برنامه‌ريزي استراتژيک پيشرفته مرحله شناخت و توصيف سازمان
چارچوب مفهومي توصيف سازمان‌ها ماموريت اهداف راهبردهاسياست‌ها محصولات فعاليت‌هاي سازماني جريان‌هاي مواد و کالا جريان‌هاي کاري جريان‌هاي مالي جريان‌هاي داده و اطلاعات ساختار اجزاء و عوامل
جريان کار سازماني تعريف: –عبارتست از روال يا فرآيند انجام هر يک از فعاليت‌هاي سازماني اجزاي مفهومي: –مراحل و عمليات –تقدم و تاخر انجام مراحل و عمليات ابزار مستندسازي جريان کار سازماني –نمودار ماتريسي جريان کار –نمودارهاي استاندارد UML (مورد کاربرد و...)
جريان کار سازماني نمودار ماتريسي جريان کار سازماني –ماتريسي است براي نمايش روند انجام فعاليت سازماني و نحوه توزيع مراحل آن بين اجزاي سازمان –سطرهاي ماتريس: مراحل و گام‌هاي انجام فعاليت سازماني –ستون‌ها: عنوان اجزاي سازماني انجام دهنده مراحل –درايه‌ها: نمادهاي نمايش‌دهنده ماهيت مراحل + نحوه ارتباط و تقدم و تاخر مراحل
چارچوب مفهومي سيستمهاي سازماني فروشگاهساير فعاليت‌ها فعاليت‌هاي بهبود و توسعه مطالعه تامين‌کنندگان کالا فعاليت‌هاي حفظ و نگهداري فعاليت‌هاي پروسه‌ايخريد کالا انبارگرداني برآورد تقاضاي کالا فعاليت‌هاي پروژه‌اي تبليغ کالا تبليغ فروشگاه فعاليت‌هاي ماموريتي فروش حضوري فروش تلفني برگشت کالا از مشتري
نمودار گردش کار فعاليت (1): فروش حضوري مسئول کنترل تحويلدارصندوقدار متصدي فروش مشتري انتخاب کالا کنترل اوليه کالا ثبت کالا در ليست خريد مشتري محاسبه مبلغ خريد مشتري صدور فاکتور فروش دريافت مبلغ خريد بسته‌بندي کالاي خريداري شده تطبيق فاکتور با کالا تحويل نهايي کالا به مشتري
نمودار گردش کار فعاليت (2): فروش تلفني واحد ارسال (پيک) تحويلدارصندوقدار متصدي فروش تلفني مشتري اعلام تلفني ليست اقلام مورد نياز ثبت ليست اقلام مشتري جمع‌آوري اقلام درخواستي محاسبه جمع قيمت اقلام صدور فاکتور فروش بسته‌بندي اقلام درخواستي تحويل اقلام به پيک ارسال اقلام به مشتري کنترل صحت اقلام دريافت وجه اقلام دريافت وجه اقلام از پيک
نمودار گردش کار فعاليت (3): خريد کالا امور مالي انبار واحد حقوقي واحد تامين و تدارک واحد بازرگاني دريافت مشخصات کالا جمع‌آوري اطلاعات تامين کنندگان کالا دريافت شرايط تامين‌کنندگان کالا انتخاب تامين‌کنندگان کالا مذاکره نهايي با تامين‌کنندگان منتخب عقد قرارداد با تامين‌کنندگان منتخب دريافت کالا از تامين‌کنندگان پرداخت وجه کالاي دريافت شده اعلام ختم قرارداد
رديف کد فعاليتکد مرحلهتولید نرم افزار سیستم مدیریت آموزش(LMS)رياست مرکزمعاون آموزشیمعاون فناوریمعاون اداری و مالیواحد تولیدواحد ارائهکارمند آموزشواحد سخت افزارواحد نرم افزارواحد امور آموزش‌هاي مجازيواحد امور تکنولوژي آموزشيواحد امور مالیواحد امور اداریواحد تولید محتواي الکترونيکي دروسمسئول سايت کامپيوتر و website مرکزمسئول امور رايانه 1 11Communication برنامه ریزی مدل سازی _1 