1. REACH 2018
Подаване на регистрационно досие

2. Цел на тази презентация
Тази презентация с бележки беше подготвена от ECHA, Европейската агенция по химикали, за да ви помага при подготвянето на презентация относно REACH 2018, т.е. крайния срок за регистрация на въведени вещества. Целта е да можете да избирате съответните слайдове и да ги променяте според нуждите, така че да са подходящи за вашата аудитория, независимо дали тя се състои от представители на ръководството, работници, професионалисти в сферата на здравето и безопасността на околната среда, власти и т.н. Можете да я използвате без допълнително разрешение.
Презентацията прави кратък преглед на фаза 6 (Подаване на регистрационно досие) от пътната карта на REACH 2018 на ECHA. Тя спада към серия от презентации, свързани с REACH 2018, които са на уебсайта на ECHA. Приветстваме вашите коментари и предложения на:
Правна информация: Информацията, съдържаща се в тази презентация, не представлява правен съвет и от правна гледна точка не представя непременно официалната позиция на Европейската агенция по химикали. Европейската агенция по химикали не носи отговорност за съдържанието на настоящия документ.
Издаване: май 2017 г.

3. Вашият IT инструмент за подаване на информация към ECHA
Източник на информация
Получете достъп тук:
REACH-IT е IT инструментът, който ви помага да изпълните вашите регулаторни изисквания съгласно REACH. Това е онлайн инструмент, който се хоства от ECHA, така че не е необходимо да го инсталирате на компютъра си.
Подаването на информация към ECHA през REACH-IT е сигурно и безопасно. Всички съобщения и комуникации от ECHA, касаещи вашето подаване или регистрация също се изпращат безопасно.
Определена информация от съвместно подаване се вижда в REACH-IT:
Ако сте регистрирали предварително или сте се събирали сведения за вещество, подробните данни на водещия регистрант, ако има такъв
Членовете на съвместно подаване са видими един за друг.
Ако вашата фирма все още не е регистрирана, е необходимо най-напред да създадете акаунт. Посетете страницата на REACH-IT в уебсайта на ECHA и отидете на „Register a company“ [Регистриране на фирма], за да започнете. Ако вече сте създали акаунт в ECHA, просто кликнете „Login“ [Вход].
Полезни връзки:
REACH-IT:

4. Когато влезете в профила си, ще видите началната страница на REACH-IT
Подаване на досие
Задачи
Вещества.
Функционалността „Submit a dossier“ [Подаване на досие] показва различните опции за подаване на досие. Функционалността „Tasks“ [Задачи] ви дава пълен преглед на всички задачи, които изискват действие от страна на вашето дружество в рамките на даден период от време. Задачите са с цветно кодиране в зависимост от спешността. Функционалността „Substances“ [Вещества] е вашия портал за наблюдение на всички регулаторни процеси за вашите вещества.
Освен това има няколко опции за търсене.
Опцията „quick search by number“ [бързо търсене по номер] е разположена в най-горния банер на всяка страница в REACH-IT. Тази опция за търсене използва номера на дадено вещество в ЕО или CAS, номера на подаване в REACH-IT или друг справочен номер.
Синята лупа в горната дясна част на екрана служи за разширено търсене. Когато кликнете на нея, виждате списък с обекти за търсене. Можете допълнително да стесните резултатите от вашето търсене като ги филтрирате.
В дъното на всяка страница в REACH-IT са налице помощни връзки.

5. Задачи и съобщения напр. необходимо е да платите такса
ECHA иска да предприемете действие
получавате задача
напр. необходимо е да платите такса
ECHA иска да ви информира за събитие
получавате съобщение
напр. че подаването на вашето досие е завършено
Полезни функции:
съветници, вградена помощ, търсенето е лесно, подробни данни за водещ регистрант, любими
Съобщенията и задачите служат за различни цели, но и двете са начин на ECHA да ви изпрати информация в REACH-IT.
Ако ECHA изисква да предприемете действие по дейност в REACH-IT, ще получите задача. Задачите изискват да предприемете действие в рамките на определен период от време, така че ви съветваме да обръщате внимание на показаните в главната страница Нови задачи и на тези, които са Близо до крайния срок.
Ако ECHA трябва да ви информира относно събитие в REACH-IT, ще получите съобщение. Съобщенията могат да бъдат открити в горния банер и са само информативни, което означава, че те не изискват от вас да предприемате действие.
REACH-IT съдържа много функции, които правят инструмента лесен за ползване:
Когато искате да изпълните действие се стартира съветник, например информация „submit“ [подаване], „create“ [създаване], „update“ [актуализиране]. Съветниците ви насочват по време на процеса стъпка по стъпка. Можете да виждате всички стъпки на процеса постоянно.
Вградената помощ включва предимно „page help“ [помощ за страницата] и „topic help“ [помощ за темата]. Чрез кликване върху символа „info“ [информация] в горния десен ъгъл ще можете да видите общата и техническата поддръжка за конкретната страница, в която работите. Има помощни текстове на 23 езика.

