© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 Kff / ALLG01.PPT / V1.0/ / 1 Workflow Vom Mainframe ins Internet P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Save Tagung München

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 2 Grundfunktionen von Workflow Client-Module Server-Module Dienste (separat oder in Workflow integriert) Lokale Komponente der Vorgangssteuerung Lokale Komponente des Dokumenten-Managements Integrierte Applikationen wie Textverarbeitung, Textbausteine, elektronische Vordrucke, Berechnungsmodule Integrierte Hostkommunikation View-Funktionalität Vorgangssteuerung Dokumenten-Management (Caching etc.) Verwaltungsdatenbank Protokollierung Wiederanlauf Datensicherung Speicherhierarchie Versionsmanagement Benutzerverwaltung Tools zur Konfiguration, Pflege etc. Scannen Faxeingang, Faxausgang OCR/ICR Datenbank- und Applikationskommunikation Elektronische Ablage und Archiv Drucken

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 3 Workflow-Kategorien Production Workflow Administrativer Workflow Ad hoc Workflow Collaborative / Kooperativer Workflow

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 4 Production Workflow Strukturierte, vordefinierbare und konsistente Prozesse Alle Arbeitsschritte durch Bedingungen oder Regeln steuerbar Vorhersehbare Ausnahmen mit vordefinierter Behandlung Zeitkritische, transaktionsorientierte Prozesse, die in großer Zahl bearbeitet werden Strategische Bedeutung, externer Fokus Datenbankbasiert Beispiele Kreditanwendungen in Banken Schadensabwicklung in Versicherungen Rechnungswesen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 5 Workflow-Technologien Prozeßorientierte Systeme Prozeßsteuerdaten und Regeln werden im Prozeßmodell gespeichert Dokumentorientierte Systeme Dokumente beinhalten Informationen über Ersteller, Applikationen und Regeln Mail-orientierte Systeme Prozeßmanagement über “Mailbox”-Funktionen Objektorientierte Systeme Intelligente Objekte nicht nur für Dokumente

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 6 Nutzenpotentiale von Workflow Schnellerer Informationsfluß (Dokumente) Integration von Anwendungen Aktuelle und vollständige Informationen Schnellere Prozeßausführung, kürzere Reaktionszeiten Kürzere Durchlaufzeiten Bessere Qualität der Arbeitsergebnisse Effizientere Geschäftsprozesse Höhere Kundenzufriedenheit Schnellere Anpassung an Veränderungen Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 7 Auswahlkriterien für Workflow-Produkte Geeignet für die Prozeßarten des Unternehmens Benutzerfreundlichkeit Flexibilität Kosten Kompatibilität mit operativen Anwendungen Produkt-Support verfügbar Verläßlichkeit, Erfahrung von Hersteller / Anbieter Anpaßbarkeit, Erweiterbarkeit, Zukunftssicherheit Skalierbarkeit etc.

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 8 Verteilter Workflow Varianten Gleiche Infrastruktur an verschiedenen Orten Verschiedene Infrastrukturen an verschiedenen Orten (oder in verschiedenen Abteilungen an einem Ort) Workflow in einem Intranet Nutzung von Internet/Intranet-Technologien für unternehmensinterne Netzwerke anstelle traditioneller WAN-Technologien Geschlossene Benutzergruppe Trend Workflow im Internet

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 9 Internet, Intranet und Extranet Nutzung von Standard-Browsern Client-Anwendungen auf Basis von Applets Kommerzielle Anwendungen unter Nutzung des Web als Transportebene Neuartige Suchmaschinen "Push"-Strategien zur gezielten Verteilung von Informationen Intelligent Agents

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 10 Voraussetzungen für verteilten Workflow in WAN- und Intranet-Umgebungen Workflow-System muß mehrere Datenbanken und mehrere Workflow-Engines verwalten können Workflow-Tasks oder Arbeitsschritte müssen unabhängig voneinander, ohne die Steuerung durch eine zentrale Workflow-Engine ausgeführt werden können Workflow-Clienten müssen in der Lage sein, ihre Workflow-Tasks eigenständig zu handhaben

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 11 Was bedeutet WfMC? WfWorkflow MManagement CCoalition Standardschnittstellen und Funktionen für Workflow Anbieter- und Anwendervereinigung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 12 Workflow Management Coalition Standardisierung von Schnittstellen und Formaten: Prozeßdefinition-Tools Workflow-Client-Anwendungen Aufrufende Anwendungen Andere Workflow-Programme Administrations- und Überwachungstools

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 13 Einheitliche Schnittstelle für verschiedene Workflow Services Standards für Interoperation zwischen Produkten verschiedener Hersteller Austausch von Arbeitsprozeßdefinitionen zwischen verschiedenen Produkten Ziele der Workflow Management Coalition

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 14 Datentypen in Workflow-Systemen Workflow-Enactment-Service Workflow Prozeßsteuerdaten Workflow Prozeßdefinition Applikationen und IT Tools Applikations- daten Tool zur Prozeßdefinition Prozeßdesign & Definition Prozeßausführung Benutzer Prozeßänderungen Workflowrelevante Daten

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 15 Funktionen in Workflow-Systemen Workflow Definition & Simulation Workflow Engine Workflow Status & Statistiken Workflow Applikationen Workflow Services Workflow DesignWorkflow AusführungWorkflow Monitoring

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 16 Herkömmliche Vorgangsbearbeitung Beispiel: Hardware-Beschaffung EDV- Abteilung ControllingControlling- Verantwortl. EinkaufAbteilungs- leiter Geschäfts- führer festgestellter Bedarf prüfen genehmigen Bestellung Vorschlag prüfen genehmigen Entscheidung J N 5

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 17 Heutige Segmentierung des Workflow-Marktes Prozeß- orientiert Mail-/Message- orientiert Dokument- orientiert Quelle: Delphi

