Presentation is loading. Please wait.

Presentation is loading. Please wait.

Softwarelösungen für Records Management & elektronische Archivierung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | CfW-Tagung Digitale Archivierung | Bonn.2004

Similar presentations


Presentation on theme: "Softwarelösungen für Records Management & elektronische Archivierung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | CfW-Tagung Digitale Archivierung | Bonn.2004"— Presentation transcript:

1 1 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Agenda Einführung: Der lange Weg zum rechtskräftigen elektronischen Dokument Definitionen: Was sind die Unterschiede zwischen elektronischem Records-, Content- und Archivmanagement Ein Überblick: Records Management und Archivierung im Licht internationaler Standards und Normen Herausforderung Langzeitspeicherung: Architektur, Formate, Medien und Migration Leistungs- und Funktionsumfang: Was kann man heute von Produkten erwarten Ausblick: Die Bewahrung des Gedächtnisses des Informationszeitalters

3 3 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Ein uraltes Thema Wissensmanagement gibt es seit en von Jahren – es basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung Durch die Erfindung der Schrift vor 5000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: das Dokument war geboren Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor 5000 Jahren in den frühen Kulturen © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

4 4 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Physische und virtuelle Dokumente Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch, jederzeit lesbar In der elektronischen Welt werden Dokumente nur durch „Bits & Bytes“ repräsentiert. Sie sind nicht mehr physisch greifbar © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

5 5 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft: es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft es überliefert eine wahre, unverfälschte Information durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und authentifiziert den Inhalt es stellt einen Wert dar etc. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

6 6 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Gleichstellung von Dokumenten Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Dynamische Dokumente Elektronisch signierte Dokumente Automatisch erzeugte Massendrucke Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und Formatinformationen erst zum Dokument werden Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter

7 7 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers

8 8 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Definitionen Was sind die Unterschiede zwischen elektronischem Records-, Content- und Archivmanagement

9 9 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Daten, Informationen, Dokumente, Content & Records (1) Daten werden in elektronischen Systemen durch binäre Werte abgebildet. Sie können als unstrukturierte, binäre Objekte, z.B. Bildpunkte, oder als Zeichensatz mit einer durch eine Syntax definierte Form, z.B. ein Buchstabe, vorliegen. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

10 10 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Daten, Informationen, Dokumente, Content & Records (2) Informationen sind in einem Kontext stehende Daten. Informationen können strukturiert, schwach strukturiert oder unstrukturiert sein: Ein Datensatz ist strukturiert und kann automatisch ausgewertet werden. Eine Textdatei ist häufig nur schwach strukturiert. Ein Bild ist unstrukturiert und kann nicht ohne weiteres ausgewertet werden. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

11 11 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Daten, Informationen, Dokumente, Content und Records (3) Elektronische Dokumente sind in der Regel schwach strukturiert oder unstrukturiert. Sie sind Informationen, die zu einem gegebenen Zeitpunkt zusammenhängend, geschlossen und authentisch sind. Sie liegen in einem elektronischen System als Datei, Bestandteil einer Datei oder digitales Objekt vor. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

12 12 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Daten, Informationen, Dokumente, Content und Records (4) Bei elektronischem Content erfolgt eine Auflösung des Dokumentes in beschreibende und strukturierende Daten sowie eine Inhaltskomponente, deren Gestalt durch die separate Struktur beschrieben ist. Die einzelnen Komponenten können unabhängig von einander verwaltet werden und unterschiedlich aufgebaut sein. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

13 13 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Daten, Informationen, Dokumente, Content und Records (5) Record ist der angloamerikanische Begriff für eine Aufzeichnung im Sinne eine rechtlich, wirtschaftlich oder aus anderem Grunde aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Information. Der Begriff Record ist nicht vollständig gleichbedeutend mit dem Begriff Dokument im Deutschen. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

14 14 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Der neue Dokument-Begriff Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc.... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

15 15 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Das elektronische Dokument ElementarKomplexContainer Einseitiges FAX Textdatei Textdatei mit eingebunden Bild / Grafik Vorgang Tabelle Textdatei mit Bild / Grafik Audio Einseitiges FAX Tabelle Information 1 Information 2 Information 3 © PROJECT CONSULT 2002

