1. بسم الله الرحمن الرحيم

2. بسم الله الرحمن الرحيم ادارة الشراء
بسم الله الرحمن الرحيم ادارة الشراء

3. محتويات العرض
1- مقدمة
2- إدارة الشراء مفهوم الشراء وأهدافه ودوره في الربح
أنواع الشراء
اجراءات الشراء
ادارة الشراء في الهيكل التنظيمي
التخطيط للشراء
مصادر الشراء
حجم الشراء
تقييم الشراء
3- إدارة المخازن مفهومه ووظيفته
أهدافه ونتائجه
أنواع المخازن
إدارة المخازن في الهيكل التنظيمي
اختصاصات أمين المخزن
قرارات استراتيجية
الرقابة على المخزون

4. استمرار تدفق المواد الخام
تكلفة الشراء
سمعة المورد
سمعة المؤسسة
مستوى الجودة في الانتاج
مناسبة الكمية
تكلفة التخزين
استمرار تدفق المواد الخام
ملاءمة المواد الخام

5. ما هو الشراء

6. مفهوم الشراء هو عبارة عن مجموعة من الأنشطة التى تتضمن:
التعرف على الاحتياجات من المواد واختيار مصادر التوريد المناسبة والتفاوض للحصول على أنسب الأسعار وشروط التوريد والسداد المناسبة لضمان التوريد فى الوقت المناسب.

7. أهداف الشراء تدفق مستمر من مستلزمات الانتاج
الحفاظ على مستوى استثمار منخفض فى المخزون
الحفاظ على بعض المعايير الملائمة للعملية الإنتاجية
البحث عن الموردين ذوى القدرات العالية
شراء الأصناف والخدمات المطلوبة عند أقل سعر
العمل على تحسين المركز التنافسي للمنظمة
انجاز علاقات عمل منتجة مع الإدارات الأخرى وانجاز الأهداف الشرائية عند أقل مستوى من التكلفة الإدارية

8. دور الشراء في الربح
* نشاط الشراء مسئول عن انفاق 40-60% من ايرادات المنشأة.
تشير الدراسات إلى أن نسبة الانفاق مقابل الايرادات في المشروعات كالتالي:
أجور ومرتبات %
استهلاك %
ضرائب ,9%
دخل صافي %
نفقة الشراء %
وبالتالي : تخفيض نفقات الشراء يؤدي إلى زيادة الربح. (علاقة عكسية)

9. وظيفة المشتريات – مسؤوليات إدارة المشتريات
الاتفاق والتعاقد على الشراء .
تلبية طلبات وحاجات الإدارات الاخرى.
مراجعة المواصفات الواردة فى طلب الشراء.
اختيار أنسب الموردين.
الحصول على أحسن الأسعار وتتبع عملية التسليم فى المواعيد المناسبة.
اعداد سياسات مناسبة للشراء وتطويرها وتنظيم سجلات المشتريات.
جدولة المشتريات وتحديد مستوى المخزون.

10. أنواع الشراء
الشراء المقدم
الشراء فى وقت الحاجة

11. طرق الشراء - الشراء المقدم
طرق الشراء - الشراء المقدم
الشراء المقدم: شراء مستلزمات الإنتاج بكميات تزيد عن الحاجة الحالية وذلك فى وقت مبكر عن الحاجة أو عن وقت الاستخدام. لماذا ؟؟؟
يقلل من أسعار المستلزمات على الأقل بالنسبة للوقت الذى توجد فيه
الزيادة فى تكلفة الاحتفاظ بالمخزون و
احتمال ارتفاع الاسعار ولكن لا ترتفع
حماية ضد عدم توفر مثل هذه المستلزمات فى السوق

12. وظيفة المشتريات – الشراء فى وقت الحاجة اليابان
يتطلب اصدار العديد من أوامر الشراء بشكل متكرر وتسليم المنتجات بشكل متكرر.
خصائص الشراء وقت الحاجة
الجودة
الموردين
الشحن
الكميات

13. الموردين 10- عدد قليل من الموردين 2- اختيار موردين اكثر قربا للشركة
3- تكرار الشراء مع نفس الموردين
4- مساعدة الموردين على البقاء في وضع تنافس افضل .
5- تقديم عطاءات سعريه تنافسية .
6- تجميع الموردين ذوي المواقع البعيدة .

14. الكميات 1- التسليم المتكرر في صورة كميات صغيرة الحجم.
2- الاتفاقات التعاقدية طويلة الاجل .
3- التقليل او عدم وجود عجز او عيوب في الكميات المستلمة .

