Upravljanje financijama Srednja razina This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Razina: Srednja Područje: Upravljanje financijama Neprofitne organizacije ne mjere svoj uspjeh isključivo ili prvenstveno po financijskim rezultatima, nego po ostvarenju njihove misije ili po dvostrukim kriterijima koji uzimaju u obzir i financijske i programske rezultate. . Dakle, vještine upravljanja financijama su neophodne, čak i bazične, za učinkovito vođenje neprofitnih organizacija. Ovaj tečaj vam nudi mogućnost da poboljšate vještine potrebne za vođenje računovodstva, planiranje proračuna, financijsko izvještavanje i prikupljanju sredstava.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Modul 1 Računovodstvo i knjigovodstvo Knjigovodstvo, računovodstvo i upravljanje financijama: neke definicije Bilo bi dobro razjasniti nekoliko pojmova, osobito razliku između knjigovodstva, računovodstva i upravljanja financijama. Knjigovodstvo je metoda i sustav kojom bilježimo financijske transakcije, ručno ili računalno.   Računovodstvo obuhvaća skup pravila pomoću kojih razvrstavamo i evidentiramo novčane transakcije. Dva su tipa računovodstva. “Financijsko računovodstvo” izvještava zainteresirane stranke izvan organizacije o financijama “Upravljačko računovodstvo” koje objavljuje informacije korisne upravi organizacije, ali se ne daju na uvid izvan organizacije Module 1: Accounting and record keeping

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping Financijsko upravljanje se oslanja na računovodstvene podatke u izvještajima, ali je usredotočeno na značenje novčanih iznosa. Obično uključuje analizu različitih financijskih pokazatelja koji govore kakvo je financijsko stanje i trend udruge. Dakle, ključ knjigovodstva je točnost, a računovodstva dosljednost i poštivanje pravila; dok je u upravljanju financijama , prosudba i utvrđivanje financijske politike.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping Blagajničko računovodstvo Udruga mora čuvati evidenciju, čak i neformalnu, da bi se sačuvao trag financijskog, a time i ekonomskog kretanja. Različiti su računovodstveni sustavi za udruge u različitim zemljama, ali najčešće su utemeljeni na gotovinskom računovodstvu (evidentiraju se samo prihodi/rashodi) na temelju kojeg se izrađuje financijski izvještaj. Blagajničko računovodstvo najjednostavnije je opisati kao ekonomske i novčane aktivnosti udruge. Zapravo, ono se zasniva na određivanju i razvrstavanju svih prihoda i rashoda.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping . Upravljanje blagajničkim računovodstvom organizacijski je manje zahtjevno. Zapravo, dovoljna su dva stupca u obračunskoj knjizi, jedan u kojem će se bilježiti prihodi, a u drugom rashodi. Veliki je nedostatka blagajničkog računovodstva, nažalost, što ne uzima u obzor ekonomske i nasljeđene činjenice koje se ne manifestiraju financijski, čak i one koje su vrlo važne za udrugu:

Ekonomsko-patrimonijalno računovodstvo (ili obračunsko računovodstvo) REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Ekonomsko-patrimonijalno računovodstvo (ili obračunsko računovodstvo) U nekim zemljama veće organizacije mogu odabrati složeniji računovodstveni sustav da bi zadovoljili potrebu za transparentnosti i jasnoćom, a koji im pomaže da sastave istinito i točno financijsko izvješće. U tkz. ekonomsko-patrimonijalnom ili obračunskom računovodstvu, koje uzima u obzir i financijsku i ekonomsku dimenziju, u svakoj transakciji na isti novčani iznos se gleda ekonomski kao prihod/rashod i financijski kao potražnja/dugovanje.  Obračunsko računovodstvo je zasnovano na načelu ekonomske vrijednosti i ne uzima u obzir financijsku dinamiku. Stoga prihodi i rashodi moraju biti zabilježeni u računovodstvenom sustavu, uzimajući u obzir novčana kretanja (plaćanja i potvrde), koji se moraju ekonomski opravdati u financijskom izvješću. Module 1: Accounting and record keeping

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping Računovodstvene knjige   Za neprofitne organizacije (osobito one najmanje) dovoljno je voditi blagajničku evidenciju ili opću knjigovodstvenu evidenciju (papirnu ili elektroničku) o svim prihodima i rashodima uknjiženim prema određenim stavkama. Računovodstvene knjige moraju poštivati neka načela, osobito: Kronološki slijed redoslijed analitičnost i točnost unosa

