1/56 Tim i izgradnja tima

2/56 Blisko surađivati ne znači ujedno raditi i u timu, i dok je svaki tim grupa, svaka se grupa ne ponaša kao tim.

3/56 Sadržaj predavanja  Svrha i karakteristike timova  Faze razvoja tima  Timske uloge  Donošenje odluka u timu  Kada timovi ne funkcioniraju

4/56 Zašto trebamo timove?  Timovi smanjuju troškove  Povećavaju produktivnost  Unapređuju komunikaciju  Kroz timove se realiziraju zadaci koji se ne mogu realizirati unutar pojedine radne skupine  Kroz rad timova bolje se koriste resursi  Tim donosi kvalitetnije proizvode i usluge  Kroz timove se poboljšavaju procesi  Kroz timove se “povezuju različitosti”

5/56 Četiri osnovne odlike timova  Komplementarne vještine  Individualna i kolektivna odgovornost za postizanje ciljeva  Zajednički pristup  Zajednička svrha

6/56 Faze razvoja tima

7/56 Faze razvoja tima 5. Okončanje 3. Normiranje 1. Formiranje 2. Naviranje 4. Izvedba

8/56 Faze razvoja tima Pred-tim faza Faza I Formiranje Faza III Normiranje Faza IV Izvedba Faza V Okončanje Faza II Naviranje

9/56 Faze razvoja tima P r o d u k t i v n o s t Vrijeme Formiranje Naviranje Normiranje Izvedba Okončanje

10/56 1. Formiranje – faza pristojnosti Osjećaji na individualnoj razini:  uzbuđenje, iščekivanje, optimizam  ponos jer je netko odabran u tim  sumnja, strah i nelagoda zbog posla koji predstoji Ponašanje na razini tima:  pokušaj definiranja zadataka i odluke o njihovom ostvarenju  pokušaj definiranja prihvatljivog ponašanja i načina rješavanja problema  definiranje potrebnih informacija  uzvišene, apstraktne rasprave o konceptima i problemima  razgovori o nebitnim pitanjima; poteškoće u identifikaciji bitnih problema  pritužbe na organizaciju i prepreke u ostvarenju zadatka Formiranje

11/56 1. Formiranje – učtiva faza Kako voditi tim Važno je izgraditi povjerenje i pouzdanje, i voditelj tima bi trebao:  pomoći članovima tima da se upoznaju  razjasniti svrhu i ciljeve  uključiti članove u razvoj planova, razjasniti uloge i utvrditi načine suradnje  osigurati potrebne informacije kako bi tim započeo s radom  podijeliti iskustvo o proteklim uspjesima i slavljima Formiranje

12/56 2. Naviranje - faza ispitivanja Osjećaji na individualnoj razini:  otpor prema zadacima i metodama koje su drugačije od uobičajenih  velike razlike u stavu članova tima vezano uz mogućnosti uspjeha Ponašanje na razini tima:  razmirice među članovima čak i nakon rješavanja problema  obrana i natjecanje; frakcije i „biranje strane“  preispitivanje prikladnosti članova tima  ispitivanje nerealističnih ciljeva; zabrinutost zbog previše zadatka  povećane napetosti, nered i ljubomora Naviranje

13/56 2. Naviranje – faza ispitivanje Kako voditi tim Izgraditi svoj smjer je ključno u ovoj fazi i voditelj tima bi trebao:  riješiti pitanja moći i autoriteta (ne dozvoliti da bilo čiji autoritet zapriječi doprinos drugih članova tima)  složiti se oko pravila donošenja odluka i dogovoriti tko ih donosi  vlastitim primjerom dati timu viši stupanj neovisnosti; ohrabriti članove tima da preuzmu odgovornost  prepoznati nove i alternativne ideje  predložiti i ohrabriti stvaranje opcija koje vode rješavanju problema  koristiti posredništvo, pregovaranje i arbitražu Naviranje