15. الجودة 1- مساعدة الموردين في مقابلتهم لمواصفات الجودة المطلوبة .
2- وجود علاقة قريبة بين الشركة المشترية والمسؤلين عن الجودة لدى الموردين .
3- تشجيع الموردين على استخدام خرائط الجودة بدلا من الفحص بالعينات .

16. الشحن - **جدولة عملية للشحن للكميات الى داخل الشركة المشترية .
*خلق اساليب للسيطرة على عمليات الشحن من الموردين الى الشركة .

17. مزايا الشراء فى وقت الحاجة
1- تخفيض التكلفة مثل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف النقل.
2- اكتشاف القطع المعيبة بسرعة حيث يتم التسليم بشكل متكرر وبكميات صغيرة.
3- استجابة الموردين بسرعة لحاجة المشتري وذلك وفقاً لمتطلباته فيما يتعلق بتحسين مستلزمات الانتاج..

18. مراحل الشراء 1-التحقق من الحاجة:-
بمعنى التأكد أولاً من ضرورة الشراء قبل التفاوض مع الموردين ،والسبب في ذلك هو أنه يمكن في بعض الأحيان إشباع بعض الحاجات أو تلبية هذه الطلبات بواسطة نقل المواد من قسم إلى آخر أو من إدارة إلى أخرى أو الاستفادة من الفائض من المخزون .

19. تابع مراحل الشراء 2-توصيفها وتحديدها:-
بعد التحقق من الحاجة الحقيقية للشراء يجب التعرف على مواصفات المواد المطلوبة لأن الخطأ في ذلك يكلف المنشأة كثيراً ،وتتعقد هذه المشكلة عند اكتشاف الخطأ في المواصفات بعد إصدار أمر الشراء إلى المورد أو بعد استلام البضاعة .

20. تابع مراحل الشراء
3--اختيار مصادر التوريد :- وفق معيار أو معايير محددة كالسعر والجودة والسمعة والالتزام ……إلخ .
4-اصدار أمر الشراء للمورد:-
5-متابعة امر الشراء :- حتى تضمن إدارة الشراء الاستلام في الوقت والمكان المناسبين .
6-استلام الطلبية :- وفحصها ،وكتابة محضر الاستلام الذي يصف البضاعة المستلمة من حيث الشكل والنوع والكمية ،وفحص هذه المواد وكتابة نتائج الفحص في محضر يثبت به اسم المورد ورقم الطلبية وغيرها من البيانات الضرورية .

21. تابع مراحل الشراء *7-مراجعة الفواتير:- 8-الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر:-
سجلات(أمر التوريد،الأصناف،الموردين،العقود،المتابعة

22. المركزية واللامركزية فى الشراء
عيوب المركزية
انخفاض كفاءة عملية الشراء.
خطورة توقف العمل وصعوبة التطبيق.
مزايا المركزية
القضاء على الإزدواجية فى جهود الشراء.
تخفيض تكلفة الشراء، وتحقيق مركز تفاوضى قوى للمنشأة
تسهيل الرقابة على أعمال الشراء.
تنمية العلاقات مع الموردين.
تطوير عمليات البحث وزيادة التخصيص.

23. الجمع بين المركزية واللامركزية
سياسة عامة للشراء والطلب إلى الفروع الالتزام بها.
الإدارة المركزية للشراء تقوم بشراء التجهيزات والمعدات الرأسمالية بناءً على احتياجات الوحدات والفروع وتوزيعها عليها.
الإدارة المركزية للشراء تقوم بدارسات بحوث فنية واقتصادية فيما يتعلق بالمواد والأسواق والعوامل الاقتصادية المؤثرة وتوزيع نتائجها على الفروع.
السماح للفروع أن تشترى احتياجاتها من المشتريات من السوق المحلية فى حدود مبالغ معينة.
تابع

24. الجمع بين المركزية واللامركزية
5.مراقبة سجلات الشراء وعملياته التى تقوم بها الفروع من الناحية الإدارية والمالية والاقتصادية.
6.الإدارة المركزية للشراء تقوم بتوجيه النصح والإرشاد الفني للفروع عند قيامها بشراء وتوفير مستلزمات من السوق المحلي.
7.تقوم الفروع بشراء احتياجاتها من المستلزمات الطارئة واللازمة للإنتاج.
8.إدارة الشراء المركزية مسؤولية عن اختيار رجال الشراء وتطويرهم.

