1. Konzeption einer webbasierten Arbeitszeit-Verwaltung unter Berücksichtigung der Normen zur Software-Ergonomie VORTRAG ZUR SEMINARARBEIT FREDERIC KLEIN – 85 42 93 1

2. Einleitung: Motivation  Wachstumsbedingter Anpassungsbedarf interner Prozesse  Firmenweite Stundenaufzeichnung  Problem  Systematische Grenzen  Nicht effizient  Nicht ergonomisch  Ziel  Webbasierte, zukunftsfähige Lösung  Effizienzsteigerung:  Funktionserweiterung  Verbesserte Software-Ergonomie 2

3. Einleitung: Überblick  Bestehendes System  Konzeption eines neuen Systems  Ausblick auf eine praktische Realisierung  Fazit 3

4. Bestehendes System  Beschreibung der Komponenten  Software-Ergonomie-Analyse  Erläuterung der Limitationen des bestehenden Systems 4

5. Bestehendes System: Komponenten  Excel-Formulare  Teilautomatisiertes Formular zur monatlichen Stundenaufzeichnung  Zusätzlich zentrale Excel-Liste mit Mitarbeiterangaben  Formular zur monatlichen Erfassung von Gewährleistungszeiten 5

6. Bestehendes System: Komponenten 6  Stundenaufzeichnungsformular  Kernkomponente  Monatlich von jedem Mitarbeiter auszufüllen  Vorläufige Version als PDF einzureichen  Finale Version gedruckt und unterschrieben  Vorlage jeden Monat vom Server abzurufen  Ursprünglich nur Berechnungsformeln  Automatisierung durch Makros (VBA)

7. Bestehendes System: Komponenten 7  Stundenaufzeichnungsformular  Vorgabe der Mitarbeiterdaten basierend auf Benutzerkonto  Generierung des Ausfüllbereiches mit personalisierten Arbeitszeitparametern  RadioButtons für Krankheit und Urlaub  Untermenü für Urlaubsparameter

8. Bestehendes System: Komponenten 8  Gewährleistungsfälle-Formular  Monatlich von jedem Mitarbeiter auszufüllen  gedruckt und unterschrieben einzureichen  Vorlage jeden Monat vom Server abzurufen  Einfachste Excel-Liste

9. Bestehendes System  Beschreibung der Komponenten  Software-Ergonomie-Analyse  Erläuterung der Limitationen des bestehenden Systems 9

10. Bestehendes System: Software-Ergonomie  Normreihe EN ISO 9241: Ergonomie der Mensch- System-Interaktion  Definition: „Die Ergonomie ist die wissenschaftliche Disziplin und systematische Forschung, die sich mit dem Verständnis der Wechselwirkungen zwischen menschlichen und anderen Elementen eines Systems befasst, und der Berufszweig, der Theorie, Prinzipien, Daten und Methoden zur Gestaltung von Arbeitssystemen anwendet, um das Wohlbefinden des Menschen und die Leistung des Gesamtsystems zu optimieren. Software- Ergonomie ist daher die Anwendung der Ergonomie auf die Software-Aspekte interaktiver Systeme." 10

11. Bestehendes System: Software-Ergonomie  Neben Funktionsumfang Software-Ergonomie wichtiger Faktor bei der Beurteilung von Softwarequalität  Ergonomie-Analyse des bestehenden System  Normreihe 9241  gibt Empfehlungen zur ergonomischen Softwaregestaltung  Thematisiert Verfahren zur Beurteilung von Qualitätskriterien  ISO 9241-110: Grundsätze der Dialoggestaltung  Sieben Grundsätze für Gestaltung und Bewertung von Dialogen 11

12. Bestehendes System: Software-Ergonomie  ISO 9241-110: Grundsätze der Dialoggestaltung  Aufgabenangemessenheit  unterstützt bei Erledigung einer Arbeitsaufgabe  Selbstbeschreibungsfähigkeit  In welchem Dialog  An welcher Stelle im Dialog  Welche Handlungen sind möglich  Erwartungskonformität  Entspricht vorhersehbaren Nutzerbelangen  Entspricht allgemein anerkannten Konventionen  Lernförderlichkeit  Unterstützt und leitet bei Erlernung der Nutzung 12

13. Bestehendes System: Software-Ergonomie  ISO 9241-110: Grundsätze der Dialoggestaltung  Steuerbarkeit  Dialog ist zu starten, sowie Richtung und Geschwindigkeit durch Benutzer zu beeinflussen  Fehlertoleranz  Trotz fehlerhafter Eingaben Arbeitsziel ohne oder mit geringem Aufwand zu erreichen  Fehlererkennung und –vermeidung  Fehlerkorrektur  Fehlermanagment  Individualisierbarkeit  Mensch-System-Interaktion und Informationsdarstellung an individuelle Fähigkeiten und Bedürfnisse anpassbar 13

