Inventory Management

Definition of inventory control Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Definition of inventory control 14-4-2017 Inventory control is the activity and methods of keeping the right level of inventory . Three questions: What should I keep on stock? How much to order? When to order? Safety Stock Time Reorder Point Order Quantity Voorraadbeheer is de kunst van het op tijd bestellen van de juiste aantallen. Daarbij gaat het om alle soorten en functies van voorraad. Drie belangrijke vragen vormen de essentie van voorraadbeheer: Wat moet ik op voorraad houden? Voor welke producten is het zinvol een voorraadrisico te dragen en voor welke producten zou het beter zijn om ze op order te bestellen of te maken? Voor welke producten is de markt bereid te wachten tot ze op order zijn besteld of gemaakt? Hoeveel moet er dan in een bestelling worden ingekocht of gemaakt? Wanneer moet de bestelling worden geplaatst? Ofwel: hoeveel veiligheidsvoorraad is er nodig om een bepaalde service in de markt te kunnen waarborgen? Een specifieke vorm van voorraadbeheer, gericht op halffabrikaten, onderhanden werk en grondstoffen, noemen we materiaalbehoefteplanning (MRP) Materiaalbehoefteplanning is een set van activiteiten en technieken ter berekening van de materiaalbehoefte, gebruikmakend van stuklijst (Bill of Material/BOM), voorraadstatus en het hoofdproductieplan (HPP) of Master Production Schedule (MPS). MPR is de kunst van het berekenen van vrijgifte-momenten en aantallen. What is the right level? Belang van Voorraadbeheer

Inventory finished products and its traditional conflicts VP Supply Chain High inventory turns Maximum flexibility Components Finished product Supply Production Distribution VP Purchasing VP Operations VP Sales Long runs – minimize changeovers High service level Safety stocks

Intermezzo: How much inventory do you need? Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Intermezzo: How much inventory do you need? 14-4-2017 4 days leadtime Wants a delivery in 1 week ? customer supplier You How much inventory do you need ? □ nothing □ a little bit □ enough Discussie Geldt dit altijd? Zo niet, wanneer niet? Waarom? Belang van Voorraadbeheer

Reasons for Carrying Inventory The only good reason for carrying inventory beyond current needs is if it costs less to carry it than not. Inventory allows the company to operate with different production rates and batch sizes throughout the supply, production, and distribution system. Inventory decouples . . . Demand from Supply Customer demand from Finished goods Finished goods from Component availability Output of one operation from Output of prec. operation Materials to begin production from Suppliers of materials © 2009 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

Functions of Inventory Anticipation inventory Safety stock Lot-size inventory Transportation inventory Hedge inventory © 2009 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY 6

CODP is important in designing the planning methods Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer CODP is important in designing the planning methods 14-4-2017 supplier production distribution customer parts HF FG FG installation CODP1 Make to local stock CODP2 Planning controlled activities Make to stock CODP3 assembly to order The customer order disconnection point (KOOP) is the point indicating how deep (stream upwards) a customer order penetrates your logistics process. The KOOP plays a central part in an integral control system. The KOOP: Divides the order-controlled activities from the forecast controlled activities. This is important: these two types of activities impose very different requirements on planning techniques. Is the point where ‘independent demand’ is converted into ‘dependent demand’. Usually coincides with the last large order point in the stream of goods. The customers are supplied from that point. Creates a certain measure of freedom to optimize the upstream activities independently from irregularities in the market demand. Divides two areas where the nature of the decision-making is very different. Stream upwards from KOOP, the risk of investing in stock dominates; stream downwards the risk of missed orders dominates. CODP4 production to order Customer order controlled activities KCODP5 purchase to order Customer Order Disconnection Point : how far does a customer order penetrate? Voorraadmanagement in de Keten

Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Inventory in TFC 14-4-2017 Components pallets Finished product pallets Supply Mixing Bottling Distribution tankyard Explore TFC How much inventory in weeks and value in components and finished products? For what reasons we need inventory in this supply chain? Belang van Voorraadbeheer

