1. ادارة اجتماعات العمل
Follow us:
Facebook: IABC Media

2. !!!!!!!!!!!
!!!!!!!!!!!
ظاهرة الاجتماعات
العدد المتزايد من الاجتماعات وما تستغرقه من وقت وما تؤدي إليه من نتائج يدعونا الى إعادة النظر في هذا الأسلوب
الغاية من الاجتماع
حجم المؤسسة وطبيعتها
طبيعة الاجتماع

3. تنظيم وإدارة الاجتماعات
حجم المؤسسة وطبيعتها
لا داعي للاجتماعات
المؤسسات الصغيرة
اجتماعات قليلة محددة
المؤسسات المتوسطة
تنظيم وإدارة الاجتماعات
المؤسسات الكبيرة

4. الغاية من الاجتماع مبررات غير مقبولة
مجرد الاطلاع على سير العمل
متابعة تنفيذ قرارات سابقة
بحث مشكلة بدون سابق دراسة
الاستعراض ومجرد ممارسة السلطة
التهرب من مسؤولية فردية وتوزيعها على الجماعة

5. الغاية من الاجتماع مبررات مقبولة
حل مشكلة محددة أو صناعة قرار
اجتماع عمل مع أطراف خارجية
اجتماع مسؤولي الفروع والإدارات المختلفة
اجتماعات ذات طابع رسمي قانوني

6. إمكانية الاستغناء عن الاجتماع
المراسلات والتقارير والاتصالات تغني عن الكثير من الاجتماعات
التقليل قدر الإمكان من الاجتماعات الطارئة
التأكد من أن مبررات الاجتماع مقبولة

7. وقت محدد لا يزيد عن تسعين دقيقة
شروط نجاح الاجتماع
وقت محدد لا يزيد عن تسعين دقيقة 1
يطول الاجتماع لعدم وجود دراسات واستعدادات سابقة
يطول الاجتماع عندما يخرج عن السيطرة بسبب سوء الإدارة
كلما طال الاجتماع انخفضت فاعلية الأعضاء وازدادت الضغوط وتعطلت المصالح

8. شروط نجاح الاجتماع موعد معروف مسبقاً ولا يعرقل سير العمل2
أن لا يكون الاجتماع في منتصف يوم العمل
إبلاغ المشاركين بالموعد قبل فترة كافية
التقليل من الاجتماعات الطارئة

9. شروط نجاح الاجتماع جدول أعمال محدد عدم إدراج المواضيع العامة3
عدم إدراج المواضيع العامة
إبلاغ المشاركين بالمواضيع قبل فترة كافية
إلغاء بند ”ما يستجد من أعمال“ إلا في الاجتماعات السنوية

10. شروط نجاح الاجتماع معلومات مدروسة عن المواضيع تقديم معلومات تفصيلية4
تقديم معلومات تفصيلية
للمشاركين قبل الاجتماع
التأكيد على الاستعداد
والدراسة المسبقة
عدم قبول الآراء الشخصية في
الأمور التي تتطلب معرفة علمية

11. شروط نجاح الاجتماع تهيئة الظروف والتجهيزات الظروف الزمانية5
موعد ومدة الاجتماع
الظروف الزمانية
قاعات مجهزة في موقع مناسب
الظروف المكانية
أجهزة سمعية ومرئية وأدوات توضيح
التجهيزات الأخرى

12. المعنيون مباشرة بالموضوع
شروط نجاح الاجتماع
نوعية الأعضاء 6
أطراف خارجية لها علاقة
خبراء يقدمون إضافات مهمة
المعنيون مباشرة بالموضوع

13. رئيس له خبرة في إدارة الاجتماعات
شروط نجاح الاجتماع
رئيس له خبرة في إدارة الاجتماعات 7
توزيع الأدوار
إدارة الحوار
الالتزام بالموضوع
صناعة القرار
تنظيم وإدارة الوقت
التعامل مع المشاكل الطارئة