تحلیل نیازمندی ها _2 طراحی اولیه ساخت نرم افزار _1 تولید کد _2 تست کردن نرم افزار عرضه ی نرم افزار تسویه حساب تولید محتوای دروس الکترونیکی ارائه پشنهادات به اساتید جهت تولید محتواها دادن فرمت قابل قبول محتوا به اساتید بررسی محتواها توسط گروه کارشناس تحویل محتواها به مسئول سایت جهت بارگذاری رسیدگی به وضعیت تحصیلی درج نمرات در کارنامه بررسی کارنامه دانشجو تشکیل پرونده تحصیلی _1 اخطار به دانشجو در صورت مشروطی _2 اخطار به دانشجو در صورت طوالانی شدن دوره تحصیل تعهد گرفتن از دانشجو در قبال وضعیت نامطلوب درسی تشویق دانشجویان ممتاز از طریق تخفیف و مدیریت سایت کتابخانه ی الکترونیک تعریف سطوح دسترسی دانشجویان به کتب و مقالات پیاده سازی سطوح دسترسی ایجاد اکانت برای دانشجویان اجازه دسترسی دانشجو به سایت بارگذاری کتاب های جدید و طبقه بندی موضوعی کتاب ها 5
جريان کار سازماني نکات مهم: –مراحل پيش‌بيني شده براي انجام فعاليت سازماني در تعامل (ارتباط و تاثير گذاري دوطرفه) با ساختار اجزاي سازمان مي‌باشد. –جريان کار هر فعاليت سازماني مي‌تواند داراي نقاط شروع و پايان متعدد و مختلف، بر اساس شرايط باشد. –هر مرحله تعريف شده در جريان کار سازمان براي انجام هر فعاليت، بايد فقط و فقط داراي يک انجام دهنده يا متولي مشخص باشد. (اصل تخصيص يگانه يا Single Resource Planning ) –هر جزء يا عامل اجرايي سازمان مي‌تواند عهده‌دار انجام مراحل مختلف تعريف شده در جريان کار انجام يک يا چند فعاليت باشد.
جريان کار سازماني –هر يک از فعاليت پيش‌بيني شده در سازمان، بايد داراي جريان کار سازماني باشد. –جريان کار فعاليت‌هاي سازماني را مي‌توان در يک ماتريس گردش کار سازماني کلي، يا در ماتريس‌هاي گردش کار مجزا ثبت نمود. نمونه شاخص های وضعيت جريانهای کار سازمانی –متوسط, حداقل و حداکثر تعداد مراحل در جريانهای سازمانی –متوسط, حداقل و حداکثر تعداد مراحل تخصيص يافته به هر بخش سازمان –متوسط, حداقل و حداکثر تعداد عوامل سازمانی درگير در هر جريان سازماني –متوسط, حداقل و حداکثر تعداد جابجايي کار در طول جريان کاری سازمان
جريان‌هاي فيزيکي (مواد، کالا و...)، اطلاعاتي و مالي در سازمان تعريف: –عبارتست از کليه روابط و تبادلات ميان اجزاي ساختار سازماني و عوامل اجرايي يک سازمان، که براي تحقق و امکان اجراي فعاليت‌ها و جريان‌هاي کاري صورت مي‌پذيرد. –نکته: اصلي‌ترين جريان در هر سازمان، جريان کاري آن مي‌باشد. –نکته: ساير جريان‌هاي سازمان از جريان‌هاي کاري نشات مي‌گيرد. انواع جريان سازماني (بغير از جريان کار) –جريان‌هاي فيزيکي (بغير از اسناد و مدارک) مشتمل بر مواد، کالا، افراد و... –جريان‌هاي داده و اطلاعات مشتمل بر هر چيزي که در بر دارنده محتواي داده و اطلاعات باشد. –جريان‌هاي مالي و نقدينگي مشتمل بر کليه تبادلات مالي و نقدي
