1. PLANIRANJE

2. Diskusija Kakvu ulogu planiranje ima u Vašem životu?

3. ŠTO JE PLANIRANJE?
Po PMI metodologiji planiranje je jedna od 5 grupa procesa upravljanja projektom:
POKRETANJE
PLANIRANJE
IZVOĐENJE
KONTROLA
ZATVARANJE

4. ULAZNI ELEMENTI ZA PLANIRANJE
1. PRIPREMNA IZJAVA IZJAVA O OPSEGU POSLOVA (iz inicijacije projekta)
2. PROCESI upravljanja projektima (20)
3. OKRUŽENJA (mogu utjecati na uspjeh projekta: organizacijska kultura, standardi, tržište…)
4. POSTOJEĆI PROCESI U ORGANIZACIJI (pravila, procedure, zabilježena iskustva i znanja…)

5. ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA
METODOLOGIJA za upravljanje projektima
INFORMACIJSKI SUSTAV upravljanja projektima (služi timu za dokumentiranje i praćenje informacija o projektu i proizvodima; podrazumijeva formalne postupke kontrole, izmjene i prihvaćanja isporuka te dokumenata)
STRUČNA PROSUDBA

6. ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA
Važno je koristiti primjerene alate i tehnike. Njihov nivo složenosti mora odgovarati složenosti projekta.

7. REZULTAT PLANIRANJA PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM
Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih.
Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.

8. PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM
Primjer 1:
The Year of the Small Project’ Project Business Plan, Inter Agency Policy & Projects Unit; Tasmania, Australia
Primjer 2:
California Health and Human Services Agency Data Center - Predložak za pisanje Plana upravljanja projektima

9. ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO?
Planiranjem se određuje što treba odraditi, tko, kada i s kojim resursima
Bez planiranja nema kontrole, jer planiranje osigurava temeljni plan (baseline) temeljem kojeg se vrši kontrola.
“Companies that are further up the scale should be better able to manage projects carrying a higher degree of risk and be more likely to deliver service product offerings with more predictable levels of quality.”

10. ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO?
Projektom se želi ostvariti ono što do sada još nije ostvareno ili izvedeno te ne postoji rutinski postupak.
“An organisation that is judged immature in Project Management terms may deliver individual projects that produce excellent results occasionally.”

11. ŠTO SE SVE PLANIRA?
OPSEG
VRIJEME
TROŠKOVI
LJUDSKI RESURSI

12. ŠTO SE SVE PLANIRA? KVALITETA, upravljanje kvalitetom KOMUNIKACIJA
UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike
NABAVA, kupovina, ugovaranje

13. REDOSLIJED PLANIRANJA
Ciljevi projekta
Struktura poslova
i aktivnosti
Organizacija projekta
Definiranje dinamike i rokova
Procjena troškova na projektu
Revizija
Potrebe klijenata
Dogovor
Kontrola
Odgovornost
Komunikacija
Kontrola

14. OPSEG PROJEKTA
Posao koji mora biti obavljen da bi se isporučio proizvod, usluga ili rezultat sa specifičnim karakteristikama i funkcijama.
Usklađuje očekivanja i mogućnosti zainteresiranih strana.

15. OPSEG UTJEČE I NA: POJEDINOG DJELATNIKA procjena vremena izvedba posla
izvještavanje o aktivnostima
VODITELJA PROJEKTA
planira i raspoređuje resurse na projektu
rješava probleme

16. OPSEG UTJEČE I NA: VODITELJA ODJELA administrira resurse
kontrolira projekt unutar područja
IZVRŠNI MENADŽMENT
postavlja projektne prioritete
nadgleda napredovanje projekta

17. OPSEG PROJEKTA
Svaka izmjena u opsegu odražava se na trajanje projekta i na troškovima, te stoga zahtijeva brižno upravljanje promjenama.

18. OPSEG OBUHVAĆA: CILJEVE PROJEKTA STRUKTURNU RAŠČLAMBU POSLOVA - WBS
POPIS I OPSEG PROIZVODA
ZAHTJEVE NA PROJEKT
OGRANIČENJA I PRETPOSTAVKE

19. OPSEG OBUHVAĆA ISPORUKE I KRITERIJE PRIHVAĆANJA KONTROLNE TOČKE
PROCJENU TROŠKOVA
SREDSTVA I DINAMIKU PLAĆANJA

20. POSTAVLJANJE CILJEVA
Budite realni
u željama
potrebama
mogućnostima
You can't always get what you want (Rolling Stones)

21. OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA
U definiranju sudjeluju osobe odgovorne za njihovo ostvarenje (projektni tim)
Jasno govore kada i kakvi rezultati se očekuju
Mjerljivi su i provjerljivi

22. OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA
Dosegljivi su i realistični
U skladu su s dostupnim resursima
Usklađeni su s organizacijskim ciljevima
Jasno su napisani

23. SMART CILJEVI
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Time-bounded

24. VJEŽBA 1- upute
Na popisu ciljeva koji slijedi prepoznajte i izdvojite one ciljeve koji su prema prethodnoj definiciji dobro opisani i obrazložite.
Na popisu ciljeva odaberite 1 slabo opisan cilj i ukažite na njegove nedostatke.

