1. چالشـهاي مديريت در برنامه ريزي پروژه هاي اجرايي
بسمه تعالي
عنــوان :
چكيده سخنراني جناب آقاي مهندس نقشينه در دانشگاه صنعتي شريف
چالشـهاي مديريت در برنامه ريزي پروژه هاي اجرايي
دانشگاه صنعتي شريف
اسفند ماه
1382

2. 1
تعريف پروژه :
ا‏َعمال اجرائي براي يك برنامه تك موردي كه در زمان مشخص آغاز و پايان مي پذيرد را پروژه ناميده اند . پروژه ها از نظر فرآيند با هم متفاوتند زيرا از يكديگر مجزا هستند و داراي زمان آغاز و پايان مشخصي هستند و وظيفه اصلي يك مدير پروژه ، برنامه ريزي صحيح و كنترل سيستمهاي موجود در روند مديريت پروژه مي باشد .
مطابق نمودار ذيل يك مدير پروژه بايد يك طرح كلي بريزد كه شامل برنامه تفصيلي تكميل طرح ، روش كنترل پيشرفت ، هزينه و عوامل زماني متغير باشد .

3. نيازهائي كه پروژه را ضروري مي سازد2
نيازهائي كه پروژه را ضروري مي سازد
گزارش دهي
گزارش گيري
كنترل
برنامه
زمانبندي
طرح ريزي
اجرا
تعيين اهداف كوتاه مدت

4. 3
به عبارت ديگر پروژه نوع خاصي از برنامه است زيرا برنامه عبارتست از : تعيين هدف كوتاه مدت و راه رسيدن به آن و يا تعهد براي انجام يكسري عمليات به منظور تحقق هدف .
برنامه ها خود به دو دسته عمده به شرح ذيل تقسيم مي گردند :
1- برنامه هاي استراتژيك : اين برنامه ها براي كسب اهداف جامع سازمان طراحي مي شود و از طريق آن ، مأموريت سازمان – كه تنها دليل حيات آن است – به اجرا در مي آيد

5. 4
- 2برنامه هاي عملياتي (اجرايي-تاكتيكي) : برنامه هايي هستند كه جزئيات چگونگي اجراي برنامه هاي استراتژيك را ارائه مي كنند، به عبارت ديگر ، برنامه هاي اجرائي عبارتند از تصميمهاي كوتاه مدت كه براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي گردند .

6. 5
برنامه هاي عملياتي خود به دو دسته تقسيم مي شوند :
الف) برنامه هاي يكباري : اين گونه برنامه ها براي كسب اهداف خاص طرح ريزي مي شود و پس از به اجرا در آمدن از ميان مي رود .
ب) برنامه هاي هميشگي : اين برنامه ها روشهاي استانداردي براي اداره وضعيت جاري و وضعيتهاي قابل پيش بيني مي باشند .

7. 6
وضعيت و جايگاه پروژه را مي توان در نمودار سلسله مراتب برنامه ها به شرح ذيل مشاهده كرد :

8. نمودار سلسله مــراتب برنامه ها
اهداف دور برد 7
اهداف كوتاه مدت
برنامه هاي استراتژيك
برنامه هاي عملياتي
فعاليتهاي غير تكراري
فعاليتهاي تكراري
برنامه هاي يكباري
برنامه هاي هميشگي
خدمتي
برنامه مراحل كار
بودجه
روشها
پروژه ها
قوانين ومقررات

9. 8
نكته بسيار مهمي كه در اين ميان بايد به آن اشاره نمود اين است كه اغلب برنامه هاي كوتاه مدت ، بدون در نظر گرفتن برنامه بلندمدت ، طرح ريزي مي شود و اين يك خطاي جدي است . بنابراين :
هر برنامه كوتاه مدتي بايد در راستاي برنامه بلندمدت شكل بگيرد و به موفقيت آن كمك كند .

