Presentation is loading. Please wait.

Presentation is loading. Please wait.

كتابة الـتـقـارير والمراسـلات الاداريـة

Similar presentations


Presentation on theme: "كتابة الـتـقـارير والمراسـلات الاداريـة"— Presentation transcript:

1 كتابة الـتـقـارير والمراسـلات الاداريـة
كتابة الـتـقـارير والمراسـلات الاداريـة 17 نيسان، 17 رامي خليف

2 اهداف البرنامج أن يكون المتدرب قادراً على أن:-
يحدد عناصر وأجزاء وأشكال التقارير الإدارية والرسائل والمذكرات. يطبق خطوات إعداد تقرير إداري جيد وكتابة رساله فاعله. يطبق المهارات الفنية في إعداد وتصميم كتابة التقارير والمراسلات . يتعرف على المهارات والقواعد اللغوية في كتابة المراسلات المختلفة . 17 نيسان، 17 رامي خليف

3 قوانين الدورة الرجاء اغلاق الجوالات
الاكثر ممارسة هو الاكثر استفادة ولو اخطأ نحن نتدرب فليس عيبا ان نخطئ التطبيق والتجريب اهم شيئ انصت بفاعلية ودون اهم الفوائد والقصص والتجارب تذكر دوماً ان هذا البرنامج وهذه القاعة بمثابة مختبر وفي داخل المختبر يسمح لك باجراء التجارب وفي داخل مختبرنا لا يمكن لك ان تخطئ .... لأنه مختبر 17 نيسان، 17 رامي خليف

4 اختيار قنوات الاتصال هل الكتابة هي الخيار الأفضل في المواقف الذي تواجهه ؟ هل يتعين عليك لكي تتواصل مع الطرف الآخر في موقف معين أن تكتب له أم تحادثه على الهاتف أم تلتقي به وجها ً لوجه ؟ إن تقرير كيفية توصيل رسالتك هو الخطوة الأولى . تمرين تخير ترتيب تفضيلاتك : في كل من المواقف التالية ، هل ستلجأ ، من أجل توصيل رسالتك إلى الطرف الآخر ، إلى الكتابة له أم إلى محادثته على الهاتف أم إلى مقابلته ؟ تخطر عميلا ً مهما ً بتأخر كبير في موعد التسليم تؤكد على استلام طلبيه كبيرة تغير إجراءا ً مهما ً في العمل لفريقك تزكي لرئيسك في العمل فرصة عمل نادرة وكن من الممكن أن تشتمل على خطورة ترفض طلبا ً قدمه لك أفراد طاقم العمل للحصول على زيادة في الراتب 17 نيسان، 17 رامي خليف

5 اختيار قنوات الاتصال الإجابات الموصى بها :
تحدث معه على الهاتف أو قابله لكي تشرح له الأمر ، ثم اكتب له للتأكيد . تحدث على الهاتف لتوجيه الشكر، ثم اكتب للتأكيد على التفاصيل . اكتب لهم توضيح الأمر ، ثم تقابل معهم لشرح وتفسيره اكتب له ، ثم قابله وجها ً لوجه . تقابل معهم لشرح الأمر 17 نيسان، 17 رامي خليف

6 اختيار قنوات الاتصال الكتابة هي الخيار الأفضل عندما تكون هناك حاجة إلى : تقييم ولكن غير فوري سجلات قانونية دقيقة معلومات وتفاصيل معقدة المحادثة على الهاتف هي الخيار الأفضل عندما تكون هناك حاجة إلى : تقييم لفظي فوري التعامل مع مشكلات طارئة حقائق بسيطة المقابلة المباشرة هي الخيار الأفضل عندما تكون هناك حاجة إلى : تقييم فوري لفظي وغير لفظي إظهار ورصد الحقائق والمشاعر معلومات حساسة وسرية 17 نيسان، 17 رامي خليف

7 انواع الاتصالات الاتصال الكتابي الاتصال غير اللفظي الاتصال الشفوي
يسهل الرجوع إلية لتحديد المسئوليات يوثق المعلومات للاستفادة منها في المستقبل يضمن نقل بعض المعلومات و الاجوبه لعدد كبير من العاملين يوضح ردود الفعل العكسية مؤثر في الروح المعنوية للموظفين حيث أن الأفعال تتحدث بصوت أعلى من الكلمات له أثره البالغ لدى الموظفين ذوي الكفاءات و الثقافة العالية يقوي روح التعاون والصداقة يزيل التوتر والضغوط نتيجة إخراج مافي الصدور يشجع على تبادل الاسئله ولذلك فهو فعال في تقريب المفاهيم يسرع عملية تبادل الأفكار والمعلومات و الآراء فهو يوفر الوقت والجهد مثل: التقارير، المذكرات المنشورات، الشكاوي اللوحات البيانية وسائل الإيضاح البصرية الجرائد الحائطية الإيماءات حركات الوجه السكوت، الغضب، الانفعال السلام باليد الابتسامة المقابلات الشخصية المكالمات التلفونية اللجان والاجتماعات والمؤتمرات المحاضرات 17 نيسان، 17 رامي خليف