Inventory management Balancing act of Service level offering to the market Production reliability Capacity Availability of components Safety stock and production frequencies

Inventory carrying Costs Capital Costs Storage Costs Risk Costs Obsolescence Space Damage Opportunity Cost Personnel Pilferage Equipment Insurance Deterioration 10

Cos of inventory versus out of stock Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Cos of inventory versus out of stock 14-4-2017 Out of stock costs Cost of backorders Expediting costs Cost of complaints Revenue loss Loss of customers Idle time at your customer Inventory costs Capital Storage Risk Bij kosten van nee-verkoop kan worden gedacht aan: Naleveringen Omzetverlies (nu en straks) Verlies van goodwill Verlies van klanten Stilstand van materieel en mensen Recent onderzoek in retail geeft aan dat de kosten van nee-verkoop zo’n 8% van de omzet bedragen: 9% van het winkelend publiek doet geen aankoop wanneer het gewenste product niet in het schap ligt 15% besluit tot uitstel van aankoop 45% koopt een substituut 31% koopt het in een andere winkel Explore TFC Estimate the inventory carrying costs for a finished product Wanneer Bestellen?

Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer The optimum safety stock is the stock where the stock costs and shortages are equal 14-4-2017 costs/year safety stock total optimum safety stock stock costs costs of shortages Shortage costs are inversely proportional to stock costs. A high safety stock leads to low shortage costs with high stock costs. On the other hand, a low safety stock leads to a low level of service and therefore high shortage costs. The above diagram shows the theoretical cost implications. Wanneer Bestellen?

Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer The optimum service level is the service level with an optimum safety stock 14-4-2017 safety stock costs min. Service level curve optimum safety stock optimum service level By rotating the diagram on the previous page a quarter to the left, and placing a service level graph next to it, the optimum level of service can be determined. In the above diagram 95%. In other words, with an optimum safety stock the customer is offered a service level of 95%. 100% 98% 96% 94% 92% service level Wanneer Bestellen?

What is the right servicelevel? Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer What is the right servicelevel? 14-4-2017 In most cases this is a management decision € optimum loss profit De kostengrafiek van veiligheidsvoorraad is niet zo eenvoudig te tekenen als van de EOQ. De kosten van nee-verkoop zijn namelijk moeilijk tot niet te bepalen. Ten eerste is het niet eenvoudig om ze te kwantificeren. Ten tweede moet in de bepaling nog rekening worden gehouden met de kans op nee-verkoop bij de verschillende veiligheidsvoorraden. In de praktijk wordt meestal afgezien van het bepalen van de kosten van nee-verkoop. U kunt dan niet op basis van de afweging voorraadkosten en kosten nee-verkoop de optimale veiligheidsvoorraad en de optimale servicegraad vaststellen. In de praktijk wordt de volgorde van bepaling veelal omgekeerd. Eerst wordt een vereiste servicegraad vastgesteld, vervolgens wordt de benodigde veiligheidsvoorraad bepaald. De vereiste servicegraad is in dat geval een managementvariabele. Discussie: Hoe is dat bij u? costs tevenu result 100% servicelevel Wanneer Bestellen?

Optimal inventory is the desired service level against minimal costs Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Optimal inventory is the desired service level against minimal costs 14-4-2017 Costs Target% Target level Optimum 100% Service level Belang van Voorraadbeheer

Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Excersise 14-4-2017 Costs Target% Today Target level Optimum 100% Service level How to get this curve lower? Belang van Voorraadbeheer

Service level Service level Stock finished product Production reliability (Past) shelf life Production interval Service level Finished goods warehouse Volatility of demand Number of employees Order deadline Promotion pressure and horizon Bonus policy

Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer How much to order? 14-4-2017 + + minimum Ordering costs Total costs Inventory costs Order quantity T S De hoogte van de bestelhoeveelheid is van grote invloed op de voorraadhoogte, het aantal bestellingen en de servicegraad. De vraag is nu: “wat is de optimale bestelhoeveelheid?”. Eén keer per jaar bestellen kost u minder inspanning maar levert een hoge gemiddelde voorraad op. Dagelijks bestellen vermindert de gemiddelde voorraad aanzienlijk maar legt een grotere druk op inkoop, administratie en ontvangst. Bestelhoeveelheid is dus een compromis; een balans van voorraadkosten en bestelkosten. Hoeveel Bestelllen?

