1. Specifikacija MoReq2 Forum e-Ured
J. Ivanović1, M. Lukičić2
1Hrvatski državni arhiv,
Marulićev trg 21, Zagreb, Hrvatska
2Ericsson Nikola Tesla
Krapinska 45, Zagreb, Hrvatska

2. Sadržaj HRN ISO 15489 MoReq2 OAIS referentni model
Koncept upravljanja spisima (uredskog poslovanja) prema HRN ISO Upravljanje spisima
Odnos prema domaćim konceptima uredskog poslovanja
Terminologija
MoReq2
Kontekst i svrha ‘norme’
Osnovni i opcionalni moduli
Ključni funkcionalni zahtjevi i model podataka
Odnos prema Uredbi
OAIS referentni model
Funkcionalne cjeline
Povezivanje s ERMS i drugim izvorima sadržaja
Predviđeno trajanje: 90 minuta.

3. HRN ISO 15489
Upravljanje spisima = područje upravljanja odgovorno za učinkovit i sustavan nadzor nad stvaranjem, zaprimanjem, čuvanjem, korištenjem i stavljanjem na raspolaganje spisa, uključujući postupke za bilježenje i čuvanje dokaznog sredstva i informacija o poslovnim aktivnostima i transakcijama, u obliku spisa
Spisi = informacije koje, kao dokazno sredstvo i informaciju, stvara, zaprima i čuva neka organizacija ili osoba u izvršenju svojih zadaća ili u obavljanju posla
Svrha spisovodstvenog sustava:
Podržati učinkovito i odgovorno obavljanje posla
Podržati dosljednost, kontinuitet i odgovornost u upravljanju i pružanju usluga
Zaštititi interese organizacije i drugih strana
Učinkovito gospodarenje i korištenje informacijskih resursa
Jačati poslovni, osobni i kulturni identitet
Što se normira:
Učinak i funkcije, ne procesi

4. Zadaće spisovodstvenog sustava
Odrediti koji spisi trebaju nastajati i sve ih zahvatiti u sustav
Odrediti u kojem obliku i kojom tehnologijom trebaju nastajati
Odrediti metapodatke o spisima, način i mjesto njihova zahvaćanja u sustav
Odlučiti kako spise treba biti moguće pretraživati i pronalaziti
Odlučiti kako ih treba organizirati
Definirati procese u dokumentacijskom ciklusu
Procijeniti rizike od izostanka ili gubitka spisa
Osigurati kontinuirano čuvanje i dostupnost
Osigurati sukladnost s pravnim i normativnim okruženjem te očekivanjima organizacije i okoline
Čuvati spise i njihovu iskoristivost dok god je potrebno
Postići racionalnost i visoku učinkovitost upravljanja spisima

5. Spisovodstvene funkcije
Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima,
Oblikovanje, uvođenje i održavanje spisovodstvenog sustava,
Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju,
Određivanje rokova čuvanja,
Utvrđivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i spisovodstvenim funkcijama,
Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima,
Evidentiranje i opis,
Organizacija i klasifikacija spisa,
Upravljanje dokumentacijskim ciklusom,
Pohrana i čuvanje spisa,
Pristup i korištenje spisa,
Upravljanje rokovima čuvanja, izlučivanjem i predajom,
Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima,
Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima.

6. Koncepti uredskog poslovanja u HR
Minimalistički pristup (Uredba):
Uredsko poslovanje kao case management
Svrha: praćenje predmetnih postupaka
Obuhvat: prepiska u obavljanju predmetnih postupaka
Maksimalistički pristup (HRN ISO 15489):
Uredsko poslovanje kao upravljanje informacijskim i dokumentacijskim resursima i procesima
Svrha: informacijska i dokumentacijska podrška poslovanju
Obuhvat: informacijski i dokumentacijski sadržaji, procesi i potrebe
‘Poslovni’ pristup:
Uredsko poslovanje kao sve što radi ured
Svrha: ostvarivanje poslovnih ciljeva
Obuhvat: komunikacija, organizacija, praćenje poslovanja, informacijska podrška