10. 9
گاهي تصميمهاي كوتاه مدت ، نه تنها به برنامه هاي بلندمدت كمكي نمي كند ؛ بلكه مانع اجراي برنامه هاي بلندمدت گشته ، يا موجب تغييراتي در آنها مي شود .
براي مثال، سازماني كه بدون در نظر گرفتن توان و ظرفيت توليدي يا نقدينگي اش سفارشات زيادي بدهد يا بپذيرد، ممكن است بر توانائي اش در تامين بودجه منظم ، لطمه وارد كند و تغييراتي را در برنامه بلندمدت موجب شود .
اهميت انعطاف در برنامه
هرچه برنامه از انعطاف بيشتري برخوردار باشد ، خطر تحمل ضرر ناشي از حوادث غير مترقبه كمتر خواهد بود ؛ ولي هزينه انعطاف داشتن برنامه بايد با به خطر افتادن تعهدات آتي ناشي از انعطاف موازنه گردد .

11. 10
براي مثال ، ساختمانهاي بزرگ را طوري مي سازند كه با كشيدن ديوار ، بتوان به هر شكلي كه لازم باشد آنها را تغيير داد . مثلاً ممكن است يك شركت سازنده صابون و مواد پاك كننده ، پنجاه ميليون ريال هزينه ساختماني اضافي را تحمل كند تا بتواند در آينده در صورت نياز آن را به يك كارخانه مواد شيميائي تبديل كند .
هنگامي كه يك كارخانه محصول جديدي را توليد مي كند ، ممكن است ابتدا از ابزارهاي موقتي كرايه اي استفاده كند تا در صورت موفقيت در توليد كالاي مناسب ، ابزارهاي دائمي خريداري كند ؛ گرچه هزينه در اينجا بالا مي رود ولي از خطر ضررهاي عمده تر ناشي از موفق نبودن ، جلوگيري مي نمايد .از نظربسياري

12. 11 برنامه هاي كوتاه مدت و بلندمدت و مديريت استراتژيك
از مديران ، قابل انعطاف بودن يعني توانايي تغيير يك برنامه بدون هزينه اضافي به منظور برخورد با شرايط جديد مهمترين اصل برنامه ريزي است ؛ زيرا اين امكان فقط در محدوده خاصي امكان پذير است . براي مثال هزينه انعطاف ، نبايد بيش از منافع آن باشد .
برنامه هاي كوتاه مدت و بلندمدت و مديريت استراتژيك
با توجه به اهميت منطبق بودن اهداف برنامه هاي كوتاه مـــدت ( كه پروژه ها نيز شامل آن مي گردد ) با اهداف برنامه هاي بلندمدت ، لذا بحث وضع استراتژي كارا و مؤثر در حوزه مديريت استراتژيك مطرح مي گردد.

13. 12 مكتب تجويزي Prescriptive School يا پيش تدبيري .
استراتژي يك برنامه واحد ، همه جانبه و تلفيقي است كه محاسن يا نقاط قوت اصلي سازمان را با عوامل و تغييرات محيط مربوط مي سازد و به نحوي طراحي مي گردد كه با اجراي صحيح آن از دستيابي به اهداف اصلي سازمان اطمينان حاصل نمود . در اين ارتباط و در حوزه مكاتب مديريت استــراتژيك دو مكتب :
مكتب تجويزي Prescriptive School يا پيش تدبيري .
مكتب توصيفيDescriptive School ياتجربي- انطباقي .
وجـود دارد . مكتب اول معتقد بر طراحي رسمي و پيش بيني تدابير تحليلي براي اهداف بلندمدت و دسته دوم متكي بر اقدام به موقع و منطبق با شرايط جاري و تقريباً اعمال تدابير غير رسمي و خلق الساعه است .

14. 13 مشخصات مكتب پيش تدبيري يا تجويزي را مي توان به شرح زير خلاصه نمود :
1- شكل گيري استراتژي(strategy formation) بايد فرآيندي آگاهانه و كنترل شده باشد .
2- مسئوليت كنترل و آگاهي به عهده شخص اول سازمان است . اين شخص استراتژيست واقعي سازمان و رهبر سازمان است نه فقط يك مدير .
3- مدل شكل گيري استراتژي بايد ساده و غير رسمي باشد .

