1. Endurmenntun Stjórnun innkaupa
28. mars 2007

2. Innleiðing – Markmið greiningar
Breyta núverandi ferlum og skipulagi fyrir rekstrarleg innkaup og bókhald þar sem við á
Ná fram raunverulegum ávinningi í beinum og óbeinum sparnaði

3. Tryggja afhendingu og virkni undir stöðugu kostnaðareftirliti
Flokkun innkaupa
Seljendamarkaður
Kaupendamarkaður A B C D
Sterk
Veik
Staða seljanda
Staða kaupanda
Lítil
Mikil
Bílar,
Húsgögn
ýmis
aðkeypt þjónusta
Sérhæfður
Tækjabúnaður,
Miðlægur
tölvubúnaður
Lyf,
varahlutir,
sérhæfðar
rekstrarvörur
Almennar
t.d. ritföng
hreinlætisvörur

4. Lykilþættir innkaupa Stefna Stuðningur Birgjar stjórnenda
Tækni
Stuðningur
stjórnenda
Ferli
Birgjar
Skipulag
Stefna
Þættir sem miklu skipta við innkaup

5. Undirstaðan Skilningur og stuðningur yfirstjórnar
Stjórna breytingunum ekki láta þær “bara” gerast
Gefa verkefninu tíma
Stærri stofnanir stofni stýrihóp
Mæla árangurinn

6. Miðlægt svæðisbundið t.d innkaup
Dæmigerð staðsetning innkaupa í skipulagsheild
Miðlæg ákvörðun
Miðlægt svæðisbundið t.d innkaup
Æðsta stjórn
Sérfræðingar
Alm. starfsmenn
Strategisk
Tæknileg
Rekstur
Beiðendur

7. Aukaafurðir
Greining er forsenda farsællar innleiðingar rafrænna innkaupa
Greining aðstoðar við að sannfæra stjórnendur og starfsmenn um þörf á breytingum þar sem það á við
Greining og innleiðing nýtist sem tæki fyrir árangursstjórnun

8. Hefðbundin innkaup Heildar-innkaup Þróun viðskiptanna
Aftur í sama farið
Framför í innkaupum
Einsskiptis
verðlækkun.
T.d útboð
Endurskipulag
Ný nálgun
Tími

9. Innkaup og vöruþróun
“Discontinous innovation” = vöruþróun í stökkum. Innkaupamenn hafa það oft á valdi sínu að hleypa þessum nýjungum að. Þeir ættu sérstaklega að hafa opinn huga gagnvart þessu.
“Cross sourcing strategy” að passa það að gera ekki einn birgja alvaldan í þínum aðföngum. Að skipta innkaupunum upp skipulega.

10. gæðavara ódýrvara Vöruþróun Vöru-gæði Verri vara ! en uppfyllir þarfir
stökkbreytt vara – gæðum breytt
Verri vara ! en uppfyllir þarfir
ódýrvara
Tími
Ný tækni ryður burtu þeirri eldri “Fast History” dæmi um þetta eru lágfargjaldaflugfélög, stafrænar myndavélar.

11. Innkaupaaðferðir
Vörukaup < 5. mkr. ef í gildi er rammasamningur skal nota hann annars gera verðkönnun
Vörukaup mkr skal nota rammasamning eða bjóða út ef ekki er rammasamningur
Verkefni/ Vörukaup mkr. beita skal útboði og meta þörf á verkefnastjórnun eða nota rammasamning
Verkefni /Vörukaup mkr beita skal útboði verkefnastjórnun og meta þörf á samningsstjórnun eða nota rammasamning
Verkefni /Vörukaup >100 mkr beita skal útboði verkefnastjórnun og samningsstjórnun eða nota rammasamning

12. Hvar eru áherslur í innkaupum
Framkvæma sjálfur / kaupa af öðrum
Útvistun (úthýsing)
Markalínan (Coase) að fyrirtækið geri hlutina sjálft þegar það er ódýrara. Annars að kaupa þjónustuna/vöruna af öðrum.
Mikilvægt að þekkja innri kostnað abc greining
Einbeita sér að kjarnafærni
Í reynd er útvistun oftast reynd þegar “eitthvað” er komið í óefni en ekki sem meðvituð leið til hagræðingar. Þetta hefur oft áhrif á gæði og væntingar.