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 18 Workflow Trends Anbieter von Design-Tools ergänzen ihre Produkte um Workflow-Engines Workflow-Hersteller bieten reine Workflow-Engines und Toolboxen zur Integration in Anwendungen an Komplette Softwarepakete einschließlich Archivierung, Dokumenten-Management, Groupware und Workflow Integration von Workflow-Funktionen in kommerzielle Anwendungen Workflow-Funktionen und Tools für Groupware- und -Systeme "Low-Cost"-Workflow wird Teil von Office-Paketen Zusammenwachsen der verschiedenen Dokumenten- Management-Technologien

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 19 Work item Work item Work item Work item Activity Workflow - Definition Prozeß Aktivität Task Dokumente, Daten, Informationen Work Item Work Item Work Item Work Item Automatisierung und Management von Geschäftsprozessen Koordination, Steuerung und Überwachung von Arbeits- abläufen und Aufgaben Bereitstellung und Kombination aller notwendigen Informationen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 20 Quelle: Imaging Magazine 7/94 Workflow - Entwicklungsaufwand Komplexität und Ausnahmen- handhabung Wissensbasierter Workflow „Off-the-shelf“- Basissysteme mit Datenbankeditor Objektorientierte Workflow-Tools Programmierbare Workflow-Tools (Skriptsprachen) Zeit-/Kostenverhältnis der Entwicklung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 21 Workflow und Business Process Reengineering Erst BPR, dann Implementierung eines Workflow-Systems oder Implementierung eines Workflow-Systems und dann Ableiten von Informationen über Prozesse, Engpässe etc. und schrittweise Verbesserung der Geschäftsprozesse

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 22 Workflow und Groupware System Benutzer Produktivität Zielrichtung der Anwendung Workflow (Production Workflow) Groupware (Collaborative Workflow) Aktiv Passiv Geschäftsprozesse "Critical Mission" Anwendungen Passiv Aktiv Endbenutzer Infrastruktur Kontrolle System-/RegelgesteuertBenutzergesteuert Prozesse Informations- einheiten Strukturiert Unstrukturiert Imaging WichtigEher unwichtig

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 23 Workflow-Ausführung 1 Prozeßinitialisierung Zusammenstellen von Prozessen Beenden von Prozessen Verwaltung des Arbeitsvorrates und Zuweisung von Arbeitsschritten Zugriff auf Vorgänge und Dokumente Weiterleiten und Umleiten von Vorgängen, Dokumenten Anzeige von Vorgängen und Dokumenten Start und Steuerung von Anwendungen Wiedervorlage Ausnahmenhandhabung Prüfungen, Genehmigungen Notizen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 24 Workflow-Markt Voraussichtliches Wachstum von 65% p.a. GiGa (BIS Strategic Decisions) Marktvolumen $ 1.3 Billion in 1996 Delphi Marktvolumen $ 7 Billion in 5 Jahren OVUM

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 25 Workflow-Ausführung II Imaging Dokumentenerfassung / -erstellung Indizierung von Dokumenten, Prozessen, Vorgängen Zusammenführen von Vorgängen und Dokumenten Posteingang und -ausgang Ablage und Archivierung Fax-Integration Formatierung Sortieren Retrieval Online-Hilfe etc

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 26 Workflow-Design: Animation und Simulation Prozeßanimation zum Test des Modells Simulation von Alternativen Visualisierung des Arbeitsflusses Optimierung von Ressourcenverbrauch und Laufzeitverhalten Generierung von Schulungs- und Unterweisungssystemen

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 27 Workflow-Design: Prozeßdefinition Definition von Prozessen, Vorgängen, Arbeitsschritten Definition von Abläufen, Regeln und Rollen Definition des Datenmodells Sequentielle, parallele und selektive Tätigkeiten Wiederholen von Tätigkeiten Zuordnung von Dokumenten, Daten, Anwendungen Definition von Trigger-Mechanismen für Prozesse, Tasks Ausnahmenhandhabung Koordination von Rollen und übergeordneter Benutzerverwaltung Formulardesign Dokumentation

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 28 Workflow-Monitoring und Administration Performance-Monitoring Auslastungskontrolle Audit Trail Protokollierung von Aktivitäten, Wartezeiten, Statusänderungen, Routing etc. Reports Auswertungen Vermeidung von Engpässen Daten für Prozeßverbesserungen Restart, Recovery

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 29 "Enabling" von Anwendungen Integration von Dokumenten-Management- Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und bestehende Benutzeroberflächen Kontrolle durch die vorhandene Anwendung Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen Anwendungen Integration im Office-Umfeld

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 30 Entwicklung der Internet und Intranet- installationen (Schätzung, weltweit)

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 31 Warum das Web benutzen Ermöglicht den Zugang zu Verbrauchern, Verkäufern, Overseas Büros etc. Das Internet wird zum weltweiten WAN Billiger oder kostenfreier Viewer "Cross-Platform"-Kompatibilität Ermöglicht kostengünstige weltweite Informationsverteilung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 32 Verbindungsgeschwindigkeit (Modem, ISDN) Übertragungsbandbreite Layoutkontrolle bei Verwendung von HTML Die Vorteile überragen bei weitem die Probleme! Grenzen des Webs

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/ / 33 World Wide Web (WWW) Weltweite "Hypermedia" 1992 Herausgegeben durch CERN Herbst 1993 Veröffentlichung von MOSAIC durch NCSA 1994 Take Off des Webs Oktober 1994 Veröffentlichung von Netscape HTML und GIF als Dokumenten- und Grafikstandards Ende 1995 Java Microsoft und andere ziehen nach 1996 "Major Trend in IT" 1997XML als neuer Dokumentenstandard am Horizont