15. 14 4- استراتژي ها بطور كامل از فرآيند طراحي تدابير شكل مي گيرد .
5- استراتژي ها بايد كاملاً مشخص و در صورت امكان به نحوي وارد جزئيات شود كه سادگي آنها حفظ گردد .
6- در صورتيكه استراتژي ها با شرايط ذكر شده شش گانه فوق طراحي شوند اجراي آن امكان پذير خواهد بود .

16. 15
7- و بالاخره ويژگي عمده مكتب هاي تجويزي اين است كه طرح ريزي ، اجرا و ارزيابي در فرآيندي تكميلي ولي جدا از هم صورت مي گيرد .(اول طرح ريزي بعد اجرا و بعد ارزيابي).

17. 16
مشخصات مكتب توصيفي يا تجربي-انطباقي را نيز مي توان به شرح ذيل خلاصه نمود :
1- مكتب پيش تدبيري كه طراحي ساختار سازماني را به دنبال تعيين استراتژي و متناسب با استراتژي توصيه مي كند ، مكتب تجربي انطباقي ، استراتژي را بيشتر از ساختار سازماني قابل تغيير مي داند و براين عقيده است كه تغيير و تحول مكرر در ساختار سازماني يك مؤسسه نسبت به استراتژي كمتر به امكان نزديكتر است .

18. 17
2- شرايط تحول و تغيير ارزيابي قابل اطمينان از تهديدات و فرصت هاي محيط برون سازماني غير ممكن و ارزيابي نقاط قوت و ضعف درون سازماني غير واقعي و متأثر از برداشتهاي متفاوت مديران و در نتيجه غير قابل اطمينان خواهد بود .

19. 18
3- در چارچوب نگرش اين مكتب كه نام ديگرآن مكتب تعيين كننده استDeterministic schoolعوامل و شرايط را حاكم بر تصميمات مي داند و در راستاي اين نگرش حداقل استراتژي همانقدر كه بر عواملي نظير ساختار سازماني ، تكنولوژي و ساختار منابع انساني تأثير مي گذارد از آنها تأثير مي گيرد و بنابر نظر اين مكتب نمي توان گفت بر مبناي استراتژي ، تكنولوژي و مثلاً بر مبناي تكنولوژي ، ساختار سازماني و بالاخره بر مبناي ساختار سازماني ، ساختار منابع انساني بايد طراحي شود .

20. 19
4- عدم امكان تعريف و تبيين دقيق و مشخص استراتژي براي آينده است . زيرا سازمانها و شرايط محيط بطور مستمر تحت تغيير و تحول هستند و در فضاي تحول و تغيير سريع نمي توان استراتژي از پيش تعيين شده و كاملاً مشخص را دنبال كرد .

21. 20
يك استراتژيست كسي است كه بتواند هر لحظه بر مبناي شرايط موجود براي حركت و موفقيت سازمان خود تصميم گيري كند زيرا به علت مشكل شناخت شرايط آينده تصميم گيري و طرح ريزي بلندمدت ، احتمال موفقيت زياد نخواهد بود .
مهمترين ادعاي مكتب اخير غير قابل تفكيك بودن طرح ريزي از اجراست و توصيه شده است طرح و مجري استراتژي نبايد از هم جدا باشند .

22. 21 الگوي مناسب براي جهان سوم
شايد بتوان ادعا كرد براي آينده سازي پاره اي از كشورهاي جهان سوم با باورها و ارزشهاي خاص مكتب پيش تدبيري مناسب تر باشد .
به ويژه در كشور خودمان كه بنا دارد در چارچوب فرهنگ و ارزشهاي اسلامي حركت توسعه اقتصادي - اجتماعي و سياسي خود را بنياگذاري كند. با نگرش به اين ضرورت كه كشورهاي جهان سوم بايد فعالانه در جستجوي راههاي توسعه و تحقق اهداف بلندمدت

23. 22
خود باشند (Active Behavior) بكارگيري مكتب تجربي انطباقي ممكن است رفتار انفعالي( Reactive Behavior) و پذيرش شرايط محيط را فرهنگ جامعه بسازد . در حاليكه اين جوامع نياز به رفتار گستاخانه و پذيرش ريسكهاي شديد در شرايط عدم اطمينان به سوي آرمانهاي در جهت توسعه خود دارند و براي ايجاد همين فرهنگ بايد باورهاي خواستن ، توانستن است را جايگزين چو فردا شود فكر فردا كنيم ، ساخت .

