Presentation is loading. Please wait.

Presentation is loading. Please wait.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 1 PENGURUSAN MESYUARAT.

Similar presentations


Presentation on theme: "Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 1 PENGURUSAN MESYUARAT."— Presentation transcript:

1 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun PENGURUSAN MESYUARAT

2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun PENGURUSAN MESYUARAT Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

3 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempatmesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat Tempahan secara bertulis Tempahan secara bertulis Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

4 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat Tentukan bilangan salinan kertas kerja Tentukan bilangan salinan kertas kerja Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

5 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun Agenda Mesyuarat Perutusan pengerusi Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Hal-hal lain Penutup Penutup

6 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat Bilik bersih dan kemas Bilik bersih dan kemas Tempat duduk mencukupi Tempat duduk mencukupi Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara 6. Menentukan kehadiran Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

7 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun Perbincangan pra mesyuarat Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi Tepati masa Tepati masa Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

8 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat Senarai kehadiran mesyuarat Senarai kehadiran mesyuarat Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat Keputusan yang dibuat Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil Tindakan susulan yang perlu diambil

9 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Penyediaan Minit Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Catatan Perbincangan Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

10 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun i) Penyediaan Minit Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

11 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

12 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Bilangan Bilangan Rujukan minit Rujukan minit Perkara Perkara Tarikh hantar Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan Status Status

13 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Cabutan keputusan Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan Cabutan keputusan Cabutan keputusan Kedudukan masakini Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah Cadangan penyelesaian masalah

14 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

15 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun PENUTUP Menggaris serta menetapkan norma- Menggaris serta menetapkan norma- norma kerja yang minimum bagi perkara- perkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.


Download ppt "Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991 1 PENGURUSAN MESYUARAT."

Similar presentations


Ads by Google