13. Innkaupamynstur og ferlar
Hvert er umfang innkaupanna
Hvernig er innkaupaferlum háttað
Stefnumótun innkaupa
Hlutverk innkaupa í virðiskeðju
Staðsetning innkaupa í skipuriti
Innkaupastefnan
Skipulag og mönnun innkaupa
Stuðningskerfi innkaupa

14. Stigskipt áhersla á innkaupin
skilvirkni/ Uppsafnaður
sparnaður
Tími
valddreift
miðstýrt
Áhersla á lágmarksvirkni
Áhersla á margþætta virkni
Einsskiptis
viðskipti
Viðskipta-
samband
Samhæfð
innkaup
Innri
samþætting
Ytri
Samþætt
virðiskeðja
Source: Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002

15. Innkauparáðgjöf og greining
Innkaup og innkaupaferlar
Innkauparáðgjöf
Greining innkaupa og innkaupaferla
Innleiðing og breytingastjórnun

16. Uppbygging markvissrar innkaupagreiningar
Greining innkaupa og innkaupaferla
Hvernig má lækka útlagðan kostnað í innkaupum (beinn sparnaður)
Hvernig má bæta ferla og lækka vinnukostnað í innkaupum (óbeinn sparnaður)
Innleiðing og breytingastjórnun
Leiðir til hagræðingar útfærðar og ávinningur tryggður með virkri breytingastjórnun

17. Markaðsleg nálgun Útboð Þetta er hið hefðbundna form Auglýsingar
Dagblöð
heimasíður
Kynningar á stærri útboðum
Þetta er hið hefðbundna form

18. Að selja sig sem kaupanda !
Að virkja tengslanetið
Með reglulegum póstsendingum til þeirra sem eru áhugasamir um það sem er boðið út
Með markaðsrannsóknum og skipulegum samskiptum við birgja ( að hafa samband)
Með samráðfundum hleypa nýjum aðilum að og með því að tala við kollegana í faginu
Að tala við markaðinn en ekki til hans

19. ÚTRÁS - Innkaupamanna A Ð G Á T ! Tala við markaðinn
Kynnast möguleikum birgjanna til að hagræða
Vera með frumkvæði (Próaktífir)
A Ð G Á T !
Vanhæfi getur skapast þegar ekki er opnað fyrir alla aðila með því að auglýsa opinberlega og að heimsækja ekki alla sem gefa sig fram
Reynsla Ríkiskaupa er að hægt er að
S T Ó R B Æ T A tilboð með þessari aðferðafræði

20. Hópar
Mikilvægt er að ná til markaðarins og finna nýjungar og opna fyrir lausnir
Menn eru allt of fastir í gamla farinu og bíða eftir að lausnirnar komi til þeirra
Könnun frá Noregi segir að 80 % innkaupa séu á sama stað og keypt var síðast
Hvað tók ykkur persónulega mörg ár að byrja að versla í Bónus ?
Aðkoma hagsmuna vegna ráðgjafar og mats tilboða vegna rammasamninga er oft í gegnum eðlisólíka hópa.

21. Faghópur
Starfar innan afmarkaðs geira á skilgreindu sviði með fagfólki af tilteknum stofnunum. Algengast að þeir starfi á LSH sem ráðgefandi við ákvarðanatöku í kaupum á rekstrarvöru.
Þessir hópar nýtast vel í að lýsa þörfum og að meta gæði tilboða
TAKA MIKINN TÍMA
ERU OFT ÍHALDSAMIR

22. Rýnihópur
Hópur af fólki innan tiltekins afmarkaðs geira sem á í samskiptum við samskonar birgja, þó í mis miklum mæli. Dæmi: mennta- og heilbrigðisgeiri.
Rýni hópur skoðar með víðtæku umboði án beinna afskipta hvað megi betur fara í viðskiptum. (< 15 manns)

23. Kaupendahópur ER þvert á stofnanir og geira
T.d. Stofnun, fyrirtæki eða Ríkiskaup kalla til hóp (verkefnastjóri – markaðsstjóri) sem einkennandi fyrir sem stærstan hluta af kaupendur úr hinum ýmsu stofnunum og geirum. Marmiðið er að hópurinn endurspegli kaup á tiltekinni vöru eða þjónustu í rammasamningum. (4 -12 manns )
Þessir hópar eru oft besta tækið til að finna út hvað notendur vilja og þeir hafa oft nýja sýn á markaðinn

24. Ráðgjafarnefnd (samráðshópur)
Kölluð til af t.d. forstjóra / markaðsstjóri)
Sprettur uppúr kaupendahópum eða rýnihópi. Er til ráðgjafar almennt við útboð framlengingar og stefnumótun í tilteknum: útboðum, rammasamningum, upptöku og markaðssetningu á nýjungum í innkaupum.

