1. إدارة الأصول / الموجودات
«تم تطوير هذه المنشورة بفضل دعم الشعب الأميركي من خلال الوكالة الأمريكية للتنمية الدولية(USAID). إن محتويات هذه المنشورة هي مسؤولية الاستشاري، ولا تعكس بالضرورة وجهة نظر او اراء الوكالة الأمريكية للتنمية أو حكومة الولايات المتحدة.»
/42

2. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

3. تعتبر إدارة الأصول
والموجودات مجالاً من مجالات الإدارة المالية الرئيسيّة. وبالتالي، من الضروري إدارة أصول المشروع والمنظّمة بشكل صحيح، لضمان الإدارة الماليّة السليمة ومنع المخالفات وسوء استعمال الموارد.
إدارة الأصول
و الموجودات

4. يستند هذا التدريب على دراسة حالة.
تبيّن دراسة الحالة لمحة عامّة عن أنواع المشاكل المتعلّقة بإدارة الأصول والموجودات.
كما انّها تساعد المتدرّبين على اكتشاف المشاكل المتعلّقة بإدارة الأصول والموجودات وإيجاد حلول لها.

5. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

6. تعريفات
الأصول الثابتة
الأصول الثابتة هي أي سلعة معمّرة تستخدم في إدارة المنظّمة والتي يفوق عمرها الإنتاجي السنة الواحدة.
الأصول المادية
الأصول الماديّة هي الأصول الملموسة والتي تضم الملكية المتحرّكة والغير متحرّكة.
الأصول غير الملموسة
الأصول غير الملموسة هي مصدر وحق غير مادي يكون له قيمة للمنظمة لأنه يمنحها ميزة معيّنة في السوق .
المخزون
تشير قائمة الجرد أو المخزون إلى السلع والمواد التي تملكها المنظّمة بهدف إعادة البيع (أو الإصلاح).
السلعة المغرية
السلعة المغرية هي سلعة لا تعتبر من الأصول الثّابتة وهي عرضة للسرقة و/أو الفقدان بسبب طبيعتها المحمولة و/ أو جاذبيّتها للاستخدام الشخصي و/أو إعادة بيعها.
6/42

7. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

8. الغرض من سجل الأصول / الموجودات هو:
سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
الغرض من سجل الأصول / الموجودات هو:
الحفاظ على سجل دقيق ومحدّث للممتلكات داخل المنظمة.
ضمان انتاج تقارير بشكل دقيق وفي الوقت المناسب للإدارة
التأكد من احتساب الممتلكات بشكل صحيح في حسابات المنظمة السنوية.
تحسين المساءلة وتعزيز الرقابة و تسهيل التخطيط على أساس دورات الاستبدال

9. بحسب الممارسات الفضلى:
سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
بحسب الممارسات الفضلى:
ان الموظفين الذين يستلمون السلع من البائعين لا ينبغي أن يشاركوا في عمليّة صرف النقدية.
ان الموظف المسؤول عن التحديث والمحافظة على سجل الأصول والموجودات لا يمكنه الوصول الى المعلومات المحاسبيّة وتعديلها.
لا يمكن أن يكون موظف واحد قادراً على البدء بعمليّة والموافقة على التخلص من أي سلعة وأيضاً تسجيل التعديلات في سجل الأصول والموجودات ودفتر الأستاذ العام
ان الشخص المسؤول عن الجرد المادي لا يجب أن يكون هو نفسه الوصي على الأصول والموجودات.