Inventory in time Order Quantity Safety Stock Reorder Point What is the influence of the ordersize of finished products? How to decide on the order size? 1-16

EOQ: Cost & Quantity Relationships 1600 1400 EOQ 1200 1000 Cost in Dollars 800 Ordering Costs Carrying Costs 600 Total Cost 400 200 200 400 600 800 1000 1200 Order Quantity Source: Arnold et al., Introduction to Materials Management, 6th ed. Reprinted by Permission of Pearson Education © 2009 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

Batch sizes Manage Cost Tradeoffs Inventory Carrying Costs Ordering Costs Managing tradeoffs by balancing ordering costs and inventory carrying costs Ordering in small quantities minimizes inventory carrying costs But ordering in small quantities requires more orders and increases order

The sensitivity of EOQ is limited Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer The sensitivity of EOQ is limited 14-4-2017 % deviation from min cost TCQ /TCEOQ EOQ De EOQ-formule is zeer robuust. Een afwijking van enkele tientallen procenten ten opzichte van de optimale bestelhoeveelheid heeft slechts beperkte invloed op de totale kosten. In bovenstaande figuur wordt de relatie tussen afwijking in seriegrootte en de consequentie voor de kosten weergegeven. Bij een negatieve afwijking van ruim 35% ten opzichte van de optimale bestelhoeveelheid nemen de totale kosten met slechts 10% toe. Positief mag de afwijking zelfs ruim 50% bedragen voordat de totale kosten met 10% toenemen. De robuustheid maakt de EOQ-formule zeer geschikt voor de bepaling van een eerste indicatie. Een vuistregel zegt dat u wel een heel goede verklaring moet hebben voor de gehanteerde seriegrootte, wanneer deze meer dan 50% afwijkt van de berekende seriegrootte. % deviation from EOQ Is this all? Available production capacity? Customer value? TC = total cost Hoeveel Bestelllen?

Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Ordering cost 14-4-2017 Administration Cost of supplier mgt and selsection Cost of order preparation Cost of invoicing and paiment Physical.: Cost of receiving and QC Cost of change over Other.: Transportation cost .. De kosten van bestellen en/of omstellen betreffen alle directe en gevolgkosten van het plaatsen van een enkele aanvulbestelling. Bij het bepalen van de totale kosten volstaan die kosten, die direct en/of indirect door een bestelling/omstelling worden beïnvloed. Hoeveel Bestelllen?

Order quantity OQ Time OQ What is the influence of orderquantity on servicelevel?

Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Wjem to order 14-4-2017 + + Minimuml Cost of out of stock Total Cost Inventory cost Safetystock T S De hoogte van veiligheidsvoorraad is van grote invloed op de voorraadkosten en het aantal nee-verkopen. Maar wat is de optimale veiligheidsvoorraad? De eis om te kunnen anticiperen op elke vraag maakt een hoge veiligheidsvoorraad noodzakelijk. Minder veiligheidsvoorraad bespaart op voorraadkosten maar verhoogt de kans op nee-verkoop. Ook veiligheidsvoorraad is dus een compromis; een balans van voorraadkosten en kosten nee-verkoop. Wanneer Bestellen?

Exercise: Safety stock Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer Exercise: Safety stock 14-4-2017 For item X the following applies: Average consumption 100 pc/mth Delivery time 1 month Present stock 200 pc Service level-target 98 % Question: When do you order? Wanneer Bestellen?

Exercise : Safety stock Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer Exercise : Safety stock 14-4-2017 In all cases the average consumption is 100 The average consumption tells us nothing about the variability of the consumption To determine the required safety stock and the order point, insight into the demand variability is necessary. Wanneer Bestellen?