14/56 3. Normiranje / faza sukoba Osobni osjećaji:  osjećaj jedinstva u timu, timskog duha i zajedničkih ciljeva  prihvaćanje članstva u timu  olakšanje jer se čini da će sve funkcionirati Timsko ponašanje:  pokušaj postizanja harmonije na način da se izbjegava konflikt  više prijateljstva, povjerenja, razgovora o osobnim problemima i o timskoj dinamici  nova sposobnost da konstruktivno kritiziramo  utvrđivanje i održavanje osnovnih timskih pravila i ograničenja Normiranje

15/56 3. Normiranje / faza sukoba Kako voditi tim Pošto je uspostavljanje suradnje ključno, voditelj tima bi trebao:  potpuno iskoristiti vještine, znanje i iskustvo članova tima  ohrabriti i prepoznati međusobno poštivanje članova  ohrabriti kolege da “zavrnu rukave” i surađuju  osigurati jasne povratne informacije o realizaciji  uvesti humor i zabavu Normiranje

16/56 4. Izvedba / konstruktivna faza Osjećaji na individualnoj razini:  učenje o prednostima drugih i njihovim slabostima, razumijevanje individualnih i grupnih procesa  zadovoljstvo zbog napretka u realizaciji tima  jak osjećaj odgovornosti prema timu Timsko ponašanje:  konstruktivna promjena samog sebe  sposobnost da se spriječi nastanak ili da se riješe problemi Izvedba

17/56 4. Izvedba / konstruktivna faza Kako voditi tim Da bi izgradio spremanost na promjenu voditelj tima bi trebao:  unaprijediti metode rada i procedure kako bi potaknuo suradnju  pomoći timu kako da upravlja promjenom  promovirati tim unutar poduzeća  pratiti napredak i slaviti postignuća Izvedba

18/56 5. Okončanje / faza slavljenja važno je javno iznijeti rezultate kako bi ih se podijelilo s drugima i kako bi se odalo priznanje timu i njegovim rezultatima unutar poduzeća tijekom slavljenja uobičajena je praksa dati nagrade i priznanja za dobre rezultate Okončanje

19/56 5. Okončanje Kako voditi tim Važno je prihvatiti razdvajanje u toj fazi i voditelj tima bi trebao:  upoznati članove tima s rezultatima rada  prezentirati ocjenu radnih odnosa  pokazati efekte primjene na timu i organizaciji  organizirati proslavu, fokusirati se na nagrade i zabavu  voditi ceremoniju dovršetka projekta Okončanje

20/56 7 smrtnih grijeha u postupku formiranja tima  Pogrešan odabir – odabir članova se zasniva na osobnosti, a ne na potrebnim kompetencijama  Nestrpljenje – ne ostavljanje dovoljno vremena timu da se razvije, tražiti se rješavanje problema zbog kojeg je tim oformljen u izuzetno kratkom vremenu  Prijevara –tim oformljen da realizira pseudo timski zadatak, tj. maskiran zadatak koji bi normalno trebao biti odgovornost jedne osobe ili organizacijske jedinice.  Besciljnost - promašaj u postavljanju ciljeva koje tim treba ostvariti  Nemoć – propust da se ojača pojedinca, izgradi povjerenje i osigura uzajamna odgovornost  Inhibirani komunikacijski sistemi – propust da se razvije otvorena komunikacija,važno je stvoriti atmosferu poštivanja različitih stavova i osigurati prostor za upravljanje konfliktom  Nadmetanje - stavljajući prevelik naglasak na natjecanje osujećuje se timski rad

21/56 Jasni Ciljevi Definirane uloge Otvorena komunikacija Efikasno donošenje odluka Izbalansirano sudjelovanje Uvažavanje različitosti Upravljanje konfliktom Pozitivna Atmosfera Suradnja Leadership Model za izgradnju efikasnih timova

22/56 Model... Definirane uloge

23/56 Uloge u timu Meredith Belbin: Uloge u timu Svatko ima  jednu “omiljenu” ulogu  jednu “sporednu” ulogu  ukoliko ta nikom drugo ne odgovara  ukoliko je netko bolji u njihovoj omiljenoj

24/56 Uloge u timu Meredith Belbin Dovršitelj Implementator Timski radnik Koordinator Oblikovatelj Biljka Istražitelj mogućnosti Promatrač- procjenitelj

25/56 Uloge u timu Dovršitelj: ispravlja greške, osigurava da je zadatak u potpunosti dovršen,ispunjava rokove Implementator: pretvara ideje u aktivnosti i organizira proces Timski radnik: rješava nesuglasice, fokusiran na “diplomaciju” Koordinator: interpretira ciljeve, potiče donošenje odluka, upravlja resursima Oblikovatelj: potiče ostale da se prebrode teškoće Biljka: producira različite ideje za rješavanje problema Istražitelj mogućnosti: traži korisne kontakte i resurse izvan tima Promatrač-procjenitelj: opaža i razvija opcije, davanje procjena

26/56 Donošenje odluka Model...