16 16 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Das elektronische Dokument im Content Management Struktur und Layout Inhalt Meta- Daten und Attribute © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

17 17 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Archivierung Die Auffassung des Begriffe „Archiv“ und „Archivierung“ ist in der Wissenschaft, im allgemeinen Sprachgebrauch und im IT- Sprachgebrauch sehr unterschiedlich Dabei ist auch zwischen der Institution, dem physischen Raum und dem Inhalt eines Archives im Sinne des Archivgutes zu unterscheiden. Der Anspruch der herkömmlichen Archivierung und der elektronischen Archivierung ist divergent © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

18 18 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Archivierung Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Records. Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dies entspricht der Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen. Unter „revisionssicherer elektronischer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben von §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS beliebige Informationen sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

19 19 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 ERM Electronic Records Management Verwaltung von Aufzeichnungen Nicht nur für elektronische Archive, sondern auch als Referenzsystem für andere Medien Elektronische Aktenpläne, Thesauri und Nomenklaturen Wichtiges Merkmal: Langfristig stabile Metadaten Verwaltung von archivwürdigen Objekten mit Berücksichtigung der Aussonderung

20 20 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement im engeren Sinn dient zur Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus bis zur Archivierung. Dies bezeichnet man heute auch als DLM Document Life-cycle Management. Mit DMS Dokumentenmanagementsystemen im weiteren Sinn bezeichnet man die gesamte Angebotspalette der Branche mit Scannen, Archivieren, Dokumentenmanagement, Workflow u.a. Dieses umfassende Portfolio bezeichnet man heute auch als ECM Enterprise Content Management oder DRT Document Related Technologies. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

21 21 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Document Life-Cycle Nutzung Zeit ERP DMS Workflow Knowledge Management Frühes Archivieren Spätes Archivieren Nutzung der archivierten Infor- mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung © PROJECT CONSULT 2002

22 22 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Der Document Life-cycle © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

23 23 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Erfassung Verwaltung Ausgabe Speicherung Nutzung Der Dokumenten-Lebenszyklus © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Elektr. Archivierung

24 24 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 ECM Enterprise Content Management CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab

25 25 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Records Management STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Records Management Ablagesystematik Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archivverwaltung

26 26 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Technologies SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

27 27 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung

28 28 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 ILM Information Lifecycle Management Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher- Technologien (Storage) Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management Betriebssystemnahe Infrastruktur

29 29 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Überblick Records Management und Archivierung im Licht internationaler Standards und Normen

30 30 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Warum sind Normen und Standards wichtig für Anwender? Investitionssicherheit Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller Prüfbarkeit Migrationssicherheit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

31 31 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Warum sind Normen und Standards wichtig für Hersteller? Standardschnittstellen und Formate Langfristige Einhaltung von Formaten Qualitätssicherung Vereinfachung der Gewährleistung Modularisierung des Produktangebotes Produktakzeptanz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

32 32 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Standards Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt: veraltet:DMA, DFR, ODA, SGML... ums Überleben kämpfend:ODMA, WfMC... Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an: alt: TIFF, JPEG, HTML neu: XML, JPEG2000, PDF, PDF/A Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie: ISO/IETF/OASIS:15489, WebDAV, XML- Dialekte, Metadatenstandards elektronische Signatur... branchenspezifische:DoD, Domea, OAIS... © PROJECT CONSULT 2002

33 33 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 ISO Records Management Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Records Management ISO © PROJECT CONSULT 2002

34 34 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Markttreiber für Archivierung „Compliance“ in den USA HIPAA, SEC 17, DoD 5015, Sarbanes-Oxley etc. Regulative Vorgaben in den europäischen Staaten, z.B. Deutschland: GDPdU, elektronische Signatur, DOMEA, SAGA z.B. in England: PRO 2, eBilling © PROJECT CONSULT 2002

35 35 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 DoD : Standard des Department of Defense für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen Department of Defense DoD © PROJECT CONSULT 2002

36 36 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records Veröffentlicht von der Europäischen Kommission MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten- Management- und Archivsystemen Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen Model Requirements MoReq © PROJECT CONSULT 2002

