اهميت بستر دانش سازماني در موفقيت پروژه هاي ERP کامران اعتمادمقدم عضو هيات علمي سازمان مديريت صنعتي – مدير علمي رشته كارشناسي ارشد MITM rkem@imi.ir همايش سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان – تهران – بهمن ماه 1385

برنامه ريزي منابع سازمان (بنگاه اقتصادي) برنامه ريزي منابع سازمان (بنگاه اقتصادي) (Enterprise Resource Planning) سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمان از دهه 90 ميلادي مطرح شده اند. اين سيستم ها از جديدترين جلوه هاي توسعه فناوري اطلاعات به شمار مي آيند. توجه به تاريخچه پيدايش و رشد آنها، موءيد تمايزشان از ساير سيستمهاي يكپارچه اطلاعاتي است. استقرار آنها پيچيده، زمان بر و هزينه زاست و آمادگيهاي سازماني ويژه اي را طلب مي کند.

سيستمهاي ERP به عنوان مبحثي نوين در آخرين دهه از قرن بيستم مطرح شده اند که به بهره گيري از مفاهيم مهندسي مجدد فرايندها و يکپارچه سازي سيستم به بهبود زنجيره تامين مواد و منابع، کاهش موجودي ها و زمان توليد، حذف اقدامات تکراري و در نهايت به بهينه سازي توليد مي انجامد. ERP به لحاظ بهره مندي از مزاياي متعدد از جمله ساختار يکپارچه و توان بهبود بر مبناي مهندسي مجدد فرايندها از جديدترين و موثرترين نمودهاي فناوري اطلاعات به شمار مي رود. اين سيستمها از بهترين روشهاي مديريت اطلاعات در سازمانهاست که در آنها سعي براين است که نيازهاي اطلاعاتي دپارتمانهاي متفاوت تحت يک بستر واحد در حداقل زمان ممکن و با حذف اقدامات موازي تهيه و در اختيار گذاشته شود. ERP نماينده نسل جديدي از سيستمهاي اطلاعاتي است که اطلاعات سازمان را با استفاده از فناوري اطلاعات در تمامي حوزه ها به صورت يکپارچه و با ساختاري شناور جمع آوري نموده و با استفاده از برنامه ريزي هاي خاص ، در اختيار کاربران در تمامي سطوح سازمان قرار ميدهد.

MIS رويكردهاي فني رويكردهاي رفتاري COMPUTER SCIENCE OPERATIONS RESEARCH MANAGEMENT SCIENCE MIS SOCIOLOGY POLITICAL SCIENCE PSYCHOLOGY رويكردهاي رفتاري

. اين دو فرايند ارزش‌افزايي تفاوتهايي اساسي با يكديگر دارند. مديران بايد ، مجموعه‌اي جديد از اصول راهنما را بپذيرند، زيرا در بازار مجازي بسياري از بديهيات كسب‌و‌كار كه راهنماي مديران بوده‌اند، ديگر كاربردي ندارند. مديران ارشد بايد كسب‌و‌كار خود، نقاط قوت و ضعف آن و فرصتها و مخاطرات را در حيطه زنجيره ارزش دو دنياي فيزيكي و مجازي ارزيابي كنند. امروزه، رويدادهاي هر دو زنجيره مي‌تواند موجب ايجاد يا اضمحلال يك كسب‌و‌كار شود.

بيشترين توجهات در پروژه هاي توسعه نظامهاي ERP معمولا” متوجه مسايل اقتصادي و فني آنها مي باشد. توسعه سيستمهاي اطلاعاتي در سازمان مي بايست از هر دو جنبه رويكردهاي “تكنيكي” و “رفتاري” مورد بحث و مطالعه قرار گيرد. پژوهشهاي متعددي در ارتباط با سيستمهاي ياد شده صورت گرفته و در آنها ابعاد مختلفي مبتني بر رويكردهاي دوگانه مذكور مورد توجه واقع شده است. يكي از زمينه هاي جديد كه كمتر مورد توجه واقع شده است، دانش سازماني است. پژوهشها نشان مي دهد که موفقيت پروژه هاي سنگين ERP درمراحل انتخاب، پياده سازي، بهره برداري و بروزآوري، در سازمان متقاضي نيازمند وجود دانشهاي ويژه اي در سازمان است.

