1. Die Tabellen Access speichert Daten in Tabellen, die aus Spalten und Zeilen bestehen. Für eine Tabelle zu anlegen man muss zuerst die Struktur (also die Namen den Feldern, Felddatentypen und Eigenschaften) definieren und nacher die Daten eingeben. Die Daten können direkt eingeben (mittels der Tastatur) oder von einer andere Datenbank übernehmen und zwar: Das Kopieren einer Tabelle aus einer anderen Datenbank. Das Importieren der Daten. Access kann Daten aus Word, Excel oder FoxPro, dBase, Oracle, Paradox importieren. Durch Attach File Möglichkeit; in diesen Fall kann man nicht die Struktur der Tabelle zu ändern, nur die Daten zu benutzen.

2. Die Beschreibung der Struktur

3. Die Feldnamen Feldnamen dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein und aus einer beliebegen Kombination von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Sie dürfen lediglich den Punkt, das Ausrufezeichen und die eckigen Klammern sowie die Steuerzeichen (ASCII Werte 0 bis 31) zur Bildung von Feldnamen nicht verwenden. Das Felddatentyp Mit dem Felddatentyp bestimmt man, welche Art von Informationen das Datenfeld speichern kann

4. FelddatentypBedeutung TextSpeichert Texte bis max. 255 Zeichen MemoSpeichert Texte bis max. 32000 Zeichen ZahlSpeichert Zahlen Datum/ZeitSpeichert Datum und Uhrzeit WährungSpeichert Zahlen in Währungsformat Zähler Speichert Zahlen, die Access automatisch hochzählt; Access erlaubt nur ein Zählerfeld je Datenbankdatei. Ja/NeinSpeichert Boolesche Werte OLE-ObjektSpeichert Objekte bis maximal 128 Mbyte. OLE- Objekte können under anderem Bilder, Musiksequenzen oder Texte sein.

5. Die Beschreibung. Wenn man für jedem Datenfeld eine Beschreibung eingibt, wird es leichter die Bedeutung eines Datenfeldes zu erkennen. Access zeigt die Beschreibung eines aktiven DATENFELDES zudem automatisch in der Statuszeile an, sobald das Datenfeld aktiviert wird. Die Beschreibung darf maximal 255 Zeichen lang sein.

6. Feldeingenschaften. Mit der Definition des Felddatentyps setzt Access die Feldeigenschaften automatisch auf Standardwerte. Die Haupeigenschaften sind: Feldgröße. (Field Size) Kann nur für Text- und Zahlenfelder (Number) beeinflußt werden. Bei Textfeldern bestimmt die Feldgroße die maximale Anzahl der Zeichnen, die eingegeben werden können. Bei Zahlenfeldern bestimmt die Feldgröße den Zahlentyp. Die Standardwert is Long Integer. Access setzt das Zahlenformat von Zähler-(Autonumber), Datum/Zeit (Date/Time)- und Währungsfeldern (Currency) automatisch. Es verwaltet Zählerfelder intern als Zahlen- felder mit dem Format LONG INTEGER. Man benötigt diese Information, wenn man referentielle Integrität für Zählerfelder definieren will. Datum/Zeit Felder werden intern aus zwei Long-Integer-Feldern zusammengesetzt. Währungsfelder entsprechen dem Format Double.

7. Format Mit Hilfe des Formats kann man die Anzeige eines Datenfeldes beeinflussen (z.B. als Exponentialzahl anzeigen). Man kann sogar verschiedene Formate für positive und negative Zahlen definieren. So lassen sich beispielsweise negative Werte in roter Schrift anzeigen. Feld-datentypFormatBedeutung TextKeine Standardformate MemoKeine Standardformate ZahlAllgemeine Zahl Zeigt keine Tausender- Trennzeichen und alle eingegebenen Dezimalstellen an. Währung Zeigt Tausender- Trennzeichen und 2 Dezimalstellen an. Negative Zahlen werden rot und in Klammern dargestellt. Festkommazahl Zeigt mindestens eine Ziffer und 2 Dezimalstellen an. Standardzahl Zeigt Tausender-Trennzeichen und 2 Dezimalstellen an.