25. موقع إدارة الشراء فى البناء التنظيمي
تنشأ الإدارة بقرار من السلطة العليا فى المنشأة
وقد تكون تابعة ل:
ادارة الانتاج
إدارة لموارد
الادارة المالية
ادارة مستقلة

26. التخطيط للشراء هدف التخطيط: أن يتم الشراء على أساس علمي.
الربط بين خطة الشراء والخطط الأخرى للمشروع.
من صور تخطيط الشراء:
وضع موازنة تقديرية للمشتريات عن فترة تخطيطية مقبلة لتكون أداة تخطيط وضبط (رقابة ).

27. التخطيط للشراء
من أهم عوامل نجاح المشروعات الصناعية أن تواجه المستقبل بتخطيط مبني على أسس علمية ،ومن أهم الميادين التي يجب أن يتم فيها تخطيط علمي ميدان الشراء ،وهدف هذا التخطيط أن يتم الشراء على أساس علمي ،كما أن هدفه أيضاً الربط بين خطة الشراء والخطط الأخرى في المشروع لضمان الوصول إلى الهدف العام للمشروع كله .

28. الشراء في حد ذاته يستوجب تخطيطاً مسبقاً ،إذ أن من المفروض أن تكون
المواد الخام والأجزاء موجودة قبل البدء في الصنع ،وإلا فإن الصنع وبالتالي
خطة الإنتاج لن يمكن تنفيذها ، كما أن التفكير المسبق في الأصناف
والكميات والأنواع التي سيتم شراؤها يسمح لإدارة المشتريات بتحقيق
وفورات في الشراء نتيجة الشراء في الوقت الأمثل أو السعر الأمثل أو
بالكمية المثلى ،ويساعد كذلك في التفكير في كيفية توفير الأموال اللازمة
للشراء قبل الحاجة إليها…إلخ

29. تابع التخطيط للشراء
من أهم صور تخطيط الشراء وضع موازنة تقديرية للمشتريات عن فترة تخطيطية مقبلة لتكون أداة تخطيط وضبط (رقابة) ،ولتحقق قدراً كبيراً من توازن الإنفاق بين شراء المواد والأجزاء والإنفاق في غير ذلك ،كما أن وجود هذه الموازنة يساعد على إيجاد معايير لتقييم أداء إدارة المشتريات ،ويساعد أيضاً على سهولة حساب الأموال اللازمة للإنفاق في الشراء خلال فترة معينة .

30. تابع التخطيط للشراء
ورغم هذه المزايا وغيرها لوضع موازنة تقديرية للمشتريات ،قد نجد من يعارض وضع هذه الموازنة خشية أن تعتبر الأرقام الواردة فيها والالتزام بها عائقاً للحركة إذا تغيرت الظروف ،ولكن هذا الخوف مردود عليه بأن الأسس السليمة لوضع الموازنات التقديرية تستلزم ضرورة مراجعتها باستمرار عند تغير ظروف المبيعات والإنتاج ،ولذلك فإن هذا العيب غير أساسي .
من المعلوم أن المدة الزمنية التي تغطيها موازنة الشراء ترتبط غالباً بالفترة الزمنية التي تغطيها الموازنات التقديرية للمبيعات والإنتاج ،والتي غالباً ما تكون سنة واحدة.

31. مصادر الشراء
إن من أهم واجبات القائم بالشراء اختيار مصدر التوريد الأمثل حيث أن لذلك مزايا كثيرة لأنه من الممكن الاعتماد عليه إذا أرادت المنشأة أن تزيد الكمية التي طلبتها بسبب الزيادة في الطلب على السلع التي تنتجها ،أو أن تقلل من الكمية التي طلبتها بسبب تعطل بعض آلات المنشأة أو بسبب نقص الطلب على السلع التي تنتجها المنشأة.

32. عملية اختيار المورد الأمثل
مصادر الشراء
عملية اختيار المورد الأمثل
مرحلة المسح العام لكل المصادر الممكن الحصول منها على الصنف.
مرحلة جمع البيانات عن كل من هذه المصادر وتحليلها.
مرحلة المفاوضات مع الموردين المرتقبين واختيار المورد الأمثل.
مرحلة التجربة والخبرة فى التعامل مع المورد المختار.وهنا نقرر اما الاستمرار في التعامل معه او تغييره.

33. مصادر المعلومات عن الموردين
مندوبو الموردين
كتالوجات الموردين
الصحافة المهنية
المعارض المحلية والاجنبية
مصادر اخرى

34. مصادر المعلومات عن الموردين
الصحافة المهنية ،وهي مجلات أو صحف تصدرها هيئات بغرض الربح وتتخصص في صناعة معينة أو مجموعة من الصناعات ،وتحتوي على إعلانات عن المنشآت التي تعمل في هذه الصناعة أو الصناعات .
المعارض المحلية والأجنبية :ومن مزاياها أنه يمكن معاينة عينات مما تنتجه المنشأة على الطبيعة ،كما يمكن التفاوض مع مندوبي البيع (الموردين) ومعرفة بيانات عنهم وعن شروط التعامل معهم.

