1. ANALYSE OG OPTIMERING AF DE GRUNDLÆGGENDE HR-PROCESSER STATUS

2. Program for statusmøde 14:30-14:40. Indledning v/ Henrik H. Søndergaard 14:40-15:20. Status for arbejdet i grupperne Sygdom og barsel. v/Karina Stendahl og Helle W. Manøe Ansættelse og fratrædelse af VIP og TAP. v/Charlotte Holmberg og Lotte Ulstrup Frost Påtaler, advarsel og uansøgt afsked. v/Aase Andersen og Camilla Skjødt Jakobsen 15:20-15:30. Afslutning - projektplan v/Henrik H. Søndergaard

3. STATUS HR-PROCESSER ARBEJDSGRUPPE 6 SYGEFRAVÆR OG BARSEL

4. Sygdom og barsel Swimlanes / workflows Dialog / samarbejde Quickwins Hvem gør hvad og hvor er opgaven bedst placeret System Effektivisering

5. STATUS HR-PROCESSER ARBEJDSGRUPPE 1 ANSÆTTELSE OG FRATRÆDELSE AF VIP OG TAP

6. Ansættelse og fratrædelse af VIP og TAP

7. STATUS HR-PROCESSER ARBEJDSGRUPPE 5 PÅTALER, ADVARSLER OG UANSØGT AFSKED

8. Deltagere i arbejdsgruppe 5 Charlotte Holmberg, TEKNAT/SUND Lone Stoustrup, Institut for Læring og Filosofi Aase Andersen, Institut for Kommunikation Camilla Skjødt Jakobsen, HR-afdelingen (tovholder)

9. Status for arbejdet Gennemført tre arbejdsgruppemøder (ud af fire) Udarbejdet swimlanes for følgende processer: Påtaler (TAP og VIP) Skriftlige Advarsler (TAP og VIP) Uansøgt afsked – individuelle forhold (TAP og VIP) Uansøgt afsked – organisatoriske forhold (TAP og VIP) Arbejdsgangene er herefter beskrevet i workflows som på møderne er drøftet mhp. at komme med forslag til optimerede arbejdsgange

10. Optimerede arbejdsgange Universitetets delegationsinstruks er kraftigt styrende for arbejdsgangene på dette område Området er ligeledes underlagt et stort regelsæt samt lovgivning Antallet er swimlanes er derfor ikke væsentligt reduceret Fokus på optimeringer gennem blandt andet: Tydeligere retningslinjer på området Bedre informationsredskaber / HR-redskaber (Håndbog) Tydeliggørelse af ansvarsfordeling (ret og pligt) og personaleansvar Forslag til optimering af delegationsinstruks (særligt mht. påtaler) Forbedring af nuværende skabeloner samt udarbejdelse af nye på visse områder E-boks Special-indblik (Quickwin)

11. Samarbejdet, tilrettelæggelse og nytænkning Spændende med samarbejde på tværs af niveauer Indsigt i arbejdsgangene og eventuelle problematikker på andre niveauer (end ens eget) Åben dialog og ”frie rammer” for nytænkning Det har overrasket os: Hvor vanskeligt det er at holde fokus på en enkelt sagsgang  / Hvor vanskeligt det er at se bort fra ressourcespørgsmålet (systemer, bemanding, nuværende rammer mv.)  Hvor mange nye idéer der er kommet på bordet Hvor mange ting som vi grundlæggende er enige om, kan optimere processerne

12. Afrunding – fremtidige milesten i projektet Der nedsættes en ekstra arbejdsgruppe vedr. arbejdsgange ifht. udenlandske VIP Arbejdsgrupperne afleverer deres resultater (swimlanes, workflows og forslag til quickwins for hhv. nuværende og optimeret arbejdsgang) ultimo august Projektlederen sammenskriver materialet, der behandles på styregruppemøder i september Inddragelse af VIP-brugerpanel Afrapporteringen til direktionen – behandles den 28.10. 2016