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GDPdU und elektronische Archivierung | Dr, Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | 2004

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1 1 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU und elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer München, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 2 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Background Dr. Ulrich Kampffmeyer Inhaber und Geschäftsführer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg (D) Managing Partner, PCI PROJECT CONSULT International Ltd., London (UK) Mitglied des Board of Directors, DLM Network EEIG, Worcester (UK) Vorsitz des Scientific Committee, DLM Forum of the European Commission, Brussels (B) Früheres Mitglied des Board of Directors, AIIM International, Washington (USA) Vorsitz des Board of Directors, AIIM Europe, Datchet (bis 2004) (UK) Mitglied des ISO committees Records Management und PDF-Archive (D, USA) PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Hersteller- und produktunabhängiges Beratungsunternehmen für IT-Strategie, Fachberatung, Planung und Organisation zu Einführung, Migration und Abnahme von Informationssystemen, Projektmanagement und Coaching für Projekte der DRT Document Related Technologies wie Archivierung, Dokumenten -, Enterprise Content -, Information Lifecycle Management u.a. PROJECT CONSULT bietet Content + News sowie kommentierte Unternehmensinfos zu allem Wissenswerten der DRT in einem umfangreichen Archiv ( ) CDIA+ Zertifizierungs-Programm MoReq und E-Term Seminare, White Papers und Veröffentlichungen Web Portal mit Artikeln, Glossar, Markt, Newsletter (Deutsch; mit Übersetzungen in Englisch, Französisch, Spanisch und Russisch) Diskussionsforen, Branchennachrichten

3 3 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Agenda Rechtsgrundlagen Aktueller Stand der Diskussion um die GDPdU Elektronische Archivierung und GDPdU Verfahrensdokumentation nach GoBS Ausblick auf weitere Entwicklungen

4 4 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Unterlagen in digitaler Form www. Elektronische-Steuerpruefung. de www. GDPdU-Portal. de www. PROJECT-CONSULT. com

5 5 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Rechtsgrundlagen Handelsrecht und Steuerrecht (HGB, AO, GDPdU, GoBS...) Sonstiges rechtliches Umfeld Elektronische Signatur Compliance

6 6 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Massive Veränderung der rechtlichen Situation Zivilprozessordnung Abgabenordnung Handelsgesetzbuch Informations- und Kommunikationsdienstegesetz Steuergesetzgebung SGB ZPO BDSG Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz EGG SigG Verwaltungsverfahrensgesetz GoBS VwVfG SRVwV GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Bürgerliches Gesetzbuch TDSG HGB/ AO Betriebsverfassungsgesetz Signaturverordnung BGB Bundesdatenschutzgesetz Betr.V G IuKDG Signaturgesetz SiGV Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme

7 7 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Rechtsfragen Archivierung von Dokumenten In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: Was kann weggeworfen werden? Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.

8 8 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Überblick (1) HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 geändert 2000 BGB - Bürgerliches Gesetzbuch 2001 Anpassung der Formvorschriften für den Rechtsgeschäftsverkehr § 126 BGB Schriftform / Textform / elektronische Form SigG – Signaturgesetz Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen 3 (+ 1) Qualitäten der elektronischen Signatur EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz Herkunftslandprinzip Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen Steuergesetzgebung Steuersenkungsgesetz von 2000 © PROJECT CONSULT 2002

9 9 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 TDG – Teledienstegesetz TDDSG – Teledienstedatenschutzgesetz SGB - Sozialgesetzbuch Elektronische Signatur beim Scannen ZPO - Zivilprozessordnung keine Urkundenqualität Objekt des Augenscheins BDSG - Bundesdatenschutzgesetz Datenschutz Recht auf Löschung personenbezogener Daten © PROJECT CONSULT 2002 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Überblick (2)

10 10 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz Daten- und Dokumentenaustausch Elektronische Signatur (siehe SigG) Betr.VerfG - Betriebsverfassungsgesetz Unterweisungsrecht Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates VwVfG – Verwaltungsverfahrensgesetz 3. Änderungsgesetz mit Verankerung der elektronischen Signatur in zahlreichen Bereichen 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrens-rechtlicher Vorschriften Ohne Anspruch auf Vollständigkeit ! © PROJECT CONSULT 2002 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Überblick (3)

11 11 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verordnungen und Umsetzungsrichtlinien Überblick GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen SiGV Signaturverordnung SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung u.a. © PROJECT CONSULT 2002

12 12 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 HGB Handelsgesetzbuch Die §§ 239, 257 HGB regeln die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten – unabhängig davon, ob in Papier oder in elektronischer Form Die grundsätzlichen Anforderungen lassen sich wie folgt zusammenfassen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

13 13 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 AO Abgabenordnung Aufbewahrungsform und -fristen In der Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO sind die Anforderungen an die Aufbewahrung und die Prüfung von kaufmännischen Dokumenten aufgeführt. Papierform Papierform nur für Eröffnungsbilanz und Jahres- abschlüsse vorgeschrieben Elektronische Aufbewahrung muss GoB entsprechen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Jahres- abschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeits- anweisungen und Organisationsunterlagen hierzu 10 Jahre für Buchhaltungsbelege 6 Jahre für Handels- oder Geschäftsbriefe Wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist auch längere Aufbewahrungsfristen möglich

14 14 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 AO Abgabenordnung Aufbewahrungspflicht der Daten Die Änderungen in der AO führten zur digitalen Steuerprüfung, die in den GDPdU beschrieben ist. Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden

15 15 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen abgelaufen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO

16 16 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wichtige Aussagen der GDPdU I.Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf kaufmännische Systeme mit Recherchemöglichkeit Drei additive Formen des Zugriffs: Z1die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Z2Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) Z3die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

17 17 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wichtige Aussagen der GDPdU II.Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen

18 18 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wichtige Aussagen der GDPdU III.Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für ursprünglich auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)

19 19 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 BGB Bürgerliches Gesetzbuch Durch das „Gesetz zur Anpassung der Formvor- schriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom werden in den §§ 126, 127 BGB elektronische Dokumente rechtlich anerkannt: Die schriftliche Form kann nach § 126 (3) BGB durch die elektronische Form ersetzt werden In § 126a BGB ist die qualifizierte elektronische Signatur verankert, die verwendet werden muss, um eine Gleichstellung von Schriftform und elektronischer Form zu erreichen. In § 127b BGB wird auch die vereinbarte Form für die Verwendung elektronischer Dokumente und Übertragungsformen geöffnet

20 20 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Bürgerliches Gesetzbuch BGB §§126a, 126b, 127 – Schriftform / Textform Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung Änderung von Schriftform in elektronische Form und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben

21 21 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Bürgerliches Gesetzbuch BGB Ausnahmen von der elektronischen Form: Verbraucherschutz Kündigung, Beendigung, Befristung eines Arbeitsverhältnisses Zeugnis Bürgschaftserklärung Schuldversprechen Schuldanerkenntnis

22 22 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 BGB Bürgerliches Gesetzbuch Die Änderungen des BGB sind von grundlegender Natur für alle elektronischen Dokumente! Die Einführung der elektronischen Form betrifft alle Rechtsbereiche und zog eine Vielzahl von Gesetzesänderungen und Änderungen von Formvorschriften nach sich.

23 23 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Signaturgesetz SigG Modellgesetz von 1997 Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung Mindestdeckungsvorsorge von €. Haftung für Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung

24 24 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SigG Signaturgesetz Die Grundlage des aktuellen Signaturgesetzes ist die RLES Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen. In 2004 ist eine Vereinheitlichung der technischen Standards geplant. Es gibt drei Formen mit unterschiedlicher Qualität der elektronischen Signatur: Einfache elektronische Signaturen Fortgeschrittene elektronische Signaturen Qualifizierte elektronische Signaturen In Deutschland gilt im offiziellen Rechtsverkehr die qualifizierte elektronische Signatur, die zu dem eine Anbieterakkreditierung aufweisen muss. Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur in elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu speichern.

25 25 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Signaturverordnung SigV Seit Oktober 2001 Qualifizierte Signaturen Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation

26 26 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.

27 27 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG In Kraft seit Herkunftslandprinzip Unternehmen müssen sich in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten: Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz) Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen: „Elektronischer Poststempel“ bei B2B-Transaktionen

28 28 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Teledienste TDG & TDDSG Teledienstegesetz (TDG) Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer Homepage Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider und Access Provider Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG) Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch elektronisch einsehen zu können

29 29 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Zivilprozessordnung ZPO § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sogenannter Beweis des ersten Anscheins Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze : Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden

30 30 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Zivilprozessordnung ZPO Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung. Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert... und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel abgesichert

31 31 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Bundesdatenschutzgesetz BDSG Datenschutz Löschung und Sperrung von Daten Recht auf Löschung personengebundener Daten In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen in elektronischen Personalakten sollte vermieden oder die Daten redundant gespeichert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden

32 32 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Betriebsverfassungsgesetz BetrVerfG §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers (1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten. §91 Mitbestimmungsrecht Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen.