35. مصادر المعلومات عن الموردين
مندوبي الموردين : حيث يجب على المسؤولين عن إدارة المشتريات مقابلة هؤلاء المندوبين وإعطائهم عناية كافية تسمح بأخذ المعلومات منهم عن الموردين الذين يمثلونهم ،ويجب محاولة تدوين هذه المعلومات للرجوع إليها عند الحاجة والحصول منهم على الكتالوجات والنشرات التي تصدرها المنشآت التي يمثلونها .
مصادر أخرى : مثل المنشآت المماثلة ،وسؤال الغرف التجارية والصناعية واتحادات التجار..إلخ.

36. أيهما أفضل ،الشراء من مورد واحد أو من عدة موردين ؟
الشراء من مورد واحد أو مجموعة موردين يعتمد أصلاً على عوامل عدة منها أهمية الصنف ،والكميات المطلوب توريدها ،وعلى ظروف المنافسة في السوق بالنسبة لهذا الصنف ،

37. العوامل المؤثرة للشراء من مورد أو من عدة موردين
الشراء من مورد واحد أفضل للأسباب التالية:
الحصول على خصم الكمية.
الكمية المطلوبة قليلة لا تستحق أن تورد من عدة مصادر.
تخفيض تكاليف النقل.
كسب ثقة المورد.
تبسيط الإجراءات الإدارية الخاصة بالاستلام والدفع.
قد لا يكون هناك موردون آخرون بالمرة.

38. العوامل المؤثرة للشراء من مورد أو من عدة موردين
الشراء من أكثر من مصدر واحد للأسباب التالية:
لا ترغب بعض المنشآت أن تجعل نفسها تحت رحمة مورد واحد.
يخلق روح المنافسة وهذا لصالح المنشأة.
إعطاء إدارة الشراء مرونة أكبر فى الشراء.
قد يتعرض المورد الوحيد لظروف تعوقه عن التوريد.
الحاجة الفجائية للصنف وتوريده بسرعة.

39. الشراء بالسعر المناسب
للسعر أهمية كبرى في أي صفقة شراء ،ويهم إدارة المشروع أن تعمل إدارة المشتريات على الحصول على احتياجات المشروع بأقل أسعار ممكنة ،ولكن السعر لا أهمية له إن لم يقترن بثبات العوامل الأخرى مثل مستوى الجودة والوقت وما إلى ذلك ،فقد يعطي مورد بعيد عن المنشأة سعراً أقل من الذي يعطيه مورد قريب منها ،ولكن إذا أضفنا تكلفة النقل فإننا نجد أن هذا السعر ليس هو السعر الأقل .
كما أن الأصناف المشتراة بسعر أقل قد تحتاج إلى عمليات صناعية إضافية قبل البدء في تصنيعها مما يؤدي إلى أن تكون تكاليف الإنتاج مرتفعة ،كما قد تحتاج هذه الأصناف ذات السعر الأقل إلى زمن تشغيل أطول مما يضيع الوفورات التي حدثت نتيجة لانخفاض السعر.
ومعنى ذلك أنه إذا ثبتت هذه العوامل كلها فالصنف ذو السعر الأقل هو الصنف الأفضل وهو الذي يجب شراؤه. .

40. الشراء بالسعر المناسب
ويشترك كل من البائع والمشتري في تحديد السعر المناسب ،وذلك أن التجارة تعني البيع والشراء في نفس الوقت ،فالمنتج يهمه تصريف سلعه ،والمشتري يهمه الحصول على احتياجاته ،ولذلك فهما ملزمان على الوصول إلى سعر في صالح كليهما .
ولكن في ظروف معينة مثل ظروف الاحتكار فإن البائع يملك القوة التي تخوله الحق في تحديد الأسعار ،كما أنه في بعض الظروف يملك المشتري المحتكر القوة التي تعطيه الحق في تحديد السعر كذلك ،كما أن الحكومة قد تعمد إلى فرض أسعار محددة رغماً عن البائع والمشتري

41. الشراء بالسعر المناسب – العوامل المؤثرة فى السعر

42. مصادر الحصول على الأسعار
سجلات إدارة المشتريات.
قوائم الإسعار التي يرسلها الموردون
النشرات الصحفية عن إسعار المواد الخام
الاتصال بالموردين.
-مندوبي الموردين الذين يعتبرون من أهم مصادر الحصول على أسعار الصنف الذي يتعامل فيها الموردون الذين يمثلونهم .

