第一节 机关文书档案管理 第二节 企事业单位档案工作 第三节 科技档案管理 第四节 会计档案管理

一、档案收集 档案的收集工作，是指在档案人员的监督、 指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存 价值各种信息载体向档案室移交的工作。 （一）档案收集工作的意义 1 ．是档案业务工作的起点 2 ．是实现档案集中统一管理的根本途径 3 ．是积累历史文化财富的重要渠道

一、档案收集 （二）档案收集工作的要求 1 ．确保档案的齐全与完整 2 ．符合档案业务规范和标准 3 ．注意收集和掌握重大活动信息

一、档案收集 （三）档案收集工作内容 1 ．收集范围 2 ．归档规程 （ 1 ）清点 （ 2 ）填写交接文据 （ 3 ）完成实体移交（接收） 3 ．收集方法 （ 1 ）零散文件的收集 （ 2 ） “ 账外 ” 文件的收集 （ 3 ）科技档案的收集 （ 4 ）专业档案的收集 4 ．具体措施

本单位年度立卷归档的文件材料

有关档案工作的各项规章制度

二、档案的整理 （一）内容 1 ．对归档的案卷进行整理 （ 1 ）案卷的分类。 （ 2 ）分配档号。 （ 3 ）编制案卷目录。 （ 4 ）填写案卷封面。 2 ．案卷的局部调整 3 ．对零散文件的整理

二、档案的整理 （二）整理的步骤 1 ．案卷归类 2 ．案卷排列 3 ．按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号 4 ．编制《案卷目录》 5 ．贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目

二、档案的整理 （三）整理标准 （ 1 ）组卷文件齐全完整 （ 2 ）分类科学 （ 3 ）排列合理 （ 4 ）标题确切

二、档案的整理 （四）相关知识 1 ．制订档案保管期限表 2 ．编制案卷目录 3 ．编制全引目录

档案整理

三、档案的保管 档案保管工作就是采用专门的技术手段和科 学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大 限度地延长档案寿命的一项业务工作。 （一）保管工作的任务 （ 1 ）掌握档案保管状况。 （ 2 ）分析档案损坏的原因。 （ 3 ）采取专门的技术手段和科学的管理措 施，加强防范工作。

三、档案的保管 （三）档案库房用房设置与柜架摆放 1 ．档案工作用房的设置 2 ．档案柜架的摆放 （四）相关知识 1 ．档案装具的选择 2 ．档案包装

档案专用库房

移动式密集架

档案箱

档案橱

底图柜

实物柜

软卷皮

硬卷皮

四、档案的统计 档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案 与档案工作情况的一种管理方法。 （一）档案统计工作的作用和意义 （ 1 ）档案统计工作是加强档案事业宏观管理的一项重 要手段。 （ 2 ）档案统计工作是对档案室工作实行监督管理的有 效方法。 （ 3 ）做好档案统计工作，是档案管理的客观需要。

四、档案的统计 （二）档案统计工作基本任务及主要内容 档案统计工作的基本任务，一是为本单位档案的科 学管理奠定基础，二是为上级主管部门进行统计调查 和统计分析，进而实行统计监督提供准确数据。 档案统计工作的内容主要是建立档案统计工作制度、 进行档案文件基本情况的登记、建立档案统计台账及 向上级档案行政管理部门填报档案统计年报。

五、档案提供利用 （一）意义和目的 1 ．意义 （ 1 ）档案利用工作是档案工作的根本目的之一。 （ 2 ）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。 （ 3 ）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。

五、档案提供利用 （一）意义和目的 2 ．目的 （ 1 ）为领导决策和机关各项工作服务，实 现档案价值的最大化。 （ 2 ）促进各项档案业务基础工作的不断深 化和档案工作整体水平的提高。 （ 3 ）通过提高利用工作的质量，使档案工 作人员的综合素质提高到新的、更高的层次。

五、档案提供利用 （二）档案利用的方式 1 ．提供利用 （ 1 ）借阅 （ 2 ）借出 （ 3 ）函查和电话查询 （ 4 ）档案网络查询服务 2 ．开发利用 （ 1 ）档案资料的编研 （ 2 ）档案资料专题信息务 （ 3 ）参与性研究利用

