1. مديريت موثر جلسات Running a Meeting that Works
حبيب هنري
استاديار دانشگاه علامه طباطبايي

2. جلسات اطلاعيه جلسه دعوت نامه جلسه دستور جلسه اداره جلسه
نکات مهم در برگزاري جلسه
صورت جلسه
گزارش نوِسي
کنترل جلسه
جمع بندي جلسه
1/17/2019

3. نقش رئيس جلسه افتتاح جلسه قرائت دستور جلسه
فرصت دادن به اعضاي جلسه براي اظهار نظر
نظارت بر تصميم گيري و موافقت نامه ها
راي گيري
نظارت بر حسن اجراي راي گيري
اعلام نتايج
قابل توجه :
رئيس نبايد موضعگيري خاصي داشته باشد
رئيس مسئول مستقيم کليه امور فوق الذکر است
1/17/2019

4. کنترل جلسات توسط رئيس جريان جلسه امري رسمي است انتخاب با دقت سخنرانان
صدا بايد خوب و رسا باشد
تشويق سخنرانان به خلاصه ومربوط صحبت کردن
1/17/2019

5. نقش دبير جلسه تعداد جلسات تهيه دستور جلسه ، يادداشت ها و اداره امور
آگاهي دبير به جريان امور اداره يا سازمان
چه تصميماتي و در چه زماني بايد گرفته شود؟
ترکيب اولويت مسائل براي طرح دردستور جلسات چيست؟
زمان بندي مسائل در دستور جلسات
1/17/2019

6. دعوت نامه جلسه نام سازمان / سربرگ تاريخ آدرس تلفن تماس ساعت دقيق محل
دستور جلسه
امضا
مسئوليت دعوت کننده
1/17/2019

7. دستور جلسه دقيقا مباحث مورد مطرح را بنويسيد.
اهداف جلسه را صريح ،روشن و واضح بيان نماييد.
در صورت امکان زمان بررسي هر کدام را بيان کنيد.
از بيان اهداف غير واقعي و اجرا نشدني بپرهيزيد.
از بيان اهداف نامربوط با شرکت کنندگان بپرهيزيد.
با توجه به زمان جلسه، تعداد اهداف تعيين گردد.
به زمان سخنراني ، سخنرانان مدعو توجه شود.
1/17/2019

8. طرز برخورد با پيشنهادات در جلسه
پيشنهاد مطرح ، بحث و راي گيري شود.
پيشنهاد مطرح نشود.
پيشنهاد به تعويق افتد.
پيشنهاد جهت بررسي به متخصصين ويژه ارجاع شود.
پيشنهاد جهت تحقيق و آزمون مجدد ارجاع شود.
هر عضوي مي تواند تمرکز آئين نامه اي بدهد.
1/17/2019

9. نکات مهم در برگزاري جلسه
براي تشکيل هر جلسه ، دليلي قاطع داشته باشيد.
بررسي تمام موارد دستور جلسه قبل از دعوت اعضا .
حضور در جلسه را به کساني که با موضوع دستور جلسه ارتباط وارد ، محدود کنيد .
اطمينان از دانستن شرکت کنندگان از تشکيل جلسه.
فرصت کافي از زمان دعوت يا تشکيل جلسه به اعضا داده شود.
مکان جلسه جايي باشد که مزاحمت هاي کمتر، فضاي آرامتر و مطلوبتر باشد.
تمام اقلام مورد نياز براي برگزاري جلسه از قبل تهيه شود مانند : پروژکتور، وايت بورد،ماژيک ،ضبط صوت و ....
صندلي ها و ميزها را طوري بگذاريد که شرکت کنندگان همديگر را ببينند.
1/17/2019

10. نکات مهم در برگزاري جلسه
مراقب باشيد که جلسه هر چه بهتر اداره شود.
صرفنظر از تعداد تاخير کنندگان ، به موقع شروع کنيد.
اسامي حاضرين و غائبين در صورت جلسه وارد شود.
وقت مشخصي را براي هرکدام از موضوعات تعيين کنيد .
نويسنده صورتجلسه بايد جايي بنشينيد که صورت همه شرکت کنندگان را ببينيد .
1/17/2019