تحقيقات در مورد ERP CSF/CFF ERP و رقابت اجراي استراتژيها مديريت تغيير استاندارد سازي و انعطاف مديريت فرايند كسب و كار جنبه هاي متدولوژيكي مطالعه ERP سنجش عملكرد ERP در برنامه آموزشي سيستم هاي اطلاعاتي ارزيابي سرمايه گذاري آموزش و تعليم ERP تحقيقات در مورد ERP ERP براي كسب و كارهاي مختلف جنبه هاي فني اجرا مديريت دانش اجراهاي موفق و ناموفق محك زني بهترين اجرا مديريت ابعاد مختلف تغيير تجزيه و تحليل و طراحي بر پايه فرايند سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ريسك زير ساخت مديريت پروژه CSF/CFF همكاري استراتژيك و جذب منابع از خارج سازمان كاربردهاي تجارت الكترونيك و ERP مهندسي مجدد زنجيره تامين نقش عملكرد سيستم هاي اطلاعاتي در اجرا

در دهه 80 و 90 شرکت موفق شرکتي بود که مي دانست چه کند ولي شرايط جديد اين تعريف را تغيير داده است : شرکت موفق ، شرکتي است که مي داند چگونه کارهاي نو را بهتر و سريعتر انجام دهد و اين نقش تعيين کنند دانايي در اقتصاد فراصنعتي را نشان ميدهد. با شناسايي و اولويت بندي دانشهاي مورد نياز يک سازمان براي نيل به موفقيت در يک پروژه برزگ ، زمينه مناسبي براي برنامه ريزيهاي يادگيري و انجام اقدامات ضروري براي کسب اين دانشها در سازمان فراهم مي آيد. با ارزيابي وضع موجود سازمان از نظر دانشهاي موردنياز در فازهاي مختلف پياده سازي سيستم،ميتوان از بسياري از هزينه هاي غير ضروري جلوگيري کرد و موجب تسهيل چرخه عمر پروژه شد.

دانش (Knowledge) داده ها - اطلاعات - دانايي داده ها - اطلاعات - دانايي دانايي )دانش :( مجموعه اي از شناختها و مهارتهاي لازم براي حل يک مساله است. اگر اطلاعاتي که در دست است بتواند مشکلي را حل کند، ميتوان گفت دانايي وجود دارد. ضمن آنکه دانايي بايد امکان تبديل به دستورالعمل اجرايي و عملي شدن را داشته باشد. دانايي عبارت است از بهره گيري از داده ها و اطلاعات آميخته با مهارتها ،شايستگيها،عقايد،ادراکات،تعهدات و انگيزه هاي نيروي انساني سازمان. دانايي ، پيش برنده و اساس اقتصاد فراصنعتي است. دانايي به مثابه دارايي سازمان تلقي مي شود.

مديريت دانايي(دانش)، مديريت سرمايه هاي فکري سازمان است مديريت دانايي(دانش)، مديريت سرمايه هاي فکري سازمان است. منشاء اصلي سرمايه هاي فکري سازمان عبارت انداز: بخش دروني که در وجود انسانها به عنوان دانايي نهفته است و بخش بيروني که شامل مستندات و گزارشها، تکنولوژي و سيستمهاست که در سازمان دانايي را شکل ميدهد. مديريت دانش در وهله اول بايد خلا دانشهاي سازمان را شناسايي کند.

آنچه را که سازمان مي داند Knowledge Gap آنچه را که سازمان بايد بداند

اهميت شناسايي دانشهاي سازماني مورد نياز نقش هريك در موفقيت پروژه توسعه سيستم تعيين اولويتهاي دانشها برنامه ريزي براي كسب و نهادينه كردن دانشها ارتباط دانشها با فازهاي مختلف پروژه تحقيقات انجام شده در اين زمينه تجربه هاي موفقيت و شكست مرتبط سابقه مطالعات داخلي

پنج گروه اصلي دانشهاي موثر در پروژه هاي ERP: دانش کسب و کار دانش فني دانش محصول (ERP) دانش مديريت پروژه دانش هاي ويژه سازماني

1- دانش كسب وكار شامل كليه موارد و اجزاء كسب وكار كه در مديريت پروژه ERP مد نظر قرار مي گيرند. 3- دانش محصول شامل كليه اطلاعات لازم در خصوص اتخاذ پياده سازي يك راه حل مشخص 4- دانش سازمان شامل خصوصيات منحصر بفرد در يك سازمان از قبيل رويه ها ، مقررات ، فرهنگ سازي و اندازه سازمان 5- دانش مديريت پروژه شامل مديريت منابع انساني ، زمان و هزينه كه جهت برآوردن اهداف يك پروژه ERP مد نظر قرار مي گيرند.

