照片档案整理 一、照片档案的含义 二、照片档案的归档范围 三、 卷内照片的分类、组卷、排序与编号 四、填写照片档案说明 五、照片档案编目及封面、备考填写 六、数码照片整理方法 七、照片档案的保管与保护

照片档案整理  照片档案的含义 照片档案是指国家机构、社会组织及个人在社会 活动中直接形成的，有保存价值的，以感光或磁 性材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文 字叙述说明的历史记录。

照片档案整理  照片档案归档范围： 1 、反映本单位主要职能活动和工作成果； 2 、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大 业务活动； 3 、本单位组织或参加重要外事活动； 4 、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害 及异常现象； 5 、反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的； 6 、反映本单位重要会议的声像材料； 7 、其它有价值的声像材料。

照片档案整理  收集时注意： 不是所有拍摄的照片都归档，如一个镜 头不同角度拍了若干张，只选择重要的能 反映问题的且照片效果清晰完整的即可。 归档照片规格建议为 5 寸标准。若有大 照片需按照要求归档。

照片档案整理  整理的方法：   、分类： 产生照片档案多的单位可以按照年 代 —— 问题进行分类；产生较少的单位， 可按 “ 年度 ”—— 活动进行分类。

照片档案整理  、组卷： 根据照片的分类。单位照片形成多的 可在同一个年度内，按问题组成若干卷。 照片形成少的单位，可在同一年度内按照 活动的时间排列顺序，组成一卷或若干卷， 注意大照片应单独装盒存放，注明参见号， 存放的地点。同一个问题的照片不应分散 数卷内。

照片档案整理  、排序： 照片排列是指照片在照片册中的排列顺序。 排列时，要注意先排组，后排张。一组照片是指 有密切联系的若干张照片，如一次会议、一项活 动、一个项目等形成的若干张照片，为一组照片。 组与组的排列是按该组产生的时间顺序而定。每 组的顺序确定后，就要进行组内每张照片的排列。 如一次会议的照片共归档了 4 张，排列顺序可以是： 第一张，有会议会标的大会会场照片；第二张， 大会主席台的照片；第三张，大会发言人的照片； 第四张，大会群众场面的照片。

照片档案整理  、编号： （ 1 ）正片：按照照片 “ 组别 ” 和每组照片在卷 内排列次序分别编顺序号和照片号。顺序号每一 卷每一组都从 “1” 开始编号。如果一个活动若干卷， 那么每卷也要从 “1” 开始编顺序号。照片号编号的 方法是按照照片的排列顺序，在照片册内编制照 片流水号。其格式为两段式：案卷号 — 照片号。 例： 5—35 ，表示是第 5 卷照片册中的第 35 张照片。 编号时注意，每卷从 1 开始，照片号不重、不空、 不漏。照片号要分别填写在该照片的背面及照片 芯页的该张照片的说明中。 （ 2 ）底片：现多为数码照片，按照数码照片 整理指导意见执行。

照片档案整理  、 填写照片说明： 照片的文字说明，是照片档案的重要组成部分，包括总说 明和分说明两种。总说明是指一组照片的说明，而分说明 是指每张照片的说明。

照片档案整理 顺序号 题 名题 名 摄影者 内容介绍内容介绍 总说明包括事由、时间、地点、人物（标明 姓名、身份）、背景、摄影者六要素。总说明要 准确揭示照片内容，文字简洁，语言通顺。总说 明填写大说明卡片，放于每组照片的最前面，一 般不超过 200 字。

照片档案整理 分说明即每一张照片的说明，通过填写分 说明反映每张照片的内容。包括照片题名、照 片号、底片号、参见号、摄影者。 照片号 底片号 参见号 题名 年 月 日 底片尺寸： 底片牌名： 备考： 摄影者：

照片档案整理 照片题名 — 简要地概括出照片的内容，要求突出该张照片 的主要要素，如有重要人物的一定突出人物的身份和所在 位置。例 1 ： 2012 年全区档案工作大会会场；例 2 ：大会 主席台前排从左至右为： xx 、 xx 、 xx 。 照片号 — 按两段式填写，例： 5—35 。 底片号 — 该张照片的底片号（数码相机拍摄的可不填）。 参见号 — 与本组或本张照片有联系的其它门类档案的档号。 （如文书档案参见号 10 —— Y —— 2012—— 1 —— 1 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 全宗 号 保管期限 年度 室编盒号 件号）

照片档案整理  、填写照片档案卷内目录： 一组照片写一条卷内目录。内容包括顺序号、责任 者、题名、拍摄时间、照片编号和备注项。照片编号填 写此组照片的起止号。 照 片 档 案 卷 内 目 录 全宗号： 保管期限： 目录号： 案卷号： 序号责任者拍摄日期题名照片编号底片号备注

照片档案整理  、填写照片档案案卷目录： 一卷照片档案写一条案卷目录。内容包括案卷 号、题名、年度、照片张数、保管期限和备注项。 照片张数填写此卷照片册中的照片总数。 照片档案案卷目录 案卷号 题名 年度年度 照片 张数 期限期限 备注备注 馆编室编

照片档案整理  、填写案卷封面及 卷末备考表。 备考表项目有：本卷情 况说明、立卷人、检查人、 日期。 卷 内 备 考 表 卷内情况说明 立 卷 人 审 核 人 立卷时间

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 红桥区数码照片档案管理指导意见（试行）

照片档案整理  照片档案保管与保护 ㈠ 保管条件和要求 ⒈温湿度的控制：库房应坚持温湿度的检测记录和调节制度。保存底 片适宜的温度为 ℃，相对湿度为 35-45% ；保存照片适宜的温度 ℃；相对湿度为 40-60% 。 ⒉远离磁场和火源，用防磁柜或适宜的专用箱柜保存，有条件的单位 应设专用库房保管。 ⒊接触底片的人员应带洁净的白手套操作，防止汗渍污染底片。 ⒋立放保存、排放不要太紧，以减少积压和摩擦。 ⒌定期检查保管情况，对不常用的照片每隔半年应检查一次。照片和 底片是否发黄或出现霉斑，光盘是否发生氧化反映等，发现问题及时 采取措施，进行恰当处理。 ⒍归档保存的照片、底片、数码照片光盘未经鉴定和批准，任何人不 得私自抽出销毁、冲洗。 ㈡ 保管装具 ⒈底片袋：用半透明中性纸和中性胶粘剂制成的相应规格的纸袋； ⒉照片、底片册及登记目录表格：由区档案局统一提供； ⒊卷筒纸芯和大像册：用于保存大张底片、照片的装具； ⒋光盘盒：存放数码照片光盘的装具。