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping Računovodstvena knjiga je dokument u kojem (i pomoću kojeg) se čuvaju računi. U računovodstvenu evidenciju možemo uključiti: Dnevnik Dnevnik je poslovna knjiga koja služi za kronološku evidenciju poslovnih promjena (prema redoslijedu njihovog nastanka) u određenom obračunskom razdoblju. U njega se knjiže sve računovodtsvene promjene. Inventarna knjiga (Popis inventara) Pojam inventar obično podrazumijeva fizičku/materijalnu imovinu.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 2: Budgeting Modul 2 Izrada proračuna Izrada i upravljanje proračunom Financijski izvještaji su važni dokumenti i za neprofitne organizacije i za pojedince unutar i izvan organizacije. Kaže se da proračun otkriva “pravu strategiju” organizacije, koja se može razlikovati od onog što je napisano u “strateškom planu” ili drugim dokumentima, zato što je proračun opipljiv izraz prioriteta udruge.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 2: Budgeting Proces planiranja proračuna počinje izradom godišnjeg plana na temelju općeg strateškog plana organizacije. Organizacija bi trebala donijeti: Operativni proračun, koji prati sve prihode i rashode; Proračun kapitala, koji se odnosi na kupnju ili na dugoročno raspolaganje materijalnim dobrima, kao što su prostorije i oprema; Proračun gotovine, koji prati kretanje novca tijekom godine, bilo da se odnosi na organizacijske ili kapitalne aktivnosti

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama   Module 3 Financijsko izvještavanje Financijski izvještaji Financijski izvještaj je dokument, čiji je cilj zadovoljiti legitimne zahtjeve za informiranjem svih zainteresiranih stranki, kroz cjelovit osvrt na upravljanje. To je osnovni dokument koji daje sve potrebna informacije: u tom smislu mora se shvatiti kao komunikacijsko sredstvo. Od velike je pomoći kod procjene učinkovitosti upravljanja aktivnostima udruge: u tom smislu, financijski izvještaji su upravljački alat udruge. Module 3: Financial reporting

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 3: Financial reporting Financijski izvještaji neprofitnih organizacija: Izvještaj o financijskom položaju ili završni račun (bilanca) Izvještaj o aktivnostima ili izvještaj o dobicima/gubicima Izvještaj o tijeku novca Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Izvještaj o financijskom stanju ili bilanca Izvještaj o financijskom stanju (bilanca) je pregled financija udruge u određenom trenutke, obočno na kraju fiskalne godine. On daje pregled: Imovine, “navodi sve ono što organizacije posjeduje, s čime provodi svoje programme i pruža usluge; Obveza, “Iznos novca koji je posuđen ili dugovanje, kojim su nabavljena neka sredstva; Neto sredstava, “razlika između iznosa sredstava i obveza” ;   Iznos imovine uvijek je jednak zbroju iznosa imovine i obveza. Izvještaj o aktivnostima ili o dobicima/gubicima Izvještaj o aktivnostima udruge pokazuje kretanje prihoda i rashoda udruge, a time i promjene u neto imovini u određenom razdoblju,uglavnom za fiskalnu godinu (Izvještaj o prihodima, rashodima i promjenama neto imovine) Module 3: Financial reporting

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 3: Financial reporting Izvještaj o tijeku novca Izvještaj o tijeku novca pokazuje priljev i odljev novca tijekom godine,što nam omogućava da vidimo razliku u iznosima od godine do godine. Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge pokazuju kako su troškovi, razvrstani po kategorijama, iskorišteni u svakom pojedinom projektu i način na koji su sredstva prikupljena i kako se s njima upravljalo.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Društveni pokazatelji   Indikatori su skupina jezgrovitih informacija koja opisuje činjenice iz različitih perspektiva: stvaranja i širenja društvenih vrijednosti, etičkih normi, filantropije, zaštite okoliša itd. Osim što moraju biti jasni i društveno značajni, moraju bit i: formulirani tako da pokazuju svoj društveni značaj prihvaćeni unutar skupine mjerljivi standarizirani Načela za definiranje kriterija za izbor društvenih indikatori: 1. Nesavršeni indikator je bolji od nikakvog 2. Ako je moguće, usporedite indikatore koje ste vi odredili s onima koji stoje na raspolaganju vanjskim izvorima 3. Koristite različite indikatore za različite svrhe 4. Izradite cijeli raspon indikatora 5. Ne uzimajte više podataka nego ćete ih koristiti Module 3: Financial reporting

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama   Izjava o poslanju (misiji) Izjava (izvještaj) o poslanju je dokument koji sadrži sve dodatno dostupne računovodstvene informacije, koji služi za izradu osnovnog informacijskig okvira predviđenog financijskim izvješćem. Izvještaj o poslanju može biti strukturiran na sljedeći način: Institucijski okvir - Identifikacija zainteresiranih skupina - Opis planova i programa čiji je cilj ostvarenje poslanja udruge Podrška za rad koja objedinjava sve institucionalne aktivnosti - Opis aktivnosti potpore Odnos prema okolišu Priroda i odnos prema prirodi Opis ekoloških ograničenja koja bi mogla utjecati na upravljanje Organizacijski okvir - Analiza organizacijskog oblika koja će osvijetliti njegove jake i slabe točke, s obzirom na provođenje učinkovitog općeg upravljanja. Module 3: Financial reporting