37 37 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 DOMEA: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren Zielgruppe: öffentliche Verwaltung. Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger) Aktuell: Version 2 Zertifizierungsverfahren (derzeit 10 Anbieter) Harmonisierung mit GEVER (Schweiz) und ELAK (Österreich) Dokumentenmanagement und elektro- nische Archivierung (DOMEA) © PROJECT CONSULT 2002

38 38 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Rolle von „Codes of Best Practice“ Unverbindliche Richtlinien mit „halboffiziellem“ Charakter International: ICA (International Council of Archives) Europa: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer DLM (Document Lifecycle Management) England: BSI (British Standards Institute) Deutschland: VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) Schweiz, Norwegen, Frankreich, Neuseeland etc. diverse eigenständige Codes of Practice © PROJECT CONSULT 2002

39 39 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden 2.Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3.Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein 4.Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 5.Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können 6.Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können „Code of Practice“ in Deutschland Zehn Merksätze (1) © PROJECT CONSULT 2002

40 40 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können 8.Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist 9.Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen „Code of Practice“ in Deutschland Zehn Merksätze (2) © PROJECT CONSULT 2002

41 41 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Herausforderung Langzeitspeicherung Architektur, Formate, Medien und Migration

42 42 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 eXtensible Markup Language XML (1) Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten Echte Untermenge von SGML (SGML light) kein Binärformat sondern Textformat XML-Dokumente bestehen aus den Teilen Definition (DTD) und Instanz DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest © PROJECT CONSULT 2002

43 43 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen: RDF Resource Description Framework Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben Metasprache für Metadaten Kern der Umsetzung bildet XML DTD Document Type Definition Sprache zur Definition von XML-Vokabularen Schemata Nachfolger der bekannten Document Type Definition (DTD) eXtensible Markup Language XML (2) © PROJECT CONSULT 2002

44 44 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 eXtensible Markup Language XML (3) Inhalt DTD, Schema XSL XML © PROJECT CONSULT 2002

45 45 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Metadaten-Standards XML-Umfeld Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML- Version XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten: Dublin Core MoReq u.a. © PROJECT CONSULT 2002

46 46 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 JPEG2000 ist seit dem offizieller Standard der ISO Neuer weltweiter Kompressionsstandard für statische Bilder Standard basiert auf einer Wavelet-Kompression, Weiteres Speicherformat mit der Endung ".jpm„ für die Einsatzgebiete elektronische Speicherung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer elektronische Archivierung Langzeitarchivierung Joint Photographic Expert Group JPEG 2000 © PROJECT CONSULT 2002

47 47 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird nicht unterstützt Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden Tagged Image File Format TIFF © PROJECT CONSULT 2002

48 48 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Von der Firma Adobe entwickelt Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von Textverarbeitungsprogramm und/oder Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer originalgetreu zu nutzen Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und Schriftinformationen des Originals unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften Für steuerliche Unterlagen ist das PDF Format nicht zugelassen, da es die geforderte Unveränderlichkeit, Reproduzierbarkeit und langfristige Verfügbarkeit der GoBS nicht erfüllt PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps) Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen PDF-Viewern gelesen Portable Document Format PDF © PROJECT CONSULT 2002

49 49 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 PDF als ISO-Norm Es bestand die Notwendigkeit für einen Standard, der internationale Anerkennung und Verwendung genießt, die sichere Aufbewahrung von Informationen garantiert, systemunabhängig ist, auch in einigen Jahrzehnten die archivierten Informationen problemlos zur Verfügung stellt. PDF ist als Standard in der ISO Norm als PDF/X-3 definiert (Druckvorstufe) PDF wird derzeit als PDF/A für die Langzeitarchivierung als ISO Norm (CD) standardisiert

50 50 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Nur einmal physisch beschreibbare analoge Medien: Mikrofilm (Papier) Nur einmal physisch beschreibbare digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer DVD (Digital Versatile Disk) Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? Speichermedien für die Archivierung © PROJECT CONSULT 2002

51 51 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Standards von Speichermedien WORM (Write Once Read Many) Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering Teure Medien (ca. 40 €) © PROJECT CONSULT 2002