11. صورتجلسه عنوان جلسه ، تاريخ ، محل و نام سازمان فهرست اسامي حاضرين
فهرست اسامي غائبين
نگارش خلاصه موضوعات مطرح شده در جلسه
نگارش مصوبات جلسه
نگارش پيشنهادات جلسه
تاريخ جلسه بعد
ستون اقدامات و ارجاعات
پيشنهاد براي دستور جلسه بعدي
1/17/2019

12. چرا جلسه ؟
آيا بايد اطلاعاتي را منتقل کنيد يا اين اطلاعات را از ديگران کسب نماييد ؟
آيا بايد اختلافات موجود در محل کار را حل کنيد يا به نوعي اختلاف نظر را مرتفع سازيد؟
آيا به دنبال يافتن نظر اکثريت هستيد، يا موضع خاصي را ارزيابي ميکنيد؟
آيا در صدد اشاعه مفهوم روحيه کار جمعي هستيد؟
آيا مي خواهيد عقيده برخي افراد را نسبت به موضوع خاصي تغيير دهيد؟
آيا نيازمند دريافت پاسخي فوري براي حل مساله اي مهم هستيد؟
آيا محصول جديدي را قصد داريد معرفي کنيد؟
1/17/2019

13. هزينه هزينه تدارکات جلسه : حق الجلسات حق الزحمه برگزار کنندگان
محل برپايي جلسات
حمل و نقل و پذيرايي
حق الجلسات
حق الزحمه برگزار کنندگان
1/17/2019

14. محدوديت ها آيا به منظور آمادگي براي جلسه فرصت کافي دارم؟
آيا ساير شرکت کنندگان فرصت و آمادگي لازم را براي حضور در جلسه دارند؟
آيا افراد براي شرکت در جلسه در دسترس هستند و تمايل به حضور دارند ؟
1/17/2019

15. آماده سازي خويش جهت جلسه
مي خواهم چه نوع جلسه اي را برگزار کنم ؟
انواع اصلي جلسه :
مذاکره اي ( تبادل نظر ، راي گيري )
توجيهي ( يک يا چند سخنران وجود دارد ، کنفرانس هاي خبري)
ترکيبي
1/17/2019

16. چه کساني را بايد دعوت کنم
کساني را دعوت کنيد که بايستي در جلسه تان باشند.
کساني را دعوت کنيد که مي خواهيد شنونده نظراتشان باشيد.
براي جلسه ، فهرست تشريفاتي را مبنا قرار ندهيد.
1/17/2019

17. چه وقتي را بايد براي تشکيل جلسه تنظيم کنيم؟
وقت کافي براي آماده شدن اختصاص دهيد.
برگزاري جلسه را در تاريخي و ساعتي پيش بيني کنيد که شرکت کنندگان در دسترس باشند.
از برنامه ريزي براي برگزاري جلسات در روزهاي تعطيل و تعطيلات طولاني ، يا در روزهاي اول و اخر هفته اجتناب گردد.
جلسات صبح به مراتب پر بارتر از جلسات آخرين ساعات روز است .
کا را با تفريح مخلوط نکنيد.
1/17/2019

18. چه مکاني را براي جلسه انتخاب کنيد؟
مکاني که راحت و نزديک باشد.
يک نقطه بي طرف انتخاب کنيد.
نسبت به سياست بازي حساس باشيد.
هزينه ها را بررسي کنيد.
تسهيلات لازم و مناسب را در نظر بگيريد.
صندلي با تعداد مناسب و راحت ، نور ، صدا ، سرما و گرما ....
1/17/2019

