne-retrokativnost: bespovratna sredstva pokrivaju troškove/aktivnosti nastale u provedbi ugovora
krajnji iznos potpore temeljen na zbroju troškova koji su zaista i nastali tijekom provedbe
razlikovanje inicijalnog (projekcija) i krajnjeg iznosa potpore

29. GRANT CONTRACTS (4) Natječajna dokumentacija
Upute za prijavitelje (Guidelines for applicants)
Format za ponudu (Application Form)
Tablica za proračun (Budget)
Logička matrica (Log Frame)
Opći i Posebni uvjeti ugovora
Aneksi (procedure podugovaranje, žiro-račun, predlošci izvještaja, zahtjev za plaćanjem…)

30. GRANT CONTRACTS (5) Odbor za ocjenjivanje projektnih prijedloga
sastoji se od tri člana sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa) +neovisni procjenitelji (nisu članovi Odbora
Nominira se i jedna osoba kao zamjena
neovisni procjenitelji sa specifičnom ekspertizom, predlažu Odboru svoje ocjene, angažiraju se u slučaju velikog broja prijava
Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.

31. GRANT CONTRACTS (6) Ocjenjivanje (Evaluation) - 4 koraka procesa
Otvaranje ponuda i administrativna prihvatljivost
Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga (Concept note)
Ocjenjivanje aplikacija (Full application form)
Prihvatljivost aplikanta / partnera (Verification of eligibility)
- Odabire se niz najbolje ocjenjenih projektni prijedloga do iscrpljivanja financijske alokacija za grant

32. HVALA NA PAŽNJI!
PITANJA?