25. VJEŽBA 1 – popis ciljeva
Prilagoditi poslovanje 300 poslovnica novom sustavu naplate usluga do kraja godine.
Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna.
Provesti program stjecanja vještina telemarketinga za zaposlenike u odjelu prodaje koristeći isključivo postojeće resurse.

26. VJEŽBA 1 – popis ciljeva
Kroz dvije godine uvesti barem 3 nova načina oglašavanja postojećih usluga.
Izraditi promotivni film o poboljšanim karakteristikama perilice rublja C145 ne prelazeći svotu od kuna, a koristeći tehnologiju internog filmskog studija i ugovorenu marketinšku agenciju.

27. SMART CILJ -Primjer
Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna

28. STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS
WBS - work brakedown structure
Hijerarhijska raščlamba posla koji projektni tim treba izvršiti.
Orijentirana je na isporuke kako bi se projektni ciljevi postigli i tražene isporuke kreirale.
Organizira i definira ukupni projektni opseg

29. STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS
Ukupan posao dijeli se hijerarhijski na nivoe:
1. glavne grupe poslova
1.1. zadaci
1.1.1 zadaće

30. STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS
Ukupan posao treba razdijeliti u cjeline veličina prikladnih za provođenje kontrole projekta, a najniži nivo podjele mora biti dovoljno konkretan da omogući kontrolu i razvidnost.

31. WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA
HIJERARHIJSKA LISTA
000 Program izobrazbe
100 Nastavnici
200 Sadržaj izobrazbe
210 Plan lekcija
220 Skripte
300 Mjesta izobrazbe
310 Centri izobrazbe
311 Učionice
3111 Oprema
400 Administracija
410 Polaznici
411 Prijave
412 Upisi
420 Evaluacija

32. WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA
BLOK DIJAGRAM
Program izobrazbe
NASTAVNICI
SADRŽAJ
MJESTA
ADMINAISTRACIJA
PLAN LEKCIJA
CENTRI
POLAZNICI
SKRIPTA
UČIONICE
OPREMA
PRIJAVE
UPISI
EVALUACIJA

33. WBS - KATEGORIJE ZA RAŠČLAMBU
Elementi ili dijelovi proizvoda
Kronologija ili slijed
Funkcionalne discipline
Organizacijske jedinice
Geografska područja
Konfiguracijske osobine
Isporuke
Svrha ili funkcija
Podsistemi proizvoda ili projekta
Ključne točke
Faze

34. WBS - PRIMJER Seagram MIS Project WBS Level 1 Project Definition
Analysis
Design
Construction
Implementation
Support
Project
Management
WBS Level 2
Training &
User Acceptance
User Sign-Off
Functional
requirements
Process
and package
evaluation
Analysis
Check Point
User Procedures
&
Training
Program Generation
&
Testing
Development
Sign-Off
Design
&
Integration
Installation
Design
Check Point

35. ORGANIZACIJA NA PROJEKTU
Prikazuje strukturu uloga na projektu
Odgovara WBS-u
Prikazuje odgovornosti, dužnosti, područja autoriteta, relacije i nužne suradnje
Prikazuje se organizacijskom kartom

36. IZRADA ORGANIZACIJSKE KARTE
Jednostavnim dodavanjem imena ili funkcija osoba uz grupe poslova, zadatke i zadaće
Program izobrazbe, I. Magdic, PM
SADRŽAJ
J.Lučić. S
MJESTA
T.Ruzić, MM
PLAN LEKCIJA
CENTRI
POLAZNICi J.Knezovic, AI
SKRIPTA
UČIONICE
OREMA, Z. Jozić, SI
PRIJAVE
UPISI
PM - projekt menadžer
MM - marketing menadžer
A – administrator
S – supervizor
SI – sistem inženjer

