1. Working time and cost accounting and analysis of the Central Statistical Bureau of Latvia
Janīna Dišereite

2. The purpose of the system
To have an integrated time usage reporting, planning and financial analysis system The purpose of the Twinnig project was to improve the quality of management of statistical products and processes, strategic performance and results, increase efficiency of internal processes and external outcomes taking into consideration best practices of the Balanced Scorecard Method Finnish and Danish colleagues' experience

3. Purposes of the project
To develop an auxiliary tool in order to ensure qualitative information for improving efficient decision making in the institution. To ensure accountancy of working hours and financial resources by different levels and breakdowns (product, process, structural unit, position, employee). To create a flexible environment/tool for accounting resources and data analysis.

4. The most important questions
How to obtain all the necessary information with minimal expenditure of time? How to count spending of working hours? What criteria to use for the nomination of products? How to separate work processes for the needs of cost analysis?

5. The most important questions
What is the structure of costs of the institution? What is the structure of the capacity of work? How much cost and how labour capacious is each product, process? How to ensure costs analysis of products in the breakdown by process? What is the breakdown of costs by structural unit, position?

6. Components of the system
Time reporting subsystem; Planning subsystem; Analysis subsystem; Indicators subsystem

7. Conceptual architecture of the system
CSB Balanced scorecard IS
Microstrategy
MSTR

8. Time reporting subsystem
A common list of statistical products and processes is used; every employee of the CSB must enter his/her time used in hours by breakdowns of products and processes; The entered time use is approved by the respective section chief/project leader/director of the department etc.; at the end of each month the system compiles time usage information for a given section, and data are loaded into the CSB financial management system to calculate wages; a link with the entry control system is created

9. Product catalogue
PRODUCT GROUPS Statistics Dissemination Projects Supporting functions Management Miscellaneous Absence

10. Structure of processes
8 statistics production processes
3 project implementation processes
5 management and support processe
8 general processes (training, meetings, work with laws and regulations, etc.)
16 common processes (in order to reflect absence connected with the Labour Law and according to the Labour Law to calculate or not to calculate costs)

11. Time reporting subsystem

12. Time reporting subsystem

13. Analysis subsystem
The software used: MicroStrategy; data are taken from the time reporting system, planning system and financial accounting system; a flexible system of reports in any breakdown in which data are available in the system; web interface for using ready reports

14. Analysis subsystem

15. Working hours breakdown by the legal framework
Produkti pa veidiem
Hours worked, h
2009
2010
2011
Kopā
Regulation
National needs
24 053
Gentleman’s agreement
58 421

16. Working hours breakdown by functions
Funkcija
Working hours, h
The proportion of functions , %
2009
2010
2011 1
Statistics 2
Dissemination 3
Projects 4
Support function 5
Management 6
Miscellaneuos 7
Absence

17. Working hours breakdown by departments and functions
Departament
Functions
Working hours, h
Proportions %
2009
2010
2011
2012
0300
Agricultural and Environment statistics departament 1
Statistics 2
Dissemination 3
Projects 4
Supporting function 5
Management 6
Miscellaneous 7
Absence
Kopā
100%
0400
Business statistics departament
0500
Price statistics departament

18. Working hours in the breakdown by the product
Working hours, h
2009
2010
2011
2012
Darbaspēka izlases veida apsekojums, ceturkšņa
Mājsaimniecību budžeta pētījums
Kopienas statistikas apsekojums attiecībā uz ienākumiem un dzīves apstākļiem (EU-SILC)
Informācijas sistēmu uzturēšana
Vadība
Patēriņa cenu indeksa (PCI) aprēķins
Veidlapa 2-darbs
Tehniskās ekspluatācijas un saimniecības darbi
Veidlapa 1-gada, 5-gada
Ekonomiski aktīvie uzņēmumi
Citas publikācijas, instrukcijas, bukleti u.c.
Tautas skaitīšanas sagatavošanas darbi

19. Working hours on the level of products and structural units
Division
Working hours, h
2009
2010
2011
Veidlapa 2-darbs
0104
Matemātiskā nodrošinājuma daļa
0700
Sociālās statistikas departaments
0707
Darba samaksas statistikas daļa
0904
Regulārās statistikas apstrādes daļa
1000.
Centrālais datu savākšanas un apstrādes centrs
1001
Rūpniecības statistikas datu daļa
1002
Tirdzniecības statistikas datu daļa
1003
Būvniecības un transporta statistikas datu daļa
1101
Izdevniecības daļa
1300
Pierīgas datu savākšanas un apstrādēs centrs
1400
Valmieras datu savākšanas un apstrādes centrs
1500
Kuldīgas datu savākšanas un apstrādes centrs
1600
Preiļu datu savākšanas un apstrādes centrs

20. Working hours on the level of structural units, products and processes
Division
Process
Working hours, h
2009
2010
2011
Veidlapa 2-darbs
Būvniecības un transporta statistikas datu daļa
Data collection
Data analysis
Centrālais datu savākšanas un apstrādes centrs
Communication with respondents
Build and design
Darba samaksas statistikas daļa
Data processing
Specify needs
Dokumentēšana
Izplatīšana
Komandējums (laika darbs)
Komunikācija ar respondentiem
Mācības ārpus CSP
Mācības CSP
Sagatavošana un attīstība
Sanāksmes / Konferences ārpus CSP
Sanāksmes / Konferences CSP
Izdevniecības daļa
Kuldīgas datu savākšanas un apstrādes centrs

