1. Specific Programme Cooperation in FP7 - Proposal submission -
ENV-NCP-TOGETHER
Specific Programme Cooperation in FP7
- Proposal submission -
MITGLIEDSTAATEN - Die EU der 27;
ASSOZIIERTE LÄNDER – mit Abkommen zur Zusammenarbeit in Wissenschaft und Technologie, unter dessen Bestimmungen ein finanzieller Beitrag zum Budget des Rahmenprogramms geleistet wird;
BEWERBERLÄNDER – derzeitig anerkannt als zukünftige Beitrittskandidaten;
DRITTLÄNDER - die Teilnahme von Organisationen oder Einzelpersonen, die ihren Sitz in Ländern haben, die nicht zu den Mitgliedstaaten, Bewerberländern oder assoziierten Ländern gehören, sollte auch im Hinblick auf ihren Beitrag zu den Zielen des siebten Rahmenprogramms gerechtfertigt sein.
Dr. Shilpi SAXENA
Partner im EU-Project "Environment NCP Together"
National Contact Point Environment, Germany

2. Proposal submission (contd.) - timeline
Project Idea
Project Preparation
Write a Proposal
Sub- mission
Evaluation
How to negotiate
Project Management
t=0
t=9 month
t= month

3. What is a consortium – and where can ICPCs participate?
Coordinator Scientific/Administrative
Partner 2
Partner 3
Partner 4
....
Partner n EC
Non-disclosure agreement (voluntary)
When starting as a consortium
Consortium
Agreement (obligatory)
Governance IPR
Finances
When submitting proposal or signing EC contract
Partner
CV of the persons in the project
Description of your organisation
Defining in what tasks/WP you will participate
Contribute to the description of the tasks
If no experience: level where you as an ICPC should participate
Criteria for project: your quality & contribution
Criteria as partner: reliability & commitment

4. Roles in the consortium - and where can ICPCs participate?
PART A - Administrative part
- Summary
- Participants
- Financial breakdown
- Workplan tables
Coordinator
PART B – Main part
- Scientific & Technological Quality
Section B.1
- Management Structure
Section B.2.1
Consortium Section B.2.3
- Dissemination Section B.3.2
- Ethical Issues Section B.4
Workpackage (WP) Leader
Task Leader
Partner
Why?
Simple: collect experience without having the burden of responsibility (budget, reporting to EU Commission)
Less personnel and financial resources for the prep of proposal necessary
You will be able to complete the assigned tasks according to consortium agreement and in a doable time frame
You can concentrate on actual research
You will submit smaller reports (scientific and administrative) to the task or work package leader
Participate in regular project meetings
If no experience: level where you as an ICPC should participate

5. How and where do I submit the proposal?
Tools
- Electronic Submission Service (SEP) - new
the previous EPSS* is replaced by a new system** !
SEP User Manual
Access via Participants portal
online preparation only
electronic submission via SEP
pre-registration mandatory
continuing process
an electronic system enabling project coordinators to prepare and submit their proposal online through the Internet using a web site accessed seamlessly from Participant Portal or accessed directly once the participant is registered
operating 7 days a week, operating 24 hours a day, free of charge to the participants, supporting most IT configurations, avoiding paper based submission costs and issues
* EPSS = Electronic Proposal Submission Service
** The Participant Portal states under ''Forthcoming functionalities'': The currently separate
electronic proposal submission system will be replaced by a new system integrated in the portal.

6. Will your system work? - System configuration -
Internet connection: the faster, the better though system works even with dial-up connections
On-screen text size: Users should not use font scaling option available with some browsers to enlarge font size when viewing 'A forms', may lead to corrupted view of forms
A screen with a 1024x768 resolution and small fonts
JavaScript or ActiveX controls enabled (depending on browser)
Cookies enabled browser
Source: SEP User Manual

7. Helpful information – for the submission
get familiar with Electronic Submission Service (SEP) well before deadline
ICPC: complete administrative form (part A – A.2.1 Partners; A Budget) in advance  contact coordinator in time ref. registration information
There is no 'pre-proposal check service' offered for the ENV calls, but:
NCPs (
FP7 enquiry service (
Help desk SEP (hyperlink….)
Help desk research ethics issues (
Help desk IPR (
SEP data is encrypted and not accessible, even to the Commission services, before the deadline
Eligibility criteria, sounds trivial but…
- Experience shows that 4-8 % of submitted proposals are declared ineligible
- Please respect the funding thresholds (part A)
Includes a part A and a part B, which shall be readable, accessible and printable
Please involve at least: - 3 participants in CP and CSA-CA (established in different MS or AC)
Source: EU-Commission

8. Important registrations: PIC, LEAR (Form A)
before even entering the SEP, you need to register at an earlier stage
(i.e. in time)
PIC = Personal identification code
unique code, only one identification
LEAR = Legal entity appointed representative
identified by the management can view all legal and financial
data online can ask for changes and corrections
URF = Unique Registration Facility
Internal database: verification of existence and legal status of all
participants
Your coordinator will guide you through the different hurdles
You need to register on the Participant Portal:
You need a PIC (Participant Identification Code)  defined on the level of your organisation  contact your LEAR (Legal Entity Appointed Representative) to get it

9. Submission step by step

10. SEP – important prior steps
1. Get the PIC of your organisation
2. Register
3. Login and use SEP
Then: (Coordinator only)
Topic code (cf. Work Pr.)
Title
ACRONYM
Abstract
Partners
 Everything can be changed later
Password sent to coordinator by mail:
Username: QPZQYLAT3D
PW (changed at first login): sludge2009
Coordinator needs PIC of Partners
Set up
Part A: forms
Keywords, abstract, Title etc
Partner Institution: short name & address details
Budget forms (per partner & Global)
Part B: DOWNLOAD free text template for project
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