52 52 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Standards von Speichermedien CD (Compact Disk) CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar) CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-RW (ca fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-I (Interaktive Spiele etc.) Photo-CD CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) Lesbarkeit der Daten Jahre Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.) Günstige Medien (ca. 0,25 €) © PROJECT CONSULT 2002

53 53 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Standards von Speichermedien DVD (Digital Versatile Disk) Gleiche Abmessung wie eine CD Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) Verschiedene Formate, weitere zu erwarten Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.) Teurere Medien (ca. 10 €) © PROJECT CONSULT 2002

54 54 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 WORM-Tapes Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe) Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€) © PROJECT CONSULT 2002

55 55 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Festplattenspeicher Z.B. Centera von EMC Einfaches Management Sehr schnell Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten Wahrung der Integrität Replikation Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt) © PROJECT CONSULT 2002

56 56 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Architektur von Archivsystemen Referenz-Datenbank mit separatem Repository BLOB-Datenbank oder integriertes Content Management Filesystem-orientiertes Lifecycle Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

57 57 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank Pointer Jukebox Band-Library Mikrofilm CAR Referenz- Datenbank

58 58 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verwaltung von „Removable Media“ „Online“ Medium befindet sich im Laufwerk „Nearline“ Medium befindet sich in der Speichereinheit und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt „Offline“ Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Speichereinheit manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“

59 59 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Auswirkungen von Archivierungs- prinzipien auf die Architektur „Archivieren um des Archivierens willen“ Der klassische Ansatz: das Archiv als eigenständige Aufbewahrungsinstanz „Nutzung archivierter Informationen als sofort verfügbares Wissen“ Der neue Ansatz: das Archiv integriert in Anwendungen, die bei Bedarf automatisiert oder benutzergesteuert auf archivierte Informationen zugreifen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

60 60 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Modulare C/S- Anwendungen Web-ServerEngines Geschlossene "Insel"-Anwendungen Client Applikation DMS Alle benötigten Anwendungen müssen in den Clienten und die Archiv-Applikation einge- bunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Traditionelle monolithische Anwendungen Architektur von Archivsystemen (1) Insellösung

61 61 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelle monolithische Anwendungen Web-ServerEngines Jukebox Workflow DMS Anwendungen Workflow DMS Anwendungen Client Server Dienste DMS- Repositories Benutzeroberfläche Index- DB DMS als Master- Anwendung mit Archiv als nach- geordnetem Dienst Modulare C/S- Anwendungen Architektur von Archivsystemen (2) Master-Client

62 62 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Web-Server Anwendung Jukebox Anwendung Client Server Dienste DMS- Repositories DMS Workflow DMS Engine DB DMS Enabling Anwendung Engines Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Workflow- und Document-Management-Service- Engines werden in kommerzielle Anwendungen Architektur von Archivsystemen (3) Engine & Enabling

63 63 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Engines Server Dienste Archiv Repositories Browser Applet Jukebox Archiv Service Web- Server Web-Server Architektur von Archivsystemen (4) Dienste und Thin-Clients

64 64 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Ablage- Ebene Client Oberfläche Recherche-Client Lokales Dokument- ten-Mana- gement Viewer Anzeige- komponente Zugriff “Enabling” Anwendung Lokales Dokument- ten-Mana- gement Viewer- Anzeige- komponente Zugriff Daten- bank Cache Lokali- sierer Unique Identifier Konverter Versions- Management Archiv- Ebene Benutzer- verwal- tung WorkflowNotesFAX... Autori- sierung- Interface Workflow Group- ware- Interface Fax- Interface Eine Archivsystemschnittstelle Verschiedene Schnittstellen Architektur von Archivsystemen Schichtenmodell... IRS Speicher- system- verwaltung

65 65 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Zukunft der elektronischen Archivierung Nachgeordnete Dienste Universell einsetzbare Speicherverwaltungssysteme als einheitliche Archiv-Infrastruktur (Enterprise Content Management) Zugriff unabhängig von erzeugender Applikation Enabling und Engines statt „Insellösungen“ Konverter, Lokalisierer, Viewer Standardschnittstellen Einbindung in einheitliche Berechtigungssysteme Neue neutrale Dokumentformate Selbstbeschreibend Elektronische Signatur Einheitliche Metadaten Migrationssicher Plattformunabhängig Sprache, Bewegtbild, dynamischer Content, Meta-Objekte