10. إن سجل الأصول والموجودات هو:
سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
إن سجل الأصول والموجودات هو:
معد ومحدّث من قبل مراقب/ة الأصول والموجودات
مراجع من قبل قسم إدارة الشؤون المالية التي تقوم بإدخال البيانات في برنامج المحاسبة
سجل الأصول والموجودات
موافق عليه من قبل الإدارة العليا (المدير / الرئيس)

11. 03 07 01 05 02 06 04 08 سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
المعلومات التي يتضمنها سجل الأصول والموجودات :
الرقم المتسلسل
التكلفة (كلفة السلعة)
إنشاء سجل / رقم السلعة
المسؤولية/ الشخص المسؤول عن السلعة 03 07 01 05
المواصفات الكاملة للسلعة
تاريخ حيازة/ اقتناء السلعة
موقع الملكيّة
الحالة 02 06 04 08

12. 11 07 09 13 10 14 12 08 سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
المعلومات التي يتضمنها سجل الأصول والموجودات :
الكفالة
(عند الاقتضاء)
اسم المورد
قيمة الاستهلاك (عند الاقتضاء) 11 07 09 13
رمز تكلفة المشروع
صافي القيمة الدفترية (عند الاقتضاء) )
قيمة الاستهلاك التراكمي
(عند الاقتضاء) 10 14 12 08

13. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

14. خطوات استلام الملكية الجرد المادي الخطوة 5 الخطوة 2 إنشاء سجل الملكية
الخطوة 1
الجرد المادي
يصدر قسم إدارة الشؤون المالية قسيمة الدفع استناداً إلى الفاتورة الواردة ويوافق عليها من قبل أمين/ة الصندوق والرئيس/ة.
الخطوة 5
يحدد مراقب/ة الأصول / الموجودات السلعة، ويلصق بطاقة عليها، ويكمل الجرد المادي ويسجل المعلومات في سجل الأصول / الموجودات.
الخطوة 2
إنشاء سجل الملكية
يسجل قسم إدارة الشؤون المالية استلام سلعة الأصول / الموجودات في برنامج المحاسبة.
الخطوة 4
ينشئ مراقب/ة الأصول / الموجودات سجلاً جديداً لهذه السلعة، ويعين رقم السجل التسلسلي التالي له.
الخطوة 3
إعلام مراقب/ة الأصول / الموجودات
يبلغ المدير/ة المالي/ة مراقب/ة الأصول / الموجودات لإضافة السلعة في قاعدة بيانات الأصول / الموجودات.
تسجيل الملكية في دفتر الأستاذ العام
إصدار الدفعة

15. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

16. إعداد استمارة التنازل الدائم التواقيع على استمارة التنازل الدائم
تسليم الملكية
من أجل أداء المهمة المسندة إليهم، يتم تسليم الموظفين المعدات اللازمة مثل جهاز كمبيوتر محمول، وكاميرا، وهاتف خليوي، الخ ....
إعداد استمارة التنازل الدائم
يتعين على مراقب/ة الأصول / الموجودات إعداد استمارة التنازل الدائم.
الخطوة 1
التواقيع على استمارة التنازل الدائم
يتعين الموافقة على استمارة التنازل الدائم من قبل الرئيس/ة والتوقيع عليها من قبل الموظف/ة ومراقب/ة الأصول / الموجودات كشاهد على تسليم الملكية
الخطوة 2
الخطوة 3
تحديث سجل الأصول / الموجودات
يتعين على مراقب/ة الأصول / الموجودات تحديث السجل مباشرة بعد تسليم أي ملكية .

17. تحديث سجل الأصول / الموجودات
اعادة الملكية
عند إعادة الملكية من قبل الموظف، يتعين على مراقب/ة الأصول والموجودات التوقيع على الإقرار باستلامها في عمود منفصل في استمارة التنازل الدائم.
تحديث سجل الأصول / الموجودات
يتعين على مراقب/ة الأصول / الموجودات تحديث سجل الأصول / الموجودات مباشرة بعد تسليم أي ملكية

18. استمارة التنازل الدائم إستمارة التنازل الدائم
إسم الموظف
السلعة
بطاقة تعريف السلعة
تاريخ / ساعة الإخراج
الحالة عند الإخراج
تاريخ / ساعة الإدخال
الحالة عند الإدخال
توقيع الموظف
توقيع مراقب الموجودات
غرض التعيين
من خلال التوقيع على هذه الاستمارة، ألتزم بكامل المسؤولية الناتجة عن إعارتي هذه السلعة. وهذا يشمل المحافظة على حالة المعدات.
االجهة الموافقة