14. شروط نجاح الاجتماع صياغة التوصيات ومتابعة التنفيذ8
صياغة واضحة على شكل قرارات أو تعليمات
وضع آلية تنفيذ مناسبة لكل قرار
متابعة التنفيذ في غير وقت الاجتماع

15. إدارة الحوار والمناقشة
اطلب من صاحب العلاقة المباشرة عرض الموضوع 1
تأكد أنه يتكلم بموضوعية دون مبالغة
لا تسمح لأحد بمقاطعته أثناء العرض
تأكد أن الجميع يتابعون باهتمام

16. افتح المجال للحوار المنظم
إدارة الحوار والمناقشة
افتح المجال للحوار المنظم 2
اعط الأولوية لمن يملك خبرة في الموضوع
احرص على التقيد بالوقت وعدم الاستطراد
تأكد أن من يتحدث يقدم أفكاراً مدروسة
لاتسمح بالتكرار الذي لاجديد فيه

17. إدارة الحوار والمناقشة
لا تسمح باستعراض القدرات والإنجازات الشخصية 3
التأكيد على المصلحة العامة والهدف المشترك
ايقاف من يحاول الاستئثار بالحديث دون غيره
ايقاف من يحاول السيطرة وتوجيه الاجتماع
من حق رئيس الاجتماع التدخل والمقاطعة لضبط الأمور

18. اطرح البدائل للتصويت العلني
إدارة الحوار والمناقشة 3
صياغة التوصيات والتصويت عليها
قدم صياغات مقترحة واطلب رأي المشاركين فيها
اطرح البدائل للتصويت العلني
اذا كانت المناصب متفاوتة اجعل التصويت سرياً
الموافقة بالإجماع أفضل و إلا فاعتمد رأي الأغلبية

19. التغلب على مشاكل الاجتماعات
التأخير والغياب وطلب المغادرة 1
رئيس الاجتماع هو النموذج والقدوة في الالتزام
أكد على أهمية الاجتماع وكن حازماً
لا تقبل الأعذار والمبررات الواهية

20. التغلب على مشاكل الاجتماعات
توفير سكرتاريا جيدة وفعالة
التغلب على مشاكل الاجتماعات
معالجة المشاكل التنظيمية والتقنية
التخطيط المبكر للاجتماع
عدم وصول المعلومات للأعضاء قبل الاجتماع 2
عدم التساهل مع الإهمال والتقصير

21. التغلب على مشاكل الاجتماعات
سيطرة شخص أو مجموعة على الاجتماع 3
تدخل بالمقاطعة والايقاف
حذر المشاركين بأسلوب لطيف
مارس صلاحياتك كرئيس وكن حازماً
لا تترأس اجتماعاً لا تستطيع السيطرة عليه

22. التغلب على مشاكل الاجتماعات
الإسهاب في المواضيع البسيطة والاستعجال في المواضيع الهامة 4
ضع المواضيع الهامة في بداية جدول الأعمال
لا تعطِ للموضوع وقتاً أكثر مما يستحق
أجِل الموضوع الذي يحتاج الى معلومات
غير متوفرة الى اجتماع لاحق

23. اللامبالاة وعدم التفاعل من بعض الأعضاء التغلب على مشاكل الاجتماعات5
تأكد من عدم وجود ما يمنع التفاعل والمشاركة
اطلب المشاركة وعدم الاكتفاء بالحضور
احترم آراء الجميع ولا تسمح بالتهكم والاستهزاء

24. المفاجآت والمشاكل الطارئة التغلب على مشاكل الاجتماعات6
لا تدع المشكلة تتكرر مرة أخرى
الإعداد الجيد يقلل المفاجآت
ابحث عن بدائل وحلول سريعة
تجنب الغاء الاجتماع إلا عند الضرورة القصوى

25. ادارة اجتماعات العمل
Follow us:
Facebook: IABC Media