档案利用

提供利用 —— 阅览

开发利用 —— 档案资料编研

一、企事业单位档案工作 （一）企事业单位档案业务工作 （ 1 ）档案的收集工作。 （ 2 ）档案的整理工作。 （ 3 ）档案的保管工作。 （ 4 ）档案的鉴定工作。 （ 5 ）档案的检索工作。 （ 6 ）档案的编研工作。 （ 7 ）档案的利用工作。 （ 8 ）档案的统计工作。

一、企事业单位档案工作 （二）企事业单位档案行政管理工作 （ 1 ）规划工作。 （ 2 ）管理工作。 （ 3 ）指导工作。 （ 4 ）监督工作。

二、企事业单位档案分类的基本方法 （一）企事业单位档案分类层次的确定 （二）一级类目 （三）二级及二级以下类目 1 ．设置的基本方法 2 ．二级及二级以下类目设置参考

三、企事业单位档案档号编制的具体方法 （ 1 ）按大类 — 年度编制案卷流水号，在档 号中标注出年度特征。 （ 2 ）按照大类 — 保管期限编制案卷流水号， 在档号中标注出保管期限特征。 （ 3 ）对于一般的小型企事业单位，管理档 案的数量不多，在编制档号时可不标注年度特 征和保管期限特征，按大类编制流水号。

一、科技档案的特点与种类 科技档案是指在科学技术活动中 直接形成的、具有保存价值的文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。 1 ．术科研档案 2 ．技档案 3 ．基建档案 4 ．设备档案

科技档案

二、科技档案的整理 （一）分类方法 （ 1 ）按类型分类，主要用于对企事业单 位产品档案或设备档案的实体分类。 （ 2 ）按工程项目分类，主要适用于基本 建设档案。 （ 3 ）按课题分类，主要用于对科研档案 的实体分类。

二、科技档案的整理 （二）编号方法 1 ．分类号的编制 2 ．保管单位顺序号的编制 （三）科技档案的编目 1 ．科技档案总目录 2 ．科技档案分类目录 （四）科技档案的排架方法 科技档案的排列，一般是采用分类排列的方法，即 按照科技档案保管单位的内容、知识体系进行排列，以 适应科技档案在形成上的渐全性、成套性的特点。

三、科技档案的鉴定 （一）鉴定程序 1 ．准备工作。 2 ．鉴定工作。 3 ．处理工作。 （ 1 ）编制档案销毁清册。 （ 2 ）编制鉴定报告。 （ 3 ）销毁工作。 （ 4 ）扫尾工作。

三、科技档案的鉴定 （二）鉴定标准 （ 1 ）技术因素。 （ 2 ）功能因素。 （ 3 ）典型因素。 （ 4 ）时间因素。 （ 5 ）人物因素。

档案鉴定

一、会计档案的收集 （一）会计文件材料的归档范围 会计文件材料归档范围包括各种会计报表、 会计账册、会计凭证和有关会计业务工作以及 在会计档案管理中形成的文字性材料。 （二）会计文件材料的归档要求

二、会计档案的类别与整理 （一）类别 （ 1 ）会计凭证类。 （ 2 ）会计账簿类。 （ 3 ）财务报告类。 （ 4 ）其他类。

会计凭证

会计账簿

二、会计档案的类别与整理 （二）分类方法 （ 1 ） “ 年度 — 名称 ” 分类法。 （ 2 ） “ 年度 — 机构 — 名称 ” 分类法。 （ 3 ） “ 年度 — 会计类型 — 名称 ” 分类法。

二、会计档案的类别与整理 （三）组卷 （ 1 ）会计报表的组卷。 （ 2 ）会计账簿的组卷。 （ 3 ）会计凭证的组卷。 （四）编目和编号

三、会计档案的案卷格式 （一）会计档案案卷的装封格式 1 ．会计档案卷盒格式 2 ．硬卷皮格式 （二）会计档案卷内备考表格式 （三）会计档案标签格式 （ 1 ）会计账簿封面标签格式 （ 2 ）会计档案卷脊标签格式 （ 3 ）会计凭证包角标签格式

四、会计档案的鉴定和销毁 （一）会计档案的保管期限 （二）会计档案销毁程序 （三）鉴定和销毁会计档案应注意事项

五、会计档案的保管和利用 （一）会计档案的保管 （二）会计档案的利用 会计档案的利用和其他档案的利用没有多大 的区别。各单位保存的会计档案一般不得借出， 如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提 供查阅或者复制，并办理登记手续。