37. ŠTO SE SVE PLANIRA?
OPSEG
VRIJEME
TROŠKOVI …

38. VRIJEME
Planiranje vremena u projektu obuhvaća niz procesa koji omogućavaju da se projekt završi na vrijeme.

39. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI
DEFINICIJA AKTIVNOSTI
SLIJED AKTIVNOSTI
PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI
PROCJENA RESURSA
IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

40. DEFINICIJA AKTIVNOSTI
Postupak identificiranja određenih planiranih aktivnosti koje se trebaju provesti kako bi nastale različite projektne isporuke.
TEHNIKA: dekompozicija (WBS)
REZULTAT : LISTA AKTIVNOSTI

41. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI
DEFINICIJA AKTIVNOSTI
SLIJED AKTIVNOSTI
PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI
PROCJENA RESURSA
IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

42. SLIJED AKTIVNOSTI
Postupak identificiranja i dokumentiranja ovisnosti koje postoje između planiranih aktivnosti.
BEZUVJETNIH OVISNOSTI (nameće ih priroda posla)
DISKRECIJSKIH OVISNOSTI (definiranih od tima)
OVISNOSTI O NE-PROJEKTNIM AKTIVNOSTIMA
Prikazuje se DIJAGRAMOM MREŽE AKTIVNOSTI

43. DIJAGRAM MREŽE AKTIVNOSTI
Definicija: shematski prikaz slijeda projektnih aktivnosti i logičkih relacija (zavisnosti) među njima

44. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI
DEFINICIJA AKTIVNOSTI
SLIJED AKTIVNOSTI
PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI
PROCJENA RESURSA
IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

45. PROCJENA TRAJANJA AKTIVNOSTI
Nositelji-vlasnici aktivnosti/posla obavljaju procjenu
Procjena se vrši temeljem dostupnih resursa, iskustva, saznanja iz prošlih i sličnih projekata i prepoznatih rizika…

46. METODE PROCJENE Stručna procjena Analogija
Kvantitativna procjena po jedinici posla
S rezervom (contingency)

47. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI
DEFINICIJA AKTIVNOSTI
SLIJED AKTIVNOSTI
PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI
PROCJENA RESURSA
IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

48. PROCJENA RESURSA
Proces procjene vrste i količine resursa potrebnih za izvođenje svake aktivnosti prikazane u projektnom kalendaru.

49. PLANIRANJE VREMENA - PROCESI
DEFINICIJA AKTIVNOSTI
SLIJED AKTIVNOSTI
PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI
PROCJENA RESURSA
IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

50. IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA
Temelji se na: organizacijskim procesnim postavkama, opsegu projekta, listi i atributima aktivnosti,mrežnom dijagramu,potrebnim resursima, kalendaru dostupnosti resursa,procjeni trajanja aktivnosti, planu projekta.

51. METODE IZRADE PROJEKTNOG KALENDARA
ANALIZA MREŽNOG DIJAGRAMA
METODA KLJUČNOG PUTA
SAŽIMANJE KALENDARA
ANALIZA ŠTO-AKO SCENARIJA
USKLAĐIVANJE RESURSA

52. MREŽNI DIJAGRAM –KLJUČNI PUT
eng. Network diagram - Critical path

53. IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA
Određivanje planiranih datuma za izvršenje planiranih aktivnosti i planiranih datumi za kalendarske kontrolne točke.
Potrebno je odlučiti o početku i završetku svake pojedine aktivnosti unutar projekta
Uspostavljaju se logični odnosi aktivnosti (finish-to-start, finish-to-finsh, start-to-start, start-to-finsh)

54. PRIKAZI PROJEKTNOG KALENDAR
Liste svih aktivnosti s planiranim datumima početka i završetka
Mrežni dijagram projekta s unesenim datumima
Gantt chart
Milestone charts

55. GANTT CHART - GANTOGRAM
WBS A B C
aktivnosti
koje treba
provesti A B
budućnost
vrijeme NE
količina posla C
vrijeme (dani, tjedni)

56. GANTT CHART - GANTOGRAM

57. ŠTO SE SVE PLANIRA?
OPSEG
VRIJEME
TROŠKOVI …

58. TROŠKOVI
Planiranje troškova u projektu osigurava završetak projekta unutar proračuna

59. PLANIRANJE TROŠKOVA - PROCESI
PROCJENA TROŠKOVA
PRORAČUN TROŠKOVA
Omogućava kontrolu izvođenja s obzirom na proračun troškova

60. PROCJENA TROŠKOVA
Procjena troškova temelji se na : WBS-u, popisu potrebnih resursa, cjeniku resursa, prijašnjih saznanja (historical information) i rizika.

