3. در تجزیه و تحلیل شغل باید به 3 سوال اساسی پاسخ دهیم
Job analysis
تعریف
کارشکافی، مطالعه و ثبت جنبه های مشخص و اساسی هر یک از مشاغل
عبارتست از مراحلی برای تشخیص خصوصیات و ویژگیهای لازم برای انجام موفقیت آمیز یک شغل و بررسی شرایطی که شغل در آن انجام می پذیرد.
در تجزیه و تحلیل شغل باید به 3 سوال اساسی پاسخ دهیم
چه نوع کارها و فعالیتهایی تشکیل دهنده شغل است.
چگونه این کارها و فعالیتها باید به انجام برسد.
شاغل باید از نظر دانش، مهارت و یا رفتار چگونه باید باشد.
هنگام تجزیه و تحلیل شغل باید توجه داشت که شغل را آنچنان که انجام می شود گزارش کرد، نه آنچنان که در گذشته انجام می شده یا آنچنان که باید انجام شود، یا آنچنان که در سازمانها و موسسات مشابه انجام می شود.
مطالعه و بررسی اینکه شغل چگونه باید انجام گیرد، بعد از تجزیه و تحلیل شغل صورت می گیرد.

4. هدف از تجزیه و تحلیل شغل الف) تهیه و تنظیم شرح شغل شامل شناسنامه شغل
شرح وظایف
مسئولیتها
ارتباطات و اختیارات
شرایط کار
سایر اطلاعاتی که بتواند شغل را بشناساند.
ب) تهیه و تنظیم شرایط احراز شغل
مدارک و رشته های تحصیلی مورد نیاز
دوره های آموزشی و کارآموزی
تجربه لازم
خصوصیات روحی و جسمانی شاغل
دورنما و شرایط ارتقای مسیر شغلی
خصوصیات و ویژگیهای لازم دیگر

5. مراحل تجزیه و تحلیل شغل در دانشگاه علوم پزشکی تبریز
اهداف
رسالت
ماموریت
استراتژی ها
مطالعه شرح وظایف دانشگاه، معاونت، مدیریت، ادارات و گروهها و پستهای سازمانی
شناخت کلیت سازمان
مطالعه شرح وظایف دیگر دانشگاهها در حوزه مربوطه
ترسیم نمودار سازمانی و بررسی و تجزیه و تحلیل آن
ترسیم نمودار پرسنلی حوزه مربوطه و تجزیه و تحلیل آن
انتخاب مشاغل برای تجزیه و تحلیل (کل جامعه آماری در حوزه ریاست و معاونتها)
تکمیل پرسشنامه
تجزیه و تحلیل اطلاعات و تنظیم شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی
تهیه و تنظیم
مراحل تجزیه و تحلیل شغل در دانشگاه علوم پزشکی تبریز
پرسشنامه بسته توسط شاغل
پرسشنامه باز توسط اعضای تیم حوزه مربوطه بصورت مصاحبه انفرادی
نمودار سازمانی
نمودار پرسنلی
شرح وظایف دانشگاه، مدیریت و ادارات حوزه ریاست
شرح وظایف رئیس دانشگاه، مدیر، روسای اداره / گروه و پستهای سازمانی حوزه ریاست
شرح وظایف معاونت، مدیریت، اداره یا گروه
شرح وظایف معاون، مدیر، رئیس اداره / گروه و پستهای سازمانی حوزه مربوطه

6. نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل
تهیه طرح سازمان و برقراری ارتباطات
تعیین شرح شغل و شرایط احراز
تعیین شرح وظایف سازمان، معاونتها و واحدهای تابعه و مسئولین آنها
تعیین شرح وظایف پستهای سازمانی
تعیین خط مشی برای عملیات کارمندیابی، انتخاب و انتصاب، آموزش و حقوق و مزایا
افزایش بازدهی کار
برقراری سیستم ایمنی و جلوگیری از حوادث و خطرات
کمک به اصلاح روشها و فرایندهای انجام کار
اندازه گیری کارآیی و تعیین میزان شایستگی کارکنان
کاهش نارضایتی و ناعدالتی
میزان اثربخشی تجزیه و تحلیل شغل
تعهد مدیران سازمان
چگونگی جمع آوری اطلاعات
نحوه تجزیه و تحلیل اطلاعات
بستگی دارد. به

7. شرح شغل
نحوه انجام وظایف، مسئولیتها، تکالیف، اختیارات، شرایط کار و سایر اطلاعاتی که شغل را بشناساند.
عنوان شغل
محل شغل
گروه و طبقه (ورود به شغل)
عنوان سرپرست مستقیم
نویسنده شرح شغل
تاریخ تهیه
تصویب کننده (رئیس واحد)
الف) شناسنامه شغل
خلاصه شغل: وظایف اصلی بصورت کلی بیان می شود.
هدف شغل: از انجام این شغل چه قسمتی از اهداف کلی سازمان تامین می شود که بصورت تعریف کلی از شغل ارائه می شود.
شرح وظایف: شرح وظایف پست بصورت مشروح و با در نظر گرفتن میزان، نوع و نحوه انجام آن بیان می شود.
ب) شرح وظایف

8. ج) مسئولیتها:
براساس وظایف و اختیاراتی که به شاغل داده می شود چه مسئولیتهایی در قبال سازمان و مسئولین مربوطه دارد.
چ) ارتباطات و اختیارات:
نوع ارتباطات اداری متصدی شغل با دیگران، در داخل و خارج سازمان را بیان می کند.
حدود اختیارات، محدوده تصمیم گیری و تعداد افرادی که از او بطور مستقیم و غیر مستقیم دستور می گیرند.
ح) شرایط کار:
شامل شرایط محیط کار مثل سروصدا، گرما یا سرمای شدید، خطرات کار و دیگر شرایط کار را بیان می کند.
خ) سایر اطلاعاتی که بتواند شغل را بشناساند.