21. Working hours of the product (2-work) on the level of structural units, processes and employees
Division
Process
Employees
Working hours, h
2009
2010
2011
Matemātiskā nodrošinājuma daļa
Sagatavošana un attīstība
Baiba Buceniece
Ieva Aināre
Jānis Jukāms
Mārtiņš Liberts
Datu analīze
Datu apstrāde
Dokumentēšana
Sanāksmes / Konferences CSP
Komandējums (laika darbs)
Regulārās statistikas apstrādes daļa
Datu pieprasījumu identifikācija
Tatjana Ļitvinova
Irina Frolova

22. Hours worked in the product (2-work) on the level of positions in the institution and processes
Working hours, h
2009
2010
2011
vecākais referents
Datu pieprasījumu identifikācija
Sagatavošana un attīstība
Datu vākšana
Datu analīze
Datu apstrāde
Izplatīšana
Dokumentēšana
Komunikācija ar respondentiem
Sanāksmes / Konferences CSP
Sanāksmes / Konferences ārpus CSP
Mācības CSP
Mācības ārpus CSP
Komandējums (laika darbs)
vadītājs

23. Expenditure of products on the level of processes
euro
2009
2010
2011
Mājsaimniecību budžeta pētījums
Datu pieprasījumu identifikācija
Sagatavošana un attīstība
Datu vākšana
Datu analīze
Datu apstrāde
Izplatīšana
Dokumentēšana
Sanāksmes / Konferences CSP
Sanāksmes / Konferences ārpus CSP
Mācības CSP
Mācības ārpus CSP
Komandējums (laika darbs)
Komandējums (gabaldarbs)

24. Proportion of processes, %
Proportion of the working hours on the level of statistical production processes
Process
Proportion of processes, %
2009
2010
2011
Average
Datu vākšana
Sagatavošana un attīstība
Datu apstrāde
Datu analīze
Izplatīšana
Komunikācija ar respondentiem
Dokumentēšana
Datu pieprasījumu identifikācija
Kopā
100.0

25. Process «Kommunication with respondents»
Product
2010
2011
Working hours, h
FTE
Veidlapa 5-darbs
Veidlapa 2-darbs
Veidlapa 1-apgrozījums
Veidlapa 1-gada, 5-gada
Veidlapa 1-reģistrs
Veidlapa 1-f
Veidlapa 2-investīcijas
Veidlapa 1-r
Veidlapa 2-EK

26. Working time consumption per 1 unit
Product
Division
2009.gads
2010.gads
Working hours, h
Number of respondents
Working time per 1 unit, h
Laiks, h
Skaits
laiks uz
1 vien., h
Paper
web
summ
Pap
Elektr
Kopā
Veidlapa 21-ls
Lauksaimniecības un vides statistikas departaments
Statistikas datu apstrādes departaments
Pierīgas datu vākšanas un apstrādēs centrs
Valmieras datu vākšanas un apstrādes centrs
Kuldīgas datu vākšanas un apstrādes centrs
Preiļu datu vākšanas un apstrādes centrs
KOPĀ
Veidlapa 2-darbs
Matemātiskā nodrošinājuma daļa
Sociālās statistikas departaments
Informātikas departaments
Informācijas, izdevniecības un poligrāfijas departaments

27. Questionnaire 2- work Position Process 2009 2010 costs, Ls
Working hours
Izdevumi, Ls
Laiks
datora operators
Datu vākšana
datorgrafiķis
Sagatavošana un attīstība
direktors
Datu analīze
informācijas sistēmu administrators
Datu pieprasījumu identifikācija
Datu apstrāde
intervētājs
lietvedības sekretārs
lietvedis
referents
Izplatīšana
Dokumentēšana
Komunikācija ar respondentiem
Sanāksmes / Konferences ārpus CSP
statistikas matemātiķis
Komandējums (laika darbs)

28. Questionnaire 2-work Process Position 2009 2010 costs, Ls
Working hours (h)
Izdevumi, Ls
Laiks
Datu pieprasījumu identifikācija
informācijas sistēmu administrators
vadītājs
vecākais referents
Sagatavošana un attīstība
datorgrafiķis
direktors
referents
statistikas matemātiķis
statistiķis
Datu analīze
Datu apstrāde

29. Benefits
by evaluating work consumption on the level of institution’s processes decisions are made for optimization of the work process
managers have reliable data for evaluating the proportion of consumption of working hours and finances on the product and others levels
all data can be analysed in dynamics and different breakdowns
in all kind requests it is possible to do objective and operative calculations
operatively are available data on work consumption and cocts in different dimensions
information can be analysed in different breakdowns thus ensuring objective manager’ decisions
invaluable assistant in the planning process

30. Indicators’ subsystem

31. Drawbacks
legislative change cases require changes to the system