6. Основно меню
Основното меню показва всички области за търсене и навигация, например:
подаване на досие;
теми от разширено търсене;
опции за съвместно подаване;
страници за фирмено управление;
задачи;
съобщения;
общите условия; и
бутона за изход.

7. Избор на водещ регистрант
Намиране на водещ регистрант (ако сте се регистрирали предварително или сте събирали сведения) в REACH-IT:
използвайте разширеното търсене за съвместни подавания и въведете идентичността на вашето вещество
уверете се, че сте избрали кутията с отметка „show other joint submissions“ [показване на други съвместни подавания] преди да започнете вашето търсене. Ако тя не е отметната, съвместното подаване, което търсите, няма да се появи.

8. Управление на опции за дружеството
Проверете размера на дружеството в раздел „manage company“ [управление на дружество] от главното меню.
Размерът на дружеството определя вашата такса за регистрация.
Размерът на дружеството по подразбиране е настроено на „large“ [голямо] – променете го тук в REACH-IT, ако това не е така.
За да промените размера на дружеството, изберете „update company size“ [актуализиране на размера на дружеството], за да стартирате съветника.
Проверете контактите на дружеството в раздела „manage company“ [управление на дружество]/страницата „Contacts“ [Контакти]
Уверете се, че вашият списък с контакти в REACH-IT е актуален, така че ECHA и други съвместни регистранти да могат да се свържат с вас
Можете да изтриете едно лице за контакт само ако то няма отговорности или след като сте прехвърлили неговите отговорности на друго лице за контакт.

9. Отговорности при съвместно подаване в REACH-IT
Водещ регистрант
1. Създаване на съвместното подаване в REACH-IT
2. Даване на знак на членовете
След като водещият регистрант е съгласуван от съвместните регистранти, новопосоченият водещ регистрант ще създаде съвместното подаване в REACH-IT. Това става чрез избор на „Create new“ [Създаване на ново] в „Joint submissions“ [Съвместни подавания] от главното меню. След това ще се стартира съветника за „Create joint submission“ [Създаване на съвместно подаване]. Следвайте съветника и обръщайте внимание на контролните списъци, те са пълни с полезна информация. Съветникът ще ви преведе през процеса в пет стъпки.
Членове-регистранти могат да подадат своето досие чак след като водещият регистрант успешно е подал своето. Водещият регистрант трябва да им даде знак за съвместното подаване преди те да подадат своите собствени досиета.

10. Отговорности при съвместно подаване в REACH-IT
Регистрант член
Получете знак за сигурност от водещия регистрант
„Join existing“ [Присъединяване към съществуващо] съвместно подаване
Като член ще е необходимо да получите знака за сигурност на съвместното подаване от водещия регистрант извън REACH-IT. След като имате тази информация, присъединяването към съвместно подаване е лесен процес чрез избор на „Join existing“ [Присъединяване към съществуващо] в раздел „Joint submission“ [Съвместно подаване] от главното меню. Съветникът е стартиран и ви насочва в процес от три стъпки.
Забележка: Проверете страницата за съвместно подаване, за да определите статуса на водещото досие. Когато разделът на водещото досие е зелено, това означава, че водещото досие е било подадено и вие като член можете да подадете вашето собствено досие. Ако разделът на водещото досие е червено, това означава, че все още не можете да подадете вашето досие-член и трябва да изчакате, докато водещият регистрант подаде своето.

11. Преди да го подадете, проверете следното:
Данни за контакт на дружеството
Адрес за фактуриране & ДДС
Заявка за покупка
Големина на дружеството
Вашето досие в IUCLID
проверено с Помощника при проверка на IUCLID
готово за качване

12. Готови ли сте? Подаване в REACH-IT
Досиета за всеки вид подаване могат да бъдат изпратени през съветника за подаване чрез използване на функцията „Submit a dossier“ [Подаване на досие] от началната страница на REACH-IT. Съветникът ще ви ръководи през необходимите стъпки.

