1. It is used to ensure that an organization can meet all
Managementsystems
A management system is a framework of processes and procedures.
It is used to ensure that an organization can meet all
of their upcoming Tasks
and that
Objectives can be achieved.
(Quelle:

2. Core Processes Support processes Management Processes
Führung
Unternehmensstrategie
Politik
Ziele
Controling
&
Kontinuierlicher
Verbesserungsprozeß
Unfall
Störfall
Audit
Review
Organisation,
Marketing K U N D E Z F R I H T K U N D E A F O R G
Core Processes
Verkauf & Kundenbetreuung
Auftragsannahme
Auftragsabwicklung
Versand
Logistik
Beschaffung
Produktion
Produktkonfektionierung
Diese Prozesse können verschiedene Quellen haben und von verschiedener Art sein.
Im Rahmen von Managementsystemen wird zwischen drei verschiedenen Arten von Prozessen
zu unterscheiden:
Führungsprozesse/Managementprozesse
2. Kernprozesse
3. Unterstützungsprozesse
Support processes
Instandhaltung
Rechnungswesen
ausgelagert
Kalkulation
EDV
Dokumentation
Dokumentenlenkung
Umwelt-
management
Umwelt-
management

3. Managementsystems Definition A Management System Standard
(ISO, EMAS,…)
extends the existing Management System
(Planning, Objectives, Controlling,....)
of an Organisation
by adding certain elements and perpectives
(Quality, Environment, Safety)

4. Implementation of operational requirements
Business Management
Implementation of operational requirements

5. Objectives of Business Management
Knowledge for control
Risk minimization
Error minimization
Legal certainty
Transparency of interdependences

6. Differentiation Operative Not Operative
ERP – Systems (Enterprise – Resource Planing)
supports „every-day-business“
Inventory management, accounting, payroll,…
Not Operative
Management Information Systems (MIS)
descriptive
process-oriented
Document management, appointments, legal compliance,..

7. Requirements for Environment, Quality und Safety,…..
Contents of good Business Management

8. Contents of good Business Management
Structure
Dynamics
Infrastructure
People
Materials
Rules
Documents
costs
Processes
Actions
Events

9. Infrastructure Managing
Buildings Plants Machines Work equipment and other equipment
Inventory and Compilation of Properties and attributes for the administration in a company

10. People Materials internal: employees
external: Authorities, supplier, costumer, disposal,…
Substance-related data and information of the starting materials (Raw Materials, Auxiliaries, Operating Materials)
Emmissions
Materials

11. Rules Documents Standards (EU, laws, ordinances, regulations accepted)
Internal Regulations (requirements, Ökoprofit, ISO, ..)
Edition Management concerning decisions
Documents
Waste Management Concepts
Trainings/Instructions
Decisions
Job Evaluations
Permissions