نمودار گردش کار فعاليت (1): فروش حضوري مسئول کنترل تحويلدارصندوقدار متصدي فروش مشتري انتخاب کالا کنترل اوليه کالا ثبت کالا در ليست خريد مشتري محاسبه مبلغ خريد مشتري صدور فاکتور فروش دريافت مبلغ خريد بسته‌بندي کالاي خريداري شده تطبيق فاکتور با کالا تحويل نهايي کالا به مشتري
مدل‌هاي عمومي جريان فيزيکي (PGFD) در فروشگاه کالا لايه فرآيندهاي کاري- (فعاليت فروش حضوري) تامين‌کنندگان مشتري صندوقدار متصدي فروش مسئول کنترل انبار کالا تحويلدار کالاهاي انتخابي مشتري کالاهاي محاسبه شده کالاهاي مورد نياز مشتري کالاي خريداري شده مشتري صورتحساب مشتري وجه کالاي انتخابي صندوق (نقدينگي) صورتحساب تاييد شده مشتري وجه کالاي خريداري شده مشتريان
نمودار گردش کار فعاليت (2): فروش تلفني واحد ارسال (پيک) تحويلدارصندوقدار متصدي فروش تلفني مشتري اعلام تلفني ليست اقلام مورد نياز ثبت ليست اقلام مشتري جمع‌آوري اقلام درخواستي محاسبه جمع قيمت اقلام صدور فاکتور فروش بسته‌بندي اقلام درخواستي تحويل اقلام به پيک ارسال اقلام به مشتري کنترل صحت اقلام دريافت وجه اقلام دريافت وجه اقلام از پيک
مدل‌هاي عمومي جريان فيزيکي (PGFD) در فروشگاه کالا لايه فرآيندهاي کاري- (فعاليت فروش تلفني) تامين‌کنندگان مشتري صندوقدار متصدي فروش تلفني واحد ارسال (پيک) انبار کالا تحويلدار مشخصات اقلام مورد نياز ليست اقلام مورد نياز مشتري اقلام بسته‌بندي شده مشتري ليست اقلام تحويل شده فاکتور اجناس مشتري بسته‌هاي اقلام مشتري وجه اجناس تحويل شده به مشتري صندوق (نقدينگي) وجه اجناس تحويلي به پيک اقلام درخواستي مشتري وجه کالاي خريداري شده مشتريان وجه اجناس تحويل شده به مشتري وجه اجناس تحويلي به پيک
نمودار گردش کار فعاليت (3): خريد کالا تامين‌کنندگان کالا امور ماليانبارواحد حقوقي واحد تامين و تدارک واحد بازرگاني درخواست ارائه مشخصات کالا تهيه اطلاعات کالا و خدمات و ارسال جمع‌آوري و خلاصه‌سازي اطلاعات تامين کنندگان کالا بررسي شرايط تامين‌کنندگان کالا انتخاب تامين‌کنندگان کالا مذاکره نهايي با تامين‌کنندگان منتخب عقد قرارداد با تامين‌کنندگان منتخب دريافت کالا از تامين‌کنندگان پرداخت وجه کالاي دريافت شده اعلام ختم قرارداد
مدل‌هاي عمومي جريان فيزيکي (PGFD) در فروشگاه کالا لايه فرآيندهاي کاري- (فعاليت خريد کالا) تامين‌کنندگان بخش تامين و تدارک بخش بازرگاني بخش انبار انبار کالا بخش حقوقي بخش مالي اعلاميه درخواست اطلاعات کالا بروشور اطلاعات کالا و خدمات درخواستي گزارش خلاصه پيشنهادات تامين‌کنندگان کالا ليست تامين‌کنندگان منتخب پيش‌فاکتور نهايي براي فروش کالا 1)نامه درخواست آخرين شرايط براي فروش کالا+ 2) مدارک قرارداد نهايي فروش کالا کالاي خريداري شده مدارک کالاي دريافت شده کالاي تحويل گرفته شده حساب‌جاري فروشگاه اعتبار خريد کالا چک بابت وجه کالاي دريافتي