25. Siðfræði innkaupa
Forðast að taka ákvarðanir, sem eru siðferðilega rangar og óarðbærar!
Þeir sem taka ákvarðanir verða að horfa til andstæðra krafna og óska frá ólíkum hópum.

26. Hvað á að gera?
Siðferðisspursmál ef það grefur undan óháðri ákvarðanatöku í fyrirtækinu.
kortleggja hverjir?
Upplýsa yfirmenn
fokusera á innri siðferðisgildi
hafa umhverfi þar sem hlutir eru ræddir
láta fleiri en einn aðila taka þátt í samningum,
rotasjon á starfsmönnum sem sjá um samninga.

27. Siðfræði Hverjar eru okkar skyldur? við okkar nánustu? við alla?
Hvaða skyldur?
Hvernig tökum við tillit til árekstra milli ólíkra skyldna?
“The business of business is business?! M. Friedman. “

28. Siðferðileg viðmið breytast
Það sem er í lagi í dag er það ekki á morgun
Áfengiseinkasalan í Svíþjóð – margir verslunarstjórar reknir fyrir það að þiggja boð um kynningar, sem þó höfðu viðgengist árum saman
Viðmiðið breyttist allt í einu

29. Áhrifavaldur gagnvart öðrum
þeim mun viðkvæmari sem aðili er fyrir okkar ákvörðun, því meiri ábyrgð berum við.
t.d markaðsvald gagnvart undirverktaka
Mútur – (smörring):– gjafir sem minnka sjálfstæði ákvarðanatöku t.d.
Boðsferðir
Vínflöskur
Miðar á tónleika, kappleik, viðburði hverskonar

30. Vert að hafa í huga People do what is inspected not what is expected
Aðhald er nauðsynlegt – virkt innra eftirlit
Ekki setja fólk í þá aðstöðu að það verði freistingum að bráð – “tvímenna” (a.m.k.) á mikilvæga fundi vegna stórra samninga
Ekki þiggja neitt sem þið getið ekki talað um í vinunni
Skilið óumbeðnum og óviðeigandi “gjöfum”
Það kemst alltaf upp um Óheilindi !

31. “Nýjungar” í innkaupum
Einkaframkvæmd - sjá nokkur dæmi
Útvistun – tekur hægt við sér
Samningskaup – eru að byrja bjóða ýmsa möguleika

32. Einkaframkvæmd Samningur við einkaaðila um að veita tiltekna þjónustu.
Umtalsverðar fjárfestingar
Samningstíminn er langur, jafnan ár.
Kaupandi skilgreinir þá þjónustu sem hann vill beita sér fyrir og býður hana út. Niðurstaða útboðs er samningur um þjónustu.

33. Einkaframkvæmd hjá ríkinu
Um samninga undir formerkjum einkaframkvæmdar gilda lög og reglur um útboð og innkaup ríkisins.
Einkaframkvæmd má flokka í mismunandi stig eftir því hversu mikil afskipti ríkisins eru.
Fjárhagslega sjálfstæð verkefni.
Öll þjónusta er seld ríkinu
Ríkið greiði hluta kostnaðar við verkefni en rekstraraðila látið eftir að afla tekna til að standa undir rekstrinum að öðru leyti.

34. Verkefni í einkaframkvæmd
Hvalfjarðargöngin
(1995)
Iðnskólinn í Hafnarfirði (1999)
Hjúkrunarheimili í Reykjavík (2000)
Rannsóknahús á Akureyri (2002)
Tónlistar og ráðstefnuhús

35. Outsourcing = Contracting out = Aðkeypt = Innkaup
Þýðir: Að finna nýja birgja og nýjar leiðir til að tryggja afgreiðslu vara, varahluta eða þjónustu; hagnýtingu þekkingar, reynslu og sköpunargáfu nýrra birgja.
Úthýsing / útvistun: Fá aðra til að gera á hagkvæmari hátt það sem aðilar eru gera sjálfir í dag.