24. 23
در يك تحليل اجمالي مي توان گفت كه مكتب تجربي – انطباقي (Emerging school) كه مكتبي توصيفي است واقع گراتر از مكتب پيش تدبيري ، با مبحث مديريت استراتژيك برخورد مي كند . با اين وصف به علت تغييراتي كه در طول دو دهه اخير در تفكر پيش تدبيري نيز اعمال شده است ، نارسائي هاي مورد ادعاي صاحب نظران مكتب مقابل ، كاهش يافته و با توجه به آنچه به عنوان حاصل اين تغييرات و در نظر گرفتن معايب و نارسائي هاي مكتب پيش تدبيري و محاسن و قابليت هاي اجرائي بيشتر مكتب تجربي انطباقي مطرح است ، مي توان نگرش اين دو مكتب را به هم نزديك كرد .

25. 24 مشخصات مكتب پيشنهادي به صورت زير قابل تلخيص است :
ضمن آنكه فصل مشترك اين دو ديدگاه را ميتوان مكتب تلفيقي (Merging school) ناميد .
مشخصات مكتب پيشنهادي به صورت زير قابل تلخيص است :
1- در چارچوب نگرش اين مكتب ، ضمن تأكيد بر لزوم همخواني تفاوت قوت و ضعف سازمان ، فرصتها و تهديدهاي محيط تغيير دادن عوامل محيطي و شكل دادن محيط مطابق اهداف و استراتژي ، ضروري است و در واقع تأثيرگذاري بر عوامل Proactive را اصل و تأثير پذيري از عوامل Reactive را نيز بعضاً لازم مي شمارد .

26. 25
2-در مكتب پيشنهادي ، ضمن اينكه ديدگاه و ارزشهاي مديران عالي و استراتژيست هاي سازمان ، فرهنگ ساز و تعيين كننده به حساب مي آيد دخالت مستقيم و غير مستقيم افراد و واحدهاي سازماني هم در نقش نو آوران و خلاقان انديشه هاي تغيير دهنده و تغيير گيرنده غير قابل اجتناب است .

27. 26
3- در اين تفكر طبعاً تحليل هاي كلان همراه با تحليل هاي خرد توأماً ملاك تصميم گيريها قرار مي گيرد .
4-رسالت ها و آرمانهاي تجويزي با واقع گرايي بيشتر تبيين و اجرا مي شود .

28. 27
و خلاصه اينكه اين تلفيق يك برخورد سيستمي اقتضائي ، دور انديشانه را توصيف مي كند .
تعبير جمله فوق (مدل سيستمي – اقتضائي دورانديشانه )، آن است كه ، در هر كشور و هر سازمان بايد الگوي خاص و متأثر از آرمانها ، ايدئولوژي ها و واقعيتهاي محيطي خود را انتخاب كند ولي بعلت اينكه شكاف وسيعي بين شرايط كشورهاي در حال توسعه و توسعه يافته صنعتي وجود دارد ، توصيه اين نگارش براي كشور خودمان شرايط اعمال مديريت استراتژيك با ديدگاه تلفيقي و با گرايش بيشتر در جهت تفكر پيش تدبيري است .

29. 28
عليرغم ريسك ناشي از عدم اطمينان از امكان پيش بيني آينده ، براي سرعت بخشيدن به كاهش عقب ماندگي ها ، دورانديشي همراه با خطر پذيري بيشتر لازم است . گام نهادن به سوي توسعه در شرايط فعلي نظم سياسي- اقتصادي جهان ، بدون مخاطره تقريباً امكان پذير نيست ولي از اين مخاطرات بايد با دور انديشي لازم در كشورهاي جهان سوم استقبال كرد .