66 66 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Spezielle Archivsysteme erforderlich? Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente -Archive für s und Attachments Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und Webseiten COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output- Dateien Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets) CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und Plandateien Daten-Archive für kaufmännische Anwendungen... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

67 67 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Das Ziel Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content, Records, Media Assets, etc. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

68 68 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die elektronische Archivierung ist kein „Endzustand“ Ständige Pflege, Tests und Überprüfung der Verfügbarkeit und Nutzbarkeit der gespeicherten Information sind erforderlich Die Verfügbarkeit betrifft nicht nur die gespeicherten Informationen selbst, sondern auch die Zugriffs- und Verarbeitungsprogramme Migrationen sind rechtzeitig zu planen © PROJECT CONSULT 2002 Planen für die Zukunft

69 69 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen © PROJECT CONSULT 2002 Migration

70 70 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration

71 71 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Typen im Archivierungsumfeld Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt Integrative Migration Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

72 72 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen! Continuous Migration Kontinuierliche, regelmäßig und rechtzeitig vollzogene Migration stellt die Langzeitverfügbarkeit erst sicher! © PROJECT CONSULT 2002

73 73 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Leistungs- und Funktionsumfang Was kann man heute von Produkten erwarten

74 74 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Funktionale Anforderungen Grundfunktionen Erfassen Erschließen Verwalten Speichern Finden Zugänglich machen Sichern Reproduzieren Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Migrieren © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

75 75 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Erfassung Arten von Daten und Informationen die erfasst werden Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Kodierte Informationen (WORD, etc.) Arten der Erfassung von Informationen vollautomatisch (OCR, ICR) teilautomatisch manuell © PROJECT CONSULT 2002

76 76 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Scannen Unterschiede und Problemfelder Individuelles Schriftgut Eindeutig identifizierbar Schlecht identifizierbar „No-Scans“ Vordrucke Selbst gestaltet Fremdvordrucke Gleichbehandlung Scannen und Fax Internet-Formulare © PROJECT CONSULT 2002

77 77 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Indizierung Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet Unterschiedliche Methoden: Volltext Indizierung Manuelle Indizierung Automatsche Klassifikation Automatische Teilindizierung © PROJECT CONSULT 2002

78 78 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Strukturmodell Dokument - Metadaten Ordnungskriterien Dokument(-name) - Versicherungsnum mer - D angelegt von : (Sign.) - D angelegt am : - Zuordnung zu Register - Art des D - Reha - V-Rente - Regress Vorgang Z.B.: Antrag auf Alters- Rente - Versicherungsnum mer - Inhaltsverzeichnis (Linkliste) - V angelegt von : -V angelegt am : -Signatur: - V aufzubewahren bis „elektronischer Aktendeckel“ - Versicherungsnummer - Geburtsdatum - Name - PLZ - GKZ - Dokumententyp - Inhaltsverzeichnis -Aufbewahrungsfristen je Register -Schlüsselwörter - Signatur Beitrag - H-Rente Durch die elektronische Aufbewahrung von mit Zeitstempel u. Signatur versehenen Mehrstücken (Snapshots von Bearbeitungsschritten) kann die Historie dargestellt werden.

79 79 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Struktur der elektronischen Objekte besteht aus einer Objekthierarchie mit Akte, Register, Vorgang u. Dokument, wobei die Dokumente durch Links (Verweise) mit dem Vorgang/Register/Akte verbunden sind. Register Vorgang

80 80 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Mögl. Aufbau und Meta-Daten Ordnungskriterien (Metadaten) Ansichten Bearbeitungs und Protokollinformationen (Metadaten) Register (Metadaten) Metadaten - chronologisch innerh. d. Register - chronologisch insgesamt. - nach Autor, Gruppe, Abschnitt - nach WVs - nach Aufbewahrungsfrist - Versicherungsnummer - Geburtsdatum - Name - PLZ - GKZ - Dokumententyp - Beitrag - V-Rente - H-Rente - Reha - Regress Dabei gibt es jeweils Dokumente u.