12. Infrastructure: Car Description Properties General Data Categories
Basic data
Technical data
Other information
Tips & Tricks
Das 'Infrastruktur’-Management ist ein Instrument für die Verwaltung von Gebäuden, Anlagen, Maschinen sowie von Arbeitsmitteln und anderen Ausrüstungsgegenständen. Das Ziel besteht in einer umfassenden Inventarisierung und der Erfassung der für die Verwaltung im Unternehmen erforderlichen Eigenschaften und Merkmale.
Im Hinblick auf die Qualitätserhaltung und -steigerung stehen Instrumente für Aufzeichnung, Messung und Bewertung zur Verfügung. Anlagen, Maschinen; Arbeitsmittel und Gebäude können nach allen Aspekten von Qualität, Arbeits- und Umweltschutz bewertet werden.
Wenn Sie beispielsweise den Energieverbrauch und die Wartungskosten erfassen, bringt Ihnen dies direkte Erkenntnisse und Vergleichsmöglichkeiten im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Bewertung Ihres Unternehmens.
Schritte
Infrastruktur über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
Die Felder im ersten Register finden sich analog auch in allen anderen Anwendungen wieder. Dies sind stets die üblichen Eingabefelder wie Beschreibung, Name, Kurzname…
Schlüsselworte: Schlüsselworte sind hilfreich, um einen schnellen Überblick über zusammengehörige Dinge zu gewinnen und danach entsprechend filtern und auswählen zu können.
Klassen: Einträge können in 2 Ebenen nach Benutzerbedürfnissen auswählbar klassifiziert werden. Es existieren jedoch Vorschläge, die aus den Katalogen als Vorlage übernommen werden können.
Beziehungsvormerke: diese stellen ein gutes Hilfsmittel dar, um die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Objekten effizient bearbeiten zu können. Beschreiben Sie hier alle Informationen oder Ideen, die für eine Beziehung zu einem anderen Objekt wichtig sein könnten. Falls Sie zum Beispiel beabsichtigen, eine Person einem Prozess zuzuordnen, können Sie alle Gründe, die Sie hierfür haben, an dieser Stelle notieren. Vielleicht erfordert der Prozess eine Person mit einer speziellen Erlaubnis oder Erfahrung. Sobald Sie jetzt zum Container 'Menschen' gehen und sich diese Funktion oder Person anschauen, können Sie abgleichen ob die erforderliche Eignung vorliegt.
3. In Reiter Eigenschaften wechseln
1. Kategorien
Eine aktivierte Checkbox zeigt, ob dieser Prozess relevant für die Gefährdungsbeurteilung in dem entsprechenden Bereich ist
2. Grunddaten
Beschreibungen sollten eingegeben werden für:
3. Technische Daten
Hier können die technischen Daten eingegeben werden.
4. Sonstige Daten
5. Tipps & Tricks
Bezogen auf einen Autor, Datum und der Art des erforderlichen Know how können entsprechende Anmerkungen gemacht werden.
4. Beurteilung die entsprechenden Kategorien können hier eingegeben werden.

13. People: Car People (internal) Description Properties General Data
Personal data
Internal Data
Expertise
Office / Function
Person
Mitarbeiter stellen einen Schlüsselfaktor in Organisationen und damit in den Managementsystemen dar. Mitarbeiterqualifikation, -motivation, Schulungen und Anweisungen stellen wichtige Führungsinstrumente dar. Die damit zusammenhängenden Informationen wie die Mitarbeiterfähigkeiten, Verantwortlichkeiten und der Stellenbeschreibung müssen in Managementsystemen in dokumentierter Form vorhanden sein.
Zahlreiche Anforderungen beziehen sich direkt auf die betroffenen Stelleninhaber. Stellen und Funktionen zusammen mit ihren Stelleninhabern sind von anderen Containern aus zugänglich.
Der Container ‚Menschen‘ enthält zwei Bereiche,
• Interne Funktionen & Stellen – Personal
• Externe Funktionen & Stellen – Kontakte
Abhängig von der Art der Funktion oder Position in der Organisation werden unterschiedliche Informationen benötigt. Durch Aktivieren des entsprechenden Knopfes (Radiobutton) kann zwischen diesen beiden Arten gewählt werden.
Für interne Funktionen gibt es ein Register mit Eingaben für das Personalmanagement, für externe Funktionen existieren Eingabefelder für ein Kontaktmanagement.
Schritte
Mensch über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
3. In Reiter Eigenschaften wechseln
1. Person verknüpfen
2. Personaldaten eingeben
3. Interne Daten eingeben
4. Fachkenntnisse eingeben
5. Stellen und Funktionen
ergeben sich automatisch, aus den anderen zugewiesenen Stellen im System
PEOPLE

14. People: Car Contact (external) Description Properties General Data
Person link
Categories Disposal Supplier
Master Data
Contact Notes
Das Anlegen einer externen Funktionen oder eines externen Kontaktes erfordert gänzlich andere Eingabedaten. Diese sind in der
nächsten Abbildung gezeigt.
Unter den üblichen selbst erklärenden Eingabefeldern befinden sich zwei spezielle Optionen im Bereich ‚Kategorie,
nämlich ‚Lieferant‘ und ‚Entsorger‘. Falls der einzutragende Kontakt zu einer der beiden Kategorien gehört, werden
zusätzliche Felder zur Verfügung gestellt.
Im Falle eines Entsorgers können durch Aktivieren der Box zusätzliche Daten für Abfall gespeichert werden.
Für einen Lieferanten können nicht nur zusätzliche Daten eingegeben werden, sondern jede einzelne Lieferung ist
auch bewertbar. Infrastrukturobjekte und verschiedene Materialien können hier zwecks Bewertung angegeben
werden.
Schritte
Mensch über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
3. In Reiter Eigenschaften wechseln und Daten ausfüllen
PEOPLE