43. الخصم الذى يقدمه الموردون
خصم الكميــــــة.
الخصم التجـاري.
خصم تعجيل الدفع

44. 1-خصم الكميــــــة.
وهو الذي يمنحه المورد للمشتري إذا زادت مشترياته عن كمية معينة وقد يمنح هذا الخصم بالنسبة لكل صفقة شراء على حدة ،أو يمنح على المشتريات الكلية السنوية ،والشراء بكميات كبيرة له مزايا من حيث الشراء بسعر أقل بعد خصم الكمية، ولكن له عيوبه من حيث زيادة تكاليف الاحتفاظ بالمخزون ، وتجدر الإشارة هنا إلى أن أحد مزايا المركزية في الشراء تجميع الطلبيات وشراؤها مرة واحدة وبالتالي التمتع بخصم الكمية .

45. 2-الخصم التجـاري
يمنح المورد عميله خصماً تجارياً تبعاً لظروف السوق ومركز العميل وما إلى ذلك كما قد يكون وسيلة لجذب العميل الجديد .
3. خصم تعجيل الدفع : يمنح المورد عميله خصماً إذا سدد قيمة مشترياته خلال فترة معينة يتفقان عليها ،وهذا الخصم لا يمنح إلا إذا تم الدفع في بحر هذه الفترة ،أي أنه ليس حقاً مكتسباً للعميل .

46. الشراء بالكمية المناسبة :
من أهم الأهداف لوظيفتي الشراء والتخزين توفير احتياجات المنشأة من المواد والأجزاء بالكمية المناسبة وفي الوقت المناسب ،وذلك يتطلب الشراء بالكميات وفي الأوقات التي تضمن الوفاء بهذه الاحتياجات من ناحية ،وتضمن جعل تكاليف الشراء والتخزين أقل ما يمكن من ناحية أخرى .

47. الشراء بالكمية المناسبة
ويعتمد الكثير من المسؤولين عند الشراء على خبرتهم في تقدير الكميات الواجب شراؤها من المواد والأجزاء ،لكونهم أقدر الناس على الإلمام بظروف الشراء ،ولديهم من الدراية ما يمكنهم من التوفيق بين الاحتياجات المقدرة وبين طريقة توفير تلك الاحتياجات ،وقد يكون هذا صحيحاً في عمليات الشراء الصغيرة حيث تقل عدد الأصناف المتعامل فيها وكذلك أحجام شرائها ،ولكن مع تعدد الأصناف وتنوعها وكثرة الكميات المطلوبة منها ،فإن الخبرة وحدها لا تصلح في تحديد الحجم الأمثل للكمية المشتراة .

48. العوامل التى تؤثر فى تحديد حجم الكمية المشتراة
سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة.
سياسة التخزين الخاصة بالمنشأة.
معدلات الاستخدام للصنف.
طبيعة الصنف.
قدرة المشروع وإمكانياته.
الشراء بالجودة المناسبة.
تكلفة الشراء والتخزين.

49. سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة
سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة : حيث تؤثر سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة في تحديد الكمية المشتراة ،وسياسة الشراء السليمة يجب أن تأخذ في اعتبارها إتمام إجراءات الشراء والتوريد في أوقات مسبقة ومناسبة لبدء البرامج الإنتاجية بحيث يبدأ الإنتاج في موعده دون تأخير أو توقف .

50. وسياسة الشراء الحكيمة يجب أن تأخذ في اعتبارها ما يلي :
i. 1-التزام سياسة الشراء بمستويات التخزين المحددة ،فليس من الحكمة شراء كميات كبيرة تجعل رصيد المخزون يزيد عن الحد الأقصى المقرر للصنف ،أو كميات قليلة تسمح بوصول الرصيد إلى أقل من الحد الأدنى المقرر للصنف ،كما كما يجب أن تأخذ في الاعتبار رصيد المخزون من الصنف والكميات التي طلبت ولم ترد بعد قبل تقرير شراء الصنف من جديد .
2-. لا ينبغي أن تطلب كميات جديدة طالما أن رصيد المخزون من الصنف يفوق الاحتياجات المطلوبة منه في فترة الانتظار ،لأن تأخير الشراء في هذه الحالة لن يؤدي إلى توقف أو سير الإنتاج ،والشراء في هذه الحالة معناه زيادة رأس المال العاطل ا الممثل في رصيد المخزون ،كما أن ذلك معناه زيادة في تكاليف التخزين دون ضرورة .
فترة الانتظار هي الفترة التي تنقضي بين طلب شراء كمية معينة من الصنف وورود هذه الكمية فعلاً.