13. Бързи връзки за съветник за подаването
Съветникът за подаването може да бъде стартиран от други страници в REACH-IT. Членовете и водещите регистранти на съвместно подаване могат например да създадат бърза връзка към съветника за подаване през страницата „Joint submission“ [Съвместно подаване]. Тук оранжевият бутон за действие „Submit a IUCLID dossier“ [Подаване на досие в IUCLID] стартира съветника за подаване.

14. Какво следва?
Когато сте подали вашето досие, REACH-IT ще създаде номер на подаване за досието.
Последвайте връзката, за да разгледате страницата с доклад за подаването.
След като качите вашето досие в REACH-IT, ще получите предварителен номер на подаване. Номерът се появява на екрана като връзка. Кликнете върху линка и ще бъдете насочени към страницата с доклад за подаването.

15. Страницата с доклад за подаване
Всяко подаване на досие, направено към ECHA получава доклад за подаването. Страницата с доклад за подаване ви дава общ поглед върху информацията, свързана с подаването. В централната част на страницата ще откриете общата информация относно подаването. Много важен раздел е „Key documents“ [Ключови документи], разположен в дъното на страницата. Кликнете, за да разгънете този раздел. Тук ще намерите решенията, свързани с подаването, както и наличните фактури.
В дясната част на страницата ще откриете стъпките на процеса по подаване, поетапно изобразяване на пътуването на досието в ECHA.

16. Пътят на досието
След като сте подали вашето досие в REACH-IT, ECHA ще провери дали досието съдържа цялата необходима информация, и дали тя е съвместима.
Първата стъпка са бизнес правилата. Бизнес правилата са административни проверки, които гарантират, че ECHA може да обработи файла. Ако някаква информация липсва при тази проверка, вашето досие ще бъде игнорирано. Можете да подадете ново досие по всяко време.
Когато проверката с бизнес правилата е премината, ECHA прави техническа и финансова проверка за пълнота на подаването. Тези две проверки се извършват едновременно.
Техническата проверка за пълнота проверява пълнотата на досието що се отнася до изискванията за данни в регламента REACH.
Финансовата проверка за пълнота проверява дали следва да заплатите такса за вашата регистрация.
Ако в техническата или финансовата проверка за пълнота се наблюдават някакви липси, ECHA ще ви информира.
Ако техническата проверка за пълнота е неуспешна, ще имате само една възможност да подобрите своето досие и ще трябва да го направите в рамките на крайния срок, определен от ECHA.
Ако са преминати всички проверки, ще получите положително решение и регистрационен номер за вашето вещество.

17. Актуализация на вашето досие по заявка
Слайдът подчертава важна информация, с която е необходимо да сте запознати, когато актуализирате вашето досие по заявка от ECHA:
Най-напред, номера на подаване и номера за комуникация. Когато сте коригирали вашия набор от данни в IUCLID и сте готови за създаване на ново досие, тези два номера ще са ви нужни. Трябва да ги въведете в заглавната част на досието, така че REACH-IT да знае, че подавате актуализирано досие.
Второ, обърнете внимание на срока за повторно подаване – действайте своевременно, за да избегнете изненади в последния момент. Няма да можете да подадете актуализация, ако крайният срок е изтекъл.

18. Регистрационен номер Когато вашето досие
премине проверката за пълнота и
след като сте платили своята фактура
Когато досието е преминало всички проверки, ще бъде предоставен регистрационен номер. В този момент всички стъпки на обработка на досието ще са завършени, а регистрационният номер се появява след етикета „reference number“ [справочен номер]. Последвайте връзката, за да видите страница с общ преглед.

19. Страница със справочен номер
Страницата с общ преглед на справочния номер представя основната информация, касаеща вашата регистрация. На тази страница можете също да редактирате информацията за лицето за контакт с нов контакт, ако например човекът, отговорен за това вещество във вашето дружество е променен.
В „Key documents“ [Ключови документи] ще откриете решенията, отнасящи се до вашата регистрация. Освен това може да откриете писмо с решение, което може да се разпечати, от ECHA с регистрационния номер.
В дъното на страницата се намира раздел, наречен „Reference number history“ [История на справочен номер]. В този раздел можете да видите различните дейности, отнасящи се до тази регистрация, като например актуализации.

20. Ключови съобщения
Уверете се, че имате достъп до акаунта си в REACH-IT.
Проверете размера на дружеството си
Поддържайте актуални вашите данни за контакт
Бъдете запознати с отговорностите си в съвместното подаване
Четете имейлите, пристигащи от REACH-IT
Ако получите задача, действайте навреме (такси и повторни подавания)
За съдействие отидете на