8 الاتصال الكتابي يعتبر الاتصال الكتابي من أبرز الاتصالات الرسمية سواء بالطرق التقليدية الدارجة (على الورق) أو بالطرق الحديثة الإلكترونية على الحاسبات الآلية. ومن أبرز أنواع الاتصال الكتابي الأكثر استخداماً في منشآت الأعمال: المذكرة الداخلية ،الرسائل الخارجية ،والتقارير ووثائق الاجتماعات. 17 نيسان، 17 رامي خليف

9 مشكلة الكتابة المشكلة :
التغلب على عقبة الكاتب المشكلة : تحدث عقبة الكاتب عندما نكون عند نقطة البداية ولا يمكننا التقدم . الحل : ابدأ في الكتابة على أية حال ! يمكنك أن تراجع ما في كتابتك من منطق فيما بعد . اجعل الكلمات تتدفق منك ، ولا تتوقف أثناء ذلك لإعادة صياغة أي جملة . إن تنبيه العقل عن طريق الكلمات الموضوعة على الورق يكون أسهل بكثير من تنبيهه عن طريق تخيل هذه الكلمات 17 نيسان، 17 رامي خليف

10 مشكلة الكتابة مجرد محاولة بدء الكتابة هي خطوة أولى ، حتى لو فشلت هذه المحاولة خصص وقتا ً في وضع مسودة لما ستكتبه فكر في كلمات وعبارات عشوائية أعد تجميع هذه الكلمات والعبارات واربط بينها قم بترتيبها حسب أهميتها أعد الكتابة قم بعمل هذه الخطوات قبل البدء في إملاء الرسالة 17 نيسان، 17 رامي خليف

11 تمرين التفكير المشع 17 نيسان، 17 رامي خليف

12 ماهية التقرير يعرف التقرير بأنه عرض للحقائق الخاصة بموضوع محدد أو مشكلة محددة عرضاً تحليلياً متسلسلاً للوصول إلى قرار يخدم الموضوع أو يساهم في حل المشكلة. وفي بعض التقارير لا بد من تضمين بعض الاقتراحات أو التوصيات التي تتفق مع النتائج، بعيدة عن الانحياز أو التأثر المسبق عن الموضوع أو الاجتهاد الشخصي لمعد التقرير. 17 نيسان، 17 رامي خليف

13 اهمية التقارير تعتبر التقارير مصدرا دائما ووعاء للمعلومات يمكن الرجوع اليها في أى وقت. تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى على فهم و استيعاب المعلومات و الحقائق. تعتبر التقارير القاعدة الاساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها. تتميز التقارير بالاعتدال في تكلفة اعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الاخرى. 17 نيسان، 17 رامي خليف

14 أنـواع الـتـقـاريـر من حيث السرية: سرية غير سرية من حيث الموضوع : مالية إدارية أداء إجراءات أخرى من حيث الرسمية: رسمية غير رسمية من حيث الحجم : طويلة قصيرة ( محددة ) منمذجة من حيث الزمن : دورية (يومية، اسبوعية، شهرية ،سنوية ،...، الخ ) غير دورية طارئة تصنف التقارير بناءا على الغرض منها إلى نوعين أساسيين: تقارير وصفية تقارير تحليلية. 17 نيسان، 17 رامي خليف

15 مهارات كتابة التقارير كتابة التقارير تتطلب مجموعة مهارات خاصة في مرحلتي الإعداد الكتابة: تختلف التقارير عن المقالات في مرحلتي الإعداد والكتابة: يعتمد معد التقرير على الحقائق المجمعة من مصادر محددة تمليها طبيعة وموضوع التقرير. المعلومات المعروضة في التقارير ليست خاضعة لذوق ورأي الكاتب. كتابة التقارير تركز على وصف ونقل الوقائع والأحداث الفعلية للمشكلة أو الموضوع. النتائج في التقارير تستخلص من المعلومات التي تم جمعها أو وصف الواقعة أو الحالة التي يتوصل إليها معد التقرير من خلال التحليل العلمي. بناءا على النتائج التي يتوصل إليها معد التقرير والمدعومة بالحقائق والمعلومات الموثقة بالتقرير، يتم استخلاص المقترحات أو التوصيات. التقرير أعد أساسا لتوفير معلومة محددة الهدف منها مساعدة ومساندة متخذ القرار لمشكلة أو موضوع التقرير تحت الدراسة. 17 نيسان، 17 رامي خليف