27/56 Način na koji će se donositi odluke u timu, jedna je od najvažnijih odluka tima Ispravne odluke donositi na ispravan način.

28/56  konsenzus  pravilo većine  pravilo manjine  kompromis/prosjek  mišljenje eksperta  pravo autoriteta bez diskusije  pravo autoriteta uz diskusiju Kako donositi odluke tima?

29/56 Tehnike za donošenje odluke u timu Tehnike za donošenje odluke u timu: 1.Oluja ideja 2.Bodovi – svaki član dobije ograničeni broj bodova koje mora rasporediti na predložene ideje 3.Rangiranje – rangiranje ideja prema važnosti i/ili težini implementacije 4.Advokat ideje 5.Lista smetala

30/56 Konsenzus PrednostiNedostaci inovativna, kreativna, visoko-kvalitetna odluka zahtjeva puno vremena i energije, visoki novo vještina članova koristi resurse svih članova timavremensko ograničenje mora biti minimalno izvlači suglasnost svih članova tima da će implementirati odluku ne smije biti hitnosti korisna za donošenje ozbiljnih, važnih i kompleksnih odluka koje će usvojiti svi članovi tima može trajati danima

31/56 Pravilo većine PrednostiNedostaci može se koristiti kad nema vremena za potpunu, detaljnu procjenu manjinu obično odbacuje i udaljava može se koristiti kad odluka nije toliko važna da se mora donijeti konsenzusom vremenska bomba za buduću djelotvornost tima suglasnost svih članova tima nije nužna za implementaciju odluke suglasnost za provođenje odluke je samo djelomična zatvara diskusiju o pitanjima koja nisu važna za tim ne koristi međusobno djelovanje članova tima  pravilo većine - čini demokraciju  članovi tima glasuju, pobjeđuje većina  jednostavno

32/56 Pravilo manjine PrednostiNedostaci može se koristiti kad se ne mogu sastati svi članovi tima da bi donijeli odluku ne koristi talente svih članova tima koristan kad je tim u vremenskom škripcu i mora delegirati odgovornost na pod tim ne gradi se suglasnost cjelokupnog tima za provođenje odluka kad samo nekoliko članova ima potrebnu stručnost i znanje neriješeni sukobi i kontroverze mogu utjecati na djelotvornost tima u budućnosti korisno za jednostavne, rutinske odluke, kad suglasnost cjelokupnog tima nije važna za provođenje odluke ne koristi međusobno djelovanja članova tima  pod-tim (dio velikog tima) istražuje informacije, predlaže i preporučuje potrebne aktivnosti

33/56 Kompromis/Prosjek PrednostiNedostaci osobne pogreške i ekstremna mišljenja nastoje se međusobno isključiti mišljenje člana tima koji ima najmanje znanja može poništiti mišljenje člana tima s najviše znanja bolje od "prava autoriteta" da donosi odluke bez diskusije mala uključenost članova tima, suglasnost oko provođenja odluke može oslabiti prepuštanje odluke članovima tima koji imaju najveće stručno znanje je gotovo uvijek bolje od kompromisa

34/56 PrednostiNedostaci korisno kad je stručnost jednog člana tima superiorna svim ostalim članovima tima, te je vrlo mala korist od diskusije kako ćete prepoznati tko ima najviše ekspertnih znanja? znanje i vještine ostalih članova se ne koriste koristi se kad je mala potreba za zajedničkim aktivnostima svih članova tima na implementaciji odluke ne gradi se suglasnost cjelokupnog tima za provođenje odluka ogorčenost i neslaganje mogu prouzročiti sabotažu i gubitak djelotvornosti tima prednosti međusobnog djelovanja članova tima su izgubljene Mišljenje eksperta  jednostavno  ekspert iz tima ili izvan tima predloži odluku koja se provodi