14. Bestehendes System: Software-Ergonomie  ISO 9241-110: Grundsätze der Dialoggestaltung  Einleuchtend, aber:  Empfehlungen nicht auf jedes Produkt anwendbar  Zu allgemein um anhand der Norm Softwareprodukt zu überprüfen  Analyse nach Dr. Jochen Prümper  Fragebogen: „Beurteilung von Software auf Grundlage der Internationalen Ergonomie-Norm DIN EN ISO 9241-110“  Einfache Bewertung der Umsetzung der Software- Ergonomie-Grundsätze für alle Benutzer 14

15. Bestehendes System: Software-Ergonomie  Fragebogen zur Software-Ergonomie  Grundlage einer Mitarbeiterbefragung  Identifikation von Verbesserungsbedarf  Basis für Vergleichsanalyse nach Einführung eines neuen Systems  Jeweils drei Aussagen zur Umsetzung jeden Grundsatzes  In sieben Punkte unterteilte Bewertungsskala 15

16. Bestehendes System: Software-Ergonomie  nach Grundsätzen gruppierte Auswertung  Selbstbeschreibungsfähigkeit auffällig:  Situationsspezifische Erklärungen zur Hilfestellung in angeforderter und autonomer Form im Mittel negativ bewertet  Nur Erwartungskonformität und Lernförderlichkeit im Mittel über +1  Sonst nur Werte zwischen 0 und 0,5  Insgesamt:  Arbeitsziel ist mit dem System zu erreichen  In allen Bereichen Verbesserungspotential 16

17. Bestehendes System: Software-Ergonomie  Zusatzbeurteilungen  Z1: „Eine Migration der Stundenverwaltung zu einer webbasierten Form halte ich für sinnvoll.“  Z2: „Einen webbasierten Abwesenheitsplan (krank, Urlaub, Schule) halte ich für sinnvoll.“ 17  positive Einstellung gegenüber einer Webmigration  mögliche Zusatzfunktionen würden begrüßt werden

18. Bestehendes System  Beschreibung der Komponenten  Software-Ergonomie-Analyse  Erläuterung der Limitationen des bestehenden Systems 18

19. Bestehendes System: Limitationen  Funktionale Mängel  Tätigkeitsbeschreibungsfeld nur 40 bis 50 Zeichen  Differenzierte Aussagen bei mehr als einer Tätigkeit je Tag kaum möglich  Tätigkeiten durch getrennte Aufzeichnung von Gewährleistungszeiten doppelt dokumentiert  Systematische Mängel  Versionsinkonsistenz durch lokale Kopien  Updates bleiben unbeachtet  Speicherung ohne Makros zerstört Funktionalitäten  Datenhaltung in einzelnen Dokumenten erschwert Auswertung im mitarbeiterübergreifenden Kontext  Mitarbeiterdaten werden nur für Benutzer eingetragen  Ungünstig für Mitarbeiter ohne computergestützte Arbeitsbereiche 19

20. Bestehendes System: Limitationen  Software-ergonomische Mängel  Rein reaktives Fehlermanagement  Bei Druckversuch müssen Fehlermeldungen nicht kumulativ abgearbeitet werden  Keine Ausreichende Hilfestellung  Fehler wiederholen sich bei neuen Benutzern  Geringe Individualisierbarkeit  Regelmäßige Abwesenheiten können nicht vordefiniert werden  Individualisierungen können nicht monatsübergreifend verwendet werden 20

21.  Bestehendes System  Konzeption eines neuen Systems  Ausblick auf eine praktische Realisierung  Fazit 21

22. Konzeption eines neuen Systems  Firmeneigenes CMS  Anforderungen an eine Migration  Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Erweiterung des Funktionsumfangs 22

23. Konzeption eines neuen Systems: Firmeneigenes CMS  Drei-Schichten-Architektur  Back-End in PHP 5.3  Objektorientiert  Erweitert um ezSQL  Modular erweiterbar  MySQL Datenbank  HTML-Front-End  Verwendet JS  jQuery steht zur Verfügung 23

24. Konzeption eines neuen Systems: Firmeneigenes CMS  Exkurs: jQuery  JavaScript-Bibliothek  Erweiterte Selektoren durch Sizzle Selector Engine  CSS3-Selektoren  Erweitertes Event-System  Vereinfachung der AJAX-Funktionalität  Vielzahl von Plug-Ins 24