7. Terminologija
Uredsko poslovanje, upravljanje spisima, spisovodstvo, upravljanje dokumentima…
Osnovna jedinica dokumentacije:
Zapis (record) i dokument (document) – posljedica prevođenja
Zapis (document) i dokument (record) – bolje odgovara HR tradiciji
Upis (record u bazi/evidenciji)
Osnovna jedinica udruživanja:
Spis
Dosje
Kriteriji udruživanja u više jedinice:
Isti postupak: predmetni spis (case file)
Ista stvar, osoba, mjesto i sl: dosje dokumenata (file ili subfile) ili dosje spisa (file ili class)
Ista vrsta dokumenta ili drugo formalno obilježje: serija dokumenata

8. DLM Forum
Council of the European Communities and the Ministers of Culture adopted a resolution on arrangements concerning archives1
Highlighted the importance of archives to the decision-making process in the public sector and the importance of archives to our cultural
Invited the EC “to set up a group of experts appointed on the proposal of the Member States, for the purpose of examining to what extent greater coordination of archives policy and practice within the Community is desirable”.
The Group of Experts compiled a report on the coordination of archives entitled ‘Archives in the European Union’
Published in 1994 by the Office for Official Publications of the European Communities
Became known as the ‘Black Book’
Council Conclusions of concerning greater cooperation in the field of archives2
Highlighted a number of actions that had been outlined in the Report and which the Council found to be of particular interest
One such action was the organisation of “a multi-disciplinary forum to be held in the framework of the Community on the problems of the management, storage, conservation and retrieval of machine-readable data”.
Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 (OJ No L 43, , p. 1); Commission Decision No 359/83/ECSC (OJ No L 43, , p. 14)
OJ C p.3

9. MoReq
1996: DLM Forum: Da istražuje, promovira, i provodi nove načine za širu ko-operativnost na području elektroničkih arhiva
1996: Poziv; Ideja za izradu opsežne specifikacije zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima
EC prihvaća poziv, inicira i vodi razvoj specifikacije
MoReq – model requirements for the management of electronic records
IDA programme (Interchange of Data between Administrations)
Opsežna specifikacija funkcionalnih i ne-funkcionalnih zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima
Ne opisuje način implementacije upravljanja zapisima već poželjne karakteristike sustava kao preduvjet implementacije
Npr. ne opisuje formalni postupak zaprimanja, otvaranja i zavođenja dokumenta
ali zahtjeva da se s dokumentom zavedu i meta podaci
Npr. ne opisuje formalni postupak dohvaćanja dokumenta iz sustava
Ali zahtjeva evidentiranje svakog pristupa dokumentu u odgovarajućim evidencijama
Uvjetno rečeno, tehnička specifikacija
U formi tablice kvalifikacijskog kriterija natječajne dokumentacije

10. MoReq i MoReq2 MoReq (2001) MoReq2 (2008)
Funkcionalni zahtjevi (pregled ERMS zahtjeva, klasifikacijska shema, kontrola i sigurnost, čuvanje i izlučivanje, prihvat zapisa, pretraživanje, dohvaćanje i prikaz, administrativne funkcije i ostale funkcionalnost)i
Nefunkcionalni zahtjevi (samo ugrubo opisani)
“ERM should be introduced to all offices and operational staff involved in creation, receiving and retrieving records” (records continuum)
Korištena širom svijeta
Problemi
Preporuka, ne i standard
Nepostojanje dokaza o sukladnosti
Nije bilo nastavka rada nakon 2001
Pojava novih tehnologija
Neprovjereni prijevodi
MoReq2 (2008)
Kolekcija obaveznih i opcionalnih funkcionalnih i ne-funkcionalnih zahtjeva
Započeti prijevodi: Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian (EOS), Russian (RMG), Slovenian, Spanish, Ukraine, Catalan, Chinese, Czech, Dutch (Belgium), Estonian, French, German (Austria), German (Germany), Hungarian, Italian, Korean