35/56 PrednostiNedostaci koristi više kod administrativnih odluka ili jednostavnih, rutinskih odluka, ili nedostatka vremena jedna osoba ne može biti dobar izvor za sve odluku, znanje i vještine ostalih članova se ne koriste, međusobno djelovanje članova tima je izgubljeno kad članovi tima očekuju da voditelj donese odluku ne razvija se suglasnost cjelokupnog tima za provođenje odluka kad članovi tima nemaju potrebna znanja ili informacije da donesu odluku ogorčenost i neslaganje mogu prouzročiti sabotažu i gubitak djelotvornosti tima Pravo autoriteta bez diskusije  nema prostora za diskusiju, oduka je predodređena, delegirana s više pozicije (nivoa)  članovi tima znaju kad ih voditelj tima "vara“ - povjerenje članova tima je "ubijeno" ako voditelj tima pokuša obmanuti članove tima da njihovo mišljenje može utjecati na odluku

36/56 PrednostiNedostaci osigurava suglasnost svih članova tima, razvija živu diskusiju o pitanjima koja zahtijevaju znanja i vještine svih članova tima zahtjeva spremnost voditelja tima da donese odluku kad članovi tima očekuju da voditelj donese odluku zahtjeva dobre komunikacijske vještine svih članova tima jasno je tko je napokon odgovoran za odluke tima ogorčenost i neslaganje mogu prouzročiti sabotažu i gubitak djelotvornosti tima Pravo autoriteta uz diskusiju  voditelj tima ispunjava svoju ulogu voditelja i odgovoran je za odluke tima  u diskusiji ravnopravno sudjeluje kao i svi ostali članovi tima  kad dobije dovoljno informacija, prekine diskusiju, donese odluku i upozna sve članove kako su utjecali na donesenu odluku  većina članova osjeća se saslušanim i sposobnim da sudjeluje i u drugim odlukama tima koristeći ovu metodu

37/56 nema dobrih ili loših načina, iako su često neki više vrednovani od ostalih ključno je da su svi članovi tima suglasni o načinu donošenja odluka Kako donositi odluke tima?

38/56 Leadership Model...

39/56 Vođenje tima Naređuje Uključuje ljude Gradi povjerenje i inspirira tim Objasni odluku Uzima inpute od tima Podržava timske odluke Trenira pojedinca Razvija individ. perf. Proširuje kapacitete tima Reagira na promjene Provodi promjene Predviđa i utječe na promjene

40/56 Kada timovi ne funkcioniraju?

41/56 5 disfunkcija tima Neobaziranje na rezultate Izbjegavanje odgovornosti Nedostatak privrženosti ciljevima Strah od sukoba Nedostatak povjerenja

42/56 Što utječe na smanjenje efikasnosti tima Katzenbach i Smith, 1993 nedostatak autonomnosti  tim mora moći donositi vlastite odluke na koji način planira realizirati postavljene zadatke nedostatak podrške i privrženosti  timove treba podržavati viši management kompanije preveliki tim manjak resursa  tim ne može efikasno funkcionirati ako ne može dobiti potrebne resurse ili potreban trening svojih članova nedostatak feedbacka/priznanja nagrađivanje individualnog takmičenja

43/56  borba agresija, cinizam, poruga  tendencija bijegu izbjegavanje problema i odgovornosti; intelektualne igre riječima  ovisno ponašanje čekaju se “jasne” upute, insistiranje na smjernicama i propisima, prilagodba bez unutarnjeg uvjerenja  “borbe za slobodu” pobuna, odbijanje pravila igre  grupiranje neprijateljsko ponašanje prema kolegama, stvaranje grupa unutar tima  “umrtvljenost” ništa ne znam, ničega se ne mogu sjetiti, zaboravio sam, čekam nalog  borba agresija, cinizam, poruga  tendencija bijegu izbjegavanje problema i odgovornosti; intelektualne igre riječima  ovisno ponašanje čekaju se “jasne” upute, insistiranje na smjernicama i propisima, prilagodba bez unutarnjeg uvjerenja  “borbe za slobodu” pobuna, odbijanje pravila igre  grupiranje neprijateljsko ponašanje prema kolegama, stvaranje grupa unutar tima  “umrtvljenost” ništa ne znam, ničega se ne mogu sjetiti, zaboravio sam, čekam nalog Karakteristike poremećenog odnosa u timu