33 33 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung Letzte Änderung § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten Elektronische Signatur Bildliche Wiedergabe § 36 (2) Aufbewahrung von Daten Ursprünglicher Inhalt unveränderbar Maschinell verwendbare Datenträger § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente © PROJECT CONSULT 2002

34 34 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verwaltungs- und Verfahrensrechtliche Vorschriften „Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften“ vom 27. August 2002 Amtliche Papiere können nun auch elektronisch unterschieben werden Der Bürger hat die Wahl zwischen „Kugelschreiber und elektronischer Signatur“ Notwendigkeit von Anpassungen durch die Landesregierungen Die technischen Voraussetzungen fehlen weiterhin! © PROJECT CONSULT 2002

35 35 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Gesetz zur Änderung verwaltungs- verfahrensrechtlicher Vorschriften Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung / Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts (Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente nicht in elektronischer Form akzeptiert werden / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein- Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form wird in einem § eingefügt. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. /

36 36 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Gesetz zur Änderung verwaltungs- verfahrensrechtlicher Vorschriften Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung / Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts (Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente nicht in elektronischer Form akzeptiert werden / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein- Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form wird in einem § eingefügt. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. / Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit

37 37 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Gesetz zur Änderung verwaltungs- verfahrensrechtlicher Vorschriften Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung / Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts (Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente nicht in elektronischer Form akzeptiert werden / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein- Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die Ausschlüsse der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form wird in einem § eingefügt. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. / Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur

38 38 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Bundesdatenschutzgesetz BDSG Datenschutz Löschung und Sperrung von Daten Recht auf Löschung personengebundener Daten In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden

39 39 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Zivilprozessordnung ZPO § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze : Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden

40 40 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Zivilprozessordnung ZPO Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel

41 41 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Betriebsverfassungsgesetz BetrVerfG §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers (1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten. §91 Mitbestimmungsrecht Werden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen.

42 42 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme Die GoBS besteht aus einem BMF-Schreiben und einer Ausarbeitung der AWV, die im Bundessteuerblatt Teil 1 vom veröffentlicht wurde Die Anforderungen gelten nicht nur für Buchführungssysteme sondern sind auch für Dokumenten-Management und elektronische Archivsysteme anzuwenden In der GoBS ist im Detail geregelt: wie mit gescannten Dokumenten und originär elektronischen Daten umgegangen werden muss, wie das IKS Interne Kontrollsystem beschaffen sein muss, welche Anforderungen an die Sicherung und Bereitstellung von elektronisch gespeicherten kaufmännischen Informationen bestehen, dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen ist, etc.

43 43 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme Die GoBS sind daher von grundlegenderer Bedeutung für das Thema Archivierung als die GDPdU. Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung. Die GoBS sind in der GDPdU als maßgebliches Dokument referenziert.

44 44 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur

45 45 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur & GDPdU Elektronische Rechnung nur mit qualifizierter Signatur Elektronische Rechnung ohne Signatur berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug Die elektronische Rechnung ist das Original. Ausdrucke sind nur Kopien

46 46 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Ziele Berufsrechtlich: Verschwiegenheitsgrundsatz Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit Verschlüsselung Berufsständisch Herkunftsnachweis (Authentizität) Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität) Rechtsverbindlichkeit Elektronische Signatur Eindeutige Identifizierung Legitimationsprüfung Elektronische Zertifikate

47 47 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Rechtssituation Papierwelt: Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher Gegenstand) Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG Traditionelle national gesetzliche Lösung Elektronische Welt: Textform vs. elektronische Form Willenserklärung in elektronischer Form und qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis) Übergangsphase gesetzlicher Regelungen Harmonisierung europäischer und internationaler Vorgaben

48 48 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate Papierwelt: Personalausweis Reisepass Passfoto Körperliche Merkmale Einwohnermeldeamt Elektronische Welt: SmartCard Zertifizierte Schlüssel Vertrauenswürdige Dritte Trusted Third Party, Trustcenter Zertifizierungsstelle

49 49 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Eine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG

50 50 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Elektr. Signatur: einfache gescannte Unterschriften -Footer in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Bestätigen die Authentizität des Absenders Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen

51 51 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 qualifizierte elektronische Signaturen Personenbezogene Signaturen WER & WAS Identifikation von einzelnen Anwendern oder Gruppen Zeitstempel WAS & WANN Beweis der Echtheit von Zeit und Daten z.B. rechtssichere Archivierung Qualifizierte elektronische Signaturen

52 52 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat. Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht.

53 53 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen Europäische Signaturrichtlinie Novelliertes Signaturgesetz , löst Version vom ab Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG Sozialgesetzgebung

54 54 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikaterstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)

55 55 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Dokument Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt AB15Gf Prüfsumme

56 56 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender AB15Gf Prüfsumme Signatur privater Schlüssel Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX Elektr. Versand

57 57 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX AB15Gf Prüfsumme Entschlüsselung der Prüfsumme Vom Trustcenter: Öffentlicher Schlüssel Zertifikat (Authentizität) AB15Gf Prüfsumme Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io 43otip342top t3434t432pt u34oiuio3t4 4t432tpoiuopu e35porpof Inhalt Integrität

58 58 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur Probleme der Archivierung Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw.

59 59 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Zeichnungsvarianten einfache SignaturGleichberechtigte Signatur Hierarchische SignaturGemischte Signatur Elektronische Signatur Integration

60 60 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Elektronische Signatur Integration

61 61 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronisch signieren beim Output? Wert der Signatur? Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz (SigG) Datenbank / Anwendung Archiv- Server Druckauf- bereitung DFÜ (elektronisch signiert) oder Brief Fax Smart Card oder Liste Datensatz DFÜ-Kopie Archiv © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Signature- Server

62 62 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronisch signieren beim Scannen? Wert der Signatur? Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht Scanner Signature- Server Archiv- Server PC Smart-Card oder Archiv

63 63 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Elektronische Signatur & Kryptographie in den USA

64 64 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Signatur SmartCards In Deutschland steht die Umsetzung erst am Anfang Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte Beispiel Finnland: Kombination mit Personalausweis

65 65 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance Was ist Compliance Compliance als Marktreiber für Document Related Technologies in den USA Regulative Vorgaben Compliance als Markttrend auch in Deutschland Grundanforderungen, Zertifizierung, Codes of Best Practice und Information Compliance Policies Information Management Compliance als Bestandteil von Corporate Governance Der Wert von Informationen

66 66 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben

67 67 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 „Übereinstimmung“ Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe

68 68 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 „Erfüllung“ Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei: Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess

69 69 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 „Rechtliche Vorgaben“ Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum

70 70 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 „Regulative Vorgaben“ Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und regulativ“? Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards, Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle

71 71 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Unterschiede Direkte Auswirkungen HGB AO / GDPdU / GOBS Verrechnungspreisdokumentation Indirekte Auswirkungen Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG

72 72 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Grundsätzlich Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden

73 73 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance als Marktreiber für Document Related Technologies in den USA

74 74 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wichtigster Grund für Investition in ECM in den USA Quelle: AIIM International

75 75 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SOA Sarbanes-Oxley-Act behindert das ECM-Geschäft? „Große US-Unternehmen sind damit beschäftigt, ihre Organisationen auf bestimmte Vorschriften des US-Bilanzgesetzes »Sarbanes-Oxley Act« (SOA) vorzubereiten. Aus diesem Grund sind urplötzlich gegen Ende des zweiten Quartals andere IT-Projekte verschoben worden. Die Schwäche ist ein isoliertes Problem bei großen US- Unternehmen“ Lee Roberts CEO Filenet Quelle:

76 76 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Regulative Vorgaben USA Europa Deutschland ausgewählte Branchen

77 77 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 USA

78 78 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sarbanes Oxley Act von 2002 TOP auf der Prioritätenliste von CIO und CEO Verabschiedet nach großen Finanz-Skandalen amerikanischer Unternehmen Vertrauen der Anlieger wieder stärker Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) Section 404: detaillierte Dokumentation jedes signifikanten Geschäftsprozesses wie dieser initiiert, autorisiert, aufgezeichnet, durchgeführt und berichtet wird. Fokus: Alle Kontrollprozesse rund um die Rechnungslegung. Section 302: direkte Verantwortung des Managements eines Unternehmens

79 79 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sarbanes-Oxley-Act (SOX oder SOA) Nach den beiden Leitern der Kommission benannt, die das Gesetz entworfen haben Das Gesetz findet Anwendung für alle Unternehmen, die an der New York Stock Exchange gelistet sind SOX hat die Aufgabe, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Unternehmen bei Prüfungen durch die SEC, Securities und Exchange Commission, zu verbessern Unternehmen werden verpflichtet, u.a. ein internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung zu unterhalten, die Wirksamkeit der Systeme zu beurteilen und die Richtigkeit der Jahres- und Quartalsberichte beglaubigen zu lassen SOX wurde als Folge von Bilanzskandalen und Unternehmenszusammenbrüchen durch die US- amerikanische Legislative 2002 erlassen und stellt die bedeutendste Änderung der US-Wertpapiergesetze seit 1933/34 dar

80 80 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SOX – nicht nur für die USA relevant Sarbanes-Oxley Act auch für deutsche Aktiengesellschaften relevant Vorschriften gelten für alle an den US-Börsen gelisteten Unternehmen sowie Tochtergesellschaften von Unternehmen, deren Anteile dort gehandelt werden