81 81 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Unterschiede Ordnungskriterien, z.B. Ordnerstrukturen Klassen, z.B. Dokumentenklassen Identifizierende Merkmale, z.B. Versicherungs- nummer Klassifizierende Merkmale, z.B. Schlagworte Status-Merkmale, z.B. zur Verwaltung

82 82 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Objekt Ordnung - Visualisierung - Ablage Identifizierende Merkmale - Identifikation - Fachbezeichnung Klassifizierende Merkmale - Inhaltlicher Bezug Inhaltliche Rechte Schlagworte - Beschreibende Merkmale - Freitext Klassen mit Vererbung - Rechte - Schlagworte - Aufbewahrungsfristen - Zuordnung - etc. Status-Merkmale - Verwendung - Steuerung Unique Identifier - Eineindeutige Systemkennung

83 83 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Anspruch an die Indizierung Der Datenbank-Index ist das Hauptzugriffskriterium Der Index muss die Identifizierbarkeit, Lokalisierbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente garantieren Ergebnisse müssen immer richtig, vollständig, eindeutig, aktuell sowie den Berechtigungen und Suchkriterien entsprechend sein Über alle Informationen direkt suchen geht nur bei interpretierbaren Daten, Vorstrukturierung und überschaubaren Mengen (nicht in der Jukebox) Aber: Content Management und Media Asset Management Systeme funktionieren anders

84 84 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Kontrollierter Wortschatz Der kontrollierte Wortschatz entspricht einer zentral gepflegten Fachbegriffssystematik Je nach Ausbau vergleichbar mit einem Thesaurus Einheitlich für alle Informationen in einem Unternehmen zu verwenden Durch die Verwendung von Referenzvariablen unabhängig von Veränderungen im Sprachgebrauch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Multilingualität Gut kombinierbar mit regelbasierten Mechanismen der automatischen Klassifikation

85 85 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Eindeutige Indizierung Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung Stabilität Volltext versus strukturierte Erschließung Suchmaschinen „a la Google“ © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

86 86 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Automatische Klassifikation vs. kontrolliertem Wortschatz (1) Manuelle Indizierung von Dokumenten stellt häufig einen Engpass dar Lediglich im COLD-Umfeld ist die Extraktion von Indexmerkmalen aus dem Output selbst eine übliche Verfahrenstechnik © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Die automatische Klassifikation selbst kann in zwei technologische Gruppen unterschieden werden: Regelbasierter Ansatz Selbstlernender Verfahren

87 87 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Automatische Klassifikation vs. Kontrollierter Wortschatz (2) Regelbasierter Ansatz setzen eine manuelle Definition der zu unterscheidenden Merkmale voraus (transparent) Bei Änderung von Merkmalen müssen auch die Regeln angepasst werden Verwendbar für eine komplette automatische Indizierung Selbstlernender Verfahren erkennen aufgrund der Informationen selbst, welches die relevanten Unterscheidungskriterien sind (nicht transparent) eine gewisse Lernmenge an manuell klassifizierten Informationen muss mitgeteilt werden Der Grad für eine „sichere“ Einsortierung lässt sich durch Festlegung entsprechender Schwellwerte einstellen mit einer überdimensionierten Lernmenge tritt der Effekt des Übertrainierens ein Reine Einsortierung, ersetzt i.d.R. keine komplette Indizierung

88 88 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Automatische Klassifikation vs. Kontrollierter Wortschatz (3) Nur durch die automatische Klassifikation von Dokumenten ist den Unternehmen allerdings wenig geholfen Wertvoll sind Lösungen, die die relevanten Daten extrahieren und mit Informationen aus operativen Systemen abgleichen Dieser Abgleich kann sowohl mit klassifizierenden Merkmalen (Stammdaten) erfolgen als auch mit klassifizierenden Merkmalen (inhaltlich beschreibend) Zum Abgleich mit klassifizierenden Merkmalen bietet sich ein kontrollierter Wortschatz an

89 89 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Datenbank Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User) Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv Unterschiedliche Typen: Volltext Datenbank Relationale Datenbank BLOB Datenbank © PROJECT CONSULT 2002