16 سمات التقارير الجديدة تحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع
منظَّمة ومقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة طويلة / قصيرة بالقدر الكافي والمعتاد في المؤسسة لا تحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تُهم القارئ مُوَضَّح بها تاريخ إعداد التقرير والجهة التي أعدته تستخدم الوسائل التوضيحية المناسبة والمقبولة في المؤسسة مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة مكتوبة بأمانة ان يكون التقرير كاملاً (ماذا – متى – اين – كيف- ولماذا ) 17 نيسان، 17 رامي خليف

17 شروط التقرير الجيد يمكن تلخيص شروط التقرير الجيد في : الوضوح الدقة
الموضوعية الإيجاز التسلسل المنطقى فى عرض المعلومات الإقناع 17 نيسان، 17 رامي خليف

18 خطوات أو مراحل إعداد التقارير
خطوات أو مراحل إعداد التقارير تتلخص خطوات أو مراحل إعداد مثل هذه التقارير بما يلي: تحديد الموضوع أو المشكلة وأبعادها. إعداد الهيكل العام للتقرير. جمع المعلومات والبيانات وتنظيمها وترتيبها. تحليل وتفسير المعلومات والبيانات المجمعة. تضمين المقترحات والتوصيات بناءا على نتائج التقرير، بعيدة عن الانحياز والآراء والاجتهادات الشخصية. صياغة التقرير والاهتمام بالناحية الموضوعية. اخراج التقرير بشكل مناسب والهمام بالناحية الشكلية. 17 نيسان، 17 رامي خليف

19 الامور التي تأخذ بعين الاعتبار عن كتابة التقرير
فهم المشكلة (ليس بالضرورة كتابة التقارير فقط في حالة مودو مشاكل ) تعرف المشكلة ووضع حدودها (احيانا يوجد وصف ما وعليك تحديد المشكلة ) تحليل الموقف( كيف يستخدم التقرير وبالتالي معرف الحقائق الضرورية ) تحليل المشكلة (الصياغة الدقيقة للعموان تساعد في فهم وتحليل المشكلة تحليل القارئ (من القارئ سواء فرد او مجموعة ) 17 نيسان، 17 رامي خليف

20 تحديد الموضوع أو المشكلة
معرفة الغرض من التقرير . الإلمام بأبعاد المشكلة التي سوف يناقشها موضوع التقرير. تحيد حجم الموضوع. هل هناك حاجة للاستعانة بآخرين للمساعدة وتوزيع المهام على المشاركين. 17 نيسان، 17 رامي خليف

21 معرفة وإلمام معد التقرير بالموضوع تساعد على
تحديد وفحص قدرات معد التقرير. تحديد المدة الزمنية المتوقع للإنجاز. تحديد مراحل التقييم لكل مرحلة. تحديد أهداف وأبعاد التقرير. تحديد صلاحيات ومسئوليات معد التقرير. تحديد مصادر المعلومات. تحديد الأشخاص أو الجهات المعنية وتحديد الأدوار. تحديد التكلفة وجهات التمويل. 17 نيسان، 17 رامي خليف

22 استراحة 17 نيسان، 17 رامي خليف

23 إعداد هيكل التقرير العام
بداية التقرير صفحة الغلاف صفحة المحتويات إجراءات التعديل المقدمة( الأهداف، المجال) ملخص الإدارة صلب التقرير عرض المعلومات والحقائق الجداول الرسوم البيانية الدراسة والتحليل خاتمة التقرير النتائج التوصيات الملاحق 17 نيسان، 17 رامي خليف

24 إعداد هيكل التقرير العام
تحديد هيكل التقرير يساعدنا على: تحديد خطة العمل . الوقت اللازم لتنفيذ كل خطوة. التكلفة المتوقعة. 17 نيسان، 17 رامي خليف

25 جمع المعلومات هناك معضلتين غالبا ما تواجه معد التقرير في مرحلة جمع المعلومات: كم هائل من المعلومات المتعلقة بالموضوع. شح في المعلومات المطلوبة. 17 نيسان، 17 رامي خليف