81 81 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SOX treibt in den USA Records Management 2003: 85% der Befragten sagten aus, dass SOX minimalen Einfluss auf Investitionen haben werde 2004: 77% wollen ihre Ausgaben wegen Compliance steigern 61% wollen in Security investieren 52% mehr in Speicher 40% in spezielle Prozesskontrol-Software 39% in Records Management Systeme Forrester Research Umfrage bei nordamerikanischen Unternehmen mit mehr als 1000 MA

82 82 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sarbanes-Oxley-Act,,... whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both." (Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)

83 83 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sarbanes Oxley Act von 2002 TOP auf der Prioritätenliste von CIO und CEO Verabschiedet nach großen Finanz-Skandalen amerikanischer Unternehmen Vertrauen der Anlieger wieder stärker Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) Section 404: detaillierte Dokumentation jedes signifikanten Geschäftsprozesses wie dieser initiiert, autorisiert, aufgezeichnet, durchgeführt und berichtet wird. Fokus: Alle Kontrollprozesse rund um die Rechnungslegung. Section 302: direkte Verantwortung des Managements eines Unternehmens

84 84 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Explosion der Unternehmensinformationen 78% durchschnittliches Wachstum Feststehende „unstruktur.“ Daten Dynamische „strukturierte“ Daten Storgage Demand Petabytes Gespeicherte Information wächst um 30% pro Jahr Über 90% aller „Records“ werden elektronisch erzeugt Über 85% der benutzten Information befindet sich in unstrukturierten Dokumenten Über 600 Milliarden s werden jedes Jahr verschickt Ungefähr 65% aller Informationen sind relevante Records, die festgehalten werden müssten 95% aller Records könnten vernichtet werden

85 85 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SOX – nicht nur für die USA relevant Sarbanes-Oxley Act auch für deutsche Aktiengesellschaften relevant Vorschriften gelten für alle an den US-Börsen gelisteten Unternehmen sowie Tochtergesellschaften von Unternehmen, deren Anteile dort gehandelt werden

86 86 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Securities und Exchange Commission (SEC),, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media." (Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)

87 87 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Food and Drug Administration (FDA) FDA 21 CFR Part 11 Seit dem ist in den USA die elektronische Datenverwaltung und die Benutzung elektronischer Unterschriften in Datenüberwachungs- und Steuerungssoftware in bestimmten Industriezweigen gesetzlich geregelt Dieses Gesetz ist auf Maschinen, die in die USA exportiert werden, anzuwenden. Eine grundsätzliche Forderung der FDA ist, dass elektronische Aufzeichnungen äquivalent zu Papieraufzeichnungen sind und elektronische Unterschriften die gleiche Aussagekraft und Eindeutigkeit wie handgeschriebenen Unterschriften haben Das System sollte einen einfachen aber wirkungsvollen Schutz gegen Manipulation bieten, gleichwohl bekannt ist, dass elektronisch erzeugte Daten oder auch Papieraufzeichnungen mit genügend krimineller Energie fast immer nachträglich verändert oder gelöscht werden können

88 88 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 The Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) HIPAA (Gesetz zur Krankenversicherung- Uebertragbarkeit und Verantwortlichkeit) von 1996 wurde in der Vereinigten Staaten eingeführt, um die Gesundheitspflege-Industrie zu reformieren Die Gesetzgebung strebt nach Ermäßigung der Unwirtschaftlichkeit, Verringerung von Schreibarbeiten und einfacher Identifizierung und Weiterverfolgung von Betrug durch die Auferlegung von unterschiedlichen Normen und Sicherheitsmassnahmen gegen den Missbrauch von gesundheitsbezogenen Angaben des Bürgers Bei den Regeln handeln sich besonders um Normen der Adresse-Transaktion, Code-Sets, Vertraulichkeit und Sicherheit.

89 89 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Department of Defense (Dod ) DoD : Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen

90 90 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 EU

91 91 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Beispiele aus den Richtlinien der EU E-Commerce Elektronische Signatur Umsatzsteuer u.a.

92 92 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance in Europa Europa: das große, umfassende Ereignis wie der Sarbanes-Oxley Act (SOX) fehlt Keine industrieübergreifende Fokussierung auf Compliance Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr Regularien, aber nichts zu SOX vergleichbares wurde implementiert Und das trotz: Parmalat in Italien, Ahold in den Niederlanden

93 93 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Basel II Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute bezeichnet Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am abgeschlossen wurde Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des internationalen Finanzsystems zu erhöhen Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden

94 94 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance Treiber Basel II Häufigste Mängel: nicht nachvollziehbare Kreditentscheidungen ungenügende Kreditprozesse fehlende Berücksichtigung von Risikokonzentrationen in den Kreditportfolien In den vergangenen zwei Jahren verzeichnete die BAFin rund 240 Problemfälle Bei über 100 Kreditinstituten wuchsen sie sich zu Schieflagen oder Insolvenzen aus Bankgesellschaft Berlin Hofer Schmidt Bank

95 95 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance Treiber für Europa Der ISO-Standard Records Management wurde 2001 veröffentlicht und beschreibt für die öffentliche Verwaltung ebenso wie für die Privatwirtschaft die Best Practices im Umgang mit Geschäftsunterlagen „Die Standardisierung von Records Management Richtlinien und Prozeduren stellt sicher, dass allen Geschäftsunterlagen angemessene Beachtung und Schutz zukommt, und dass die Fakten und Informationen, die sie beinhalten, effizienter und effektiver gefunden werden können, indem standardisierte Verfahren und Prozeduren verwendet werden.“

96 96 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Records Management in den Industrien Pharma: GMP, FDA Industrie / Anlagenbau: Einzelvertrag, DIN-Normen, Verbandsrichtlinien Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II Versicherungen: Verträge, Rückversicherungs- verträge, v. a. bei hohen Risiken Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen Öffentliche Verwaltung: DOMEA generische Anforderungen

97 97 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Funktionen rund um Records Management FunktionRMArchivCOLDDMSAkteWFL ArchivierungXX(X) Importfunktion AufzeichnungenXXXX Aufbereitung, AktenorganisationX(X) X Bearbeitung, ÄnderungXXX Retention-VerwaltungX(X) X VernichtungXXX ProtokollierungXXXX(X)X VollständigkeitskontrolleXX Eskalation / QualitätssicherungXX

98 98 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance Treiber eGovernment „Model Requirements for the Management of Electronic Records – MoReq“ Initiative der Europäischen Kommission Liste funktionaler Anforderungen an elektronische Records Management Systeme auch die Anforderungen der Geschäftskontrolle und Prozessführung weitgehend abgedeckt soll in Europa die Umsetzung des eGovernment unterstützen In Deutschland (Projekt DOMEA) und Österreich (Projekt ELAK) und in der Schweiz (GEVER) bestehen vergleichbare länderspezifische Konzepte, zur Vorgangsbearbeitung.

99 99 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance als Markttrend auch in Deutschland?

100 100 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance in Deutschland Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden

101 101 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) Bei den GoBS handelt es sich um Vorschriften mit bundesweiter Gesetzeskraft (BMF-Schreiben von 1997) Sie schreiben bei elektronischer Buchführung die Dokumentation betroffener Geschäftsvorfälle und des Gesamtsystems vor In den GOBS sind die Grundsätze für die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation festgelegt Handels- und Steuerrecht fordern die Einhaltung der GOBS ein

102 102 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) Im Mai 1998 verabschiedete Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich im BGBl Ziel des KonTraG sind die Verbesserung der Arbeit des Aufsichtsrates, die Erhöhung der Transparenz, die Stärkung der Kontrolle durch die Hauptversammlung, der Abbau von Stimmrechtsdifferenzierungen, die Zulassung moderner Finanzierungs- und Vergütungsinstrumente, die Verbesserung der Qualität der Abschlußprüfung und der Zusammenarbeit von Abschlußprüfer und Aufsichtsrat sowie die kritische Prüfung des Beteiligungsbesitzes von Kreditinstituten

103 103 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Der digitale Durchgriff der Finanzverwaltung auf die Unternehmensdaten mit Ziel der Steigerung der Effizienz der Finanzbehörden Ähnlich den GoBS handelt es sich um bundesweit gültige Vorschriften in Form eines BMF-Schreibens, zur Sicherstellung des Zugriffs der Finanzverwaltung auf die gesamten, buchhaltungsrelevanten DV-Daten eines Unternehmens Prüfbarkeit steuerrelevanter Daten mit Z1, Z2, und Z3 Zugriff über die Dauer der Aufbewahrungsfrist auf Basis originärer Daten

104 104 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verrechnungspreisdokumentation Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) Sie legt fest, welche Unterlagen und Dokumentationen zu erstellen sind, wenn Leistungen mit "nahestehenden Personen" verrechnet werden Inhalt, Art und Umfang der Dokumentationspflichten werden durch eine Rechtsverordnung (GAufzV) näher bestimmt, die mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft getreten ist.

