1. أتمتة المكاتب
المحاضرة الاولى
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

2. الانفجار ألمعلوماتي والتكنولوجي
إنفجاران حدثا في السنوات الأخيرة المعلومات و التكنولوجيا.
هذان الانفجاران يتحملان مسئولية تطور ونمو نظم المعلومات.
تضاعفت مرتان كمية المعلومات المتاحة خلال العشرين سنة الأخيرة من هذا القرن.
على غير ما كان معهودًا في عهد سقراط حين كانت المعلومات تحفظ في الدماغ وتعرض فقط بالطريقة الشفوية، فإن 85 % من المعرفة اليوم هي بشكل مكتوب.
تشير التقديرات إلى أن موظف المكتب يستخدم أكثر من خمسين صفحة من ورق المكتب يومياً.
50 نموذج تقريبًا يتم استخدامه في عملية توظيف مستخدم جديد.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

3. الانفجار ألمعلوماتي والتكنولوجي
بسبب انفجار المعلومات، فقد أصبح العمل الورقي خارج السيطرة تمامًا.
يقضي المديرون والمختصون (المهنيون) معظم أوقاتهم في قراءة وبناء وجمع المعلومات.
العديد من المدرسين يمضون وقتًا في تعبئة النماذج وحضور الاجتماعات وقراءة محاضر الاجتماعات التي يحضرونها أكثر من الوقت الذي ينفقونه في التفاعل مع التلاميذ.
صاحب المشروع الصغير مغمور بالعمل الورقي ويجبر على العمل وقضاء جل الوقت مع النماذج الروتينية وذلك على حساب التركيز على فكرة جديدة أو منتج حديد.
الانفجار المعلوماتي أدى إلى خلق مجتمع يتعامل فيه العامل بشكل أساسي مع المعلومات بدلاً من مزاولة العمل الجسدي.
في عصر المعلومات، تعد المعلومات سلعة حقيقية ومورد حقيقي يساعد الناس في إدارة مواردهم الأخرى بطريقة أفضل.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

4. بيئة العمل The work environment
تتضمن بيئة العمل الناس (العاملون) والمكان والإجراءات.
نظرة سريعة لبيئة العمل اليوم تظهر الفرق بين بيئة العمل في السابق وفي الحاضر.
في السابق كان التركيز على المنتج المادي أما اليوم فإن التركيز الرئيسي هو على المعلومات.
البيئة المادية ومظهر المكتب هي أيضًا تغير آخر.
دور العاملون والإجراءات التي يتبعونها في تنفيذ الأعمال تغيرت إلى حد بعيد.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

5. المكان The place
في العصر الصناعي الغالبية العظمى من الناس يعملون في أماكن تسمى مصانع أو شركات . أما اليوم فإن 80 % من العاملين يعملون في مجال المعلومات في مكان يسمى (المكتب).
يمكن أن يعرف المكتب:
بأنه المكان الذي يتم فيه أداء الأعمال الكتابية المتعلقة بإنجاز المعاملات وإعداد و تسجيل وتحليل المكاتبات والوثائق لغرض توصيل المعلومات المناسبة للمستويات الإدارية في المنظمة أو المنشأة.
يمكن أن يتواجد المكتب في مبنى خاص أو بيت أو غرفة في فندق أو عربة أو في أماكن غير محدودة.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

6. الناس (العاملونThe people (
في العصر الصناعي الغالبية العظمى من الناس عمال أو مشرفين أو مراقبين ، وبشكل عام يمكن القول إما عمال أو إدارة.
أما اليوم في عصر المعلومات فإن الناس – بشكل عام - إما مدراء، أو متخصصون (مهنيون)، أو موظفو دعم فني.
الدور الرئيسي للمدير هو إدارة وتوجيه الناس.
المختصون هم الناس أصحاب المهارات المتخصصة مثل (المدرسون، الكتاب، الأطباء، أطباء الأسنان، المحامون، السباكون،النجارون، والرياديون ) والذين وظيفتهم الأساسية ربما لا تتضمن توجيه وإدارة الآخرين .
أما موظفو الدعم الفني فهم الموظفون الذين يقدمون المساعدة للمدراء والمختصون.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

7. الإجراءات The procedures
بينما تعين على العامل في المجال الصناعي التعامل مع أدوات وأجهزة محددة
فإن التكنولوجيا الحديثة خلقت حاجة لإجراءات جديدة .
الذين يتعاملون مع المعلومات يحتاجون لإجراءات جديدة في العمل مثل كيفية إدخال بيانات أو كيفية تسمية ملف . هذه الإجراءات بحاجة لأن تكون مؤرشفة بعناية، سهلة الوصول إليها ويمكن استخدامها من قبل أي شخص .
مع التطور المتسارع اليوم فإن هذه الإجراءات بحاجة دائمة للتجديد والتحديث.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