26 في حالة توفر كم هائل من المعلومات
يجب انتقاء المعلومات الضرورية بكل دقة وحرص. تصنيف تلك المعلومات إلى ثلاثة أصناف: معلومات تهم طالب التقرير معلومات جيدة أن يعرفها طالب التقرير معلومات لا تهم طالب التقرير إطلاقا. التصنيف السابق يساعد معد التقرير على تضمين التقرير للمعلومات الضرورية فقط والتي يحتاجها طالب التقرير فعليا. لجوء بعض معدي التقارير على الحشو الزائد في المعلومات الغير ضرورية أو في الشروحات والتكرار الممل فان ذلك يفقد التقرير أهميته ولا يحقق الهدف الذي من أجله أعد. 17 نيسان، 17 رامي خليف

27 في حالة عدم توفر كم مناسب من المعلومات
لابد من بذل جهد مضاعف للحصول على ما هو متوفر ودراسة مدى ملاءمته للموضوع. عدم الاعتماد على الإجتهادات الشخصية وذلك بتضمين التقرير لمعلومات لا تساعد طالب التقرير باتخاذ القرار المناسب حيال موضوع التقرير. لذلك يجب على معد التقرير تحديد المعلومات التي يحتاجها حتى يتسنى له البحث في اتجاهات محددة. قدرة الباحث على تحديد مصادر المعلومات وكيفية استخدامها مطلب أساسي في هذه المرحلة من التقرير. 17 نيسان، 17 رامي خليف

28 أبرز مصادر للمعومات رصد مسبق لنشاطات مرحلية للموضوع.
تقارير سابقة في نفس الموضوع في المنشأة أو في منشآت مشابهة. أصحاب الشأن أو أصحاب الخبرة. المكتبات – مراجع مختلفة من بحوث ودراسات وكتب. شبكات الإنترنت. 17 نيسان، 17 رامي خليف

29 طرق جمع المعلومات تتلخص طرق جمع المعلومات بالتالي: القراءة.
المقالات الشخصية. الاستبيانات. الفحص والتجارب. الملاحظة . 17 نيسان، 17 رامي خليف

30 تحليل وعرض النتائج على معد التقرير أن يراعي الأسلوب اللغوي والتسلسل المنطقي في عملية العرض. في هذه المرحلة يبرز دور معد التقرير ومهاراته التحليلية: مهارة تحليل الأرقام. تساعده مهاراته التحليلية بتقدير وتحديد ما يمكن أن يذكره بالتقرير. الاستعانة بإحصائيين أو محللين في حال عدم توفر المهارة لدى المعد. بناءا على المعلومات المتوفرة لدى معد التقرير يتم استعراض النتائج التي تم التوصل إليها. يحبذ استخدام الجداول والرسومات البيانية والتوضيحية لتسهيل قراءة النتائج ومقارنها. 17 نيسان، 17 رامي خليف

31 تقديم المقترحات والتوصيات
قد يطلب من معد التقرير تضمين مقترحات أو توصيات لتساعد طالبي التقرير ومتخذي القرار: أن يكون بعيد عن التحيز. أن يكون حذراً من غرض الآراء الشخصية. 17 نيسان، 17 رامي خليف

32 الجداول والرسوم والأشكال التوضيحية
تساهم الرسوم والأشكال التوضيحية كالجداول والرسوم البيانية في تسهيل فهم المادة المقدمة للقارئ: قراءة المتغيرات. عمليات المقارنة. تقديم المعلومات بشكل مختصر. ويجب توخي الحذر والحيطة عند اختيار الجدول أو الرسم وذلك باختيار المناسب من أنواعها لموضوع المقارنة. 17 نيسان، 17 رامي خليف

33 التخطيطات الشريطية الاستخدام : مقارنة الكميات ( القيم ) في أعمدة باستخدام أشرطة رأسية . تلميحات : استخدم أعمدة منفصلة ، ومقياسا ً واحدا ً دائما 17 نيسان، 17 رامي خليف

34 التخطيطات الدائرية الاستخدام : عرض أجزاء من الكل ، عادة في شكل نسب مئوية تعتبر فعالة عندما تعرض ما لا يزيد على ثمانية أجزاء . تلميحات : استخدم التمييز اللوني ونوعا ً واحدا ً من الخطوط وبحجم ثابت 17 نيسان، 17 رامي خليف