51. وسياسة الشراء الحكيمة يجب أن تأخذ في اعتبارها ما يلي :
iii.3- الدقة والسرعة في تنفيذ طلبات الشراء والتي ترد من الأقسام الإنتاجية أو من المسؤولين عن المخازن ،لأن بعض الأصناف وصل رصيدها إلى نقطة الطلب ،وذلك حتى يمكن ضمان وصول الكميات المطلوبة من هذه الأصناف في الوقت المطلوب .
iv. 4-مراعاة إمكانيات التخزين المتاحة عند طلب كميات جديدة من أصناف معينة حتى لا تكون عمليات الشراء جهداً زائداً على المسؤولين في التخزين ،وحتى لا تكون الأصناف المشتراة عرضة للتلف أو الضياع ،مما يستدعي الموازنة بين الكميات المشتراة وإمكانيات التخزين المتاحة .
v.5-*مراعاة الإمكانيات المالية للمشروع ،حتى لا يسبب ذلك ارتباكاً مالياً للمنشأة
vi.6- إتمام الشراء بأفضل سعر على ألا يكون ذلك على حساب الجودة أو الوقت اللازم للتوريد.

52. 2. سياسة التخزين الخاصة بالمنشأة :
لسياسة التخزين التي تتبعها المنشأة أثر كبير في تحديد الكمية المشتراة من الصنف وذلك لأن سياسة التخزين تضع مستويات معينة لرصيد المخزون من كل صنف مثل حد أقصى يجوز أن يتخطاه الرصيد ،وحد أدنى يجب ألا يتخطاه الرصيد كذلك ،وحد شراء يطلب عنده كمية جديدة من الصنف ،وتقع على إدارة المخازن مسؤولية أخطار إدارة المشتريات بالنسبة للأصناف المتكرر شراؤها عند وصول رصيد هذه الأصناف إلى نقطة إعادة الطلب أو الشراء ،ومستويات التخزين المحددة يجب أن تؤخذ في الاعتبار قبل اتخاذ قرار الشراء .

53. 3. معدلات الاستخدام للصنف :
3. معدلات الاستخدام للصنف :
تعتبر هذه من العوامل الأساسية المؤثرة في تحديد الكميات الواجب شراؤها من كل صنف ،فربط معدلات الاستخدام المعتادة مع الفترات الزمنية اللازمة لإتمام الإنتاج في فترة تالية تمكن من تقدير الكميات المطلوبة في هذه الفترات ،وقد يتم تحديد الاحتياجات من كل صنف بناءً على تجميع اقتراحات الشراء من الأقسام الإنتاجية المختلفة تبعاً لاحتياجاتها ،وأحياناً يكون اقتراح الشراء صادراً من إدارة المخازن خاصة إذا كانت معدلات السحب تتسم بطابع الاستمرار والانتظام من المخازن .

54. 4. طبيعة الصنف :
إن طبيعة الصنف وخصائصه من العوامل الهامة المؤثرة في تحديد الكميات المشتراة منه ،ومن العوامل الخاصة بطبيعية الصنف :
i. التكوين الطبيعي بالحجم والوزن ودرجة الصلابة ،فثقل الأصناف قد يكون حائلاً دون شرائها بكميات كبيرة نتيجة صعوبة النقل ،وكبر حجم الصنف قد يصعب معه شراء كميات كبيرة نظراً لأن حجم الصنف يشغل جزءاً كبيراً من مساحة المخزن ،وبالتالي لا يسهل تخزين كميات كبيرة منه .
ii. التركيب الكيميائي :فالأصناف القابلة للتلف السريع والمواد الملتهبة القابلة للاشتعال تتطلب عدم تخزينها في كميات كبيرة منها ،مما يدعو إلى عدم شراء كميات كبيرة من هذه الأصناف بسبب ما تتطلبه هذه الأصناف من احتياجات خاصة في التخزين .

55. طبيعة الصنف
.3- مدى توفر الصنف وظروف الحصول عليه : ويرجع هذا إلى ظروف السوق وتقلباته وأحوال العرض والطلب ،فقد يكون توافر الصنف مرتبطاً بظروف موسمية كالمنتجات الزراعية مما يقتضي شراؤها بكميات كبيرة في موسم توافرها ،ثم تخزينها .
iv. مدى وجود أصناف بديلة بحيث تتشابه في المواصفات مع ظروف الإنتاج الموضوعة ،ففي حالة توفر أصناف بديلة ،وتكون أسعارها مستقرة ،فإنه يكون من الأفضل عدم الالتجاء إلى شراء كميات كبيرة نسبياً من الصنف لتوفر الأصناف البديلة لها في السوق ،فيفضل الشراء على دفعات أكثر عدداً وأقل حجماً ،خاصةً إذا كانت تكاليف الشراء والنقل قليلة نسبياً بالقياس إلى تكاليف التخزين .