19. گردونه جلسات توسط رئيس جلسه
چشم به ساعت داشته باشيد.
سئوال هاي خود را از قبل بدانيد.
ارتباط موضوعات و مباحث را حفظ کنيد.
همچنانکه جلسه را به پيش مي بريد ، جمع بندي کنيد.
در نتيجه گيري و اقدام تاکيد کنيد.
با جمع ارتباط برقرار کنيد.
از تحميل عقيده خود اجتناب کنيد.
کمک کنيد تا ديگران بتوانند عقايد خود را به روشني بيان کنند.
با همکاران خود يوري با احترام رفتار کنيد که از آنها احترام متقابل داريد.
گوش کنيد گوش کنيد گوش کنيد
1/17/2019

20. نبايد ها در پي تسلط بر مذاکرات نباشيد. شرکت کنندگان را کلافه نکنيد.
صحبت ديگران را قطع نکنيد.
از برخوردهاي شخصي بپرهيزيد.
تنها براي اينکه نظري ارايه شود اصراري بر مشارکت شرکت کنندگان نداشته باشيد.
خود را گرفتار شوخي بيجا نسازيد.
از طرح مسائل کشمکش دار خودداري کنيد.
عدم پذيرايي مفصل در جلسات
1/17/2019

21. مواجهه با وضعيت دشوار سکوت و توقف کوتاه سخنراني پچ پچ گران
تذکر جدي در ابتداي جلسه براي خاموش کردن
قطع صحبت و دعوت از سخنران بعدي
قطع صحبت و هدايت آنها، عدم توجه در نوبت بعدي
نظر مساعد جمع را براي مقابله با آنها جلب کنيد.
بعد از اظهار نظر، مودبانه به او بي اعتنايي کنيد.
وا داريد تا صحبت هاي خود را کوتاه کنيد.
در فرصت استراحت جلسه ،شما را در جريان خواهم گذاشت.
قاطعيت در ابراز مصوبات صورت گرفته
پچ پچ گران
موبايل بازان
پرچانگان
مهمل گويان
غوغا گران
اصرار ورزان
خودخواهان
بي نظم ها
رئيس ها
1/17/2019

22. مواجهه با وضعيت هاي دشوار
تکرار موضوع و درخواست اظهار نظر
با مرور بر خلاصه مطالب خود راه حل را ارائه کنيد
يک تنفس کوتاه و پذيرايي مختصر
جدي باشيد و در پايان به نتيجه برسيد و به هريک ماموريتي دهيد
افراد خاموش
بن بست
نقطه کور
جلسات اداري با کارکنان
1/17/2019

23. جمع بندي و نتيجه گيري آمادگي براي جمع بندي جلسه جمع بندي کارگردان
بسيارخوب ، همکاران محترم فکر مي کنم با توجه به اين که فرصت جلسه روبه اتمام است ، گفتگو ها را تمام کنيم و به يک جمع بندي برسيم .
جمع بندي
حداکثر 10 دقيقه پاياني جلسه
يادآوري اهداف جلسه
مرور محورهاي مهم و اصلي مذاکرات
با دقت مطالب و موضوعات مطرح شده را خلاصه کنيد
موضوعات ناتمام را اشاره کنيد
تاکيد برکارهايي که بايستي به اجرا درآيد، افراد و زمان آن نيز مشخص شده است
1/17/2019

24. جمع بندي و نتيجه گيري اظهار تشکر و قدرداني يا به اسم از همگي
يا بدون اسم از کليه شرکت کنندگان
از مشارکت سودمندتان در اين جلسه و از وقتي که براي تامل و انديشيدن در باره موضوع مورد بحث صرف کرديد، سپاسگزاري مي کنم ، مساعدت و همراهي شما قابل تقدير است
1/17/2019

25. ارزيابي جلسه اهداف و ملاحظات جلسه شرکت کنندگان تدارکات کيفيت مذاکرات
اتخاذ تصميم
تعيين مسئوليت ها
مطالب اضافي ( کمکي )
وسايل صوتي – تصويري
زمان بندي
مواجهه با مشکلات
1/17/2019

26. منبع الکترونیکی: www.Caniong.Blogfa.com
از توجه شما متشکرم
منبع الکترونیکی: