1. دورة : المهارات الإدارية والإلكترونية للوكيلات
مشرفه الغامدي

2. 2)الالتزام بالوقت المحدد للنشاط 3)تدون الأسئلة لطرحها نهاية الجلسة
ميثاق الجلسة
2)الالتزام بالوقت المحدد للنشاط
3)تدون الأسئلة لطرحها نهاية الجلسة
1)الجوال صامت
مشرفه الغامدي

3. العهدة والأرشيف

4. العهدة

5. دوني فائدتين تريدين الخروج بها من الحلقة؟
ورقة عمل
دوني فائدتين تريدين
الخروج بها من الحلقة؟

6. إكساب المتدربة مهارات التعامل مع العهد المدرسية
الهدف العام
إكساب المتدربة مهارات التعامل مع العهد المدرسية

7. أهداف خاصة :
تدريب المساعدة على تسجيل العهدة الثابتة " المستديمة " في السجل الخاص بها مع توضيح طريقة التصنيف والتسجيل.
تدريب المساعدة على إعداد بيانات الأعيان التالفة وجرد التالف من العهدة.
تدريب المساعدة على تسجيل الرجيع بعد إدخاله للمستودع في حقل المسترجع في السجل.
تدريب المساعدة على التسجيل في سجل العدة المستهلة.
تدريب المساعدة على إعداد محاضر الجرد السنوي.
تدريب المساعدة على تسجيل العهدة المسلّمة في سجل توزيع العهدة على الموظفات.
تدريب المساعدة على إعداد محضر نقل عهدة من مدرسة إلى أخرى.

8. ما هي العهدة في كلمة واحدة ؟
دوني الإجابة في شكل جميل مبتكر.....
مشرفه الغامدي

9. منقولة من مدرسة أو جهة أخرى
المقصود بالعهدة
كل ما تتسلمه المدرسة من أصناف الأثاث والأجهزة ، يتم استلامه من قبل مديرة المدرسة بغض النظر عن مصدر الاستلام :
المستودعات
منقولة من مدرسة أو جهة أخرى

10. بعد أن عرفتي العهدة ما هي سجلاتها؟ وما هي ملفاتها؟
ورقة عمل جماعية
بعد أن عرفتي العهدة
ما هي سجلاتها؟
وما هي ملفاتها؟
مشرفه الغامدي

11. سجلات العهدة: 1- سجل العهدة المستديمة 2ــــ سجل العهدة المستهلكة 0
3-سجل نقل العهد بين مدرستين.
4- سجل توزيع العهدة على الموظفات.
5- سجل نقل العهد بين مديرتين.
مشرفه الغامدي

12. يعتبر سجل العهدة هو المرجع الأول لكل ما يرد للمدرسة من عهد ثابتة
سجل العهدة المستديمة
يعتبر سجل العهدة هو المرجع الأول لكل ما يرد للمدرسة من عهد ثابتة

13. تقسيمات سجل العهدة
غلاف سجل العهدة
سجل العهدة المستديمة
مشرفه الغامدي

14. التسجيل في سجل العهدة المستديمة (( الثابتة))
ترقيم صفحات السجل بحيث تعطى كل صفحتين متقابلتين رقماً واحداً.
ثم يتم تقسيم صفحات السجل كـالآتي : ( فواصل )
1- أثاث ثابت.
2- أدوات التدبير المنزلي.
3- أدوات التفصيل والخياطة.
4- عهدة التربية الفنية
5- الخرائط ووسائل الإيضاح ( المجسمات ) والمصورات التاريخية والجغرافية.
6- أدوات معمل العلوم عهدة المكتبة
8- أدوات معمل اللغة الإنجليزية عهدة الحاسب الآلي.
10- الكتب المكتبية الواردة من إدارة التعليم.

15. التسجيل سجل العهدة الثابتة
تاريخها
رقم المذكرة
تسلسلها حسب السجل
الجهة الصادرة منها

16. سجل العهدة المستهلكة
مشرفه الغامدي

17. سجل العهــــــد المستهلكـــــة
يتم التسجيل بنفس طريقة العهدة المستديمة وبناء على مذكرات الإخراج
وبدلا من المسترجع يتم التدوين في العهد التالفة أو المفقودة أو المنقولة من المدرسة ويتم التدوين حسب محاضر الفقد والإتلاف والمناقلة

18. 2)سجل العهدة المستهلكة :.
*- يشمل كل ما هو مؤمن من قبل إدارة المستودعات أو إدارة المدرسة وفق
الإجراءات المتبعة التي تنظم طريقة تأمين العهدة عن طريق المدرسة .
يتم تقسيم السجل إلى أقسام.
1- معامل العلوم والمختبرات المستهلكة أدوات التدبير المنزلي المستهلكة.
3- أدوات التفصيل والخياطة المستهلكة.
4- الوسائل الورقية والخرائط الجغرافية والتاريخية.
5- وسائل الإيضاح المستهلكة الخاصة بالرياضيات كتاب المعلمة.