11. MoReq2

12. Struktura specifikacije MoReq2
Osnovni modul
Pregled ERMS zahtjeva
Opis terminologije i ključnih koncepata
ER model
Klasifikacijska shema
Kontrola i sigurnost
Pristup
Bilježenje aktivnosti
Backup i oporavak od kvara
Čuvanje i izlučivanje
… transfer, izvoz i uništavanje
Prihvat i deklaracija zapisa
Skeniranje, , tipovi zapisa
Referenciranje
Klasifikacijski kodovi
Sistemski identifikatori
Pretraživanje, dohvaćanje i prikaz
Administrativne funkcije
Opća administracija
Izvješćivanje
Izmjena, brisanje i redakcija zapisa
Opcionalni moduli
Upravljanje fizičkim, ne-elektroničkim zapisima
Izlučivanje fizičkih zapisa
Upravljanje dokumentom i kolaboracijski rad
Workflow
Casework
Integracija s CMS sustavima
Elektronički potpisi
Enkripcija
Digital Rights Management
Distribuirani sustavi
Offline i remote način rada
Integracija s telefaks uređajima
Sigurnosne kategorije
Nefunkcionalni zahtjevi
Performanse, skalabilnost, jednostavnost korištenja, …
Nulto (nacionalno) poglavlje
Model metapodataka
Testne procedure

13. Pregled ERMS zahtjeva

14. Pregled ERMS zahtjeva
Class (ili klasa) – osnovni građevni element razredbenog nacrta. Povezuju se u stablastu strukturu u kojoj svaka klasa ima jednu nadređenu klasu.
File (ili spis) – predstavlja ekvivalent dosjeu ili spisu iz Uredbe. Međutim, može služiti i kao dosje nepredmetne dokumentacije.
Sub-file (pod-spis) – logička podjela File-a. Ukoliko File predstavlja dosje, onda će Sub-file predstavljati spis. No ukoliko je File spis, onda se Sub-file može iskoristiti za logičku podjelu spisa (npr. u Sub-file je moguće spremati odgovarajuću korespondenciju i sl.)
Volume (ili svezak) – sekvencijalna dioba file-a (npr. izdana rješenja složena po mjesecima).
Record (ili zapis) – ekvivalent aktu i prilogu iz Uredbe
Component (ili komponenta) – niz bitova koji sam za sebe, ili u kombinaciji sa određenim drugim nizovima bitova čini Record (JPEG slika HTML dokumenta)
Document (ili dokument) – zapis koji je nastao u poslovanju ali ne mora imati status Record (poput ne-predmetne dokumentacije)

15. BM1 - Klasifikacija i organizacija spisa
Klasifikacijska shema – osnovica svakog ERM sustava
Omogućava definiranje načina organizacije zapisa u repozitoriju
Zahtjevi vezani uz uspostavljanje klasifikacijske sheme
The ERMS must support and be compatible with the organisation’s business classification scheme.
This requirement is not testable in the general case; it is included as a reminder to users of MoReq2 of the need to align the classification scheme used by an ERMS with the business needs of the organisation. These needs should be reflected by the arrangement of records external to the ERMS.
The ERMS must be able to support a classification scheme which can represent files and records as being organised in a hierarchy of classes.
The ERMS should support the definition and simultaneous use of multiple classification schemes.

16. BM1 - Klasifikacija i organizacija spisa
Zahtjevi vezani uz class, file i volume; Zahtjevi vezani uz održavanje klasifikacijske sheme
The ERMS should allow configuration of the classification code to include:
the format of the identifier associated with each level of the hierarchy, e.g. numeric, alphabetic;
the first value of this identifier at each class, e.g. 1, 1000;
the interval to be used between successive classes, e.g. 1, 10;
the presence or absence of leading zeroes;
any global prefix, e.g. “corporate/”;
any global extension, e.g. country suffix;
the separator between each identifier, e.g. “/”, “-”.
The ERMS must not impose any practical limit on the number of classes or files which can be defined.
Whenever a new class or file is opened, the ERMS must automatically include in its metadata those attributes which are inherited due to its position in the classification scheme.