56. 5-*قدرة المشروع وإمكانياته المادية
يمثل الشراء أعباءً مالية هي ثمن الأصناف
والأجزاءالمشتراة ،وتمثل الإمكانيات المالية المتاحة للشراء والتي نعبر عنها في بعض الأحيان
الموازنة التقديرية للشراء إطاراً عاماً يجب على القائمين بالشراء الالتزام به للوصول إلى
شراء احتياجات المنشأة بالمواصفات المطلوبة بأقل أعباء مالية ممكنة وفي حدود هذه
الإمكانيات المالية المتاحة ،لأن أي خروج عن هذه الإمكانيات يعني التوقف عن استكمال شراء
باقي احتياجات المنشأة ،مما يؤثر سلباً على تنفيذ خطة الإنتاج ،وبالتالي على خطة المبيعات
،ويؤدي إلى نقص أرباح الشركة ،كما أن الخروج على موازنة الشراء قد يؤدي إلى الارتباك
المالي للمشروع .

57. -الشراء بالجودة المناسبة :
يهتم القائم بالشراء بمستوى الجودة أولاً ،لأنه ما لم يكن مستوى الجودة الخاصة بالصنف مقبولة فلا فائدة من مستوى خدمة المورد أو من مناقشة سعر الصنف .
يقصد بمستوى الجودة " مدى ملاءمة الصنف للقيام بالوظيفة التي اشترى من أجلها " ،ومعنى هذا أنه إذا لم يكن الصنف ملائماً للقيام بهذه الوظيفة فإن مستوى جودته يعتبر غير مناسب بغض النظر عن سعره وعن إمكانية شرائه بسهولة .
ومستوى الجودة هو محصلة مجموعة من الصفات الواجب توفرها في الصنف لكي يعتبر الصنف مقبولاً ومناسباً ،ولكن صفة ما قد تكون هي الصفة الغالبة ،فمثلاً قد يكون الاهتمام في السلعة تامة الصنع مركزاً على طول عمرها الاستعمالي ،وفي هذه الحالة فإن الصفات الأخرى تصبح أقل أهمية ،كما أنه في أحيان أخرى قد يكون العمر الاستعمالي مهماً ولكن الأهم هو درجة الاعتماد على السلعة في أداء وظيفتها وكفاءتها في هذه الوظيفة كما هو الحال في الأجهزة الكهربائية وهكذا …

58. طرق قياس الجودة العلامات التجارية. مواصفات الصنف.
خصائص الصنف الطبيعية أو الكيمائية.
العينة.
قياس الأداء بالنسبة للصنف.

59. قياس وتقييم أداء الشراء (ذكر فقط)
الفاعلية السعرية.
وفورات التكلفة.
عبء العمل.
الإدارة والرقابة.
الكفاءة.
جودة البائع وجودة التسليم.
الرقابة على تدفق مستلزمات الإنتاج.
المنافسة.
بدائل التوريد،أسعار الشراء

60. بكميات كبيرة من الموردين
ثانياً: إدارة المخازن
وظيفة المخازن:
الاحتفاظ بالمواد الخام والأصناف الانتاجية وتخزينها بشكل سليم بغرض توفيرها عند الحاجة اليها .
وهذا يتطلب كفاءة في التخزين لتحقيق الفوائد التالية:
استمرار الانتاج
اعطاء مرونة في
وضع خطط الانتاج المثلى
امكانية الشراء
بكميات كبيرة من الموردين
الحصول على خصم الكمية
انخفاض تكلفة الانتاج
لانخفاض سعر الوحدة

61. والعكس صحيح : عدم كفاءة التخزين تؤدي إلى عجز/ سرقة / فقد
عدم إحكام الرقابة على المخزون
خسائر
1- تلف المواد لسوء التخزين
2- تقادم الأصناف
3- عدم صلاحيتها للاستخدام (طول المدة )
تعطيل جزء من رأس المال
تخزين كميات أكبر من اللازم

62. مخازن الجملة ومخازن الصرف
أنواع المخازن
مخزن المشروع التجاري
مخازن الحكومة
مخازن المشروع الصناعي
مخازن الاستلام
مخازن الجملة ومخازن الصرف