19. ب ) طريقة التسجيل: ـ
يتم تسجيل اسم الصنف وكميته ورقم وتاريخ مذكرة الإخراج
لا يتم تكرير المسميات في الخانات الجديدة في حالة انتهاء العمل في الجداول المخصصة ويتم تسجيل المسميات الجديدة بنفس الطريقة السابقة .
يتم إتلاف جميع الأصناف التالفة بموجب محاضر الإتلاف أو الكسر أو الفقد حسب نوع العهدة المسجلة في الجزء الخاص بذلك والاحتفاظ بأصل المحضر في ملف المحاضر حسب الإجراءات النظامية بهذا الشأن .
تجرد العهدة سنوياً في نهاية العام في محضر الجرد السنوي وتوقع عضوات الجرد ويعتمد من مديرة المدرسة .
يحفظ محضر الجرد في ملف .
يتم الاحتفاظ بمحاضر الإتلاف أو الكسر أو الفقد في ملف خاص بذلك.
ملاحظة :
يتم إعداد محاضر الإتلاف أو الكسر أو الفقد دون الرجوع لإدارة المستودعات نظراً لكونها عهدة مستهلكة
مشرفه الغامدي

20. نماذج التلف والكسر والفقد التي تحرر في حالة حدوثها للعهد المستهلكة
العهد والارشيف ــ مشرفه\نماذج للعهد المستهلكة.docx
مشرفه الغامدي

21. سجل توزيع العهدة على الموظفات
مشرفه الغامدي

22. 2) تحديد مسئولية كل موظفة واستلام العهدة منها نهاية العام
الهدف من تسليم العهدة للموظفات /
1)المحافظة على العهد الموجودة بالمدرسة
2) تحديد مسئولية كل موظفة واستلام العهدة منها نهاية العام
3)حصر العهدة التالفة وعمل محاضر إتلاف لها

23. يتم تسجيل العهدة على الموظفات كالآتي:
1- إعداد فهرس خاص بالسجل.
2- يتم ترقيم صفحات السجل كل صفحتين متقابلتين.
3- عمل فاصل بين كل قسم وآخر.
4- يتم تقسيم السجل وفق سجل العهدة المستهلكة.
5- يتم تسجيل النوع وتقسيم الصفحتين إلى حقول لتسجيل العدد الخاص بالصنف في كل عام والعمل به لعدة سنوات.
6- يتم توقيع المسلّمة والمستلمة مع الاسم الصريح أسفل كل حقل لكل عام دراسي مع تسجيل التاريخ.
7- يتم استلام العهدة في نهاية العام من الموظفة المسئولة عن العهدة بعد جردها وإثباتها في محاضر الجرد السنوي وسجل العهدة المستهلكة.

24. يتم تسجيل العهدة على الموظفات كالآتي :, 1- إعداد فهرس خاص بالسجل.
سجل توزيع العهدة:.
يتم تسجيل العهدة على الموظفات كالآتي :,
1- إعداد فهرس خاص بالسجل.
2- يتم ترقيم صفحات السجل كل صفحتين متقابلتين.
3- عمل فاصل بين كل قسم وآخر.
4- يتم تقسيم السجل وفق سجل العهدة المستهلكة.
5- يتم تسجيل النوع وتقسيم الصفحتين إلى حقول لتسجيل العدد الخاص بالصنف في كل عام والعمل به لعدة سنوات.
6- يتم توقيع المسلّمة والمستلمة مع الإسم الصريح أسفل كل حقل لكل عام دراسي مع تسجيل التاريخ.
7- يتم استلام العهدة في نهاية العام من الموظفة المسؤولة عن العهدة بعد جردها وإثباتها في محاضر الجرد السنوي وسجل العهدة المستهلكة.
مشرفه الغامدي

25. النموذج م النوع عام 1431 هـ عام 1432 هـ عام 1433 هـ العدد 1 شبكة تربيع
مجموعة 2
قطاع طولي في الجلد 3
أنابيب توصيل 4 سم
اسم المسلّمة
التوقيع والتاريخ
اسم المستلمة