8. Feld-datentyp Format Bedeutung Prozentzahl Multipliziert eingegebene Werte mit Hundert und zeigt das Prozentzeichen an. Exponentialzahl Zeigt Zahlen in der wissenschaftlichen Notation an. Auf das große E folgt die Zehnerpotenz. Datum/ZeitStandarddatumZeigt entweder eine Zeit oder ein Datum an. Datum,lang Entspricht dem langen Datumsformat aus den Ländereinstellungen der Systemsteuerung von Windows. Datum, mittelZeigt Werte in der Form 05. Okt. 1998 an Datum, kurz Entspricht dem kurzen Datumsformat aus den Ländereinstellungen der Systemsteuerung von Windows. Zeit, lang Entspricht dem Zeitformat aus den Ländereinstellungen der Systemsteuerung von Windows. Zeit, 12 Std. Zählt Stunden nur bis 12. Zieht von den Stunden 13 bis 24 den Wert 12 ab. Zeit, 24 Std.Zeigt alle 24 Stunden an. WährungWie bei Zahl ZählerWie bei Zahl

9. Feld-datentypFormatBedeutung Ja/NeinKein FormatZeigt 1 für Ja und 0 für Nein an. Ja/NeinZeigt Ja oder Nein an. Wahr/FalschZeigt Wahr für Ja und Falsch für Nein an. An/AusZeigt An für Ja und Aus für Nein an. OLE-Objekte Keine Formatierung möglich.

10. ZahlentypWertebereichDezimal-stellenSpeicher-bedarf Byte0 bis 255Keine1 Byte Integer-32.768 bis 32.767Keine2 Byte Long Integer -2.147.483.648 bis 2.147.483.647 Keine4 Byte Single -3,4*10 38 bis 3,4*10 38 74 Byte Double -1,797*10 308 bis 1,797*10 308 158 Byte

11. Dezimalstellen Maximal 15 Positionen. Beschriftung(Caption) Access zeigt im Tabellenfenster standardmäßig den Feldnamen als Spaltenüberschrift an. Wenn man eine andere Beschriftung wünscht, dann trägt man diese in das gleichnamige Eingabefeld ein. In Formularen setzt Access die Beschriftung als Bezeichnung für das verbundene Steuerelemente ein, das das Datenfeld einzeigt. Standarwert(Default Value) Access initialisiert Zahlen und Datum/Zeit Felder standarmäßig mit dem Wert 0. Wenn man keine Initialisierung dieser Felder wünscht, man löscht den Standardwert. Man kann in das Position konstante Werte oder auch Ausdrücke eingeben.

12. Gültigkeitsregel(Valid ation Rule) Mit der Gültigkeitsregel kann man Eingaben in Datenfeld überprüfen. Die Gültigkeitsregel ist ein logischer Ausdruck GültigkeitsregelBedeutung >= 0 Erlaubt nur positive Werte > 0 Und < 1Eignet sich, um Prozentzahlen auf den Bereich zwischen 0 und 99,99 Prozent einzuschränken. <= [Max Kredit]Der Wert muß kleiner oder gleich dem Wert des Feldes MAX KREDIT sein. >= #01.09.1998#Das Datum muß größer oder gleich dem 1. September 1998 sein.

13. Gültigkeitsmeldung(Validation Text) Access zeigt die Gültigkeitsmeldung an, wenn die Eingabe in ein Datenfeld die Gültigkeitsregel verletzt. Indizieret(Indexed) Die Standardeinstellung ist Nein. Man benötigt diese Position, wenn man einen ein- oder mehrdeutigen Index definieren will. Außerdem setzt Access bei der Definition eines Primärindizes automatisch die Eigenschaft auf Ja (Ohne Duplikate). Schlüssel definieren[1][1] Der Schlüssel= Attribut/Feld (oder Kombination von Attributen) dessen Bekannter Wert ein Objekt identifiziert [1] Der Befehl ist Ansicht;Indizes oder View;Indexes [1]

