Presentation is loading. Please wait.

Presentation is loading. Please wait.

INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION.

Similar presentations


Presentation on theme: "INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION."— Presentation transcript:

1 INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION

2 INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION SEJENIS ALAT KOMUNIKASI BERTULIS SECARA SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN SUATU PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN

3 3 Surat untuk urusan rasmi sahaja Boleh ditulis atas nama pribadi, jabatan atau syarikat Tidak bersahaja Perkataan atau ungkapan sesuai dengan maksud Mempunyai peraturan-peraturan tersendiri

4 4 CIRI-CIRI SURAT RASMI FORMAT STRUKTUR TEKNIK GAYA BAHASA ISI PROTOKOL

5 5 * Pengenalan pengirim dan penerima * Pengenalan pengirim dan penerima * Rujukan fail (pengirim/penerima) * Rujukan fail (pengirim/penerima) * Tarikh * Tarikh * Tajuk surat * Tajuk surat * Isi surat (satu perkara sahaja) * Isi surat (satu perkara sahaja) * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, * Akhiran surat (harapan, nama pengirim, jawatan) jawatan) * Identation (jarak tepi permulaan * Identation (jarak tepi permulaan menulis) menulis) * Jarak perenggan * Jarak perenggan * Jarak baris * Jarak baris FORMAT

6 6 STRUKTUR DI TULIS MENGIKUT URUTAN A.PENGENALAN PENGIRIM PENERIMA B.ISI SURAT PERKARA PENGENALAN ISI ISI UTAMA/ISI SOKONGAN C.PENUTUP HARAPAN AKHIR KATA SLOGAN UNGKAPAN KESETIAAN/PENGAKUAN TANDATANGAN/NAMA/JAWATAN

7 7 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA RUJUKAN –Diwujudkan untuk merujuk kembali kepada perkara-perkara yang sudah berlaku atau sudah disebut atau yang wujud dalam konteks ini. Contoh:-  Merujuk kepada perkara yang tersebut…  Sehubungan dengan perkara itu…  Mengikut maklumat yang disampaikan…  Berkenaan dengan maklumat tersebut…  Surat Kementerian ___ bil ___ tentang perkara di atas dirujuk

8 8 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENYERTAAN –Memberikan isyarat bahawa ada disertakan sesuatu dengan sesuatu yang lain Contoh:-  Bersama-sama dengan ini dikemukakan….  Dengan ini saya lampirkan salinan…

9 9 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA MAKLUMAN –Menunjukkan adanya pemakluman dibuat Contoh:-  Dengan ini dimaklumkan…  Seperti yang tuan sedia maklum…  Sukacita dimaklumkan bahawa…  Dukacita dimaklumkan…

10 10 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SEBAB-MUSABAB –Menimbulkan perkaitan antara peristiwa yang menyebabkan peristiwa yang lain Contoh:-  Berhubung dengan…  Atas kerjasama tua itu,…  Memandangkan keadaan demikian, dicadangkan supaya…  Disebabkan keadaan demikian, dicadangkan agar…

11 11 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PERINTAH – PERINTAN KURANG HALUS Diarahkan, dikehendaki, diingatkan dan sebagainya – PERINTAH HALUS Harap, diharapkan, mengharapkan, dipohon, dinasihati, menasihati, sudilah kiranya…

12 12 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA MATLAMAT –Mewujudkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai Contoh:-  Untuk tujuan itu…  Untuk pengetahuan tuan…  Untuk makluman tuan..  Untuk pertimbangan tuan…

13 13 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PERWAKILAN –Merupakan terjemahan daripada bahasa Inggeris, iaitu on behalf of. Contoh:-  Bagi pihak rakan-rakan sejawat…  Saya, bagi pihak rakan-rakan dan diri saya sendiri, ingin…

14 14 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENDAPAT –Ungkapan yang menggunakan kata pendapat, hemat, pandangan dan fikiran Contoh:-  Pada pendapat saya,…  Pada hemat saya,…  Pada fikiran saya,…  Pada pandangan saya,…

15 15 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SAMBUNGAN –Menunjukkan perkaitan peristiwa dari segi waktu. (peristiwa terdahulu) Contoh:-  Sebagai lanjutan daripada surat saya…  Berikutan daripada percakapan melalui telefon tempoh hari,…

16 16 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA SIKAP – SIKAP POSITIF Sukacita, tidak keberatan, bersetuju, terima kasih dan lain-lain – SIKAP NEGATIF Dukacita dimaklumkan, sangat dikesalkan, saya keberatan dan lain-lain

17 17 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA ANTISIPASI –Yang menunjukkan antisipasi ialah penggunaan perkataan didahului dan dahului Contoh:-  Atas kerjasama tuan itu, saya dahului…  Kerjasama tuan didahului dengan ucapan…

18 18 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA PENAMAT –Isyarat berakhirnya surat rasmi itu. Contoh:-  Sekian untuk makluman dan perhatian tuan.  Sekian, terima kasih.