26. سجل نقل العهد بين مديرتين
نموذج(8)
مشرفه الغامدي

27. يتم التسليم بين المديرة السابقة والمديرة الحالية كالآتي :.
1- يتم تكوين لجنة من مديرة المدرسة السابقة والمديرة الحالية وثلاث عضوات لجرد العهدة وإعداد البيانات المطلوبة والمعاينة الميدانية وإعداد محاضر التسليم.
2- يتم حصر وجرد جميع الأعيان المستديمة الموجودة في المدرسة في البيانات الخاصة بها.
3- يتم حصر وجرد جميع العهدة المستهلكة وتسجيلها في البيانات الخاصة بها.
4- حصر وجرد دفاتر الرصد من تاريخ تأسيس المدرسة.
5- تعد جميع البيانات من أصل وثلاث صور ويحفظ الأصل في ملف بالمدرسة يخصص لحفظ بيانات العهدة في المدرسة وتأخذ كل من المديرتين صورة ويزود الإشراف الإداري بصورة تحفظ بالقسم.
6- يتم التوقيع من قبل اللجنة على جميع البيانات وختمها بختم المدرسة
نموذج نقل العهد بين مديرتين.pdf
مشرفه الغامدي

28. أنواع الملفات
ملف الإدخال
ملف الإخراج

29. مع مجموعتك سجلي الفرق بين مذكرة الإخراج والإدخال؟
مع مجموعتك سجلي الفرق بين مذكرة الإخراج والإدخال؟

30. ملف الإخراج
نموذج(9)
مشرفه الغامدي

31. ملف مذكرة الإخراج :.
1- يتم عمل فهرس للملف يوضح فيه رقم المذكرة التسلسلي ورقمها وتاريخ ورودها ويوضع نفس الرقم على المذكرة داخل الملف ((خاص بكل قسم)).
2-يتم تقسيم الملف وفق تقسيم السجل الخاص بالعهدة المستديمة.
3- إذا اشتملت المذكرة على عدة أصناف فيتم تصوير مذكرة الصرف وحفظ صورة منها في كل قسم .
4- يسجل الرقم التسلسلي على المذكرة وفق الفهرس الخاص بالقسم .
مشرفه الغامدي

32. نموذج مذكرة الإخراج الذي تستلمه المدرسة بعد طلب الأصناف
يسجل اسم المديرة ورقم هاتفها

33. سجل الأعيان المسلمة تاريخ مذكرة الإخراج رقم مذكرة الإخراج
(العهدة)
ملاحظات
الجهة الواردة منها

34. العهدة التي يتم توفيرها من الصندوق المدرسي
وفق الإجراءات الواردة في القواعد التنظيمية والتعاميم
الخاصة بهذا الجزء
1)يتم رفع فاتورة الشراء مع خطاب إدخالها للعهدة
2)بعد إدخالها ضمن العهدة تسجل في ملف العهدة المستديمة وفي الملاحظات تسجل من وفرة المدرسة
يوضع محضر الاستلام في ملف الإخراج وفق القسم الخاص بها ومعها صورة من الفاتورة

36. سجلي الأصناف الموجودة في مذكرة الإخراج في سجل العهدة الذي أمامك؟
ورقة عمل جماعية
سجلي الأصناف الموجودة في مذكرة الإخراج في سجل العهدة الذي أمامك؟

37. ملف الإدخال ( 7)
مشرفه الغامدي

38. ملف مذكرات الإدخال:.
1- يتم عمل فهرس للملف يوضح فيه رقم المذكرة التسلسلي ورقمها وتاريخ ورودها والجهة المستلمة وترقيم المذكرات داخل الملف حسب الفهرس. 2- يتم تقسيم الملف وفق تقسيم السجل الخاص بالعهدة المستديمة. 3- إذا اشتملت مذكرة الإدخال على عدة أصناف فيتم تصوير مذكرة الإدخال أو سند استلام الرجيع وحفظ صورة منها في كل قسم. 4- يسجل الرقم التسلسلي على المذكرة وفق الفهرس الخاص بالقسم. 5-ترفق صورة من محضر الأعيان التالفة مع مذكرة الإدخال وتحفظ في الملف.