35 التخطيطات الخطية الاستخدام : عرض تدفق من الكميات ( القيم ) التي ترتفع وتنخفض مع الوقت . تلميحات : ضع الكميات ( القيم ) على المحور الرأسي ( ص ) ضع الوقت على المحور الأفقي ( س ) استخدم حتى ثلاثة خطوط بيانية ( منحنيات ) بألوان مختلفة . 17 نيسان، 17 رامي خليف

36 الجداول الاستخدام : مقارنة الأرقام أو الكلمات الفعلية في أعمدة .
تلميحات : ضع توضيحات لوصف الموضوعات . تأكد من أن كل الأرقام أو الكلمات واضحة . percentage Number Price Place 10.5% 150 £500 PLACE1 8.0% 120 £650 PLACE2 5.5% 165 £550 PLACE3 8.5% 100 £450 PLACE4 7.0% 125 £750 PLACE5 12.0% 130 £600 PLACE6 17 نيسان، 17 رامي خليف

37 خطوات التخطيط للكتابة: تحديد الهدف
خطوات التخطيط للكتابة: تحديد الهدف يجب أن يكون الكاتب قادرا على تحديد الهدف كتابيا بجملة محددة. ويجب أن يكتب الهدف بوضوح تام حتى يساعد على السيطرة على ما يكتب وعدم التوسع الغير مرغوب فيه، والذي قد يؤدي أحيانا إلى تشعبات وإخلال بالمعنى الذي يريده الكاتب. 17 نيسان، 17 رامي خليف

38 خطوات التخطيط للكتابة: التعرف على القارئ (المستقبل)
يجب أن ندرك أننا نكتب لأشخاص مثلنا لديهم ميول وشعور واهتمامات. احتياجاتهم. اهتماماتهم. ومدى إلمامهم بالموضوع. يجب أن تكون المادة المكتوبة مدعمة بالحقائق مرتبطة بدرجة معرفة القارئ للموضوع. قد يحتاج معد التقرير إلى عرض لنتائج وتوصيات التقرير أمام من طلب التقرير أو أمام لجنة معينة: استخدام عدد من الوسائل المناسبة لتوصيل المعلومة إلى الآخرين. التعرف على عقليات المتلقين للمعلومة حتى يتمكن من عرض التقرير بشكل فعال. 17 نيسان، 17 رامي خليف

39 خطوات التخطيط للكتابة: ترتيب المحتوى
ترتيب الأفكار. التسلسل المنطقي. تجزئة الموضوع إلى فقرات، كل فقرة تنفرد بفكرة محددة، وكل فقرة مجزئة إلى جمل مفيدة. ولتسهيل فهم القارئ للجملة، يجب أن تكون الجملة قصيرة ومفيدة. في حالة استخدام جملة طويلة، يجب استخدام علامات الترقيم كالنقطة والفاصلة مثلا بشكل سليم. الاهتمام بالناحيتين الموضوعية والشكلية للتقرير. 17 نيسان، 17 رامي خليف

40 الناحية الموضوعية والشكلية
17 نيسان، 17 رامي خليف

41 الناحية الشكلية والموضوعية في كتابة التقارير
الناحية الموضوعية: الوضوح. الدقة. الاختصار. اللطافة. عدم التحيز. الناحية الشكلية: الورق المستخدم. الهوامش والمسافات. بنط الكتابة. 17 نيسان، 17 رامي خليف

42 أولاً: الناحية الموضوعية
أولاً: الناحية الموضوعية 17 نيسان، 17 رامي خليف

43 الناحية الموضوعية - الوضوح
تقصي وجمع الحقائق قبل الشروع في الكتابة. عدم المبالغة في انتقاء الكلمات الشاذة أو الغير مألوفة. عدم استخدام الكلمات التي تثير الشك أو القابلة للتأويل. استخدام لغة التعبير وليس لغة التأثير. استخدام الجمل والفقرات القصير ما أمكن. التسلسل المنطقي للأفكار. 17 نيسان، 17 رامي خليف

44 الناحية الموضوعية - الدقة
التأكد من خلو الموضوع من الأخطاء اللغوية ، الاملائية والمطبعية. التأكد من صحة المعلومات والبيانات وحداثتها واكتمالها – الأسماء ، التواريخ ، الأرقام ، اللوائح والأنظمة. استخدام علامات الترقيم - النقط والفواصل. 17 نيسان، 17 رامي خليف