15. Materials: Car Description Properties General Data Categories General
Basic data
Eine Material-Datenbank besteht in der Regel in jedem Unternehmen in irgendeiner Form. Die vorhandenen Daten
beziehen sich meist auf wirtschaftliche Kriterien.
Das 'Material’-Management stellt alle stoffbezogenen Daten und Informationen zusammen, die für
Qualitätsmanagement-, Arbeitssicherheits- und Umweltschutz –Systeme notwendig sind. Die Bewertungsfunktion
ermöglicht die Erstellung einer Risikobewertung für Materialien oder andere Produkte wie bspw. für Nahrungsmittel.
Emissionen werden als Materialien geführt und werden demnach auch in diesem Container geführt und gesteuert.
Schritte
Material über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
3. In Reiter Eigenschaften wechseln
1. Kategorien
Eine aktivierte Checkbox zeigt, dass dieser Prozess relevant für die Gefährdungsbeurteilung in dem entsprechenden Bereich ist
2. Allgemeines
Hier können pro Ort die Flüssigkeitsmengen angegeben werden.
3. Grunddaten
Daten des Materials können eingegeben werden
4. Beurteilung für Kategorien eingeben
MATERIAL

16. § Rules: Car Description Properties General Data Annual Review
Standards
Dieser Container bezieht sich hauptsächlich auf die Lenkung von Dokumenten mit Rechts- und Normenbezug, bspw.
solchen des Arbeits- und Umweltschutzes. Der Einsatz dieses Containers unterstützt Sie bei:
• der Berücksichtigung der relevanten gesetzlichen Vorgaben
• der regelmäßigen Aktualisierung und der Feststellung rechtlicher Anforderungen
• der Verknüpfung von Schulungsmaterialien und Anweisungen mit rechtlichen Dokumenten
• der Verknüpfung dieser Vorschriften mit jedem anderen Objekt von PROMIS®
• der Verknüpfung mit anderen externen Quellen
Die Vorschriften und Regelungen werden jeweils als spezieller Typ eines Dokumentobjekts behandelt. Wegen der
besonderen Bedeutung ist diese Art von Dokument direkt über einen eigenen Container zugänglich.
Schritte
Struktur über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
Hier besteht zusätzlich die Möglichkeit der Verlinkung zu externen Dokumenten oder Quellen. Dies kann eine URL
zu einer Datei im Internet oder Intranet sein oder zu einer hochgeladenen Datei im Dateimanager. Auf diese Weise
können leicht Verknüpfungen zu Vorschriften und Dokumenten hergestellt werden, die beispielsweise durch
Behörden zur Verfügung gestellt und gepflegt werden.
RULES