44/56 5 disfunkcija tima i strategije kako ih prevladati 1.Nedostatak povjerenja - otkrijte i raspravite individualne snage i slabosti - provedite više vremena u individualnim i grupnim sastancima 2. Strah od sukoba - shvatite da je konflikt potreban za produktivne sastanke - upoznajte individualne stilove suočavanja s konfliktom svakog člana tima i uspostavite zajednička pravila za ponašanje u konfliktnim situacijama 3. Nedostatak privrženosti - ponovite obaveze na kraju svakog sastanaka kako bi provjerili jesu li one kod svih članova tima usklađene - provjerite da se svi članovi obavezuju na postizanje dogovora unatoč njihovom početnom neslaganju Nedostatak privrženosti ciljevima Strah od sukoba Nedostatak povjerenja

45/56 5 disfunkcija tima i strategije kako ih prevladati 4. Izbjegavanje odgovornosti - jasno raspravite o ciljevima i standardima ponašanja - redovno razgovarajte o učinku vezanom uz ciljeve i standarde 5. Neobaziranje na rezultate - zadržite fokusiranost tima na opipljive grupne ciljeve - nagradite pojedince na temelju postignutih ciljeva i zajedničkog uspjeha Neobaziranje na rezultate Izbjegavanje odgovornosti

46/56 10 osoba koje ne biste željeli u svom timu

47/56 1. Tenk Nasrtljiv i bezobziran, glasan i snažan ili s tihim intenzitetom i kirurškom preciznosti lasera, Tenk smatra da cilj opravdava sredstva. Ne očekujte milost od njega.

48/56 2. Snajper Ovaj prikriveni agent identificira vaše slabosti i koristi ih protiv vas, sabotažom iza vaših leđa ili dobro ciljanim “spuštanjima” pred publikom

49/56 3. Sveznajući Ova osoba zna 98% svega. Samo pitajte! Sveznajući će vam ispričati sve što zna – i to ponekad satima – ali neće ni sekunde slušati vaše očito inferiorne ideje.

50/56 4. Umišljeni sveznajući Ovaj lik ne zna mnogo, ali to ga baš i ne sprečava. Pretjerivanje, hvalisanje, navođenje na krivi put i ometanje, ove samoprozvane legende od ljudi će vas samo smetati.

51/56 5. Granata Kad se jednom okinu, ne mogu se zaustaviti i šrapneli pogađaju sve uokolo. Zatim nestane dima, prašina se slegne i ponovno započinje krug koji stvara kritičnu masu dok granata opet ne eksplodira.

52/56 6. “Da” osoba Brzo se slažu, ali sporo dostavljaju. “Da” osobe za sobom ostavljaju put neispunjenih obaveza i prekršenih obećanja. Iako nikome ne udovolje, “Da” osobe se pretjerano posvećuju upravo udovoljavanju.

53/56 7. “Možda” osoba Kad se suoče s krucijalnom odlukom, odlažu je dok nije prekasno. Ali dolazi točka kada se odluka napravi sama od sebe. Onda to postaje njihova vlastita odluka.

54/56 8. “Ništa” osoba Nećete znati što se događa jer vam ta osoba neće reći apsolutno ništa! Nikakva verbalna povratna informacija. Nikakva neverbalna povratna informacija. Zapečati usta i gleda pored vas kao da vas nema tamo.

55/56 9. “Ne” osoba Oni kažu da ako nešto ide prema gore, mora krenuti prema dolje. Obeshrabreni i žalosni, vode druge u očaj.

56/ Zanovijetalo Postoji plan za njihove živote, ali oni nisu u njemu. Koprcaju se u svojoj tuzi, neprestano se žale i nose teret svijeta na ramenima.