105 105 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 DOMEA: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren Zielgruppe: öffentliche Verwaltung. Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger) Aktuell: Version 2 Zertifizierungsverfahren (derzeit 10 Anbieter) Dokumentenmanagement und elektro- nische Archivierung (DOMEA) © PROJECT CONSULT 2002

106 106 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Grundanforderungen, Zertifizierung, Codes of Best Practice und Information Compliance Policies

107 107 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Grundsätzliche Kriterien für Compliance Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit

108 108 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Zertifizierung Was wird zertifiziert? Produkte z.B.Domea, DoD Lösungen und ihr Betrieb vor Ort z.B. GOBS, FDA Wer zertifiziert? KBSt: Domea TüVIT: Verfahrensdokumentation Wirtschaftsprüfer:GoBS BSI:Sicherheit von Systemen

109 109 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Rolle von Normen und Standards Normen und Standards geben konkret prüfbare, einheitliche Kriterien vor Der Anwender von Lösungen braucht keine eigene Definition entwickeln und kann sich die Einhaltung von Normen und Standards zusichern lassen Normen und Standards gibt es jedoch im Compliance-Umfeld zu wenig Die ISO „Records Management“ ist nur bedingt als Maßstab für Compliance- Anforderungen nutzbar

110 110 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Codes of Best Practice Organisationen, Verbände, Branchenorganisationen und Herstellervereinigungen geben häufig „ Codes of Best Practice“ heraus Codes of Best Practice haben nur Empfehlungscharakter Sie können jedoch als Leitlinien vom Anwender verwendet werden, um Lösungen zu prüfen und sicherzustellen, dass man nach gegenwärtigen Stand der Technik alles berücksichtigt hat Beispiele: EU DLM Leitlinie zur elektronischen Archivierung VOI Grundsätze der elektronischen Archivierung VOI Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GOBS BSI Grundschutzhandbuch TüVIT PK-DML IDW Fait

111 111 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Information Management Compliance als Bestandteil von Corporate Governance

112 112 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Information Management Compliance (IMC) IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in den Prozessen einer Organisation widerspiegeln Sie hat mit Verantwortung von Personen und deren Tätigkeit, Nachvollziehbarkeit und Qualitätsstandards zu tun Information Management Compliance ist eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen Systemen Diese beinhalten nicht nur Komponenten wie Records Management und Archivierung, sondern Datensicherung und Datensicherheit, Zugriffsschutz, Kontrollsysteme und andere Komponenten

113 113 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vier Komponenten für Information Management Compliance (1) 1.Information Management Policy Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen, die sich in der „Corporate Governance“ niederschlagen. Dies schließt die das Bewusstmachen, die Zuordnung der Verantwortung, und die Verankerung der Policy im Management der Organisation ein. Das Management trägt hier nicht nur die eigene Verantwortung für die Einhaltung der Regularien, sondern auch für Umsetzung im Unternehmen mit Vorbildfunktion

114 114 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vier Komponenten für Information Management Compliance (2) 2.Delegation Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen, die allen Betroffenen die Bedeutung von Compliance-Regeln deutlich macht. Dies schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, Arbeitsplatzbeschreibungen, Verträgen und Arbeits­anweisungen nieder Auf den verschiedenen Ebenen einer Organisation muss abhängig von Aufgaben und Zuständigkeiten der Mitarbeiter eine Durchgängigkeit erzeugt werden

115 115 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vier Komponenten für Information Management Compliance (3) 3.Nachhaltung Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Dabei ist auf eine ständige Verbesserung der Prozesse und auf die Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen Wert zu legen

116 116 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vier Komponenten für Information Management Compliance (4) 4.Sichere Systeme Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen. Compliance beschränkt sich hier nicht nur auf die Anwendungsfunktionalität und das Dokumentenmanagement sondern schließt den gesamten Betrieb der Lösung ein

117 117 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Insellösungen vermeiden Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen Daher keine isolierte Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. - Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprice Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt

118 118 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Merksätze (1) 1.Compliance-Themen gehören auf die Entscheiderebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben 2.Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Gover­nance Strategie 3.Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance- Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet 4.Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein 5.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess

119 119 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Merksätze (2) 6.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden 7.Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen 8.Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informa­tionen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden 9.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 10.Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind

120 120 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Records Management

121 121 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wert von Dokumenten Der Wert und Charakter eines Dokumentes ergibt sich in der Regel erst durch inhaltliche, prozessabhängige, zeitliche oder fachliche Zusammenhänge Im englischsprachigen Raum spricht man anstelle „Dokumenten“ von „Records“ Ein Record ist entsprechend der ISO eine „Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen“

122 122 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Records Management Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Ver­nichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschrei­bung der gespeicherten Informationen

123 123 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Funktionen rund um Records Management FunktionRMArchivCOLDDMSAkteWFL ArchivierungXX(X) Importfunktion AufzeichnungenXXXX Aufbereitung, AktenorganisationX(X) X Bearbeitung, ÄnderungXXX Retention-VerwaltungX(X) X VernichtungXXX ProtokollierungXXXX(X)X VollständigkeitskontrolleXX Eskalation / QualitätssicherungXX

124 124 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 ILM Information Lifecycle Management Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher- Technologien (Storage) Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management Betriebssystemnahe Infrastruktur

125 125 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Abhängigkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

126 126 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Aktueller Stand der Diskussion um die GDPdU Grundfragen Vorgehensmodelle SAP DART und vergleichbare Lösungen

127 127 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Prämissen Elektronische Steuerprüfung ist sinnvoll und unumgänglich Im BMF herrscht mehr juristischer als informationstechnischer Sachverstand Keine Schlupflöcher Keine Selbstbeschränkung Keine Überlegungen zur technischen Umsetzbarkeit Das System muss funktionieren Unternehmen Steuerberater IT-Anbieter (Software, Hardware, Berater) Finanzverwaltung

128 128 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Hindernisse Offene Fragen, die nur der Gesetzgeber oder die Finanzverwaltung beantworten kann Welche Bedeutung haben die zentralen Begriffe? Was sind steuerlich relevante Daten? Was sind von der Finanzverwaltung akzeptierte Lösungen? Zeitliche Diskrepanz zwischen Aktion (des Steuer- pflichtigen) und Reaktion (der Finanzverwaltung) Handlungsverweigerung Bewusstsein der neuen Qualität der Außenprüfung Kommunikation zwischen Steuer- und IT-Experten Prozessbetrachtung / Qualitätsmanagement

129 129 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Ort der Außenprüfung Grundsätzlich Geschäftsräume Mangels geeigneter Geschäftsräume Wohnraum oder an Amtsstelle Auf Antrag beim Steuerberater Beim Datenzugriff überlagern sich Ermessenserwägungen hinsichtlich Prüfungsort mit denen über Art des Datenzugriffs Bei Z1 und Z2 wird die Prüfung wegen des hohen Aufwandes im Regelfall beim Steuerberater stattfinden.

130 130 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Aktueller Stand bei den Beteiligten Finanzverwaltung IDEA-Schulung nur schleppend Technische Ausstattung vielfach unzureichend Schwerfällige Abstimmungsprozesse zwischen Bund und Ländern Unternehmen Groß: Tragweite meist erkannt, arbeiten an Lösungen Mittel: Betroffenheit erkannt Klein: weitgehend noch keine Maßnahmen ergriffen Steuerberater Kaum Auseinandersetzung mit der Thematik/Problematik IT-Anbieter Anfangseuphorie bei Archivsystemherstellern Kaufmännische Software allmählich GDPdU-konform Nachfrage nach Lösungen nimmt langsam zu

131 131 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU Offene Fragen und Problemfelder Was sind steuerrelevante Daten („Verknüpfungen“, Stammdaten)? Welche Zugriffrechte benötigt ein Prüfer Archivierungsformat eingehender elektronischer Dokumente Handhabung redundanter Daten Vorgehen bei einer Software- oder Systemmigration Speicherung von komprimierter Information möglich? (siehe Diskussion um SAP DART) Keine Richtlinien für Datenextraktionsverfahren der Hersteller Wie sieht eine zumutbare Mitwirkung aus? Wahrung der Verhältnismäßigkeit Haftung bei Systemabstürzen? Geeignete Medien für Langzeitarchivierung?

132 132 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Stellungnahme zur GDPdU PROJECT CONSULT + Zöller & Partner Aussagen am Markt: „Achtung CD-R und DVD-R … werden von den Finanzbehörden bei der Archivierung als nicht revisionssicher anerkannt“ „Generell müssen Sie alle archivierten Daten immer verschlüsseln …“ „Der einfachste Weg … liegt in der Archivierung auf optischen Medien“ „COLD-Verfahren, die eine TIFF-Datei erzeugen, sind nicht mehr AO-konform“

133 133 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Stellungnahme zur GDPdU PROJECT CONSULT + Zöller & Partner Stellungnahme zur GDPdU im April 2003: Relevanz für die Unternehmen Umsetzung der Anforderungen im Unternehmen Steuerrelevante Daten Speicherung der Daten Berechtigungen Auswertbarkeit und Zugriff IDEA Sichere Speichersysteme und Langzeitverfügbarkeit Absicherung des Gesamtverfahrens 10 GDPdU-Merksätze Offene Fragen

134 134 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Steuerlich relevante Daten In welchen Systemen kommen steuerlich relevante Daten vor? Formaler Definitionsversuch Qualifikationsstrategien

135 135 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Systeme mit steuerlich relevanten Daten Buchhaltungssysteme Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung Der Buchhaltung vorgelagerte Systeme Faktura, Kassenbuch, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung, Electronic Banking, Registrierkassen,... Weitere Systeme (Inhalte spezifisch) Warenwirtschaft/Materialwirtschaft, Kostenrechnung/Leistungsrechnung, Webshop,... Systeme mit übergreifenden Funktionalitäten ERP-System,... Office-Systeme (Inhalte unspezifisch) , Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank,... Datenadministrationssysteme (Inhalte unspezifisch) Datenbank, Data-Warehouse, Archivierungssystem, Dokumenten-Management-System, Webserver,...