39. نموذج (9) وهو مذكرة الإدخال للمستودعات
يسجل اسم المديرة ورقم هاتفها والسجل المدني

40. عرض نماذج من مذكرة الإخراج والإدخال
عرض نماذج من مذكرة
الإخراج والإدخال
مشرفه الغامدي

41. الإرجاع او العهد المعادة للمستودع
المسترجع
رقم مذكرة
الإدخال
ملاحظات
تاريخ مذكرة
الإدخال
الجهة المسلم
لها
الجهة المسلم
لها
رقم مذكرة
الإدخال
ملاحظات
تاريخ مذكرة
الإدخال
المسترجع

42. ورقة عمل جماعية
قومي مع فريقك بتسجيل العهد الموجودة في مذكرة االإدخال في سجل العهد
مشرفه الغامدي

43. إعداد محاضر الجرد السنوي : يتم إعداد محاضر الجرد السنوي كالآتي:.
1- جرد العهدة من واقع سجلات العهدة المستديمة أو المستهلكة في نهاية العام.
2- يتم إتباع خطوات استعادة الرجيع التالف من قبل إدارة المستودعات كما ورد في خطوات استعادة الرجيع.
3- يتم جرد العهدة المستهلكة في نهاية العام وإعداد محضر الجرد السنوي وتوقيع العضوات واعتماد مديرة المدرسة وكذلك يتم التوقيع في السجل من قبل العضوات المسئولات عن الجرد.
4- يتم أعداد محاضر الإتلاف بموجب محضر الجرد وإرفاقها في الملف الخاص بذلك.
5- يتم تسجيل العهدة في العام التالي وفق محضر الجرد الذي تم اعتماده.
بيان جرد العهد بالمدرسة.pdf
مشرفه الغامدي

44. لا يحق لإدارة المدرسة التصرف بالبيع أو الشطب للمواد التي بعهدتها إلا بإرجاعها إلى المخازن والحصول على سند إرجاع ويتم بعد ذلك إسقاطها من عهدة المدرسة ولا يحق الإسقاط قبل الحصول على سند الإرجاع الرسمي الذي يثبت استلام المخازن لهذه الأصناف المرجعة .

46. مشرفه الغامدي

47. الأرشيــف
مشرفه الغامدي

48. الأرشيف
أهمية الأرشيف
إن الوثائق مصدر من مصادر تدوين التاريخ لذا برزت أهمية الأرشيف في حفظ معاملاتنا ومواردنا اليومية قال الله جل وعلا في قصة سيدنا يوسف عليه السلام ( قال اجعلني على خزائن الأرض إني حفيظ عليم )
سورة يوسف آية (55).
مشرفه الغامدي

49. 1لهـــــدف العـــــام الأهداف التفصيلية:
معرفة الطرق الفنية والعلمية لحفظ الوثائق والملفات بكفاءة
الأهداف التفصيلية:
تعريف مفهوم المحفوظات
التصنيف الفني بطرق التصنيف الفني المختلفة للمحفوظات بكفاءة
الفهرسة الفنية بطرق الفهرسة المختلفة للمحفوظات بكفاءة

50. دور الوكيلة في تنظيم وتنسيق الأرشيف
1ـ الإلمام بكافة التعاميم والتعليمات المنظمة لا عمال الأرشيف0
2ـ التقييد بمدة حفظ السجلات والملفات المدرسية وفق التعليمات المرفقة آو ما يستجد بخصوص الأرشيف0
3ـ اختيار المكان المناسب والأمن كحجرة ارشيف0
4ـ ضرورة توفر وسائل الأمن والسلامة في إعداد الأرشيف0
5ـالعنايه بحسن تنظيم وفهرسة وتصنيف السجلات والملفات المدرسية0
6ـ الحرص على اكتمال توقيعات التسليم والاستلام لضمان صحة العمل0
7ـ الأشراف الدائم على نظافة وسلامة الأرشيف0
8ـ المحافظة على مفاتيح الأرشيف ( تعتبر عهده على الوكيلة المسئولة وعلى مديرة المدرسة ) 
مشرفه الغامدي

51. آلية عمل الوكيلة في تنظيم الأرشيف ( الدليل الإجرائي لتنظيم الأرشيف)
الإلمام بالتعليمات طريقة الاستلام والتسليم .
التأكد من سلامة الموقع وتوفر وسائل الأمن والسلامة0
تسمية الغرفة على الباب الخارجي 0 
تزويد غرفة الأرشيف بأرفف معدنية أو دواليب حديد لحفظ السجلات والملفات 0 
تصنيف سجلات وملفات الأرشيف وفق مدة حفظها ( الوارد في الدليل ) 
مشرفه الغامدي

52. حفظ السجلات والملفات المصنفة على الأرفف وفق تواريخها تصاعديا 0
تثبيت بطاقات على الدواليب أو الأرفف مدون بها الاسم ومدة الحفظ 0
التأكد من تسجيل البيانات الأولية على كعب السجل والملف وإغلاق السجلات قبل حفظها 0
مشرفه الغامدي