17. Documents: Car Description Properties General Data Decision Documents
Decision data
Documents
Jedes Managementsystem definiert klare Anforderungen an die Gestaltung und die Lenkung aller Dokumente.
PROMIS® unterstützt Ihre Organisation in der Erfüllung dieser Anforderungen in zertifizierungsfähiger Weise.
Es wird hier zwischen einfachen Dokumenten und 'Dokument-Objekten' unterschieden. Ein 'Dokument-Objekt' wird
verstanden als all das, was lenkungsbedürftig ist und in irgendeiner Weise eine Beschreibung, eine Anleitung, eine
Anweisung oder den Beleg für das Verständnis oder die Ausführung eines Prozesses darstellt. Sogar Software, die
als Datei zugeordnet worden ist, kann als 'Dokumenten Objekt' angesehen werden.
Jedes Dokumentobjekt besitzt ein Beschreibungsfeld wie jedes andere Containerelement auch und seine
Eigenschaften dienen zur Festlegung, wie es zu lenken ist. An dieser Stelle können wichtige Informationen
festgehalten werden z.B. der Autor, die Person, die die Freigabe erteilt, aktuelle Versionsnummer und aktuelles
Versionsdatum. Ferner ist es möglich, Dokumentobjekte zu benennen, die mit diesem in Beziehung stehen.
Schritte
Dokument über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
3. In Reiter Eigenschaften wechseln und ausfüllen
Durch Aktivieren des Kästchens 'Bescheid' erhält man zusätzliche Optionen. Hier können die Bescheiddaten und die
Auflagen eingegeben werden. Das Piktogramm des Schraubenschlüssels ermöglicht den direkten Zugang zur Anlage
von Korrekturmaßnahmen, für den Fall dass eine Maßnahme nur teilweise oder gar nicht wirksam war.
Der nächste Schritt, um mit beliebigen Dateien und Dateitypen in PROMIS® zu arbeiten, besteht in der Nutzung
der Dateimanagerfunktionalität.
Jede Datei, die in PROMIS® verfügbar sein soll oder gelenkt werden soll, zum Beispiel um mit einem Prozess oder
Ereignis verknüpft zu werden, wird über den Dateimanager eingebunden. Benutzen Sie hierfür die Schaltfläche, um
eine Datei an ein Dokumentobjekt zu binden.
DOCUMENTS

18. € Costs: Car Description Properties General Data
Cost (Leasing, Credit)
Costing
In diesem Container können spezifischen Kosten, die in Organisationen entstehen wie z.B. Kosten für Qualität, für
Umweltschutz- oder Arbeitssicherheitsmaßnahmen, geordnet und analysiert werden. Diese Anwendung eröffnet die
Möglichkeit, Führungskräfte in die Planung und Abwicklung ökonomischer Objekte einzubeziehen. Jedes Objekt in
PROMIS® kann mit einem Kostenobjekt verbunden werden.
Schritte
Struktur über Kontextmenü im Baum anlegen
Beschreibung ausfüllen
Das erste Register „Beschreibung“ enthält beschreibende und klassifizierende Eingabefelder.
In Reiter Eigenschaften wechseln
Das zweite Register „Eigenschaften“ ermöglicht die Festlegung von Kostenart und Kostenstelle, Verantwortlichem usw.
COSTS

19. ? Contents of good Business Management Structure Dynamics
Infrastructure
People
Materials
Rules
Documents
Costs ?
Processes
Actions
Events

20. LINKS: Car #### § € 20 RULES COSTS PEOPLE ACTIONS EVENTS
INFRA-STRUCTUE
MATERIALS
DOCUMENTS
PROCESSES
ACTIONS
EVENTS
####
DRIVER
LICENSE
DRIVING
INSTRUCTION
ANNUAL
REVIEW
LIQUIDS
CAR
PURCHASE
OIL CHANGE
Darstellung des PKWs und seiner Verknüpfungen
Der PKW ist mit anderen Objekten im Unternehmen verknüpft. Anhand der Grafik sieht man die direkten und indirekten Verknüpfungen. Die genaue Bedeutungen der einzelnen Verknüpfungen und der verknüpften Objekte wird auf den nächsten Folien genau erklärt.
Direkte Verknüpfung:
Infrastruktur – Menschen: PKW – Fahrer
Infrastruktur – Kosten: PKW – Leasingrate
Infrastruktur – Vorschriften: PKW – Fahrvorschriften
Infrastruktur – Material: PKW – Treibstoff
Infrastruktur – Dokumente: PKW – Typenschein …
Indirekte Verknüpfungen
Infrastruktur – Dokumente über Menschen: PKW – Führerschein über Fahrer
Infrastruktur – Maßnahmen über Ereignisse: PKW – Ölwechsel über jährliche Überprüfung €
LEASING
RATE
Typenschein
SELLER
FUEL 20