19 19 PENGGUNAAN KATA ATAU UNGKAPAN KHUSUS PENANDA KHIDMAT –Berupa moto atau slogan Contoh:-  “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”  “SENTIASA DIHADAPAN”  “CINTAILAH BAHASA KITA”  “BAHASA JIWA BANGSA”

20 INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION SURAT MENYURAT HENDAKLAH JELAS  ANTARA JABATAN DENGAN JABATAN  ANTARA JABATAN DENGAN ORANG RAMAI

21 INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION BHG 6 : URUSAN SURAT KERJAAAN PENYEDIAAN 1)Alamat Pengirim 2)Alamat Penerima 3)Nombor Rujukan

22 INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION 4) Tarikh Surat 5) Tajuk Surat 6) Pembukaan dan Pengakhiran Surat 7) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran

23 23  MENGGUNAKAN KEPALA SURAT  APA YANG PERLU DI KEPALA SURAT? N _ M _ _ L A _ _ T NO : _ _ L _ _ ON _ _ : F _ K _ _ I _ I

24 24  JABATAN / AGENSI KERAJAAN Pegawai Ketua Jabatan  ORANG RAMAI

25 25  PIHAK BERKUASA BERKANUN / PERTUBUHAN/ FIRMA  SURAT MELALUI PEGUAM

26 26  JABATAN/ AGENSI KERAJAAN  TUAN  ORANG RAMAI  TUAN / PUAN  KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

27 27  KETUA JABATAN (KHUSUS)  KATA HORMAT & GELARAN KEBESARAN

28 28  NOMBOR FAIL  SEBELAH KANAN SURAT = RUJUKAN KAMI  NO. RUJUKAN PENGIRIM = RUJUKAN TUAN ~ ATAS RUJUKAN KAMI~

29 29  SEBELAH KANAN SURAT

30 30 LAMBANG KERAJAAN MALAYSIA BAHAGIAN PENTADBIRAN JABATAN PERDANA MENTERI JALAN DATO ONN KUALA LUMPUR No. Telefon : No. Faksimili : Ruj. Tuan: Ruj. Kami: Tarikh: Semua kepala surat bagi kegunaan umum adalah Menggunakan skrip dan lambang yang berwarna ‘royal blue’. ( Surat Pekeliling Am Bil. 4 / 1980 )

31 31  MENGGAMBARKAN ISI SURAT  SATU PERKARA SAHAJA  SURAT JAWAPAN (TAJUK YANG SAMA)

32 32  PEMBUKA KATA BAGI PIHAK : DIARAH  AKHIR SURAT SAYA YANG MENURUT PERINTAH

33 33 AKHIR SURAT SUDUT KIRI SEBELAH BAWAH SURAT SEBELUM TANDATANGAN NAMA PEGAWAI = HURUF BESAR DI BAWAH T/T b.p.(bagi pihak)

34 34  PENOMBORAN PERENGGAN KECUALI PERENGGAN PERTAMA : BERTURUTAN  MUKA SURAT MUKA SURAT SETERUSNYA : NOMBOR BERTURUTAN

35 35  LAMPIRAN DINOMBORKAN DISEBELAH KANAN (LAMPIRAN A/1) SAMA DENGAN YANG DIRUJUK DALAM SURAT NO. RUJUKAN SURAT : BAHAGIAN ATAS SEBELAH KIRI

36 36  3 SALINAN PERTAMA = PENERIMA KEDUA = FAIL BERKENAAN KETIGA = FAIL TIMBUL  SALINAN KEPADA : JIKA PERLU

37 37  SURAT KEPADA KETUA/ TIMBALAN KETUA JABATAN SERAH KEPADA PA (TANPA DIBUKA

38 38  SURAT DI ALAMAT KEPADA KETUA JABATAN / SURAT u.p. PEGAWAI SERAH KEPADA PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB URUS SURAT JABATAN

39 39  SEBELUM DIEDAR MASUKKAN SURAT DALAM FAIL BARU DIEDARKAN UNTUK TINDAKAN

40 40  TINDAKAN SEGERA  SEBALIKNYA : MAKLUM MELALUI SURAT AKUAN TERIMA  PENGHANTARAN MELALUI FAKSIMILI

41 41  SURAT KELUAR  SALINAN ASAL  TARIKH  NO. RUJUKAN FAIL  ALAMAT YANG BETUL/ TEPAT  LAMPIRAN (jika ada)  TANDATANGAN

42 42  RUJUK ARAHAN KESELAMATAN SURAT DITERIMA DAN KELUAR HENDAKLAH DIKAWAL KETAT

43 43 TAKRIF MEMO Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.

44 44 JENIS MEMO  MEMO ANTARA BAHAGIAN  Lebih bersifat rasmi  MEMO ANTARA UNIT  MEMO DALAMAN  Bergantung penggunaannya (rasmi dan tidak rasmi) Setiap memo boleh di bezakan dengan menggunakan warna yang berlainan.

45 45 TUJUAN MENULIS MEMO Penyampaian makluman dalaman Pengumuman sesuatu perubahan dasar Menjelaskan prosedur baru Permohonan – dalam bahagian Memberi nasaihat tentang membuat sesuatu keputusan Laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada ketika itu.

46 46 FUNGI/PERANAN SURAT RASMI Pada umumnya surat rasmi mempunyai tiga fungsi;- –Sebagai penyampai maklumat bertulis –Menjadi dokumen yang boleh digunakan –Menjadi wakil duta (Duta Individu, Jabatan atau Negara)

47 47 CIRI-CIRI PENULISAN MEMO TAJUK DARIPADA KEPADA NO. RUJUKAN TARIKH SALINAN KEPADA TIDAK PERLU DI CATATKAN “SAYA YANG MENURUT PERINTAH” PERLU DI TANDA TANGANI OLEH PENULIS CATATKAN GELARAN JWATAN SISTEM PERNOMBORAN E-MAL DAN NO TELEFON

48 48 CIRI-CIRI MEMO Ditulis secara ringkas. Yang penting hanya isi yang pada umumnya bertujuan; Makluman Permintaan/cadangan Arahan

49 49 CIRI-CIRI MEMO Ditulis dalam dua bentuk Bentuk borang Bentuk terbuka

50 50


Download ppt "INTAN, Kampus Wilayah Selatan INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA. NATIONAL INSTITUTE OF PUBLIC ADMINISTRATION."

Similar presentations


Ads by Google