14. Man soll Indizes für alle Felder definieren, die Sie häufig zur Datensuche oder zur Sortierung benötigen. Neben der häufigen Datensuche und Sortierung spielt auch die relationale Verknüpfung eine wichtige Rolle zur Bildung von Indizes. Wenn man zwei Tabellen relational verknüpfen will, benötigt man einen Primärschlüssel je Tabelle. Der Primärschlüssel beschleunigt den Zugriff auf die Daten. Man kann Primärschlüssel aus einem oder mehreren Feldern zusammensetzen. Bei zusammengesetzten Primärschlüsseln muß man für alle Datenfelder, die den Schlüssel bilden,sicherstellen, dass sie keine Nullwerte enthalten. Die Eindeutigkeit muß hingegen nicht unbedingt für jedes einzelne Feld, sondern nur für die Feldkombinationen gewährleistet sein.

16. Die Eigenschaften können für jedes Feld aber auch für die ganze Tabelle definieren sein

17. Bemerkung. Das Laden der Daten ist in DataSheet/Datenblatt Mode möglich (oder mit Hilfe der Formularen). Es ist sehr wichtig das vor dem Laden der Daten, die Beziehungen zwischen den verschiedenen Tabellen definiert werden.

18. Tabellen verknüpfen Man kann alle Tabellen einer Datenbank unabhängig voneinander betrachten und bearbeiten. Diese Form der relationalen Verknüpfung findet in Abfragen, Formularen und Berichten statt. Mit der Definition einer Standardbeziehung informiert man Access über die relationale Verknüpfung zweier Tabellen. Standard- beziehungen haben keinen Einfluß auf die Bearbeitung der Daten. Wenn man eine stärkere Bindung von Tabellen wünscht, dann muß man die referentielle Integrität definieren.

19. Referentielle Integrität Ist sie erst einmal definiert, gewährleistet Access die referentielle Integrität überall dort, wo Daten berabeiten werden können. Diese betrifft nicht nur die Dateneingabe in das Tabellen- und das Formularfenster, sondern auch Aktualisierungsabfragen. Die Definition der RI erfolgt im Datenbankfenster; der Befehl ist Tools; Relationship. Es gibt zwei Sorten von Bezihungen: 1:1 (z.B. Länder – Regierungschef) und 1:n (z.B. Länder – Städte). Bemerkung: Beziehung m:n (z.B. Länder – Internationale Organizationen)kann nicht in Access direkt implemetiert sein.

20. Bei der 1:1 – Beziehung wird jeder Primärschlüssel der einen Tabelle mit dem korrespondierenden Primärschlüssel der anderen Tabelle verknüpft. Man muß vor der Definition der Standardbeziehung sicherstellen, daß die Werte beider Primärschlüssel übereinstimmen. Wenn man zwischen zwei Tabellen eine 1:1- Beziehung bildet, dann sollte man auf die RI verzichten. Die Definition der RI würde nämlich bewirken, daß die Eingabe des Primärschlüssels in die eine Tabelle nur dann möglich wäre, wenn dieser in der anderen Tabelle bereits existierte.

21. 1:N – Beziehung. Bei diesem Beziehungstyp können jedem Datensatz der Mastertabelle mehrere Datensätze der Detailtabelle zugeordnet werden. Umgekehrt kann jeder Datensatz der Detailtabelle eindeutig einem Datensatz der Mastertabelle zugeordnet werden. Z.B.: Kunden und Projekte, Rechnungsköpfe und Rechnungspositionen, Konto und Buchungen usw. Voraussetzung für die Definition einer 1:N – Beziehung mit referentieller Integrität ist: ein eindeutiger Primärschlüssel in der Mastertabelle und ein mehrdeutiger Sekundärschlüssel in der Detailtabelle (Abb.5.4). Beide Schlüssel müssen vom gleichen Datentyp sein und die gleiche Feldgröße haben.