مدل‌هاي عمومي جريان فيزيکي (PGFD) در فروشگاه کالا لايه اجزاء رده اول سازماني- کل فعاليت‌هاي سازمان (تجميع فعاليت‌ها) تامين‌کنندگان بخش بازرگاني بخش فروش بخش مالي و اداري بخش حقوقي پيش‌فاکتور نهايي براي فروش کالا 1)نامه درخواست آخرين شرايط براي فروش کالا 2) مدارک قرارداد نهايي فروش کالا ليست تامين‌کنندگان منتخب اعلاميه درخواست اطلاعات کالا بروشور اطلاعات کالا و خدمات درخواستي گزارش خلاصه پيشنهادات تامين‌کنندگان کالا چک بابت وجه کالاي دريافتي کالاي خريداري شده مشتري 1)وجه کالاي انتخابي 2) وجه اجناس تحويل شده به مشتري مشتري کالاهاي انتخابي مشتري 1)کالاي خريداري شده مشتري 2) بسته‌هاي اقلام مشتري صورتحساب تاييد شده مشتري 1)صورتحساب مشتري 2) ليست اقلام تحويل شده مشخصات اقلام مورد نياز اقلام بسته‌بندي شده مشتري انبار کالا اقلام درخواستي مشتري
مدل‌هاي عمومي جريان فيزيکي (PGFD) در فروشگاه کالا لايه کل سازمان- کل فعاليت‌هاي سازمان (تجميع فعاليت‌ها) مشتريتامين‌کنندگان فروشگاه کالا پيش‌فاکتور نهايي براي فروش کالا 1)نامه درخواست آخرين شرايط براي فروش کالا+ 2) مدارک قرارداد نهايي فروش کالا 1)کالاي خريداري شده فروشگاه 2)کالاهاي انتخابي مشتري مشتري اعلاميه درخواست اطلاعات کالا 1) بروشور اطلاعات کالا و خدمات درخواستي 2) مشخصات اقلام مورد نياز 1)چک بابت وجه کالاي دريافتي (فروشگاه) 2) وجه کالاي انتخابي (مشتري) 1)کالاي خريداري شده مشتري 2) بسته‌هاي اقلام مشتري وجه اجناس تحويل شده به مشتري
جريان‌هاي فيزيکي (مواد، کالا و...)، اطلاعاتي و مالي در سازمان رديفاز (بخش سازمان)به (بخش سازمان)عنوان جريانشکل يا ابزار مورد استفاده 1امور بازرگاني و تداركاتپيمانكارمصالح و تجهيزاتكاميون (كالا و مواد) 2دفتر نظارت بر بهره‌برداري و تعميراتامور مهندسي و نظارتدستور پيكتاژفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 3امور مهندسي و نظارتامور برق شهرستان‌هاحواله اجناسفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 4پيمانكارامور مهندسي و نظارتپايان كارفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 5امور مهندسي و نظارتپيمانكارعيوب كارفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 6امور مهندسي و نظارتامور ماليدستور پرداختفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 7امور ماليپيمانكارچك پرداخت حق‌الزحمهچك بانكي (نقدينگي و مالي) 8امور برق شهرستان‌هادفتر نظارت بر بهره‌برداري و تعميراتطرح پيشنهاديفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 9امور برق شهرستان‌هاامور مهندسي و نظارتحواله اجناس تأييد شدهفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 10امور برق شهرستان‌هادفتر نظارت بر بهره‌برداري و تعميراتگزارش اشكالفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 11دفتر نظارت بر بهره‌برداري و تعميراتامور برق شهرستان‌هاكارت گزارش به مديريتفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 12امور برق