8. العناصر المكونة للمكتب
العنصر البشري: جميع الأشخاص الموجودين في المكتب بغض النظر عن اختلاف الدرجات الإدارية التي يشغلونها.
الأدوات والتقنيات: الأدوات والوسائل البسيطة كالأوراق او المتطورة كأجهزة الحاسوب والبرامج والشبكة.
البيانات والمعلومات: كافة المعلومات والبيانات بكافة أنواعها (نصوص، أرقام، صور، وسائط متعددة) والتي تساعد على أداء مهام المكتب.
المعالجة: العمليات التي تتم على البيانات والمعاملات.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

9. أنواع المكاتب المكتب المتعدد الوظائف .
المكتب المتخصص في معالجة المعاملات .
المكتب المتخصص في تحليل المعلومات .
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

10. تعريف أتمتة المكاتب Definition of Office Automation
أتمتة المكاتب هي حلقة الوصل بين المعلومات والتكنولوجيا . أتمتة المكاتب هي نظام مكون من عدة عناصر تعمل سوية بشكل متكامل لإنتاج نتائج متعددة.
أو بمعنى آخر هو الاعتماد على الأجهزة الالكترونية الحديثة بما في ذلك الحاسبات الالكترونية لغرض تنظيم وإدارة الأعمال المكتبية والتقليل من العمل اليدوي والسرعة في الأداء ودقة النتائج المطلوب الحصول عليها.
أتمتة المكاتب لا تعني تكديس المكتب بالمعدات الالكترونية، ولكنها بالأحرى معرفة بالتكنولوجيا و جهود مكرسة لتدريب العاملين و تطوير السياسات والإجراءات للوصول إلى الكفاءة والفعالية في العمل.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

11. أسباب ومبررات أتمتة المكاتب Reasons for OA
يعود السبب الرئيسي للتطور والنمو في أتمتة المكاتب إلى الآتي :
الثورة المعلوماتية والورقية
بسبب التطور في المعلومات والعمل الورقي فقد أصبح هنالك حاجة لنظام جديد للتعامل مع هذه المجالات.
في أواسط السبعينيات العديد من الحكومات تنبأت بأن التقدم التكنولوجي سيقلص الحاجة إلى العمل الورقي ويجعل العمل في المكتب يتم بدون ورق (paperless office) .
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

12. أسباب ومبررات أتمتة المكاتب Reasons for OA
التطور التكنولوجي وسرعة انتشارها وقلة التكلفة
الأتمتة جزء من التغيرات الناشئة عن ظهور الحواسيب واستخدامات ها الواسعة وانخفاض أسعارها.
يمكن أن ينسب التطور التكنولوجي المتسارع إلى التكلفة المتناقصة للتكنولوجيا.
الحاسب الشخصي الذي يباع بالآلاف الدورات قبل عقدين من الزمان أصبح اليوم يكلف بضع مئات فقط، علاوة على الإمكانات الهائلة التي أصبح يقوم بها هذا الجهاز.
فعالية الأتمتة في خدمة الوظائف التجارية للمنظمات.
كلما مر الوقت صغر العالم في الحجم . لقد مكنت وسائل المواصلات والاتصالات الحديثة من مزاولة الأعمال عبر العالم في أقصر وقت ممكن.
لقد تمكنت أتمتة المكاتب من جسر الفجوة النهائية في تبادل الأعمال والتجارة عالميًا وبشكل مستمر وثابت.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

13. أسباب ومبررات أتمتة المكاتب Reasons for OA
الأتمتة تزيد من عملية التعاون بين طاقم العمل (Group work) مما يدعم العملية الإنتاجية.
الرغبة في التغيير ورفع المهارات لدى العاملين
أتمتة المكاتب تريح العاملين من العمل الروتيني المتكرر وتخلق الحاجة إلى عمال ذوي مهارة عالية .
بهذه المهارات العالية يتوقعون أجورًا أكبر.
ما يقرب من 75 % من تكاليف المكتب تمثل أجور العمال والفوائد الجانبية. لذا توجب هذا أن يكون العاملون أكثر إنتاجية وبالتالي خلق أنظمة مكتبية وأتمتة لتناسب هذه الإنتاجية المتزايدة.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

14. فوائد أتمتة المكاتب Benefits of OA
تسهيل اجراءات العمل.
سرعة انجاز الأعمال وتوفير الوقت.
إعطاء دقة أعلى في ناتج العمل.
تسهيل اجراءات الاتصال داخل المكتب.
حاجة أقل لاستخدام الورق والأرشيف.
تقلل الاعتماد على العنصر البشري.
تقليل التكلفة.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

15. تحديات أتمتة المكاتب Shortcomings of OA
أتمتة المكاتب ليست الوصفة الطبية السحرية للإنتاجية.
أتمتة المكاتب ليست بلا عوائق.
هذه العوائق يجب أن يتم التعامل معها كتحديات . التحديات الشائعة هي مقاومة التغيير وعيوب متعلقة بالعاملين أنفسهم ومبررات التكلفة.
مقاومة التغيير عند العاملين في المكاتب
الناس بطبيعتهم يألفون الأشياء المعروفة لذا فهم يقاومون التغيير.
التغير من المكتب التقليدي للمكتب المؤتمت ربما يكون صعبًا ويتضمن إعادة تنظيم السياسات والإجراءات والمحيط المادي والوصف الوظيفي.
مثل هذا التغيير يمكن أن يكون أسهل على الأفراد إذا فهموه وشاركوا في التخطيط له.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