25. Konzeption eines neuen Systems: Firmeneigenes CMS  Modulentwicklung im CMS  Framework  Wo? Ordnerstruktur vorgegeben  Wie? Info.php mit Informationen für Modulverwaltung  Bezeichnungen  Definition von modulbezogenen Rechten mit Aliases  Tabellendefinitionen  Was? Index.php im Modulordner  über zentrales CMS-Objekt Zugriff auf Funktionen  Nutzerverwaltung  Rechtesystem  Datenbankabfragen 25

26. Konzeption eines neuen Systems  Firmeneigenes CMS  Anforderungen an eine Migration  Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Erweiterung des Funktionsumfangs 26

27. Konzeption eines neuen Systems: Anforderungen an eine Migration  Serverbedingt  Ggf. Betrieb auf Managed Server  Keine zusätzlichen PHP-Pakete (kein Root)  PHP 5.4.x (5.5.x nicht verfügbar)  Funktional  Bestehende System komplett abbilden  Bearbeitungsoberfläche  Verwaltungsoberfläche  Administrationsoberfläche  Datenhaltung in MySQL-Datenbank realisieren  PDF-Export 27

28. Konzeption eines neuen Systems  Firmeneigenes CMS  Anforderungen an eine Migration  Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Erweiterung des Funktionsumfangs 28

29. Konzeption eines neuen Systems: Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Selbstbeschreibungsfähigkeit  „Dialoge sollten so gestaltet sein, dass die Interaktion für den Benutzer offensichtlich ist.“  Typische Schaltflächen  Eingabebereiche klar kennzeichnen  „Die bei jedem Dialogschritt angezeigten Informationen sollten den Benutzer leiten, den Dialog erfolgreich abzuschließen.“  Tooltips  Wichtig: keine Überdeckung von benötigten Informationen und Funktionen 29

30. Konzeption eines neuen Systems: Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Individualisierbarkeit  „Der Umfang von Erläuterungen (z.B. Details in Fehlermeldungen, Hilfeinformationen) sollte entsprechend dem individuellen Wissen des Benutzers veränderbar sein.“  Erstnutzereinführung, wiederholbar  Optionale De-/Reaktivierung von Hinweistexte 30

31. Konzeption eines neuen Systems: Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Fehlertoleranz  Reaktives Fehlermanagement nur serverseitig  „Wenn eine Eingabe verlangt wird, sollte das interaktive System dem Benutzer Informationen über die erwartete Eingabe bereitstellen.“  Platzhalter: was wird erwartet? In welchem Format?  „Die Prüfung auf Gültigkeit und Korrektheit von Daten sollte stattfinden, bevor das interaktive System die Eingabe verarbeitet.“  Nach Eingabe prüfen, nicht erst bei Übertragung ans Back-End  Korrekturhinweis einblenden, keine Quittierungspflicht 31

32. Konzeption eines neuen Systems  Firmeneigenes CMS  Anforderungen an eine Migration  Verbesserungen im Sinne der Software-Ergonomie  Erweiterung des Funktionsumfangs 32

33. Konzeption eines neuen Systems: Erweiterung des Funktionsumfangs  Vereinfachung trotz Erweiterung  Effizienzsteigerung  Nutzbaren Informationsgehalt steigern  Mögliche Zusatzfunktionen unter Nutzung der neuen Informationen 33

34. Konzeption eines neuen Systems: Erweiterung des Funktionsumfangs  Differenzierte Zeitaufstellung je Tag  Intuitive Möglichkeit zum Hinzufügen und Entfernen von Tätigkeitsfeldern  Neben zusätzlichem Tätigkeitsfeld Eingabefeld für Dauer mit Spinner, Grundfeld Dauer über Differenz  Gewährleistungskennzeichnung  Möglichkeit eine Tätigkeit als Gewährleistungsfall kennzeichnen zu können  Erst beim Druck/PDF-Erstellung Trennung in einzelne Dokumente 34

35. Konzeption eines neuen Systems: Erweiterung des Funktionsumfangs  Rudimentäre Projektverwaltung  Erstellung von Projekten durch Abteilungsleiter  Im Tätigkeitsfeld nur Auswahl aus diesen Projekten  Durch einheitliche Bezeichnung Informationen besser zu verwerten 35

36. Konzeption eines neuen Systems: Erweiterung des Funktionsumfangs  Erweiterte Personalisierung von Arbeitszeiten  Definition einer Musterwoche  Beginn und Ende für jeden Tag definierbar  Schulzeit/Vorlesungszeit für jeden Tag definierbar  Abwesenheitskalender  Schulzeit-, urlaubs- und krankheitsbedingte Abwesenheiten in einer Kalenderübersicht darstellen 36