Exercise: Safety stock Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer Exercise: Safety stock 14-4-2017 For item X the following applies: Average consumption 100 pc/mth Delivery time 1 month Present stock 200 pc Service level-target 98 % Question: When do you order? No idea! Wanneer Bestellen?

Order Point System © 2010 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY Time Quantity in inventory Replenishment A A Reorderpoint Demand during lead time (DDLT) C B C LT B LT Safetystock Time Source: Adapted from CPIM Inventory Management Certification Review Course (APICS 1998). © 2010 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

How to decide on safety stocks? Service level Production order quantity Demand uncertainty Supply uncertainty

Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer In analytically determining the safety stock, the starting point is variation in demand 14-4-2017 frequency demand             μ                            time µ = estimated demand Wanneer Bestellen?

Optimal inventory is the desired service level against minimal costs Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Optimal inventory is the desired service level against minimal costs 14-4-2017 Are you on the curve? How to assess? Costs Target% Today Target level Optimum 100% Service level Belang van Voorraadbeheer

Differentation of servicelevel based on uncertainty and value low high 99%? 95%? 90%? revenue uncertainty De kosten van servicegraad voor een artikel worden primair bepaald door de desbetreffende omzetwaarde en onzekerheid in vraag en levertijd. In principe geldt hoe hoger de omzetwaarde hoe hoger de kosten van veiligheidsvoorraad (onder gelijkblijvende omstandigheden). Dit geldt ook voor onzekerheid in vraag en levertijd. Wanneer de markt differentiatie in servicegraad per artikel accepteert, kan gebruik worden gemaakt van deze principes bij het verlagen van de voorraadkosten dan wel verhogen van de servicegraad. Zo krijgen artikelen met een lage omzetwaarde en/of onzekerheid relatief veel veiligheidsvoorraad en dus een hogere servicegraad. Artikelen met een hoge omzetwaarde en/of onzekerheid krijgen relatief weinig veiligheidsvoorraad en dus een lagere servicegraad. Eventueel kan zelfs worden overwogen deze artikelen niet langer op voorraad te leggen maar op order te leveren. Belangrijk is dat de gemiddelde servicegraad overeenkomt met de gewenste waarde. Als alternatief voor omzetwaarde en onzekerheid worden vaak artikelwaarde en vraafrequentie gehanteerd (d.w.z. aantal regels per periode). Onderliggende aannames zijn (mogelijk onterecht) dat dure artikelen een hogere omzet hebbendan goedkope en langzaamlopers een hogere vraagonzekerheid kennen dan hardlopers.

Intermezzo: How much inventory do you need? Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer Intermezzo: How much inventory do you need? 14-4-2017 ? ? 2 weeks leadtime Fixed period of 3 weeks 1 day leadtime supplier customer RM FP How much inventory do you need on both points ? nothing a little bit enough Discussie Geldt dit altijd? Zo niet, wanneer niet? Waarom? Belang van Voorraadbeheer

Something to think about Where do you prefer to have the highest service levels? Components Finished product Supply Production Distribution Is 95% component service level ok? Is 100% component service level ok? Bij 2 componenten en 95%: 90% van de tijd te produceren Bij 3 componenten en 95%: 86% van de tijd te produceren

Inventory of components Order Quantity Reorder Point Safety Stock Demand characteristics Service level definition Variation in supplier characteristics Leadtime Reliability Quality Variation in product characteristics Resulting in variation of availabilty of components Time What makes inventory management of components different from finished products? service level and demand supply product

Something to think about (cont) Number of components Component availability # = 2 # = 3 # = 4 90% 81% 73% 66% 95% 86% 98% 96% 94% 92%

Obsolete management Obsoletes Customer agreements Stock Production interval Shelf life agreements Customer agreements Stock Safety stock

Shelf life % Agreement vs realisation obsolete Shelflife realisation= 85% 85% Shelf life agreement= 70% Internal shelflife Shelflife is 20 weeks