11. SEP – important prior steps (contd.)
To access Participant Portal & its underlying services, incl. SEP, you need an ECAS account (personal ID)
Mandatory to complete information requested from partners or in order for proposal coordinator to submit the proposal
If no ECAS account – register!
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

12. SEP – important prior steps (contd.)
If you have already an account with the Commission,
At ''Where are you from?'' Window - Select ''Neither an institution
nor a European body option'' and click on the ''Select'' button
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
To reach ECAS site, go to Participants Portal:
top left corner – click on Login; then to get on above site click on ''Is the selected
domain correct? External Change it''
Source: SEP User Manual

13. SEP – important prior steps (contd.)
2. Provide your user name
and password
3. Click on the Login button
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

14. SEP – important prior steps (contd.): Access
Coordinator:
Will go to call page information of call where project
proposal to be submitted
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

15. SEP – important prior steps (contd.): Access
Coordinator:
Scroll down until Participant Portal Submission Service section &
follow instruction to access submission system
Passwords are personal. They are no longer linked to a specific proposal. Sharing your password means giving access to all your proposals, projects and costs statements
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

16. SEP: Part A2.1 – Participants
A2 concerns you and your organization
each participant fills in section A2 (one form per participant)
Get your budget right as it is hard to change it later on
Source: EU-Commission

17. Get your budget right as it is hard to change it later on
SEP: Part A3.1.1 – Budget
Get your budget right as it is hard to change it later on
ICPC: if you do NOT choose lump sum, fill these rows
ICPC: if you choose lump sum, fill this row only
Source: EU-Commission

18. SEP: Step 2 – Funding scheme
Coordinator selects funding scheme
Source: EU-Commission

19. SEP – PIC prior Step 3
Participant Identification Code: mandatory for SEP
unique 9 digit number  helps EC identify participant
used in all grant-related interactions between participant & Commission
If your organisation already participated in FP7 proposal  organisation
has already received PIC number
( likely also has Legal Entity Appointed Representative (LEAR))
All participants already possessing PIC: use to identify yourselves
in SEP
After entering PIC: sections of A forms automatically filled in
However the PIC code which is requested does not need to be validated (which is mandatory for negotiation), so can be obtained in 5/10 minutes from the participant portal.
PIC: mandatory for SEP & will become mandatory most likely for all submissions for July 2012
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

20. SEP – PIC prior Step 3
However the PIC code which is requested does not need to be validated (which is mandatory for negotiation), so can be obtained in 5/10 minutes from the participant portal.
PIC: mandatory for SEP & will become mandatory most likely for all submissions for July 2012
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
check Participant Portal, if PIC already existing:

21. SEP – PIC prior Step 3 (contd.)
If PIC not yet available for an organisation  obtain by registering organisation in Unique
Registr. Facility (URF):
However the PIC code which is requested do not need to be validated (which is mandatory for negotiation), so can be obtained in 5/10 minutes from the participant portal.
Das Konsortium meldet sich – um die entsprechende Zugangsberechtigung zu erhalten – einmal (dies ist eine Aufgabe des Koordinators) online für die Einreichung zu einer bestimmten Ausschreibung an. Die Zugangsmöglichkeit steht auf der spezifischen Participants Portal-Internetseite zur Verfügung, auf der auch alle Unterlagen zu einer Ausschreibung heruntergeladen werden können.
Für die Anmeldung sollten die Basisinformationen des Konsortiums (Namen der Partner und deren Einrichtungen) und des Antrags (Abstract, Keywords) bereits vorliegen. Am einfachsten ist die Zusammenstellung aller relevanten Details in einer Textdatei, aus der dann die jeweils benötigten Textelemente in die entsprechenden Formularfelder kopiert werden können.
Nach der erfolgreichen Anmeldung erhält der Koordinator zwei Passwort-Zugänge; ein Passwort verbleibt beim Koordinator, der mit diesem „Master-Zugang“ alle Details des Antrags erstellen und ändern kann. Nur mit diesem Passwort ist auch die Einreichung des Antrags – die in der Verantwortung
des Koordinators liegt – möglich. Alle anderen Partner erhalten vom Koordinator das zweite Passwort, mit dem die Formblätter A1 und A3, für deren Erstellung sie verantwortlich sind, öffnen und bearbeiten können und mit dem sie lesenden Zugriff auf alle anderen Elemente des Antrags haben.
Der Zugang zu EPSS wird immer nur für eine Ausschreibung und für ein Projekt beantragt und kann nicht für einen weiteren Projektantrag oder eine andere Ausschreibung verwendet werden.
Source: SEP User Manual

22. SEP: Step 3 – Create a draft proposal
PIC: Fill or search
Source: EU-Commission

23. SEP: Step 4 – Manage your partners
Only coordinators can edit this page: managing & reviewing proposal partners
acronym can be changed in the system
address in ''add contact'' is vitally important – cannot be changed; if needs to be changed the partner needs to be deleted and re-added as the system is connected to ECAS (in case partner already has an ECAS account then automatic link up). all admin. forms for this participant are deleted - takes place right after coord. clicks on delete button
Source: EU-Commission

24. SEP: Step 5 – Edit & upload proposal
Forms are in PDF (old EPSS Forms are placed into SEP – Part A, B)
Source: EU-Commission

25. SEP: Step 6 – Submit proposal
Coordinator can submit as many versions as wanted. But note that only the last version, if eligible, will be evaluated.
SEP data is encrypted and not accessible, even to the Commission services, before the deadline.
Source: EU-Commission