16. Shortcomings of OA تحديات أتمتة المكاتب
تدريب العاملين للتعامل مع الأتمتة
مهارات خاصة مطلوبة للعمل بكفاءة عند أتمتة المكاتب . التدريب ضروري في كل المستويات.
المدراء، الذين ربما يكونون من عهد سابق لولادة التكنولوجيا المحوسبة، يجدون أنفسهم من حين لآخر مسئولين عن تصميم وتنفيذ والإشراف على أنظمة يعرفون القليل أو لا يعرف ون شيئًا عنها.
موظفو الدعم ربما يجدون أنفسهم هم الآخرين مطلوب منهم التعامل مع تكنولوجيا محوسبة جديدة وأن يكونوا أكثر إنتاجية باستخدامها.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

17. Shortcomings of OA تحديات أتمتة المكاتب
ارتفاع التكلفة وتقدير مدى الفائدة المرجوة
تبرير التكاليف الباهظة للمعدات والآلات يعد أمرًا صعباً. ربما لا نواجه فوائد يمكن قياسها في فترة من عدة سنين.
الفائدة من أتمتة المكاتب ربما لا تكون محسوسة من حيث عوامل التكلفة ولكنها ربما تسمح بإتمام مهمات إضافية بجودة أفضل في العمل بدون تكاليف توظيف أفراد آخرين.
معدل التقادم في الأجهزة المستخدمة في أتمتة المكاتب
إن التطور المتسارع للتكنولوجيا ربما يجعل من آلات اليوم قديمة الطراز.
البائعون يحاولون التغلب على هذه العقبة من خلال تزويد آلات قابلة للتجديد والتوسعة لتناسب التطور في العمل دون الحاجة لشراء جديد. مع انخفاض تكلفة التكنولوجيا فإن الشركات والمؤسسات مطالبة بالأخذ بعين الاعتبار الانتاجية المتحصلة من الشراء اليوم بد ً لا من غدًا.
اختلاف القياس والمواصفات بالأجهزة المستخدمة داخل المكتب الواحد مما يصعب الربط بينها
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

18. العوامل الرئيسية التي تسهم في تحسين الإنتاجية في عصر التكنولوجيا:
إجراء تغيير (أو تزيد) المكتب بالمعدات التي تستخدم في معالجة وعرض وتمرير وتخزين المعلومات جنبًا إلى جنب مع اعتماد طرق وإجراءات عمل جديدة وملائمة.
الاستخدام الأمثل والفعال للموارد المتاحة.
تحسين بيئة العمل بما يوفر الراحة والانسجام للعاملين . فقد أثبتت الدراسات أن العامل الذي يعمل في بيئة عمل صحية ومحيط مشجع يزيد عن نقيضه بمقدار 25 %.
تشمل بيئة العمل الإضاءة ودرجة الحرارة والرطوبة والضجيج وطريقة تصميم المكتب والأثاث وغيرها.
رفع مستوى أداء العاملين من خلال التدريب وإشراكهم في اتخاذ القرار ووضع نظام حوافز فعال مبني على التقييم العادل للأداء والإنجاز.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

19. العوامل التي تحد من الإنتاجية في عصر التكنولوجيا:
التضخم في العمل الورقي : أكثر ما ينتج الورق في عالم التكنولوجيا اليوم هما آلتي التصوير والحاسوب ويمكن التغلب على مشكلة التضخم الورقي في العمل المكتبي من خلال تنظيم وترشيد عملية الاستخدام.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

20. العوامل التي تحد من الإنتاجية في عصر التكنولوجيا:
مناخ عمل غير ملائم : عادات العمل تنتقل بالعدوى ، فإذا لم يكن المدير مقتنع بجدوى استخدام برنامج كمبيوتر جديد ربما لن يكون ذو جدوى فيما لو أضيف هذا البرنامج للعمل بالفعل . كلما كبر حجم المنظمة وعمرها العملي كلما اتجهت إلى الجمود في الإجراءات وأصبح المدير يقضي وقته في مكتبه ولا ينزل لمعرفة رغبات العاملين وشعورهم.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

21. العوامل التي تحد من الإنتاجية في عصر التكنولوجيا:
موارد مادية غير ملائمة : فاستخدام آلات يدوية في العمل في دون مستوى متطلبات العمل ومهارات العاملين وكذلك إدخال تجهيزات متكاملة واستخدام جزء من وظائفها يعد إهدارًا للمال وعدم استغلال أمثل للموارد.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

22. العوامل التي تحد من الإنتاجية في عصر التكنولوجيا:
القصور في القياس والتقييم : أي قياس وتقييم أداء العاملين وذلك لإحساس الإدارة أن تقييم الأداء وقياس العمل في عصر المعلومات أصعب في عصر الصناعة حيث المعايير ملموسة . وفي ظل غياب القياس والتقييم يصعب قياس الإنتاجية للعاملين ولا يعرف النشيط من الخامل.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430