Запросы

Запросы - служат для выборки определенных записей из базы, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы используют для фильтрации конкретных групп записей, удовлетворяющих определенному условию. Они также позволяют комбинировать информацию, хранящуюся в разных таблицах, обеспечивая унифицированный вид, связанным элементам данных.

Для разграничения прав, доступ к базовым таблицам закрывают, и создают набор запросов, для каждой группы пользователей. Для одной и той же таблицы можно создать несколько разных запросов, каждый из которых будет отбирать из таблицы только некоторую часть информации, но именно ту, которая необходима и доступна для данной группы пользователей.

В результате работы такого запроса, из общей исходной базы данных формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, полностью соответствующей запросу. Эти результаты сказываются только на содержании результирующей таблицы, носят временный характер и поэтому иногда называются моментальным снимком.

Одним из важных свойств запроса является то, что при создании моментального снимка, возможно не только отбирать необходимую информацию из базы, но и производить ее обработку. Например, сортировку в порядке возрастания или убывания, фильтрацию по диапазону значений, объединение и изменение. При этом базовых таблиц все эти действия могут не касаться. Это обеспечивает сохранность информации в БД.

Вторым не менее важным свойством запроса, можно назвать способность выполнять итоговые вычисления. Это означает, что к итоговой таблице возможно применение математического аппарата. (рассчитать среднее значение, сумму, найти тригонометрическую функцию для значения и т.п.)

Все это очень упрощает работу с базой данных на стадии выборки и анализа значений. Так, могут быть созданы специальные запросы, выполняющие финансовые расчеты, на основании которых будут сделаны аналитические выводы и прогнозы.

Запрос на выборку

Таблицы только хранят данные, но иногда необходимо иметь возможность выбрать особенно важные данные из нескольких таблиц. Именно для этого служат запросы на выборку.

В запросах на выборку данные могут: отбираться по многим критериям; сортироваться; с ними могут производиться вычислительные операции

Запрос это временная таблица Запрос это временная таблица. Это значит, что данные в них не хранятся постоянно, а только временно вызываются из таблиц, по заранее заданному шаблону, в момент активизации запроса. Таким образом, в базе данных постоянно хранится только шаблоны вызова данных (временные таблицы удаляются после закрытия запроса), а сама информация не дублируется.

Создайте базу данных Магазин. 2. Создайте таблицу Товар с полями код товара, товар, цена поставки. занесите в таблицу данные: монитор 150$; винчестер 100$; CD-ROM 70$; клавиатура 10$.

3. Создайте таблицу Продажа товара по дате по приведенному ниже примеру: код товара количество наценка дата 1 5 0,2 04.10.02 05.10.02 2 3 10 4 0,02 08.10.02

Примечание 1: после задания типа данных для поля наценка переведите текстовый курсор в поле Размер поля и с помощью кнопки выпадающего списка выберите режим Одинарное с плавающей точкой. Примечание 2: после задания типа данных для поля дата переведите текстовый курсор в поле Формат поля и с помощью кнопки выпадающего списка выберите режим Краткий формат даты.

4. Создайте таблицу Курс доллара по приведенному ниже примеру дата, курс $: 04.10.02 - 25р; 05.10.02 - 26р; 06.10.02 - 27р; 07.10.02 - 24р; 08.10.02 - 24р. 5. Используя команду Схема данных из меню Сервис свяжите таблицы Товар и Продажа товара по дате по полям код товара.

6. Создайте в режиме Конструктора запрос прибыль по дате за вид товара с полями товар из таблицы Товар и дата из таблицы Курс доллара. ВНИМАНИЕ: Убедитесь, что в запрос вставлены обе таблицы. Кроме того, для дальнейшей работы необходимо, чтобы в этот запрос была вставлена таблица Продажа товара по дате.

7. Установите (если отсутствует) связь между полями Дата из таблицы Продажа товара по дате и Курс доллара. 8. Сохраните запрос прибыль по дате за вид товара.

Построение вычисляемого поля

Наша задача построить в следующем столбце данного запроса выражение для учета прибыли по виду товара за определенную дату в рублях. Для этого необходимо умножить столбец цен в долларах на курс доллара по датам умножить получившееся произведение на столбец коэффициентов наценки к которому добавлена единица и умножить на количество проданного товара по дате.

Решение задачи: Откройте запрос прибыль по дате за вид товара в режиме конструктора. 2. Установите текстовый курсор в строку Поле свободного столбца и щелчком правой клавиши мыши на нем вызовите контекстное меню. 3. Выполните команду Построить. Примечание: появится диалоговое окно Построитель выражений (смотри рисунок).

4. В данном диалоговом окне, открывая папки Таблицы и Запросы, а затем заданные таблицы и запросы, необходимо кнопкой вставить вставлять в окно нужные поля (указанные в задании), а также знаки необходимых математических операций. Для этого воспользуйтесь кнопками расположенными по середине окна построителя. 5. Подготовив выражение, как указано в описании, нажмите подтверждающую клавишу. Выражение для запроса должно выглядеть следующим образом: Выражение1: [курс_доллара]![курс_$] * (1+[продажа_товара_по_дате]![наценка]) * [продажа_товара_по_дате]![количество] * [товар]![цена_поставки]

6. Установить флажок (щелчком мыши) в поле Вывод на экран создаваемого столбца. 7. Сохраните измененный запрос (Файл – сохранить). 8. Переведите текстовый курсор в начало строки Поле созданного столбца. 9. Удалите название поля ( Выражение1 ), сохранив двоеточие. 10. Введите следующее название поля: прибыль по дате за вид товара.

11. В меню Вид выполните команду Режим таблицы. 12. Если построенное поле выводит корректные данные закройте запрос с сохранением. Мы добились учета прибыли магазина по виду товара за определенную дату.

Теперь необходимо учесть полную прибыль магазина по дате. Для этого применяется функция группировки в создаваемом запросе. В такой запрос обычно вставляют поле или поля по которым будет производиться группировка и поле которое по этим группировкам необходимо учитывать. В нашем случае группировать мы будем по полю Дата, а учитывать (применяя функцию суммы) поле построенное в предыдущем запросе.

Решение задачи: Создать запрос, добавив в него только предыдущий запрос (из него будут браться данные). 2. Вставить из него поля Дата и поле построенное в предыдущем запросе. 3. Выбрать на панели инструментов или в контекстном меню операцию группировки (в запросе должна добавиться строка Групповая операция:)

4. Установить текстовый курсор в ячейку на пересечении этой строки и столбца, построенного в предыдущем запросе. 5. Щелкнуть в ней по кнопке выпадающего списка и выбрать из него функцию sum. 6. Проверить результат запроса, выбрав вид Режим таблицы. Закрыть запрос с сохранением. 7. Сохраните базу данных на дискету.