19. في حال تسليم الملكية بشكل مؤقت
فيما يتعلق بالسلع التي تكون في عهدة مراقب/ة الأصول / الموجودات، تتطلب المبادئ البسيطة لتسليم واستلام الممتلكات بشكل مؤقت ما يلي
يجب توثيق عملية استلام جميع الممتلكات الواردة من خلال التوقيع على استمارة الاستلام ومن ثم تسجيلها في قاعدة بيانات الأصول / الموجودات.
يجب توثيق عملية تسليم جميع الممتلكات الصادرة من خلال التوقيع على استمارة الاستلام ومن ثم تسجيلها في قاعدة بيانات الأصول / الموجودات.
من خلال توقيع استمارة التسليم/ الاستلام، يلتزم المستعير بتحمل كامل المسؤولية عن السلع المسلمة له. بالإضافة إلى ذلك، يوافق على إعادة السلعة في الوقت المناسب.

20. استمارة التسليم / الاستلام استمارة التسليم / الإستلام
من خلال توقيع هذه الاستمارة أتحمل المسؤولية كاملة عن السلعة المسلمة لي، وأوافق على دفع أي رسوم تنتج عن الاستبدال أو الإصلاح في حال فقدان أو تضرر المعدات. بالإضافة إلى ذلك، أوافق على إعادة السلعة في الوقت المناسب.
الإسم
السلعة
بطاقة تعريف السلعة
تاريخ / ساعة الإخراج
الحالة عند الإخراج
توقيع المستعير عند الإخراج
توقيع الشخص المفوض عند الإخراج
تاريخ / ساعة الإدخال
الحالة عند الإدخال
توقيع المستعير عند الإدخال
توقيع الشخص المفوض عند الإدخال
ملاحظات

21. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

22. التصرف في الملكية التصرف في السلعة الخطوة 5 الخطوة 2
الخطوة 1
التصرف في السلعة
يقوم مراقب/ة الأصول / الموجودات بإعداد استمارة التصرف في الأصول / الموجودات
الخطوة 5
يجوز لمراقب/ة الأصول / الموجودات الآن التصرف في السلعة
الخطوة 2
تحديث سجل الأصول / الموجودات
يتعين على قسم إدارة الشؤون المالية مراجعة استمارة التصرف التي أعدها مراقب/ة الأصول/الموجودات ويتعين على الرئيس/ة الموافقة عليها
الخطوة 4
يقوم مراقب/ة الأصول / الموجودات بتحديث سجل الأصول / الموجودات استناداً إلى استمارة التصرف الموافق عليها
الخطوة 3
تحديث دفتر الأستاذ العام
يتعين على قسم الشؤون المالية تحديث دفتر الأستاذ العام استناداً إلى استمارة التصرف الموافق عليها
الموافقة على استمارة التصرف في السلعة
إصدار استمارة التصرف

23. التصرف في الملكية
من أجل الإعداد لعملية التصرف في الملكية ، يتعين على مراقب/ة الأصول والموجودات إعداد استمارة التصرف في الملكية التي يذكر فيها على الأقل ما يلي:
تاريخ وكلفة الحيازة
سبب التصرف في الملكية
قيمة السلعة حالياً في السوق
رقم بطاقة السلعة
وصف السلعة
صافي القيمة الدفترية
(عند الإقتضاء)
الرقم المتسلسل
(عند الإقتضاء)
رمز التكلفة