136 136 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Steuerrelevante Daten Originär elektronische Unterlagen Maschinell auswertbare Daten Nicht maschinell auswertbare Belege

137 137 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU Steuerrelevante Daten: Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag Problemfelder: Technische Abgrenzung Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail- Dokumente, Konstuktionsdaten Daten aus verschiedenen Speicherorten

138 138 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung der Daten: Basis: Nicht verdichtete Daten, i.d.R. zunächst aus Finanzsystemen, dann Belegprüfung Möglichkeit eines GDPdU-konformen Datenexports zwingend Bei Archivierung von Daten müssen die GoBS erfüllt sein Bei der Sicherung der Daten sind nicht wiederbeschreibbare Medien nicht zwingend Problemfelder: Lebensdauer der Software-Systeme Updates, Upgrades, Systemwechsel Sicherstellung der Langzeitverfügbarkeit GDPdU

139 139 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Steuerlich relevante Daten – formaler Definitionsversuch Daten, die als numerischer Wert in den Algorithmus zur Berechnung des zu entrichtenden Steuerbetrages eingehen (z.B. Gehalt bei der Lohnbuchhaltung), Daten, die als Bedingung in den Algorithmus zur Berechnung des zu entrichtenden Steuerbetrages eingehen (z.B. Familienstand bei der Lohnbuchhaltung), Daten zur Prüfung eines Sachverhaltes, der Einfluss auf den zu entrichtenden Steuerbetrag hat, wobei die Prüfung dieses Sachverhaltes ohne diese Daten nicht möglich wäre. Daten, die zu einem Datensatz mit u.a. steuerlich relevanten Datenelementen gehören, der aufgrund von Vorschriften als Einheit zu betrachten ist.

140 140 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Warum überhaupt Z1 und Z2? Ursprüngliche Absicht: Systemprüfung Finanzverwaltung fehlt bei größeren Datenvolumina IT-Ausstattung für Z3

141 141 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU Sicherung des Gesamtverfahrens: Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag Problemfelder: Technische Abgrenzung Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail- Dokumente Daten aus verschiedenen Speicherorten

142 142 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sanktionsmöglichkeiten Schätzung, wenn Verletzung der Mitwirkungspflicht Schätzung, falls Besteuerungsgrundlagen nicht ermittelt werden können Zwangsmittel bis zu ,- Euro Strafbarkeit des Abschlussprüfers Testat umfasst auch die Einhaltung der GoBS Fehlende maschinelle Auswertbarkeit führt zur Einschränkung des Testats

143 143 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sanktionen nach RVO vom Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung Werden die Aufzeichnungen nicht vorgelegt oder sind sie im Wesentlichen unverwertbar, wird ein Zuschlag von (...) Bei verspäteter Vorlage beträgt der Zuschlag bis zu 1 Mio. Euro (...)

144 144 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vorgehensmodell

145 145 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Qualifikationsstrategien Inklusivstrategie Benennung der auf jeden Fall steuerlich relevanten Daten Exklusivstrategie Ausschluss der mit Sicherheit nicht steuerlich relevanten Daten

146 146 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vorgehensmodell (1) Analyse Prüfung der Anwendbarkeit der GDPdU Aufnahme der IT-Infrastruktur Bestimmung der steuerlich relevanten Daten und Dokumente Konzeption Aufbewahrungsstrategie Fachkonzept DV-Konzept Verfahrensdokumentation

147 147 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vorgehensmodell (2) Implementierung Anpassung der Geschäftsprozesse Einrichtung von Berechtigungskonzept und Zugriffsprofil (Z1 und Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Organisation der Außenprüfung Unternehmensrichtlinie für den Prüfungsablauf Aufzeichnung der Prüfungstätigkeiten

148 148 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Analyse Welche steuerlich relevanten Daten gibt es im Unternehmen? Hier ist der Steuerberater gefordert! Die Beratung ist Vorbehaltsaufgabe der steuerberatenden Berufe.

149 149 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Implementierung Einrichtung von differenzierten Berechtigungen Betriebsprüfung Lohnsteuer-Außenprüfung Umsatzsteuer-Sonderprüfung

150 150 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU – Aktuell (1) Stand der Diskussion Laut aktueller Aussage des BMF dürfen die Daten in einem elektronischen Archivierungssystem gehalten werden, sofern die Daten dort GDPdU- konform recherchiert und exportiert werden können. Das von SAP zur Verfügung gestellte Auswer- tungs- und Exporttool DART wird von den Finanzbehörden teilweise nicht als GDPdU-konform angesehen, da die Daten dort in komprimierter Form bereitgestellt werden. Es gibt aber keine offizielle Stellungnahme hierzu. Andere Anbieter von Buchhaltungssystemen wurden vom BMF gezwungen, ihr Extraktions- verfahren in diesem Sinne umzustellen. © PROJECT CONSULT 2002

151 151 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU – Aktuell (2) Stand der Diskussion Erste Prüfungen nach GDPdU führen zu Schwierigkeiten und hohen Aufwänden für die betroffenen Firmen Es wird keine Zertifizierung einer „GDPdU- Konformität“ geben, aber es wird von den Finanzbehörden Aussagen zu „Negativ-Zertifikaten“ geben Ab 2004 wird es einen Katalog von Sanktionen vom BMF geben © PROJECT CONSULT 2002

152 152 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU – Aktuell : SAP DART Ist DART GDPdU-konform? (1) Es gibt keine offizielle Stellungnahme einer Finanzbehörde hierzu. DSAG (Deutsche SAP-Anwendergruppe): „…keinerlei Zweifel bezüglich Gesetzeskonformität …“ SAP: Definition und Separation der Daten kann nicht auf den Softwareanbieter übertragen werden. DART unterstützt diesen Prozess. „Es muss jedoch betont werden, dass man von Gesetzeskonformität nur bezüglich des beim Unternehmen implementierten Prozesses sprechen kann …Diesbezüglich können sprachliche Unschärfen auch seitens der Prüfer nicht ausgeschlossen werden…Das Tool DART nimmt keine Verdichtung = Aggregation von steuerrelevanten Daten vor.“ Kunde soll Steuerprüfer mit einbeziehen DATEV musste seine Software entsprechend anpassen © PROJECT CONSULT 2002

153 153 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GDPdU – Aktuell : SAP DART Ist DART GDPdU-konform? (2) Es gibt keine offizielle Stellungnahme einer Finanzbehörde hierzu. DSAG (Deutsche SAP-Anwendergruppe): „…keinerlei Zweifel bezüglich Gesetzeskonformität …“ SAP: Definition und Separation der Daten kann nicht auf den Softwareanbieter übertragen werden. DART unterstützt diesen Prozess. „Es muss jedoch betont werden, dass man von Gesetzeskonformität nur bezüglich des beim Unternehmen implementierten Prozesses sprechen kann …Diesbezüglich können sprachliche Unschärfen auch seitens der Prüfer nicht ausgeschlossen werden…Das Tool DART nimmt keine Verdichtung = Aggregation von steuerrelevanten Daten vor.“ Kunde soll Steuerprüfer mit einbeziehen © PROJECT CONSULT 2002

154 154 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Archivierung und GDPdU Grundlegende Ansätze der elektronischen Archivierung Auswertbarkeit gespeicherter Daten Sonderfall archivierung Speichermedien Archive und die GDPdU IDEA und TaxAudit

155 155 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Funktionale Anforderungen Grundfunktionen Erfassen Erschließen Verwalten Speichern Finden Zugänglich machen Sichern Reproduzieren Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Migrieren © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

156 156 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt Eigennutzung DFÜ - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigenbestimmt - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente Druck Fremdnutzung DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke Webseite Prüfung DRT-Lösung Vorgangs- bearbeitung WFDMSAkte Archiv Aus- sonderung Historisches Archiv

157 157 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Erfassung Arten von Daten und Informationen die erfasst werden Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Kodierte Informationen (WORD, etc.) Arten der Erfassung von Informationen vollautomatisch (OCR, ICR) teilautomatisch manuell © PROJECT CONSULT 2002

158 158 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Scannen Unterschiede und Problemfelder Individuelles Schriftgut Eindeutig identifizierbar Schlecht identifizierbar „No-Scans“ Vordrucke Selbst gestaltet Fremdvordrucke Gleichbehandlung Scannen und Fax Internet-Formulare © PROJECT CONSULT 2002

159 159 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung (1) Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek) Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des zentralen Archives) Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter) Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten © PROJECT CONSULT 2002

160 160 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung (2) Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten © PROJECT CONSULT 2002

161 161 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speicherung (3) Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen © PROJECT CONSULT 2002

162 162 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Berechtigungssystem (1) Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Berechtigungen: Benutzer: Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden. Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination © PROJECT CONSULT 2002

163 163 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Berechtigungssystem (2) Berechtigungen: Dokumentklasse: Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben. Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können © PROJECT CONSULT 2002

164 164 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Datenbank Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User) Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv Unterschiedliche Typen: Volltext Datenbank Relationale Datenbank BLOB Datenbank © PROJECT CONSULT 2002

165 165 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Konverter Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht Hinzufügen des Headers bei der Archivierung Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus dem Archiv © PROJECT CONSULT 2002

166 166 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Protokollierung Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“ Protokollierung von: Wartung und Softwareupdates Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten Änderung am Datenmodell Fehlern Verlustbehafteten Konvertierungen etc. Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc. © PROJECT CONSULT 2002

167 167 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit

168 168 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale Notwendige Protokollierungen sind im Bereich: Pflege Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten, Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese auf dem Server hinterlegt sind, Nutzung Protokollsätze mit den Angaben Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.