21. Contents of good Business Management
Processes - Processes - such as buying a car
Actions - Obligations due to legal requirements eg oil change
Events - inspections, maintenance eg sticker review

22. What is a Process MEDIUM SCORE INPUT ACTIVITIES
Sequence of interrelated or interacting activities that transform inputs into outputs

23. Process: Car 23 Prozess PKW-Kauf
People
People
Infrastrukcure
Documents
Processes
Prozess PKW-Kauf
Im Mittelpunkt steht der Beschaffungsprozess. Um diesen im System abbilden zu können, muss man seine Schritte und die dazu benötigten Elemente kennen.
Bildhaft dargestellt:
Prozess: Beschaffung
Menschen: Verkäufer und Käufer
Infrastruktur: PKW
Dokument: Kaufvertrag 23

24. Procurement 1/2 Description Properties Assessment General Data
Processes
Supplier Selection
Description
General Data
Properties
Categories
Basic data
Process steps
Key figures
Know-how
Assessment
Negotation
Delivery No
Delivery ok
Alle Tätigkeiten in einer Organisation können als Prozesse betrachtet werden. Der Erfassung, der Verwaltung, der
Steuerung und der Optimierung dieser Prozesse kommt eine Schlüsselrolle als integrierender Faktor für das
Management des Unternehmens zu.
Die Vorlagen des Containers ‚Prozesse‘ liefern eine detaillierte Struktur von typischen Prozessen geschäftlicher
Tätigkeiten und ihrer Lenkung. Für eine Gefährdungsbeurteilung liefern diese Prozesse die zentrale Bezugsbasis.
Das unten stehende Bild zeigt einen typischen Ausschnitt. Das Register 'Beschreibung‚ enthält die Basisdaten eines
Prozesses. Diese umfassen den Namen, eine optionale Kurzbezeichnung sowie einen Zusammenfassung aller
prozessbezogener Daten.
Schritte
Prozess über Kontextmenü im Baum anlegen
2. Beschreibung ausfüllen
In Reiter Eigenschaften wechseln
1. Kategorien
Eine aktivierte Checkbox zeigt, dass dieser Prozess relevant für die Gefährdungsbeurteilung in dem
entsprechenden Bereich ist.
2. Grunddaten
Beschreibungen sollten eingegeben werden für.
• Prozessstart • Transformation • Prozessende • Prozessziele • Kritische Erfolgsfaktoren
3. Prozessschritte
Eine unbegrenzte Anzahl von Prozessschritten kann angelegt werden. Jeder Prozessschritt hat einen
Namen und eine Beschreibung.
4. Prozesslieferant/Prozesskunde
Jeder Prozess kann einen Prozesskunden und einen Prozesslieferanten haben. Diese können aus dem
Container ‚Menschen‘ gewählt werden.
5. Kennzahlen
Abhängig von der Position in der Organisation können hier entsprechende Kennzahlen angegeben
werden. Es sind vier Eingabefelder vorhanden für die Beschreibung der Kennzahl, des Messwertes, der
Messeeinheit und des Sollwertes nebst Toleranz.
6. Know-How
Bezogen auf einen Autor, Datum und Art des erforderlichen Know-hows können entsprechende Anmerkungen gemacht werden.
4. Beurteilung für Kategorien eingeben
Storage

25. Procurement 2/2 Links EDP ​​equipment Phone System Suppliers Buyer
Processes
Supplier Selection
Links
EDP ​​equipment
Phone System
Suppliers
Buyer
Procurement protocol
Order form
Offer
Infrastructure
Negotation
Delivery
Peaople No
Delivery ok
Documents
Der angelegte Prozess muss nun mit den zugehörigen Elementen der anderen Module verknüpft werden:
Infrastruktur
EDV-Geräte: Computer: Internet-Recherche: finden von Lieferanten und Lieferantendaten…
Telefonanlage: Anrufen von Lieferanten, Angebotseinholung…
Menschen:
Externe Stellen: Lieferanten: Autohaus
Interne Stelle: Besteller oder Verantwortlicher für Bestellung
Dokumente:
Beschaffungsprotokoll mit bestimmten Vorgaben
Checkliste Bestellschein
Angebot
Nun ist der Prozess Beschaffung mit allen seinen benötigten Elementen im System abgebildet.
Storage