24. نموذج التصرف في الملكية
استمارة التصرف بالموجودات
هدف الإستمارة
تحديد نوع التصرف
تستخدم هذه الاستمارة في حال التصرف بأي أصل من أجل التسجيل الصحيح في دفاترنا
بيع:
هبة: :
التخلص من:
معلومات حول البيع أو الهبة (عند الحاجة)
للاستخدام المكتبي فقط
إسم الشركة / الشخص الذي تم بيعه أو وهبه:
تاريخ الإستلام:
سعر البيع:
المعالجة:
* في حال البيع ، هل دفعت الشركة/ الشخص ثمن السلعة (الرجاء النظر أدناه)
الرجاء استخدام أوراق إضافية عند الحاجة
الرقم
المواصفات بما فيها السنة، الصنع، الموديل، إلخ
رمز التكلفة
الر قم المتسلسل للجهات المصنعة أو رقم تعريف الآلية
مصدر المعدات – واردة من حكومة فدرالية أو مشروع آخر
تاريخ الحيازة
كلفة الحيازة
قيمة السلعة حالياً في السوق
الحالة
القيمة الدفترية
تفويض الوحدة
الإقرار بالإستلام
في حال البيع، الرجاء إرفاق الشيك في هذه الاستمارة. في حال عدم استلام شيك، الرجاء تقديم المعلومات الضرورية أدناه. سيتم إرسال فاتورة عند استلام هذه الاستمارة
Name:
_____________________________________________________
Prepared By:
Signature:
Reviewed By:
Title:
Approved By:
Date:

25. التصرف في الملكية
في حال تلف، فقدان، تضرر، بيع أو استهلاك أي من الأصول والموجودات، يتعين تحديد ذلك في قاعدة بيانات الأصول والموجودات على انه تم التخلص منه من خلال استعمال استمارة التصرف في الملكية
لا يجوز التصرف في أي سلعة مسجلة في سجل الأصول / الموجودات لأي سبب كان من دون الحصول على موافقة الرئيس/ة المسبقة.
التحقق من ملكية السلعة قبل التصرف بها

26. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

27. الصيانة الوقائيّة الصيانة التصحيحية متطلبات الصيانة
تتطلب بعض الممتلكات جدول صيانة (كالمركبات) وفي هذا الإطار، يجب تنفيذ إجراءات الصيانة المناسبة للحفاظ على الممتلكات في حالة جيدة. في حال كان ذلك مناسباً سيتم إجراء الصيانة الوقائية على أساس منتظم من أجل تجنب العيوب الكبيرة والكشف عن العيوب البسيطة وتصحيحها قبل أن تؤدي إلى عواقب وخيمة.
ويشمل برنامج الصيانة الوقائية الفعال التخزين السليم والمحافظة على الإكسسوار والأدوات.
يتعين التأمين على ممتلكات المنظمة ضد التحطيم والفقدان أو الضرر. .
الصيانة التصحيحية هي مهمة الصيانة التي تجرى لإصلاح جميع الممتلكات في حال طرأ عليها أي عطل أو خلل.
الصيانة التصحيحية الفورية: يجب على المنظّمة أن تقوم فوريّاً بتصحيح الممتلكات المعطّلة.

28. تقرير شهري تقرير سنوي متطلبات التقارير
يتضمن التقرير الشهري حول الأصول والموجودات معلومات عن إضافة أو حذف أي سلعة خلال الشهر. وليس من الضروري أن يتضمن جرداً مادياً.
يتضمن التقرير السنوي الذي يقدم في شهر كانون الأول الى الهيئة الإدارية تقرير الجرد المادي و السجل المحدث للأصول والموجودات.

29. التّواصل

30. محاور التدريب تعريفات سجل الأصول والموجودات والفصل بين المهام
استلام الملكية
تسليم الملكية
التصرف في الملكية
متطلبات الصيانة و التقارير
الاستهلاك

31. الاستهلاك
تعريف الاستهلاك
الاستهلاك هو النقص التدريجي في قيمة الاصل الثابت نتيجة استخدامه او التقادم الاقتصادي.

32. الاستهلاك بمعدلات ثابتة
قيمة الخردة
إجمالي تكلفة الاصل
قيمة الاستهلاك السنوي
العمر الإنتاجي المقدر

33. الاستهلاك بمعدلات ثابتة
تكلفة الاصل =
تتضمن تكلفة الاصل الثابت سعر الشراء الوارد في الفاتورة مضافاً اليه كل المصاريف والنفقات الطبيعية و المعقولة لجعل الاصل في وضع التشغيل،
مثل مصاريف النقل والتركيب والرسوم الجمركية في حالة الاستيراد .ويطرح من هذه القيمة أي خصومات ممنوحة من البائع مثل الخصم التجاري والنقدي.
قيمة الخردة
القيمة المتوقع الحصول عليها من بيع الأصل في نهاية عمره الإنتاجي المعروفة أيضا بالقيمة المتبقية أو قيمة الإنقاذ.