169 169 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Journale Die Sicherheitsmerkmale sind: die Prüfsumme im Dokumentenheader, die Eindeutigkeit des Unique Identifier, die Unveränderbarkeit des Dokuments und des Protokolls beim Speichern, die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit, das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

170 170 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Restart - Wiederanlauf Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen

171 171 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahren zum Wiederanlauf Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

172 172 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

173 173 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen Voll-Recovery Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt

174 174 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall

175 175 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Sonderfall archivierung

176 176 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Archivierung von s Rechtsregeln für die -Archivierung Archivierungspflicht für empfangene und abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB. „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“

177 177 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Kontrolle von s (1) Ausschließlich dienstliche Nutzung der - Kommunikation erlaubt: Persönlichkeitsschutz des Arbeitnehmers Begleitumstände kontrollierbar Zugriff auf Inhalte ausnahmsweise, wie bei Verdacht von Straftaten und Verrat von Betriebsgeheimnissen.

178 178 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Kontrolle von s (2) Private Nutzung der -Kommunikation erlaubt: Arbeitgeber als Anbieter von TK-Diensten. Es gilt Fernmeldegeheimnis nach TKG. Kenntnis vom Inhalt und angewählter Adresse nur für die Organisation der TK-Dienste erlaubt.

179 179 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Filterung von s (1) SPAM-Mail adressiert an Mitarbeiter: Strafrechtliche Aspekte Verletzung des Fernmeldegeheimnisses, § 206 Abs. 2 NR. 2 StGB Datenunterdrückung, § 303a StGB

180 180 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Filterung von s (2) Private Nutzung erlaubt: Verletzung des Fernmeldegeheimnisses und Datenunterdrückung Private Nutzung nicht erlaubt: Datenunterdrückung Notstand: drohende Funktionsunfähigkeit Lösung: Betriebsvereinbarung

181 181 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Aktive Archivierung von s Weitere Gründe Reduzierung von Suchzeiten aufgrund der integrierten Suchfunktionalitäten im Archivsystem. Sicherung und Bereitstellung von in s vorhandenen geschäftskritischen Informationen in nachgelagerten Systemen.

182 182 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Anforderungen an eine -Archivierung (1) Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge. Hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender Mail und Datenvolumina. Wiederherstellen der archivierten Mails ohne Informationsverluste Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits archivierten s aus dem führenden Mailsystem. (z.B. Löschen der Anhänge und/oder des Mailtextes)

183 183 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Anforderungen an eine -Archivierung (2) Komprimierung der archivierten Dokumente Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes in Bild- bzw. Richtext Formate Single Instance Archivierung. (Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.) Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller abrechnungsrelevanten Aktionen

184 184 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vollständige Archivierung (1) Vorteile: Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen Möglichkeit der Prozessintegration Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers Nachteile: Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz Meist kostenintensivste Lösung Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen

185 185 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vollständige Archivierung (2) Vorteile: Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen. Nachteile: Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt. Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails fast unmöglich. Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich.

186 186 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vollständige Archivierung (3) Vorteile: Filterung unerwünschter Mails. Reduzierung des Speicherplatzbedarfs. Daraus resultierender Performancegewinn. Reduzierung der Hardwareanforderungen. Nachteile: Bei ungenauer Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt.

187 187 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Speichermedien

188 188 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Digitale optische Speichermedien: WORM (Write Once Read Many) CD (Compact Disk) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer DVD (Digital Versatile Disk) Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? Standards von Speichermedien © PROJECT CONSULT 2002

189 189 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 WORM Speichermedien Traditionelle WORM (Write Once Read Many) Lagerung in einer geschützten „Cartridge“ True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ 5 ¼“ ist am weitesten verbreitet Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering Teure Medien (ca. 40 €) © PROJECT CONSULT 2002

190 190 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Datensicherheit von WORM Speichern Technische Datensicherheit wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner Bit Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren etwa 1000 Gigabyte oder ca Stunden ununterbrochener Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und direkter physikalischer Zerstörung erforderlich © PROJECT CONSULT 2002

191 191 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 WORM Speichermedien CD (Compact Disk) CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar) CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-RW (ca fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) CD-I (Interaktive Spiele etc.) Photo-CD CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) Lesbarkeit der Daten Jahre Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.) Günstige Medien (ca. 0,25 €) © PROJECT CONSULT 2002

192 192 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 WORM Speichermedien DVD (Digital Versatile Disk) Gleiche Abmessung wie eine CD Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) Verschiedene Formate, weitere zu erwarten Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.) Teurere Medien (ca. 10 €) © PROJECT CONSULT 2002

193 193 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Der Speichermanagement für die WORM: die Jukebox Jukeboxen sind softwaregesteuerte, automatische Medienverwaltungssysteme für rotierende Speichermedien. Sie verwalten: „online“ Medium befindet sich im Laufwerk „nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt „offline“ Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“

194 194 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 WORM-Tapes Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe) Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€) © PROJECT CONSULT 2002

195 195 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Festplattenspeicher Z.B. Centera von EMC Einfaches Management Sehr schnell Datenzugriffe Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten Wahrung der Integrität Replikation Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt) © PROJECT CONSULT 2002

196 196 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Architektur von elektronischen Archivsystemen Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank

197 197 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank Pointer Jukebox Magnetplatte Bandarchiv „Referenz- Datenbank“

198 198 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Architektur von elektronischen Archivsystemen Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank AusgebenErfassen Anwendungen ERP Client Office... Client AusgebenErfassen

199 199 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Archivsysteme Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend nutzbare Wissensbasis des Unternehmens Archivsysteme speichern alle Formen von Daten und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken Archivsysteme unterstützen die Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

200 200 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Anwendungsgebiete Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente -Archive für s und Attachments Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und Webseiten COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output- Dateien Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets) CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und Plandateien... Das Ziel: Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

201 201 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Archive und die GDPdU

202 202 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Datenverarbeitungssystem im Sinne der GDPdU Hauptsystem Vorgelagertes System Nebensystem Archivsystem Universelles Auswertungsprogramm für steuerrelevante Daten

203 203 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Architektur von elektronischen Archivsystemen Was heißt dies für die GDPdU ? Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank Kaufmännische Anwendung Client Übergibt an das Archiv auswertbare Daten Erhält auswertbare Daten zurück Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2 Z1 & Z2 Erstellt Daten für Z3 Überlassung Z3

204 204 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Architektur von elektronischen Archivsystemen Was heißt dies für die GDPdU ? Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank Kaufmännische Anwendung Kaufmännische Anwendung kann Daten nicht verarbeiten Spezielle Anwendung auf dem Archivsystem Spezielle Anwendung Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2 Z1 & Z2 Erstellt Daten für Z3 Überlassung Client Z3

205 205 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Revisionssicherheit Revisionssicherheit ist eine Verfahrenseigenschaft und keine Produkteigenschaft Keine Zertifizierung von Produkten Revisionssicherheit ist nur für ein bestimmtes Unternehmen für eine bestimmte Zeit feststellbar

206 206 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Lösung zur Datenträgerüberlassung Export Export aus Produktivsystem Export aus Archivsystem Formate Beschreibungsstandard Smart X Andere GDPdU-konforme Formate

207 207 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IDEA & TaxAudit

208 208 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Prüfungssoftware IDEA Allgemeines (1) Analysetool für Betriebsprüfungen Vor über 17 Jahren vom Kanadischen Rechnungshof entwickelt BMF hat Lizenzen erworben Deutscher Vertrieb über die Firma Audicon (hat den neuen XML-basierten Beschreibungsstandard entwickelt) Datenbestände des zu prüfenden Unternehmens werden auf Datenträger kopiert Der Prüfer kann somit direkt vom (lokalen) Datenträger aus arbeiten © PROJECT CONSULT 2002

209 209 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Prüfungssoftware IDEA Allgemeines (2) Nach wie vor lässt die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs-und Archivierungssysteme keine Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard-und Software mit den „GDPdU“ und den „GoBS“ zu. Vor dem Hintergrund der vom Softwarehersteller frei wählbaren Beschreibung der Datenstrukturen gilt dies gleichermaßen für eine nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung konzipierte „GDPdU“- Schnittstelle. Über die Firma Audicon (http://www.audicon.net) kann der aktuelle „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“angefordert werden © PROJECT CONSULT 2002