Kako organizirati mala događanja za prikupljanje sredstava REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Modul 4 Prikupljanje sredstava Kako organizirati mala događanja za prikupljanje sredstava Svako dobro ispalnirano događanje je prigoda za prikupljanje sredstava tijekom i nakon događanja. Osnovni koraci su:   JASNO SE FOKUSIRATI NA CILJEVE IZABRATI “PRAVO” DOGAĐANJE DEFINIRATI PRORAČUN ODREDITE ODGOVORNU OSOBU ZA ORGANIZACIJU DOGAĐANJA DEFINIRATI VREMENSKI RASPORED UKLJUČITI ŠTO VIŠE SUDIONIKA ZAHVALITI SE SVIMA Module 4: Fundraising

Programi (godišnje kampanje, povećavanje imovine) raising) REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Programi (godišnje kampanje, povećavanje imovine) raising) Opći plan prikupljanja sredstava je skup svih programa i aktivnosti neprofitnih organizacija. Imajući na umu da je prikupljanje sredstava trajni proces interakcije između udruga i okruženja u kojem djeluju, efikasnost događanja ovisi o dobrom planiranju i strogom provođenju plana. Što je bolji plan, to su bolji rezultati. Jednom kad definirate “dobre razloge” i ciljeve (strateške i operativne) možete izraditi opći plan počevši od definiranja vaših potreba. Moramo jasno odrediti KOLIČINU i KVALITETU potrebnih sredstava. Module 4: Fundraising

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Četiri su vrste potreba koje se odnose na neprofitne udruge, što odgovara različitim vrstama programa prikupljanja sredstava: Module 4: Fundraising POTEBE PROGRAMI Za tekuću godinu Godišnje prikupljanje sredstava Za postizanje određenih ciljeve   Povećanje imovine Za imovinom i opremom Velike donacije Za imovinom koja donosi kamatu Planirane donacije

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Počmimo s tkz. “donatorskim stolcem”, da bi objasnili odnos između donatora, izvora sredstava i programa: Module 4: Fundraising  

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 4: Fundraising Godišnja kampanja je osnovni element uspješnog programa prikupljanja sredstava. Cilj je dobiti donaciju iz godišnjeg prihoda donatora, koja zadovoljava godišnje novčane potrebe udruge. . Povećavanje vrijednosti imovine je program prikupljanja sredstava u smislu vlasništva. Važne su one donacije koje svi hoće! Velike donacije se poprečno raspoređuje po svim programima i obično su to ukupno prikupljena sredstva svih donator na godišnjoj razini i koja su nastavak financiranja iz prethodne godine. Planirani darovi su sofisticirani način prikupljanja sredstava: ovakve donacije su bile planirane dok je donator bio živ, ali udruga ubire plodove naknadno, obično nakon smrti donatora.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 4: Fundraising Piramida darova pokazuje različite razine uključenosti donatora i međuovisnost svih dijelova aktivnosti prikupljanja sredstava.

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama GODIŠNJE PRIKUPLJANJE SREDSTAVA Formula (način funkcioniranja): primanje donacije, ponavljanje, povećavanje iznosa donacije.   Godišnji program prikupljanja sredstava ima važnu ulogu u aktivnostima prikupljanja sredstava. Cilj je dobiti donaciju iz godišnjeg prihoda donatora da bi mogli povećali imovinu udruge kojom ćemo zadovoljiti postojeće potrebe. Godišnji prigram prikupljanja sredstava odvija se na tri različite razine: POTENCIJALNI DONATORI ZA PRVU DONACIJU PRIMANJE PRVE DONACIJE: Pišite potencijalnim donatorima o aktivnostima koje udruga provodi, navedite razlog zašto su donacije važne i kakve su mogućnosti sudjelovanja u aktivnostima udruge. Pitajte ih da doniraju Zahvalite potencijalnom donatoru koji je postao vaš novi donator Moduloe4: Fundraising

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Moduloe4: Fundraising 2. DONATOR KOJI JE PONOVIO DONACIJU PONOVLJENA DONACIJA: • Napišite donatoru što je vaša udruga učinila zahvaljujući donaciji • Pozovite ga na sudjelovanje u aktivnostima/programima vaše udruge • Zahvalite mu na njegovoj ustrajnosti u darivanju • Potičite ga na redovne godišnje donacije 3. GODIŠNJI DONATORI KOJI POVEĆAVAJU IZNOSE DONACIJA POTAKNITE DONATORE DA POVEĆAJU IZNOSE DONACIJA: • Organizirajte događanja i akcije koje će potaknuti donatora da što više pridonosi kroz stalne donacija • Zahvalite i na najmanjoj donaciji • Ukažite im na mogućnosti koje se pružaju onima koji više poklanjaju (npr. donatorski klub)

REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Da bi pravilno pravilno planirali kampanju za prikupljanje sredstava morate znati: Prema profilu godišnjih donatora, prikazanom u Paretovom grafikonu vidljivo je da: 60% od donacija će se prikupiti od 10% od donatora 20% novca će se prikupiti iz 70% donatora  Ostalih 20% donacija će se prikupiti od 20% od donatora.    Module 4: Fundraising

Hvala! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.