34. يمكن تلخيص القيد المزدوج المعني بتسجيل الاستهلاك على الشكل التالي:
نفقات الاستهلاك
القيد المدين
القيد الدائن
الاستهلاك المتراكم

35. الاستهلاك تكلفة الأصول الثابتة العمر الإنتاجي القيمة المتبقية
نفقات الاستهلاك
…………
تكلفة الأصول الثابتة
القيمة المتبقية
قاعدة الاستهلاك
العمر الإنتاجي

36. تكلفة الامتلاك صافي القيمة الدفترية الاستهلاك المتراكم
صافي القيمة الدفترية هي التكلفة الأصلية للأصل مخصوما منها أي استهلاك متراكم، استنفاد متراكم، أو إهلاك متراكم.
تكلفة الامتلاك
صافي القيمة الدفترية
الاستهلاك المتراكم

37. إجراءات الاستهلاك
تحديد فئة الأصول: ملائمة الأصول الثابتة مع المواصفات النموذجية لفئة الأصل المحددة من قبل وزارة المالية .
تعيين نسبة الاستهلاك: يمكنك، استناداً إلى الأصول المصنفة والمحددة أعلاه، تحديد نسبة استهلاك الأصول على أساس سنوي.
احتساب الاستهلاك: احتساب قيمة الاستهلاك ووضع قيود دفتر اليومية التي تظهر انخفاض قيمة الأصول وذلك من خلال استخدام نسبة الاستهلاك المحدّدة أعلاه.
تسجيل الاستهلاك في دفتر الأستاذ العام: الحصول على الموافقة على القيد في دفتر اليومية والتسجيل في برامج المحاسبة للحصول على صافي القيمة الدفترية لأصول المنظمة.

38. نصائح حول الاستهلاك تطبيق الاستهلاك حيث تدعو الحاجة
استخدام نسبة الاستهلاك المحددة من قبل وزارة المالية
يجب احتساب تكلفة الاستهلاك عند إعداد حسابات نهاية العام
خفض المبلغ القابل للاستهلاك فقط
خفض المبلغ القابل للاستهلاك بطريقة منهجية على مدى حياة الأصل المفيدة

39. تدابير وأدوات إدارة الأصول والموجودات

40. 1 4 2 3 4 1 3 2 تدابير وأدوات إدارة الأصول والموجودات
تدابير وأدوات إدارة الأصول والموجودات
الاختلافات بين سجل الأصول / الموجودات والجرد المادي يتطلب التحقيق والحل الفوري 1 4 1
سجل الأصول / الموجودات:
تعتبر قاعدة بيانات الأصول / الموجودات ضرورية ويجب الاحتفاظ بها لجميع الممتلكات. 4 2
يجب أن تكون كل سلعة في سجل الأصول / الموجودات قابلة للتحديد لغرض التدقيق 3
مراقبة الأصول / الموجودات تعني عمليات تفتيش منتظمة 3 2
يجب تعيين رقم تعريفي (داخلي للمنظمة) لكل أصل.

41. 5 6 7 8 تدابير وأدوات إدارة الأصول والموجودات
تدابير وأدوات إدارة الأصول والموجودات
تعتبر مراقبة وجهة استعمال الأصول / الموجودات أمر ضروري 5
يجب تبرير واثبات أي تصرف في ملكية لأي سبب كان وفقاً للأصول 6
يجب تطبيق إجراءات صيانة مناسبة من أجل الحفاظ على الأصول / الموجودات بحالة جيدة 7 8
يجب إثبات وتعقب أي عملية استلام أو تسليم للأصول / الموجودات

42. لمزيد من المعلومات تابعونا على http://baladi-lebanon.org/baladicap/
Building Alliance for Local Advancement, Development, and Investment – CAP BALADI CAP
تابعونا على
@BALADICAP
@BALADICAP
/56