9. شرایط احراز
شرایط لازم در فردی که بتواند شغل را بنحو احسن و منطبق بر استانداردهای کار انجام دهد.
الف) مدارک و رشته های تحصیلی مورد نیاز
از بین مدارک تحصیلی مندرج در طرح طبقه بندی مشاغل، مدارکی که بیشترین انطباق با شرح وظایف را داشته باشد انتخاب می کنیم.
در صورتی که خارج از طرح طبقه بندی رشته تحصیلی دیگری منطبق با شغل باشد (ارتباط واحدهای درسی گذرانده یا وظایف اصلی و فعالیتهای شغل) به مدیریت تشکیلات پیشنهاد، تا جهت اصلاح طرح طبقه بندی به شورای امور اداری یا هیئت امناء ارسال شود.
استخدام
انتصاب
حین خدمت
ب) دوره های آموزشی و کارآموزی مورد نیاز جهت
(این قسمت از شرح وظایف باید به تایید واحد آموزش دانشگاه رسیده باشد)
ج) تجربه لازم (جهت انتصاب)
چ) خصوصیات فیزیکی و روحی و روانی شاغل
ح) دورنما و شرایط ارتقای مسیر شغلی
شاغل طی سوابق خدمتی به چه مشاغلی می تواند ارتقاء و انتصاب یابد
خ) خصوصیات و ویژگیهای لازم دیگر

10. موارد قابل توجه در تنظیم پرسشنامه ها
بخشنامه ای از طرف کمیسیون تحول اداری جهت جلب همکاری معاونتها و مدیریتها و سرپرستان حوزه مربوطه ارسال می شود و ضمن آن نحوه تکمیل پرسشنامه ها نیز توضیح داده می شود.
به تعداد کارکنان (رسمی و پیمانی) واحد مربوطه پرسشنامه بسته و باز تحویل مسئولین بخشها می گردد.
برخی پستهای سازمانی که بلاتصدی بوده و همتراز آن مشاغلی هم نداشته باشند، تکمیل پرسشنامه بسته و مصاحبه با سرپرست مستقیم واحد سازمانی انجام می گیرد.
مسئولین بخشها و اعضای تیم پرسشنامه های بسته و باز را تحویل شاغلین داده و از آنها می خواهند پرسشنامه بسته را تکمیل و پرسشنامه باز را مطالعه و آماده مصاحبه شوند.
هماهنگی انجام مصاحبه بهتر است واحد به واحد انجام شود نه پراکنده.
مسئولین بخشها و اعضای تیم طی هماهنگی های قبلی به واحد مراجعه و پرسشنامه بسته را تحویل گرفته و شروع به مصاحبه یا سوالات پرسشنامه باز می نمایند.
طی بخشنامه صدرالاشاره از کارکنان خواسته می شود تا سررسید روز مصاحبه، کلیه اقدامات، فعالیتها و وظایفی که انجام می دهند در برگهای مخصوص ثبت نمایند (جهت تکمیل بهتر و راحتتر پرسشنامه به روش مصاحبه)
ایجاد ارتباط صمیمی با کارکنان بخش مربوطه
هنگام مصاحبه با شاغل از ایشان بخواهیم زمان انجام وظایف و تعداد تکرار آنرا حتی الامکان دقیق محاسبه نمایند.

11. موارد قابل توجه در تنظیم شرح شغل و شرایط احراز
اطلاعات پرسشنامه ها (چند پرسشنامه مربوط به یک شغل) مطالعه، بررسی و پس از تجزیه و تحلیل در محل های مربوطه درج می گردد.
تایید فرم شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی توسط:
1. سرپرست مستقیم
2. مدیر واحد
3. معاونت ذیربط
4. مدیر تشکیلات
تصویب شرح شغل و شرایط احراز و شرح وظایف پستهای سازمانی توسط:
1. کمیته اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل
2. کمیته اصلاح ساختارهای تشکیلاتی
3. کمیسیون تحول اداری
شرح شغل و شرایط احراز در 4 برگ تایپ و به اشخاص و واحدهای زیر فرستاده می شود.
1. شاغل
2. واحد ذیربط
3. واحد تشکیلات
4. دبیرخانه کمیسیون تحول اداری
شرح وظایف پستهای سازمانی حاوی
خلاصه شغل
هدف شغل در 3 برگ تایپ و به تایید
شرح وظایف
1. سرپرست مستقیم
2. رئیس واحد
3. مدیر تشکیلات
می رسد.

12. خسته نباشيد.
پايان