45 استراحة 17 نيسان، 17 رامي خليف

46 ثانياً: الناحية الشكلية
ثانياً: الناحية الشكلية 17 نيسان، 17 رامي خليف

47 الناحية الشكلية في التقارير
بنط الكتابة (الخطوط من حيث الحجم والشكل) الهوامش والمسافات الورق الملائم 17 نيسان، 17 رامي خليف

48 الورق الملائم مطابقة النوع للمواصفات العالمية (نعومة الملمس ، القوة)
مطابقة اللون للمواصفات العالمية (اللون الأبيض) مطابقة المقاس للمواصفات العالمية 17 نيسان، 17 رامي خليف

49 المقاسات المستخدمة في الأوراق الرسمية
A0 = 84 × 119 سم. A1 = 60 × 84 سم. A2 = 42 × 60 سم. A3 = 30 × 42 سم. A4 = 21 × 30 سم. A5 = 15 × 21 سم. A6 = 10 × 15 سم. 17 نيسان، 17 رامي خليف

50 الهوامش والمسافات جميع الهوامش ما يعادل أنش واحد ، ما عدا الهامش الأيمن 1.5 أنش. ترك مسافات سطريه متساوية خالية بين الفقرات (سطر أو نصف سطر). 17 نيسان، 17 رامي خليف

51 بنط (خط) الكتابة استخدام الخطوط المتعارف عليها ، خاصة إذا كانت الحقيبة ستفتح بواسطة أكثر من حاسب آلي. مقاس الخط العربي عادة بين (12) و (16) حسب طول الوثيقة وتقسيمها الى صفحات. عدم استخدام خطوط متعددة في الوثيقة الواحدة ، إلا إذا دعت الحاجة لذلك (للتوضيح). 17 نيسان، 17 رامي خليف

52 الناحية الموضوعية - الاختصار
عدم المبالغة في الكتابة. عدم تكرار عبارات سبق ادراجها. عدم اللجوء الى تفاصيل الموضوع عند معرفة القارئ بها. الاختصار يجب أن لا يؤدي الى غموض المعنى. 17 نيسان، 17 رامي خليف

53 الناحية الموضوعية - اللطافة
استخدام عبارات لطيفة. الاعتراف بالخطأ. عدم استخدام اسلوب المراوغة والخداع. استخدام العبارات المبينة للمعلوم والمباشرة – نحن ، انتم، يسرنا ، نشكركم. 17 نيسان، 17 رامي خليف

54 الناحية الموضوعية - الحيادية
عدم التأثر بأفكار أو آراء معينة في التقرير. الالتزام باتجاهات ونتائج التقرير. استخلاص النتائج من المعلومات الموثقة بالتقرير. استناد التوصيات على نتائج محددة بالتقرير. عدم الاعتماد على أي توصية مبنية على رأي أو اجتهاد شخصي. 17 نيسان، 17 رامي خليف

55 الرسائل تعتبر الرسائل وجميع أشكال الإتصال المكتوبة وسيلة إدارية لاغنى عنها لأنها ترجمة مكتوبة لجميع الإتصالات الشخصية التي تتم داخل المؤسسات وخارجها. كتابة المراسلات فن ومهارة ولابد لكابتها من الإلمام بالأصول العامة لكتابة الرسائل ومن الإحاطة بأصول وقواعد اللغة التي يكتب بها. قدرة الكاتب التعبيرية ومهارته اللغوية لها تأثير إيجابي على نوعية الرسالة التي يخرجها. 17 نيسان، 17 رامي خليف

56 العوامل المساعدة في وضوح هدف ومعنى الرسالة
إن معرفة الهدف المحدد للرسالة هو أحد مقومات نجاحها، ومن أجل ذلك يجب الحصول على ا لمعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع ومعرفة السياسة العامة والقوانين المتعلقة بالعمل. ويجب التأكد من: إستخدام الجمل القصيرة والسهلة وإستبعاد الألفاظ الصعبة وتجنب الأخطاء اللغوية الإبتعاد عن التكرار دون داع والإبتعاد عن الكلمات غير المحددة تسلسل الأفكار وترابطها إستخدام الوسائل الميكانيكية مثل وضع خط تحت الكلمات أو الفقرات المراد التأكيد عليها مراعاة التنسيق عند الطباعة مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح الأخطاء 17 نيسان، 17 رامي خليف

57 اجزاء الرسالة التاريخ : الإشارة ( الرقم)
للتاريخ أهمية كبرى في المراسلات وخاصة من الناحية القانونية لأن الرسالة تعتبر مستندا رسميا وقد جرت العادة أن يظهر التاريخ على الجهة اليمنى من الرسالة أو الجهة اليسرى. الإشارة ( الرقم) تعتبر الإشارة أو الرقم مرجعا لتسهيل عملية الرجوع إلى الرسالة عند الحاجة إليها ويساعد على عملية حفظ الرسالة في الملفات، وتظهر عادة فوق التاريخ إما في الجهة اليسرى أو اليمنى. 17 نيسان، 17 رامي خليف