17. BM2 – Nadzor i sigurnost
Zahtjevi koji pružaju funkcionalnosti potrebne za osiguravanje karakteristika zapisa definiranih u ISO normi (autentičnost, pouzdanost, cjelovitost, iskoristivost)
The ERMS must not allow any person to carry out any action in the ERMS unless the person is an authorised user who is successfully identified and authenticated.
Zahtjevi na bilježenje svih aktivnosti izvršenih nad zapisima i drugim objektima
The ERMS must keep an unalterable audit trail capable of automatically capturing and storing information about:
any action taken on any record;
any aggregate or the classification scheme;
the user undertaking the action;
the date and time of the action.
Zahtjevi koji osiguravaju zaštitu zapisa i drugih objekata od sistemskih pogrešaka i kvarova
The ERMS must provide or allow automated backup and recovery procedures that allow for regular backup of all or selected classes, files, records, metadata, administrative parameters, and the audit trail of the ERMS; and their recovery when needed.

18. BM3 – Čuvanje i izlučivanje
Pravila čuvanja i rasporedi izlučivanja definiraju koliko će se dugo zapisi čuvati u ERM sustavu te na koji način će biti izlučeni
When the retention period applicable to some record(s) because of a retention and disposition schedule reaches its end, the ERMS must automatically initiate the processing of the disposition decision.
The ERMS must allow at least the following disposition actions for each retention and disposition schedule:
retain permanently;
present for review;
destroy automatically;
destroy after authorisation from an administrative role;
transfer to an archive or another repository.

19. BM4 – Prihvat i deklariranje
Deklariranje zapisa – postupak stvaranja zapisa na temelju dokumenta ili nekog drugog objekta pri kojem se stvaraju i svi meta podaci koji se moraju stvoriti u trenutku deklariranja
Prihvat zapisa (iz drugih sustava ili uređaja) – obuhvaća i prihvat meta podataka koji su nastali u trenutku stvaranja zapisa
Npr. prihvat iz sustava za upravljanje elektroničkim porukama
The ERMS must be able to capture metadata about records consistent with the MoReq2 metadata model.
The ERMS must ensure that all mandatory metadata is present for every captured record.
The ERMS must be capable of integration with at least one scanning solution.

20. BM5 - Referenciranje
Zahtjevi vezani uz klasifikacijske kodove i sistemske identifikatore
The ERMS must ensure that all Fully-Qualified Classification Codes are unique within a classification scheme hierarchy.
The ERMS should allow the formats of Classification Codes and Fully-Qualified Classification Codes to be specified by an administrative role at configuration time. It should allow the following features of Classification Codes to be defined, for each level of the hierarchy:
numeric, alphabetic or alphanumeric;
presence or absence of leading zeroes;
minimum length (in the case of leading zeroes);
starting value;
increment.
The ERMS should allow the separator characters in Fully-Qualified Classification Codes to be selected from, at a minimum:
“ “ (space);
“-” (dash);
“/” (forward slash);
“.” (dot).
The ERMS should use the UUID algorithm (as specified in ISO/IEC and ITU-T Rec. X.667) to generate globally unique System Identifiers.

21. BM6 – Pretraživanje, dohvaćanje i prikaz
Zahtjevi na pretraživanje, prikaz, ispis i prezentaciju zapisa koji ne mogu biti ispisani
No ERMS search or retrieval function must ever reveal to a user any information (metadata or record content) where the access and security controls prevent access by that user.
The ERMS should be able to present records that the search request has retrieved without loading a software application associated with the record.
The ERMS must be able to print the content of records and specified elements of their metadata.