63. مخزن المشروع التجاري تضم أصناف للمتاجرة ،تم شراؤها بغرض البيع
أسباب التخزين :
الاستفادة من خصم الكمية
عدم ضمان توريد الكمية في الوقت المطلوب
عدم ضمان كمية المبيعات في المستقبل
احتمال شح السلعة مستقبلا وارتفاع امكانية بيعها بسعر مرتفع

64. مخازن الحكومة
شاملة لأصناف كثيرة مواد خام /معدات /أدوات مكتبية

65. مخزن أجزاء للتجميع أو البيع
مخازن المشروع الصناعي
مخزن يضم كل الأصناف المخزونة
عدة مخازن حسب الصنف :
مخزن خامات ومواد أولية
مخزن مستلزمات الانتاج
شحوم زيوت
مخزن أجزاء للتجميع أو البيع
مخزن مخلفات
مخزن وقود
مخزن عبوات
ادوات مكتبية
مخزن قطع غيار
مخزن سلع تامة الصنع

66. مخزن الاستلام
يكون بعيدا عن المخازن نفسها !!!
مخزن للأصناف المشتراة.

67. مخزن الجملة ومخزن الصرف
مخزن يقسم لقسمين يفصلهما حاجز
1.المخزن الرئيسي مخزن الجملة
تخزن فيه جميع الأصناف
2.المخزن الثاني مخزن الصرف
يتم تموينه من مخزن الجملة

68. إدارة المخازن والهيكل التنظيمي
تبعية إدارة المخازن اداريا ترتبط بعدة عوامل:
* وجهات نظر القائمين عليها اداريا
* حسب طبيعة المشروع والنشاط الذي يقوم به
* حجم التخزين ومسؤؤليته وارتباطه بنشاط المشروع
وعليه فهي قد تتبع :
ادارة المشتريات
ادارة الانتاج
لارتباط سياسة التخزين بسياسة الانتاج
مهارة التخزين متوفرة لدى المنتجين
آلية التخزين ومتطلباتها متوفرة لدى ادارة الانتاج
امتداد لعمل المشتريات
عبء على الانتاج من ناحية الوقت

69. أمين المخزن ومدير المخزن
أمين المخزن : مهامه تنفيذية بحتة:
1. الاشراف على العاملين في المخزن وتوجيههم
2. عدم السماح لغير العاملين بدخول المخزن.
3. استلام الأصناف المشتراة ومراجعتها.
4. المحافظة على الأصناف المخزونة وصيانتها،وجردها باستمرار.
5. صرف الأصناف المخزنة حسب الأصول.
6. استلام المرتجعات من الأصناف التي تم صرفها ولم تستعمل.

70. أمين المخزن ومدير المخزن
مدير المخزن : مهامه اشرافية رقابية إدارية
1. الاشراف على العاملين،ومد المخازن الفرعية بما يلزمها.
2. توزيع معدات النقل والمناولة على المخازن.
3. الاشراف على حفظ الأصناف في المخازن،و الاشراف على الجرد الدوري والسنوي للمخازن.
4. وضع نظاماً محكماً للرقابة، وملاحظة أرصدة الأصناف.
5. تنفيذ جميع اللوائح التنظيمية الخاصة بالمخازن ، وذلك حسب تعليمات الإدارة.

71. قرارات استراتيجية حجم وعدد المخازن. (علاقة عكسية ) مستوى حجم السوق
خدمة المستهلك
حجم السوق
عدد المنتجات التي تسوقها الشركة
حجم المنتجات

72. قرارات استراتيجية قرار تحديد عدد المخازن تكلفة النقل تكلفة المخزن
تكلفة المخزون
تكلفة المخزن
تكلفة النقل

73. قرار اختيار موقع المخزن
مستوى كلي
مستوى جزئي
اختيار الموقع الجغرافي بهدف تمكين
دراسة عوامل اختيار الموقع
داخل المنطقة الجغرافية
التي تم اختيارها على المستوى
الكلي
الشركة من الحصول على مستلزماتها الانتاجية وتقديم المنتج النهائي للسوق

74. الرقابة على المخزون هل هي التأكد من محتويات المخزن كما ونوعا ؟
أم هي إحكام السيطرة على محتويات المخزن ؟
أم هي عمليات متنوعة ونشاطات مختلفة تعمل ضمن إطار نظام رقابي دقيق ؟!

75. أنظمة الرقابة 1- نظام الرقابة الدوري 2- نظام الرقابة المستمر
3-نظام مستويات المخزون
- الحد الأدنى(حد الخطر)
- نقطة إعادة الطلب
- الحد الأقصى والحد الأعلى
- الحجم الأمثل للشراء والتخزين
(الحجم الاقتصادي للطلبية )