58 اجزاء الرسالة عنوان المرسل إليه : التحية الإفتتاحية :
يكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ كالتالي: - السطر الأول يكتب اسم المرسل إليه مسبوقا بكلمة الفاضل واللقب العلمي إن وجد - السطر الثاني يكتب المسمى الوظيفي للمرسل إليه - السطر الثالث العنوان أو إسم المؤسسة التحية الإفتتاحية : أكثر العبارات الترحيبية شيوعا ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته أو تحية طيبة وبعد ) 17 نيسان، 17 رامي خليف

59 اجزاء الرسالة عنوان موضوع الرسالة : محتوى الرسالة :
الهدف منه إعطاء فكرة أولية وسريعة عن مضمون الرسالة. ويكتب بعد التحية ويشار إليها بخط في أسفلها لتمييزها عن جسم الرسالة. محتوى الرسالة : ينقسم موضوع الرسالة إلى ثلاث فقرات : - الفقرة الأولى : تقديم أو تمهيد حول الموضوع . ويمكن الإشارة إلى رسالة سابقة أو محادثة هاتفية أو إجتماع سابق مع ذكر التاريخ . مثال: بالإشارة إلى / نشكركم على رسالتكم رقم ….. بتاريخ ……… - الفقرة الثانية : تزويد المرسل إليه بمعلومات أساسية - الفقرة الثالثة : عرض خلاصة الرسالة وتحديد المطلوب ومن ثم التحية الختامية. مثال الرجاء التكرم بتزويدنا ب .. / الموافقة على ……… 17 نيسان، 17 رامي خليف

60 اجزاء الرسالة التوقيع : -نسخة أصحاب العلاقة المرفقات
المقصود به توقيع المرسل وهو ضروري لإعطاء الرسالة الصفة القانونية . وإذا إقتضى الأمر أن يوقع الرسالة شخص آخر بالنيابة عن الموظف المسؤول يلزم أن يسبق التوقيع كلمة ( عنه أو / ). -نسخة أصحاب العلاقة إذا كان موضوع الرسالة يهم أكثر من جهة واحدة فالطريقة المتبعة هي إرسال نسخة من هذه الرسالة إلى كل جهة من الجهات المعنية. ويشار إليها في الجزء الأسفل من الجانب الأيمن للرسالة. المرفقات إذا أرفق بالرسالة مستندات أخرى كالتقارير ، فلا بد الإشارة لها في الرسالة نفسها أو في الجزء الأسفل من الجانب الأيمن للرسالة. 17 نيسان، 17 رامي خليف

61 انواع الرسائل مراسلات الاستعلام (بهدف الحصول على معلومات او نصائح )
الرد على مراسلات الاستعلام ( الرد يكون بشكل ودي لطيف ) مراسلات الشكاوى (نوضح ما هية المشكلة او الخطأ ، ونحفز القارئ على اتخاذ قرار معين وان التسوية من وجهة نظرك عادلة ) مراسلات التسوية (قد تكون رد ايجابي او رفض التسوية وفي هذه الحالة يجب ان يكون الرد لبقا ومبرراً ) مراسلات التعليمات (تستخدم صيغة الامر بعيدا عن العجرفة وضورة وذوح الكلمات والعبارات المستخدمة ) 17 نيسان، 17 رامي خليف

62 المذكرات الداخلية المذكرة هي أكثر وسائل الاتصال الكتابية شيوعا في مجال الأعمال والصناعة ، وحتى وقت قريب كان استخدام المذكرة مقصور على المراسلات الداخلية في الشركات والمصالح والهيئات . أما الآن فإنها تستخدم بدرجة أكبر بين الشركات المختلفة وبين المصالح والهيئات. 17 نيسان، 17 رامي خليف

63 الفارق بين المذكرة والرسالة
والفارق الرئيسي بين المذكرة والخطاب أن المذكرة تتسم بأسلوب يحاول التجرد من العلاقات الشخصية . وتستخدم معظم الشركات والهيئات نماذج مطبوعة للمذكرات . وعلى وجه العموم ، يجب أن تشتمل المذكرة على المعلومات الآتية : الراسل : الاسم ، الوظيفة المرسل إليه : الاسم ، الوظيفة التاريخ : تاريخ ارسال المذكرة الموضوع : موضوع المذكرة 17 نيسان، 17 رامي خليف