36. Dæmi er: rekstur og hýsing tölvukerfa
Helstu kostir eru:
Minni fjárfestingar
Einfaldara umhverfi
Aukið rekstraröryggi
Aukin samskiptahæfni
Rekstrarkostnaður fyrirsjáanlegur
Meiri aðlögunarhæfni, sveigjanleiki

37. Verkefnið er: að skrifa loka drög að innkaupastefnu
Vegna innkaupastefnugerðar
Verkefnið er: að skrifa loka drög að innkaupastefnu sem gildir fyrir tiltekna rekstrareiningu, fyrirtæki eða stofnun. Góð stærð einingar til að nota er á bilinu 10 – 40 manna rekstrareiningu. Má vera minni og má vera stærri.
Þá er best að nota þá stofnun eða fyrirtæki sem menn starfa hjá eða þekkja vel til.
Gott er að hafa innkaupastefnu t.d. umhverfisráðuneytisins eða innkaupastefnu ríkisins til viðmiðunar við uppbyggingu og til að ramma inn verkefnið.
Einnig er að finna í glærunum í fyrri fyrirlestrinum gegnumgang um það hvernig stefna er mótuð. Þar eru til dæmis dæmigerðar rekstrartölur.
Innkaupastefna byggir á innkaupagreiningu, og markmiðum rekstrar. Innkaupstefnan sjálf þarf að tilgreina: gildissvið, tilgang, markmið og eftirfylgni.

38. Mikilvægustu þættirnir sem horft er til við matið
Forsendurnar og innkaupagreiningin umfang rekstrarins:
Tölur
Ef aðgengi að rekstrar tölum er ekki gott þá má skálda þær. Þar þarf að skilja á milli launaliða, reglubundinna rekstrarliða og fjárfestingarliða.
Þekkja þarf eða skálda heildarveltu, greina þarf topp 20 kostnaðarliðina, og skilja þar sundur hvað er reglubundið (s.s. skrifstofuvörur, pappír, leigubílar, ferðalög, ræsting etc. ) frá fjárfestingu (s.s. Húsnæði, endurbætur á húsnæði, viðhald, bílakaup) frá Launaliðum (laun + launatengd gjöld). Algengt er að laun séu 70% af rekstrarkostnaði þjónustustofnana, þetta á til dæmis við um flestar ríkisstofnanir

39. Innkaupastefnan sjálf
Gildissvið innkaupastefnunnar
– til hverra nær stefnan, hverjir mega stunda innkaupin ? hverjir eru það sem hafa innkaupaheimildir eða leyfi til þess að skuldbinda rekstrareininguna. Stuðningur stjórnenda við stefnuna.

40. Tilgangur innkaupastefnunnar
Hvernig fellur stefnan að rekstrarmarmiðum og hvernig styður hún þau ? s.s. hagkvæmustu kaup, hagræðing, umhverfismál, styðja við upptöku á rafrænum innkaupum, innkaupakorti etc. samskipti við birgja (fækka þeim og ná þannig betri aflsætti)

41. Markmið innkaupastefnunnar
Bæði mælanleg og huglæg. Til dæmis að nota rammasamninga í 70 % af innkaupum, að öll ferðalög verði keypt með innkaupaorti, að x% af rekstrarvöru verði keypt með rafrænum hætti. O.f.l allt eftir eðli stofnunar.

42. Eftirfylgni
Hvernig, hvenær og af hverjum eru markmið metin og hvort þau hafi náðst, hvernig er ávinningur af stefnunni metinn. Hvernig er stefnan kynnt hagsmunaðilum.
Kynning og aðgengi notenda að stefnunni gagnvart starfsmönnum sem eiga að fylgja henni, birgjum og örðum hagsmunaðilum s.s. móðurstofnunum eða undirstofunum allt eftir atvikum.

43. Matið
Þeir sem taka skýrt á þessum þáttum í innkaupastefnu eru komnir með góða stefnu og í fyrstu einkunn.
Aukastig og hæsta mat fá þeir sem að auki ná að flétta stefnuna í góðan búning, s.s. tengja hana yfirmarkmiðum s.s. innkaupastefnu ríkisins, Reykjavíkurborgar eða markmiðum sveitarfélaga s.s. versla í heimabyggð allt eftir atvikum. – Ríkjandi sjónamiðum í rekstri á hverjum stað og að styðja markmið rekstrarins. Að innkaupin nái að verða stefnumótandi þáttur en ekki afgangsstærð í stjórnuninni.

44. Lengd
Almennt 3-4 síður A4
Það sem ræður lengd fyrst og fremst er flækjustig þeirrar stofnunar / rekstrareiningar sem verið er að gera stefnu fyrir.
Ef frekari spurningar vakna eða verkefnið er ennþá óskýrt þá má hafa samband í