61. TEHNIKE PROCJENE TROŠKOVA
Analogija
Procjena od niže prema višoj kategoriji u WBS-u
Određivanje jedinične cijene

62. PRORAČUN TROŠKOVA
Pridruživanje procijenjenih troškova pojedinim aktivnostima ili paketima poslova s ciljem stvaranja temeljnog plana prema kojem će se mjeriti realizacija projekta.

63. TEMELJNI PLAN TROŠKOVA – BUDGET
Svaki projekt treba temeljni plan po kojem se mjeri napredak
Temeljni plan nastaje kao rezultat proračuna troškova

64. TEMELJNI PLAN TROŠKOVA – BUDGET
Omogućava voditelju i članovima tima procjenu uspješnosti
Temeljni plan može biti izražen u novcima ili nekim drugim elementima posla (ljudima, vremenu, jediničnim rezultatima)
To je kontrolni alat

65. VRSTE PRORAČUNA Direktni proračun (Direct budgeting) (troškovni)
Voditelji poslova procjenjuju utrošak ljudskog rada, opreme, nabava, putovanja itd. i alociraju troškove
Indirektni proračun (Indirect budgeting) (cjenovni)
Voditelji poslova prema zadanom proračunu određuju okvir poslova

66. PLANIRANJE
POKRETANJE
PLANIRANJE
IZVOĐENJE
KONTROLA
ZAVRŠETAK

67. PLANIRA SE:
OPSEG
VRIJEME
TROŠKOVI
LJUDSKI RESURSI

68. PLANIRA SE: KVALITETA, upravljanje kvalitetom KOMUNIKACIJA
UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike
NABAVA, kupovina, ugovaranje

69. REZULTAT PLANIRANJA PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM
Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih.
Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.

70. PLANIRANJE - karakteristike
Interaktivan proces
U njemu sudjeluju svi članovi tima i međusobno se usklađuju, postižu konsenzus i zajedničko razumijevanje dogovorenih aktivnosti i procesa
Iterativan proces
Izvodi se na početku svakog projekta, a neki ili svi procesi planiranja i na početku pod-faza
Definiranje ključnih elemenata
Tijekom planiranja definiraju se ključni elementi (opseg, vrijeme, troškovi, resursi, kvaliteta, rizici…)

71. PLANIRANJE - karakteristike
Procjene
Tijekom planiranja procjenjuju se vrijeme, trošak i resursi na temelju iskustava, povijesnih informacija, a ponekad i na pretpostavkama
Osigurava postupke za promjene plana
Prilikom planiranja dogovaraju se postupci upravljanja eventualnim promjenama nastalim tijekom izvođenja projekta

72. PLANIRANJE - karakteristike
Trajanje
Za planiranje treba odvojiti 10% - 25% cjelokupnog trajanja projekta (manje planiranja – upitni rezultati, previše planiranja – slaba učinkovitost)
Dokumentiranje
Tijekom planiranja potrebno je sve dogovoreno dokumentirati kako bi se omogućilo nadziranje i kontrola provođenja planiranih aktivnosti, troškova i trajanja.

73. PLANIRANJE - karakteristike
Planiranje provode:
Svi članove tima
Ključni nositelji prava (interesne strane)
trebaju biti uključeni u planiranje što je ranije moguće
Naručitelj i/ili sponzor
Ključni članovi projektnog tima
Rukovoditelji funkcionalnih cjelina, koji trebaju osigurati resurse

74. Projektni zadatak
U vašoj organizaciji radi 300 radnika na poslovima pomoći korisnicima putem telefona i elektroničke pošte, tzv. helpdesk služba. Radnici su raspoređeni u uredima u 9 gradova i rade u 3 smjene.
Upravo je uvedena nova složena usluga namijenjena korisnicima uređaja koji proizvodi vaša organizacija. Radnici u helpdesk službama trebaju u potpunosti biti upoznati s novom uslugom i načinom njena korištenja kako bi korisnicima mogli pružiti pomoć brzo, točno i detaljno.
Vaš tim treba organizirati obuku radnika kako bi nova usluga što prije mogla biti obznanjena i korištena.

75. Projektni zadatak – upute
Podijelite se u grupe od članova
Definirati ciljeve projekta (SMART)
Izradite strukturnu raščlambu poslova (WBS)
Odredite trajanje provedbe za grupe aktivnosti i podaktivnosti - prva dva nivoa
Izradite organizacijsku kartu projekta
Izradite mrežni dijagram i odredite ključni put
Izradite kalendar projekta (rokove provedbe za grupe aktivnosti i podaktivnosti - prva dva nivoa)
Napraviti 10 minutnu prezentaciju rezultata grupnog rada