شهرستان‌هادفتر نظارت بر بهره‌برداري و تعميراتگزارش بازديدفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 13دفتر نظارت بر بهره‌برداري و تعميراتامور برق شهرستان‌هانتايج تعميراتفرم كاغذي (داده و اطلاعات) 14امور خدمات مشتركينپيمانكاراطلاعات مشتركانهندهلد (داده و اطلاعات) 15پيمانكارامور برق شهرستان‌هااطلاعات قرائتهندهلد (داده و اطلاعات) 16امور خدمات مشتركينامور برق شهرستان‌هاصورتحسابفرم كاغذي (داده و اطلاعات)
جريان‌هاي فيزيکي (مواد، کالا و...)، اطلاعاتي و مالي در سازمان نمونه شاخص های جريانهای فيزيکی (اطلاعات, مواد و مالی) سازمان –نسبت جريان های داده و اطلاعات به کل جريانهای فيزيکی –نسبت جريان های مالی به کل جريانهای فيزيکی –نسبت جريان های مواد به کل جريانهای فيزيکی –نسبت جريان های داده و اطلاعات درون سازمانی به کل جريانها –نسبت جريان های مالی درون سازمانی به کل جريانها –نسبت جريان های مواد درون سازمانی به کل جريانها –نسبت جريان های داده و اطلاعات برون سازمانی به کل جريانها
تغييرات سازماني دوره زماني تغييرات محيط سازمان چارچوب مفاهيم در تحليل و برنامه‌ريزي راهبردي سازمان‌ها محيط موجود سازمان سازمان موجود محيط آينده سازمان سازمان آينده زمان فعليزمان آينده
وضعيت موجود سازمان عبارتست: –معماری و پيکره‌بندي فعلي و موجود سازمان –مقدار فعلي شاخص‌هاي سازمان (وضعيتي و عملکردی) نکته: –شاخص‌هاي سازماني را مي‌توان به صورت کمي يا کيفي مقدار دهي نمود. –براي مقدار دهي مناسب به شاخص‌هاي سازماني، تعيين دامنه تغييرات، اعم از دامنه تغييرات پيوسته يا گسسته، ضروري است. –با تعيين دامنه تغييرات شاخص‌هاي سازماني، مي‌توان مجموعه وضعيت‌هاي ممکن براي سازمان را بدست آورد.
وضعيت آينده سازمان (چشم‌انداز) عبارتست: –معماری و پيکره‌بندي آينده سازمان –مقدار آينده شاخص‌هاي سازمان (وضعيتي و عملکردی) نکته: –با تعيين دامنه تغييرات شاخص‌هاي سازماني، مي‌توان مجموعه وضعيت‌هاي ممکن براي آينده سازمان را بدست آورد. –وضعيت آينده سازمان را معمولا مي‌توان با دانستن وضعيت سازمان در ابتداي دوره و ميزان عملکرد آن در طي دوره مشخص نمود. –وضعيت سازمان در آينده بايد امکان تعامل آن با وضعيت آينده محيط را تامين نمايد. –ممکن است مجموعه شاخص‌هاي توصيف وضعيت آينده با وضعيت موجود متفاوت باشد.
قوت‌ها و ضعف‌هاي سازمان قوت‌هاي سازمان: –مجموعه ابعاد مختلف وضعيتي يا ساختاري سازمان که باعث تفوق يا برتري آن نسبت به وضعيت محيط مي‌گردد. ضعف‌هاي سازمان –مجموعه ابعاد مختلف وضعيتي يا ساختاري سازمان که باعث ضعف يا عدم تعامل مناسب سازمان، در مقايسه با انتظارات و وضعيت محيط مي‌گردد. نکته: –مجموعه نقاط ضعف و قوت هر سازمان، حاصل تحليل وضعيت آن نسبت به وضعيت محيط مي‌باشد. –مجموعه نقاط ضعف يک سازمان، مي تواند بعنوان نقاط قوت يک سازمان ديگر، يا نقاط قوت آن بعنوان نقاط ضعف سازمان ديگر تلقي گردد.