210 210 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Prüfungssoftware IDEA Zugelassene Formate Sofern die zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell verwertbarer Form vorliegen, können mit IDEA prinzipiell folgende Formate verarbeitet werden: ASCII feste Länge und ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte) EBCDIC feste Länge und EBCDIC Dateien mit variabler Länge Excel und Access (auch ältere Versionen) dBASE Lotus 123 Druckdateien Dateien von SAP/AIS Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF- Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE- Datensatzbeschreibungen Dateien im IDEA-Format (mit XML-Beschreibung) © PROJECT CONSULT 2002

211 211 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Prüfungssoftware IDEA Zugelassene DV-Systeme Die Installation der Prüfsoftware erfolgt ausschließlich auf den Laptops der Außenprüfer und Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung Auf DV-Systemen des Steuerpflichtigen, eines beauftragten Dritten oder seines steuerlichen Beraters darf IDEA durch die Prüfer des BMF aus lizenzrechtlichen Gründen keinesfalls installiert werden Der Prüfer hat keine Möglichkeit, sich mit Hilfe seiner Prüfsoftware ohne Kenntnis und Möglichkeit der Einflussnahme durch den Steuerpflichtigen Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu verschaffen © PROJECT CONSULT 2002

212 212 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IDEA und TaxAudit „Beschreibungsstandard“ BMF und Audicon: Information zum Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlastung Die aktuelle technische Beschreibung kann bei der Fa. Audicon kostenlos heruntergeladen werden Sie beinhaltet insbesondere die technische Organisation des Beschreibungsstandards und eine Erläuterung

213 213 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IDEA und TaxAudit Die Prüfer der Finanzverwaltung nutzen SmartX von Audicon zum Einlesen und Verstehen der CD- ROM nach dem Beschreibungsstandard

214 214 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IDEA und TaxAudit Problem: Was und wie soll digital geprüft werden? CD-ROM nach Beschreibungsstandard SmartX-Import IDEA

215 215 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IDEA und TaxAudit Problem: Wie verbinde ich die Prüfungs- makros mit den importierten Daten? CD-ROM nach Beschreibungsstandard SmartX-Import IDEA

216 216 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 IDEA und TaxAudit AIS TaxAudit 1. Prüfungsinhalte 2. Ausgefeiltes Verbinden importierter Daten.

217 217 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Archivierung und SAP DART

218 218 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 ECM-Anwendungen / -Infrastruktur ECM-Bereich SAP-Produkt / -Komponente Zuordnung Infrastruktur Anwendung Archivierung Workflow Portal Collaboration EDM Records-Mgmt PLM ArchiveLink, HTTP Cont.Serv.Schnitt. DocumentViewer SAPScript, SAPForms ADK, DART (Datenarchivierung) Business Workflow Enterprise Portal cFolders (PLM) Knowledge Provider (KPro) DVS Records Management mySAP PLM

219 219 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Archivierung bei SAP Dokumenten- und Datenarchivierung SAP eigene Standard-Schnittstelle (ArchiveLink bzw. HTTP Content Server Schnittstelle) ECM-Hersteller-Zertifizierung: alle namhaften ECM-Systeme sind zertifiziert („Externe Ablagesysteme“) SAP-eigener Content Server Dokumentenzugriff erfolgt über die SAP-Oberfläche Zugriffsinformationen ausschließlich in SAP gespeichert (SAP- Verknüpfungstabellen) Keine „Aktenansicht

220 220 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Aktuell Alte Bezeichnung ArchiveLink: Erfassungsszenarios Ablegen für spätere Erfassung Ablegen und Erfassen Zuordnen und Ablegen Spätes Ablegen mit Barcode Frühes Ablegen mit Barcode Ablegen für spätere Zuordnung Ablegen und Zuordnen Frühe Archivierung Gleichzeitige Archivierung Späte Archivierung Späte Archivierung mit Barcode Frühe Archivierung mit Barcode Neu

221 221 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SAP-Datenarchivierung R/3 Datenbanken wachsen mit jeder Eingabe von SAP- Belegen Antwortzeiten Die Performance der Anwendungen kommt in kritische Bereiche, Anwenderakzeptanz schwindet Systemverfügbarkeit Notwendige Releasewechsel können in den zur Verfügung stehenden Zeitfenstern nicht mehr durchgeführt werden Ressourcennutzung Laufzeiten zur Datensicherung verursachen lfd. mehr Kosten für Administration Hardwareaufrüstungen bzgl. Rechnerleistung und Plattenspeicher werden notwendig und verursachen Kosten Insbesondere steuerrelevante Daten können nicht einfach gelöscht, sondern müssen archiviert werden!

222 222 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 DART – Datenauslagerung Datenarchivierung mit ADK genügt „eingeschränkt“ den GDPdU, da die archivierten Daten nur begrenzt (Prüfungsszenarien: Z1, Z2) auswertbar sind. DART („Data Retention Tool“) exportiert SAP-Daten in flache Dateien. Inzwischen wird aber auch das XML-Format für IDEA unterstützt Erlaubt Auswertungsmöglichkeiten für Finanzbehörden und WP´s mit 3rd-Party Tools wie z. B. WinIDEA Erzeugte Dateien können entweder auf einem Dateisystem oder über ArchiveLink in einem zertifizierten Content Server abgelegt werden ADK und DART werden für die gleichen Daten verwendet, um diese zu archivieren und zusätzlich der Finanzbehörde zur Verfügung stellen zu können („doppelte Archivierung“)

223 223 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 COLD im SAP-Umfeld Ablage von ausgehenden Dokumenten und Drucklisten über ArchiveLink-/Content-Server-Schnittstelle Archiv ist ein zusätzlicher „Drucker“ Layoutgestaltung von ausgehenden Dokumenten über SAPForms / SmartForms; Archivierung in PDF Sonderfall: Externes Output Management-System Ausgabe Netto-Druckdaten über RDI-Schnittstelle, Formatierung über OMS Archivierung und nachträgliche Verknüpfung in SAP immer durch anbieterspezifische Lösung – Keine Kontrolle durch SAP! Drucklisten werden in ALF (Advanced List Format) archiviert Anzeige direkt im SAPGUI Sonderfunktionen Drucklisten: Schnelles Finden von Konto- / Belegnummern etc. durch Indizierung – auch in umfangreichen Listen Unmittelbares Verzweigen in das SAP Business Objekt durch Hyperlinks

224 224 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Daten der Rechnungsprüfung Kopfdaten Identifizieren den Buchungsvorgang Wer, wann, wieviel, Währung, Rechnungsart,... Sind ausreichend für eine Vorerfassung Positionsdaten Mehrere Zeilen, mindestens jedoch 2 (Konto / Gegenkonto) Exakte Kontierungsangaben Steuerangaben, Beschreibung, Zahlungsbedingungen, Skonto,... Zusatzangaben Zur internen Verrechnung Kontenabhängige Angaben (Pflicht, freiwillig) Kostenstelle, Auftragsdaten, Projektdaten, Aufteilungsschlüssel,...

225 225 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 FV60FBV1 Eingangskanäle für SAP manuellIDOCBAPIXMLBatch Konnektoren / Interfaces FB60FB01 MR41MIR7 MR01MIRO Workflow-Integration Zahlsperren Kontierung Freigabe SAP

226 226 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wichtige Buchungstransaktionen in SAP Rechnung erfassen enjoySAPklassisch vorerfassenbuchenvorerfassenbuchen ROBRMBROBRMBROBRMBROBRMB FBV1MR41FB01MR01FV60MIR7FB60MIRO 46B46C

227 227 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 SAP Verschiedene Produkte werden kombiniert Scannen Validierung Daten- übergabe Vor- erfassen Daten- import Buchen Freigabe Archiv- System OCR/ICR IndexdatenPrüfdaten

228 228 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation nach GoBS Zusammenhänge zwischen GDPdU und GoBS Aufbau und Inhalt einer Verfahrensdokumentation

229 229 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Die Verfahrensdokumentation „lebt“ Verfahrensdokumentation nach GoBS © PROJECT CONSULT 2002

230 230 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur © PROJECT CONSULT 2002

231 231 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Struktur (1) Verfahrensdokumentation Organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit © PROJECT CONSULT 2002

232 232 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Struktur (2) © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

233 233 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Aufbau einer Verfahrensdokumentation

234 234 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation GoBS © PROJECT CONSULT 2002

235 235 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Grundlagen „Code of Practice“ Grundsätze der Verfahrensdokumentation Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999 © PROJECT CONSULT 2002

236 236 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Bedeutung Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die Steuerlich / kaufmännische Belege speichern Qualitätsdaten managen Sicherheitsinformationen beinhalten Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten © PROJECT CONSULT 2002

237 237 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation Umfang und Struktur © PROJECT CONSULT 2002

238 238 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Grundlagen in Deutschland HGB / AO: Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme IDW PS 880: Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (Institut der Wirtschaftsprüfer) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation ( Fassung vom ) „Code of Practice“: Grundsätze elektronischer Archivierung (Fassung vom September 1997) TüVIT PK-DML: Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen © PROJECT CONSULT 2002

239 239 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation (1) Beschreibung des Einsatzgebietes Allgemeines Verfahren aus fachlicher und technischer Sicht. Beschreibung der sachlogischen Systemlösung fachliche Aufgabe aus dem Blickwinkel des Betreibers, Inhalt und Nutzung des Systems vor dem Hintergrund der rechtlichen Anforderungen, Umsetzung der Prüfungsanforderungen der GDPdU. Technische Systemlösung und Migration Softwarekomponenten, Hardware für Server und Clienten, Netzwerk, Speichersysteme, Dokumentationen sowie Konzept zur Langzeitverfügbarkeit der Daten und Dokumente. IT-Sicherheit Gesamtkonzeption, Datenflusskontrolle, Datensicherheit und -integrität, Datenschutz, Protokollierung.