26. Event: Car Description Properties General Data General Screening
Ervents
Description
General Data
Properties
General
Screening
Technical inspection
Users
Um den rechtlichen Anforderungen zu genügen und um die optimale Leistungsfähigkeit der Führung einer
Organisation zu erreichen, müssen organisationsbezogene Aufgaben identifiziert, erfasst und gelenkt werden.
Dies schließt die folgenden Arten von Ereignissen ein:
Ungeplante Ereignisse wie Unfälle und Zwischenfälle, die aufgezeichnet und analysiert werden müssen
In der Zukunft liegende geplante Ereignisse, die eine zeitliche Planung benötigen wie beispielsweise Audits, Inspektionen, Wartung, Prüfungen usw.
Für eine Organisation ist es von hoher Bedeutung, die kommenden Ereignisse zu kennen und Beschreibungen,
Instruktionen und geeignete Prozeduren für die Fälligkeitszeit(en) vor zu bereiten.
In den meisten Fällen werden Ereignis-Objekte systematisch aus den Prozessen der Organisation abgeleitet. Sie
können allgemein beschrieben, geplant und für zukünftige Perioden aufgezeichnet werden. Das Festlegen von
Terminen und Deadlines ist eine Ausprägung des Ereignis-Managements.
Es gibt drei verschiedene Ereignistypen
Ein allgemeines Ereignis
Ein personenbezogenes Ereignis
Ein technisches oder Infrastruktur-bezogenes Ereignis
Abhängig vom gewählten Typ existieren verschiedene Eingabeoptionen.
Schritte
Ereignis über Kontextmenü im Baum anlegen
Beschreibung ausfüllen
In Reiter Eigenschaften wechseln
Außer den Standardeinträgen, kann im zweiten Register zwischen drei Ereignistypen gewählt werden:
Ein personenbezogenes Ereignis: Erweiterung: Untersuchungsart
Ein technisches oder Infrastruktur-bezogenes Ereignis: Erweiterung: Eigenschaften der Infrastrukturobjekte
Abhängig vom gewählten Typ existieren verschiedene Eingabeoptionen. Ein neuer Ereignistyp kann angelegt
werden durch Klicken auf das Katalogsymbol.
Für die Angabe der Priorität gibt es drei mögliche Zustände: niedrig, normal, hoch
Für die Angabe des Status gibt es ebenfalls drei Zustände: offen, in Arbeit und beendet
Falls sich ein Prozess in Bearbeitung befindet, kann der Grad des Fortschritts in Prozent angegeben werden.
Wichtig für ein Ereignis ist die Wahl einer verantwortlichen Person. Diese kann aus dem Baum des Containers
‚Menschen‘ gewählt werden.
Die Ereignisse werden im Listenreiter angezeigt und können hier bearbeitet werden. Zusätzlich kann eine
Maßnahme zum Ereignis angelegt werden.

27. Actions: car Description Measures General Data
Ereignisse
Description
General Data
Measures
Measurement and correction tasks
Obligations in applying for legal requirements (Oil change)
Im' PROMIS® Aufgabenmanager werden die zu erledigenden Aufgaben der Organisation verwaltet. Diese können sich aus den Prozessen heraus aber auch aus anderen Quellen und Anlässen ergeben.
Wichtige Kategorien von Aufgaben sind:
• Mess- und Korrekturaufgaben
• Pflichten bei der Anwendung auf Grund rechtlicher Vorgaben
Schritte
Prozess über Kontextmenü im Baum anlegen
Beschreibung ausfüllen
Maßnahme anlegen

28. Operational requirements
Infrastructure
 Job Evaluation, Operating Instructions
People
 Accident Management, Supplier Rating
Materials
 Safety Data Sheet, Risk assessment
Rules
 Edition Management (Decisions)
Documents
Revision Management, document management,
report manager
Based on Laws / Based on Managementsystems