64 الهدف الرئيسي للمذكرة هو توفير الوقت حيث تتم كتابة معظم المذكرات في ظل ضغط العمل حيث يكون على الكاتب أن يحلل رسالة أو موقف بسرعة وأن يرد بدقة . ويقوم الكاتب بتقديم معلومات وحقائق مباشرة ومحددة مصحوبة بتعميمات وتوصيات (كلما كان ذلك مناسبا ) بهدف تقديم خلفية تكفي للوصول إلى قرار مناسب وإجراء ضروري 17 نيسان، 17 رامي خليف

65 المذكرة وفي عرض المذكرة ...يتبع الأسلوب التالي :
تقديم الرسالة الرئيسية تقديم خلفية الموضوع تقديم التفاصيل المذكرات أقل رسمية من الخطابات،وكونها أقل رسمية يعني أنها يمكن أن تكون أقصر ( صفحة واحدة في صورتها النموذجية ، ولكن تجنب الاختصار الزائد عن الحد ) ، ويمكن حتى أن تتم كتابتها بخط اليد . 17 نيسان، 17 رامي خليف

66 كتابة المذكرة قم بمراعاة النقاط التالية عند كتابة المذكرات :
ضع النقاط الأكثر أهمية في البداية ، وبتتابع منطقي ، وخصوصا ً اسم المرسل إليه ، ولماذا تكتب له والنتائج . استخدم العناوين والقوائم والصور عندما يكون ذلك ممكنا ً. راجع المذكرة بعد ذلك بدقة للتأكد من وضوحها 17 نيسان، 17 رامي خليف

67 اخطاء لغوية كثير من العبارات التالية يتم استخدامها بصورة آلية ، وغالبا ً ما تغني عن كل منها واحدة أكثر تأثيرا ً . مثال : في تاريخ لا حق لاحقا ً في حالة ما إذا إذا استنادا ً إلى حقيقة أن لأن يضع في الاعتبار يراعي من أجل تحقيق غرض بغرض 17 نيسان، 17 رامي خليف

68 اخطاء لغوية الأكليشيهات هي تعبيرات استخدمت بإفراط لدرجة الابتذال .
مثال : في طي النسيان في القريب العاجل نتمسك بموقفنا تغيير بنود الاتفاق فحص دقيق مجموعة إجراءات يبذل قصارى جهده نستطيع المواصلة بالكاد ضالع في مسألة في هذه اللحظة 17 نيسان، 17 رامي خليف

69 اخطاء لغوية لا تكن كسولا ً ، وابحث عن بدائل . تجنب العبارات المبتذلة ، واستبدلها بأخرى ، مثال : من إلى مرفق مع هذا الخطاب مرفق معه ولهذا فنحن نقدر شكرا ً من وجهة نظري الشخصية أعتقد أن 17 نيسان، 17 رامي خليف

70 مثال على الوضوح هل تستطيع تبسيط هذا المثال ؟ هذا المثال مأخوذ من دليل للهاتف : ” أوضح فحص لعدد من أدلة الهاتف التي تم اختيارها بشكل عشوائي أن بعضا ً منها على صفحات فارغة ، في ضوء ما سبق ، يرجى من كل مستخدم مراجعة الدليل الخاص به والتأكد مما إذا كان كاملا ً أو لا ، وفي حالة ما إذا كان الدليل غير مكتمل ، يجب على المستخدم إرجاعه إلى مصدره لاستبداله ” . 17 نيسان، 17 رامي خليف

71 مثال على الوضوح بدلا ً مما سبق ، جرب الجمل التالية : ” إذا وجدت صفحات فارغة في دليل الهاتف لديك ، فقم بإرجاعه من فضلك ” . 17 نيسان، 17 رامي خليف

72 عشر نصائح ليكون تقريرك- رسالتك فعالاَ:
عشر نصائح ليكون تقريرك- رسالتك فعالاَ: أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية له بداية ووسط ونهاية له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء أن يكتب في لغة واضحة ومباشره أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم) استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير خاليا من الأخطاء 17 نيسان، 17 رامي خليف

73 اسئلة 17 نيسان، 17 رامي خليف

74 اتمنى لكم التوفيق والنجاح
17 نيسان، 17 رامي خليف


Download ppt "كتابة الـتـقـارير والمراسـلات الاداريـة"

Similar presentations


Ads by Google