1. SAP Best Practices for Retail
Promotion Management
SAP Best Practices for Retail

2. Purpose, Benefits, and Key Process Steps
Promotions provide retailers as well as wholesalers with a key opportunity to position their merchandise in a competitive, aggressively-priced environment
Benefits
Reduce existing stock levels
Boost sales and the success of a company
Test new products on the market
Sell articles at a lower price than the standard price
Key Process Steps
Create promotion without budget check (standard retail promotion)
Create additional conditions for the promotion
Create promotion with budget check (Price Planning Workbench)
Subsequent processing of the promotion
Create promotion without budget check (Wholesale)
Assign further sales agreements to the promotion (Wholesale)
Activate prices, create sales order, create delivery and billing document (Wholesale)

3. Required SAP Applications and Company Roles
SAP SAP enhancement package 3 for SAP ERP 6.0
Company Roles
Retail Promotion Planner
Retail Warehouse Specialist
Retail Store Manager
Retail Sales Person
Retail Non-Seasonal Purchaser

4. Promotion Management - Version 1 – Retail
Process Flow Diagram
Promotion Management - Version 1 – Retail
Retail Promotion Planner
Create promotion with budget check?
Create purchasing conditions
Create promotion
Select price plan in tree
Create discount
Ret. Pricing Manager
Retail Markdown Planner
Retail Warehouse Clerk
Display promotion
Save price plan
Create coupon
Create article grouping
Create bonus buy
Create promotions w/ budget check
Step 3: Price plan approval
Step 4: Create conditions
Change validity period of promotion
Step 5: Activation of price plan
Check promotion sales prices
Step 1: Create promotions price plan
Step 2: Release price plan

5. Promotion Management - Version 1 – Retail (contd.)
Process Flow Diagram
Promotion Management - Version 1 – Retail (contd.)
Retail Promotion Planner
Subsequent Processing
Announcing promotion
Subsequent processing: Activate allocation table
Standard retail promotion
Subsequent processing: Closing confirmation of promotion in ERP
Carry out listing
Generate allocation table
Subsequent processing: Price activation
Evaluations
Supply source determination
Activate prices
Subsequent processing: Allocation table
Subsequent processing: Announcement
Ret. Pricing Manager / Store Manager
Check promotion sales price
Goods receipt in stores
(optional)
Retail Seasonal Purchaser
Deliver merchandise to stores
Retail Warehouse Specialist
Subsequent processing in distribution center

6. Version 2 – Wholesale Promotion Management
Process Flow Diagram
Version 2 – Wholesale Promotion Management
Retail Promotion Planner
Create promotion without budget check
Retail Sales Person
Retail Non-Seasonal Buyer
Assign further sales agreements to a promotion
Activate prices
Create sales order
Retail Warehouse Specialist
Create Billing Document
Create delivery
Create transfer order
Confirm TO and post goods issue
Evaluations
Display Outbound Delivery

7. Promotion Creation Options
- Coupons, free-goods discounts and bonus buy
- One price list
Budgetart
Budgetebene
- Promotion budget
- Several price lists
Markdowns
Man. Price changes
Promotions ….
Price plan overview
Selection
Price Planning Workbench
Create promotion
…. Subsequent processing Announcement Background processing Archiving
Master Data
without budget check
with budget check
Promotion
Planning

8. Process Flow for Promotion Creation
Subsequent processing
Create
promotion
Assign site
groups
Additional assignments
Enter promo-
tion data
Enter planning
data
Quantity planning
Price planning
Period-based
Higher-level?
Article
Planned currency
Promotion periods
Within the promotion
For all promotions
Discounts
Bonus buy
Reference
Promotion
type
Planning
Coupons
Aktionen können als übergeordnete Aktion gekennzeichnet oder einer übergeordneten Aktion zugeordnet werden. Eine übergeordnete Aktion dient zur logischen Gruppierung von operativen Aktionen, welche ihr zugeordnet sind. Die eigentliche Aktionsabwicklung bleibt jedoch den operativen Aktionen vorbehalten, d.h. es gibt keine Aktionsfolgeverarbeitung für übergeordnete Aktionen.
Bei der Zuordnung von Betriebsgruppen haben Sie die Wahl, ob Sie Betriebsgruppen aus dem Klassensystem oder aktionsinterne Betriebsgruppen zuordnen wollen. Betriebsgruppen aus dem Klassensystem und aktionsinterne Betriebsgruppen unterscheiden sich darin, dass aktionsinterne Betriebsgruppen ausschliesslich innerhalb der Aktion angelegt und genutzt werden können. Dagegen sind Betriebsgruppen aus dem Klassensystem aktionsübergreifend. Sie können Betriebsgruppen aus dem Klassensystem in aktionsinterne Betriebsgruppen umwandeln. Weiterhin können Sie prüfen, ob Betriebe in den zugeordneten Betriebsgruppen doppelt vorkommen.
Sie können Rabatte auf Ebene von Artikelhierarchieknoten in einer Aktion anlegen. Dabei können Sie zwischen %- und absoluten Rabatten wählen; weiterhin können Sie die Ebene des Artikelhierarchieknoten auf eine bestimmte Saison und Saisonjahr einschränken.

9. Subsequent Processing for Promotions
Promotion Planning
Announce- ment
Alloc. table
Supply source determ.
Additionals
Promotion subsequent processing
Price activation
Listing
Assortment list
POS data
Retail price calculation