240 240 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation (2) Technischer Betrieb Notwendige Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebes. Prozesse Erfassung, Bearbeitung, Recherche, Reproduktion. Mitarbeiterqualifikation Rollen, erforderliche Kenntnisse, Zuordnung, Nachweis. Test Alle Systemabnahmen werden durch Tests und Freigabeprozesse nachgewiesen. Wartung Durchzuführende Prüfungs- und präventive Wartungsmaßnahmen.

241 241 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. Wartung 16. Migration © PROJECT CONSULT 2002

242 242 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Checklisten über Bestandteile (1) Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes Einsatzgebiet der Lösung Beschreibung der allgemeinen Organisation Beschreibung der Lösung Beschreibung der sachlogischen Lösung Umsetzung der Anforderungen nach GDPdU Programmtechnischer Ablauf der Lösung Identität der Beschreibungen mit dem eingesetzten Programm © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Systembeschreibung Netzinfrastruktur Spezielle Hardwarekomponenten Standard-Softwarekomponenten Individuelle Programmteile der Lösung © PROJECT CONSULT 2002

243 243 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Checklisten über Bestandteile (2) Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS) Internes Kontrollsystem Datensicherheit Daten- und Zugriffsschutz Datenintegrität Beschreibung der relevanten Prozesse (1) Scannen Erfassung von originär digitalen Dokumenten Transport im System © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Indizierung und Datenbank Archivierung Visualisierung und Reproduktion Protokollierung Sonstige Bestandteile und Anlagen Verzeichnis der gültigen technischen Dokumentationen, Handbücher etc. Betriebsvoraussetzungen © PROJECT CONSULT 2002

244 244 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Verfahrensdokumentation Checklisten über Bestandteile (3) Beschreibung der relevanten Prozesse (2) Betreiberdokumentationen Anbieterdokumentationen Vertragsrelevante Dokumentationen Arbeitsanweisungen Migration Aktuell eingestellte Parameter, Benutzerberechtigungen und Dokumentenklassen mit Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Test- und Abnahmeprotokolle © PROJECT CONSULT 2002

245 245 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Software für die Verwaltung von Verfahrensdokumentationen

246 246 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GoBScape Merkmale Globale und lokale Suchfunktionen: Relational und Volltext Kooperative Erstellung für Buchhaltung, Controlling, IT Konsequente Benutzerführung Schnelle Orientierung für den Betriebsprüfer Jederzeit für alle Beteiligten zu erreichen Export-, Import- und Archivfunktion Schrittweise laufende Ergänzung Arbeit jederzeit unterbrechbar

247 247 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GoBScape Aufbau (1) Zur Darstellung einer unternehmensspezifischen Verfahrensdokumentation werden folgende Ansätze verfolgt: Zerlegung der GoBS in Dokumentations-Objekte (Attribute und Parameter) Zusammensetzung von Komplex-Objekten aus einfachen Objekten über dynamisch versorgte Auswahllisten Schwache Datenbindung zwischen Objekten durch reine Textbezüge Funktionstrennung für IT, Buchhaltung, Organisation und Controlling Modellierung des Geschäftsvorfalls als Komplex-Objekt Orientierung an der TÜVit-Gliederung Unternehmensspezifische generische Definition von Methoden

248 248 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 GoBScape Aufbau (2)

249 249 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Ausblick und weitere Entwicklungen

250 250 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Thesen zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung 1.Die GDPdU betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer Software Die GDPdU betrifft in erster Linie Daten in kaufmännischer Software wie z.B. Finanzbuchhaltungen und hat nur indirekt mit elektronischer Archivierung zu tun. Erst wenn Daten ausgelagert werden sollen, stellt die elektronische Archivierung eine Option dar. 2.Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU Bezüglich der Revisionssicherheit gibt es durch die GDPdU kaum neue Anforderungen, die nicht bereits durch die bisherige GOBS geregelt wären. 3.Die GDPdU enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit Die geänderten Paragraphen der Abgabenordnung setzen bezüglich der Revisionssicherheit der von Unternehmen zu verwendenden DV-Systeme wie bisher auf die bereits in den GOBS von 1995 dargestellten Anforderungen. 4. Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten Die Dauer der Aufbewahrungsfrist für originär elektronische Daten (anstelle von Papierausdrucken) hat sich verlängert und die Zugriffsmethoden auf die Daten sind in den GDPdU neu geregelt. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

251 251 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Thesen zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung 5. Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium Das gesamte Verfahren der Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und Reproduktion von steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Daten mit allen organisatorischen, Betriebs- und technischen Faktoren muss revisionssicher sein. 6. Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich Der Einsatz elektronischer Archivsysteme nur zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen ist unwirtschaftlich. Elektronische Archive müssen als universeller Wissensspeicher für alle Informationen des Unternehmens nutzbar sein. 7. Die GDPdU schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor Die Daten der normalen kaufmännischen Anwendungen können wie bisher auf denjenigen Speichern aufbewahrt werden, die nach GOBS zulässig sind. Hierzu zählen Diskette, Magnetband, Magnetplatte, digitale optische Medien und andere elektronische Speicher. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

252 252 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Thesen zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung 8. Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht Der Begriff der maschinellen Auswertbarkeit bezieht sich in erster Linie auf kaufmännische Daten, die in einer Struktur vorliegen, die den direkten Zugriff auf beliebige Daten erlaubt. Die meisten Dokumente sind in diesem Sinne nicht maschinell auswertbar, da sie naturgemäß schwach oder unstrukturiert sind. 9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen Die GDPdU regeln, wie eine Prüfung durchgeführt wird und wie Daten bereitgestellt werden müssen. Sie enthält keine Vorgaben, was für Systeme beim Steuerpflichtigen vorhanden und wie diese ausgelegt sein müssen. 10.Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig In einer Verfahrensdokumentation nach GoBS wird nachvollziehbar beschrieben, wie alle kaufmännisch relevanten Informationen entstehen, geordnet gespeichert, indiziert, geschützt, wiedergefunden und verlustfrei reproduziert werden können. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

253 253 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration

254 254 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards... © PROJECT CONSULT 2002

255 255 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration

256 256 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen © PROJECT CONSULT 2002

257 257 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Ursachen und Notwendigkeit (1) Migration von Informationen Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien Migration bei technologischer Weiterentwicklung wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden, wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben, wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

258 258 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Ursachen und Notwendigkeit (2) Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Archivsystems ist hier von Bedeutung Migration durch Unternehmenszusammenführung Die Zusammenführung lässt sich nur durch eine integrierende Middleware mit Anpassung vorhandener Archive oder durch die Migration in eine Lösung bewältigen © PROJECT CONSULT 2002

259 259 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Typen im Archivierungsumfeld (1) Erst-Migration Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen Migration auf Medien Umkopieren von Festplatten-Caches auf Archivsystem-Speichermedien im laufenden Betrieb © PROJECT CONSULT 2002

260 260 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

261 261 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index- Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt © PROJECT CONSULT 2002

262 262 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt Integrative Migration Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

263 263 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Migration Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden © PROJECT CONSULT 2002

264 264 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Über den Tellerrand

265 265 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Explosion der Unternehmensinformationen 78% durchschnittliches Wachstum Feststehende „unstruktur.“ Daten Dynamische „strukturierte“ Daten Storgage Demand Petabytes Gespeicherte Information wächst um 30% pro Jahr Über 90% aller „Records“ werden elektronisch erzeugt Über 85% der benutzten Information befindet sich in unstrukturierten Dokumenten Über 600 Milliarden E- Mails werden jedes Jahr verschickt Ungefähr 65% aller Informationen sind relevante Records, die festgehalten werden müssten 95% aller Records könnten vernichtet werden

266 266 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Wert und Abhängigkeit Der Wert von Information Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht Abhängigkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

267 267 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Elektronische Archivierung „Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters“ Erkki Liikanen EU-Kommissar „Information Society“

268 268 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Information Overflow, Information Gap und Information Divide Information Overflow Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen Information Gap Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf. Elektronisches Wissen ist bereits unwiderbringlich verloren gegangen Information Divide Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung. Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

269 269 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Die Bedeutung elektronischer Archive Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen. John Naisbitt Megatrends 2000 Die elektronische Archivierung liefert einen wichtigen Beitrag zur Lösung der Probleme der Bewahrung und Erschließung von Information. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

270 270 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Compliance als Chance GDPdU als Anlass zum Handeln sehen und nicht als Ursache Einstieg ins Qualitätsmanagement Wer die Anforderungen der GDPdU und der GoBS erfüllt, ist mit seinem Unternehmen fit für die elektronische Geschäftswelt der Zukunft

271 271 GDPdU und elektronische Archivierung Dr, Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2004 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer WebSite, Newsletter, Informationen...


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