53. المتابعة المستمرة للأرشيف وإعداد المحاضر اللازمة كلما دعت الحاجة وفق ما يلي  
حالة انتهاء المدة المقررة لحفظ السجل
فقدان السجل
( سرقة، ضياع كامل أو بعض الصفحات )
تلف السجل
( مطر، حريق، قوارض )
مشرفه الغامدي

54. أنـــــــواع المحفوظـــــــات:
الملفات
السجلات
المستندات المالية ( فواتير – إيصالات – شيكات )
الدفاتر ( دفاتر الحضور والانصراف )
الاستمارات
التقارير
المطبوعات والصور
النماذج
مشرفه الغامدي

55. الرقم السجلات والملفات مدة الحفظ1
سجل حصر نتائج الاختبارات
دائم 2
سجل أحوال الموظفات 3
سجل حضور وغياب الموظفات 4
سجل حصر الإجازات المرضية للموظفات 5
سجل قيد الطالبات السنوي 6
سجل سحب ملفات الطالبات 7
ملفات الطالبات المنقطعات 8
سجل تسليم الشهادات 9
سجل زيارات المشرفات التربويات 10
سجل وملف قيد العهدة المدرسية الدائمة 11
ملف المحاضر لتسليم العهدة بين مديرتين 12
سجل المكتبة ومركز مصادر التعلم 13
سجل واضبارة الصادر والوارد 14
سجل المعلومات الإحصائية ( الكراس الإحصائي ) 15
سجل لجنة توجيه وإرشاد الطالبات 16
سجل مخالفات الطالبات السلوكية 17
أوامر القبول للطالبات الوافدات من خارج المملكة 18
المحاضر الختامية للموارد المالية والصندوق المدرسي
10سنوات 19
بطاقات الأداء الوظيفي للعاملات في المدرسة
أربع سنوات 20
سجل النشرات الداخلية
ثلاث سنوات 21
سجل متابعة مديرة المدرسة للموظفات وتقويمها 22
سجلات مديرة المدرسة التنظيمية /توزيع العمل 23
سجل الاجتماعات المدرسية 24
سجل زيارات الطبيبات 25
سجل أعمال السنة

56. سجل حضور وغياب الطالبات اليومي 27 سجل وملفات النشاط غير الصفي 28
الرقم
السجلات والملفات
مدة الحفظ 26
سجل حضور وغياب الطالبات اليومي
ثلاث سنوات 27
سجل وملفات النشاط غير الصفي 28
سجل حصر دقائق التأخير 29
سجل حصر الغياب 30
سجل حصر الإجازات 31
سجل الخروج الاضطراري 32
سجل الإحالات والاستفسارات 33
سجل توجيه وإرشاد الطالبات 34
سجل تسجيل الطالبات المستجدات والنقل 35
سجل الإختبارت وإضباراتها
عام دراسي 36
بيانات القبول للطالبات
سنتان 37
أوراق إجابة الطالبات للدورين
سنة ونصف 38
ملفات التوجيهات الخاصة بالمواد الإدارة
تحدث محتوياتها 39
ملف اللوائح والأنظمة

57. الأرشفة الفعلية والكتابية للسجلات وفق المدة الزمنية المحددة
نماذج
الأرشفة الفعلية والكتابية للسجلات وفق المدة الزمنية المحددة

58. ملاحظة هامة :
ملفات الطالبات (حددي ؟ ):- تفهرس ويحافظ عليها حتى الانتقال إلى مرحلة أخري أو مدرسة غير مدرستها(القواعد التنظيمية ). 
ملفات الموظفات:- تفهرس ويحافظ عليها وفي حال انتقال الموظـــــــــفة أو أحالتها للتقاعد أو طي قيدها يرسل ملفها إلى إدارة التربية والتعليم (القواعد التنظيمية).
ملف أصول التقارير الطبية : يحتفظ به للمدة المحددة لحصر الأجازات أربع سنوات ثم تحفظ تقارير كل معلمة في ملفها .
ملف الاستفسارات وطلب الإجازات الاضطرارية يحتفظ به لمدة عام ويتلف بعد ذلك . سجل الاختبارات وإضباراتها إذا ورد أي مشاكل على الاختبارات تحفظ ولا تتلف
مشرفه الغامدي

59. كلمة أخيرة ”ان المستقبل ملك لأولئك الذين يؤمنون بأحلامهم"
كلمة أخيرة ”ان المستقبل ملك لأولئك الذين يؤمنون بأحلامهم". "The future belongs to those who believe in their dreams." جورج برنارد شو والحمد لله رب العالمين
مشرفه الغامدي