37.  Bestehendes System  Konzeption eines neuen Systems  Ausblick auf eine praktische Realisierung  Fazit 37

38. Ausblick auf eine praktische Realisierung  Rechtesystem  Datenbankstruktur  PDF mittels PHP  jQuery Plug-Ins 38

39. Ausblick auf eine praktische Realisierung: Rechtesystem RechtAngezeigter Name TRM_RIGHT_ACCESS Zugang TRM_RIGHT_USE Nutzer TRM_RIGHT_MANAGE Admin TRM_RIGHT_TRAINEE Auszubildender TRM_RIGHT_HOD Abteilungsleiter TRM_RIGHT_CEO Geschäftsleitung  Grundsätzliches Zugangsrecht  Frühes Abbruchkriterium  Zugang kann für Wartung gesperrt werden  Basierend auf bisherigem System  Admin und Nutzer  erweiterte Personalisierung  Auszubildender  Projektverwaltung  Abteilungsleiter und Geschäftsleitung  Benutzerübergreifender Lesezugriff  Geschäftsleitung 39

40. Ausblick auf eine praktische Realisierung  Rechtesystem  Datenbankstruktur  PDF mittels PHP  jQuery Plug-Ins 40

41. Ausblick auf eine praktische Realisierung: Datenbankstruktur  Trennung nach Funktionen  Funktion bleibt ohne Zusatzfeature erhalten 41

42. Ausblick auf eine praktische Realisierung  Rechtesystem  Datenbankstruktur  PDF mittels PHP  jQuery Plug-Ins 42

43. Ausblick auf eine praktische Realisierung: PDF mittels PHP  Auch clientseitig durch JavaScript möglich (jsPDF)  PHP-Klassen  Layouts mit Kopf- und Fußzeilen  Möglichkeit direkt HTML-Tabellen zu übergeben  TCPDF, mpdf  Erfüllen Anforderungen  Performance und Qualität vergleichen 43

44. Ausblick auf eine praktische Realisierung  Rechtesystem  Datenbankstruktur  PDF mittels PHP  jQuery Plug-Ins 44

45. Ausblick auf eine praktische Realisierung: Query Plug-Ins  jQuery User Interface  Vielzahl von Effekten, Interaktionen und Steuerelemente  Accordion-Widget  Intuitive Bedienung  Vertikale Inhaltsselektion  Z.B. für Individualisierungsbereich oder Auswahlbereich, der nach Auswahl zusammen klappt 45

46. Ausblick auf eine praktische Realisierung: Query Plug-Ins  jQuery User Interface  Tooltips  Anpassbare Hinweistext  Tabs-Widget  Intuitive Bedienung  Verbesserte Übersichtlichkeit  Aktualisierung über AJAX bei Tab-Auswahl 46

47. Ausblick auf eine praktische Realisierung: Query Plug-Ins  Handsontable  Erstellung eines Excel-artigen Tabelleneditors  Einfügen und Entfernen von Zeilen wie bekannt  Allerdings keine HTML-Tabellen als Quellen  Keine Funktionalität ohne JS  Methode zur Tabellenerstellung nicht für PDF zu verwenden  Ggf. für Teilimplementierung  Form Validator  Direkte Überprüfung von Formulareingaben  Hilfestellung zur Fehlerbehebung 47

48. Ausblick auf eine praktische Realisierung: Query Plug-Ins  Flot  Darstellung von Daten  Interaktive Diagramme  Grafische Auswertung von Projektdaten 48

49.  Bestehendes System  Konzeption eines neuen Systems  Ausblick auf eine praktische Realisierung  Fazit 49

50. Fazit  Leitfaden für Entwickler  Rahmen für eine Umsetzung recht eng definiert  Ergonomie-Analyse liefert gute Impulse zur Verbesserung des Systems  Tests zu Handling und Performance der PDF-PHP- Klassen stehen noch aus  Zielsystem sollte langfristig einsetzbar sein  Webbasierter Ansatz bietet gute Möglichkeiten, dass System zu Erweitern  Mobile Applikationen  Anwesenheitserfassung 50

51. Fazit  Neu gleich gut?  Erneute Befragung zur Ergonomie  Nach Inbetriebnahme: Selbstbeschreibungsfähigkeit und Lernförderlichkeit verbessert?  Nach ausreichender Einarbeitungszeit (1 – 2 Monate): direkter Vergleich zum hier vorgestellten Befragungsergebnis zur Beurteilung der Qualitätsveränderung 51

52. „IN MEINEM KOPF IST DAS SCHON FERTIG UND MIR GEFÄLLT‘S!“ 52