1 学籍归档工作

年学籍归档工作安排 从 2008 年开始，改为按届移交档案 从 2008 年开始，改为按届移交档案 今年的归档工作范围： 今年的归档工作范围： 2014 年应届毕业班级 2014 年应届毕业班级 2014 年办理毕业证的往届生。 2014 年办理毕业证的往届生。 整理内容：根据 “ 归档文件目录 ” （由学历部打 印、分发），为每个班整理学籍表、成绩表。 整理内容：根据 “ 归档文件目录 ” （由学历部打 印、分发），为每个班整理学籍表、成绩表。 完成日期： 2014 年 10 月底 完成日期： 2014 年 10 月底

3 应届班级归档文件目录 目录由 毕业生和 结业生两 部分组成 目录由 毕业生和 结业生两 部分组成 2009 级 ~

4 往届班级归档文件目录 目录中只出现本年度的结业后毕业生 ~

5 学籍表填写要求 各个栏目都必须填写 如果缺相片，可 以在教务系统中 打印花名册然后 剪下来粘贴 如有学籍变动记 录，请在此填写， 并将有关变动材 料粘贴在学籍表 后 请按目录顺序 在此打上页码

6 学籍表的整理 要求包含目录中每个学生的学籍表 要求包含目录中每个学生的学籍表 其中： 其中： 毕业生的学籍表必须为原件 毕业生的学籍表必须为原件 结业生分为以下两种情况： 结业生分为以下两种情况： 学籍已不在该班的结业生（如 “ 退学 ” 、 “ 转出 ” 、 “ 休学 ” ）则移交原件； 学籍已不在该班的结业生（如 “ 退学 ” 、 “ 转出 ” 、 “ 休学 ” ）则移交原件； 其它情况的结业学生学籍表只需复印件即可。 原件仍保存在院系，待其取得毕业资格再按届 移交（如超过学籍有效期仍未能毕业者，另作 处理）。 其它情况的结业学生学籍表只需复印件即可。 原件仍保存在院系，待其取得毕业资格再按届 移交（如超过学籍有效期仍未能毕业者，另作 处理）。

7 成绩表的整理 要求包含目录中每个学生的成绩表 要求包含目录中每个学生的成绩表 无论毕业还是结业，均使用成绩表原件 （由学历部从教务系统中打印、分发） 无论毕业还是结业，均使用成绩表原件 （由学历部从教务系统中打印、分发） 院系需在成绩表上加盖印章 院系需在成绩表上加盖印章

8 装订要求 归档文件目录一式两份，分别放在该班《学籍表》 和《成绩表》的首页，用三孔一线的方式装订； 归档文件目录一式两份，分别放在该班《学籍表》 和《成绩表》的首页，用三孔一线的方式装订； 无论是《学籍表》还是《成绩表》，其内页的学 生顺序必须与目录一致 无论是《学籍表》还是《成绩表》，其内页的学 生顺序必须与目录一致 每一页的右下角必须用 页码机 盖上页码，不可重 号、缺号（即通过目录上的页码、姓名，能够准 确无误地找到每一位学生的学籍表或成绩表） 每一页的右下角必须用 页码机 盖上页码，不可重 号、缺号（即通过目录上的页码、姓名，能够准 确无误地找到每一位学生的学籍表或成绩表）

9 装订好的档案

10 档案馆对本次装订的补充说明 应届班级（即 2011 级）的学籍表、成绩表必 须分开整理，即一本《学籍表》，一本 《成绩表》，分别装订； 应届班级（即 2011 级）的学籍表、成绩表必 须分开整理，即一本《学籍表》，一本 《成绩表》，分别装订； 往届班级，如该班少于 10 人，则要把学籍和 成绩装订到一本中。排放顺序是： 往届班级，如该班少于 10 人，则要把学籍和 成绩装订到一本中。排放顺序是： 目录 → 学籍表 N 张 → 成绩表 N 张 目录 → 学籍表 N 张 → 成绩表 N 张 学籍表和成绩表的页码，均按目录中的顺 序，从一号开始编。 学籍表和成绩表的页码，均按目录中的顺 序，从一号开始编。 毕业论文暂未要求归档，但各院系需妥善 存放，以备后用。 毕业论文暂未要求归档，但各院系需妥善 存放，以备后用。

11 工作流程 1. 由学历部统一打印目录及归档成绩表，分发给 各院系 2. 院系根据目录整理《学籍表》和《成绩表》 3. 院系核对内页数量和顺序无误后，用页码机盖 上页码，并按要求装订 4. 在教务系统打印《学籍档案移交目录》，填写 好之后，与档案材料一起移交给学历部，由学 历部核查签收 5. 学历部汇总后，把院系上交的纸质档案和对应 的电子档案同时移交给学校档案室

12 其它事项 成人教育学生的学籍有效期： 成人教育学生的学籍有效期： 学籍有效期 = 学制 +3 年 （含休学时间） 学籍有效期 = 学制 +3 年 （含休学时间） 比如 2008 级 3 年制的学生，学籍到今年就无效了 比如 2008 级 3 年制的学生，学籍到今年就无效了 对于成教 2008 级至今仍未能毕业的学生 对于成教 2008 级至今仍未能毕业的学生 其电子学籍在教育部的网站系统中将被清除 其电子学籍在教育部的网站系统中将被清除 请院系将其学籍表的原件，移交学历部，由学 历部集中存放。 请院系将其学籍表的原件，移交学历部，由学 历部集中存放。