22. BM7 – Administrativne funkcije
Zahtjevi na generalnu administraciju, izvješćivanje te izmjenu brisanje i redakciju zapisa
The ERMS must monitor available storage space, and notify administrative roles when action is needed because available storage is below a level set at configuration time, or because of another error condition.
The ERMS must be able to provide reports on the total number and location of:
files, sub-files and volumes;
records, sorted by file format and version; …
The ERMS must allow a configuration option which prevents any record, once captured, from being deleted or moved by any administrative or user role
The ERMS must allow administrative roles to create one or more redaction(s) of a record while retaining the original record.

23. Model meta podataka MoReq2 metapodaci sadrže
Informacije nužne za efektivno upravljanje zapisima
Minimum zahtjeva kao početna točka za prilagodbu i proširenje
Baziran na Dublin Core setu meta podataka
Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1,
Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date, Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage, Rights

24. Zahtjevi nad meta podacima
Upravljani sustavom i upravljani korisnikom
Datum stvaranja zapisa ili opis zapisa
Obavezni i neobavezni
Identifikator klase, opis klase
Alfabetski, alfanumerički, numerički, datumski i logički
Naslijedivi meta podaci
Format meta podataka
DD.MM.GGGG
Uporaba kontroliranih rječnika
Povezivanje na druge sustave
Uporaba šifrarnika
Selekcija vrijednosti
Preuzimanje meta podataka
Validacija meta podataka

25. Objekti Uredbe
dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka;
elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva elektroničke isprave;
elektronička isprava je isprava uređena sukladno posebnim propisima;
pismeno je podnesak ili akt;
podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje;
akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti;
prilog je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja;
spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu;
dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću;

26. MoReq2 - Uredba Moguća preslikavanja – ovisi o načinu klasifikacije
Prijedlog – vidjeti kako je to učinjeno u Sloveniji
Oprez!
Uredba
Klasa
Dosje
Spis (predmet)
Pismeno
Podnesak
Akt
Prilog
Dokument
Elektronički dokument
Elektronička isprava
MoReq2
Class
File
Sub-File
Volume
Record
Component
Document

28. OAIS referentni model - kontekst

29. OAIS - funkcije

30. OAIS - Preuzimanje

31. OAIS - Pohrana

32. OAIS – Upravljanje podacima

33. OAIS – Administracija

34. OAIS – Upravljanje zaštitom

35. OAIS – Pristup

36. BSI,ISO British Standards Institution, UK
BSI odbor i ISO TC46 SC11 odbor
Arhivi i Records Management.
ISO i ISO grupa standarda
U tijeku su izmjene na records management standardima.
ISO standard se razmatra i biti će zamijenjen s novom grupom standarda, grupom.
Zamjena dva dijela standarda:
Principi RM-a, terminologija, čuvanje, opći zahtjevi, konverzija/migracija i drugo.
Vremenski plan
Mogućnost: objava važnijih dijelova u drugom dijelu 2011 godine.

37. ICA, ISO ICA specifikacija ICA (International Council of Archives)
specifikacija za sustave za upravljanje elektroničkim zapisima
Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments
Djelomično konkurira specifikaciji MoReq2
prepoznaje MoReq2 zahtjeve no objašnjava ih na nižem nivou detalja
275 zahtjeva nasuprot MoReqovih 792
MoReq entiteti <-> ICA entiteti
“Fast track” postupak za sva tri dijela
ISO standard pod nazivom ISO DIS 16175
vrlo vjerojatno s namjerom da postane standard iz ISO grupe
Trenutni radni ISO DIS dokumenti su identični objavljenoj ICA specifikaciji
Postupak je u fazi javnog komentiranja. Svatko čije nacionalno tijelo za standardizaciju participira u TC46 SC11 može komentirati specifikaciju. "Fast track" postupak omogućuje glasanje uz odabir "accept" ili "reject".
Predani komentari se uzimaju tek informativno.
Ukoliko se izglasa ICA specifikacija, postati će ISO standard unutar nekoliko mjeseca iza lipnja.
ICA pros and cons.