90 90 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung (1) Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek) Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des zentralen Archives) Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter) Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten © PROJECT CONSULT 2002

91 91 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung (2) Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten © PROJECT CONSULT 2002

92 92 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung (3) Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen © PROJECT CONSULT 2002

93 93 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Berechtigungssystem (1) Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Berechtigungen: Benutzer: Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden. Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination © PROJECT CONSULT 2002

94 94 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Berechtigungssystem (2) Berechtigungen: Dokumentklasse: Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können © PROJECT CONSULT 2002

95 95 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Berechtigungen Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können

96 96 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Berechtigungen Neutrale Benutzerberechtigungen Benutzer Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden Benutzergruppe Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination Dokumentklasse Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können.

97 97 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Konverter Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht Hinzufügen des Headers bei der Archivierung Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus dem Archiv © PROJECT CONSULT 2002

98 98 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Betriebsanforderungen Bedingungen Aufstellung Zugangskontrolle Server und Jukeboxen abschließbar Klimatisierung Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung etc. Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Handhabung von Speichermedien Sicherungskopien Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien Überprüfung und Wartung Routine-Untersuchungen Dokumentation Präventive Wartung und Tests © PROJECT CONSULT 2002

99 99 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Betriebsanforderungen Prozesse Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein

100 100 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Protokollierung Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“ Protokollierung von: Wartung und Softwareupdates Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten Änderung am Datenmodell Fehlern Verlustbehafteten Konvertierungen etc. Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc. © PROJECT CONSULT 2002

101 101 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit

102 102 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale Notwendige Protokollierungen sind im Bereich: Pflege Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten, Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese auf dem Server hinterlegt sind, Nutzung Protokollsätze mit den Angaben Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.

103 103 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale Die Sicherheitsmerkmale sind: die Prüfsumme im Dokumentenheader, die Eindeutigkeit des Unique Identifier, die Unveränderbarkeit des Dokuments und des Protokolls beim Speichern, die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit, das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

104 104 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale

105 105 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Datenschutz und Datensicherheit Benutzer- profile datenschutz- rechtliche Vorschriften Migration organisatorische Planungen Software- komponenten Hardware- komponenten

106 106 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Restart - Wiederanlauf Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

107 107 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahren zum Wiederanlauf Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

108 108 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

109 109 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen Voll-Recovery Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

110 110 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall

111 111 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Ausblick Die Bewahrung des Gedächtnisses des Informationszeitalters

112 112 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Konvergenz Dokumentenmanagement, Records Management, Enterprise Content Management, Information Lifecycle Management, elektronische Archivierung... Die Technologien überlappen sich funktional zunehmend und bisherige Abgrenzungen verschwinden.

113 113 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Konsolidierung Der Markt ist mit Produktangeboten der übersättigt. Der Markt für Archivierugnslösungen konsolidiert sich analog zu anderen Software- und IT-Marksegmenten

114 114 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Der Wert von Information Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht. Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

115 115 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Abhängigkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig. Unternehmen, Verwaltungen und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

116 116 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Information Overflow Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

117 117 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Information Gap Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf. Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

118 118 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Information Divide Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung. Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

119 119 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Nutzen © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Der reale Nutzen von Archivierungslösungen wird nicht ausreichend kommuniziert. Die Marktschwäche ist zum Teil selbst gemacht, da die Effizienzpotentiale und die Notwendigkeit der elektronischen Archivierung nicht genug herausgestellt werden.

120 120 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Bedeutung © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 „Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen.“ John Naisbitt, Megatrends 2000 Elektronische Archivierungslösungen leisten einen wichtigen Beitrag zur Lösung dieses Problems!

121 121 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 „Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft“ Erkki Likaanen EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft DLM-Forum Brüssel, 1999 © PROJECT CONSULT 2002 Mission

122 122 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Warten hilft nicht Anfangen, nicht warten: Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner! © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

123 123 Softwarelösungen für Records Management und elektronische Archivierung CfW-Tagung Digitale Archivierung Bonn, Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer Beratung, WebSite, Newsletter, Informationen...


Download ppt "Softwarelösungen für Records Management & elektronische Archivierung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | CfW-Tagung Digitale Archivierung | Bonn.2004"

Similar presentations


Ads by Google