دانش كسب و كار Business Knowledge نمونه اجزاء اين دانش: مهندسي مجدد فرآيندها Business Process Re-Engineerng مهندسي مجدد عبارت است از باز انديشي بنيادين و طراحي نو و ريشه اي فرآيند ها، براي دستيابي به بهبود و پيشرفتي اساسي در معيارهاي امروزين نظير قيمت ، كيفيت، خدمات و سرعت. در مهندسي مجدد سازمانها، نخست تشخيص داده مي شود كه يك شركت چه كاري را چگونه بايد انجام دهد. اين نظريه ، گذشته را به كلي به فراموشي مي سپارد و در آن « چه بوده است» اهميتي ندارد، « چگونه بايد باشد» مورد توجه است

برنامه ريزي كلان شركت يا زمان بندي كلان توليد برنامه ريزي توليد اجزاء دانش كسب و كار (ادامه): برنامه ريزي استراتژيك برنامه ريزي كلان شركت يا زمان بندي كلان توليد برنامه ريزي توليد برنامه ريزي مواد و كنترل موجودي برنامه ريزي عمليات توليد برنامه ريزي نگهداري و تعميرات مديريت مالي و حسابداري هزينه يابي مديريت كيفيت فروش و توزيع

مديريت ارتباطات با مشتري CRM مديريت زنجيره تامين تداركات اجزاء دانش كسب و كار(ادامه): مديريت ارتباطات با مشتري CRM مديريت زنجيره تامين تداركات مديريت منابع انساني خدمات پس از فروش مديريت اسناد و مدارك مديريت داده هاي محصول فرآيندهاي بازاريابي مهندسي ، تحقيق و توسعه

دانش فني Technical Knowledge اجزاء نمونه: مفاهيم سيستم و سيستم هاي يكپارچه زير ساخت شبكه سخت افزارهاي ايستگاه ها پايگاه داده ها توسعه قابليت هاي WEB . . . .

دانش پروژه Project Knowledge اجزاء نمونه: مديريت يكپارچگي پروژه مديريت محدوده پروژه مديريت زمان پروژه مديريت هزينه پروژه مديريت كيفيت پروژه مديريت منابع انساني پروژه مديريت ارتباطات پروژه مديريت ريسك پروژه مديريت تداركات پروژه

دانش محصول Product Knowledge اجزاء نمونه: شناخت ERP شناخت بازار ERP چگونگي پشتيباني فروشندگان ارزيابي كاركرد محصول سياست هاي توسعه محصول توسط فروشنده سياست هاي قيمت گذاري و هزينه پشتيباني

دانش هاي ويژه سازمان Company – Specific Knowledge در فرهنگ مديريت اين موضوعي بديهي است كه سازمان هاي مختلف، حتي با يك حوزه فعاليت توليدي يا خدماتي مشابه، به طور بالقوه تفاوت هاي اساسي با يكديگر دارند. اين تفاوت ها باعث مي شوند امكان پياده سازي الگوهاي برگرفته شده از سازمان هاي، ديگر بدون در نظر داشتن ملاحظات سازمان مقصد و تطابق آن با شرايط حاكم بر سازمان مقصد، در بسياري موارد غير ممكن باشد و يا به تأثير گذاري بهينه منجر نشود. لذا بايد دانش كافي در اين حوزه در دست باشد تا تغييرات لازم، مطابق با الزامات سازمان اعمال شوند.

شناخت فرهنگ سازماني حاكم اجزاء نمونه : شناخت فرهنگ سازماني حاكم فرهنگ سازماني، نظامي متشكل از برداشت هاي مشترك اعضاي يك سازمان است. ابعاد هفت گانه زير در ارتباط و تأثير متقابل بيانگر جوهره فرهنگ سازماني است: 1- استقلال فردي: بيانگر ميزان استقلال اعضا و توان اعمال ابتكار در سازمان. 2- تشكيلات: بيانگر قوانين و ضوابط اداري و ميزان نظارت بر اعمال و رفتار كارمندان. 3- حمايت : بيانگر حمايت مديران از زير دستان است. 4- هويت يابي: به معني ميزان تطابق كارمند با كل سازمان 5- رابطه عملكرد – پاداش) 6- تاب تحمل تعارض 7- تاب تحمل مخاطره.

شناخت محيط حقوقي و قانوني شناخت محيط سياسي شناخت تحولات بازار اجزاء نمونه : شناخت محيط حقوقي و قانوني شناخت محيط سياسي شناخت تحولات بازار شناخت برنامه هاي اقتصادي – توسعه اي

نيازمنديهاي يادگيري در فازهاي مختلف پروژه ERP ؟ برنامه ريزي نيازمنديهاي يادگيري (LRP: Learning Requirement Planning) ارتباط LRP با موفقيت پروژه ERP